Повестка встречи: План идеальной встречи (включая шаблоны)

Содержание

План идеальной встречи (включая шаблоны)

Вы когда-нибудь получали приглашение на встречу на работе и просто чесали голову? Вы задаетесь вопросом, о чем конкретно идет речь, что будет обсуждаться и, возможно, даже почему вас пригласили. Вы смотрите на других приглашенных, надеющихся на подсказку, но все еще не понимаете.

Некоторые говорят, что если вы получаете расплывчатое приглашение на собрание, вам следует просто отклонить его. Теперь, согласны ли вы с этим или нет, если вы являетесь координатором, стоит ли рисковать тем, что головные уборщики будут отклоняться только потому, что они сбиты с толку?

Немного задумавшись и выбрав правильные инструменты, вы сможете убедиться, что цель вашей встречи ясна

и уменьшите риск отклонения участников из-за неясного запроса встречи.

План впереди с 5 Вт

Прежде чем вы случайно отправите приглашение на собрание, подумайте, используя кто, что, когда, где и почему.

1. Кого пригласить

Часто люди посылают приглашения на собрания, которые включают слишком много участников или просто не тех.

Сделайте свою работу заранее, чтобы ответить на следующие вопросы:

  • Кто должен быть приглашенным?
  • Кто необходимо к обсуждению?
  • Кто имеет знания, необходимые для этой цели?

Не просто волей-неволей приглашать всех

в отделе, потому что вы не уверены.

2. О чем идет речь

Это самая важная часть вашего планирования. Подумайте, о чем конкретно идет речь, какова цель и каков должен быть ожидаемый результат. Если вы не можете сами определить смысл встречи, то это скорее всего преждевременно.

3. Когда состоится встреча

Это может не показаться важной частью, если вы работаете в небольшом офисе. Но для более крупных компаний или крупных встреч это очень важно. Есть ли у вас удаленные участники, находятся ли они в другом часовом поясе и работают ли они в те же часы, что и другие?

Убедитесь, что вы выбрали время, доступное для всех

,

4. Где будет проходить собрание

Это также важно при планировании вашей встречи, если у вас есть сторонние участники. Потребуется ли конференц-связь? Если веб-встреча

быть запланированным? Или вам просто нужно забронировать конференц-зал на месте? Обязательно подумайте заранее, чтобы учесть тех, кого вы ожидаете посетить.

5. Зачем нужна встреча

Это так же важно, как вопрос. Зачем встреча необходима? Может ли цель быть решена без комнаты людей? Может ли небольшое исследование дать ответ? Достаточно ли у вас информации, чтобы провести встречу на этом этапе?

Помните, что встречи отнимают время у всех участников. Последнее, что вы хотите сделать, это тратить время ваших посетителей

,

Создать программу встречи

Теперь, когда вы ответили на пять вопросов, используйте их для работы над приглашением на встречу и повесткой дня. И да, повестка дня встречи почти всегда необходима по разным причинам.

Программа встречи позволяет участникам:

  • Знайте цель и цель встречи.
  • Посмотрите на вопросы для обсуждения и сможете заранее планировать свою часть или готовить вопросы.
  • Посмотрите, что ожидается в конце собрания или что должно решить собрание.
  • Следуйте на протяжении всей встречи и оставайтесь на ходу.

Начать с шаблона

Лучший способ создать свою повестку дня — начать с шаблона. Это не только экономит ваше время, но уже содержит план, который вам нужен для деталей. Вот лишь несколько вариантов шаблонов повестки дня встречи.

Вы можете проверить на Microsoft Word. Они достаточно гибки для любого типа встречи или размера.

Этот шаблон повестки дня хорош, потому что он включает в себя хорошо отформатированный шаблон протокола собрания. С одной загрузкой вы получаете оба. С хорошим расположением стола каждый может четко видеть цель, список участников и повестку дня. Другой полезный раздел показывает, что участники должны принести на собрание, что часто является забытой частью.

Следующий шаблон повестки дня также является хорошим вариантом. Как и другой, вы можете легко увидеть цель, темы повестки дня и любые предыдущие пункты действий.

Но он также включает области для новых элементов действий, которые вы можете записать во время встречи, а также место для заметок.

Вот еще один шаблон, чтобы взглянуть на это чисто и понятно. Как и первый показанный, он имеет базовый формат таблицы с легко читаемыми разделами. Плюс, это предлагает область для того, что участники должны принести на встречу.

Как подготовить эффективную повестку дня

После того, как вы определились с шаблоном повестки дня собрания, важно эффективно его заполнить. Будьте ясны, точны и делайте все возможное, чтобы ничего не оставалось открытым для интерпретации. Раздел для посетителей — самая простая часть, но остальные должны быть хорошо проинформированы.

Цель встречи

Это должно быть просто одно-два предложения (самое большее) цель встречи. Это происходит из того, что вопрос сверху, который вы зададите себе. Например, скажем, ваша встреча должна рассмотреть три варианта макета пользовательского интерфейса для нового веб-сайта.

Ваша цель должна указывать именно это, а не что-то вроде «говорить о новом сайте». Последний является расплывчатым, не указывает на часть сайта для обсуждения и, как правило, неясен.

Повестка дня встречи

Здесь вы перечислите каждую часть, которую вы собираетесь обсудить. Опять же, это должно быть ясно, так что те, кто, как ожидают, затронут тему, могут подготовиться.

Используя приведенный выше пример, если веб-разработчик Билл должен предоставить плюсы, минусы и три варианта макета, скажем так. Не просто констатируйте: говорите о макетах. Будет ли Билл знать, что именно вы хотите обсудить? Если вы заявите это, он будет.

Предметы, которые нужно принести

Если вы ожидаете, что ваши участники предоставят информацию, материалы, фотографии или что-либо еще, используйте этот раздел. Не думайте, что это просто потому, что посетитель показывает, что он предоставит то, на что вы надеетесь.

Что касается нашего примера с Биллом, вы четко поняли тему повестки дня, которая идеально подходит. Однако, чтобы убедиться, что он приносит список плюсов и минусов для каждого макета вместе с изображениями этих макетов, добавьте его в соответствующий раздел повестки дня.

Предоставить предметы заранее

Если возможно, приложите повестку дня к приглашению на собрание при его отправке. Это позволяет вашим участникам иметь это под рукой, когда наступает время встречи, и позволяет им точно знать, чего ожидать. Это еще более важно, если вы планируете встречу в последнюю минуту.

Изображение предоставлено: Thinglass через Shutterstock

Если вы отправляете приглашение на собрание заблаговременно, вы можете подождать в повестке дня. Это может быть работа в процессе или вы могли бы ожидать дальнейших подробностей для этого. Если это так, просто включите цель встречи, краткое изложение тем и предварительные пункты, чтобы внести запрос.

Затем укажите, что официальная повестка дня будет отправлена ​​на Икс дата, которая должна быть как минимум за три дня до встречи. Если вы можете, это также хорошая идея, чтобы напечатать копии повестки дня

и привести их на встречу. Кажется, всегда есть один участник, который забывает их.

Подготовьтесь захватить протокол встречи

Если вы до сих пор следовали этому плану, то ваша встреча уже началась. Но есть еще одна вещь, которую вы должны сделать заранее. Приготовьтесь запечатлеть минуты встречи.

Здесь снова, использование шаблона идеально. Вы можете распечатать эти параметры шаблона Microsoft Word

если вы предпочитаете писать от руки или использовать их на своем цифровом устройстве, если это применимо.

Этот шаблон, который вы можете найти в Microsoft Word, является потрясающим вариантом, поскольку он расширяет каждую тему повестки дня. Для каждого элемента вы можете включить примечания к темам для обсуждения, выводам, элементам действий, ответственным сторонам и срокам, конкретным для каждой темы.

Если вы предпочитаете шаблон протокола собрания, в котором не детализируются вопросы для обсуждения, это хороший вариант. Вы можете перечислить пункты повестки дня, которые фактически обсуждались, кем и на какой срок. Затем вы можете записать принятые решения и новые пункты действий с ответственными сторонами и сроками.

Делать хорошие заметки

У всех нас есть способ делать заметки во время встречи. Но если вы являетесь координатором, вы обязательно должны делать сильные записи. Нет ничего хуже, чем записать записку, чтобы потом посмотреть на нее и поинтересоваться, что говорится или что значит.

Изображение предоставлено: Пресс-мастер через Shutterstock

Захватите как можно больше во время собрания, а затем просмотрите его перед закрытием. Вы должны рассмотреть то, что обсуждалось, все, что было решено, и, самое главное, новые пункты действий. Кратко обсудите это с вашими участниками в качестве обзора для вас, а также для них. Если что-то пропущено или ошибочно, лучше выяснить, прежде чем все покинут комнату.

Идти дальше и встретиться

Хотя, возможно, не существует точного или позитивно совершенного способа обеспечить эффективную встречу

этот план может помочь вам. Делайте все возможное, чтобы подготовить себя и своих посетителей заблаговременно.

Какие у вас есть советы по планированию встречи? Есть ли что-то, что вы делаете в качестве координатора, который помогает? Дайте нам знать ваши предложения в комментариях ниже!

Стала известна повестка встречи Путина и Байдена

МОСКВА, 15 июн — ПРАЙМ. Президенты России и США Владимир Путин и Джо Байден в Женеве обсудят вопросы стратегической стабильности, противодействие COVID-19, борьбу с киберпреступностью, а также региональные проблемы, в том числе ситуацию на Ближнем Востоке, Украине, в Нагорном Карабахе, сообщил журналистам помощник президента РФ Юрий Ушаков.

Представитель США заявила, что Байден уже знает, чего ждать от Путина

Саммит Россия-США состоится 16 июня в Женеве. Встреча начнётся в 13.00 по Женеве (14.00 мск), однако сколько она продлится, сказать пока сложно, особых проблем в согласовании параметров переговоров не было, уточнил Ушаков. Помощник президента РФ отметил, что была проведена очень основательная подготовительная работа, в повестке предстоящей встречи отражены практически все темы, которые сейчас волнуют российскую и американскую стороны.

«Это состояние и перспективы развития российско-американских отношений, основные вопросы стратегической стабильности, вопросы информационной безопасности, вопросы борьбы с киберпреступностью. Отдельно будут обсуждены конкретные нерешенные вопросы двусторонних отношений, затем тематика экономического сотрудничества, климат, Арктика и, естественно, противодействие коронавирусу», — рассказал Ушаков.

