Требования к организации рабочего места офисного сотрудника: 404 | Железная дорога

Содержание

Организация рабочего места офисного работника

Планирование размещения рабочих мест

Организация рабочего места — комплекс мероприятий обеспечивающих на рабочем месте необходимые условия для высокопроизводительного и безопасного труда работников, выпуска продукции высокого качества, а также наиболее полное использование оборудования, повышение содержательности и привлекательности труда, сохранение здоровья работников.

При организации рабочего места необходимо решать следующие задачи: оснащение рабочего места средствами труда и предметами труда в соответствии с заданными технологическими процессами; рациональная планировка рабочего места; обеспечение безопасности работы, нормальных условий труда.

Рабочая атмосфера офиса, его эффективная деятельность во многом зависят от продуманной организации рабочего места. Если рабочее место организовано в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по охране труда, уменьшается время, необходимое работникам для выполнения своих обязанностей, устраняются их ненужные передвижения в рабочее время, экономно используются площади.

Хорошие условия труда снижают напряженность и утомляемость работников, что способствует повышению их производительности труда и сохранению здоровья.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
При планировании размещения рабочих мест, выборе оборудования и мебели следует руководствоваться научными достижениями в области охраны труда.

Основные системы планирования размещения помещений при организации рабочих мест в офисных зданиях следующие:

1. Кабинетная— структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы — в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством такой системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп работников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

2. Зальная— структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством работников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются источниками искусственного освещения, кондиционерами и комплексными системами звукоизоляции. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площади на одно рабочее место, обеспечение рациональной системы управления персоналом. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также шум в зале.

3. Ячеистая— в большом зале размещаются работники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб создаются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5–2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для руководителей, у которых своя «ячейка». Они могут наблюдать за работой отделов и служб, а также контролировать дисциплину труда.

При размещении структурных подразделений фирмы в офисном помещении рекомендуется соблюдать следующие правила:
— в первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрацию, канцелярию, бухгалтерию, отделы маркетинга, кадровую службу) с учетом возможности их расширения;
— смежные отделы и службы располагать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией;
— отделы, связанные с приемом посетителей (отдел сбыта, кадровая служба, бухгалтерия), размещать рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой;

— складские, множительные и транспортные подразделения изолировать от приема посетителей и офисных помещений;
— туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и работникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Рабочие места планируются исходя из площади помещений, числа работников, норматива площадей на одного работника, проектируемого оборудования и мебели:
— общая и полезная площади здания, а также планирование комнат определяются по рабочим чертежам здания;
— число работников определяется штатным расписанием фирмы;
— нормы площадей на одного работника различны в разных странах.

При планировании помещений целесообразно определить места расположения кабинетов руководителей фирмы и его заместителей. Начальникам отделов целесообразно работать непосредственно в отделах: это улучшит управление персоналом и дисциплину труда.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Продолжительная работа на дисплее, особенно в диалоговом режиме, может привести к нервно-эмоциональному перенапряжению, нарушению сна, ухудшению состояния, снижению концентрации внимания и работоспособности, хронической головной боли, повышенной возбудимости нервной системы, депрессии.

Гиповитаминоз, недостаток микроэлементов и минеральных веществ (особенно железа, магния, селена) при работе в условиях повышенных нервно-эмоциональных и физических нагрузок ускоряет и обостряет восприимчивость к воздействию вредных факторов окружающей и производственной среды, нарушает обмен веществ, ведет к изнашиванию и старению организма

. Поэтому при постоянной работе на ПЭВМ для повышения работоспособности и сохранения здоровья рекомендуется принимать витаминно-минеральные препараты всем, даже практически здоровым работникам.

Из всех недомоганий, обусловленных работой на ПЭВМ, чаще встречаются те, которые связаны с использованием клавиатуры. В период выполнения операций ввода данных количество мелких стереотипных движений кистей и пальцев рук за смену может превысить 60 тыс., что в соответствии с гигиенической классификацией труда относится к категории вредных и опасных. Поскольку каждое нажатие на клавишу сопряжено с сокращением мышц, сухожилия непрерывно скользят вдоль костей и соприкасаются с тканями, вследствие чего могут развиться болезненные воспалительные процессы.

Повышенные статические и динамические нагрузки пользователей ПЭВМ приводят к бол

ям в спине, шейном отделе позвоночника и руках. Эти недомогания накапливаются постепенно и получили название «синдром длительных статических нагрузок».

Другой причиной возникновения указанного синдрома может быть длительное пребывание в сидячем положении, которое приводит к сильному перенапряжению мышц спины и ног, в результате чего возникают боли и неприятные ощущения в нижней части спины. Основной причиной перенапряжения мышц спины и ног являются нерациональная высота рабочей поверхности стола и сидения, отсутствие опорной спинки и подлокотников, неудобное размещение монитора, клавиатуры и документов, отсутствие подставки для ног.

Для существенного уменьшения боли и неприятных ощущений, возникающих у пользователей ПЭВМ, необходимы частые перерывы в работе и эргономические усовершенствования

(необходимо оборудовать рабочее место так, чтобы исключать неудобные позы и длительное напряжение).

К числу факторов, ухудшающих состояние здоровья пользователей компьютерной техники, относятся электромагнитное и электростатическое поля, акустический шум, изменение ионного состава воздуха и параметров микроклимата в помещении.

Полную версию статьи журнала №11, 2015 года «Охрана труда и пожарная безопасность» можно запросить в редакции

Источник: журнал «Охрана труда и пожарная безопасность» №11, 2015

 

Нормы рабочего места в офисе, требования к офисным помещениям — Shukhova14

Для работников интеллектуального труда очень важно иметь благоприятные условия – это напрямую сказывается на их самочувствии, а значит, и производительности. Поэтому руководству нужно ответственно подходить к выбору офисного помещения для аренды.

Нормативы рабочего места в офисе: каким должны быть идеальные условия

Чтобы сотрудники компании чувствовали себя комфортно, необходимо учесть несколько параметров выбранного помещения. Вот что говорится об этом в нормах СанПин о рабочем месте в офисе:

  1. Площадь

    Площадь одного рабочего места в офисе для сотрудника, работающего на компьютере с плазменным или жидкокристаллическим монитором, должна составлять не менее 4,5 кв. м.

    Если монитор устаревший (на базе электронно-лучевой трубки), то нормы площади рабочего места в офисе – минимум 6 кв. м. на человека. Для ЭЛТ- экранов опускается 4,5 кв. м/чел., но только в том случае, если рабочий день длится меньше 4 часов, а в процессе работы не используется дополнительных устройств (сканер, ксерокс, принтер и т. д.)

    Ширина бокового прохода между столами сотрудников (точнее, между боковыми сторонами их компьютеров) – не менее 1,2 м. Минимальное расстояние между тыльными сторонами мониторов коллег должно составлять 2 м и более.

    Ксерокс и другая оргтехника должна стоять на рассстоянии 0,6 м от ближайшей стены или стола, а перед ним следует оставлять не менее квадратного метра свободного пространства.

  2. Температура

    СанПин относит офис-менеджеров и других работников умственного труда к категории Ia. Температура на рабочем месте в офисе для них должна быть не менее 20 и не более 28 градусов выше нуля при обычном восьмичасовом рабочем дне.

    В летний период наиболее оптимальной температурой считается 23-25 градусов Цельсия. Если столбик термометра поднимается до 29 градусов, рабочий день не может превышать 6 часов; до 32,5 градусов – 1 час.

    Зимой нормальный температурный режим в офисе устанавливается в пределах 22-24 градусов. Понижение температуры до 19 градусов влечёт сокращение рабочего дня на 1 час. А если она опускается до 13 градусов, офисные работники имеют право уходить с работы через час после начала.

  3. Освещённость рабочего места в офисе

    В помещениях, где менеджеры работают с персональными компьютерами, должно быть обеспечено как искусственное, так и естественное освещение. Использование ЭВМ в помещениях без естественного освещения нуждается в разрешающем санитарно-эпидемиологическом заключении.

    Окна в офисах должны большей частью выходить на северо-восток и север. Для искусственного освещения следует использовать светодиодные лампы. Располагать все источники освещения на рабочем месте в офисе нужно параллельно окнам – так естественный и искусственный свет будут падать в одном направлении.

Таковы санитарные нормы для офисных помещений, соблюдение которых позволит сотрудникам сохранить своё здоровье и продуктивно трудиться.

Соответствует всем нормам

А найти такой офис можно в нашем деловом центре. Мы предлагаем доступную аренду помещений на Шаболовке, соответствующих всем требованиям СанПин.

У нас вы найдёте:

  • просторные светлые офисы с ремонтом и всеми удобствами;
  • расположение в деловом центре города;
  • демократичные цены.

Позаботьтесь о своих сотрудниках и выберите правильное деловое помещение!

Эргономические требования к рабочему месту

Рациональная и правильная организация рабочего места имеет важнейшее значение, так как здесь осуществляется сам процесс труда.

Здесь должно достигаться качественное и своевременное изготовление продукции или предоставление услуги. Организация рабочих мест на предприятии имеет прямую взаимосвязь с его производительностью.

Правила организации рабочего места

По ст. 219 ТК РФ все трудящиеся вправе претендовать на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда и ГОСТам: 12.2.003, 12.3.002,12.2.032, 12.2.033,12.2.049.

Руководители организаций обязаны заботиться о правильной организации мест труда. Это позволяет не только обезопасить сотрудников, но также рационально расходовать время трудящихся.

Общие требования к организации рабочего места:

  • Отсутствие лишних объектов, они будут отвлекать и мешать процессу труда. Загромождение рабочего пространства недопустимо.
  • Нужные вещи должны находиться на расстоянии вытянутой руки. Достаточность места дает возможность двигаться без препятствий.
  • При работе с документами, для их хранения лучше использовать специальные подставки, так как необходимо иметь уголок простора для непосредственной работы.
  • Рабочее оборудование должно соответствовать технике безопасности и быть удобным.
  • Рабочее место должно хорошо освещаться. Идеально, если есть дополнительная лампа на столе. Когда естественного освещения недостаточно, работник ее включает.
  • Помещение должно хорошо проветриваться. Также важно, чтобы на рабочее место не поступали посторонние запахи. Этот фактор можно оценить, как отвлекающий.

Соблюдая простые требования к рабочему месту, можно повысить производительность и эффективность. Сотруднику на нем будет работать комфортно и удобно.

Эргономические требования к организации рабочего места

Рабочие места отличны в зависимости от специфики исполнения трудовых функций. Труд может осуществляться сидя, стоя и лежа. В любом случае должна учитываться производственная эргономика. Зона работы должна обеспечивать выполнение трудовых операций в пределах осуществления выполнения работ.

Основные эргономические требования к рабочему месту, заключаются в нескольких показателях:

Наименование

Описание

Гигиенические требования

Они определяют условия жизнедеятельности и работоспособности сотрудника. Показателями считаются:

  • уровень освещения, вибрации или шума;
  • токсичность;
  • температура и влажность.

Все перечисленные показатели должны соответствовать нормам.

Антропометрические требования

Соответствие строения оборудования характеристикам человека. Показатели:

  • поза трудящегося;
  • зоны достижения;
  • возможность движения.

Физиологические и психофизиологические требования

Соответствие оборудования возможностям трудящегося. Это касается восприятия и переработки информации.

Эргономические требования к рабочему месту важный показатель, влияющий на здоровье сотрудника.

Эксплуатационные требования к компьютерному рабочему месту

Организация рабочего места в офисе напрямую связана с требованиями к компьютерному рабочему месту.

Основные правила организации места работы:

  • Монитор устанавливается напротив пользователя и не должен требовать поворота головы.
  • Посадочное место должно находиться так, чтобы уровень глаз человека находился немного выше центра монитора.
  • Ноги работника должны спокойно стоять на полу, если это не соблюдено, необходимо установить подставку под них.
  • Клавиатура должна располагаться так, чтобы пальцы на ней не были в напряжении.
  • При работе мышкой, рука должна лежать устойчиво. Локоть руки или хотя бы запястье должны иметь твердую опору.

Компьютер требуется располагать так, чтобы его задняя стенка смотрела на стену. Если в помещении несколько рабочих мест, их рекомендуется располагать по периметру.

Неудовлетворительная организация и содержание рабочих мест является нарушением и может привести к несчастным случаям, что чревато привлечением организации к ответственности. Особенно касается этого организация рабочих мест в производственных помещениях.

Страна советов: организация рабочих мест для офисных сотрудников

«БОСС» в помощь | Обмен опытом
Текст | Анастасия САЛОМЕЕВА
Фото | https://pixabay. com

Выпуск март-апрель | 2020

Тема нового выпуска «Страны советов» — организация рабочих мест для офисных сотрудников.

Наши респонденты отвечали на следующие вопросы:

  1. По какому принципу в вашей компании организовано рабочее пространство для офисных сотрудников? Как обустроены индивидуальные рабочие места, насколько их размещение зависит от конкретного вида деятельности сотрудника, его компетенций, а также от его взаимосвязей с коллегами в процессе труда?
  2. Учитываются ли предложения сотрудников при организации рабочего пространства в вашей компании? Предоставляется ли им возможность донести до руководства свои пожелания к рабочему месту?
  3. Принят ли у вас формализованный свод правил поведения в рабочих зонах, есть ли оформленные требования к рабочему месту офисных сотрудников? Действуют ли какие-то правила, с которыми должны считаться сотрудники, адаптируя свое рабочее место под себя (например, по ограничению личных предметов на рабочем столе)? Если да, то чем это обосновано?
  4. Насколько сильно, на ваш взгляд, правильная/неправильная организация рабочего места влияет на продуктивность работы конкретного сотрудника и его вовлеченность?
  5. Какие ошибки совершают компании при организации рабочего пространства для сотрудников, работающих в офисе?

 Юлия АКСЁНОВА, директор по развитию Basis Genomic Group:

  1. В нашей компании рабочие места организованы по принципам функционального разделения. Мы стараемся, чтобы люди, задействованные в одном процессе или проекте, были друг у друга на виду или в зоне быстрого доступа, тем самым значительно ускоряются информационные потоки внутри компании. Также мы учитываем специфику работы: у нас разведены по разным кабинетам те сотрудники, которые много разговаривают по телефону, и те, которым для работы необходима тишина. А вот по компетенциям или уровню в иерархии компании мы персонал не делим — руководители и директора сидят вместе со всеми подчиненными. Мы придерживаемся политики максимальной открытости, а в случае приватного разговора можно воспользоваться переговорками.
  2. Да, безусловно, учитываются. Нам важно, чтобы людям, которые работают в компании, было комфортно на их рабочих местах.
  3. У нас нет оформленных требований к рабочему месту, но действует правило «внутреннего консультирования», согласно которому ты можешь создавать себе комфорт, если твои действия не нарушают границы коллег. На практике это выглядит так, что фактически сотрудник должен уточнить у всех, кто находится с ним в одном кабинете, устраивают ли их изменения и согласны ли они с ними. Например, принести цветы, если у кого в комнате на них аллергия, нельзя.
  4. Я убеждена, что человеку должно быть приятно приходить и находиться в офисе. Вы бы хотели проводить большую часть дня в месте, где вам некомфортно? Так что мы разрешаем обустраивать рабочее место любым образом, если это добавляет комфорта или эффективности в день сотрудника. Часто речь идет о достаточно простых вещах вроде картины, которая что-то значит именно для этого человека, или фотографии, которая кому-то поднимает настроение. Кстати, многие наши сотрудники вешают на стены свои «карты желаний» или что-то связанное с планированием, обучающие модули и т. п. Мы верим, что с хорошим настроением работать лучше, чем без него, поэтому, если человек может окружить себя вещами, которые поднимают ему настроение, мы его в этом поддерживаем.
  5. Мне кажется, что в данном вопросе руководитель всегда в поиске некой золотой середины. Слишком формализованные правила на самом деле приглушают в сотрудниках творчество и радость от работы, отсутствие правил, с другой стороны, приводит к хаосу и недовольству между членами коллектива. Мы стараемся решать задачи порядка не созданием сводов правил, а поддержанием определенной корпоративной культуры. Иными словами, в компании существует набор определенных принципов, на основании которых сотрудники могут сами решать и договариваться друг с другом о том, как лучше поступить.

 

Наталья ПАУЛИ, директор по связям с общественностью ГК «Обувь России»:

  1. Большинство сотрудников нашей компании работает в просторных кабинетах, каждый из которых оборудован и предусмотрен для трех — пяти человек. У сотрудника есть отдельная рабочая зона, включающая стол, кресло, компьютер, телефон и кабинку для хранения личных вещей. Также в список оборудования могут входить дополнительные опции, такие как МФУ, принтер, веб-камера, второй монитор и т. д. — в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Все рабочие места организованы с соблюдением санитарно-эпидемиологических норм. Учтены комфортная площадь размещения на каждого работника, освещенность, оборудование, необходимое для работы.

Крупные отделы, такие как колл-центр, служба финансовой безопасности, юридическая служба, размещаются в больших кабинетах. Однако они организованы не в формате open space; перегородки делят пространство на зоны, таким образом, у каждого сотрудника есть свое рабочее место и индивидуальное пространство. При этом руководители крупных отделов, как правило, работают в отдельных кабинетах, но в рамках этого же пространства. Сотрудники небольших отделов располагаются в одном кабинете с руководителем, что позволяет выстраивать работу подразделения более эффективно и оперативно решать текущие вопросы. Для топ-менеджеров компании предусмотрены отдельные кабинеты.

  1. В некоторых случаях пожелания сотрудников учитываются, например, если речь идет о работе крупного подразделения, отдельных специалистов (фотографа, дизайнера и других), которым необходимо нестандартное оформление рабочего места. При этом в компании обращают внимание на то, чтобы эти условия были реально выполнимы. Скажем, в летнее время в большом кабинете, в котором работает десять человек, устанавливается дополнительный кондиционер.
  2. В договоре каждого сотрудника компании прописан свод правил, которые необходимо соблюдать на рабочем месте. Среди основных: исполнение предписанных договором трудовых обязанностей, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, а также трудовой дисциплины, соблюдение требований по охране труда и обеспечению трудовой безопасности. Кроме того, предписано бережное отношение к имуществу работодателя. Каких-то специальных требований к оформлению рабочих мест нет.
  3. Правильная или неправильная организация рабочего места сильно влияет на процесс и эффективность работы. Есть факторы, которые могут существенно ухудшить производительность труда. К ним относятся: непроветриваемое помещение, невозможность открыть окна в кабинете, слишком большое количество сотрудников на один кабинет, жесткие ограничения по организации личного пространства, строгий регламент перерывов на отдых и другое. Если сотрудник чувствует себя комфортно эмоционально и физически, то и работать он будет более эффективно.

 

Марк ШЕРМАН, управляющий партнер коммуникационного агентства B&C:

  1. В организации рабочего пространства для своих сотрудников мы исходим из функционала, из понимания взаимодействия разных сотрудников между собой и отделами, из того, что входит в понятие «эффективность работника». Имеется в виду, что рабочее место сотрудника помимо того, что оно должно быть полностью обеспечено технически, еще и располагаться должно таким образом, чтобы человек тратил минимум времени на рутинные рабочие моменты, такие как распечатка документов, переговоры с другими отделами и прочее. Организация рабочего места персонала в полной мере отражает известное выражение: «Время — деньги». Сотрудник благодаря функционально оборудованному рабочему месту должен тратить минимум времени на сопутствующие действия, основное время должно быть посвящено выполнению поставленных задач.

Также у нас сотрудники, которые по функционалу выполняют одинаковые задачи, или сотрудники взаимосвязанных подразделений располагаются рядом, по соседству, чтобы все возникающие вопросы по работе можно было решать максимально быстро.

  1. Конечно. Любая компания — это живой организм, и мы всегда прислушиваемся к пожеланиям и предложениям своих сотрудников. Часто в процессе работы линейный персонал отмечает моменты, которые раньше не были продуманы, и предлагает изменения. Мы можем поменять конфигурацию расположения рабочих мест или кабинетов, убедившись, что это благотворно скажется на рабочем процессе и на конечном результате.
  2. Некий свод правил поведения в компании (в том числе и на рабочих местах), конечно, существует — это корпоративные правила. У нас нет каких-то особых запретов или нестандартных требований к сотрудникам на рабочих местах. Все требования исходят из принципов рациональности и безопасности. К примеру, принимать пищу и пить кофе за рабочим столом не рекомендуется, потому что можно пролить жидкость на оргтехнику или документы — это стандартное требование во всех компаниях. Существуют требования по соблюдению общего порядка на рабочем месте, ответственности за оргтехнику. По ограничению личных предметов у нас такого нет. Каждый сотрудник, приходя на работу, приносит с собой что-то личное, как-то обживает пространство — это хорошо, ведь тогда офис становится для него вторым домом. А если сотруднику комфортно и с точки зрения заработной платы, и с точки зрения общего комфорта в офисе, значит, этот работник будет лоялен к компании. А это очень важно.
  3. Организация рабочего места зачастую сильно влияет на результативность сотрудника. Есть категория людей, для которых беспорядок или малейшие неудобства неприемлемы. Если это присутствует в компании, эффективность такого сотрудника снижается. И наоборот: творческие люди часто не любят формализованный подход, им необходима доля креатива для лучшей работы. Таким сотрудникам следует пойти навстречу и разрешить что-то изменить в рабочем пространстве. Вообще желательно учитывать психологические особенности людей — как при приеме на работу, так и в организации их рабочего места.
  4. Ошибки, как правило, связаны с экономией и непродуманностью пространства, в результате чего сотрудник или лишен элементарного удобства в работе (например, за распечатанными документами нужно куда-то идти), или человек понимает, что на нем сильно экономят (а ведь даже неудобное кресло способно снизить эффективность работника). Офис должен быть удобным, функциональным, комфортным, но при этом настраивать на рабочий лад, не давать расслабляться. Создание рабочей атмосферы и поддержание делового микроклимата в офисе — это целая наука, которую необходимо учитывать в построении эффективного бизнеса.

 

Надежда КЛИМАНОВА, руководитель отдела внутренних и внешних коммуникаций FM Logistic в России:

  1. Все офисы компании FM Logistic организованы в едином стиле: лаконичные, светлые, открытые пространства. При планировке особое внимание уделяется эргономике и удобству. Каждый отдел может добавить какие-то особенные детали в свои кабинеты, но сохраняя при этом единый корпоративный стиль.
  2. Руководство прислушивается к пожеланиям, однако окончательное решение всегда принимается согласно принципу соответствия корпоративному стилю. Сотрудники чувствуют, что они работают в одной команде. Для всех создаются одинаковые условия независимо от должности и функционала. 
  3. Специального свода правил нет, но есть основной принцип организации работы в open space: не мешать окружающим. 
  4. Конечно, влияет. Если вспоминать пирамиду Маслоу, то физическое удобство находится на базовом уровне. Компания должна поддерживать желание сотрудника сделать все, чтобы ему было комфортно работать и при этом ничто не отвлекало его от трудового процесса. 
  5. Самая грубая ошибка, по моему мнению, это полное обезличивание рабочего места. Ведь мы не в армии, сила команды в индивидуальности каждого. Любимая чашка, семейная фотография, удобные полки: все это дает ощущение спокойствия, уверенности, помогает преодолевать сложности и иногда даже конфликты.

 

Светлана ГАЦАКОВА, директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group:

  1. Мы — технологичная компания, в которой сотрудники постоянно ведут и применяют новые разработки и внедрения решений класса ERP и i-ERP. Для эффективной работы программистов и консультантов и применения наших методик рабочее место должно быть организовано определенным образом. У нас в рабочее пространство входят:
  • СУИ (системы управления изменениями) — наша внутренняя разработка для учета рабочего времени, а также учета, распределения и контроля внутренних регламентов и процессов.
  • Виртуальные канбан-доски.
  • Физические канбан-доски, календари.

У программистов, как правило, более мощные компьютеры, по требованию и запросам для одного программиста выделяется несколько мониторов. То есть мощность компьютера, число мониторов на одного пользователя зависят от вида деятельности, компетентности сотрудников, от их взаимодействия с коллегами в процессе труда. Например, у системного архитектора в подчинении много разработчиков, его команде приходится иметь дело с большим объемом кода, он постоянно что-то пишет, проверяет, анализирует.

При приеме сотрудника на работу мы дарим ему небольшой подарочный пакет, в котором есть открытка, блокнот, ручка и т. д. Когда приходит новый сотрудник, на его рабочем месте есть необходимые канцелярские принадлежности и предусматривается минимум «физических» средств продуктивности на каждом рабочем столе. Но не каждый сотрудник это использует, потому что зачастую все делается на рабочем столе компьютера, осуществляется электронный ввод информации. Так, многие программисты, которые, приходя на собеседование, заполняют нашу анкету, говорят, что разучились писать, им сложно заполнить анкету физически.

  1. Да, конечно, мы за любые предложения, особенно по организации рабочего пространства, и локально они решаются офис-менеджером. Все просто: сотрудник подходит к офис-менеджеру и просит то, чего ему не хватает на рабочем месте, — ему все дают. Были в какой-то период запросы на доски, мы их повесили, в каждом open space есть маркерные доски, которые активно используются проектными командами на совещаниях.
  2. Да, у нас есть свод правил, мы его в любом случае проговариваем при адаптации с каждым новым сотрудником. Этот свод правил касается всей деятельности в компании: нормы, правила общения, поведения на рабочем месте и внесение в него изменений. Преобладают простые, общепринятые правила в бизнесе, в деловом общении. Мы проговариваем дресс-код, хотя он и не строгий. Бывает, сотрудники временно переводятся с нашей площадки на площадку заказчика. Тогда мы разъясняем, что у заказчика могут действовать свои нормы поведения, правила, дресс-код. Все уточняющие вопросы, как правило, можно задавать администратору, который находится на той или иной площадке. К примеру, у нас в офисе можно пользоваться кофемашиной, микроволновой печью, а у некоторых заказчиков это делать нельзя, о чем написано в их кодексах, положениях. Поэтому при приеме на работу мы данную информацию проговариваем, так же как и при переводе сотрудников.

