Повестка встречи – —

Протокол встречи (образцы 2018-2019).

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» — послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма. Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч. И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи — это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения. Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия. Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах. Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.). В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах). После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней. Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи. Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

formadoc.ru

повестка встречи — определение — русский

Пример предложения с «повестка встречи», памяти переводов

OpenSubtitles2018.v3Из-за неё повестка встречи изменилась.mid.ruДругими ключевыми вопросами международной повестки встречи министров в Москве станут оценки перспектив реформирования мировой финансовой системы в свете итогов вашингтонского саммита «двадцатки» (15 ноября 2008 г.), отношения Россия-ЕС с учетом перспективы председательства Испании в Евросоюзе в 2010 году, дальнейшее развитие отношений России и НАТО.MultiUnЭтот вопрос также включен в повестку встречи на высшем уровне Группы # которая пройдет вскоре в ЯпонииNews commentaryПутин поставил вопрос энергетической безопасности на первое место в повестке встречи в верхах, но этим невозможно скрыть желания России доминировать на европейских рынках посредством контроля нефтегазопроводов, нефтеперерабатывающих заводов и розничных торговцев.mid.ruВозможно ли раскрыть какие-то детали повестки встречи 13 июня министров иностранных дел России и Республики Корея, в частности будет ли обсуждаться вопрос размещения ПРО на Корейском полуострове?mid.ruВопрос: Какова повестка встречи Президента России В.В.Путина и Премьер-министра Японии С.Абэ?mid.ruНа вчерашнем заседании Контактной группы в Минске украинская сторона снова саботировала обсуждение политаспектов урегулирования уже на уровне определения повестки встречи политподгруппы.mid.ruИзвестна ли повестка встречи Госсекретаря США М.Помпео с Министром иностранных дел С.В.Лавровым?OpenSubtitles2018.v3– В них вы найдёте общие данные, календари, повестки встреч и так далее.UN-2Этот вопрос также включен в повестку встречи на высшем уровне Группы 8, которая пройдет вскоре в Японии.MultiUnОткрытие женевского этапа Встречи на высшем уровне Принятие повестки дня организационного заседания Выборы Председателя Встречи на высшем уровне и председателя организационного заседания Принятие правил процедуры Утверждение повестки дня первого этапа Встречи на высшем уровне Выборы других должностных лиц Встречи на высшем уровне Организация работы Назначение членов Комитета по проверке полномочий Отчет Подготовительного комитета Прочие вопросыMultiUnВ соответствии с правилом # правил процедуры Встреча на высшем уровне на своем первом заседании утверждает повестку дня, проект которой до такого утверждения является предварительной повесткой дня Встречи на высшем уровнеUN-2В соответствии с правилом 18 правил процедуры Встреча на высшем уровне на своем первом заседании утверждает повестку дня, проект которой до такого утверждения является предварительной повесткой дня Встречи на высшем уровне.MultiUnВ этом заявлении содержится четкое политическое послание Встрече на высшем уровне, где изложены мнения региона в отношении повестки дня Встречи и предлагаются инициативы в отдельных областяхUN-2В этом заявлении содержится четкое политическое послание Встрече на высшем уровне, где изложены мнения региона в отношении повестки дня Встречи и предлагаются инициативы в отдельных областях.UN-2рекомендует возложить задачу подготовки к Встрече на высшем уровне на межправительственный подготовительный комитет открытого состава, который определил бы повестку дня Встречи, подготовил бы окончательные варианты проектов декларации и плана действий и принял бы решение относительно процедур участия других заинтересованных сторон в работе Встречи на высшем уровне;MultiUnрекомендует возложить задачу подготовки к Встрече на высшем уровне на межправительственный подготовительный комитет открытого состава, который определил бы повестку дня Встречи, подготовил бы окончательные варианты проектов декларации и плана действий и принял бы решение относительно процедур участия других заинтересованных сторон в работе Встречи на высшем уровнеMultiUnКроме того, три основных партнера- ЮНЕП, Центр по изучению политики в отношении Мирового океана при Делавэрском университете и МОК/ЮНЕСКО- выпустили для делегатов Всемирной встречи получившее положительный отклик руководство по океанам, прибрежным районам и островам, посвященное вопросам повестки дня Встречи на высшем уровне, касающимся этой тематикиMultiUnНасколько мы понимаем, повестка дня встречи безусловно отразит этот всесторонний подход к рассмотрению арабо-израильского конфликта, включая вопрос об оккупированных сирийских Голанах и остающихся оккупированными ливанских территориях в качестве пункта повестки дняUN-2Одним из важнейших элементов Встречи на высшем уровне является развитие новых форм сотрудничества с участием правительств, неправительственных организаций и частного сектора, что будет оказывать существенное влияние на результаты и ход осуществления повестки дня Встречи на высшем уровне.UN-2Секретариат как непосредственно, так и по линии СтАР будет по-прежнему принимать участие во встречах Группы 20 и поддерживать ее план действий по борьбе с коррупцией для продвижения тематики возвращения активов в целях обеспечения того, чтобы она стала неотъемлемой составной частью повестки дня встреч Группы 20 и чтобы к государствам – членам Группы 20 (как финансовым центрам) был обращен настоятельный призыв принять оперативные меры по возвращению активов (связанные с предупреждением, выявлением, преследованием, конфискацией и возвращением).MultiUnОдним из важнейших элементов Встречи на высшем уровне является развитие новых форм сотрудничества с участием правительств, неправительственных организаций и частного сектора, что будет оказывать существенное влияние на результаты и ход осуществления повестки дня Встречи на высшем уровне