Помощник президента добавил, что после обсуждения этих вопросов «на десерт оставлены региональные проблемы». В этом блоке он назвал такие темы, как ближневосточное урегулирование, ситуация в Сирии, Ливии, Афганистане, обстановка на Корейском полуострове, иранская ядерная программа. Отдельное внимание планируется уделить Нагорному Карабаху, внутриукраинскому кризису и обстановке в Белоруссии, добавил Ушаков.

По его словам, в числе региональных проблем предполагается обсудить и ситуацию на Украине, если одна из сторон не затронет эту тему в ходе встречи раньше, что вполне возможно. Это будет зависеть от того, как пойдет дискуссия, пояснил он.

«Это те темы, которые согласованы в повестке дня, но вы прекрасно понимаете, что президенты могут по своему усмотрению затронуть любую тему. Могут затрагиваться и вопросы, которые заранее не согласованы и в повестке дня не обозначены», — подтвердил Ушаков.

Помощник президента РФ упомянул, что стратегическая стабильность станет одной из ключевых тем саммита. Он отметил, что «за последние годы в этой сфере накопилось немало серьезных проблем, обусловленных рядом односторонних шагов США». В числе таких шагов Ушаков назвал выход из договора по ПРО, ДРСМД и договора об открытом небе. По его словам, сейчас особенно актуальна задача запуска системного диалога по вопросам стратегической стабильности.

Байден рассказал о возможных сферах сотрудничества России и США

Говоря об отдельных пунктах повестки, он отметил, что на саммите планируется рассмотреть перспективы торгово-инвестиционного сотрудничества двух стран. Помощник президента РФ указал, что в прошлом году товарооборот уменьшился на 9% — до 23,8 миллиарда долларов. Однако за первые четыре месяца этого года экспортно-импортный поток, по его словам, увеличился почти на 16% (10,2 миллиарда долларов). Ушаков добавил, что американские предприниматели заинтересованы в полноценной работе на российском рынке.

Как ожидается, на встрече будут затрагиваться также вопросы информационной безопасности.

Тема итоговых документов саммита в Женеве пока не согласована, ясность будет к вечеру, добавил Ушаков.

«В последнее время в США все чаще звучат абсурдные обвинения в адрес России в попустительстве киберпреступности. При этом наша страна неоднократно предлагала США восстановить диалог по вопросам информбезопасности — для предметного и конструктивного обсуждения всех имеющихся вопросов», — напомнил помощник президента РФ.

Одним из важных вопросов повестки будет экология и климат, добавил Ушаков. Он указал, что природоохранная проблематика — одна из тех областей, где у двух стран есть общие интересы и схожие подходы.

Как составить повестку дня для эффективного совещания, митапа?

Повестка дня для эффективного совещания, переговоров и митапов

Все мы были на таких встречах, когда участники не подготовлены, люди сходят с намеченной темы и отстают, а обсуждаемые темы являются пустой тратой времени всей команды. Эти и подобные проблемы связаны с плохим планом повестки дня. Эффективная повестка дня задает ясные предоставления о том, что должно происходить до и во время собрания. Это помогает членам команды подготовиться, распределить время с умом, быстро получить от всех участников ответ по теме, и вовремя остановиться. Если во время беседы рождаются проблемы, то грамотно продуманная повестка дня дает команде возможность эффективно и быстро их решить.

Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для ваших следующих встреч. Вы можете использовать нижеописанные советы в не зависимости от количества участников и в независимости от времени встречи.

Делайте акцент на том, что важно для членов команды

Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена на совещаниях, убедитесь что в повестку дня включены те темы, которые отражают их нужды, а не ваши. Попросите членов команды предложить темы для повестки дня, а также причины почему эти темы должны быть рассмотрены на совещании. Если вы в итоге решили не включать какую-то тему в дискуссию, то проявите ответственность и растолкуйте свои аркументы члену команды, который выдвинул тему.

Выберите те темы, которые касаются всей команды

Время встречи команды дорого и его сложно планировать. Нужно беречь время. Время следует использовать для решение тех вопросов, которые затрагивают сразу всю команду, и с другой стороны для их решения нужен мозговой штурм также всей команды. Зачастую это те люди, которые координируют свои действия в команде, потому что их подразделения взаимозависимы.

Например: Как лучше распределить общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если большую часть встречи команда общается не на общие темы и на не взаимозависимые проблемы, то участники не смогут вовлечься в беседу и не будут присутствовать в дальнейшем.

Перечислите темы повестки дня в качестве вопросов, которые должна решить команда

Большинство тем повестки дня — это всего лишь несколько слов, которые складываются вместе для формирования таких фраз как «перераспределение офисных помещений».  Это заставляет участников совещания задаться вопросом: «А что насчет перераспределения офисных помещений?» Когда вы сформулируете тему как вопрос, на который нужно ответить, он будет выглядеть следующим образом: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределить офисные помещения?».

Вопрос дает возможность членам команды лучше подготовиться к дискуссии и на ходу следить за своими и чужими комментариями. Во время встречи любой, кто считает что началось обсуждение не по теме, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваши слова связаны с обсуждаемым вопросом». Помогите мне понять связь?» Наконец, команда будет знать когда на вопрос был дан исчерпывающий ответ и обсуждение нужно завершить, чтобы не терять время и перейти к следующему вопросу.

Обратите внимание, чтобы целью темы был обмен информацией и принятие решений

Членам группы будет легче продуктивно взаимодействовать, если будут знать, что нужно не просто слушать, а вносить свой вклад и быть частью процесса принятия решений. Если участники будут думать, что они принимают решения, а вы просто хотите получить от них исходную информацию, то скорее всего они почувствуют разочарование в конце переговоров.

Информация лучше распределяются, если использовать небольшую часть встречи для ответа на вопросы участников. Если целью переговоров является принятие решения, определите правила для их принятия

Если вы формально являетесь лидером, то в начале повестки дня скажите: «Я хочу чтобы мы приняли это решение на основе консенсуса. Это означает, что каждый может содействовать поиску решения, учитывая его роль в команде. Если мы к концу совещания не сможем достичь консенсуса, то я оставляю за собой право самому принять решение, на основе нашего разговора. После я выскажу свое решение и почему я так решил«.

Реалистично оцените количество времени на каждую тему

Это служит двум целям. Во-первых, это заставит вас рассчитать сколько времени потребуется команде на каждую тему, ответы на вопросы, рассмотрения различных точек зрения, создания списка возможных решений и согласования порядка действий, вытекающих из обсуждения. Обычно лидеры недооценивают нужное количество времени. Если на вашей встрече десять человек, и вы задали десять минут на решение вопроса о распределении офисных помещений, то вы сильно недооценили время. Сделав простые расчеты, вы поймете что команде нужно больше времени. Команде нужно будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти членов выскажется в течение минуты.

Во-вторых, ограниченное время позволит участникам совещания, адаптировать свои комментарии, высказываться кратко и по сути, чтобы не тратить много времени.

Цель тайминга — не в том чтобы останавливать обсуждение в тот момент, когда время истекло, иначе не удастся эффективно решить вопросы. Цель тайминга в том, чтобы лучше распределить время совещания, чтобы команда эффективно отвечала на поставленные перед ней вопросы.

Распределите последовательность рассмотрения каждого пункта повести дня

Правила определяют последовательность шагов, по которым команда будет вместе двигаться, чтобы завершить обсуждение и в конце принять решение.  Согласие команды на правила значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.

Если команда не согласится на правила, то процесс встречи будет проходить хаотично и не эффективно. Вероятно вы сталкивались с подобным на практике, когда одни члены команды определяют проблему, другие только задаются вопросом — почему именно эта проблема на повестке дня, третьи уже принимают решение.

Последовательность обращения к вопросам должна быть в письменной форме в повестке дня. Когда вы дойдете до очередного вопроса во время собрания, в конце скажите «Я предлагаю перейти к следующему вопросу. Во-первых, давайте возьмем около 10 минут, чтобы изучить всю необходимую информацию по вопросу, из документов, которые на столе перед вами. Во-вторых, давайте возьмем еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения. В-третьих, еще 10 минут, чтобы определить и согласовать ваши интересы по каждому решению. Наконец, мы потратим еще около 15 минут для формирования решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей информацией. Есть какие-то предложения по этому плану?

Покажите как нужно подготовиться к встрече

Распространяйте повестку дня среди всех участников за долго до встречи, чтобы команда могла ознакомиться с темами и вопросами и заранее подготовить свои мысли по каждому пункту повестки.

Определите, кто ответственный за ведение каждой темы

Кроме формального лидера собрания, кто-то должен нести ответственность за обсуждение конкретной темы повестки дня. Этот человек может предоставить все необходимые данные по теме и объяснить их. Указание каждого из этих лиц рядом с темой в листе с повесткой встречи гарантирует, что каждый из них будет отвечать за свою часть, подготовится и не забудет об этом перед собранием.

Создайте первую тему «Изменение повестки дня при необходимости»

Даже если вы и ваша команда совместно разработали крутую повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, нужно ли что-либо изменить в виду последних событий в организации.

Я когда-то встречался с командой старшего руководства. Когда мы рассмотрели повестку дня, я спросил их, нужно ли нам что-то изменить. Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своей отставке. И поэтому нам необходимо существенно изменить повестку дня. Не всегда изменения в повестке такие драматичные, но, проверяя повестку перед встречей, вы сильно увеличиваете вероятность того, что команда будет использовать свое время встречи наиболее эффективно.

Обратная связь

Если ваша команда регулярно совещается, то эти два вопроса помогут образовать простой процесс непрерывного совершенствования: Что у нас получилось? Что мы хотим сделать по-другому до следующей встречи? Необходимо потратить всего лишь 5-10 минут и это позволит команде повысить эффективность, улучшить рабочие отношения и удовлетворенность всех членов команды.

Вот несколько вопросов, которые помогут определить что команда сделала хорошо, и что нужно изменить:

  • Была ли повестка эффективно распределена по времени для подготовки каждого?
  • Насколько хорошо члены команды подготовились к встрече?
  • Насколько хорошо мы оценивали время, необходимое для каждого вопроса повестки дня?
  • Хватило ли выделенного времени на принятие решений и обсуждений?
  • Насколько хорошо мы погрузились в тему? Замечали ли участники моменты когда кто-то уходил от темы?
  • Насколько эффективен процесс обсуждения для каждой темы повестки дня?