Сотрудники адаптируют свои рабочие места под себя, у нас нет особых ограничений, но мы следим за чистотой, у нас на столах, например, нельзя хранить продукты: для этого есть кухня, специально отведенное место. У заказчиков то же самое. В остальном мы не очень ограничиваем сотрудников. Нет такого требования, что должно быть пусто на столе в конце рабочего дня. Как сотруднику удобно, так он вправе организовать свое рабочее место. Если у нас пройти вдоль столов, то большого нагромождения не будет. Столы бывают действительно завалены у нескольких категорий людей (скажем, у администраторов), постоянно работающих с бумагами. Как правило, у тех, кто напрямую связан с производством, нагромождения нет.

  1. Я придерживаюсь мнения, что рабочее место сотрудника должно быть таким, как ему комфортно, как он привык. Как я сказала ранее, многое зависит от того, чем сотрудник занимается в компании, и как он сам у себя организует порядок. Это зависит от человека, от степени его системности. Его рабочий стол, папки — личное пространство, которое он организовывает сам, здесь нет жестких правил насчет, к примеру, названий папок. Что касается общего доступа, когда идет проектная разработка, то предусмотрены хранилища, где существуют правила расположения, наименования папок, архивирования, комментирования кода. Есть также стандарты 1С для разработки кода. Им нужно следовать, мы за этим следим.
  2. В каждой компании по-разному. Первая ошибка — это отсутствие всяких норм. На продуктивность прямо влияют нормы по безопасности и комфорту рабочих мест, скажем, сколько пространства должно быть выделено на человека, какое излучение от компьютеров допустимо, каким должно быть помещение с компьютерами, также есть требования к рабочему столу. Все нормы должны быть сформулированы и соблюдены, их игнорирование — вторая распространенная ошибка. Третья ошибка — не прислушиваться к самим сотрудникам, не собирать и не обобщать их пожелания. Четвертая ошибка — не пересматривать правила при изменении методик работы, например, цифровизации рабочих мест или применения той или иной формы Agile. Кстати, для многих компаний, если это не вступает в противоречие с их корпоративной культурой, может быть полезно проводить постоянные улучшения на рабочих местах и в организации всего рабочего пространства, к примеру, с помощью Lean-подхода.

 

Екатерина АРИМОВА, руководитель отдела персонала компании «Аванпост»:

  1. Большинство наших сотрудников работает в open space. При планировании пространства мы в свое время пришли к идее о том, что для максимально эффективной и быстрой коммуникации хотели бы организовать небольшие зоны для удобного расположения команд разработки. Поэтому обустройство рабочего места напрямую зависит в нашей компании от занятости в той или иной команде, выполнения конкретных проектных/продуктовых задач.

 

  1. Несомненно, по мере возможности мы стараемся учитывать пожелания сотрудников, так как у многих есть свои предпочтения или ограничения (расположение относительно окна, кондиционера, двери и т. п.). Также мы предоставляем выбор между установкой стационарного ПК или предоставлением в работу ноутбука.

 

  1. Рабочее место сотрудников в нашей компании — их личное пространство. Большинство наших сотрудников — молодые люди в возрасте от 22 до 35 лет. Единственное требование, которое мы предъявляем к ним, — это содержание своего рабочего места в чистоте и порядке. Что, по нашему мнению, является выражением уважения к себе и своим коллегам.

 

  1. На наш взгляд, правильная организация рабочего места, его функциональность, оснащение, комфортность очень важны. В данный момент многие мебельные и девелоперские компании уделяют большое внимание созданию и оснащению эргономических офисных пространств. Это не только делает работу более приятной и комфортной, но и максимально экономит время сотрудников в процессе выполнения ими рабочих задач (к примеру, правильное и доступное расположение принтера или факса и т. п.), позволяет эффективно взаимодействовать с коллегами из других подразделений (планировка зон и кабинетов с учетом необходимости коммуникации) и т. д.

 

  1. Ошибки могут быть обусловлены как самим пространством (вряд ли можно вырубить окно, если ваш офис расположен в подвальном помещении), так и неправильным решением по зонированию, расположению рабочих мест конкретных сотрудников. При планировании офиса старайтесь подумать о том, что на работе мы проводим большее количество времени, чем где-то в другом месте, а также о том, что потребуется сотрудникам для выполнения своих ежедневных функциональных задач.

 

Александр ФИЛИМОНОВ, партнер Artisan Group Public Relations:

  1. Мое глубокое убеждение: вопрос организации рабочего места (open space, group space, 4-walls и т. д.) — дело второстепенное. Большие компании имеют возможность уделять этому много внимания, так как бизнес любой крупной компании построен на экономии в масштабе. В среднем и особенно в малом бизнесе все не так. Главным или, если хотите, первостепенным для бизнеса является персональный комфорт сотрудника. Малый бизнес не может себе позволить других дополнительных мотивационных опций.
  2. Безусловно, учитываются, и с их же пожеланий начинается планирование. Более того, расположение сотрудников в офисе может меняться по нескольку раз за год.
  3. Конечно же, такого рода правил нет. Я более чем уверен, что правила рассадки (кроме, конечно, знаменитого clear desk policy, принятого большинством крупных компаний в конце 1990-х) создаются по причинам, далеким от оптимизации производства. Чаще всего это один из способов реализации амбиций офис-менеджеров или завхозов, реже — топ-менеджеров.
  4. Я вообще не понимаю, что такое правильная рассадка и что такое неправильная организация рабочего места. За все время существования нашей компании — а это сотни клиентов — я еще ни разу не видел компанию, в которой организация рабочего места на уровне всей компании, а не конкретного менеджера что-то решала. Кроме, разумеется, настроения сотрудников пресс-службы, которым приходится регулярно встречаться с представителями самых разных подразделений — им просто неприятно ходить из одного крыла здания в другое.
  5. Как всегда, главная ошибка — это излишнее увлечение процессом и формализация. Чем больше мы создаем правил, тем меньше у нас возможности им следовать. Нередко создание правил бывает неоправданным, а их изменение — краткий или долгий, простой или сложный, но все же процесс. В итоге получается проблема на пустом месте, которая вообще-то занимает ресурсы и время. Учитывая, что сейчас для бизнеса недостаток ресурсов — в первую очередь из-за снижения спроса и, если уж быть до конца откровенными, повышения налогового бремени — дело обычное, если десять лет назад это можно было себе позволить, то сейчас едва ли.

 

Филипп БЕРЕЗИН, главный редактор Prian.ru:
           1. Безусловно, организация рабочего места влияет на продуктивность работы конкретного сотрудника и его вовлеченность. Строгих правил организации рабочего пространства у нас в компании нет. Тем не менее в основе организации работы лежат здравый смысл и уважение к личному пространству окружающих.

  1. Наша компания — молодой и демократичный коллектив, в котором любые пожелания как руководителя, так и подчиненных часто рассматриваются в неформальном порядке. Для небольшого коллектива такая схема представляется вполне рабочей. Однако с увеличением количества сотрудников формализация рабочего пространства каждого сотрудника представляется целесообразной.
  2. Организация рабочего пространства в значительной степени зависит от сферы работы компании. Например, в нашей структуре работают:

— программисты, для которых чуть не единственный рабочий инструмент — это компьютер, а дополнительную информацию они размещают на специальных досках,

— сотрудники отдела продаж и секретари, организация работы которых чаще связана с канцелярскими принадлежностями,

— журналисты, которые работают с распечатанными документами, книгами и т. д.

Соответственно, жестких стандартов необходимых и обязательных вещей на столе не существует.

 

Елена ШАДРИНА, генеральный менеджер клуба World Gym –Стерлитамак:

  1. В нашей компании не очень много офисных сотрудников, тем не менее я как руководитель понимаю, что комфортные условия влияют на эффективность работы всей команды. Во фронт-офисе кабинет руководителя отдела продаж отделен стеклянной перегородкой от пола до потолка, так что за работой менеджера можно наблюдать, не отходя от рабочего места. Бэк-офис расположен в нескольких кабинетах. Некоторые сотрудники, объединенные выполнением одного функционала, работают вместе в одном помещении, а руководители подразделений — в отдельных. Это необходимо, для того чтобы руководитель лично встречался с подчиненными для бесед и ему было легко сосредоточиться на текущих задачах. Мы решили, что open space не подходит для нашей компании, так как в таком пространстве сложно сконцентрироваться и сотрудники могут мешать друг другу разговорами. Также отдельно организована зона отдыха и приема пищи, где есть wi-fi, большой диван и кофемашина. Благодаря этому наши сотрудники не обедают в обнимку с компьютерами, а ненадолго меняют обстановку в течение рабочего дня.
  2. Организацию фронт-офиса мы доверили дизайнеру, который сделал функциональный и удобный интерьер в фирменных цветах компании. Менеджеры, работающие в этом пространстве, по собственной инициативе дополнили его аквариумом. В бэк-офисе коллеги сами выбирают цвет стен и необходимую мебель. Я считаю, что, когда сотрудники принимают участие в благоустройстве своего рабочего пространства, у них намного больше желания соблюдать в нем порядок и чистоту.
  3. На нашем предприятии все помещения соответствуют требованиям СанПиН, что подтверждено специальной оценкой труда. Кроме того, мы следим, чтобы сотрудники тоже следовали определенным правилам организации рабочего места, закрепленным в нормативном акте. Они должны заботиться о чистоте рабочих поверхностей, отсутствии посуды, еды, напитков на рабочем столе, сортировке документов по лоткам, хранении личных вещей в закрытых тумбах, а верхней одежды в гардеробе или закрытых шкафах. В то же время у нас не запрещается дополнить свой стол личными предметами: сувенирами, наградами или фотографиями. Люди чувствуют, что место принадлежит им, а в компании ценят их индивидуальность. Единственное ограничение — личных вещей должно быть не более двух, чтобы не создавалось ощущение беспорядка.

 

  1. Успех любой компании, особенно это касается сферы услуг, зависит от сотрудников. Если точнее, то от того, насколько они себя комфортно чувствуют в офисе, насколько удобно взаимодействовать с коллегами и как организован трудовой процесс. Поэтому рабочее место должно нравиться подчиненным. И, хотя его организация — задача непростая и зависит не только от желания, но и от финансовых возможностей предприятия, следить за их чистотой и порядком под силу каждому руководителю. Наградой будет положительный настрой, новые идеи, желание приходить в офис и проводить там большую часть времени. Также организация рабочего места имеет значение при принятии кандидатов на вакансии, ведь первое впечатление складывается от увиденного на предприятии.
  2. Основные ошибки: несоблюдение норм СанПиНа при организации рабочих мест, отсутствие комнаты приема пищи и/или комнат отдыха, нехватка мест хранения, начиная от лотков для документов и заканчивая архивом или складом, отсутствие правил организации рабочих мест, формальных или неформальных, отсутствие правил работ в open space, а также недооценивание влияния организации офисного пространства на сотрудников. Последний пункт особенно касается сотрудников старшего возраста.

 

Екатерина МАКАРОВА, руководитель отдела по организации и коммуникациям офиса «Леруа Мерлен»:

  1. Сейчас мы находимся в процессе устройства будущего Центрального офиса «Леруа Мерлен ЗИЛ». Главный принцип создания рабочих мест — равенство и комфорт. Этот принцип удалось в полной мере реализовать в офисном пространстве «Леруа Мерлен ЗИЛ», так как еще на этапе строительства мы позаботились о том, чтобы обеспечить комфортные условия нашим сотрудникам. Вне зависимости от того, где сидит сотрудник, его рабочее место должно быть уютным, эргономичным, хорошо освещенным, в этом месте должна быть хорошая акустика. Равные и комфортные условия мы создаем за счет разных типов рабочих мест.

Например, сотрудник, который сидит у окна, находится в максимально комфортных условиях, у него естественное освещение, его место удалено от проходной зоны и шума. Поэтому такому сотруднику мы дадим первый тип мебели — стандартный стол.

Сотрудник, который сидит ближе к центру, находится в менее комфортных условиях, получит менее уединенный стол. Как показывает практика, такие сотрудники стараются максимально загородиться и создать свой уголок. Поэтому им предоставляется второй тип мебели: стол большего размера и с электроприводом. Благодаря ему сотрудник может работать стоя, что очень хорошо сказывается на его здоровье. Следовательно, хоть это место и не у окна, привлекательность его ничуть не меньше.

Наконец, есть сотрудники, рабочие места которых находятся у прохода, а это самая шумная зона. Для них есть третий тип мебели — «кабинет». Чтобы сделать эти места желанными, мы делаем столы с акустическими напольными экранами высотой 150 см. Это позволяет нам в открытом пространстве создать для сотрудника маленький «кабинет», который убережет его от всех внешних раздражителей.

Благодаря разделению посадочных мест на типы мы добиваемся равенства в комфорте. Важно отметить, что, хоть у нас и open space, мы разбили его на ячейки, до 30 мест в каждой. Разделение формальное, но с ним исчезает «эффект вокзала» и появляется уют.

Наша задача — построить гибкое рабочее пространство, поэтому размещение сотрудника не зависит от конкретного вида деятельности. Наоборот, сотрудник занимает рабочее место исходя из своих потребностей. Это значит, что весь офис разделен на зоны для разных видов активностей: места для тихой индивидуальной работы; места для совместной проектной работы; места для больших встреч и мозговых штурмов; места для переговоров на малое и большое число людей.

  1. Мы всегда выслушиваем предложения сотрудников, ведь наша задача –сделать так, чтобы всем коллегам было комфортно. И, если предложение действительно стоящее, мы применим его на весь офис. У сотрудников всегда есть возможность высказать свои пожелания с помощью внутреннего ресурса компании Helpoffice.
  2. Сейчас одна из наших задач — разработать кодекс поведения в офисе, в котором будут прописаны и требования к рабочему месту. Это необходимо, потому что через дисциплину и соблюдение правил мы проявляем уважение друг к другу. Если все сотрудники соблюдают правила, то они могут больше времени тратить на себя, на работу, а не на то, чтобы убирать, к примеру, за коллегами.

В новом офисе «Леруа Мерлен ЗИЛ» будет принята концепция hot desk. Это значит, что за конкретным столом нет закрепленного сотрудника, за него может сесть любой человек. В таких условиях весьма важно, чтобы рабочее место было чистым, потому что мало кому хочется тратить время на то, чтобы убирать рабочую поверхность за другим — относить кружку в кофе-поинт или думать, куда убрать оставленные документы.

Другой пример: всем приятно заходить в чистую переговорную комнату, где стулья аккуратно расставлены, ручки и маркеры лежат на своих местах, доска чистая. Когда ты заходишь в переговорную, где не хватает половины стульев, потому что их растащили коллеги, где нет маркеров, ручек, а доска вся исписана, то свое время приходится тратить на уборку за другими. Если бы каждый за собой задвинул стул или вернул его на место, вытер после встречи доску, оставил на месте маркеры или ручки, время коллег было бы сохранено. И таких примеров множество. Моя миссия — разработать правила так, чтобы они помогали сотрудникам эффективнее использовать офисное пространство и жить в согласии друг с другом.

  1. Я считаю, что правильная организация рабочего места влияет на продуктивность почти на 50%.

Компания должна заботиться о сотруднике в том числе через эргономику рабочего места. Все в этом процессе очень важно, на каком кресле сидит сотрудник, есть ли у этого кресла поддержка спины, на правильной ли высоте находится экран, не дует ли сотруднику в спину, достаточно ли света, достаточно ли глубины стола, есть ли крючок для сумки — каждая мелочь играет свою роль.

Правильная организация рабочего места позволяет сотруднику дольше находиться в тонусе, он меньше устает, меньше отвлекается, тем самым более эффективен для компании. А самое главное — таким образом компания бережет здоровье сотрудника. Я убеждена, что удовлетворенность коллег своим рабочим пространством делает их более вовлеченными в бизнес компании, и считаю, что главный клиент — это всегда сотрудник. Если счастлив он, то и компания будет развиваться быстрее.

  1. Ошибок может быть довольно много. В первую очередь компании недооценивают важность вложений в рабочее пространство. Не следят за новыми тенденциями, не вкладываются в технологии, не анализируют пространства, экономят на отделке, инженерных системах, аренде, делают открытый open space, который давно признан неэффективным. Любые улучшения — это дополнительные инвестиции, которые быстро окупаются, но отобразить это в цифрах невозможно. Конечно же, ко всему должен быть здоровый и рациональный подход, ведь именно он позволяет нам делать пространство эффективным.

 

Михаил ОПОЛЬКО, управляющий директор СК «Перспектива»:

  1. В 2019 году мы построили собственный офисный центр. Решение было принято в связи с увеличением штата. Будущий офис должен был отражать наши ценности и миссию, быть удобным и комфортным, органично объединять людей разных специальностей: проектировщиков, обслуживающие подразделения, строителей, которые приезжают с площадок. Была сформирована уникальная концепция, соединяющая в себе элементы классического open space и гибридного пространства.

Диагностика функционала сотрудников и их рабочих мест выявила особенности работы различных подразделений. Например, департаменты, работа которых требует постоянного присутствия в офисе и тишины — бухгалтерия, юристы. Или отделы, сотрудники которых находятся в постоянных разъездах и проводят в офисе мало времени: строительные специальности, руководители проектов. Рассадка сотрудников была произведена таким образом, чтобы специалисты разных отделов, часто взаимодействующие друг с другом, находились рядом, могли быстро и эффективно решать свои ежедневные задачи. Для мобильного персонала мы закрепили временные рабочие места, которые также расположены в open space. Приходя на работу, сотрудник занимает свободное место, подключаясь к удаленному рабочему столу. Также у нас реализованы переговорные комнаты, оснащенные передовым техническим оборудованием, поддерживающие работу небольших проектных групп, неформальные пространства и комфортный обеденный зал с кофе-поинтом.

  1. Не все сотрудники смогли быстро адаптироваться к новому офисному пространству и расстаться с цветами, аквариумами и прочими элементами декора классического кабинетного офиса. Тем не менее спустя несколько недель удобство и функциональность нового офиса пришлись всем по душе. В период адаптации hr-отдел вел разъяснительную работу с недовольными. Это помогло быстрее прийти к взаимопониманию и комфорту. Хотя формализованных правил в компании нет, гармоничный стиль офиса располагает к поддержанию рабочих мест в порядке. Это можно сравнить с новым ремонтом в квартире, когда жилец сам хочет, чтобы все было красиво, чисто и аккуратно.
  2. Офис — это часть бренда компании, и для многих сотрудников при выборе места работы удобство офиса основополагающее. Сотрудники стали больше времени проводить в новом офисном пространстве, что напрямую сказалось на эффективности их работы. Интерьер, выполненный в стиле лофт, создал уютную атмосферу, в которой приятно работать.

В новом офисе улучшилось взаимодействие между сотрудниками различных подразделений. Правильная организация рабочих мест позволила упростить процесс обсуждения различных задач и проблем, результативность увеличилась.

  1. Главное при организации офиса — правильный выбор локации с хорошей транспортной доступностью, одинаково удобной как для сотрудников, так и для посетителей. Также в современном офисе следует установить достаточно гибкую климатическую систему, удовлетворяющую потребности каждого сотрудника.

При оформлении интерьера рекомендую организовать комфортное освещение, избегать ярких, раздражающих цветов. Стилистическое решение должно соответствовать фирменному стилю и профилю деятельности компании. Также важно уделить внимание эффективному зонированию пространства. В самих зонирующих перегородках можно обустроить шкафы.

Одна из самых распространенных ошибок — сохранение кабинетной раскладки. Сегодня в тренде пространства, располагающие к продуктивной групповой работе. Отделы лучше компоновать по принципу комфортности и частоты взаимодействия. Например, не стоит размещать юристов вместе с коммерческим отделом. В этом случае юристу будут мешать частые звонки клиентов. При организации обеденной зоны нужно позаботиться о том, чтобы сотрудников, находящихся на рабочих местах, не отвлекали запахи пищи.

Современный офис должен представлять собой эффективное рабочее пространство, увеличивающее индивидуальную и командную производительность, усиливающую доверие внутри коллектива.

 

Василий ПАНОВ, заместитель генерального директора компании «Адвантум»:

  1. «Адвантум» — IT-компания, и у нас, как в большинстве софтверных компаний, довольно мягкий рабочий климат. Наш продукт — это программное обеспечение. Его создают люди: руководители проектов, аналитики, программисты. От них напрямую зависит качество продукта, скорость разработки, степень удовлетворенности клиентов. Люди в нашей команде довольно свободолюбивы и ценят свою идентичность. Поэтому мы стараемся сделать рабочее пространство наиболее комфортным и не навязываем сотрудникам жестких офисных правил. Все в нашей компании не считают оpen space комфортной средой для работы, поэтому мы выбрали офис с отдельными кабинетами. Для нашей сферы работы нет жестких ограничений по безопасности, и мы трудимся в обычном офисном пространстве.

У нас в компании несколько центров разработки. Как правило, они привязаны к конкретным проектам и продуктам. Команда, работающая в рамках одного проекта, чаще всего располагается в отдельном кабинете — так проще наладить коммуникацию и быть в курсе всех активностей по проекту. Часть коллектива объединена по функциональному признаку и работает в едином рабочем пространстве, но также в рамках отдельных кабинетов. Это маркетинг, продажи, бухгалтерия и программисты, например мобильная разработка.

Нанимая нового сотрудника, мы знаем, в какой проектной команде он будет работать, и примерно представляем, какое рабочее место у него будет. При его обустройстве стараемся учесть пожелания нового коллеги. Наиболее важен при этом выбор сотрудником рабочего компьютера. Требования к ПК выясняются еще на этапе собеседований — это связано со спецификой деятельности и особенно актуально для программистов. Обычно будущий член нашей команды высказывает пожелания к операционной системе, специализированному ПО, мощности процессора и количеству мониторов. Для программистов мы, как правило, покупаем стационарные ПК, а для сотрудников продаж — ноутбуки, чтобы они были более мобильны и могли брать их с собой на встречи.

  1. У нас нет строгой иерархической структуры, и каждый сотрудник может подойти к руководству и высказать свои пожелания по обустройству офиса. Обычно коллеги предлагают нововведения в общих зонах: кухне, холле, комнате отдыха. Из последнего, что мы сделали, — приобрели корпоративные зонты, чтобы можно было ходить на обед в условиях нынешней «европейской» зимы. Также развили коммуникационные возможности общих зон: повесили информационные доски даже в коридоре, увеличили количество переговорных.
  2. Каждый сотрудник сам обустраивает свое рабочее место. За компанией — предоставление ему компьютера под его требования, комфортного рабочего стола и офисного кресла.

Мы никого не ограничиваем в личных предметах на столе, и для нашего коллектива развесить картинки вокруг своего рабочего места — это нормально. Летом, когда температура превышает комфортную, мы не запрещаем сотрудникам надевать шлепки и шорты, если это не беспокоит никого из коллег. Правда, у нас запрещено питаться на рабочем месте, чтобы «приятные» запахи не пропитывали кабинеты.

  1. Тут все довольно индивидуально. Кто-то не может сосредоточиться в кабинете, где сидит более двух человек, включая его самого. Кто-то, напротив, испытывает дискомфорт, работая в собственном отдельном кабинете. Наш офис позволяет учесть пожелания каждого. Личные предпочтения иногда выявляются опытным путем, и сотрудник может мигрировать из кабинета в кабинет, пока не найдет удобное для себя место. Для некоторых сотрудников по их просьбам мы покупаем более комфортные стулья. Когда человек проводит в рабочем кресле по восемь часов в день и более, было бы ошибочным не учесть его пожелание.
  2. На наш взгляд, неправильно усаживать в одном помещении сотрудников отделов продаж, разработки и технической поддержки. Продавцы и техническая поддержка всегда активно общаются по телефону, а это раздражает команду разработки. Функционал, область работы, да и психологические характеристики сотрудников этих отделов довольно разные, и их работа в одном помещении, скорее всего, будет неэффективной.

Охрана труда в офисе. Требования к рабочему месту офисного работника

Вышла статья адвоката, партнера АО «Глобал Адвокат» Елены Кравченко на тему «Охрана труда в офисе. Требования к рабочему месту офисного работника» в «Юридической газете», №12 от 18.03.2014 и №13 от 25.03.2014. 

 

Каждый имеет право на надлежащие, безопасные и здоровые условия труда. Это гарантирует нам Конституция Украины (ч. 4 ст. 43).

Более подробные требования по охране труда, в частности охраны труда офисных работников, содержат Кодекс законов о труде, Закон Украины «Об охране труда», а также другие подзаконные нормативно-правовые акты. В соответствии с требованиями ст. 153 Кодекса законов о труде Украины и ст. 6 Закона Украины «Об охране труда» на всех предприятиях, в учреждениях, организациях, создаются безопасные и безвредные условия труда. Обеспечение безопасных и безвредных условий труда возлагается на собственника или уполномоченный им орган. Условия труда на рабочем месте, безопасность технологических процессов, машин, механизмов, оборудования и других средств производства, состояние средств коллективной и индивидуальной защиты, используемых работником, а также санитарно-бытовые условия должны отвечать требованиям нормативных актов об охране труда. Собственник или уполномоченный им орган должен внедрять современные средства техники безопасности, предупреждающие производственный травматизм и обеспечивать санитарно-гигиенические условия, предотвращающие возникновение профессиональных заболеваний работников.