Показаны страницы 1. Найдено 6743 предложения с фразой повестка встречи.Найдено за 13 мс.Накопители переводов создаются человеком, но выравниваются с помощью компьютера, что может вызвать ошибки. Они приходят из многих источников и не проверяются. Будьте осторожны.

ru.glosbe.com

Как правильно протоколировать совещания | Консалтинговая компания «Правила игры»

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Обычное протоколирование	Идеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания	Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование
Все по-разному понимают итоги встречи	Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата
Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание	Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах
Необязательность выполнения принятых на совещании решений	Обязательность выполнения принятых к выполнению задач — ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания	Следование визуальной повестке совещания
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще — еще позже	Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!
На контроль принятых решений уходит много времени	На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

 

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

• Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
• Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
• Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
• Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
• Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
• Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
• Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
• Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше. Эти договоренности могут быть трех видов:

• Решения, которые касаются всех
• Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
• Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

———————————————————————-
Если вы хотите узнать, как готовить, проводить и доводить до результата сессии, совещания и не только, присоединяйтесь с 3 октября к онлайн-курсу Виктории Бехетеревой «Фасилитация для лидера»

А в сентябре пройдут еще два занятия спецкурсов по фасилитации, всего занятий было 9, оставьте заявку на приобретение записей на bekhtereva.ru 

rulesplay.ru

Протокол встречи с клиентом. Образец и бланк 2019 года

Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола встречи с клиентом .docСкачать образец протокола встречи с клиентом .doc

Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.

Элементы протокола

После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.

После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

• Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
• Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
• Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
• Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
• Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

• В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
• В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
• В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

• Сфера деятельности.
• Размер организации клиента, годовой оборот активов.
• Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
• Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
• Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

assistentus.ru

Регулярные личные встречи с сотрудниками — пошаговое руководство — Твой план

Я уже писал, почему нужно проводить регулярные личные встречи: чтобы поддерживать ориентацию сотрудника на общие цели, повышать его мотивацию и эффективность, диагностировать проблемы на ранней стадии, а также повысить твою собственную эффективность за счет снижения количества отвлечений.

Эта статья рассказывает, как правильно их организовывать и проводить и как извлекать из этого ценнейшего управленческого инструмента максимум пользы.

Цикл регулярных личных встреч

Запусти цикл регулярных личных встреч

1. Отправь приглашение

В самом начале, при запуске цикла регулярных личных встреч, твоей задачей является создание у сотрудника мотивации на участие в новой инициативе своего креативного начальника. Для этого нужно нейтрализовать страх «опять отчеты» и объяснить, что ты предлагаешь помощь, а не отбираешь время.

Письмо с приглашением на первую встречу может выглядеть следующим образом:

Оксана,

Я хочу начать с тобой еженедельные встречи для обсуждения твоих задач и вопросов.