Если вы разрабатываете повестки дня, используйте эти советы.

В МИДе раскрыли повестку встречи Лаврова с генсеком ОБСЕ | Новости | Известия

Министр иностранных дел России Сергей Лавров на предстоящей 21 июня в Москве встрече с генеральным секретарем ОБСЕ Хельгой Шмид планирует обсудить вопросы урегулирования ситуации на Украине. Об этом сообщили в воскресенье, 20 июня, в пресс-службе российского МИДа.

«Предполагается рассмотреть вопросы, касающиеся содействия со стороны ОБСЕ урегулированию конфликтов на востоке Украины, в Приднестровье и Нагорном Карабахе, а также посредничество организации в Женевских дискуссиях по стабильности в Закавказье, ее деятельность на Балканах, в Центральной Азии», — говорится в сообщении.

По внутриукраинскому конфликту запланировано обсуждение работы Контактной группы, в которой ОБСЕ координирует прямой диалог Киева, Донецка и Луганска как сторон конфликта для выполнения минского «Комплекса мер». Российская сторона намерена призвать руководство ОБСЕ «к воздействию на Киев, который саботирует выполнение минского «Комплекса мер» и уклоняется от диалога с Донецком и Луганском».

Также во внешнеполитическом ведомстве планируют предметно рассмотреть деятельность специальной мониторинговой миссии ОБСЕ на Украине и высказать замечания к ее докладам.

В частности, отметили в ведомстве, наблюдатели не спешат подтверждать информацию о жертвах и повреждениях гражданских объектов в Донбассе. Также реже указывается сторона, с которой ведутся обстрелы, хотя возможности это определить имеются.

В МИД РФ подчеркнули, что мандат миссии распространяется на всю Украину, поэтому наблюдатели должны докладывать о ситуации с соблюдением прав человека, уделять внимание положению нацменьшинств.

«Тем не менее этим аспектам, в особенности в контексте разгула неонацизма в стране, нарушения языковых и образовательных прав ее граждан, уделяется недостаточно внимания», — считают в ведомстве.

Также запланировано обсуждение ряда других вопросов. Среди них — всестороннее обсуждение актуальных общеевропейских проблем, текущая деятельность ОБСЕ и планы работы организации во втором полугодии этого года.

Шмид посетит Москву с официальным визитом 21–24 июня.

28 мая она посетила с двухдневным визитом территорию подконтрольной Киеву Донецкой области вместе с первым заместителем главы МИД Украины Эмине Джапаровой. Они посетили КПВВ «Новотроицкое», региональный офис ОБСЕ в области, а также провели встречу с председателем Донецкой областной госадминистрации, руководителем областной военно-гражданской администрации Павлом Кириленко.

С 2014 года Киев проводит военную операцию против жителей Донбасса, которые отказались признавать итоги госпереворота и новую власть на Украине. Вопросы урегулирования обсуждаются в минском и нормандском форматах.

В МИДе заявили о несовпадении повесток США и России перед саммитом :: Политика :: РБК

Москва готова к согласованию вопросов для обсуждения Путиным и Байденом, но встречной готовности со стороны Вашингтона не видит. Накануне Володин обвинил Европарламент в навязывании Байдену антироссийской повестки перед саммитом

Сергей Рябков (Фото: ТАСС)

Повестки дня в России и США не совпадают в преддверии предстоящей встречи президентов Владимира Путина и Джо Байдена. Об этом заявил замглавы МИДа Сергей Рябков, передает ТАСС.

«Повестки дня США и РФ не совпадают, но мы традиционно готовы реагировать на любые постановки вопросов с американской стороны. К сожалению, встречной готовности наблюдается гораздо меньше и реже», — отметил Рябков.

В то же время замминистра заявил, что в ближайшие дни Вашингтон получит из Москвы целый ряд «некомфортных сигналов», не связанных с предстоящим саммитом глав государств.

Володин заявил о попытках Европарламента навязать США повестку по России

Накануне спикер Госдумы Вячеслав Володин заявил, что Европарламент, который призывал ужесточить санкции против российских чиновников, фактически навязывает Байдену конфронтационную повестку перед встречей с Путиным. «Хочет таким образом оказать давление. Создать для встречи негативный фон», — пояснил он. Володин назвал такое поведение безответственным и отметил, что европейцы «рубят сук, на котором сидят», из-за влияния на ЕС взаимоотношений Москвы и Вашингтона.

Встреча Путина и Байдена пройдет 16 июня в Женеве. Как сообщали в Кремле, стороны обсудят состояние и перспективы двусторонних отношений, проблематику стратегической стабильности и актуальные вопросы международной повестки, в том числе борьбу с пандемией коронавируса и урегулирование региональных конфликтов.

Video

«Коммерсантъ» сообщал, что Москва рассчитывает по итогам встречи на возможный компромисс по двум направлениям — в сфере стратегической стабильности и условиях работы дипломатов. В Кремле назвали это «локальным потеплением», но подчеркнули, что по некоторым ключевым вопросам Путин и Байден вряд ли найдут взаимопонимание.

Байден сообщил, что скажет Путину на встрече

В Белом доме признавались, что ожидают «сложного разговора», поскольку по многим вопросам у России и США существуют разногласия. В Вашингтоне подчеркнули, что встреча Байдена и Путина не значит, что после нее «пойдет все просто».

Издание Le Temps сообщало, что президенты встретятся в женевском отеле InterContinental, где в 1985 году проходили переговоры Рональда Рейгана и Михаила Горбачева. Однако пресс-секретарь Путина Дмитрий Песков заявил, что никаких договоренностей с американской стороной пока не достигнуто.

Юрий Ушаков раскрыл повестку саммита президентов России и США

Интервью для протокола

14 июня американская телекомпания NBC показала интервью с президентом России Владимиром Путиным, которое было записано 12 июня. Российский лидер затронул важные темы накануне саммита в Женеве с президентом США Джо Байденом. По мнению Путина, отношения Москвы и Вашингтона «деградировали до самой низкой планки», но у России и США остаются точки взаимодействия, в которых выгодно сотрудничать. Путин назвал необоснованными заявления администрации Байдена о причастности Москвы к кибератакам, в том числе против компании SolarWinds. Москва, подчеркнул президент России, считает кибервойны и милитаризацию космоса «очень опасными сферами». Также он назвал сообщение The Washington Post о том, что Россия собирается передать Ирану новые спутниковые технологии, которые повысят его военный потенциал, «чепухой».
Высказался Путин и по вопросам внутренней политики России. По его словам, признание экстремистскими организаций, связанных с оппозиционером Алексеем Навальным, не является борьбой с инакомыслием в России, а с самим Навальным будут обращаться не хуже, чем с другими заключенными. Свою причастность к отравлению Навального в августе 2020 г. Путин также отверг, отметив: «У нас нет такой привычки кого-то убивать». При этом президент так и не назвал Навального по имени, ограничившись формулировками «человек» и «люди, о которых вы [журналист NBC Кир Симмонс] упомянули».
По словам руководителя Центра прикладных исследований Института США и Канады РАН Павла Шарикова, это скорее протокольное интервью, а от саммита не стоит ожидать ни «перезагрузки», ни дальнейшего ухудшения двусторонних отношений. При этом если Путин и Байден возьмут курс на конструктивное развитие отношение, то хорошим жестом стало бы возвращение посольств обеих стран к нормальной работе, говорит эксперт. «Этот шаг ни к чему не обязывает Байдена, не делает Путина победителем. Это жест на возобновление диалога», – пояснил эксперт.

Байден предложил повестку для встречи с Путиным | Новости из Германии о событиях в мире | DW

США не хотят конфликта с Россией, а хотят «стабильных и предсказуемых отношений», говорится в комментарии Джо Байдена, опубликованном в воскресенье, 6 июня, изданием The Washington Post накануне первой зарубежной поездки американского президента. В публикации Байден излагает свою повестку, с которой намерен посетить саммиты G7 и НАТО, а также встретиться с руководством ЕС и затем с президентом РФ Владимиром Путиным.

По словам Байдена, в Вашингтоне желали бы «сотрудничать с Россией по таким вопросам, как стратегическая стабильность и контроль над вооружениями». Он подчеркнул, что встреча с Путиным в Женеве произойдет после дискуссий «с партнерами и союзниками, смотрящими на мир через такую же призму, что и Соединенные Штаты». Цель поездки президента США в Европу — «сплотить мировые демократии».

США готовы ответить на российскую угрозу

США и их союзники «выступают единым фронтом, готовые ответить на исходящие от России вызовы для европейской безопасности, начиная с ее агрессии в Украине». «Президент Путин знает, что я без колебаний отреагирую на возможные негативные действия», — подчеркивается в заявлении Байдена.

Визит Байдена в Европу

Джо Байден впервые после своего избрания на пост президента США отправится с визитом в Европу, где примет участие в саммите «Группы семи» («большой семерки», G7) в Великобритании 11-13 июня. Впервые за примерно два года лидеры семи ведущих экономик мира пообщаются в очном формате.

Затем президент США поучаствует в саммите НАТО, намеченном на 14 июня в Брюсселе. Встреча Байдена и Путина пройдет в Женеве 16 июня.

Как отмечается в заявлении Байдена, его «поездка направлена на реализацию обновленных обязательств Америки перед нашими союзниками и партнерами и демонстрацию способности демократических стран отвечать на вызовы и сдерживать угрозы» в период глобальной неопределенности, когда мир все еще борется с пандемией.