Статья 158 Кодекса законов о труде Украины устанавливает обязанность собственника или уполномоченного им органа принимать меры по облегчению и оздоровлению условий труда работников путем внедрения прогрессивных технологий, достижений науки и техники, средств механизации и автоматизации производства, требований эргономики, положительного опыта по охране труда, снижения и устранения запыленности и загазованности воздуха в производственных помещениях, снижение интенсивности шума, вибрации, излучений и тому подобное. А согласно ч. 1 ст. 13 Закона Украины «Об охране труда» работодатель обязан создать на рабочем месте в каждом структурном подразделении условия труда в соответствии с нормативно-правовых актов, а также обеспечить соблюдение требований законодательства относительно прав работников в области охраны труда.

Рабочие места офисных работников, оборудованные персональными компьютерами (далее — рабочие места), должны соответствовать требованиям «Правил охраны труда при эксплуатации электронно-вычислительных машин», утвержденных Приказом Государственного комитета Украины по промышленной безопасности, охране труда и горному надзору от 26.03. 2010 № 65 (Правила), и «Государственных санитарных правил и норм работы с визуальными дисплейными терминалами электронно-вычислительных машин», утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Украины от 10.12.98 N 7 (ДСанПиН 3.3.2-007-98). Правила распространяются на всех субъектов хозяйствования независимо от форм собственности, которые в своей деятельности осуществляют работу, связанную с персональными компьютерами, в том числе тех, которые имеют рабочие места, оборудованные персональными компьютерами и периферийными устройствами. Указанные нормативно-правовые акты устанавливают санитарно-гигиенические требования к помещению, в котором расположено рабочее место, собственно к рабочему месту, освещения, уровней вибрации и шума, микроклимата в помещении и т.п.

Помещение

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’false’]

Здания и помещения, где размещены рабочие места, должны соответствовать требованиям нормативно-технической и эксплуатационной документации производителя персональных компьютеров ДСанПиН 3.3.2-007-98 и Правил. Здания и помещения, где размещены рабочие места операторов, должны быть не ниже второй степени огнестойкости. Для всех зданий и помещений, где находятся рабочие места, должен быть определен класс зоны согласно НПАОП 40.1-1.01-97. Соответствующее обозначение должно быть нанесено на входных дверях каждого помещения. Запрещается расположение помещений с рабочими местами в подвалах и цокольных этажах. Недопустимо расположение помещений категорий А и Б, а также производств с мокрыми технологическими процессами рядом с помещениями, где располагаются рабочие места, а также над ними или под ними. При этом площадь помещения должна быть не менее 6,0 кв. м. из расчета на одно рабочее место, а объем — не менее 20,0 куб. м.

Оконные проемы помещений для работы с персональными компьютерами должны быть оборудованы регулируемыми устройствами (жалюзи, занавески, внешние козырьки. Для внутренней отделки помещений с персональными компьютерами следует использовать диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения для потолка 0,7-0,8 для стен 0,5-0,6. Покрытие пола должно быть матовым с коэффициентом отражения 0,3-0,5. Поверхность пола должна быть ровной, нескользкой, с антистатическими свойствами. Запрещается для отделки интерьера помещений с персональными компьютерами применять полимерные материалы (древесно-стружечные плиты, моющиеся обои, рулонные синтетические материалы, слоистый бумажный пластик и т.д.), выделяют в воздух вредные химические вещества. Полимерные материалы для внутренней отделки помещений с персональными компьютерами могут быть использованы при наличии разрешения органов и учреждений государственной санитарно-эпидемиологической службы. Помещение могут оборудоваться шкафами для хранения документов, магнитных дисков, полками, стеллажами, тумбами и т.п. с учетом требований к площади помещений.

В помещениях с источниками вредных производственных факторов рабочие места операторов должны размещаться в изолированных кабинах, оборудованных воздухообменом.

Заземлены конструкции, находящихся в помещениях, где размещены рабочие места (батареи отопления, водопроводные трубы, кабели с заземленным открытым экраном), должны быть надежно защищены диэлектрическими щитками или сетками с целью недопущения попадания работника под напряжение. Помещение, где размещены рабочие места должны быть оснащены системой автоматической пожарной сигнализации и огнетушителями в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины. Проходы к средствам пожаротушения должны быть свободными.

В помещениях, в которых расположены рабочие места, следует ежедневно делать влажную уборку. Кроме того, эти помещения должны быть оснащены аптечками первой медицинской помощи, а при них должны быть оборудованы бытовые помещения для отдыха во время работы, комната психологической разгрузки.

[/spoiler]

Организация и оборудование рабочего места

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’false’]

При размещении рабочих столов с персональными компьютерами следует соблюдать:

  • расстояние между боковыми поверхностями персональных компьютеров 1,2 м .;
  • расстояние от тыльной поверхности одного персонального компьютера на экран другого — 2,5 м.

При необходимости особой концентрации внимания во время выполнения работ смежные рабочие места операторов необходимо отделять друг от друга перегородками высотой 1,5 — 2м.

Конструкция рабочего места пользователя персонального компьютера должно обеспечить поддержание оптимальной рабочей позы офисного работника. Конструкция рабочего стола должна соответствовать современным требованиям эргономики и обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования (дисплея, клавиатуры, принтера) и документов. Высота рабочей поверхности рабочего стола должна регулироваться в пределах 680-800 мм, а ширина и глубина — обеспечивать возможность выполнения операций в зоне досягаемости моторного поля (рекомендованные размеры: 600-1400мм, глубина — 800-1000мм).

Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной не менее 500мм, глубиной (на уровне колен) не менее чем 450мм, на уровне вытянутых ног не менее 650мм. Рабочий стул должен быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте, с углом и наклона сиденья и спинки и по расстоянию от спинки до переднего края сиденья поверхность сидения должна быть плоской, передний край — закругленным. Регулирования по каждому из параметров должно осуществляться независимо, легко и надежно фиксироваться. Шаг регулирования элементов стула должен составлять: для линейных размеров — 15-20мм, для угловых — 2-5 градусов. Усилия регулирование должно превышать 20Н. Высота поверхности сидения должна регулироваться в пределах 400-500мм, а ширина и глубина составлять не менее 400 мм. Угол наклона сиденья — до 15 градусов вперед и до 5 градусов назад. Высота спинки стула должна составлять (300 + -20) мм, ширина — не менее 380 мм, радиус кривизны горизонтальной плоскости — 400 мм. Угол наклона спинки должен регулироваться в пределах 1-30 градусов от вертикального положения. Расстояние от спинки до переднего края сиденья должна регулироваться в пределах 260-400мм. Для снижения статического напряжения мышц верхних конечностей следует использовать стационарные или переменные подлокотники длиной не менее 250 мм, шириной 50-70мм, регулируемые по высоте над сиденьем в пределах 230-260мм и расстоянием между подлокотниками в пределах 350-500мм. Поверхность сиденья и спинки стула должна быть полумягкой с нескользящим, воздухонепроницаемым покрытием, легко чиститься и не электризоваться. Рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног шириной не менее 300мм, глубиной не менее 400 мм, регулируемая по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 градусов. Подставка должна иметь рифленую поверхность и бортик по переднему краю высотой 10 мм.

Рабочие места следует располагать относительно световых проемов так, чтобы естественный свет падал преимущественно слева. Монитор располагаться на оптимальном расстоянии от глаз пользователя, составляет 600-700мм, но не ближе 600 мм с учетом размера буквенно-цифровых знаков и символов. Расположение экрана монитора должно обеспечивать удобство зрительного наблюдения в вертикальной плоскости под углом 30 градусов к нормальной линии взгляда работника. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100-300 мм от края, обращенного к работающему. В конструкции клавиатуры должно предусматриваться опорное устройство (изготовлен из материала с высоким коэффициентом трения, препятствует самопроизвольному ее смещения), который позволяет изменять угол наклона поверхности клавиатуры в пределах 5-15 градусов. Высота среднего строки клавиш не должна превышать 30 мм. Поверхность клавиатуры должна быть матовой с коэффициентом отражения 0,4. Расположение устройства ввода — вывода информации должно обеспечивать хорошую видимость монитора, удобство ручного управления в зоне досягаемости моторного поля и по высоте — 900-1300мм, по ширине 400-500мм. Под матричные принтеры нужно подкладывать вибрационные коврики для гашения вибрации и шума.

Рабочее место с персональным компьютером следует оборудовать пюпитром для документов, которые легко перемещаются.

Для обеспечения защиты и достижения нормированных уровней компьютерных излучений необходимо применение приэкранного фильтров, локальных светофильтров (средств индивидуальной защиты глаз) и других средств защиты, прошедших испытания в аккредитованных лабораториях и имеют ежегодный гигиенический сертификат.

[/spoiler]

Безопасность при работе с персональным компьютером

Ежедневно перед началом работы необходимо очищать монитор от пыли и других загрязнений. После окончания работы персональный компьютер и периферийные устройства должны быть отключены от электрической сети. В случае возникновения аварийной ситуации необходимо немедленно отключить персональный компьютер и периферийные устройства от электрической сети.

Не допускается:

  • выполнять обслуживание, ремонт и наладку персонального компьютера и периферийных устройств непосредственно на рабочем месте оператора;
  • хранить у персонального компьютера и периферийных устройств бумагу, любые носители информации (диски, флешки и т.д.), запасные блоки, детали и т.д., если они не используются для текущей работы;
  • отключать защитные устройства, самовольно проводить изменения в конструкции и составе персонального компьютера и периферийных устройств или их техническое налаживание;
  • работать с персональным компьютером, в котором во время работы появляются нехарактерные сигналы, нестабильное изображение на мониторе и тому подобное;
  • работать с матричным принтером при отсутствии вибрационного коврика и со снятой (поднятой) верхней крышкой.

Микроклимат

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’true’]

Помещение для работы с персональными компьютерами должны быть оборудованы системами отопления, кондиционирования воздуха или приточно-вытяжной вентиляцией. В помещениях на рабочих местах должны обеспечиваться оптимальные значения параметров микроклимата: температуры, относительной влажности и подвижности воздуха в соответствии с ГОСТ 12.1.005-88, СН 4088-86.

Время года

Категория работТемпература воздуха, град. С Относительная влажность воздуха, % Скорость движения воздуха, м/с 
оптимальная оптимальная

оптимальная

Холодное

легкая-1 а

22 – 24

40 — 60

0,1

легкая-1 б

21 – 2340 — 600,1

Теплое

легкая-1 а

23 — 25

40 — 600,1

легкая-1 б

22 — 24

40 — 60

0,2

Уровни положительных и отрицательных ионов в воздухе должны соответствовать санитарно-гигиеническим нормам № 2152-80.

Уровни

Количество ионов на 1 см куб. воздуха

+

n

Минимально необходимые

400

600
Оптимальные

1500 — 3000

3000 — 5000

Максимально допустимые50000

50000

Для поддержания допустимых значений микроклимата и концентрации положительных и отрицательных ионов необходимо предусматривать установки или приборы увлажнения и / или искусственной ионизации, кондиционирования воздуха.

[/spoiler]

Освещение

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’false’]

Помещения, в которых установлены персональные компьютеры, должны иметь естественное и искусственное освещение в соответствии с СНиП II-4-79.

Естественное освещение должно осуществляться через световые проемы, ориентированные преимущественно на север или северо-восток и обеспечивать коэффициент естественной освещенности (КЕО) не ниже 1,5%. Рассчитывается КПО по методике, изложенной в СНиП II-4-79.

Искусственное освещение в помещениях с рабочими местами должно осуществляться системой общего равномерного освещения. В случае преимущественной работы с документами, допускается применение системы комбинированного освещения (кроме системы общего освещения дополнительно устанавливаются светильники местного освещения). Указание освещенности на поверхности рабочего стола в зоне размещения документов должно составлять 300-500лк. Если эти значения освещенности невозможно обеспечить системой общего освещения, допускается использовать местное освещение. При этом светильники местного освещения следует устанавливать таким образом, чтобы не создавать бликов на поверхности экрана, а освещенность экрана должна превышать 300лк. В качестве источников света в случае искусственного освещения должны применяться преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ. При устройстве отраженного освещения в помещениях, где преимущественным образом работают с документами, допускается применение металлогалогенных ламп мощностью 250Вт. Допускается применение ламп накаливания в светильниках местного освещения. Система общего освещения должна составлять сплошные или прерывистые линии светильников, расположенные сбоку от рабочих мест (преимущественно слева), параллельно линии зрения работающих.

Допускается использование светильников таких классов светораспределения:

  • прямого света — П;
  • преимущественно прямого света — Н;
  • преимущественно отраженного света — В.

Для общего освещения следует применять светильники серии ЛПО 3б с зеркальными решетками, укомплектованные высокочастотными пускорегулирующими аппаратами (ВЧ ПРА). Допускается применять светильники этой серии без ВЧ ПРА только в модификации «Кососвитло».

При отсутствии светильников серии ЛПО36 с ВЧ ПРА и без ВЧ ПРА модификации «Кососвитло» допускается применение светильников общего освещения серии:

  •  ЛПО13 — 2×40/Б — 01;
  •  ЛПО13 — 4×40/Б — 01;
  •  ЛПО13 — 2×40 — 06;
  •  ЛПО13 — 2×65 — 06;
  •  ЛСО05 — 2×40 — 001;
  •  ЛСО05 — 2×40 — 003;
  •  ЛСО04 — 2×36 — 008;
  •  ЛПО34 — 4×36 — 002;
  •  ЛПО34 — 4×58 — 002;
  •  ЛПО31 — 2×31 — 002,

а также их отечественные и зарубежные аналоги.

Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток запрещено. Яркость светильников общего освещения в зоне углов излучения от 50 до 90 градусов с вертикалью в продольной и поперечной плоскостях должна составлять не более 200 кд / м2, защитный угол светильников — не менее 40 градусов. Светильники местного освещения должны иметь отражатель, который должен просвечивать, с защитным углом, не менее 40 градусов.

Следует предусмотреть ограничение прямого блеска от источников естественного и искусственного освещения. При этом яркость светлых поверхностей (окна, источники искусственного освещения), расположенные в поле зрения должна быть не более 200 кд / м2. Необходимо ограничивать отраженный блеск на рабочих поверхностях относительно источников естественного и искусственного освещения. При этом яркость бликов на экране ВДТ не должна превышать 40 кд / м2, а яркость потолка в случае применения системы отраженного освещения — 200 кд / м2.

Показатель ослепленности при использовании источников общего искусственного освещения в производственных помещениях не должен превышать 20, а показатель дискомфорта в административно-общественных помещениях должна быть не больше 40. Необходимо ограничивать неравномерность распределения яркости в поле зрения работающих с ВДТ. При этом соотношение яркостей рабочих поверхностей должно быть не более чем 3: 1, а соотношение яркостей рабочих поверхностей и поверхностей стен, оборудования и тому подобное — 5: 1. Коэффициент запаса для осветительных установок общего освещения должен равняться 1,4. Коэффициент пульсации не должен превышать 5%, что обеспечивается применением газоразрядных ламп в светильниках общего и местного освещения с ВЧ ПРА для светильников любых типов. Если нет светильников с ВЧ ПРА, то лампы многоламповых светильников или светильники общего освещения, расположенные рядом, следует включать на разные фазы трехфазной сети. Для обеспечения нормируемых значений освещенности в помещениях с ВДТ ЭВМ и ПЭВМ следует чистить стекла и светильники два раза в год и своевременно заменять перегоревшие лампы.

[/spoiler]

Уровни шума и вибрации

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’false’]

Уровни звукового давления в октавных полосах частот, уровни звука и эквивалентные уровни звука на рабочих местах должны отвечать требованиям СН 3223-85, ГОСТ 12.1.003-83, ГР 2411-81.

Допустимые уровни звука, эквивалентные уровни звука и уровни звукового давления в октавных частотных полосах

Вид трудовой деятельности, рабочие места

Уровни звукового давления в дБ

в октавных полосах из среднегеометрическими частотами, Гц

31,5

631252505001000200040008000

Уровни звука, эквивалентные уровни звука, дБА/дБАекв.

Программисты

86

7161544945424038

50

Операторы в залах оброботки информации на ПК и операторы компьютерного набора

96

8374686360575554

65

В помещениях для размещения шумных агрегатов

1039183777370686664

75

 

Оборудование, производящее источник шума (АЦП, принтеры и т.п.), следует располагать вне помещений, где находятся рабочие места. Для обеспечения допустимых уровней шума на рабочих местах следует применять средства звукопоглощения, выбор которых должен обосновываться специальными инженерно-акустическими расчетами.

Значения характеристик вибрации на рабочих местах не должны превышать допустимые в соответствии с СН 3044-84, ГОСТ 12.1.012-90.

Санитарные нормы вибрации категории по технологическому типа «В»

Среднегеометрические частоты полос, Гц

Допустимые значения по осям X, Y, Z

виброускорение

виброскорости
м/см в ст. 2дБм/с*10 в ст. -2

дБ

1/3 окт1/1 окт1/3окт1/1 окт1/3 окт1/1окт1/3 окт

1/1 окт

1,6

0,0125

0,02

32

36

0,13

0,18

88

91
2,00,0112310,08985
2,50,01300,06382
3,150,009

0,014

29

33

0,0445

0,063

79

82

4,00,008280,03276
5,00,008280,02574
6,30,008

0,014

28

33

0,02

0,032

72

76

8,00,008280,01670
10,00,01300,01670
12,50,0125

0,028

32

39

0,016

0,028

70

75

16,00,016340,01670
20,00,0196360,01670
25,00,025

0,056

38

45

0,016

0,028

70

75

31,50,0315400,01670
40,00,04420,01670
50,00,05

0,112

44

51

0,016

0,028

70

75

63,00,063460,01670
80,00,08480,01670

Корректируемые и эквивалентные корректируемые значения и их уровни

0,01430,028

75

[/spoiler]

Неионизирующее электромагнитное излучение

Значение напряженности электростатического поля на рабочих местах (в зоне экрана дисплея, так и на поверхностях оборудования, клавиатуры, печатающего устройства) не должны превышать предельно допустимых по ГОСТ 12.1.045-84, СН 1757-77. Значение напряженности электромагнитных полей на рабочих местах с ВДТ должны отвечать нормативным значением (ГДР № 3206-85, ГДР № 4131-86, СН № 5802-91, ГОСТ 12.1.006-84). Интенсивность потоков инфракрасного излучения не должна превышать допустимых значений согласно СН 4088-86, ГОСТ 12.1.005-88. Интенсивность потоков ультрафиолетового излучения должна не превышать допустимых значений согласно СН 4557-88.

Допустимые параметры электромагнитных неионозирующих излучений и электростатистичного поля
Виды полейДопустимые параметры поляДопустимая поверхностная плотность потока энергии (интенсивность потока энергии), Вт/кв.м
по электрической составляющей (Е), В/мпо магнитной составляющей (Н), А/м
Напряженность электромагнитного поля 60 кГц до 3 мГц505
Напряженность  электромагнитного поля

3 кГц до 30 мГц

20
Напряженность электромагнитного поля 30 кГц до 50 мГц100,3
Напряженность электромагнитного поля 30 кГц до 300 мГц 55
Напряженность электромагнитного поля 300 кГц до 300 гГц10Вт/кв. м
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра

УФ-С (220 – 280 мм)

0,001
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра

УФ-В (280 – 320 мм)

0,01
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра

УФ-А (320 – 400 мм)

10,0
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра

400 – 760 мм

10,0
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра

0,76 – 10,0 мкм

35,0 — 70,0

 

Напряженность Электрического поля видеодисплейного терминала20кВ/м

Ионизирующие электромагнитные излучения на расстоянии 0,05 м от экрана к корпусу видеотерминала при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7,74 x 10 в в.-12 А / кг, что соответствует эквивалентной дозе 0,1 мбэр / ч (100 мкР / ч).

Электробезопасность

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’true’]

Персональные компьютеры, периферийные устройства, другое оборудование (аппараты управления, контрольно-измерительные приборы, светильники), электропровода и кабели по исполнению и степени защиты должны соответствовать классу зоны, иметь аппаратуру защиты от тока короткого замыкания и других аварийных режимов. При монтаже и эксплуатации линий электросети необходимо полностью исключить возникновение электрического источника возгорания вследствие короткого замыкания и перегрузки проводов, ограничивать применение проводов с легковоспламеняющейся изоляцией и, по возможности, применять негорючую изоляцию. Линия электросети для питания персональных компьютеров и периферийных устройств выполняется как отдельная групповая трехпроводная сеть путем прокладки фазового, нулевого рабочего и нулевого защитного проводников. Нулевой защитный проводник используется для заземления (зануления) электроприемников. Не допускается использовать нулевой проводник как нулевой защитный проводник. Нулевой защитный проводник прокладывается от стойки группового распределительного щита, распределительного пункта к розеткам электропитания. Не допускается подключать на щите к одному контактному зажиму нулевой рабочий и нулевой защитный проводники. Площадь сечения нулевого рабочего и нулевого защитного проводника в групповой трехпроводной сети должна быть не менее площади сечения фазового проводника. Все проводники должны соответствовать номинальным параметрам сети и нагрузки, условиям окружающей среды, условиям распределения проводников, температурному режиму и типам аппаратуры защиты.

В помещении, где одновременно эксплуатируются более пяти персональных компьютеров и периферийных устройств, на видном и доступном месте устанавливается аварийный резервный выключатель, который может полностью выключить электрическое питание помещения, кроме освещения.

Персональные компьютеры и периферийные устройства должны подключаться к электросети только с помощью исправных штепсельных соединений и электророзеток заводского изготовления. В штепсельных соединения и электророзетки, кроме контактов фазового и нулевого рабочего проводников должны быть специальные контакты для подключения нулевого защитного проводника. Их конструкция должна быть такой, чтобы присоединение нулевого защитного проводника происходило раньше, чем присоединение фазового и нулевого рабочего проводников. Порядок разъединения при отключении должен быть обратным. Не допускается подключать персональные компьютеры и периферийные устройства к обычной двухпроводной электросети, в том числе с использованием переходных устройств.

Электросети штепсельных соединений и электророзеток для питания персональных компьютеров и периферийных устройств нужно выполнять по магистральной схеме, по 3-6 соединений или электророзеток в одном круге. Штепсельные соединения и электророзетки для напряжения 12В и 42В по своей конструкции должны отличаться от штепсельных соединений для напряжения 127В и 220В. Штепсельные соединения и электророзетки, рассчитанные на напряжение 12В и 42В, имеют визуально (по цвету) отличаться от цвета штепсельных соединений, рассчитанных на напряжение 127В и 220В. Индивидуальные и групповые штепсельные соединения и электророзетки необходимо монтировать на негорючих или трудногорючих пластинах. Электросеть штепсельных розеток для питания персональных компьютеров и периферийных устройств при расположении их вдоль стен помещения прокладывают по полу рядом со стенами помещения, как правило, в металлических трубах и гибких металлических рукавах, а также в пластиковых коробах и пластмассовых рукавах с отводами в соответствии с утвержденным планом  размещения оборудования и техническими характеристиками оборудования. При размещении в помещении до пяти персональных компьютеров и периферийных устройств допускается прокладка трехпроводникового защищенного провода или кабеля в оболочке из негорючего или трудногорючих материалов по периметру помещения без металлических труб и гибких металлических рукавов. Не допускается в одной трубе прокладывать цепи до 42В и выше 42В.

При организации рабочих мест операторов электросеть штепсельных розеток для питания персональных компьютеров, периферийных устройств и в центре помещения прокладывают в каналах или под съемным полом в металлических трубах или гибких металлических рукавах. При этом не допускается применять провод и кабель в изоляции из вулканизированной резины и другие материалы, содержащие серу.

[/spoiler]

Режимы труда и отдыха

При организации труда, связанная с использованием персональных компьютеров, для сохранения здоровья работающих, предотвращения профессиональных заболеваний и поддержания работоспособности следует предусмотреть внутрисменные регламентированные перерывы для отдыха. Внутрисменные режимы труда и отдыха должны предусматривать дополнительные непродолжительные перерывы в периоды, предшествующие появлению объективных и субъективных признаков утомления и снижения работоспособности. За основную работу с персональным компьютером следует считать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочей смены. В течение дня должны предусматриваться:

 

  • перерывы для отдыха и приема пищи (обеденные перерывы)
  • перерывы для отдыха и личных нужд (согласно трудовым нормам)
  • дополнительные перерывы, вводимых для отдельных профессий с учетом особенностей трудовой деятельности.

Продолжительность обеденного перерыва определяется действующим законодательством о труде и Правилами внутреннего трудового распорядка.

 

Устанавливаются такие внутрисменные режимы труда и отдыха при работе с ЭВМ при 8-часовой дневной рабочей смене в зависимости от характера труда:

  • для разработчиков программ следует назначать регламентированные перерывы для отдыха продолжительностью 15 минут через каждый час работы за персональным компьютером
  • для операторов персональных компьютеров следует назначать регламентированные перерывы для отдыха продолжительностью 15 минут через каждые 2:00;
  • для операторов компьютерного набора следует назначать регламентированные перерывы для отдыха продолжительностью 10 минут после каждого часа работы за персональным компьютером.

Во всех случаях, когда производственные обстоятельства не позволяют применить регламентированные перерывы, продолжительность непрерывной работы с персональным компьютером не должна превышать 4:00. При 12-часовой рабочей смене регламентированные перерывы должны устанавливаться в первые 8:00 работы аналогично перерывам при 8-часовой рабочей смене, а в течение последних 4-х часов работы, независимо от характера трудовой деятельности, через каждый час продолжительностью 15 минут.