У тебя всегда будет полтора часа в неделю, когда ты можешь встретиться со мной один-на-один, чтобы:
    - получить поддержку в решении своих задач,
    - обсудить вопросы, которые тебя беспокоят и
    - получить от меня информацию, которой тебе недостает.

Мне же эти встречи помогут:
    - быть в курсе того, что ты делаешь,
    - вовремя направлять тебя в нужном направлении,
    - понять твои сильные стороны и помочь тебе развивать их,
    - узнать тебя как личность и создавать атмосферу, в которой всем будет комфортно работать.

На первой встрече я предлагаю сделать краткий обзор всех твоих функций, обсудить основные направления развития, а на будущих встречах сосредоточиться на обсуждении этих направлений.

Владимир

К этому письму можно приложить перечень функций сотрудника на верхнем уровне. Ничего страшного, если повестка первой встречи окажется небольшой — поверь, она быстро наберет вес.

2. Назначь повторяющуюся встречу в календаре

Следующий шаг — назначить встречу.

Ты можешь назначить только первую встречу, а в конце ее назначить следующую, и так далее. Альтернативный вариант — назначить сразу повторяющуюся встречу. Я рекомендую последний вариант, так как он убивает сразу несколько зайцев:

• В будущем не будет ситуаций, когда нужно назначить встречу с сотрудником, а все ближайшее время на неделе оказывается уже занятым.
• У тебя никогда не будет сбоев в цикле из-за того, что ты банально забыл назначить очередную встречу.
• Ты внесешь предсказуемость в график подчиненного, позволив ему выделять достаточно времени на подготовку к вашей следующей встрече.

Длительность встречи может колебаться от получаса до полутора часов. Меньше — не будешь успевать входить в контекст, больше — снижается эффективность из-за усталости.

Периодичность может колебаться от двух раз в неделю до раза в месяц в зависимости от многих факторов:

• Самостоятельности сотрудника
• Его успешности и сложности его задач
• Важности участка
• Твоей занятости

Для меня оптимальная периодичность — раз в неделю. Этого достаточно, чтобы, с одной стороны, успевать оперативно реагировать на изменение ситуации, а с другой — не уходить в микроменеджмент.

Во время очередной личной встречи

3. Сократи количество отвлечений

Ваша встреча — это законное время сотрудника, на которое он рассчитывал всю неделю, поэтому посвяти это время целиком ему:

• Закрой дверь кабинета и повесь на нее табличку «Не беспокоить»
• Выключи монитор, если вам не нужен компьютер — пусть тебя не отвлекают уведомления о новых сообщениях
• Не бери трубки, если это позволяет твоя работа, культура компании и статус звонящего, либо проси перезвонить
• Если так будет удобнее, то проводи встречи в переговорной

4. Задай вопрос «Как дела?»

В самом начале встречи задай вопрос «Как дела?». Несмотря на всю свою простоту, он обладает уникальной диагностической силой. Ответ на него во многом определит, о чем вы будете разговаривать сегодня. Наиболее вероятно, что ты услышишь в ответ «все хорошо», но это «все хорошо» может быть сказано тысячью способов. Твоя задача здесь — понять, нет ли за этим дежурным ответом проблемы, которая требует более глубокого зондирования.

5. Составь повестку встречи

Определите, на что вы потратите ближайшие полтора часа:

1. Если у сотрудника действительно «все хорошо» в эмоциональном плане, то о чем еще он хочет поговорить? Что важного произошло за прошедшую неделю, чего нет в вашем списке задач?
2. Выдели вопросы, которые были добавлены в список задач между встречами как требующие обсуждения.
3. Добавь к этому задачи, которые были определены как приоритетные на прошлой встрече.
4. Расставь вопросы по убыванию важности.

Результат — краткая рукописная повестка или распечатка списка задач сотрудника, где выделены вопросы, которые будут обсуждаться на сегодняшней встрече, с указанием их порядкового номера в сегодняшней повестке. По этой повестке вы и будете сегодня работать.