Смотрите также:

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Санкции США в связи с отравлением Навального

    10 российских, 3 немецких и 1 швейцарская компании попали под торговые санкции в связи с отравлением Алексея Навального. Вашингтон подозревает фирмы из черного списка Министерства торговли США от 3 марта 2021 года в причастности к созданию и распространению химоружия. Будут введены дополнительные лицензионные требования в вопросах экспорта, реэкспорта и передачи технологий этим компаниям.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    ЕС против российских силовиков

    2 марта 2021 года в Евросоюзе официально вступили в силу санкции против российских силовиков, ответственных за уголовное преследование Алексея Навального и нарушения прав человека при разгоне мирных протестов в РФ. Под санкциями ЕС оказались глава Следственного комитета Александр Бастрыкин, глава Росгвардии Виктор Золотов, начальник ФСИН Александр Калашников и генпрокурор России Игорь Краснов.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    США добавили в санкционные списки кремлевских чиновников

    США также ввели персональные санкции за отравление и преследование Навального. В список попали не только силовики, но и чиновники: директор ФСБ Александр Бортников, генпрокурор Игорь Краснов, заместители министра обороны Павел Попов и Алексей Криворучко, глава ФСИН и представители администрации президента РФ Сергей Кириенко и Андрей Ярин.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Запрет на оборонный экспорт в Россию

    Кроме персональных и торговых санкции, США ввели запрет на экспорт в Россию оборонных продуктов, технологий и услуг. Это также стало реакцией на применение химоружия против Алексея Навального и Сергея Скрипаля. Исключение сделано только для поддержки межправительственного космического сотрудничества. Коммерческое сотрудничество в космосе будет ограничено после полугодового переходного периода.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    За кибератаку на бундестаг

    22 октября 2020 года ЕС ввел санкции за кибератаку на германский бундестаг в апреле-мае 2015 года. Штрафные меры введены в отношении руководителя Главного управления Генштаба вооруженных сил РФ Игоря Костюкова, офицера Дмитрия Бадина и 85-го Главного центра специальной службы ГУ Генштаба. В их отношении вводятся визовые запреты, их имущество на территории ЕС подлежит замораживанию.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Санкции Евросоюза за отравление Навального

    ЕС и Великобритания 15 октября 2020 года ввели санкции за отравление Навального против чиновников кремлевской администрации Андрея Ярина и Сергея Кириенко, полпреда Путина в Сибирском федеральном округе Сергея Меняйло, главы ФСБ Александра Бортникова, замминистра обороны Алексея Криворучко и Павла Попова. Санкции введены и против института, где могло производиться вещество из группы «Новичок».

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Второй пакет санкций за отравление Скрипалей

    26 августа 2019 года США ввели в действие второй пакет санкций за отравление Сергея и Юлии Скрипаль. Вашингтон запретил своим банкам участвовать в первичной продаже суверенного долга не в рублях и предоставлять Москве нерублевые кредиты. Ограничения также коснулись лицензирования экспорта товаров и технологий, контролируемых министерством торговли США в рамках борьбы с распространением химоружия.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Первые в истории Евросоюза санкции за применение химоружия

    ЕС 21 января 2019 года впервые ввел санкции за применение химоружия. В список попали россияне, причастные к отравлению нервнопаралитическим веществом «Новичок» бывшего двойного агента Сергея Скрипаля и его дочери Юлии: начальник Главного управления генштаба РФ Игорь Костюков, его первый зам Владимир Алексеев, а также предполагаемые исполнители, сотрудники ГРУ Анатолий Чепига и Александр Мишкин.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Первый пакет санкций за отравление Скрипалей

    27 августа 2018 года в силу вступили новые санкции США за применение Россией химического оружия. Эти штрафные меры включают запрет на продажу России вооружений и другой оборонной продукции, отказ в доступе к американским товарам и технологиям, особо важным с точки зрения национальной безопасности, а также в предоставлении кредитов правительства США, кредитных гарантий и иной финансовой поддержке.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    США наказали олигархов за вмешательство Москвы в выборы

    В апреле 2018 года американский Минфин впервые нанес удар по российским частным компаниям. Он ввел санкции в отношении 24 росcийских бизнесменов из опубликованного ранее «Кремлевского доклада». Среди них оказались такие влиятельные олигархи, как Олег Дерипаска и Виктор Вексельберг. Активы их компаний на территории США заморожены, а американцам запрещено вести с ними бизнес.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Санкции США в отношении силовиков

    В декабре 2016 года США ввели санкции в связи с возможными кибератаками со стороны российских хакеров во время американской избирательной кампании. На этот раз в черном списке оказались Главное разведывательное управление и Федеральная служба безопасности.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    ВПК под прицелом

    Санкции в сфере ВПК включают введенный Евросоюзом запрет летом 2014 года на торговлю с Россией оружием и запрет на экспорт в РФ товаров двойного назначения для оборонного сектора. США, в свою очередь, ввели штрафные меры против 11 производителей электроники, которая может быть использована для нужд военной промышленности. Причиной введения санкций стал конфликт в Донбассе и аннексия Крыма.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Российская нефтянка под санкциями

    Санкции в отношении российской нефтяной отрасли в 2014 году ввели и США, и ЕС, ограничившие работу своих компаний в российской Арктике. Брюссель также запретил поставки в РФ высокотехнологичного оборудования для нефтяной сферы в ответ на действия РФ в Украине.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    ЕС ввел ограничительные меры против секторов экономики РФ

    31 июля 2014 года секторальные санкции в ответ на действия РФ в Украине ввел ЕС. Под них попали пять крупнейших российских банков — «Сбербанк», ВТБ, «Газпромбанк», «Россельхозбанк» и ВЭБ, которым был ограничен доступ к рынкам капитала ЕС. Позднее такие же ограничения Брюссель ввел в отношении трех нефтяных компаний — «Роснефти», «Транснефти» и «Газпром нефти» — и трех оборонных предприятий.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Секторальные санкции в связи с событиями в Украине

    16 июля 2014 года США ввели санкции в отношении компаний «Роснефть» и «Новатэк», а также «Газпромбанка» и ВЭБа. Они не могут получать в США долговое финансирование сроком более 90 дней. С ВЭБом и «Газпромбанком» запрещено проводить транзакции. Впоследствии в этот список были добавлены Банк Москвы, ВТБ, «Россельхозбанк» и Объединенная судостроительная корпорация.

  • Какие санкции США и ЕС действуют в отношении России

    Запрет на въезд и заморозка активов

    В марте 2014 года, после аннексии Россией Крыма, США и ЕС ввели санкции в отношении российских чиновников и депутатов Госдумы. Им был запрещен въезд, а их американские и европейские активы оказались заморожены. В санкционные списки, которые впоследствии неоднократно расширялись, попали спикер СФ Валентина Матвиенко, депутат Леонид Слуцкий и советник российского президента Сергей Глазьев.

    Автор: Ирина Филатова, Виталий Кропман


Искусство повестки дня собрания: шаблоны, советы и примеры

Все мы знаем, как выглядит плохая встреча. Повестки дня собрания нет. Разговор идет повсюду. Нет никакой реальной цели или цели относительно того, почему вы вообще встречаетесь. Он начинается поздно или превышает отведенное время. Или, может быть, вы уезжаете, не имея четкого плана, что делать дальше.

Все сводится к тому, что у вас есть (или нет) повестка дня собрания.

Как бы то ни было, «плохие» собрания, на которых вы присутствовали, были, скорее всего, непродуктивными и пустой тратой времени, потому что не было повестки дня, на которую можно было бы согласиться.

Это ошибка новичков, которую мы все, вероятно, в какой-то момент совершили, но проще, чем когда-либо, и крайне важно, чтобы вы включали повестку дня перед каждой встречей.


Какова повестка дня собрания?

Повестка дня собрания состоит из списка тем, тем для обсуждения, действий и действий, которые вы хотите обсудить во время собрания. Он должен включать четкое и исчерпывающее описание того, что должно происходить во время встречи, кто является владельцем каждого пункта и сколько времени должно занять каждый пункт обсуждения или задача.

Абсолютно критически важно для успеха встречи вашей команды, чтобы эта информация была предоставлена ​​всем участникам встречи заранее и по мере того, как встреча проходит, чтобы иметь наилучшие шансы на максимальную продуктивность встречи.


Важность эффективной повестки дня

Когда ваши сотрудники или коллеги посещают встречу, они ожидают, что она будет организованной и продуктивной с содержательными беседами. В противном случае встреча могла быть электронной.

Когда эффективная повестка дня собрания уже создана, вероятность этого намного выше. Мы не можем достаточно подчеркнуть, насколько важно подготовить повестку дня встречи до того, как все соберутся на встречу.

Вот несколько причин, по которым настоятельно рекомендуется иметь готовые пункты повестки дня.

1 Придает собранию ясную цель

Прежде всего, будь то быстрая регистрация или официальная встреча, повестка дня устанавливает четкие цели встречи, которые повышают продуктивность.Ваши сотрудники и коллеги будут понимать все темы для обсуждения, и каждый поймет, почему почему — то есть цель, почему все собираются вместе, чтобы встретиться в первую очередь.

2 Позволяет каждому вносить свой вклад

Хорошая повестка дня встречи также гарантирует, что все члены команды смогут внести свой вклад в обсуждение. Поскольку они заранее знают темы для обсуждения и действия, они могут подготовить идеи, вопросы и вещи, которые следует рассмотреть.

3 Позволяет не сбиваться с пути и не отвлекаться

Если заранее не подготовлена ​​четкая повестка дня, велика вероятность, что встреча может стать небольшой… повсеместной. Если вы хотите не сбиться с пути, не отвлекаться и поддерживать обсуждение, вам может помочь повестка дня собрания.

В противном случае вы рискуете назначить еще одну встречу, что приведет только к выгоранию и еще меньшей производительности.

4 Создает единый источник истины для решений

Помните ту встречу, которая состоялась в прошлую среду? Вы помните, о чем шла речь? Или вы можете вспомнить, какие решения были приняты в итоге?

Наверное, нет. Если у вас есть повестка дня встречи, на которую стоит оглянуться, она создает единый источник истины и четкую точку отсчета для всех протоколов встречи. Он также отслеживает решения, принятые в ходе обсуждений, а также записи собрания, которые можно использовать в качестве напоминания в любой момент.

5 Разъясняет ожидания и обязанности

Помимо помощи в отслеживании решений, повестка дня встречи также проясняет ожидания и обязанности не только до начала встречи, но и после ее завершения.

С четкой повесткой дня, вопросы, касающиеся целей встречи, кто за что отвечает, и любые темы для обсуждения, все объясняются до, во время и после встречи.


Кому принадлежит повестка дня?

Хорошо, теперь, когда вы знаете, почему так важно иметь повестку дня встречи… кто отвечает за ее создание?

Владелец повестки собрания находится на плечах организатора собрания . Этот человек (или группа людей) должен создать шаблон, но помните, что каждый должен добавлять темы для обсуждения и различные действия, которые необходимо обсудить.