С целью уменьшения отрицательного влияния монотонности целесообразно применять чередование операций осознанного текста и числовых данных (изменение содержания работы), чередование ввода данных и редактирования текстов. Для снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, улучшения мозгового кровообращения, преодоление неблагоприятных последствий гиподинамии, предотвращения усталости целесообразны некоторые перерывы использовать для выполнения комплекса упражнений. В отдельных случаях — при хронических жалобах работающих на зрительное утомление, несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических требований к режимам труда и отдыха, а также применение средств локальной защиты глаз — допускаются индивидуальный подход к ограничению времени работ с персональным компьютером, изменения характера труда, чередование с другими видами деятельности, не связанными с персональным компьютером. Активный отдых должен состоять в выполнении комплекса гимнастических упражнений, направленных на снятие нервного напряжения, мышечное расслабление, восстановление функций физиологических систем, нарушаются в течение трудового процесса, снятия усталости глаз, улучшения мозгового кровообращения и работоспособности. При условии высокого уровня напряженности работ с персональным компьютером предусмотрена психологическая разгрузка в специально оборудованных помещениях (в комнатах психологической разгрузки) во время регламентированных перерывов или в конце рабочего дня.

Таким образом, нами подробно были рассмотрены требования, которые предъявляет действующее законодательство Украины к охране труда офисных сотрудников. На сегодняшний день мы наблюдаем досадную тенденцию, когда в большинстве офисов такие требования не выполняются, а иногда вообще игнорируются. Это мы можем невооруженным глазом увидеть, в частности, на примере требований к площади офисного помещения. Много существует офисов, в которых на один персональный компьютер приходится не менее шести квадратных метров? Иногда на такой площади располагают по три рабочих места с персональными компьютерами. Иногда помещения офисов располагаются в подвалах и / или вообще не имеют естественного освещения. Часто мы видим рабочие места оборудованы подставками для ног? К сожалению, таких примеров достаточно много.

Однако, недобросовестным работодателям не стоит забывать об ответственности, установленной действующим законодательством Украины за нарушение требований по охране труда. В соответствии со ст. 43 Закона Украины «Об охране труда» за нарушение законодательства об охране труда юридические и физические лица, которые согласно законодательству используют наемный труд, привлекаются органами исполнительной власти по надзору за охраной труда к уплате штрафа в порядке, установленном законом. Уплата штрафа не освобождает юридическое или физическое лицо, которое в соответствии с законодательством использует наемный труд, от устранения выявленных нарушений в определенные сроки. Максимальный размер штрафа не может превышать пяти процентов среднемесячного фонда заработной платы за предыдущий год юридического или физического лица, в соответствии с законодательством использует наемный труд. Согласно ч. 2 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях нарушение требований законодательных и других нормативных актов об охране труда влечет наложение штрафа на работников от четырех до десяти необлагаемых минимумов доходов граждан и на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности и граждан — субъектов предпринимательской деятельности от двадцати до сорока необлагаемых минимумов доходов граждан. Нарушение требований законодательных и других нормативно-правовых актов об охране труда должностным лицом предприятия, учреждения, организации или гражданином — субъектом предпринимательской деятельности, если это нарушение причинило вред здоровью потерпевшего, наказывается штрафом от ста до двухсот необлагаемых минимумов доходов граждан или исправительными работами на срок до двух лет, или ограничением свободы на тот же срок (ст. 271 Уголовного кодекса Украины). То же деяние, если оно повлекло гибель людей или иные тяжкие последствия, наказывается исправительными работами на срок до двух лет или ограничением свободы на срок до пяти лет, или лишением свободы на срок до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до двух лет или без такового.

 

Елена Кравченко

адвокат, партнер

АО «Глобал Адвокат»

Корпорации «Глобал Консалтинг»

Быстрая и безопасная дорога – это не только мосты и асфальт. Сотрудники отдела по охране труда о безопасности на рабочем месте и дороге

Задача Оператора ЗСД – обеспечить не только безопасные условия проезда для автомобилистов, но и безопасность на рабочих местах для сотрудников, занятых в процессе эксплуатации дороги. О работе отдела по охране труда расскажет Андрей Божаткин.


Андрей Божаткин — Начальник отдела охраны труда

В чем заключается функционал отдела по охране труда?

Основная задача отдела по охране труда – это организационная работа по обеспечению выполнения работниками Общества требований безопасности. Если созданная система по управлению охраной труда функционирует успешно, то достигается главная цель – предупреждение травматизма, профессиональных заболеваний, аварий, пожаров. В отделе по охране труда работают специалисты, которые отвечают за различные направления в сфере безопасности, к которым относятся: охрана труда, пожарная безопасность, промышленная безопасность, безопасность дорожного движения. Роль специалиста отдела заключается в реализации в Обществе требований государственных и локальных нормативных актов по вопросам безопасности, необходимо организовать работу так, чтобы каждый сотрудник понимал, как работать безопасно, за что он несет личную ответственность, а специалист при этом должен осуществлять контроль за соблюдением требований безопасности. Таким образом, ведется профилактика в Обществе возможных нежелательных событий: аварии, пожары, травматизм.

Мы ежедневно приходим в привычный для нас офис, но как понять, безопасны ли наши рабочие места? По каким признакам можно выявить нарушения безопасности на рабочем месте?

Общие требования к организации рабочего места офисного работника регулируются санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами, нюансов очень много. Можно выделить основные: площадь рабочего места, пространственно-эргономические требования к рабочему столу, креслу, расстояние видеомонитора между рабочим местом и самим работником, расположение клавиатуры. Помимо этого, на безопасность влияют показатели физических факторов, такие как: микроклимат, освещение, уровень электромагнитного поля, уровень шума, содержание аэроионов в воздухе.

Как Вы следите за условиями труда сотрудников? Почему это важно делать?

В Обществе организована постоянно действующая комиссия, которая на плановой основе ведет мониторинг условий труда и уровня безопасности в структурных подразделениях. Постоянная работа комиссии позволяет анализировать предпринимаемые в Обществе меры по обеспечению безопасности, выявлять слабые места и планировать работу по устранению недостатков. Кроме того, в компании внедрен риск-ориентированный подход, в результате которого структурные подразделения по разработанной методике самостоятельно выявляют опасности и риски на рабочих местах, внедряют меры по исключению рисков или поддержанию их на приемлемом уровне. Есть обязательные процедуры, такие как специальная оценка условий труда и производственный инструментальный контроль, при проведении которых специализированные организации путем проведения измерений и опроса работников идентифицируют вредные и опасные факторы производственной среды и трудового процесса, по результатам которых разрабатываются мероприятия.

Почему важен медицинский осмотр для сотрудников компании?

Медицинские осмотры нужны для профилактики ситуаций, в которых может пострадать здоровье человека: как самого работника, так и людей, с которыми он по долгу службы будет контактировать. Важно понять, представляет ли опасность выполняемая работа для здоровья сотрудника, имеются ли изменения в здоровье, которые в будущем могли бы привести к профессиональному заболеванию.

У сотрудника не должно быть противопоказаний к выполнению той или иной работы. Мы должны обеспечить контроль состояния его здоровья в процессе трудовой деятельности в Обществе, исключив возможность появления нежелательных последствий.

Как Вы следите за безопасностью сотрудников, которые заняты непосредственно на дороге?

У сотрудников эксплуатационных служб риск производственной травмы гораздо выше, нежели у офисных работников. Системный подход к организации работы на объектах Западного скоростного диаметра является залогом безопасности коллег, для которых на регулярной основе проводятся инструктажи, обучение безопасным приемам и методам труда со стажировкой на рабочем месте. Мы также проводим учения по эвакуации персонала из помещений, учения по тушению возгораний. 

Как изменились условия безопасности на рабочих местах в связи с пандемией коронавируса?

С подобными изменениями компания, конечно, еще не сталкивалась. Появился фактор, который может привести к заражению коллектива, оказать в некоторых случаях необратимое влияние на здоровье человека и снизить эффективность работы компании в целом. В связи с этим были приняты кардинальные меры по закупке и обеспечению всех контактных групп работников необходимыми средствами индивидуальной защиты и антисептиками, был введен температурный контроль работников, многие рабочие места были оборудованы защитными экранами. Регулярно проводится обработка рабочих мест хлорактивными растворами, производится закупка и размещение бактерицидных излучателей в помещениях с массовым пребываниям сотрудников. Кроме этого, проводится информирование персонала о мерах безопасности, в т.ч. о необходимости соблюдения санитарной дистанции.

Есть ли какие-то аспекты, вызывающие особые трудности в работе? Что является самым интересным в рабочем процессе?

В нашей сфере существует огромный пласт регулирующих нормативных актов. Сотрудник, который никогда не работал в области безопасности, должен многому научиться на практике, поэтому одного лишь образования точно будет недостаточно. Мне понадобилось несколько лет, чтобы начать разбираться в области охраны труда, а в последнее время к моей работе прибавились другие направления безопасности, с которыми раньше приходилось сталкиваться в работе косвенно. Так что, думаю, один из наиболее мотивирующих аспектов моей работы – это постоянное развитие. Кроме того, радостно наблюдать, когда коллеги серьезно относятся к вопросам безопасности, организуют свою работу и работу подконтрольных подразделений в соответствии с правилами и стандартами Общества.

Для меня ЗСД – это повод для гордости, мы работаем на объекте, который смело можно отнести к новым достопримечательностям города. Бывало, ко мне приезжали гости из других регионов, и в первую очередь я показывал им не в центр города, а именно ЗСД. Приятно осознавать свою причастность к проекту и дороге, с которой открываются такие необыкновенные виды на Санкт-Петербург.

ЗСД – транспортный объект повышенной опасности. В случае возникновения любой нештатной ситуации, действия сотрудников, занятых в эксплуатации магистрали, должны быть выверенными и слаженными для оперативного устранения инцидента и наступивших последствий. Именно для этого при участии сотрудников отдела по охране труда на ЗСД регулярно проводятся учения. 

Специалист по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Роман Старовский об учениях на ЗСД:

Самое масштабное учение на ЗСД проводилось на двухъярусном мосту Центрального участка, где был разыгран сюжет настоящего фильма-катастрофы, а масштаб развернувшихся событий не уступал голливудским блокбастерам.

По легенде учений, на верхнем ярусе произошло ДТП. Микроавтобус, перевозивший пассажиров, столкнулся с бензовозом. Пробив барьерное ограждение, автобус упал в акваторию реки Екатерингофки, а цистерна потеряла управление и опрокинулась на бок, в результате чего, находившиеся в ней несколько тонн дизельного топлива вытекли на асфальт, что привело к возгоранию. Внутри кабины большегруза оказались заблокированы водитель и два оператора. Горящее топливо вытекло на нижний ярус моста, спровоцировав столкновение трех легковых автомобилей, один из которых загорелся. Водителю удалось самостоятельно покинуть салон транспортного средства, однако потеряв сознание, он остался в опасной зоне интенсивного движения транспорта. В двух других автомобилях оказались заблокированными три человека.  



Прибывшим к месту условной катастрофы пожарно-спасательным подразделениям предстояло провести спасательные операции сразу на трех уровнях: верхнем и нижнем ярусах моста, а также в акватории реки Екатерингофки. Для проведения поисково-спасательной операции на воде непосредственно с эстакады ЗСД было произведено десантирование водолазов специализированной пожарно-спасательной части при помощи альпинистского снаряжения. В этой же операции были задействованы спасательные катера и вертолет Ка-32, с борта которого также десантировались спасатели.



         

Для сбора разлившихся нефтепродуктов привлекались специалисты ГУП «ПИЛАРН». Эвакуацию условных пострадавших в лечебные учреждения осуществляли три вертолета. Кроме того, в учениях были задействованы беспилотные летательные аппараты, которые провели мониторинг обстановки в районе условной ЧС и осуществляли поиск пострадавших. 

В этих масштабных учениях от территориальной подсистемы РСЧС было задействовано белее тридцати единиц различной техники, в том числе три вертолета, семь катеров, пожарно-спасательный корабль и более ста пятидесяти человек личного состава. 

За ходом условной спецоперации и действиями всех привлеченных к учениям экстренных служб наблюдали Генеральный директор МСС Бнатов А.Н., а также руководство Главного управления МЧС России по г. Санкт-Петербургу и различных Комитетов.

В ходе проведения учений и тренировок чаще всего имитируются чрезвычайные ситуации, непосредственно связанные с деятельностью сотрудников Организации по обслуживанию объектов ЗСД, особое внимание уделяется практическим противопожарным тренировкам. Именно практическая часть показывает, насколько хорошо подготовлены работники к экстренным ситуациям, смогут ли они правильно действовать в условиях чрезвычайного происшествия.

Во время тренировок работники учатся моментально оценивать ситуацию и оперативно находить правильные решения в пожароопасных условиях, проводить эвакуацию сотрудников слаженно и быстро, тушить возгорания, применяя при этом первичные средства пожаротушения. Что важно, эвакуация сотрудников при имитированном пожаре должна занимать не более 4 минут, поскольку в реальности, спустя это время локальные возгорания переходят в объемный пожар, при котором выделяются вредные и опасные для жизни вещества, повышается температура воздуха до экстремальных показателей, снижается концентрация кислорода в воздухе.


Роман Старовский проводит инструктаж для сотрудников.

Как подобные учения помогают безопасной эксплуатации ЗСД?

Регулярное проведение подобных учений может существенно сократить расходы организации, т.к. затраты на проведение мероприятий в области пожарной безопасности существенно ниже затрат, связанных с расследованием причин возникновения пожара и последующих ремонтно-восстановительных работ.

Возникали ситуации, во время которых сотрудникам были полезны знания, полученные в ходе учений?

За последнее время после проведения тренировок по ликвидации условного пожара в автомобиле на пункте взимания и на автомагистрали при участии сотрудников оперативного отдела и сотрудников привлеченного охранного предприятия было потушено возгорание в 20 транспортных средствах еще до прибытия сотрудников МЧС. Это, в свою очередь, позволило минимизировать возможные последствия для пользователей ЗСД и минимизировать ущерб.

Организация рабочего места в офисе: основные принципы

Рабочее место в офисе: Pixabay

На работе человек проводит треть жизни. Уже это достаточная причина, чтобы организация рабочего места в офисе была рациональной, способствовала высокой работоспособности. Рассмотрим общие принципы и практические советы, как правильно организовать рабочее место офисного работника.

Организация рабочего места в офисе: зачем это нужно

Что такое рабочее место? Для любого сотрудника — это пространство, в границах которого он выполняет основные трудовые обязанности.

Для менеджеров, программистов, дизайнеров или служащих — это офис. Рабочее место здесь должно быть соответственно меблировано и обеспечено необходимым техническим оборудованием и канцелярскими принадлежностями.

Значение условий труда для результативности

Работоспособность сотрудников зависит во многом от того, в каких условиях они работают. Они должны быть безопасными для здоровья, предупреждать усталость и вероятность совершения ошибок, в идеале — создавать позитивный психологический настрой.

Читайте также

Как изготавливают одежду для космонавтов, рассказала эксперт

Оптимальная организация рабочего пространства невозможна без соблюдения таких базовых требований, как:

  1. Санитарно-гигиенические. Они предусматривают определенную влажность, температуру в рабочем помещении. Для работы температура в помещении не должна превышать 18–22 °С. Работоспособности способствует свежий воздух, приток которого обеспечивает вентиляция и проветривание.
  2. Правильное освещение. Должно быть предусмотрено как общее освещение, так и на каждом рабочем месте.
  3. Психофизиологические. При монотонном труде в офисе работники не должны испытывать физический и эстетический дискомфорт. Это достигается соблюдением чистоты и порядка, правильным цветовым оформлением интерьера, озеленением помещений. Коричневая мебель, например, способствует концентрации внимания, активизирует работоспособность.
  4. Оптимальная вместительность. Размер рабочих помещений должен соответствовать тому количеству людей, которые в нем работают. Теснота блокирует мыслительную деятельность, а возникающая в тесноте захламленность мешает восприятию новой информации, профессиональному совершенствованию.

Читайте также

Тайм-менеджмент: как управлять своим временем

Хорошие условия упрощают выполнение обязанностей работниками, делают их более эффективными. В конечном итоге условия повышают работоспособность людей, производительность труда всего коллектива.

Организация рабочих мест в офисе: Pixabay

Общие принципы организации офисного рабочего места

Организация рабочего места возлагается на каждого работника, здесь нет стандартов. Но эргономикой предусматриваются общие рекомендации:

  • Рабочее место должно быть разделено непосредственно на рабочую зону, где выполняются трудовые функции, и вспомогательную, где хранится все необходимое для работы.
  • Рабочее пространство должно находиться в пределах досягаемости рук в горизонтальном и вертикальном направлении. Тогда не придется каждый раз вскакивать, чтобы взять что-то необходимое.
  • Все предметы в рабочей зоне (на столе, на полках, в ящиках), которыми регулярно пользуются, должны содержаться в продуманном порядке. Чтобы взять их, должно потребоваться минимум движений и усилий. Захламленность мешает ритмичности работы.
  • В офисе зонирование пространства может предусматривать отдельные места для работы за компьютером и с бумажными документами.
  • Особого внимания требует содержание проводов и удлинителей для офисной техники. Они не должны создавать опасности для людей, то есть не мешать передвигаться и не путаться. Их следует содержать в контейнерах или перевязывать, размещать в недоступных местах.

Читайте также

Характеристика с места работы: как составить в 2021 году

Соблюдение в целом принципов организации рабочих мест в офисе поможет создать благоприятную трудовую, творческую атмосферу.

Организация рабочего места в офисе: правила

Рабочее место в офисе для каждого работника должно отвечать тем функциям, которые на него возложены:

  • общение с посетителями и с заказчиками;
  • работа на компьютере;
  • коммуникация с сотрудниками.

Это влияет на выбор мебели, ее размещение, на наличие определенной техники и т. д. Однако выработаны общие рекомендации, которые пригодятся при устройстве любого офисного места.

Рабочее место в офисе: Pixabay

Как обустроить рабочий стол

Офис — визитная карточка любой организации и зеркало каждого работника. Поэтому главное требование — порядок и в помещении, и на каждом рабочем столе. Как это достигается?

Читайте также

Как дольщику правильно принять квартиру от застройщика

За столом служащие проводят большую часть рабочего времени, поэтому он должен быть удобным. Идеально, если стол регулируется под рост работника. Размер его должен быть таким, чтобы умещалось все необходимое для работы и оставалось небольшое свободное место.

Офисная работа чаще всего выполняется с помощью компьютеров. Поэтому оптимальным будет такое расположение предметов на столе:

  • Место по центру отводится компьютеру.
  • Справа от него располагают предметы, которые чаще всего нужны в работе: лотки для документов, канцелярские принадлежности.
  • Слева положите телефон, диктофон, если они часто требуются в работе. Если нет, то отправьте их в ящик стола.
  • Слева же от монитора расположите личные вещи, фото, но этих предметов не должно быть больше трех.
  • Слева в ящиках стола храните ежедневники, органайзеры, блокноты, справочники и другие источники информации.

Читайте также

Как правильно бегать по утрам: советы

Соблюдайте правило: на рабочем столе не должно быть ничего лишнего. Любой предмет отвлекает, поэтому в зоне видимости оставляйте только необходимое, все остальное располагайте сбоку, сзади, в ящиках и т. д.

Если работой предусмотрено одновременное пользование компьютером и документами, стол должен быть побольше, чтобы рядом было свободное место.

Особое внимание для удобной работы за столом уделите лоткам или папкам для документов (достаточно двух органайзеров для входящих и исходящих бумаг). Разбирайте документы по мере поступления, оставляйте на столе только актуальные. Ненужные бумаги отправляйте в корзину под столом. Делайте это регулярно.

Другие предметы на рабочем месте

Для нормальной работы в офисе также требуются:

Читайте также

Что такое «умный дом» и зачем он нужен?

  • Стулья. Эти современные предметы мебели должны иметь регулируемую спинку, удобные подлокотники, возможность корректировки высоты. Они чаще всего на колесиках, что позволяет удобно садиться и вставать, передвигаться рядом со столом.
  • Специальная подставка под ноги, если трудно отрегулировать по росту стол и стул. Это уменьшит нагрузку на спину.
  • Шкафы или полки для длительного хранения папок с документами.
Офисная мебель: Pixabay

Комнатные растения на рабочем месте помогают расслабиться, снять напряжение от монотонной работы:

  1. Это может быть крупный цветок, который отделит рабочее пространство от слишком большого окна рядом со столом.
  2. Расположите яркий цветок на краю стола, если хотите отгородить свое пространство от офиса.

Наряду с этими традиционными правилами среди офисных служащих стали популярны рекомендации фэншуй. Ими пользуются как для оптимального расположения предметов в офисе, так и для оформления рабочего места.

Читайте также

Дизайн гостиной: фото интерьеров, идеи

Рассмотренные правила и рекомендации помогут рационально организовать рабочее место, где проходит большая часть дня. Помните, что беспорядок деморализует и снижает мотивацию к труду. Организация рабочих мест — то, с чего начинается успешная работа и карьера.

Оригинал статьи: https://www.nur.kz/family/self-realization/228246-organizacziya-rabochego-mesta-v-ofise/

Изменение места и способа работы

Вкратце об идее

Может ли ваша организация извлечь выгоду из альтернативного рабочего места — когда сотрудники работают вне офиса, в основном из дома?

AT&T, IBM и даже армия США экономят кучу затрат на недвижимость и инфраструктуру, заставляя рабочих работать из дома — даже с учетом дополнительных затрат на предоставление этим сотрудникам компьютеров, программного обеспечения, технической поддержки и т. Д. Повышение производительности — еще одно. Неоспоримое преимущество: при исследовании одного хорошо управляемого офиса разговоры и другие офисные нормы отвлекали людей от работы в среднем на 70 минут в течение восьмичасового рабочего дня.Не менее важны менее ощутимые результаты, такие как повышение удовлетворенности сотрудников, что приводит к улучшению отношения к обслуживанию клиентов. Однако альтернативное рабочее место подходит не для каждой компании и не для каждой работы. Как и многие другие тенденции в управлении бизнесом, эта требует внимательного применения.

Идея на практике

Значительная экономия средств за счет альтернативных рабочих мест заставляет некоторых лиц, принимающих деловые решения, думать, что эти договоренности — волна будущего.Другие придерживаются мнения, что офис компании по-прежнему остается самым продуктивным местом для работы — охладитель воды и все такое. Некоторые менеджеры утверждают, что альтернативные рабочие места мешают сплоченности сотрудников, в то время как другие говорят, что «просто дайте им ноутбук и мобильный телефон, и все будет в порядке».

Как разобраться в мифах и заблуждениях, чтобы определить, подходит ли альтернативное рабочее место для вашей организации? Задайте себе эти семь вопросов:

1. Стремитесь ли вы к новым способам работы? Например, вознаграждение за результаты, полученные на альтернативном рабочем месте, а не за усилия, предпринятые в офисе?

2.Ваша организация промышленная или информационная? Если ваша структура и системы предназначены для личного взаимодействия, потенциал альтернативных рабочих мест может быть ограничен.

3. Есть ли у вас открытая культура и инициативные менеджеры? Усилия не увенчаются успехом, если менеджеры не будут полны энтузиазма, хорошо осведомлены и готовы оставить традиции.

4. Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем? Какую функцию выполняет работа? Как выполняется работа? Обдумывание этих вопросов поможет определить рабочие места, которые можно заполнить на альтернативных рабочих местах.

5. Готовы ли вы к «давлению»? Некоторым менеджерам становится не по себе, когда их непосредственные подчиненные больше не находятся в непосредственной близости от них.

6. Сможете ли вы преодолеть внешние преграды? Вы определили, например, есть ли у большинства сотрудников дома место для создания рабочего места?

7. Готовы ли вы инвестировать в инструменты и обучение, необходимые для успеха альтернативного рабочего места?

Если ваши ответы благоприятствуют альтернативному рабочему месту, запустите простой пилотный проект, а затем постепенно привлекайте больше людей, адаптируя программу с учетом отзывов сотрудников по мере продвижения.Начните с продаж, разработки проектов и других сфер, в которых сотрудники в основном работают самостоятельно. Разделите пилотную группу на офисные, командированные и независимые, а затем продумайте логистику того, как они будут работать друг с другом после того, как некоторые из них начнут работать дома. Тщательно продумайте, что вы будете делать, чтобы удаленные сотрудники по-прежнему чувствовали себя «в курсе».

Наконец, проследите за тем, чтобы менеджеры получали указания по мониторингу удаленных сотрудников, чтобы сотрудники знали, каких результатов они ожидают, и чтобы другие заинтересованные стороны, такие как клиенты, были полностью информированы.

20 сентября 1994 года около 32 000 сотрудников AT&T остались дома. Они не болели и не бастовали. Они работали на дому. Сотрудники, от генерального директора до телефонных операторов, были частью эксперимента, в котором участвовали 100 000 человек. Это цель? Изучить, как далеко может зайти крупная организация в преобразовании рабочего места, передав работу работнику, а не работнику работать.

Сегодня AT&T — лишь одна из многих организаций, первопроходцев в создании альтернативного рабочего места (AW) — сочетания нетрадиционных методов работы, условий и местоположения, которое начинает дополнять традиционные офисы.Это не прихоть. Хотя оценки сильно различаются, от 30 до 40 миллионов человек в США в настоящее время работают на дому или работают на дому.

Что побуждает менеджеров изучать, как люди проводят время в офисе и где еще они могли бы работать? Самая очевидная причина — снижение затрат. С 1991 года AT&T высвободила около 550 миллионов долларов в денежном потоке, что на 30% больше, за счет исключения офисов, в которых люди не нуждаются, консолидации других и сокращения связанных накладных расходов.Благодаря программе AW под названием Mobility Initiative IBM ежегодно экономит более 100 миллионов долларов только на своем подразделении продаж и распространения в Северной Америке.