6. Проведи эффективное обсуждение

Вот несколько советов, как сделать дальнейшее обсуждение эффективным:

1. Прими результаты работы по приоритетным вопросам. Сначала — главное: сотрудник рассказывает о своих успехах на приоритетных направлениях работы. В тех случаях, когда связный рассказ не готов, возможно, стоит не терять время и перенести доклад на следующий раз, попросив сотрудника подготовиться.
2. Определи задачи, где сотруднику требуется помощь. Иногда требуется просто направить, иногда — выделить ресурсы, иногда — помочь договориться со смежниками. Иногда проще всего просто спросить: «Нужна ли от меня какая-то помощь?»
3. Ставь новые задачи взамен выполненных. Задач всегда больше, чем исполнителей. Не забывай спрашивать себя «А что дальше?» каждый раз, когда ты вычеркиваешь выполненную задачу из списка.
4. Сообщай недостающую информацию. У тебя, как у руководителя, всегда больше информации о текущем окружении, чем у твоих подчиненных. Сделай их жизнь проще — поделись тем, что знаешь. Не жди вопросов — подумай сам: «Какая информация поможет ему выполнить задачу эффективнее?»
5. Давай обратную связь. Не стоит ждать ежегодной оценки персонала, чтобы дать сотруднику обратную связь. Как хороший повар точит свои ножи ежедневно, так и ты не упускай шанса дать обратную связь сотруднику — он будет рад как небольшой коррекции своего курса, так и похвале.
6. Визуализируй сложные концепции для лучшего понимания. Лучше раз увидеть, чем сто раз услышать. Если вы что-то писали или чертили на бумаге во время встречи, попроси сотрудника снять себе копию, а оригиналы сохрани для следующей встречи — при взгляде на них ты сразу вспомнишь, о чем конкретно шла речь.

См. также: Правила проведения эффективных совещаний.

7. Обнови список задач сотрудника

Список задач сотрудника — основной инструмент, которым вы будете пользоваться на встрече, карта, по которой вы идете от одной встречи к другой. Он является протоколом этой встречи и одновременно повесткой следующей.

Актуализация этого списка — основной непосредственный результат вашего сегодняшнего совместного времяпровождения. Обновленный список задач кладется в содержание следующей встречи с сотрудником в календаре Outlook.

См. также: Список задач сотрудника — 10 заповедей правильного ведения.

Между встречами

8. Старайся откладывать вопросы до очередной регулярной встречи

Если у сотрудника возникает к тебе вопрос между встречами, то уточни, можно ли его отложить до следующей регулярной встречи. Если это так, то добавь его в список задач этого сотрудника в раздел «Новые вопросы к обсуждению».

Точно также список задач может служить для тебя временным хранилищем твоих вопросов, которые нужно будет обсудить с сотрудником на следующей встрече и новых задач, которые нужно будет ему разъяснить.

 

Читай дальше:

 

А какую систему коммуникаций используешь ты? Поделись своим опытом в комментариях ниже!

Поделиться ссылкой:

Понравилось это:

Нравится Загрузка…

tvoyplan.com

Предложения со словосочетанием ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ

Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лицам, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются на соответствующее время. Повестка совещания не оглашалась, но сопоставив визит к руководству наркомата и испортившееся настроение полковника, можно было предположить, что привезённые им новости будут далеко не самыми приятными.

Неточные совпадения

Круг участвующих в совещании достаточно узок, он определяется степенью причастности к рассматриваемым проблемам, поэтому нет необходимости многословно формулировать цель выступления — она определяется повесткой дня совещания, а также должностным статусом выступающего. Нас не предупредили о повестке дня совещания. Если вы проводите совещание, то, конечно, заблаговременно составите повестку дня и разошлёте копии всем участникам, чтобы они сами могли подготовиться, собрать материал, который предполагают представить на совещании. Даже по одному, как говорится, «твоему» вопросу, включённому в повестку дня, нередко приходилось собирать рабочие совещания, консультироваться со специалистами, запасаться множеством статистических данных. Главы правительств всё же утвердили директивы министрам иностранных дел четырёх держав, которым поручалось продолжить в октябре 1955 года рассмотрение вопросов повестки дня совещания: вопросы европейской безопасности и германские проблемы. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Любое совещание, хоть у военных, хоть у штатских, начинается с того, что опрашиваются все присутствующие по вопросу повестки, а затем ведущий совещание принимает решение — «подводит чёрту».

kartaslov.ru

Повестки оперативных совещаний

Онлайн-проверка соответствия роста размера платы за коммунальные услуги установленным ограничениям//Управа района//

Повестка совещаний 14.12.2015г.