Если только менеджер найдет время, чтобы добавить темы для разговора, это будет говорить только менеджер. Это не только не продуктивно и не способствует эффективному использованию времени, но также велика вероятность того, что участники встречи будут зевать.

Pro Tip

Поощряйте всех членов команды добавлять темы для обсуждения в повестку дня перед встречей. Вы даже можете назначить конкретных владельцев для каждого раздела вашего шаблона собрания, чтобы гарантировать активное участие каждого участника собрания.


Что включить в повестку дня

Если вы организатор встречи и вам решать, как создать повестку дня, вот несколько обязательных вещей, которые вам нужно включить, чтобы сделать ее как можно более полной:

  • Основные темы
  • Темы для обсуждения
  • Вспомогательные документы
  • Решения
  • Действия

Насколько подробно вы вникнете в каждый из этих компонентов, будет зависеть от типа совещания, которое вы проводите, но повестка дня всегда должна охватывать эти пять элементов.

Pro Tip

Включите вспомогательные ссылки, документы и графические изображения в повестку дня собрания, чтобы у людей было время заранее подготовить свои мысли и вопросы.


Как пользоваться повесткой

Вы знаете все преимущества, вы все написали, теперь пора применить всю эту тяжелую работу на практике. Вот как эффективно использовать повестку дня встречи.

1 Создать шаблон с заголовками

Создавая повестку дня, обязательно создавайте шаблон с заголовками, которые имеют мало общего или базового значения.Таким образом, вы можете повторно использовать созданную вами повестку дня для разных типов встреч.

Или зачем создавать шаблон с нуля, когда доступно так много шаблонов? Библиотека шаблонов Fellow позволяет вам выбирать шаблоны повестки дня для стандартных встреч, удаленных встреч, чатов один на один и даже может похвастаться шаблонами, одобренными экспертами, которые выходят за рамки возможностей.

Имея так много вариантов, вы обязательно найдете шаблон, который соответствует типу встречи, которую вы планируете провести.

2 Сохранить как повторяющийся шаблон для встреч

Мы намекали на это выше, но как только вы создадите различные типы шаблонов для разных типов встреч, которые планируете проводить, вы сэкономите время, энергию и стресс, связанные с постоянным начинанием с нуля.

Как только вы найдете рабочую повестку дня, сохраните ее как повторяющийся шаблон для этого типа собрания. Это не только удобнее, но и участники собрания привыкнут к внешнему виду шаблона и будут точно знать, чего ожидать в деталях собрания.

3 Предоставьте товарищам по команде возможность добавлять темы для обсуждения в каждый раздел шаблона

Повестка дня вашей встречи должна быть живым, дышащим документом. Обязательно используйте его как таковой. Для этого предложите своим товарищам по команде добавлять свои собственные темы для обсуждения в каждый раздел шаблона в течение недели.

Это может быть что угодно, например вопросы, которые у них есть о проекте или к группе, небольшие узкие места, с которыми они столкнулись, предложения, которые у них есть, или любые новые идеи, которые они придумали в перерывах между собраниями.

Это не только позволяет задействовать всю команду, но и обеспечивает максимально продуктивную встречу.

4 Предложить людям внести свой вклад в повестку дня заранее

Не можете заставить вашу команду внести свой вклад в повестку дня?

Мы вас слышим. Необходимость постоянно напоминать своей команде о необходимости добавить свои темы для обсуждения или вопросы перед присоединением может занять много времени.

Чтобы не повторяться, позвольте Fellow’s Slack Integration сделать это за вас! Эта функция побудит участников собрания внести свой вклад в повестку дня заранее, поэтому у них будут постоянные напоминания о том, чтобы использовать повестку дня в полной мере.

5 Во время встречи отмечайте темы для разговора по ходу дела

Чтобы сделать созданную вами повестку дня максимально полезной, не забывайте держать ее открытой во время собрания.

Pro Tip

Используйте интеграцию Fellow с Google Meet, чтобы получить доступ к повестке дня встречи прямо из Google Meet.

Если вы используете такой инструмент управления собраниями, как Fellow, вы можете не только отмечать темы для обсуждения при их обсуждении, но и делать заметки о вопросах и комментариях команды, вы также можете узнать, сколько времени у вас осталось. оставил на собрании в представлении календаря .

Таким образом, вы никогда не удивитесь, что у вас осталось всего пять минут, чтобы обсудить последние несколько вопросов, и вы также не рискуете продлить встречу на время, которое вы запланировали. Нет ничего хуже, чем думать, что вы посещаете 30-минутную встречу, только для того, чтобы приблизиться к 40-минутной отметке.

6 Записать в повестку дня вопросы с ответственными лицами

Чтобы привлечь всех к ответственности и убедиться, что вы можете достичь целей, которые вы ставите как команда, обязательно записывайте пункты действий, которые вы обсуждали на встрече. Также отметьте, кто из товарищей по команде отвечает за выполнение каждого конкретного действия прямо в повестке дня.

Таким образом, если прошло несколько месяцев, и вам что-то не хватает для выполнения задания, вы можете вернуться к повестке дня, найти человека, которому было поручено каждое действие, и быстро увидеть, кто упустил мяч.

Это просто еще один способ привлечь внимание вашей команды к выполнению своей части проекта или задания.

7 Выделить ключевые решения

Чем продуктивнее повестка дня, тем продуктивнее будет собрание.И вместе с этим необходимо принимать более разумные ключевые решения как для вашей команды, так и для организации в целом.

Чтобы не забывать о решениях, которые были приняты, кто их принимал, и о том, что необходимо для выполнения этих решений по мере продвижения вперед, убедитесь, что все это выделено в повестке дня!

Это не только сохранит все в порядке, но и предоставит место, к которому вы и ваша команда всегда можете обратиться в качестве ориентира, если вам это понадобится в будущем.

8 Поделиться заметками к собранию

В идеальном мире вы нашли золотую середину в календаре каждого, которая позволяет всем присутствовать на вашей встрече.

К сожалению, идеальный мир не там, где мы живем, и всегда будут люди, которые просто не смогут прийти. Может быть, их нет в офисе в тот день или у них уже запланирована конфликтная встреча, это не значит, что они должны оставаться в неведении.

Обязательно поделитесь итогами встречи после не только с участниками, но и с людьми, которые не смогли присутствовать. Таким образом, каждый понимает, что обсуждалось и какие решения были приняты.

Лучше всего то, что вы можете делать эти заметки прямо в повестке дня собрания, чтобы все было в одном месте.


Важность экспериментов и повторений

Помните, что мы говорили о повестке дня вашей встречи, как о живом, дышащем документе?

Хотя да, мы поддерживаем это утверждение. Но даже в этом случае не бойтесь выбросить это в мусорную корзину и начать все заново.

Нет идеальной повестки дня для встреч, и независимо от размера вашей компании или отрасли, в которой она работает, все меняется.Повестка дня, которая сработала в первом квартале, может больше не подходить к третьему кварталу.

Точно так же, как вам нужно время от времени думать «действительно ли мне нужна эта встреча?», Относитесь к своим повесткам дня точно так же. Не бойтесь засучить рукава, повторять и улучшать свою повестку дня время от времени, чтобы достичь максимальной продуктивности встречи.


Примеры повестки дня собрания

Теперь, когда вы являетесь экспертом по повестке дня встреч, пришло время увидеть несколько примеров лучших из лучших, как они выглядят и как вы можете немного их настроить, чтобы они лучше всего работали для вашей организации и ее уникальности. потребности.

Ниже приведены 4 примера того, как может выглядеть шаблонный план:


1 Еженедельное собрание команды
  • Обновления [5 минут]
  • Цели и KIP [5 минут]
  • Приоритеты [20 минут]
  • Контрольно-пропускные пункты [5 минут]
  • Сообщения [5 минут]
  • Действия [5 минут]

2 Ратушное собрание
  • Празднования / Хорошие новости [5 мин]
  • Объявления и информационные сообщения [5 мин]
  • Презентации [20 мин]
  • Приветственные сообщения [5 мин]
  • Вопросы [10 мин]

3 Встреча руководства
  • Прибытие [5 минут]
  • Оценочная таблица [5 минут]
  • Обзор горных пород [5 минут]
  • Заголовки клиентов / сотрудников [5 минут]
  • Список дел [5 минут]
  • Определить, обсудить, решить [60 мин]
  • Заключение [5 мин]

4 Индивидуальные встречи
  • Что на уме?
  • Вещи, которые шли хорошо
  • Уроки
  • Приоритеты с момента нашего последнего выполнения
  • Приоритеты до следующей встречи
  • Проблемы / препятствия
  • Отзывы

Программа для заметок о собраниях

Внедрение инструмента повестки дня собрания — отличный способ гарантировать, что ваша организация имеет культуру значимых и продуктивных собраний. Инструмент повестки дня собрания может помочь в процессе:

  • Создание повесток дня для собраний
  • Запись протокола собрания
  • Содействие принятию решений или обсуждению
  • Обрисовка пунктов действий собрания
  • Создание шаблонов собраний в масштабах всей организации

Почему Товарищ?

Fellow — это инструмент повестки дня встреч, который помогает командам по всему миру совместно работать над повесткой дня встреч, записывать решения и развивать культуру подотчетности.

С Fellow у вашей команды будет один источник истины для каждой встречи, повысит прозрачность и подотчетность, и вы никогда не забудете то, что обсуждалось.

Простой в использовании конструктор повестки дня

Fellow гарантирует, что ваши встречи начнутся с ясности, и каждый будет вдохновлен внести свой вклад.

Fellow решает три ключевые проблемы, связанные с проведением собраний. Во-первых, создание повестки дня. Затем, благодаря возможности делать заметки, управление встречами становится намного проще.И, наконец, отслеживание действий, возникающих на каждой встрече. Наличие всего в Fellow означает, что мы можем отслеживать это и следить за этим ».

— Мишель Моллот, директор по маркетингу Solace

Планирование — это все

Когда вы тратите время на составление отличной повестки дня встречи, это действительно может изменить правила игры для вашего уровня продуктивности. Это может превратить вашу встречу из неорганизованной и неэффективной в успешную и полезную.

Неважно, какую встречу вы собираетесь провести, без повестки дня, велика вероятность, что вы зря тратите не только свое время, но и время своей команды.