Еще одна причина — это возможность увеличения производительности. Сотрудники на альтернативном рабочем месте, как правило, уделяют меньше времени и энергии обычным офисным рутинам и больше — клиентам. В IBM опрос сотрудников Mobility Initiative показал, что 87% считают, что их личная продуктивность и эффективность на работе значительно выросли.

Альтернативное рабочее место также может дать компаниям преимущество в борьбе за талантливых и высокомотивированных сотрудников и за их удержание. Президент American Express и главный операционный директор Кеннет И. Шено говорит, что инициативы AmEx в области AW помогают компании удерживать опытных сотрудников, которые считают гибкость работы на дому особенно привлекательной.

Наконец, программы AW начинают предлагать возможности для использования государственных стимулов и избежания дорогостоящих санкций. Многие общины смягчают правила зонирования, чтобы позволить большему количеству жителей открывать домашние офисы.Кроме того, компании соблюдают требования Закона о чистом воздухе и избегают крупных штрафов с помощью региональных стратегий на рабочих местах с обширными компонентами AW. Наконец, налоговые кодексы могут измениться, чтобы позволить большему количеству сотрудников вычитать расходы на домашний офис.

Потенциальные выгоды очевидны. Но в то же время программы AW не для всех. Действительно, такие программы может быть трудно принять даже для тех организаций, которые больше всего им подходят. Трудно преодолеть укоренившееся поведение и практические препятствия.И проблемы управления как культурными изменениями, так и улучшениями системы, необходимыми для инициативы AW, являются существенными.

Как старшие менеджеры должны думать о программах AW? Каковы критерии определения того, подходит ли альтернативное рабочее место для данной организации? Каковы наиболее распространенные ошибки при реализации? Уроки, извлеченные менеджерами, которые успешно запустили такие программы, и теми, кто пытается это сделать, показывают, что лучше всего начинать с четкого понимания множества форм, которые может принимать альтернативное рабочее место.

Спектр возможностей

Различные компании используют разные вариации темы AW, чтобы адаптировать новые рабочие схемы к своим потребностям. Для одной компании, например, создание альтернативного рабочего места может означать, что некоторые сотрудники просто работают в разные смены или в разные графики поездок, совместно используя столы и офисные помещения. AT&T определила, что для некоторых групп сотрудников до шести человек могут использовать один и тот же стол и оборудование, ранее назначенное одному. В настоящее время в компании работают 14 000 сотрудников, работающих совместно с другими пользователями.

Другой вариант — замена традиционных частных офисов пространством открытой планировки. В таких условиях компания обычно предоставляет комнаты для команд и рабочие места на открытых площадках. Возможности произвольного адреса являются разновидностью этого формата. Джилл М. Джеймс, директор инициативы AT&T Creative Workplace Solutions, описывает их: «Вы работаете в одном учреждении, но вы можете перемещаться и выбирать различные рабочие параметры в течение дня. Вам не нужно входить в систему или ставить бирку с именем на определенное рабочее место.И каждый сможет найти вас, потому что ваш телефон, пейджер и компьютер идут с вами ».

Некоторые компании приняли концепцию «гостиничного бизнеса». Как и в других вариантах общего офиса, «гостиничные» рабочие места меблированы, оборудованы и поддерживаются стандартными офисными услугами. У сотрудников могут быть передвижные ящики, картотеки или шкафчики для личного хранения; а компьютерная система при необходимости направляет телефонные звонки и электронную почту. Но «гостиничные» рабочие места резервируются по часам, дням или неделям, а не закрепляются за ними постоянно.Кроме того, «консьерж» может предоставить сотрудникам командировочную и материально-техническую поддержку. В наиболее продвинутом варианте рабочее пространство «отеля» оснащено личными фотографиями и памятными вещами людей, которые хранятся в электронном виде, извлекаются и «помещаются» на рабочие столы пассажиров непосредственно перед их прибытием, а затем удаляются, как только они уходят.

Дополнительные офисы — еще одна форма альтернативного рабочего места. Такие офисы разбивают большие централизованные помещения на сеть небольших рабочих мест, которые могут располагаться близко к клиентам или к домам сотрудников.Спутники могут сэкономить компании до 50% затрат на недвижимость, диверсифицировать риск чрезмерной концентрации в одном месте и расширить круг потенциальных сотрудников. Некоторые из них представляют собой ракушки — скудно обставлены и оснащены только базовой техникой; другие полностью оборудованы и обслуживаются. Спутники обычно располагаются в относительно недорогих городах и пригородах. Чаще всего у них более простая и менее дорогая мебель и оборудование, чем у их коллег в центре города.

Работа на дому — одна из наиболее распространенных форм альтернативного рабочего места.Дистанционная работа, то есть выполнение работы в электронном виде везде, где пожелает работник, обычно дополняет традиционное рабочее место, а не заменяет его. Однако в IBM надомные работники составляют целое бизнес-подразделение. А в PeopleSoft удаленная работа является доминирующим стилем работы всей компании.

Генерал Деннис Реймер, начальник штаба армии США, предлагает убедительную информацию о том, что руководитель может делать из удаленного места. Реймер путешествует с ноутбуком и регулярно общается по электронной почте с 350 генералами и 150 командирами гарнизонов по всему миру.Используя веб-сеть под названием America’s Army On-line, которая также включает чат-комнату в интранете, аналогичную тем, которые предлагаются через коммерческих провайдеров, Реймер может поднимать вопросы со своими офицерами и получать советы по ключевым решениям, часто в течение нескольких часов. «Сеть позволяет мне работать продуктивно и следить за происходящим, нахожусь ли я в Вашингтоне или за границей», — говорит Реймер. «Это не только экономит командировочные расходы, но и позволяет работать в команде, несмотря на организационные и географические границы по всему миру.Постепенно это меняет культуру от той, в которой «моя информация — сила», к культуре, в которой «обмен — сила» ».

Генерал армии США Реймер оперативно получает онлайн-консультации от офицеров со всего мира.

Домашние офисы дополняют спектр вариантов AW. Компании широко различаются в подходах к домашнему офису. Некоторые просто позволяют определенным сотрудникам работать дома по своему усмотрению и за свой счет. Другие — такие как AT&T, IBM и Lucent Technologies — предоставляют ноутбуки, выделенные телефонные линии, поддержку программного обеспечения, факс-принтеры, линии помощи и полное техническое резервное копирование в ближайшем корпоративном центре.Одна крупная компания пошла еще дальше, предоставив сотрудникам, которые работают дома, надбавку в размере 1000 долларов на мебель и оборудование, которые будут использоваться по их усмотрению.

Большинство организаций считают, что сочетание вариантов AW лучше, чем универсальный подход. Действительно, сама концепция альтернативного рабочего места означает адаптацию программы к конкретным потребностям организации. Стратегия AT&T Creative Workplace Solutions, например, объединяет три варианта: общие офисы, удаленная работа и виртуальные офисы.Эти варианты могут удовлетворить почти все офисные функции AT&T.

Подходит ли альтернативное рабочее место для вашей организации?

Первый шаг к определению, могут ли какие-либо из описанных мною вариантов AW работать для вашей организации, — это ответить на несколько основных вопросов.

Вы привержены новым способам работы?

Например, готовы ли вы при необходимости пересмотреть показатели эффективности, чтобы привести их в соответствие с новыми способами работы сотрудников? Готовы ли вы столкнуться с культурным штопором, когда ваши сотрудники узнают новые способы связи друг с другом на расстоянии? Готовы ли вы изучить свою политику поощрений и вознаграждений в свете различных способов выполнения работы? Посмотрите, что Кевин Рирей, менеджер по маркетингу IBM, сказал об измерении производительности и вознаграждении в своем подразделении после внедрения Mobility Initiative: «Мы всегда вознаграждали за результаты, но когда вы находитесь в традиционной офисной среде и видите усилия которые люди вкладывают в работу, очень трудно не вознаградить их хотя бы частично за эти усилия.Мы больше этого не делаем. Мы гораздо больше ориентируемся на результат, чем на усилия. Но это трудный переход ».

Ваша организация скорее информационная, чем производственная?

Это различие относится к философии и стилю управления, а не к экономическому сектору или клиентской базе. Industrial в этом контексте означает, что структура, системы и процессы управления организации предназначены для интенсивного личного взаимодействия и что сотрудники остаются привязанными к определенным рабочим местам.В такой среде потенциал для договоренностей AW ограничен.

Информационные организации, напротив, работают в основном с помощью голосовой связи и передачи данных, когда дело касается как их сотрудников, так и их клиентов. Информационный, , как здесь используется, не обязательно означает высокие технологии. Но это действительно означает, что менеджеры и сотрудники движутся вверх по кривой к грамотности информационного века, которая характеризуется гибкостью, неформальностью, способностью меняться при необходимости, уважением к личному времени и приоритетам и приверженностью использованию технологий для повышения производительности. .

До недавнего времени AT&T и IBM были среди многих компаний, которые заказчики и аналитики воспринимали как промышленные; то есть их считали связанными традициями, формальными, бюрократическими и медленно меняющимися. Как сказал бывший председатель AT&T Роберт Аллен во время празднования Дня телекоммуникационной компании в 1994 году: «Работа там, где есть телефон, и логично, что мы должны работать как телефонная организация. Однако когда началась наша инициатива, AT&T выглядела как устаревшая компания с фиксированными графиками, дорогими площадями и жесткой иерархией.«Когда две компании запустили свои программы AW почти десять лет назад, руководители высшего звена уже начали репозиционировать свои организации как информационные.

У вас открытая культура и инициативные менеджеры?

Динамичная, неиерархическая, технологически продвинутая организация с большей вероятностью, чем высокоструктурированная, управляемая командами, успешно реализует программу AW. Вот почему так много новых и небольших компаний, особенно тех, которые активно занимаются информационным бизнесом или электронной коммерцией, используют методы AW с большим успехом и с небольшими трудностями при переходе.Тем не менее, как мы видели, даже организации, придерживающиеся традиций, могут использовать такие методы для устранения постоянных затрат и повышения производительности. Главное — готовы ли менеджеры всех уровней к изменениям.

Ричард Карл Гельц, вице-председатель и финансовый директор American Express, комментирует: «Важно иметь многофункциональную команду старших менеджеров, продвигающую и поддерживающую инициативу виртуального офиса с самого начала. В нашей работе было задействовано три отдела: HR, технологии и недвижимость.Люди в команде должны проявлять энтузиазм и не быть излишне скованными традиционными подходами. И они должны быть осведомлены обо всех ключевых вопросах — от способов переопределения корпоративной политики для решения различных типов проблем и возможностей до различных вариантов предоставления мебели или пособий для сотрудников. Тем не менее, я скептически отношусь к тому, будет ли работать фиатное управление очень хорошо. Лучше иметь возможность сказать: «Вот возможность, чтобы вы могли выполнять свою работу лучше, эффективнее и экономичнее.Вам не обязательно его использовать, но он здесь ». То, что я видел в других местах — и мы начинаем видеть это в наших собственных инициативах — это то, что как только довольно крупный отдел делает первый шаг, другие быстро следовать.»

Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем?

Программы

AW предполагают, что определенные задания либо не зависят от конкретных местоположений и типов объектов, либо зависят от них только часть времени. Чтобы проанализировать, может ли программа AW работать в вашей компании, вы должны подробно понимать параметры каждой вакансии, которую вы рассматриваете для программы.Какую функцию выполняет работа? Работа выполняется по телефону? Лично? Через компьютер? Все вышеперечисленное? Сколько времени сотруднику необходимо проводить в прямом контакте с другими сотрудниками, клиентами и деловыми контактами? Критично ли расположение офиса для производительности? Имеет ли значение, будет ли работа с 9 до 5? Важно ли, чтобы другие могли немедленно связаться с сотрудником?

Менеджеров, считающих, что альтернативное рабочее место подходит только торговцам, может быть сюрприз.

Если критическая масса корпоративных функций не может работать в среде AW, потенциальные выгоды могут быть слишком незначительными по сравнению с требуемыми инвестициями и усилиями. Но менеджеры, которые интуитивно предполагают, что инициатива AW ограничивается только дорожными бойцами из отдела продаж, могут быть удивлены; часто для другого способа работы подходит больше рабочих мест, чем кажется возможным на первый взгляд. Руководители Dun and Bradstreet, например, первоначально думали, что только 5% их глобальной рабочей силы могут быть вовлечены в программу AW, но узнали, что две пятых функций компании, включая половину их сотрудников, могут адаптироваться с незначительными изменениями в работе. практики.

Готовы ли вы к некоторому «сопротивлению»?

Как отмечает Лоррейн Фентон, вице-президент по информационным технологиям IBM в Северной Америке, большинство «двадцатилетних», попавших на рынок труда, никогда не имели личного кабинета, поэтому начало своей трудовой жизни без него — не травматическое изменение. Но для многих сотрудников переход от обычных рабочих мест к альтернативным не так прост. Сотрудникам, которые привыкли к структурированной офисной среде, может быть трудно приспособиться к в основном самостоятельному графику, а тем, кто привык работать в пределах слышимости многих коллег, может быть одиноко в удаленной обстановке.Более того, менеджеры среднего звена, которые теряют визуальную и словесную близость к своим подчиненным, должны изменить свое отношение к этим сотрудникам. Фактически, менеджеры среднего звена обычно оказывают сильнейшее сопротивление альтернативному рабочему месту, в значительной степени потому, что им кажется, что сами основы их ролей вырываются из-под них.

Можете ли вы преодолеть внешние препятствия на пути к программе AW?

Даже если работа подходит для формата AW и менеджеры и сотрудники в равной степени поддаются изменениям, могут существовать физические и логистические препятствия.Если в домах сотрудников не хватает места — например, если многие сотрудники живут в небольших квартирах, — то инициатива AW, призывающая людей работать дома, может оказаться невыполнимой. Это ключевое соображение в городах США и в большинстве зарубежных стран. В Японии, например, в домах большинства сотрудников просто нет «подменных» помещений, которые можно было бы использовать в качестве офисных помещений; Чтобы реализовать там инициативу домашнего офиса, сотрудникам пришлось бы пожертвовать жилым пространством. Проведение фокус-групп для сотрудников на этапах исследования и планирования инициативы AW может эффективно выявить такие проблемы.

Будете ли вы инвестировать в инструменты, обучение и методы, которые заставят инициативы AW работать?

Чтобы повысить шансы на успех программы AW, все участники должны быть вооружены полным набором инструментов; соответствующее обучение; и соответствующая гибкая административная поддержка. Стремитесь ли вы, например, предоставлять стандартизированное компьютерное программное обеспечение для людей, работающих в любом месте? Доступная квалифицированная техническая помощь? Есть ли у вас финансовые ресурсы для выполнения вышеуказанного?

Слишком много программ AW осуществляется при частичной поддержке со стороны организации.Неизбежно следуют замешательство и разочарование, не говоря уже о падении производительности. Эти программы имеют лишь незначительный успех и в конечном итоге могут потерпеть неудачу. Когда сотрудник дома не может общаться с другими сотрудниками или клиентами, получить доступ к нужной информации или легко связаться со службой поддержки для решения технологической проблемы, инициатива обречена на провал. Как выразился Джеймс из AT&T: «Технология должна работать с самого начала. Когда вы просите людей отказаться от своего пространства и всего, что с ним связано, вы обязаны им убедиться в безупречности систем.Поскольку сотрудники мобильны, инструменты, которые они используют, — их спасение. Они не могут выжить без них ».

Если вы ответили «да» на предыдущие вопросы, вы могли бы серьезно подумать о программе AW. Следующий шаг — углубиться в экономику инициатив AW.

Материальная и нематериальная экономика

Как я предположил ранее, основная цель программ AW — снизить текущие расходы и избежать будущих. Для устоявшихся организаций, которым не хватает денег, экономия от отказа от пространства и лучшего использования того, что осталось, может затмить необходимые инвестиции в оборудование и обучение.Для молодых организаций программа AW может дать менеджерам жизнеспособную альтернативу дорогостоящим долгосрочным обязательствам по аренде.

Но для типичного предприятия экономика альтернативного рабочего места более сложна, и решение о внедрении программы AW в такой же или большей степени зависит от нематериальных активов, как и от простых финансовых показателей. Джером Т. Роат, менеджер IBM по расходам на инфраструктуру, говорит: «Очевидная экономия от снижения затрат на недвижимость может скрывать качественные улучшения в удовлетворенности сотрудников и обслуживании клиентов, которые менее измеримы, но не менее важны и, в конце концов, могут оправдать [AW ] программа.”

С другой стороны, Гельтц из AmEx комментирует, как бизнес может относиться к местоположениям спутников: «Вместо 2 000 человек, сосредоточенных в одном месте, можно рассмотреть 100 сайтов по 20 человек в каждом по всей стране. Это может значительно сократить расходы на недвижимость. Но нужно будет решить и другие важные вопросы. Например, предоставит ли компания кафетерий и оздоровительный клуб или вместо этого предоставит пособия, чтобы помочь людям оплачивать свои собственные расходы? И как координировать деятельность HR в разрозненной группе? »

Менеджеры должны взглянуть на экономику потенциальной программы AW с трех точек зрения — компании, сотрудника и клиента — и взвесить материальные и нематериальные затраты с соответствующими выгодами.Материальные затраты на установку для компании включают оборудование, программное обеспечение, обучение и любое оборудование или мебель, которые предоставляет компания; Текущие расходы включают в себя надбавки, телефонные расходы и техническую поддержку. В домашних офисах сотрудники предоставляют собственное пространство и некоторую, если не всю, мебель и оборудование. Нематериальные затраты для компании и ее сотрудников включают время, потраченное на изучение новых рабочих привычек и способов общения с коллегами и клиентами.

Помимо экономии на недвижимости, организация получает выгоду от повышения производительности, набора и удержания сотрудников — обычно потому, что у сотрудников AW больше профессионального и личного времени.Например, в одном подразделении AT&T средний участник AW выигрывал почти пять недель в году, избавляясь от 50-минутных ежедневных поездок на работу. Сотрудники в домашних офисах и других удаленных местах также могут быть более эффективными в течение рабочего дня, потому что у них меньше отвлекающих факторов и меньше времени простоя. Как отмечает Джеймс из AT&T: «Когда у меня есть 30 минут между встречами, я могу загрузить свой диск и быть продуктивным на месте». Удовлетворенность клиентов также повышается: по мере того, как клиентам становится комфортнее общаться с организацией в электронном виде, они могут быстрее связываться с сотрудниками и получать более непосредственное личное внимание.

Нематериальные преимущества включают более тесную командную работу и большую гибкость. Простое снятие перегородок, разделяющих людей в традиционных частных офисах, часто способствует совместной работе. Стивен М. Браззелл, вице-президент AT&T по глобальной недвижимости, говорит: «Связь между отдельными людьми и группами имеет множество форм, как физических, так и электронных. Сотрудники общих офисов говорят нам: «Новое устройство работает. Это действительно помогает нам общаться быстро и эффективно, потому что мы все вместе.«Есть определенное улучшение в общении, и общение означает продуктивность». Более того, встречи на альтернативном рабочем месте занимают меньше времени, потому что участники лучше распоряжаются своим временем; они встречаются не только для обсуждения проблем, но и для их решения.

Удаление стен, разделяющих людей в традиционных офисах, может способствовать совместной работе.

Реймер из армии США подчеркивает важность нематериальных выгод в своей широко рассредоточенной организации: «Самым большим преимуществом, которое я обнаружил, является то, что лидеры, которые« далеки от флагштока »в таких местах, как Босния и Корея, имеют прямой доступ ко мне и к моим последним данным. мысли по многим вопросам.В свою очередь, я получаю отзывы от полевой армии так же быстро, как и от своих сотрудников в Пентагоне. Это дает возможность нашей руководящей команде и позволяет армии говорить и действовать единогласно в быстро меняющихся ситуациях ».

Важнейшим нематериальным преимуществом программы AW является то значение, которое сотрудники придают большему личному времени и контролю. Хотя они, как правило, работают дольше и могут даже испытывать трудности с выходом из домашнего офиса, сотрудники AW считают перспективу гибкости привлекательной, поэтому их легче нанимать и удерживать.Как говорит Реймер: «Сейчас мы обучаем солдат, когда и где это необходимо. Это не только снижает затраты и улучшает готовность, но также сокращает время, которое солдаты проводят вдали от дома и семьи, что является постоянно растущим бременем с учетом наших интенсивных тренировок и оперативных требований. Это помогает нам сохранять квалифицированных солдат и их семьи ».

Таблица «План творческого рабочего места AT&T» иллюстрирует оценку одной компанией своей материальной экономики. Ожидается, что в течение следующих пяти лет инициатива AT&T принесет ежегодную экономию в размере почти 50 миллионов долларов, поскольку люди привыкнут к новому стилю работы и будут в полной мере использовать его преимущества.Это будет существенным вкладом в общую цель AT&T по сокращению ежегодных затрат на размещение на 200 миллионов долларов. План начинается с определения соотношения жителей к рабочему пространству для каждого типа офиса, квадратных футов и стоимости на человека, а также ожидаемой экономии и окупаемости. Сотрудники общего и виртуального офисов используют от одной трети до одной десятой корпоративного пространства, чем в традиционных офисах. Со временем эти изменения могут дать ежегодную экономию от 5 000 до 10 000 долларов на человека. Для группы из 100 сотрудников, занимающих площадь по 24 доллара за квадратный фут, экономия составляет от 200 000 до 600 000 долларов, а окупаемость — от одного до трех лет.Джеймс из AT&T, автор плана, оценивает, что около 34 000 сотрудников — четверть от общего числа — могут быть размещены в AW к 2003 году.

Опыт IBM в альтернативных рабочих местах — еще один хороший пример хорошо сбалансированного соотношения затрат и выгод. В 1989 г. IBM начала апробировать различные варианты AW, чтобы снизить затраты на недвижимость и изучить возможности использования технологий для поддержки продаж. Но к 1993 году прибыльность и конкурентоспособность компании упали до такой степени, что потребовались более фундаментальные изменения в корпоративной стратегии.В этом контексте первые пилотные проекты были преобразованы в основную инициативу в организации продаж и обслуживания в Северной Америке — инициативу, направленную на повышение оперативности реагирования на запросы клиентов, снижение затрат и повышение производительности.

Ли А. Дейтон, вице-президент IBM по корпоративному развитию и недвижимости, вспоминает: «В основе инициативы лежали два принципа. Во-первых, мы хотим сократить время, затрачиваемое нашими сотрудниками на поездки. Когда они едут от одного заказчика к другому или из офиса IBM к заказчику, они не продуктивны.Во-вторых, если сотрудники находятся дома или в офисе клиента, мы хотим избавиться от необходимости ездить в офис IBM. А если они не собираются работать в офисе IBM, мы хотим исключить выделенное пространство со всеми его накладными расходами и услугами ».

В настоящее время весь отдел продаж IBM в США может работать независимо от традиционного рабочего места. Более 12 500 сотрудников отказались от выделенных им рабочих мест, а еще 13 000 могут работать в мобильных условиях. IBM также реализовала инициативы по мобильности, в которых приняли участие около 15 000 сотрудников в Азии, Европе и Латинской Америке.Таким образом, примерно 17% всего персонала IBM во всем мире достаточно оснащено и обучено для работы в форматах AW, а в одной трети всех отделов компании есть хотя бы несколько мобильных сотрудников.

Результаты? В 1992 году общие расходы на использование и голосовые ИТ-услуги (то есть расходы на телефонную связь) во всем мире составили 5,7 миллиарда долларов. К 1997 году общая сумма упала на 42% до 3,3 миллиарда долларов. За этот период только благодаря мобильным инициативам экономия на недвижимом имуществе составила 1 миллиард долларов. Что еще более показательно, мировые затраты на человека снизились на 38% с 15 900 долларов США до 9800 долларов США, а совокупное отношение затрат на использование и голосовые ИТ к выручке снизилось с 8.От 8% до 4,2% — улучшение на 52%. (См. Диаграмму «Экономика мобильности в IBM North America» для разбивки этих показателей.)

Как отмечает Роат, IBM должна внимательно следить за расходами на голосовую связь. Они все еще невелики по сравнению с затратами на размещение и другими расходами на ИТ, но они могут резко возрасти по мере того, как все больше людей станут мобильными. Тем не менее, Дейтон говорит: «Расходы на мобильность — ИТ-технологии, связь, беспроводную связь — снижаются, в то время как относительная стоимость недвижимости продолжает расти.”

Dayton также отмечает, что ключом к успеху является оценка инициативы и управление ею с учетом конечной бизнес-цели: «Мы оправдали нашу программу с точки зрения затрат, основываясь на сокращении расходов, в первую очередь на недвижимость. С самого начала мы позволяли бизнес-менеджерам находить компромисс между экономией на недвижимости и инвестициями в технологии. И мы настояли на том, чтобы сэкономить больше, чем потратили. Каждый ноутбук и сотовый телефон, которые мы покупали для этой инициативы, были экономически оправданы. Мы также ввели ежегодную всемирную систему показателей, в которой подсчитываются затраты и квадратные футы на человека.Система показателей применима к отделам производства и разработки, а также к продажам и распространению. Мы опубликовали результаты внутри компании, и, конечно же, никто не хотел быть последним ».

Забегая вперед, Джон Ньютон, менеджер IBM по ИТ-планам и измерениям, считает, что исключительная экономия затрат компании выйдет на плато: «Основная краткосрочная проблема в экономике мобильности заключается в том, что по мере того, как все больше людей переходят на мобильные устройства, нам все еще нужна структура поддержки их. Мы приближаемся к точке убывающей отдачи, потому что мы не можем постоянно вытаскивать людей из офисов.Будет выгода от производительности, но не экономия затрат на размещение ».