Повестка совещаний 07.12.2015г.

Повестка совещаний 30.11.2015г.

Повестка совещаний 23.11.2015г.

Повестка совещаний 16.11.2015г.

Повестка совещаний 09.11.2015г.

Повестка совещаний 02.11.2015г.

Повестка совещаний 26.10.2015г.

Повестка совещаний 19.10.2015г.

Повестка совещаний 12.10.2015г.

Повестка совещания 05.10.2015г.

Повестка совещания 28.09.2015г.

Повестка совещания 21.09.2015г.

Повестка совещания 14.09.2015г.

Повестка совещания 07.09.2015г.

Повестка совещания 31.08.2015г.

Повестка совещания 24.08.2015г.

Повестка совещания 17.08.2015г.

Повестка совещания 27.07.2015г.

Повестка совещания 20.07.2015г.

Повестка совещания 13.07.2015г.

Повестка совещания 06.07.2015г.

Повестка совещания 29.06.2015г.

Повестка совещания 22.06.2015г.

Повестка совещания 15.06.2015г.

Повестка совещания 08.06.2015г.

Повестка совещания 01.06.2015г.

Повестка совещания 25.05.2015г.

Повестка совещания 18.05.2015г.

Повестка совещания 07.05.2015г.

Повестка совещания 27.04.2015г.

Повестка совещания 20.04.2015г.

Повестка совещания 13.04.2015г.

Повестка совещания 06.04.2015г.

Повестка совещания 30.03.2015г.

Повестка совещания 23.03.2015г.

Повестка совещания 16.03.2015г.

Повестка совещания 10.03.2015г.

Повестка совещания 16.02.2015г.

Повестка совещания 09.02.2015г.

Повестка совещания 02.02.2015г.

Повестка совещания 26.01.2015г.

Повестка совещания 19.01.2015г.

Повестка совещания 24.11.2014г.

Повестка совещания 17.11.2014г.

Повестка совещания 10.11.2014г.

Повестка совещания 27.10.2014г.

Повестка совещания 06.10.2014г.

Повестка совещания 29.09.2014г.

Повестка совещания 22.09.2014г.

Повестка совещания 08.09.2014г.

Повестка совещания 25.08.2014г.

Повестка совещания 18.08.2014г.

Повестка совещания 11.08.2014г.

Повестка совещания 04.08.2014г.

Повестка совещания 28.07.2014г.

Повестка совещания 21.07.2014г.

Повестка совещания 14.07.2014г.

Повестка совещания 08.07.2014г.

Повестка совещания 07.07.2014г.

Повестка совещания 30.06.2014г.

Повестка совещания 23.06.2014г.

Повестка совещания 02.06.2014г.

Повестка совещания 26.05.2014г.

Повестка совещания 19.05.2014г.

Повестка совещания 05.05.2014г.

Повестка совещания 21.04.2014г.

Повестка совещания 14.04.2014г.

Повестка совещания 07.04.2014г.

Повестка совещания 31.03.2014г.

Повестка совещания 24.03.2014г.

Повестка совещания 17.03.2014г.

Повестка совещания 03.03.2014г.

Повестка совещания 17.02.2013г.

Повестка совещания 10.02.2013г.

Повестка совещания 03.02.2014г.

Повестка совещания 30.12.2013г.

Повестка совещания 23.12.2013г.

Повестка совещания 16.12.2013г.

Повестка совещания 09.12.2013г.

Повестка совещания 02.12.2013г.

Повестка совещания 29.11.2013г.

Повестка совещания 21.10.2013г.

Повестка совещания 30.09.2013г.

Повестка совещания 12.08.2013г.

Повестка совещания 05.08.2013г.

Повестка совещания 29.07.2013г.

Повестка совещания 22.07.2013г.

Повестка совещания 15.07.2013г.

Повестка совещания 08.07.2013г.

Повестка совещания 24.06.2013г.

Повестка совещания 31.03.2013г.

Повестка совещания 24.03.2013г.

Повестка совещания 17.02.2013г.

Повестка совещания 10.02.2013г.

Повестка совещания 03.02.2013г.

ubutovo.mos.ru

No related posts.