Как составить повестку дня встречи: шаблоны и примеры

Встречи — важная часть эффективного командного сотрудничества, но все мы были на собраниях, которые были пустой тратой времени. Участники приходили неподготовленными, обсуждение уходило в тупик, а решения не принимались часами.

В то время как некоторые встречи просто не должны происходить вообще — например, обновления статуса или ежедневные стендапы — другие необходимы. А когда вам действительно нужна встреча с командой, эффективная повестка встречи имеет первостепенное значение. .

Какова повестка дня собрания команды?

Повестка дня собрания — это список действий, которые участники надеются выполнить во время собрания. Он служит нескольким целям:

  • Он дает участникам предварительное уведомление о том, что будет обсуждаться.

  • Это устанавливает четкие ожидания того, что должно произойти до и во время встречи.

  • Это позволяет участникам сосредоточиться на теме под рукой.

  • Устанавливает темп встречи .

  • Он действует как инструмент управления временем .

При правильном составлении повестка дня собрания может предотвратить непродуктивные собрания, сэкономив много времени всей команде. Независимо от того, является ли ваша встреча большим официальным мероприятием или обычным обсуждением в небольшой команде, повестка дня — лучший способ сосредоточиться и эффективно использовать время, которое у вас есть.

Пример повестки дня встречи (созданной в Nuclino)

Как написать эффективную повестку дня встречи

Составление повестки дня встречи может показаться простой задачей, но это не всегда так.Если повестка дня составляется поспешно прямо перед собранием и слишком расплывчата или неструктурирована, она не принесет никакой пользы.

Вот несколько советов по планированию эффективной повестки дня для следующего собрания группы:

Четко сформулируйте цели собрания

Дайте краткий обзор того, что будет рассмотрено на собрании, не вдаваясь в конкретные пункты повестки дня. Хотите поделиться новостью со своей командой? Вам нужен отзыв или мнение коллег? Хотите вместе принять решение? Чем больше ясности вы предложите о целях встречи, тем больше у вас шансов достичь их быстрее.

Перечислите темы повестки дня как вопросы или задачи

Избегайте расплывчатых пунктов повестки дня — сразу же проясните цель обсуждения. Добавление вспомогательных вопросов или задач — отличный способ сделать это. Например, если вы хотите поделиться со своей командой предложением по продажам на следующий квартал, укажите, что вы хотите узнать.

Уточните ожидания и обязанности

Хотите, чтобы участники встречи что-нибудь подготовили заранее? Кто за какую тему отвечает? Если вы хотите, чтобы кто-то из вашей команды предоставил контекст для темы или объяснил некоторые данные, сообщите им об этом заранее и дайте им время на подготовку, а не выкладывайте их на месте во время встречи.

Оцените реальное количество времени для каждой темы.

Одна из самых распространенных ошибок — слишком много пунктов в повестке дня собрания и недооценка времени, необходимого для их рассмотрения. Постарайтесь быть реалистами, если хотите, чтобы обсуждения были содержательными, а не излишне торопливыми. Подумайте, сколько времени потребуется, чтобы представить тему, ответить на вопросы, оценить возможные решения и договориться о дальнейших действиях.

Получите обратную связь от своей команды

Актуальны ли выбранные вами темы для всех участников? Вам не хватает важного вопроса, который нужно обсудить? Если вы хотите, чтобы ваша команда участвовала во время собрания, запросит их отзывы, и рассмотрите возможность включения их предложений по темам в повестку дня собрания.Многие инструменты для совместной работы с документами позволяют легко обмениваться отзывами с коллегами. Например, если вы используете Nuclino в качестве внутренней вики, вы можете просто @-упомянуть своих товарищей по команде в комментарии и пригласить их поделиться своим мнением.

Поделитесь повесткой дня встречи с вашей командой (Nuclino)

Что включить в повестку дня встречи

Темы, которые вы должны включить в повестку дня встречи вашей команды, зависят, конечно, от цели встречи. Однако, независимо от того, является ли ваша встреча сеансом мозгового штурма или ежеквартальной ретроспективой, большинство повесток дня включают следующее:

  • Информационные элементы. Сюда входят все обновления, которыми вы, возможно, захотите поделиться с группой.

  • Действия. Это задачи, которые ваша команда должна выполнить во время или после собрания.

  • Элементы для обсуждения. Это все темы, по которым ваша команда должна высказать свое мнение.

Явное разъяснение, в какую категорию попадает каждый пункт повестки дня, поможет вашей команде предоставить именно тот вклад, который от них ожидается.

Не забудьте включить дополнительную полезную информацию, например, кто будет представлять каждую тему и сколько времени займет каждая презентация.

Примеры повестки дня собрания команды

В зависимости от специфики случая повестка дня собрания команды может выглядеть совершенно по-разному. Это официальное заседание правления? Один на один с недавно нанятым членом команды? Общее собрание?

Вот несколько примеров повестки дня собрания, которые вы могли бы использовать для вдохновения при создании своей:

Повестка дня собрания проекта

Эта повестка дня собрания группы следует универсальному формату и может использоваться для всех видов полуофициальных собраний.

Пример повестки дня собрания по проекту (создан в Нуклино)

Ретроспективный план собрания

Некоторые собрания не обязательно проводить в одно и то же время или в одной комнате. Вместо этого участники могут делиться друг с другом своими идеями и обновлениями асинхронно, в своем собственном темпе — отличным примером являются ретроспективы спринтов. В этом случае особенно важно иметь четкую повестку дня встречи и удобный инструмент для совместной работы с документами.

Пример ретроспективной повестки дня встречи (создан в Nuclino)

Повестка дня исполнительной встречи

Встречи исполнительной команды являются частью повседневной жизни как для крупных предприятий, так и для небольших стартапов. Из-за формального характера встречи важно иметь четко структурированную повестку дня.

Пример повестки дня собрания для руководителей (созданный в Nuclino)

Теперь, когда вы ознакомились с множеством примеров повестки дня собрания, пора составить свою собственную. Хотя обычно включают повестку дня собрания в приглашение календаря или прикрепляют его как документ Word, это часто приводит к потере важной информации. Повестка дня собрания сохраняет свою ценность даже после его окончания.Это позволяет вашей команде вернуться и отследить истоки тех или иных решений и помогает новичкам быстрее освоиться.

Храните повестку дня собрания организованной и доступной в одном месте — например, на корпоративной вики-странице или на корпоративном интранет-портале.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

  • Создавайте совместных документов в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

  • Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

  • Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы и поддерживайте доступ ко всем ресурсам вашего проекта и синхронизируйте их.

  • Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

6 образцов повестки дня встреч [и более 80 шаблонов]

Вы ищете лучшие примеры и шаблоны хорошо организованных и эффективных повесток дня встреч? Хорошо.

Чем лучше вы подготовитесь к следующей встрече, тем лучше она будет проходить. Встречи с повестками дня обычно заканчиваются раньше, чем встречи без них.

Плюс, хорошая повестка дня способствует вовлечению и участию в собрании.

Наше исследование показало, что использование повестки дня — это практика встреч, которая коррелирует с тем, чтобы быть счастливее и продуктивнее в целом.

Мы начнем с некоторых общих советов по улучшению повестки дня, но вы также можете сразу перейти к шаблонам ниже.

Шаблоны повестки дня собрания (содержание):
  1. Простое собрание
  2. Совещание команды
  3. Деловое собрание
  4. Еженедельное собрание руководства
  5. Официальные протоколы собрания
  6. Заседание совета директоров

Заседания без повестки дня являются значительными расходами

Встречи — одна из ваших самых больших затрат, от сотен до тысяч долларов времени и внимания людей.Отнимая так много времени и сил, имеет смысл уделить пару минут, чтобы убедиться, что все время потрачено не зря.

Если вы умножите количество часов и зарплат каждого сотрудника на каждом собрании, вы обнаружите, что собрания — одна из самых больших ваших расходов.

Часовые встречи обычно стоят от 300 до 3000 долларов ».
—Из книги: Жизненно важные встречи

Продуманная повестка дня помогает каждому прийти на встречу, зная:

  1. Какова цель Встреча
  2. Что будет обсуждаться
  3. Какие решения необходимо принять

С твердой повесткой дня встречи каждый может сосредоточиться.

Независимо от того, как вы организовываете повестку дня собрания и заметки, вы можете использовать эти примеры. Неважно, добавляете ли вы повестку встречи в свое приглашение в календаре, в документ Google, в Word или используете центр заметок о встречах, такой как Hugo, — хотя каждый подход к организации повесток дня и заметок имеет свои плюсы и минусы.

Но что важнее всего, так это то, что у вас вообще есть повестка дня собрания. Две трети всех встреч не проводятся.

Спланируйте повестку дня следующего собрания, и у вас уже получается лучше, чем у большинства организаторов собрания.

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.
Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Советы по составлению повестки дня

Встречи разных типов — будь то собрания персонала, собрания комитетов, проверки проектов, правление встречи или коммерческие звонки — есть общие пункты, которые вы увидите в повестках дня более .

Вы можете думать об этом как о строительных блоках для вашей повестки дня.В зависимости от типа встречи выберите подходящие пункты повестки дня.

Какие типы вопросов есть в повестке дня?

Темы повестки дня обычно делятся на три категории:

  1. Информационные. Обновление или презентация.
  2. Темы для обсуждения. Разговор для понимания проблемы и принятия решения.
  3. Действия. И обновление и обсуждение статуса задачи.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА. Будьте осторожны с тем, сколько времени вы тратите на информационные пункты повестки дня . Слишком много обновлений и длинных презентаций не только скучно, но и не всегда необходимо.

Вместо этого попробуйте поделиться информацией заранее, например, в Google Doc, слайд-шоу или даже видео Loom. Сэкономьте свое драгоценное время на собраниях для занятий, в которых участвуют все, например для дискуссий.

Бесплатное 15-минутное руководство для более коротких, меньших и лучших встреч.

Спасибо! Мы отправили Vital Meetings на вашу электронную почту.

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

«Мои встречи изменились».

—Ник Валури, Zapier

Что должно включать в себя повестка дня?

Вот некоторые из ключевых компонентов повестки дня:

  • Приветствие и представления
  • Обзор повестки дня
  • Презентация
  • Обновления статуса
  • Обсуждение
  • Решение
  • Вопрос и ответ (Q&A)
  • Действия ( изначально оставлен пустым)

Ни один из этих основных пунктов повестки дня бесполезен, если не применяется специально к вашему собранию. Вот где , увидев примеры повесток дня собраний по разным темам, поможет вам составить свои собственные повестки дня .