Действительно, можно ожидать, что любая организация, внедряющая инициативу AW, выйдет на новый уровень — с более низкими фиксированными затратами, более высокой производительностью и большей удовлетворенностью сотрудников и клиентов, чем это было ранее. Но перенаправив часть сэкономленных средств на лучшее оборудование, техническую поддержку и даже на корпоративный пикник, организация, которая извлекает выгоду из инициатив AW, может получить дополнительные дивиденды в виде приверженности и лояльности сотрудников.

Реализация инициативы AW

Если экономика благоприятна, вам следует рассмотреть возможность реализации инициативы AW. Следующие ниже рекомендации помогут вам наметить курс.

Начните с пилотного проекта и не усложняйте его.

Программа AW может быть разработана либо для пилотного тестирования, либо для полной реализации. Выбор будет зависеть от многих факторов. Если компания истекает кровью, то полномасштабное развертывание имеет смысл: необходимость радикальных изменений для сокращения затрат будет ясно и повсеместно понятна.А если компания уже информационная, с большим количеством командиров и независимых сотрудников, то риск провала при полном внедрении низкий. Однако для большинства организаций программа AW включает в себя так много нововведений и отклонений от глубоко укоренившихся норм, что поэтапный экспериментальный подход необходим для проверки того, что приемлемо, и для изменения того, что нет. Поскольку это не «обычный бизнес», для обеспечения успеха потребуется дополнительное время и внимание руководства, талантливый персонал, опытные консультанты и некоторые расходы.

Поэтапный подход к программе AW необходим для проверки того, что приемлемо.

Хорошая идея начать с очевидных функций, таких как личные продажи, телемаркетинг, разработка проектов и консультирование, в которых люди уже работают со своими клиентами по телефону или в помещениях клиентов. Такие сотрудники в основном самостоятельны и нуждаются только в своих телефонах и ноутбуках для работы на альтернативном рабочем месте. Их вклад может иметь решающее значение для обеспечения успеха проекта.Фактически, Дейтон из IBM во многом объясняет успех инициативы своей компании тем фактом, что она была направлена ​​снизу вверх. «Мы направили сверху наши цели, — объясняет он, — но мы углубились в организацию, чтобы заставить программу работать. Спланировать это помогли люди относительно низшего звена, а местное руководство реализовало. Мы призвали их поэкспериментировать. Это было совместное усилие людей, которые должны были пострадать ».

Дэвид Хаус, президент Establishment Services Worldwide в American Express, начал инициативу по альтернативному рабочему месту в 1993 году с пилотного проекта для 300 представителей отдела продаж и обслуживания счетов в 85 полевых офисах по всей территории Соединенных Штатов.К 1995 году требовалось всего 7 офисов, участники были полны энтузиазма, а уровень удовлетворенности клиентов повысился. На основе этого успеха в штаб-квартире в Нью-Йорке был запущен второй пилотный проект — гораздо более сложная задача. Алан Хабер, директор проекта AmEx, говорит: «Экономия от программы виртуального офиса намного больше в штаб-квартире, чем в полевых офисах, потому что здесь у нас так много инфраструктуры и административной поддержки. Но есть и большее сопротивление виртуальным офисам.Многие люди любят приходить в это здание и не хотят отказываться от него ».

В зарубежных операциях пилотные проекты могут быть особенно ценными, потому что они дают компании свободу экспериментировать в среде, в которой могут быть глубокие культурные и физические различия. Например, проактивный подход, который работает в Соединенных Штатах, может быть контрпродуктивным или откровенно разрушительным за рубежом. Концепцию AW лучше всего развивать в небольших ситуациях, когда местное руководство проявляет энтузиазм, сотрудники готовы к инновациям, а рабочая среда способствует изменениям.

Сегментируйте рабочую силу, которую вы рассматриваете для альтернативного рабочего места, и оцените логистику предлагаемого нового расположения.

Независимо от того, разрабатываете ли вы пилотный проект или развертываете полную программу, первым делом нужно разделить целевых сотрудников на три сегмента, которые определяют их связи с рабочим местом: офисные, командированные и независимые. Сотрудников лучше всего сгруппировать по должностям, а не по отдельным лицам, и следует анализировать должности настолько подробно, насколько позволяют данные.Выяснение логистики того, как сотрудники будут работать вместе, когда они больше не привязаны к традиционным условиям, — более простая задача, если у вас есть четкое представление о том, что они делают в настоящее время, как и когда они это делают. К каждому сегменту могут применяться различные форматы AW, поэтому чем точнее будет этот анализ, тем легче будет разработать соответствующую программу. Приведенные ниже критерии — это не точные определения, а рекомендации, которые каждая организация должна адаптировать к своей ситуации.

Привязанных к офису сотрудников проводят почти все свое время в одном фиксированном назначенном месте, независимо от того, работают ли они в одиночку или в составе группы.Их рабочее место обычно состоит из частных офисов, рабочих станций или «кубов» и переговорных комнат. Чем больше эти пространства сгруппированы, тем больше происходит командное взаимодействие, но тем сложнее обеспечить конфиденциальность отдельных лиц. Для офисных работников совместное использование рабочего стола может применяться в многосменных операциях, где режим работы предсказуем. Например, два или три человека могут быть назначены на один и тот же офис или рабочее место во время ежедневных смен при круглосуточной работе, или до шести человек могут использовать одно и то же пространство в разные дни недели.

Путешествующие сотрудников тратят как минимум половину своего времени на посещение объектов за пределами назначенного им местоположения, обычно для транзакций и проектов. Фактически, их эффективность во многом основана на их способности проводить как можно больше времени вне офиса, либо с клиентами (для тех, кто занимается продажами и консалтингом), либо во время работы над проектами (для аудиторов и инженеров). Технологии могут почти полностью освободить этих путешественников от назначенных им рабочих мест, потому что им нужно время, проведенное лицом к лицу с клиентами и коллегами.

Независимые сотрудники могут подключиться в любом месте и в любое время с помощью компьютера, модема и телефонной линии. В отличие от двух других сегментов, этим сотрудникам не нужно физически присутствовать в определенных местах. Они не зависят от прямого контакта с клиентами или коллегами, поэтому им не нужны заранее выделенные рабочие места. Писатели, консультанты и ученые — традиционные примеры независимого работника. Однако сегодня люди, выполняющие многие функции, могут работать независимо, даже если они являются членами крупных взаимозависимых предприятий.Такие люди часто предпочитают домашний офис, чтобы не отвлекаться; быть рядом со своими семьями; и избавиться от времени, денег и стресса, связанных с поездками на работу. Независимые работники также пользуются свободой создавать свое рабочее место в соответствии со своими личными вкусами — возможность, недоступная в большинстве корпоративных сред, где единообразная планировка и стандартная обстановка являются нормой.

Убедитесь, что менеджеры и сотрудники четко понимают цели производительности и способы ее измерения.

В традиционном офисе проверка повседневного прогресса сотрудников и изменение хода их работы — относительно простой процесс. Но наблюдать за действиями людей, которых вы не видите, совсем другое дело. Сотруднику очень легко на какое-то время основать компанию без ведома его или ее менеджера. Постановка четких целей с самого начала — и согласование способа отслеживания прогресса и измерения производительности — критически важны для успеха любого предприятия AW. Как говорит Карен Сансоне, директор по альтернативным решениям для рабочих мест компании Lucent Technologies, «вы должны перейти к основам.Есть ли результат? Как узнать, сделал ли сотрудник или отдел что-то ценное? Для некоторых типов сотрудников производительность явно поддается измерению. Для других это не так. Рассматривая различные группы для удаленной работы, менеджеры понимают, что им необходимо как лучше понять, чем занимаются их сотрудники, так и сосредоточиться на производительности. Удаленная работа заставляет менеджеров серьезно думать о цели и результатах каждой работы ».

Отслеживать работу людей, которых вы не видите, непросто.Ставьте четкие цели с самого начала, иначе ваши сотрудники могут потерпеть неудачу.

Как только цели и меры определены, задача управления становится адаптацией к новому стилю работы. Сансоне продолжает: «Удаленное управление — это действительно другая форма общения. Например, если сотрудник на традиционном рабочем месте испытывает трудности с достижением цели, он или она может зайти в офис менеджера и сказать: «У меня проблема. Мне нужна ваша помощь ». Или, как менеджер, вы все равно будете связываться с ними.В виртуальном офисе люди изучают разные методы. В обычных офисах сотрудники иногда ждут у дверей, чтобы пообщаться со своим начальником. Это пустая трата времени, с которой не встретишься в виртуальном офисе. Более того, менеджер виртуального офиса и сотрудник устанавливают повестку дня для своих разговоров, чтобы оба были лучше подготовлены ».

Сансоне и другие менеджеры соглашаются, что прямой контакт необходим на альтернативном рабочем месте. «Оценка производительности и проверка заработной платы должны проводиться лицом к лицу», — говорит Сансоне.«В значительной степени влияние менеджеров обусловлено чувствительностью к индивидуальным реакциям и способностью определять язык тела и слова — реакции, которые просто невозможно интерпретировать по телефону или по электронной почте».

Менеджеры в среде AW, особенно в среде, в которой сотрудники работают на расстоянии, также должны уделять пристальное внимание управлению временем. Когда сотрудники находятся в офисе только один раз в неделю или несколько раз в месяц, очень важно, чтобы их время не тратилось зря. В обычном офисе изменение времени или дня встречи в последнюю минуту может быть неудобно для сотрудников; в виртуальном офисе это может нарушить их рабочие планы на весь день или того хуже.

Не менее важны отношения со сверстниками — столь важные для любой карьеры — которые автоматически процветают в обычном офисе, но могут атрофироваться на альтернативном рабочем месте. Джоэл В. Ратекин, директор программы виртуальных офисов в American Express, описывает дилемму сотрудника: «Для менеджера естественная реакция — схватить любого, кто сидит в офисе, чтобы потушить пожар. Удаленный работник может быть даже более эффективным, потому что он может быть более сосредоточенным и может уделять больше времени решению проблемы.Но для того, чтобы этот человек возглавил команду или стал ее частью, менеджер должен подумать о том, чтобы с ним связаться ». Одно подразделение AmEx использует систему напарников, в которой у удаленных сотрудников есть коллеги, с которыми они должны разговаривать каждое утро. О чем говорят сотрудники, решать им. Идея состоит в том, чтобы держать удаленного работника в курсе, поощряя неформальные беседы о новых клиентах, идеях продуктов, смене должности, политике офиса — тех самых темах, которые привлекают внимание людей, сидящих за кулером для воды в обычном офисе.

Тренируйтесь как в культуре, так и в технике.

В альтернативном рабочем месте так много нового и необычного, что менеджеры должны переучивать людей тому, что раньше было интуитивно понятными аспектами офисной жизни: когда им следует работать, как часто им следует общаться, говорить или печатать, и что говорить, когда они делать. С раннего возраста мы учимся жить в организациях в определенных местах. На альтернативном рабочем месте мы должны научиться быть внутри организации, не находясь в ней; в то же время мы должны различать нашу работу и семейную жизнь, находясь дома.Опытные лидеры понимают, что организационная культура не может считаться само собой разумеющимся на альтернативном рабочем месте, потому что люди физически не вместе, чтобы создать ее. Но на практике создать или поддерживать офисную культуру в определенных форматах AW непросто — например, когда менеджеры и люди, которыми они управляют, редко встречаются лицом к лицу. Также нелегко понять, в какой степени или в какой степени менеджер должен участвовать в том, чтобы помогать сотрудникам уравновесить границы между работой и семейной жизнью.

На альтернативном рабочем месте менеджеры и сотрудники должны научиться быть в и из в организации, в то время как не быть в в ней.

Merrill Lynch управляет лабораторией удаленной работы, чтобы акклиматизировать кандидатов на альтернативное рабочее место, прежде чем они официально примут новый стиль работы. После тщательной предварительной проверки сотрудники проводят две недели на работе в смоделированном домашнем офисе. Будучи установленным в большом помещении, оборудованном рабочими станциями в обычном офисном здании, потенциальные надомные сотрудники общаются со своими менеджерами, клиентами и коллегами исключительно по телефону и электронной почте. Если им не нравится такой способ работы, они могут бросить учебу и вернуться на свое обычное рабочее место.На сегодняшний день около 400 человек успешно переехали из симуляционной лаборатории в свои домашние офисы. Лаборатория зарекомендовала себя как эффективный способ минимизировать риски размещения людей на альтернативном рабочем месте.

Все упомянутые мною организации разработали обширные учебные материалы и методы, соответствующие их конкретным потребностям и ситуациям. Джеймс из AT&T подчеркивает основы курса «обучения выживанию»: как зарезервировать рабочее место? Как мне маршрутизировать телефон и пейджер? Как мне получить доступ к базе данных? Эти компании также используют ритуалы для обучения новым нормам участников AW, особенно тех, кто будет работать из дома.Ритуалы Lucent включают в себя такие простые задачи, как написание списков дел, одевание для работы, прощальный поцелуй с иждивенцами при «уходе» в офис в начале рабочего дня, затем уборка стола, переадресация звонков, выключение компьютер и просмотр вечерних новостей в конце дня. Эти ритуалы заменяют традиционные офисные рутины, такие как утренние разговоры, перерывы на кофе и даже саму поездку на работу. Они также создают перерывы между домом и работой, что помогает поддерживать баланс.Сансоне из Lucent, которая сама работает «на дому» на полную ставку, считает, что такие ритуалы критически важны для надомных сотрудников, поскольку они связывают традиции обычного офиса с новыми реалиями домашнего офиса.

Точно так же сотрудники AW адаптируются к «удаленной работе», создавая ритуалы в соответствии со своим новым графиком. Один из офисов Lucent создал клуб пончиков утром в среду, куда продавцы виртуального офиса заходят поболтать и выпить чашечку кофе. Раньше они неформально встречались у кулера для воды, чтобы поговорить об особенно выгодных продажах или проблемах с покупателями.Теперь, по словам Сансоне, они заранее думают о том, чем они хотят поделиться с группой, и о том, какая обратная связь им нужна. Джеймс из AT&T спроектировал кафе в одном пункте приема, чтобы поощрять «случайные столкновения»: те спонтанные встречи, которые происходят там, где люди собираются и общаются. «У нас также есть стулья с обивкой и откидными столиками, которые проходят через колени, чтобы вы могли над ними работать», — говорит она. «Это другая среда — как будто снова в колледже».

Обучайте клиентов и других заинтересованных лиц.

Не ждите, что клиенты, поставщики и другие заинтересованные стороны сразу поймут вашу новую систему работы. Точно так же, как сотрудникам нужно время, чтобы набрать обороты, вашим внешним партнерам тоже нужно время. Им должна быть предоставлена ​​информация и время для адаптации. Поэтому, прежде чем запускать инициативу AW, сообщите клиентам и другим заинтересованным сторонам, что происходит. Объясните, как новый способ работы может повлиять на их контакты с организацией, подчеркните выгоды, которые они могут получить от изменений, и проявите терпение.

Дэвид Рассел, представитель IBM по маркетингу клиентов, говорит, что его клиентам потребовалось немного времени, чтобы приспособиться, но отмечает, что сейчас общение стало более эффективным, чем когда-либо: «Я не так часто нахожусь в офисе, поэтому с ним труднее связаться. я лично сразу. Поначалу я думаю, что клиентов это расстраивало. Но теперь они понимают, что я всегда в нескольких минутах от голосовой почты и могу довольно быстро отвечать на звонки. Многие из них находятся в аналогичных ситуациях; поэтому мы гораздо больше общаемся по голосовой почте.И люди узнали, что, если они не свяжутся со мной лично, они должны оставить очень конкретное сообщение о характере своего звонка, чтобы я мог немедленно начать удовлетворять их потребности, а не играть в телефонную бирку ».

Следите за тем, как участники совмещают свою работу и домашнюю жизнь.

Если одной из основных причин, по которой вы внедряете программу AW, является привлечение и удержание сотрудников, которые принесут наибольшую пользу вашей организации, то вы должны убедиться, что они способны поддерживать баланс между своей работой и личной жизнью.Это требует большой честности с обеих сторон. По большей части решение заключается в способности сотрудника провести грань между работой и домом и быть уверенным, что линия находится в нужном месте.

Сотрудники

AW должны провести четкую грань между своей домашней и рабочей жизнью — и быть уверенными, что граница находится в правильном месте.

Два вопроса в опросе сотрудников компании IBM по AW: «Насколько хорошо вы совмещаете рабочую нагрузку и личную жизнь?» и «Создает ли компания среду, которая позволяет вам это делать?» Как говорит Брэд Гири, специалист по продажам IBM techline: «Даже если компания поддерживает такую ​​среду, реальный вопрос заключается в том, насколько хорошо у ? Один из моих товарищей по команде находится в Сан-Диего, и в обеденное время он бежит по пляжу.Но он чувствует себя виноватым из-за того, что развлекается в это время дня. Компания может подчеркнуть сообщение, что пока оно компенсируется каким-либо другим способом, а вы по-прежнему достигаете своих целей, все в порядке. Но сотрудник должен в это верить ».

Джеффри Хилл, руководитель проекта IBM Global Employee Research, согласен с тем, что ответственность лежит как на компании, так и на отдельных лицах. Хилл живет в Логане, штат Юта, и работает с внутренними клиентами по всей стране.Он подчиняется руководителю в Нью-Йорке, с которым встречается только несколько раз в год. Он говорит: «На самом деле речь идет об изменении мировоззрения. Когда я читаю комментарии к опросам сотрудников, те, кто добился успеха в мобильности, действительно восхищаются тем, что « тренируем футбольную команду моей дочери в 3:30 дня » или « завтракаем вместе с семьей впервые за 15 лет ». лет в IBM ». Но есть и другие, которые говорят:« Я всегда на работе. У меня есть электронный поводок. Я никогда не бываю свободен ».

Что можно сделать в корпоративной культуре для поддержания здорового баланса? «Мы получаем множество советов, что нам не следует особо выделять привычку Лу Герстнера каждый вечер приносить с собой чемоданы с работой домой», — шутит Хилл.Но, как он указывает, истинное решение заключается в постоянных усилиях как со стороны сотрудника, так и со стороны компании, чтобы постоянно предлагать положительное подкрепление до тех пор, пока обе стороны не будут довольны новым порядком работы.

Сегодня организации стоят на пороге нового рубежа: альтернативное рабочее место предлагает широкие возможности принести пользу как отдельному человеку, так и предприятию. Но за одной границей лежит другая — то, что можно назвать парадоксом мобильности .Дейтон из IBM объясняет: «Мы говорим о мобильности, но следующий рубеж — это отсутствие мобильности. Альтернативное рабочее место — и все технологии, которые делают это возможным — меняют способ сотрудничества людей ». Действительно, мы переходим от эпохи, когда люди ищут связи друг с другом, к эпохе, когда людям придется решать, когда и где отключиться — как в электронном, так и в социальном плане. Организации, которые реализуют инициативы AW, особенно те, у кого есть домашний офис, должны помнить об этом парадоксе.Ибо только те организации, которые уравновешивают индивидуальные и корпоративные интересы, смогут реализовать весь потенциал концепции.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за май – июнь 1998 г.

Полное руководство по офисному менеджменту

Фото Фредди Брака

Управление офисом — это большая работа, в которой задействовано множество заинтересованных сторон. Речь идет не только о раздаче канцелярских принадлежностей и решении других административных задач — на самом деле речь идет о том, чтобы ваш современный офис и все в нем работали слаженно.

В этом руководстве мы рассмотрим управление офисом, как это делают современные офис-менеджеры. Мы рассмотрим требования, предъявляемые к офисному менеджменту, навыки, необходимые для достижения успеха, как меняется роль и как вы можете преуспеть в этой области.

Что такое офис-менеджмент?

Управление офисом — это работа, направленная на повышение производительности, эффективности и условий труда в офисе. Это может включать в себя широкий круг обязанностей, включая управление современным рабочим местом, обращение с офисным оборудованием, создание теплой офисной среды, управление бюджетом офиса, прием посетителей и новых сотрудников в рабочее пространство, организацию деятельности в офисе и выездных мероприятий для офиса. персонал, планирование и бронирование командировок для персонала, управление внутренними коммуникациями, приобретение офисной мебели и многое другое.

Офис-менеджер — это специальная должность, работа которой будет сильно различаться от компании к компании, в зависимости от отрасли, размера компании и состава других отделов. Управление офисом будет сильно отличаться в зависимости от того, работаете ли вы в большом или малом бизнесе.

Есть несколько альтернативных названий для этой роли, например:

  • Менеджер рабочего места
  • Начальник отдела операций офиса
  • Заведующий отделением
  • Административный директор

Навыки офис-менеджера

Мягкие навыки жизненно важны для хорошего офис-менеджера, прежде всего.Офис-менеджеры часто служат посредниками для различных отделов, будь то связь между высшим руководством и персоналом, между HR и сотрудниками или между компанией и другими работниками в здании, такими как обслуживающий персонал. Прочтите нашу статью о том, как улучшить свои навыки управления офисом и какими инструментами вы должны овладеть, чтобы продолжить свою карьеру.

Это не означает, что технические навыки не важны, они, безусловно, могут повысить ценность. Поскольку роль офис-менеджера продолжает меняться с течением времени, возрастает важность технического опыта и образования, таких как умение использовать программное обеспечение или понимание трудового законодательства.

С учетом вышесказанного, основные мягкие навыки и обязанности офис-менеджера, на которых следует сосредоточить внимание, следующие:

  • Организационные навыки и навыки управления временем, поскольку количество и разнообразие требований к должности означает, что только наиболее организованные офис-менеджеры будут действительно хорошо работать.
  • Навыки межличностного общения и лидерства, которые позволят им поддерживать довольных сотрудников, производить хорошее первое впечатление на посетителей и устранять напряженные разногласия между командами.Вам также нужно будет работать с множеством различных отделов, включая административный персонал, секретарские должности, финансовые группы, человеческие ресурсы и многое другое.
  • Коммуникативные навыки, чтобы члены команды имели четкое представление о том, что высшее руководство планирует на будущее и чего они ожидают от персонала. Скорее всего, это потребует некоторых навыков работы с PowerPoint.
  • Навыки ведения переговоров для улучшения любых соглашений, которые компания может заключить с внешними поставщиками. Например, если вы меняете офисное здание, вам потребуются навыки ведения переговоров и способность принимать решения, чтобы заключить выгодную сделку для своей компании.

Какие типичные типы управления офисом?

Независимо от отрасли, в большинстве компаний есть место для должности офис-менеджера. Однако задачи, возлагаемые на этого сотрудника, могут сильно различаться и могут зависеть от ряда факторов, не в последнюю очередь от отрасли, в которой работает компания.

Наиболее распространенные типы офис-менеджеров:

  • Менеджеры корпоративного офиса
  • Менеджеры юридического офиса
  • Менеджеры медицинского и стоматологического кабинетов
  • Менеджеры виртуального офиса

Менеджеры корпоративного офиса

В корпорации главные задачи офис-менеджеров заключаются в улучшении производительности отделов, работающих в офисе.Среда, в которой работают сотрудники, должна соответствовать выполняемой ими работе, а также бренду и культуре самой компании. В корпоративных условиях офис-менеджеры могут участвовать в работе других отделов, таких как отдел кадров (HR и укомплектование персоналом), финансы и даже маркетинг.

Для крупных корпораций характерно наличие нескольких филиалов по всей стране или даже по всему миру. В этом случае, как минимум, один офис-менеджер обычно нанимается для наблюдения за выполнением задач в каждом филиале, при этом каждый подчиняется более старшему офис-менеджеру, обычно работающему в головном офисе, который руководит всеми операциями по управлению офисом.

Руководители юридического отдела

В юридических офисах

работают офис-менеджеры для управления рабочей средой сотрудников и клиентов компании. Их обязанности в разных офисах различаются, но менеджеры юридического офиса часто занимаются обработкой входящих клиентов и других посетителей в здание, имеют дело с помощниками по административным вопросам, ведут расчет заработной платы персонала и работают над проектами в тандеме с командой HR.

Одна из основных обязанностей менеджера юридического отдела — это офисное помещение.Поскольку именно сюда часто приходят текущие и потенциальные клиенты, чтобы поговорить со своим юридическим советом, рабочее пространство должно обеспечивать высочайшее чувство профессионализма.

Работа офис-менеджера по юридическим вопросам обычно требует понимания закона, особенно в любой области, в которой специализируется компания.

Заведующие врачебными и стоматологическими кабинетами

В сфере здравоохранения офис-менеджеры часто работают в больницах, врачебных кабинетах и ​​стоматологических кабинетах.В этом случае от офис-менеджеров обычно требуется иметь определенный уровень соответствующих отраслевых знаний. Это может включать образование в области здравоохранения или анатомии, лабораторные процедуры и даже законы, касающиеся здравоохранения.

Офис-менеджер, работающий в сфере здравоохранения, по-прежнему отвечает за рабочее пространство, уделяя особое внимание созданию среды, подходящей для пациентов. Прежде всего, на всем объекте важна строгая чистота. Комфорт и легкость пациента также важны, поэтому залы ожидания и операционные должны иметь успокаивающую и безопасную эстетику, а персонал должен быть поощрен к тому, чтобы оказывать такое же присутствие при работе с пациентами.

Дополнительные задачи для офис-менеджеров в сфере здравоохранения могут включать обеспечение конфиденциальности пациентов, соблюдение надлежащей практики утилизации медицинских отходов и, возможно, даже наблюдение за фельдшерами.