Ниже приведены примерные повестки дня встреч. Мы заполнили их, чтобы дать вам представление о том, как должна выглядеть повестка дня собрания. После загрузки шаблона вы получите пустую версию.

Если вам просто нужны шаблоны для копирования, пропустите эту часть и сразу перейдите к нашей галерее из 80+ шаблонов повестки дня, которые можно бесплатно загрузить в виде Документов Google и Word.

(Эти шаблоны повестки дня также входят в стандартную комплектацию вашей бесплатной учетной записи Hugo.)

Просто помните, как бы вы ни решили загрузить эти шаблоны повестки дня собрания, использовать их. Повестка дня собрания приведет к лучшему собранию, только если вы будете его использовать.

Как составить простую повестку дня?

Лучшая повестка дня встречи — зачастую простая. Простая повестка дня отвечает на два вопроса всем участникам:

  1. Почему я на этой встрече?
  2. Что мне нужно делать на собрании?

Вот три совета по этому поводу.

1. Укажите цель собрания.

Если цель собрания еще не ясна из названия собрания, поместите ее в начало повестки дня.

Не пишите : Развертывание цен.
Вместо этого напишите
: Развертывание цены в координатах

2. Используйте глаголы .

В общем перечислите, что должно произойти, но в виде действий, а не существительных.

Не пишите : найм 2021
Вместо этого напишите
: Определите бюджет и сроки найма на 2021 год

3.Добавьте маркеры.

Вместо того, чтобы включать абзацы информации в повестку дня собрания, используйте маркированный список, чтобы перечислить любые области обсуждения или обновления, которые необходимо рассматривать отдельно.

Не пишите : Продажи, маркетинг, проектирование и продукт
Вместо этого пишите :

  • Продажи
  • Маркетинг
  • Инжиниринг
  • Продукт

Простой шаблон повестки дня встречи

Следуя приведенным выше советам , вы можете использовать этот пример простой повестки дня для различных встреч, особенно коротких, случайных встреч, на которых не так много вопросов для обсуждения или принятия решения.

Пример простой повестки дня встречи

Тип встречи (Обновление, Обсуждение, Решение)
Обсуждение / Решение

Goal
Обсудите эффективность агентства и решите, продлевать ли его еще на один год.

Повестка дня

  1. Просмотрите результаты деятельности агентства на сегодняшний день и сравните их с контрольными показателями
  2. Обсуждение: Требует ли отсутствие тестов изменений? Стоит ли затрат?
  3. Решение: Продлить ли нам с ними еще на год

Следующие шаги

  • Позиция первая
  • Позиция два
  • Позиция три

Советы по составлению повестки дня встреч команды

Вы регулярно встречаетесь со своей командой. Вне встреч у вас также есть здоровые привычки командного общения.

Поскольку вы встречаетесь со своей командой чаще, чем кто-либо другой, небольшие улучшения в ваших собраниях могут привести к большим успехам. . Один из лучших способов представить эти улучшения — через повестку дня собрания.

Всегда указывайте цель или цель собрания

Мы говорили об этом выше, но распространенная ошибка в повестке дня собрания не объясняет, почему собрание существует.

У нас могут быть хорошие привычки встречаться с клиентами и партнерами, но мы можем расслабиться, когда проводим встречи с собственной командой.

Пора проявить уважение к членам вашей команды. У каждой встречи должна быть четкая цель, чтобы каждый, кто приходит, знал , почему они пришли. (Оказывается, людям нравится знать, почему их пригласили на встречу!)

Вот короткое видео, в котором рассказывается, что можно и чего нельзя делать при изложении цели вашей встречи.

Пример повестки дня собрания команды

Пример повестки дня предназначен для общего собрания команды. Часто такие командные встречи являются повторяющимися встречами, которые происходят раз в неделю.

⭐ СОВЕТ ОТ ПРОФЕССИОНАЛА. Если вам нужно принять важное решение, не ставьте его на первое место в повестке дня.

Логика может подсказать вам начинать с самого важного и важного обсуждения на каждой встрече … Но, как и в случае с хорошей тренировкой, полезно разогреться.

Если вам нужно принять какие-то более мелкие решения, может быть полезно начать с них. Это вовлекает всех в обсуждение, в то время как решения принимаются легко, а ставки ниже ».
— Из книги: Vital Meetings

Еженедельное собрание команды

Цель

Просматривайте метрики верхнего уровня, координируйте проекты и обсуждайте актуальные темы.

Повестка дня

Celebrate wins

Данные для проверки

Круглый стол обновлений

  1. Имя
  2. Имя
  3. Имя

000 Темы для обсуждения

000

Действия

Образец повестки дня деловой встречи

Вот пример повестки дня встречи, которая может охватывать темы от разных людей и отделов. Этот гибкий шаблон повестки дня позволяет членам команды добавлять свои собственные пункты повестки дня в список.

Обратите внимание на ту же повестку дня здесь: обновления ограничены двумя минутами на человека. Делайте обновления короткими. Если кому-то на встрече нужны подробности, они могут спросить, когда встреча закончится.

Еженедельное собрание команды

Скажи привет

Убедитесь, что все здесь, и попросите писца-добровольца.

Начало каждой встречи с быстрой информацией от каждой команды

Если у кого-то еще есть какие-либо вопросы по поводу одной из других команд, сейчас у вас есть шанс задать их.(2 мин на обновление)

  • Маркетинг
  • Проект
  • Данные и аналитика
  • Менеджеры по продукту
  • Сообщество
  • Международный

Просмотрите пункты, которые люди добавили в повестку дня

Попросите того, кто добавил элемент, представил его и возглавил эту часть разговора.

Подвести итоги следующих шагов / действий

  • Уточните, какие действия необходимо предпринять, и назначьте ответственного за каждую задачу
  • Выберите кого-нибудь из команды для встречи с лидером в следующий раз и добавьте его в повестку дня следующей недели

Примерная повестка дня еженедельного собрания руководителей

Команды руководителей должны регулярно встречаться на собраниях, на которых выявляются самые большие проблемы, влияющие на команду или компанию.Это менее формально, чем заседание совета директоров, но все же имеет большое стратегическое значение. Вот пример повестки дня для такого рода исполнительного собрания.

Еженедельное собрание команды Exec

Обзор показателей / КПЭ

Отслеживайте прогресс по метрикам, целям и фактам. Где мы отошли от плана? Почему?


Анализ
  • Что происходит в компании?
  • Что происходит с покупателями?
  • Что происходит на рынке?

Круглый стол

Держите всех в курсе, ищите способы повышения эффективности и помогайте друг другу разблокироваться.

Имя

  • Последние победы
  • Текущие приоритеты
  • В чем вы застряли?

Имя

  • Недавние победы
  • Текущие приоритеты
  • В чем вы застряли?

Глубокое погружение

Перед встречей выберите проект или область бизнеса, в которую хотите углубиться. Попросите кого-нибудь провести презентацию в этой области.


Сообщения для передачи команде

Есть ли что-нибудь, что нужно сообщить всей компании?


Следующие шаги

Шаблоны повестки дня для официальных встреч

Шаблон официальной повестки дня встречи

Для более официальных встреч, которые следуют традиционной структуре, обязательно используйте более формальный шаблон.

Типы официальных встреч включают:

  • Официальные деловые встречи
  • Заседания комитетов
  • Заседания некоммерческих организаций

(Между прочим, официальная структура встреч обычно следует структуре, называемой Правилами порядка Роберта. )

Этот шаблон повестки дня поможет вам организовать собрание, провести его в соответствии с надлежащими процедурами, а также подготовить протокол собрания в процессе.

Если вам нужны дополнительные инструкции, узнайте, как лучше всего вести протокол собрания.

Официальная встреча

Позвоните, чтобы заказать

[тип встречи] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место]. Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря.

Посещаемость

Члены с правом голоса

Гости

Члены не присутствуют

Утверждение протокола

Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

Офицерские рапорты

Прочие отчеты

Основные движения
  • Предложение [имя] и поддержано [имя], которые [изложите здесь движение]. Ходатайство [выполнено или отклонено] с [#] за и [#] против.

Объявления

Отсрочка

Шаблон повестки дня собрания совета директоров

Прежде чем перейти к приведенному ниже шаблону собрания совета директоров, прислушайтесь к некоторым важным советам.

‍Томаш Тунгуз, управляющий директор Redpoint Ventures, говорит, что ключ к успешному заседанию совета директоров — это не само собрание, а его подготовка.

Самым важным аспектом [собрания совета директоров] является меморандум о собрании. Таким образом, вы не будете тратить половину собрания на инструктаж друг друга ».
—Tomasz Tunguz, Redpoint Ventures

Вот его совет о том, как создать и распространить памятку на доске:

  1. Каждый руководитель группы пишет свой собственный раздел , не более 1-2 страниц с кратким описанием состояния бизнеса. Введение, дела идут хорошо, проблемы, планы на будущее, последние новости. Эти разделы могут содержать графики и диаграммы.
  2. Генеральный директор резюмирует и представляет описание. в начале документа.
  3. . Вице-президент по финансам прилагает финансовые отчеты и ключевые отчеты.
  4. Команда распространяет описательную часть вместе с советом директоров. времени . Члены правления комментируют и задают вопросы во время чтения. Команда разъясняет вопросы и при необходимости предоставляет анализ
Заседание стартового совета

Общая картина
  • Обновление генерального директора
  • Основные моменты
  • Вызовы высокого уровня
  • Компания нуждается в

Калибровка

Расскажите историю компании, используя наименьшее количество показателей / диаграмм для правильного кадрирования текущий статус.

Финансовые показатели

Финансовые показатели и прогноз (ежеквартально)

  • Квартальные прибыли и убытки
  • Ежемесячные водопады (выручка, расход, остаток денежных средств, численность персонала)
  • Эффективность по сравнению с планом

Показатели воронки

  • Посещения веб-сайта
  • Лиды
  • Конверсии
  • Коэффициент конверсии

Показатели взаимодействия с продуктом

  • Подписки
  • Загрузки
  • Активации
  • Вовлеченность
  • Удержание
  • NPS

Создание и обновления компании

7 Организационная структура

90 Перспективные — показать текущую команду и вакансии, которые будут заполнены через 6 мес.