Менеджеры виртуального офиса

Многим компаниям не нужен офис-менеджер, работающий полный рабочий день в одном месте. Компания может быть слишком маленькой и не может позволить себе кого-то на эту должность, или у них может быть всего несколько часов работы в неделю, о которых нужно заботиться.Также становится все более распространенным ведение бизнеса с большой частью сотрудников или, возможно, даже со всем персоналом, работающим удаленно.

Для таких компаний роль виртуального офис-менеджера становится все более распространенной и жизненно важной для успеха. Это позволяет офис-менеджеру выполнять важные задачи должным образом, не заставляя компанию переходить на более традиционные установки.

Обязанности виртуального офис-менеджера будут сильно зависеть от самой компании — что ей нужно, сколько часов сотрудник должен работать в неделю, корпоративная культура и так далее.Но большая часть обязанностей корпоративного офис-менеджера по-прежнему сохраняется.

Самая большая разница с виртуальным офис-менеджером — это отсутствие физического пространства для управления. Наличие офис-менеджера без офиса может показаться излишним, но это заблуждение. В виртуальном офисе офис-менеджер должен по-прежнему совмещать большинство задач традиционного офис-менеджера — таких как организация поездок, планирование выездных корпоративных мероприятий, помощь с проектами для других команд, внедрение инструментов видеоконференцсвязи — но теперь для этого необходимо иметь дело с разнесенными командами. в разных местах.И это может означать даже разные страны в совершенно разных часовых поясах. Это может показаться нелогичным, но найм офис-менеджера может быть наиболее важным, когда физического офиса нет вообще.

Как меняется концепция офисного менеджмента?

Офисный менеджмент за последние годы претерпел значительные изменения. Эти сотрудники превратились из администраторов и секретарей, которым было поручено делать фотокопии и пересылать сообщения, теперь в роли более стратегического уровня в компании.Многие офис-менеджеры теперь регулярно встречаются со старшим персоналом, поскольку им поручают важные решения, такие как расположение офиса, повышение производительности и многое другое.

Современный офисный менеджмент

Ожидается, что современные офис-менеджеры будут иметь более непосредственное влияние на формирование доходов компании. Им, как и другим отделам компании, поручено планировать, выполнять и анализировать свои собственные проекты — и все это с целью принести компании реальную пользу.

Все чаще и чаще офис-менеджеры вовлекаются в работу других команд, например, помогают разрабатывать крупные маркетинговые и брендинговые кампании, помогают планировать корпоративные мероприятия и помогают отделу кадров в проектах, направленных на повышение удовлетворенности сотрудников и повышение производительности. . Обычно офис-менеджеру поручают поиск и создание подходящих программ оздоровления сотрудников, обычно в сотрудничестве с отделом кадров.

С этой дополнительной ответственностью и возможностью карьерного роста приходят более высокие ожидания.Успешный офис-менеджер должен обладать опытом и знаниями в области различного программного обеспечения, используемого в компании. Навыки управления проектами необходимы, поскольку роль становится все более важной и самостоятельной. Важно, чтобы они были в курсе отраслевых знаний, таких как тенденции, правила и новости.

Офис-менеджера могут попросить надеть много разных головных уборов. Мало того, что две компании могут иметь совершенно разные ожидания в отношении должности, но и обязанности офис-менеджера в компании могут значительно меняться от недели к неделе.Если другие отделы начинают проекты, которые нуждаются в помощи, или если приближается крупное мероприятие компании, или если в отрасли происходят внезапные изменения, то офис-менеджера могут попросить отказаться от текущих задач и помочь устранить провал.

Каковы основные функции управления делами?

Обязанности офис-менеджера в компании будут зависеть от множества факторов, таких как отрасль, размер и культура компании. Итак, этот список будет сосредоточен на типичных обязанностях современного офис-менеджера в корпоративном офисе.

Типичные области офисного управления можно разбить на:

  • Офисное помещение
  • Управление персоналом
  • Планирование мероприятий
  • Поездки сотрудников
  • Производственный персонал
  • Внутренняя коммуникация
  • Безопасность и охрана

Офисные помещения

В стандартной роли офисного менеджера это часто является ключевой обязанностью. Важно найти баланс между формой и функцией, чтобы создать позитивную атмосферу и одновременно добиться высоких результатов.

Примеры задач:

  • Обеспечение соответствия эстетики офисного пространства бренду и людям, которые там работают.
  • Установление культуры, норм и организации офисной работы.
  • Создание соответствующего рабочего пространства для сотрудников для повышения производительности и морального духа.
  • Замена сломанного, изношенного или устаревшего оборудования.
  • Работа с помещениями для встреч, используемыми разными командами.

Управление персоналом

Часто, хотя и не без разногласий, офис-менеджера просят помочь отделу кадров с остальным персоналом.А в небольших, многообещающих компаниях может вообще не быть HR-команды, и все эти обязанности могут ложиться на офис-менеджера. В этих случаях не следует рассматривать должность генерального офис-менеджера, а следует пригласить кого-то с обширными знаниями трудового законодательства.

В любом случае вовлечение офис-менеджера в обязанности по персоналу может включать более мягкие задачи, такие как выслушивание опасений и обратная связь от персонала, а также задачи, связанные с заработной платой и льготами.

Примеры задач:

  • Управление льготами и программами благополучия.
  • Понимание того, как сотрудники в офисе работают лучше всего, и каковы их потребности и желания.
  • Работа с HR по найму и найму.
  • Администрирование оплаты и продвижения существующего персонала
  • Помощь в создании внешней мотивации для сотрудников.

Управляющий персонал

Часто в офисе работают не только сотрудники компании.Внешние подрядчики и сотрудники арендуемого здания часто будут присутствовать в офисе, и их управление обычно входит в компетенцию офис-менеджера.

Примеры задач:

  • Работа с людьми, которые работают в офисе, но не являются сотрудниками компании, например, обслуживающий персонал, обслуживающий персонал или водители-курьеры.
  • Общение с домовладельцем или управляющим недвижимостью.
  • Установление отношений с внешними поставщиками.

Планирование мероприятий

Управление событиями, происходящими в офисном помещении, явно входит в компетенцию офис-менеджера. Это часто также распространяется на мероприятия за пределами офиса, будь то мероприятия для сотрудников по созданию команды или мероприятия с участием клиентов и потенциальных клиентов.

Примеры задач:

  • Планирование и организация праздничных торжеств в офисе.
  • Управление выездными поездками, такими как семинары, тимбилдинговые мероприятия, ретриты и т. Д.
  • Работа с местами проведения, продавцами, киосками и маршрутами.

Поездки сотрудников

Управление командировками сотрудников — огромная часть современного офисного менеджмента. Необходимо учитывать множество движущихся частей, а рабочая нагрузка по управлению командировками может быть огромной и временами очень хаотичной. Непредвиденные осложнения во время путешествия могут иметь разрушительные последствия для компании, если с ними не справиться должным образом, поскольку это может означать пропуск важного отраслевого события или потерю крупного потенциального клиента.

Примеры задач:

  • Управление бюджетом командировок сотрудников.
  • Работа с рейсами, транспортом в и из аэропортов, а также с размещением.
  • Действия в чрезвычайных ситуациях, например, отмененные или пропущенные рейсы.

Внутренняя связь

Связь между высшим руководством компании и работающими сотрудниками чрезвычайно важна для продуктивной работы компании. Управление этим часто поручается офис-менеджеру.Даже если в компании есть отдел коммуникаций или специалисты по коммуникациям в команде маркетинга, офис-менеджера могут попросить помочь с этим видом работы.

Примеры задач:

  • Информирование сотрудников о потребностях и целях компании.
  • Уведомление сотрудников об изменениях в компании, таких как брендинг, прием на работу и обновления отделов.
  • Слушание и учет проблем и потребностей сотрудников

Безопасность и защита

Невозможно недооценить важность создания безопасной рабочей среды.Это означает, что условия труда сотрудников должны быть безопасными, а компания также должна быть защищена от потенциальных внешних угроз.

  • Организация и проведение учений, например для пожаров или активных стрелков
  • Обеспечение закрытия здания на ночь
  • Управление службами безопасности или CCTV
  • Раздача и отслеживание ключей и пропусков для сотрудников и гостей
  • Обеспечение доступа к надлежащему защитному снаряжению
  • Утверждение инструментов и материалов, которые должны быть используется правильными сотрудниками
  • (в сочетании с ИТ) Безопасность данных
  • (в сочетании с отделом кадров) Работа с домогательствами, дискриминацией или угрожающим поведением между сотрудниками, проявлениями гнева и разочарования со стороны персонала

Роль admin Professional продолжает развиваться, предъявляя все больше требований к должности с каждым годом.Один из лучших способов сравнить свои навыки с рынком — взглянуть на описания должностей офис-менеджеров. Вы увидите, как многие компании возлагают большие надежды. Компании могут видеть прямое влияние офис-менеджеров на их рабочую среду, поэтому вряд ли в ближайшее время их роль исчезнет. Для офис-менеджеров эта роль настолько сложна, что может привести к занятию руководящих должностей в компании от начальника штаба до даже главного операционного директора.

видов ответственности на рабочем месте | Малый бизнес

Элизабет Наттер Обновлено 12 февраля 2019 г.

Все компании, большие или малые, полагаются на людей, которые выполняют ряд обязанностей по обеспечению надлежащего функционирования бизнеса.Сотрудники должны знать, чего от них ждут, в то время как владельцы и менеджеры должны убедиться, что политика соблюдается и ожидания оправдываются. На некоторых сотрудников может быть возложено больше обязанностей, чем на других, но каждый должен соблюдать основные требования продуктивного работника.

Обязанности, зависящие от должности

Каждый сотрудник в компании, будь то почасовая или оплачиваемая, на должности начального уровня или в высшем руководстве, работает ежедневно в соответствии с описанием должностных обязанностей для своей должности.Сотрудник несет ответственность за выполнение своих обязанностей на этой должности в меру своих возможностей, при этом соблюдая политику и протоколы компании. Они должны приходить на работу, когда ожидают, хорошо распоряжаться своим временем и стремиться быть позитивной частью корпоративной команды. Работники должны обращаться к руководству с любыми вопросами или проблемами, с которыми они сталкиваются, и работать на благо компании.

Личная ответственность за результативность

Другая общая ответственность всех сотрудников заключается в том, чтобы признавать ошибки и нести ответственность за свои действия.Вместо того, чтобы перекладывать вину на коллегу или оправдываться, сотрудники, которые берут на себя ответственность за свои ошибки или неверные суждения, становятся положительным активом для организации. Менеджерам может потребоваться несколько сложных разговоров с сотрудниками, чтобы обосновать это ожидание, но в конечном итоге подотчетность как стандарт офиса создаст позитивную и продуктивную рабочую среду.

Управленческий надзор и лидерство

Основная обязанность менеджера — держать свою команду или отдел на правильном пути для достижения целей и соответствия стандартам компании.Хороший менеджер также отвечает за развитие навыков и качества работы подчиненных им сотрудников. Предлагая обратную связь, обучение и возможности для продвижения по службе, менеджеры создают позитивную рабочую среду и приверженность компании. И наоборот, руководство, которое кажется незаинтересованным в благополучии своих сотрудников, не заслужит уважения и лояльности своих сотрудников.

Положение о безопасном рабочем месте

Согласно постановлению Министерства труда США, Управление по охране труда (OSHA) требует, чтобы все работодатели обеспечивали безопасность своих работников.Окружающая среда на рабочем месте должна соответствовать стандартам OSHA и подлежать возможным проверкам. Работодатели должны предоставлять и обслуживать оборудование, безопасное в использовании, вывешивать знаки, напоминающие рабочим о протоколах безопасности, обеспечивать регулярное обучение технике безопасности и вести учет производственных травм или заболеваний.

Работа с финансовыми обязательствами

Некоторые сотрудники, особенно в бухгалтерии или отделах расчета заработной платы, несут ответственность за правильное управление финансами компании.Важное значение имеет пристальное внимание к точному ведению документации, а также соблюдение стандартных методов бухгалтерского учета и ведения бизнеса. Другим, у кого есть доступ к мелкой кассовой наличности или дискреционным фондам, следует использовать их только для официальных деловых целей и сдавать точные квитанции в бухгалтерию. Сотрудники, которые подают запросы на возмещение расходов, также должны сохранять порядочность при регистрации пробега и расходов на питание.

Общее профессиональное поведение и представительство интересов


В каждой компании все сотрудники, начиная с высшего руководства и ниже, должны стремиться к профессиональному поведению не только в своей работе, но и вне ее.Руководящие принципы деловой политики и кодексы поведения должны соблюдаться всеми и рассматриваться как стандарт для представления компании не только поставщикам и клиентам, но и широкой публике. Вне работы личная честность или ее отсутствие могут отразиться на компании.

Например, если сотрудник мастерской по ремонту бытовой техники, который регулярно входит в дома клиентов, арестован за мелкую кражу, клиенты могут предположить, что сама компания является нечестной операцией, даже если этот сотрудник просто оказался плохим наймом.

COVID-19 Информация для работодателей для офисных зданий

Создайте план по охране труда и технике безопасности в связи с COVID-19.

Перед возобновлением хозяйственной деятельности проверьте здание, готово ли оно к заселению.

  • Оцените здание и его механические системы и системы безопасности, чтобы определить, готово ли здание к заселению. Проверьте наличие опасностей, связанных с длительным остановом предприятия, таких как рост плесени, значок на внешней стороне, грызуны или вредители, pdf значок, значок на внешней стороне, или проблемы с системами застойной воды, и примите соответствующие меры по исправлению положения.
  • Убедитесь, что системы вентиляции на вашем предприятии работают должным образом. Для систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха (HVAC), которые были остановлены или вышли из строя, ознакомьтесь с руководством по запуску нового строительства, приведенным в стандарте ASHRAE 180-2018, Стандартная практика проверки и обслуживания систем HVAC в коммерческих зданиях
  • Максимально увеличьте циркуляцию наружного воздуха, открывая окна и двери, если это возможно, и используя вентиляторы.Не открывайте окна и двери, если это представляет риск для безопасности или здоровья пассажиров, включая детей (например, риск падения или вдыхания загрязнителей окружающей среды, таких как окись углерода, плесень или пыльца).
  • Чтобы свести к минимуму риск болезни легионеров и других заболеваний, связанных с водой, примите меры для обеспечения того, чтобы все водные системы и элементы (например, краны для раковины, питьевые фонтаны, декоративные фонтаны) и устройства, использующие воду (например, льдогенераторы, охлаждающие устройства) башни) безопасны в использовании после длительного простоя объекта.

Определите, где и как работники могут подвергнуться воздействию COVID-19 на работе.

Работодатели несут ответственность за обеспечение безопасного и здорового рабочего местаexternal icon.

  • Проведите тщательную оценку опасности внешнего значка рабочего места, чтобы определить потенциальные опасности на рабочем месте, которые могут повысить риски передачи COVID-19.
  • Укажите рабочие и общие зоны, где сотрудники могут тесно контактировать (в пределах 6 футов) с другими — например, комнаты для встреч, комнаты отдыха, кафетерий, раздевалки, зоны регистрации, зоны ожидания и маршруты входа и выхода.
  • Включите в планы коммуникации всех сотрудников — например, руководство, персонал, коммунальных служб, сотрудников по оказанию помощи, обслуживающий персонал и обслуживающий персонал.
  • Если подрядчики работают на рабочем месте, разработайте планы связи с подрядной компанией об изменениях в рабочих процессах и требованиях к подрядчикам для предотвращения передачи COVID-19.

Разработайте средства контроля опасностей с использованием иерархии средств контроля , чтобы уменьшить передачу среди рабочих.Используйте комбинацию элементов управления, указанную ниже.

Технический контроль: изоляция рабочих от опасности

  • Измените или отрегулируйте сиденья, мебель и рабочие местаpdf iconeexternal icon, чтобы поддерживать социальное дистанцирование между сотрудниками на 6 футов, где это возможно.
    • Установите прозрачные экраны или другие физические барьеры, где это возможно, для разделения сотрудников и посетителей, где социальное дистанцирование недопустимо.
    • Расставьте стулья у стойки регистрации или в других местах общего пользования, повернув, задрапировав (накрыв стул лентой или тканью, чтобы сиденья нельзя было использовать), расставьте или убрав стулья, чтобы поддерживать социальное дистанцирование.
  • Используйте методы для физического разделения сотрудников во всех частях здания, включая рабочие зоны и другие зоны, такие как конференц-залы, комнаты отдыха, автостоянки, зоны входа и выхода, а также раздевалки.
    • Используйте знаки, метки из ленты или другие визуальные подсказки, такие как наклейки или цветную ленту, на полу на расстоянии 6 футов друг от друга, чтобы показать, где стоять, когда физические препятствия невозможны.
    • Замените удобные предметы домашнего обихода, такие как кофейники и оптовые закуски, альтернативными, например, предварительно упакованными продуктами на одну порцию.Поощряйте персонал приносить свою воду, чтобы свести к минимуму использование фонтанов и прикасание к ним, или подумайте об установке методов активации без касания для фонтанов.
  • Рассмотрите возможность принятия мер по улучшению вентиляции в здании, проконсультировавшись со специалистом по HVAC, с учетом местных условий окружающей среды (температура / влажность) и текущей передачи инфекции в данной области населению:
    • Увеличьте процентное содержание наружного воздуха (например, используя режимы экономайзера при работе HVAC) потенциально до 100% (сначала проверьте совместимость с возможностями системы HVAC для контроля температуры и влажности, а также совместимость с соображениями качества наружного / внутреннего воздуха ).
    • По возможности увеличьте общий приток воздуха в жилые помещения.
    • Отключите элементы управления вентиляцией по требованию (DCV), которые уменьшают подачу воздуха в зависимости от температуры или количества людей.
    • Рассмотрите возможность использования естественной вентиляции (т. Е. Открытия окон, если это возможно и безопасно), чтобы увеличить разбавление наружного воздуха воздухом в помещении, когда это позволяют условия окружающей среды и требования здания.
    • Улучшите центральную фильтрацию воздуха:
      • Увеличьте фильтрацию воздуха на внешнем значке до максимально возможной степени без значительного уменьшения расчетного воздушного потока.
      • Осмотрите корпус фильтра и стойки, чтобы убедиться в правильной установке фильтра, и найдите способы минимизировать байпас фильтра.
    • Рассмотрите возможность использования системы HVAC с максимальным потоком наружного воздуха в течение 2 часов до и после рабочего времени в соответствии с отраслевым стандартом на внешнем значке.
    • Создание движений от чистого к менее чистому воздуху pdf iconeexternal icon путем переоценки расположения диффузоров и / или заслонок приточного и вытяжного воздуха и регулировки расхода приточного и вытяжного воздуха в зоне для установления измеримых перепадов давления.Персонал должен работать в «чистых» вентиляционных зонах, не включающих зоны повышенного риска, такие как приемная для посетителей или тренажерный зал (если он открыт).
  • Рассмотрите возможность использования портативных высокоэффективных систем вентиляции и фильтрации воздуха для твердых частиц (HEPA), чтобы улучшить очистку воздуха .pdf iconexternal icon (особенно в зонах повышенного риска).
  • Убедитесь, что вытяжные вентиляторы в туалетах работают и работают на полную мощность, когда в здании есть люди.
  • Рассмотрите возможность использования ультрафиолетового бактерицидного облучения (UVGI) pdf iconeexternal icon в качестве дополнительного метода инактивации потенциально переносимого по воздуху вируса в верхних этажах общих жилых помещений в соответствии с отраслевыми рекомендациями.

Административный контроль: измените способ работы людей

  • Поощряйте сотрудников, у которых есть симптомы COVID-19 или у кого дома есть больной член семьи с COVID-19, уведомить своего начальника и остаться дома.
    • Сотрудников, у которых появляются симптомы по прибытии на работу или которые заболевают в течение дня, следует немедленно отделить от других, предоставить им маску для лица, если они ее не используют, и отправить домой с инструкциями и инструкциями о том, как действовать. со своим врачом.
    • Больные сотрудники должны следовать рекомендациям CDC. Сотрудники не должны возвращаться к работе до тех пор, пока они не будут соответствовать критериям прекращения домашней изоляции после консультации со своим лечащим врачом.
    • Выполняйте усиленную очистку и дезинфекцию после того, как кто-либо с подозрением или подтверждением наличия COVID-19 находился на рабочем месте в течение последних 24 часов.
  • Рассмотрите возможность проведения ежедневных личных или виртуальных проверок состояния здоровья (например, проверки симптомов и / или температуры) сотрудников перед тем, как они войдут на рабочее место.
    • См. Общие вопросы по бизнесу CDC о COVID-19, чтобы узнать, как безопасно проводить проверку сотрудников.
    • Разработайте и внедрите политику, предотвращающую собирание сотрудников в группы в ожидании проверки, и поддерживайте 6-футовое расстояние между сотрудниками.
    • В качестве альтернативы рассмотрите возможность того, чтобы сотрудники выполняли самопроверку дома, прежде чем отправиться в офис.
  • Распределите смены, время начала и время перерывов, насколько это возможно, чтобы сократить количество сотрудников в местах общего пользования, таких как контрольные зоны, комнаты отдыха и раздевалки.
  • Рассмотрите возможность размещения знаков на стоянках и у входов, которые просят гостей и посетителей звонить из машины, чтобы проинформировать администрацию или службу безопасности, когда они доберутся до объекта.
    • Укажите, как посетители могут входить в здание в шахматном порядке.
  • Рассмотрите возможность вывешивания знаков на стоянках и у входов, которые просят гостей и посетителей по возможности надевать тканевые маски для лица, не входить в здание, если они больны, и по возможности держаться на расстоянии 6 футов от сотрудников.
  • Очистите поверхности, вызывающие сильное касание.
    • Выполняйте очистку и дезинфекцию вашего производственного объекта, чтобы разработать, соблюдать и поддерживать план регулярной очистки поверхностей, чтобы снизить риск заражения людей вирусом, вызывающим COVID-19.
    • По крайней мере, ежедневно очищайте все сенсорные поверхности, к которым часто прикасаются несколько человек, такие как дверные ручки, столы, выключатели, смесители, туалеты, рабочие станции, клавиатуры, телефоны, поручни, принтеры / копировальные аппараты и фонтанчики для питья.При необходимости может потребоваться более частая очистка.
      • Если твердые поверхности загрязнены, очистите их с помощью моющего средства или воды с мылом.
    • Дайте сотрудникам достаточно времени, чтобы вымыть и высушить руки, а также предоставьте доступные раковины, мыло, воду и средства для сушки рук (например, бумажные полотенца, сушилку для рук).
      • Напоминайте сотрудникам о необходимости часто мыть руки водой с мылом в течение не менее 20 секунд. Если мыло и вода недоступны, им следует использовать дезинфицирующее средство для рук с содержанием спирта не менее 60%.
    • Установить политику и практику социального дистанцирования:
      • Напомните сотрудникам, что люди могут распространять COVID-19, даже если у них нет симптомов. Рассматривайте все тесные взаимодействия (в пределах 6 футов) с сотрудниками, клиентами и другими людьми как потенциальный источник воздействия.
      • Не поощряйте рукопожатие, объятия и удары кулаками.
      • Поощряйте использование сидячих мест на открытом воздухе и социального дистанцирования для любых мероприятий в малых группах, таких как обеды, перерывы и встречи.
    • Для сотрудников, которые добираются до работы на общественном транспорте или в каршеринге, рассмотрите возможность предоставления следующей поддержки:
      • Если возможно, предложите сотрудникам стимулы к использованию таких видов транспорта, которые сводят к минимуму тесный контакт с другими людьми (например, езда на велосипеде, ходьба, вождение или езда на машине в одиночку или с членами семьи).
      • Попросите сотрудников следовать указаниям CDC о том, как защитить себя при использовании транспорта.
      • Разрешите сотрудникам менять часы работы, чтобы они могли добираться до работы в менее загруженное время.
      • Попросите сотрудников вымыть руки как можно скорее после поездки.
    • Разместите на входе и в стратегических местах инструкции и напоминания о гигиене рук, симптомах COVID-19, ношении тканевых покрытий для лица и этикете при кашле и чихании. При необходимости сюда должны быть включены таблички для людей, не говорящих по-английски.
    • По возможности используйте удобные мусорные баки.
    • Напомните сотрудникам, чтобы они не касались глаз, носа и рта.

Как разработать описание должности

Описание должности — это полезный простой инструмент, который объясняет задачи, обязанности, функции и обязанности должности.В нем подробно указано, кто выполняет конкретный вид работы, как эта работа должна быть завершена, а также частота и цель работы, поскольку она связана с миссией и целями организации. Описания должностей используются по разным причинам, например, для определения уровня заработной платы, проведения проверок эффективности, уточнения миссий, установления должностей и классов оплаты, а также создания разумных средств контроля приспособления, а также в качестве инструмента для приема на работу. Должностные инструкции полезны при планировании карьеры, предлагая учебные упражнения и устанавливая юридические требования для соответствия требованиям.Описание должности дает сотруднику ясный и краткий ресурс, который можно использовать в качестве руководства для выполнения работы. Точно так же руководитель может использовать описание должности в качестве инструмента измерения, чтобы убедиться, что сотрудник соответствует ожиданиям от должности.

Шаг 1. Выполните анализ задания

Этот процесс сбора, изучения и интерпретации данных о задачах задания предоставит точную информацию о задании, чтобы организация могла выполнять ее эффективно. Выполнение анализа работы включает следующие шаги:

  • Опрос сотрудников, чтобы точно узнать, какие задачи выполняются.
  • Наблюдение за выполнением задач.
  • Заполнение сотрудниками анкет или рабочих листов.
  • Сбор данных о вакансиях из других ресурсов, таких как обзоры заработной платы и Справочник по перспективам занятости.

Результаты должны быть задокументированы и проверены сотрудником, который в настоящее время занимает должность, и его или ее руководителем на предмет любых изменений, касающихся знаний, навыков, способностей, физических характеристик, факторов окружающей среды и полномочий / опыта должности:

  • Знание — понимание совокупности информации, полученной путем опыта или изучения.
  • Навык — наблюдаемая в настоящее время компетенция для выполнения усвоенной деятельности.
  • Способность — способность выполнять наблюдаемое поведение или поведение, которое приводит к наблюдаемому продукту.
  • Физические характеристики — физические характеристики, которые сотрудник должен иметь для выполнения своих должностных обязанностей с разумными приспособлениями или без них.
  • Факторы окружающей среды — условия труда (внутри или вне офиса).
  • Полномочия / опыт — минимальный уровень образования, опыта и сертификатов, приемлемый для должности.

Шаг 2: Установите основные функции

После того, как был установлен стандарт производительности для конкретной работы, необходимо определить основные функции должности. Это обеспечит лучшую возможность для оценки запросов на проживание в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Определение основных функций включает следующие шаги:

  • Убедитесь, что задачи, входящие в рабочую функцию, действительно необходимы или являются требованием для выполнения работы.
  • Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи.
  • Определите последствия невыполнения функции, а также то, может ли это нанести ущерб деятельности работодателя или привести к серьезным последствиям.
  • Определите, можно ли переделать задачи или выполнить их другим способом.
  • Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.

После определения основных функций работодатель может определить, являются ли функции важными или второстепенными.Использование термина «основная функция» должно быть частью должностной инструкции, и в нем должно быть четко указано, как человек должен выполнять эту работу. Это послужит руководством в будущем относительно того, можно ли выполнять работу с жилым помещением или без него.

Шаг 3. Упорядочивайте данные в сжатой форме

Структура должностной инструкции может варьироваться от компании к компании; однако все описания должностных обязанностей в организации должны быть стандартизированы, чтобы иметь одинаковый внешний вид.

Необходимо включить следующие темы:

  • Должность — название должности.
  • Классификация — освобождение или отсутствие освобождения в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  • Уровень заработной платы / уровень / семья / диапазон — уровни вознаграждения, группы или диапазоны заработной платы, в которые помещаются рабочие места одинаковой или аналогичной ценности, включая минимальные и максимальные диапазоны оплаты труда.
  • Подотчетен — название должности, которой подчиняется данное задание.
  • Дата — дата составления или последней проверки описания должности.
  • Резюме / цель — краткое изложение и общие цели работы.
  • Основные функции — основные функции, включая то, как человек должен их выполнять, и частоту, с которой выполняются задачи; задачи должны быть частью служебной функции и действительно необходимы или требуются для выполнения работы.
  • Компетенция — знания, навыки и способности.
  • Обязанности надзора — прямые отчеты, если таковые имеются, и уровень надзора.
  • Рабочая среда — рабочая среда; температура, уровень шума внутри или снаружи или другие факторы, которые могут повлиять на условия труда человека при выполнении работы.
  • Физические требования — физические требования к работе, включая сгибание, сидение, подъем и вождение.
  • Тип должности и ожидаемые часы работы — полный или неполный рабочий день, типичные рабочие часы и смены, дни недели и ожидаемая сверхурочная работа.
  • Путешествие — процентное время в пути, ожидаемое для позиции, где это путешествие происходит, например, локально или в определенных странах или штатах, а также то, будет ли это путешествие ночью.
  • Требуемое образование и опыт — образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
  • Предпочтительное образование и опыт — предпочтительное образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
  • Дополнительные квалификационные требования — дополнительные требования, такие как сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.
  • Заявление о плане позитивных действий / равных возможностях трудоустройства (AAP / EEO) — положение (и), в котором излагаются требования и практика федерального подрядчика и / или заявление о равных возможностях работодателя.
  • Прочие обязанности — заявление об отказе от ответственности, см. Шаг 4.

Шаг 4: Добавьте заявление об отказе от ответственности

Рекомендуется добавить заявление, которое указывает, что описание должности не предназначено для охвата или включения исчерпывающего перечень видов деятельности, обязанностей или ответственности, которые требуются от работника.Обязанности, ответственность и действия могут измениться или новые могут быть назначены в любое время с уведомлением или без него.

Шаг 5: Добавьте строки подписи

Подписи являются важной частью проверки описания должности. Они показывают, что должностная инструкция была утверждена и что сотрудник понимает требования, основные функции и обязанности должности. Подписи должны включать подписи руководителя и сотрудника.

Шаг 6: Завершить

Черновик описания должности должен быть представлен высшему руководству и руководителю должности для рассмотрения и утверждения.Черновик дает возможность просмотреть, добавить или убрать любые детали до утверждения окончательного описания должности.

Окончательные описания должностных обязанностей должны храниться в надежном месте, а копии должны использоваться для объявлений о вакансиях, собеседований, запросов на размещение, обзоров компенсации и служебной аттестации. Работодатели также могут разместить их в своей внутренней сети.


5 типов рабочей среды (и как определить, какая из них подходит именно вам)

Эта статья была одобрена тренером по вопросам карьеры Indeed


Ваша рабочая среда состоит из всех элементов, которые может повлиять на вашу повседневную продуктивность, в том числе когда, где и как вы работаете.Во время карьерного роста вы можете использовать возможности, обеспечивающие комфортную рабочую среду, которая способствует вашему успеху и соответствует вашим основным ценностям. В этой статье мы обсудим, что такое рабочая среда, элементы, из которых она состоит, и как лучше всего определить подходящую рабочую среду во время поиска работы.

Подробнее: Основные ценности: обзор и примеры

Что такое рабочая среда?

Рабочая среда — это среда, социальные особенности и физические условия, в которых вы выполняете свою работу.Эти элементы могут повлиять на чувство благополучия, отношения на рабочем месте, сотрудничество, эффективность и здоровье сотрудников. Вот важные аспекты рабочей среды:

Физическая среда

Этот элемент состоит из размера, планировки и расположения рабочего места, независимо от того, проводится ли работа в помещении или на открытом воздухе, возможностей, предлагаемых на рабочем месте и мебель, используемая во время работы.

Культура компании

Этот элемент относится к способу работы компании и ее сотрудников, в том числе к тому, как выглядит эффективное общение между разными уровнями персонала, взглядом сотрудников на руководителей компании, целями компании и ценностями организации.

Условия труда

Этот элемент включает официальные условия приема на работу сотрудников, такие как размер оплаты труда, трудовой договор и продолжительность рабочего дня. Он также может охватывать развлекательные мероприятия и другие инициативы по пропаганде здорового рабочего места.

Подробнее: Руководство по корпоративной культуре

Элементы рабочей среды

Используйте следующие описания каждого элемента рабочей среды, чтобы определить позитивное и продуктивное рабочее место:

Физическая среда

физические условия, в которых вы работаете, будут играть решающую роль в том, чтобы вы могли полностью раскрыть свой потенциал.Некоторые важные аспекты вашей физической среды, которые следует учитывать, включают:

Размер

Размер вашей рабочей зоны может повлиять на то, есть ли у вас все под рукой для выполнения своей работы, и в то же время значительно повлиять на ваше самочувствие на работе. Чтобы оценить размер вашего рабочего места, подумайте о том, сколько места у вас есть, чтобы свободно перемещаться, есть ли у вас все необходимое оборудование поблизости и достаточно ли места для размещения всех сотрудников.

Планировка

Некоторые рабочие места внутри помещений имеют открытую планировку, в то время как другие используют кабинки или другие перегородки для разделения пространств. Дизайн рабочего места может зависеть от вида работ. Например, для более совместной среды может быть выгодна открытая планировка, в то время как работа, требующая осмотрительности, лучше будет работать в отдельных офисах или кабинах для обеспечения конфиденциальности.

Мебель

Столы, стулья, столы для конференций и другая рабочая мебель также могут повлиять на работу сотрудников.Доступ к удобным и достаточным сиденьям, чистым рабочим местам и функциональным столам может обеспечить эффективность рабочих мест в помещении. Рабочие места на открытом воздухе могут включать удобную мебель для перерывов.

Оборудование

Некоторым ролям требуется специальное оборудование для выполнения своей работы, и в зависимости от компании работодатель может или не может предоставить его. Некоторым ролям, например механику, может потребоваться принести собственный набор инструментов. Внутренние офисные помещения с большей вероятностью предоставят необходимое оборудование, такое как компьютеры, принтеры и другие важные технологии, используемые в работе.

Услуги

Другие услуги могут повлиять на ваше физическое и умственное самочувствие в течение вашей трудовой жизни. Возможность сделать перерыв или сходить в туалет — неотъемлемая часть любого продуктивного распорядка дня, поэтому расположение этих помещений также может повлиять на рабочую среду. Дополнительные удобства, такие как зоны отдыха и тренажерные залы на территории, также могут оказать положительное влияние на сотрудников.

Расположение

Некоторые роли преимущественно работают внутри, некоторые проводят большую часть своего рабочего дня на улице, а некоторые роли могут сочетать работу как в помещении, так и на улице.Многие работодатели могут предоставить дополнительные помещения или оборудование, чтобы сотрудникам было комфортно во время работы и сохранялась производительность.

Корпоративная культура

Убеждения вашей компании и то, насколько их цели совпадают с вашими, могут стать существенным фактором вашего комфорта на рабочем месте. Вот важные элементы корпоративной культуры:

Кодекс поведения

Некоторые компании могут объяснить свою деловую культуру в формальном кодексе поведения или предоставить руководящие принципы для сотрудников.Эти документы могут побудить вас соблюдать определенные условия при выполнении задач, а также при взаимодействии с коллегами, руководителями рабочих мест и внешними заинтересованными сторонами. Эти рекомендации часто можно найти в справочнике для сотрудников.

Поощрение и развитие

Некоторые работодатели напрямую поощряют сотрудничество и командную работу, делают упор на положительные отзывы и постоянно чествуют сотрудников, добившихся успеха. Другие работодатели могут предоставить более конструктивную обратную связь, чтобы побудить сотрудников к совершенствованию.

Заявление о миссии компании

Это заявление представляет собой набор ценностей, которые компания стремится продвигать в своей работе. Хотя эти ценности не могут обсуждаться ежедневно, они определяют каждую задачу, которую вы выполняете, и каждую цель, которую вы ставите как участник организации.

Подробнее: Что такое корпоративная культура?

Условия труда

Следующие элементы определяют, как может выглядеть повседневная жизнь и как ваша занятость влияет на области вашей жизни, не связанные с работой:

Баланс между работой и личной жизнью

Количество часов работал каждую неделю, и время может варьироваться в зависимости от должности, компании и отрасли.Некоторые организации могут способствовать достижению баланса между работой и личной жизнью, предлагая щедрое оплачиваемое время или гибкий график работы. Другие работодатели могут поощрять сотрудников работать сверхурочно, чтобы уложиться в сроки, или предоставлять клиентам круглосуточные услуги.

Условия найма

В дополнение к установленным часам эти условия могут включать определение того, является ли ваша работа временным контрактом или постоянной работой. Этот элемент может также включать льготы и условия оплачиваемого отпуска.

Безопасность на рабочем месте

Существуют обязательные в национальном масштабе правила техники безопасности на рабочем месте, которым должны следовать все работодатели.Ваш работодатель может размещать правила в общественных местах, чтобы все сотрудники понимали и соблюдали эти правила. Кроме того, на этот элемент условий труда влияет безопасное использование оборудования, а также доступ к выходам, аварийному оборудованию и оказанию первой помощи.

Здоровый образ жизни

Некоторые работодатели могут поощрять сотрудников оставаться в форме и есть сбалансированное питание для улучшения их общего самочувствия. Они могут даже запасаться полезными закусками, сотрудничать с близлежащим тренажерным залом или проводить командные мероприятия, включающие физическую активность.

Типы рабочей среды

Существует множество различных типов рабочей среды, которые включают сочетание физических компонентов, корпоративной культуры и условий труда. Какие элементы создают наилучшую рабочую среду, зависит от отрасли и возраста организации, количества и типов сотрудников, а также идеальной среды, которую организация хочет создать.

Согласно голландской теории личности и совместимости работы, некоторые среды могут лучше подходить для определенных личностей.Рассматривая рабочую среду, откройте для себя характеристики и ценности вашего типа личности, чтобы найти ту, которая вам больше всего подходит. Личностно-ориентированная рабочая среда включает:

Реалистичная

Эта среда способствует физической активности и может быть лучшей для более кинестетических сотрудников, также называемых «деятелями». Те, кто хорошо работает в этой среде, часто обладают навыками и предпочитают использовать инструменты и работать своими руками. Рабочие места с реалистичной рабочей средой включают в себя проектирование, техническое обслуживание и строительство.

Следственный

Этот тип среды основан на критическом мышлении, экспериментировании и решении проблем. Большая часть работы в этой среде включает в себя сбор доказательств, изучение информации и обучение, а также создание выводов. Сотрудники, которые являются «мыслителями», могут преуспеть в этих условиях, которые часто встречаются в таких сферах, как здравоохранение, инженерия и технологии.

Художественный

Эта среда поощряет инновации и эксперименты, а также личное самовыражение.Художественная среда часто лучше всего подходит для тех, кого называют «творцами», которые преуспевают в более гибкой и эмоциональной среде. Некоторые профессии, которые лучше всего подходят для этого типа, относятся к таким областям, как дизайн, изобразительное искусство и перформанс.

Социальные сети

Такая среда способствует общению, помощи, исцелению и обучению между сотрудниками. Тех, кто преуспевает в этой среде, часто называют «целителями» и обладают такими качествами, как доброта, сочувствие и сострадание. Карьеры, которые обычно предполагают социальную рабочую среду, включают образование, социальную работу, консультирование и уход.

Предприимчивый

Эта рабочая среда также включает в себя общение, но делает упор на то, чтобы направлять других к целям. Предприимчивая среда лучше всего подходит для «убедителей», которые преуспевают в конкуренции и предпочитают выполнять функции, предполагающие продажу, убеждение и обсуждение. Некоторые карьеры, которые предполагают предприимчивую среду, включают недвижимость, политику, общественные услуги и продажи.

Обычный

Эта среда построена на специфичности, предсказуемости и организации.Тех, кто предпочитает традиционную среду, часто называют «организаторами», и они лучше всего работают в условиях четкого порядка, которые поощряют практичность и ценят надежность. Роли, которые существуют в обычной рабочей среде, включают в себя роли в финансах, должности помощника и традиционные офисные помещения.

Подробнее: Руководство: 16 типов личности

Как определить подходящую рабочую среду

Во время поиска работы подумайте о том, чтобы оценить потенциальных работодателей, чтобы найти удобную рабочую среду, которая способствует вашей производительности, эффективности и успеху.Воспользуйтесь следующими советами, чтобы найти способы определения элементов рабочей среды:

1. Внимательно прочтите описание должности

Описание может дать вам представление о физической среде, в которой вы будете работать, например о повседневных задачах. и тип физического окружения. Проанализируйте ожидания работодателя в отношении должности, чтобы найти элементы корпоративной культуры.

2. Изучите компанию в Интернете.

У многих компаний есть веб-сайты, поэтому используйте этот ресурс, чтобы узнать больше об их ценностях и целях, узнать, есть ли у них возможности для отдыха, или прочитать об их последних мероприятиях по созданию команды.Вы также можете найти их страницы в социальных сетях и посмотреть, как они взаимодействуют с клиентами или другими внешними сторонами.

3. Задавайте вопросы на собеседовании

Проведя предварительное исследование, вы также можете подготовить несколько вопросов, касающихся рабочей среды, например, какое оборудование вы будете использовать, есть ли поблизости варианты здорового питания. и как они предпочитают разрешать конфликты в командах.

4. Посетите свое рабочее место

После нескольких собеседований компания может пригласить вас совершить поездку по своим объектам и посмотреть, каково там работать.Вы можете посетить физическую среду, в которой вы могли бы работать.

5. Спросите контакты, которые работают в компании.

. Если вы знаете кого-либо из нынешних или бывших сотрудников, свяжитесь с ними, чтобы узнать, каково там работать. Вы сможете лучше понять отношения между работодателем и сотрудником и культуру компании.

6. Читайте онлайн-обзоры

Многие веб-сайты, посвященные вакансиям или поиску работы, предлагают вам возможность прочитать об опыте других сотрудников. Прочтите положительные и отрицательные отзывы, чтобы понять плюсы и минусы работы или компании.Просмотрите эти ответы с точки зрения того, как эти элементы могут повлиять на вас, если вы там работали.

7. Прочтите свой трудовой договор и вводные документы.

Получив предложение о работе, вы, вероятно, ознакомитесь с документами о приеме на работу, в которых обсуждаются конкретные условия вашей рабочей среды. Например, контракты обычно включают ваши часы работы, требования к работе и ставку заработной платы. Вы также можете ознакомиться со справочником для сотрудников, чтобы понять политику и процедуры компании.

8. Задавайте вопросы, если у вас есть какие-либо нерешенные проблемы

Если вы чувствуете, что вам нужна дополнительная информация о рабочей среде после получения предложения, попросите представителя отдела кадров или менеджера по найму узнать об их опыте работы в компании.

Как улучшить рабочее место

Рабочая среда влияет на ваше настроение, драйв, психическое здоровье и производительность. Если сотрудники работают в унылой офисной обстановке с недружелюбными работниками, у них, скорее всего, не будет достаточно уверенности или удовлетворения от работы, чтобы высказаться.Вот почему создание благоприятной рабочей среды имеет решающее значение для успеха вашей компании.

Важность позитивной рабочей среды

Создание позитивной рабочей среды более глубоко мотивирует и вовлекает ваших сотрудников, что приводит к более высокому удовлетворению работой и удержанию сотрудников в вашей организации, не говоря уже о меньшем стрессе среди ваших сотрудников. Здоровая рабочая среда дает вам и вашим сотрудникам возможность поделиться идеями об успехе вашей компании, которые могут помочь вашей организации расти.Здоровая офисная среда также может повысить продуктивность ваших сотрудников и снизить ваши шансы справиться с частыми прогулами, а в некоторых отраслях — компенсацией работникам и медицинскими требованиями.

Как выглядит токсичная офисная среда?

С другой стороны, благоприятная рабочая среда — токсичная рабочая среда. Отсутствие надлежащего общения между сотрудниками — или, что еще хуже, передача нечеткой или неверной информации — является ключевым признаком токсичной рабочей среды.Отсутствие баланса между работой и личной жизнью или отсутствие свободного времени также могут указывать на токсичную рабочую среду. Наиболее очевидным показателем токсичности офисной среды является то, что корпоративная культура ставит во главу угла бизнес-результаты за счет удержания сотрудников, удовлетворенности работой и психического здоровья.

Что включает в себя позитивная рабочая среда?

Благоприятная рабочая среда в равной степени ставит во главу угла успех в бизнесе и счастье сотрудников. Если вы сосредоточены на создании благоприятной рабочей среды, убедитесь, что культура вашей компании включает баланс между работой и личной жизнью (например, разрешая удаленную работу), беспрепятственный поток идей между сотрудниками и руководством, не опасаясь резкой критики, и разумную политику. на отпуск и оплачиваемый отпуск.

Создавая благоприятную рабочую среду, вы также должны думать о своем офисе как таковом. Имейте в виду следующие вопросы:

  • Достаточно ли у ваших сотрудников места для выполнения своей работы, не занимая чужое пространство?
  • Предоставляете ли вы своим сотрудникам надлежащую конфиденциальность, обеспечивая при этом прозрачность в отношении того, как они используют свое время на работе?
  • Вы предлагаете места, где сотрудники могут делать перерывы или обсуждать рабочие вопросы со своими коллегами?

При этом создание благоприятной среды выходит далеко за пределы вашего офиса.Вы также должны задать себе следующие вопросы:

  • Какие возможности вы предоставляете для сбора ваших сотрудников за пределами вашего офиса для веселых групповых мероприятий, которые могут повысить командный дух и помочь в достижении миссии вашей компании?
  • Понятно ли вашим сотрудникам, в чем состоит миссия вашей компании?
  • Разрешаете ли вы удаленную работу, когда ваши сотрудники заболевают или вам нужно позаботиться о личных нуждах дома?
  • Сколько отпускных, личных, больничных и оплачиваемых выходных дней вы разрешаете?

Ключевой вывод: Счастье и удовлетворенность сотрудников напрямую влияют на успех в бизнесе.Предложите баланс между работой и личной жизнью и позвольте своим сотрудникам обмениваться идеями и открыто общаться.

Эти вопросы могут помочь вам создать благоприятную рабочую среду, но, прежде всего, ключевыми являются здравый смысл, такт и сочувствие — другими словами, отношение к своим сотрудникам как к людям, а не просто как к инструментам бизнеса. Вот четыре способа улучшить рабочую среду и, в свою очередь, повысить вовлеченность сотрудников.

1. Нанимайте хороших членов команды (и не бойтесь отпускать плохих).

Успешные предприятия знают, что благоприятная рабочая среда начинается с найма правильных людей.Убедитесь, что ваши сотрудники являются профессиональными и командными игроками. Та же идея переносится на тех, кто уже находится в офисе. Когда сотрудники работают с токсичными людьми, они с большей вероятностью сами станут токсичными, в результате чего ваша компания окажется в токсичной рабочей среде.

«Удивительно наблюдать, как одно плохое отношение влияет на повседневную работу каждого», — сказала Клэр Маршалл Кроуэлл, главный операционный директор A. Marshall Hospitality. «Я не могу сказать вам, сколько раз меня благодарили за то, что я отпустил отравленных сотрудников.Хотя это сложно сделать, это в конечном итоге влияет на рабочую среду, что могут почувствовать не только наши сотрудники, но и наши [клиенты] ».

2. Улучшить освещение.

Освещение играет жизненно важную роль для рабочих В статье MBA @ UNC, онлайн-программы MBA Университета Северной Каролины в Чапел-Хилл, говорится, что воздействие естественного света улучшает настроение, энергию и психическое здоровье, значительно влияя на концентрацию внимания и продуктивность. Но, согласно опросу, проведенному Pots Planters & More, почти половина офисных работников заявили, что в их офисе почти или совсем нет естественного света.

Если невозможно обеспечить естественное освещение через окна, есть другие варианты. Согласно статье, обогащенные синим светом лампочки могут снизить усталость, повысить уровень счастья и повысить производительность труда. Используйте этот тип освещения в комнатах для мозгового штурма. В комнатах для встреч и отдыха используйте более теплые тона, чтобы обеспечить спокойствие и расслабление. В конференц-залах используйте средние тона, которые приветствуют сотрудников, сохраняя при этом бдительность.

Знаете ли вы? Воздействие естественного света улучшает настроение, энергию и психическое здоровье, значительно влияя на концентрацию внимания и продуктивность.

3. Сделайте офис комфортным.

Чистый, привлекательный офис может иметь огромное влияние на отношения между коллегами и менеджерами, — сказал Майк Канарелли, генеральный директор и соучредитель Web Talent Marketing.

«Даже если солнце не освещает ваше рабочее место, постарайтесь создать расслабляющую атмосферу с помощью удобной мебели, рабочего оборудования и некоторых дополнительных удобств», — сказал он.

Например, дайте своим сотрудникам возможность работать там, где им удобно.Вы можете заполнить офис удобными стульями, а также дать им возможность сидеть или стоять за своими столами.

Согласно исследованию Pots Planters & More, люди, которые называют свою рабочую мебель «плохой», в три раза чаще считают свою офисную среду менее продуктивной и в два раза чаще считают ее «угнетающей».

«Сделайте так, чтобы [работники] могли легко покупать такие вещи, как мячи для упражнений и растения, на копейки компании», — сказал Эй Джей Шанкар, генеральный директор и основатель компании Everlaw, занимающейся разработкой программного обеспечения для судебных процессов.«Мы также доверяем нашим сотрудникам распоряжаться своим временем. Они могут делать перерывы, чтобы поиграть в игры или просто подзарядиться».

Когда сотрудники выбирают пространство, в котором им комфортно, дайте им свободу настраивать свое пространство, поскольку все работают по-своему, сказал Джош Тернер, генеральный директор платформы обратной связи с пользователями UsersThink. Он предлагает избавиться от «всего одного и того же» и дать каждому возможность настроить свои собственные настройки.

4. Улучшение связи.

Внимательно относитесь к тому, как вы взаимодействуете с сотрудниками.Члены команды и высшее руководство должны сосредоточиться на своих методах коммуникации и влиянии, которое они оказывают на создание благоприятной рабочей среды.

«Сотрудники мотивированы и чувствуют себя ценными, когда им дают положительное подкрепление и показывают, как их работа способствует успеху бизнеса», — сказал Доминик Джонс, директор по персоналу HEXO Corp. работа способствует достижению более широких целей организации.

Но оценивать нельзя только сотрудников.Менеджеры также должны быть открыты для обратной связи, — сказала Саманта Ламберт, директор по персоналу Blue Fountain Media.

«Когда вы вовлекаете своих сотрудников в процесс принятия решений, чтобы создать лучшую рабочую среду, они чувствуют, что их ценят», — сказал Ламберт. «Не бойтесь спрашивать сотрудников об их мнении о предлагаемых новых преимуществах или о том, что они думают о новом клиентском проекте».

Работая над общением, не забывайте выражать благодарность за тяжелый труд. По словам Дэвида Стерта, исполнительного вице-президента по маркетингу и развитию бизнеса O.C. Tanner Institute, эффективное признание сотрудников может преобразовать и поднять организацию.

Leave a Reply