Продукт / разработка

  • Дорожная карта продукта
  • — Основные запуски и достижения с момента последней встречи
  • — Дорожная карта на следующие 6 мес. (где находится компания)
  • Основные проблемы (где нужна помощь?)

Рост / маркетинг

  • Эффективность по сравнению с ключевыми показателями эффективности
  • Позиционирование
  • Бренд
  • Обмен сообщениями
  • PR

Продажи / BD

  • Эффективность по сравнению с KPI
  • Канал продаж и прогноз
  • Основные проблемы (где нужна помощь?)

Операции (если применимо)

  • Эффективность по KPI
  • Основные проблемы (где нужна помощь?)

Рабочие сессии

Первая сессия

  • Глубокое погружение в функциональную область, возможности партнерства или бизнес-задачи

Вторая сессия

  • Глубокое погружение в квартальные цели или проблемы продукта

Закрытое заседание
  • Отзывы учредителям
  • Формальности
  • Опцион на акции гран ts

Как установить и поделиться повесткой дня встречи с помощью Hugo

Если эта статья вдохновила вас на составление твердой повестки дня для следующей встречи, вы можете использовать Hugo для отправки и публикации своей повестки дня, а затем автоматически организовать заметки о встрече.

Все, что вам нужно сделать, это создать бесплатную учетную запись Hugo, подключив свой рабочий календарь.

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.
Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Настройка повестки дня встречи в Hugo

Чтобы автоматически добавить шаблон из этой статьи, вы захотите вернуться к этот шаблон и нажмите «Получить этот шаблон», а затем нажмите большую синюю кнопку «Использовать шаблон в Hugo».

После сверхбыстрой настройки учетной записи Хьюго отображает ваши собрания в виде календаря. Найдите встречу, для которой вы хотите составить повестку дня.

Щелкните собрание, а затем в области «Подготовка» щелкните образец шаблона повестки дня по вашему выбору. Содержимое шаблона появится в вашей повестке дня. Заполните текст дополнительной информацией.

Обмен повесткой дня с помощью Hugo

Hugo предлагает несколько способов поделиться повесткой дня, но один из самых популярных — это создание «общедоступной ссылки».

Эта общедоступная ссылка на самом деле является довольно частной — ее могут найти только те, у кого есть ссылка.

Установите переключатель «Добавить ссылку в календарь» в правом нижнем углу, чтобы добавить ссылку к описанию события календаря.

Или, чтобы поделиться вручную, нажмите кнопку «Поделиться». Включите публичную ссылку. Ссылка будет автоматически скопирована в буфер обмена.

Вы также можете легко отправить его по электронной почте всем участникам собрания, нажав кнопку электронной почты.

Эта ссылка переводит людей на чистую, профессиональную, фирменную страницу, которая показывает вашу повестку дня.Вот как выглядит эта общедоступная страница.

Заключение: использование образца повестки дня собрания

Подведем итог, для продуктивной повестки дня:

  1. Укажите цель собрания . Убедитесь, что все знают, почему их пригласили.
  2. Используйте глаголы в своей повестке дня. Чего вы пытаетесь достичь?
  3. Добавьте маркеры. Они побуждают вас делать вещи краткими и организованными.

Теперь, когда вы ознакомились с различными примерами повесток дня собраний, пора составить свою собственную.Обязательно получите фору.

Возьмите любые шаблоны, которые могут вам понадобиться, из нашей бесплатной библиотеки шаблонов повесток дня. Вы можете загрузить каждый образец повестки дня в виде Google Doc, Word Doc или добавить их в бесплатную учетную запись Hugo.

В этой библиотеке шаблонов есть все виды образцов повестки дня, включая шаблоны для собраний продуктовой группы, маркетинга, торговых бесед, он-лайн, а также встречи с клиентами.

И если вы хотите узнать, как эффективно провести собрание, прочтите эту статью о составляющих эффективной стратегии собрания.

Часто задаваемые вопросы о наших образцах шаблонов повестки дня встречи

Все ли эти шаблоны повестки дня встречи можно бесплатно загрузить в виде документов Word или Google, использовать в Hugo?

Да, каждый из примеров повестки дня собрания на этой странице, а также более 80 в нашей библиотеке шаблонов можно использовать бесплатно и загрузить .

Как загрузить шаблон повестки дня собрания в виде документа Word

  1. Щелкните «Получить этот шаблон» в правом нижнем углу требуемого образца повестки дня собрания.
  2. Это приведет вас к экрану, где вы можете выбрать, какой тип документа вы хотите для вашего бесплатного шаблона повестки дня.
  3. Щелкните «Загрузить для Word».
  4. Введите свой рабочий адрес электронной почты в отведенное для этого поле и нажмите «Загрузить». Вам будут отправлены инструкции по загрузке бесплатного шаблона повестки дня собрания Word doc

Как загрузить образец повестки дня собрания в виде документа Google

  1. Нажмите «Получить этот шаблон» в правом нижнем углу образца повестки дня собрания ты хочешь.
  2. Это приведет вас к экрану, где вы можете выбрать, какой тип документа вы хотите для вашего бесплатного шаблона повестки дня.
  3. Нажмите «Открыть как документ Google». Вы перейдете к версии шаблона повестки дня, доступной только для чтения.
  4. Перейдите в меню «Файл»> «Сделать копию», чтобы скопировать образец повестки дня в свои собственные документы Google.

Как сохранить готовую повестку дня встречи в виде PDF-файла

После того, как вы настроили образец повестки дня по своему вкусу, вы можете захотеть поделитесь документом.Хотя ссылка является наиболее прагматичным способом поделиться повесткой дня — она ​​позволяет вам редактировать повестку встречи постфактум — иногда вам нужен PDF-файл, потому что вы хотите либо распечатать повестку дня, либо каким-то образом прикрепить ее в виде файла.

Сохраните повестку встречи в формате PDF в Hugo
  1. Щелкните значок Печать в правом верхнем углу окна «Подготовка к встрече».
  2. В открывшемся диалоговом окне печати выберите раскрывающееся меню Destination
  3. Выберите « Save as PDF »
Сохраните повестку дня встречи в формате PDF в Google Docs
  1. Откройте меню File
  2. Нажмите Загрузить
  3. Нажмите PDF-документ (. pdf) из списка форматов файлов
  4. Найдите файл PDF в папке по умолчанию для загрузки на вашем устройстве. Пользователи Google Chrome также увидят, что загрузка отображается на полосе загрузки в нижней части экрана.
  5. Если вы не видите файл с повесткой дня сразу, не беспокойтесь. Документам Google требуется пара секунд, чтобы преобразовать документ Google в формат PDF.
Сохранить повестку дня собрания в формате PDF в Word
  1. Щелкните «Файл».
  2. Щелкните Сохранить как.
  3. Щелкните Формат файла в нижней части окна.
  4. Выберите PDF из списка форматов файлов.
  5. Назовите файл с повесткой дня собрания, затем щелкните Экспорт .

Как превратить шаблон повестки дня собрания в протокол собрания

Чтобы вести протокол собрания, заполните документ с повесткой дня собрания дополнительной информацией.

Обычно для этого требуется от двух до пяти пунктов списка по каждой теме повестки дня, в которых резюмируются ключевые моменты и решения.

Помните, протокол собрания не должен быть дословным отчетом обо всем, что произошло. . Они должны выделять ключевую информацию, решения и следующие шаги.

Обычно вы хотите делать эти заметки в режиме реального времени во время встречи, но вы также можете заполнить их по памяти после.

Как создать повестку дня собрания в Excel?

Excel — не идеальное программное обеспечение для создания шаблонов расписания встреч. В Excel сложно отформатировать текст, чтобы его было легко читать.В Excel нельзя даже выделять маркеры!

Плюс, все замечательные функции Excel — сортировка, функции, математика — не особенно полезны для повесток дня.

Я настоятельно не рекомендую вам использовать Excel для организации встреч. Если вам нужна диаграмма или таблица в повестке дня встречи, вставьте ее в обычный документ или сделайте ссылку на нее.

Пример. Как начать собрание?

Используйте светскую беседу, чтобы привлечь внимание. Раньше я работал с руководителем отдела продаж, который каждую встречу начинал с пары минут светской беседы.Его любимой темой был спорт. Однажды он сказал мне, что это не потому, что он такой большой поклонник.

Встречи по продажам могут быть утомительными, но, обсуждая что-то более интересное, он мог привлечь внимание группы и перейти к текущему делу.

Перейти прямо к повестке дня. Поскольку вы составили повестку дня и поделились ею со всеми участниками, предполагайте, что все знают, о чем идет речь. Вам не нужно повторять то, что уже есть.Когда пришло время начинать собрание, дерзайте.

Вы могли бы сказать что-то вроде: «Хорошо, все. Спасибо, что пришли. Первым в сегодняшней повестке дня является …»

Каков порядок повестки дня?

Порядок повестки дня — это приоритетный список того, что будет обсуждаться и решаться. Обычно порядок должен идти от наиболее важных и крупных тем к более мелким.

Что такое действие на собрании?

Элемент действия — это задача, которую нужно выполнить вне собрания.

В заметках о собрании или протоколе собрания отметьте каждый элемент действия:

  1. Укажите элемент действия с помощью глагола действия
  2. Укажите имя или инициалы ответственного лица
  3. Укажите срок выполнения, если вы его знаете. Для повторяющихся встреч сроком исполнения часто считается следующая встреча.

Эффективные программы встреч с примерами — Notejoy

Когда встречи отклоняются от графика, участники прибывают неподготовленными, а темы неактуальны — эти проблемы часто возникают из-за плохой структуры повестки дня.

Повестки дня важны, потому что эффективная повестка дня увеличивает продуктивность команды

Эффективная повестка дня повышает продуктивность собрания, поскольку формирует ожидания относительно того, что должно происходить до, во время и после собрания. Это помогает собрать всех на одной странице по наиболее важным темам и позволяет команде быстро решать ключевые проблемы.

Что включить в повестку дня?

Как пишет Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей»: «Начните с конца.»Повестки дня — это списки пунктов, которые участники надеются решить на встрече.

В повестку дня чаще всего входят:

  • Информационные элементы — распространение обновлений по теме для группы. Например, менеджер может предоставить обновленную информацию о процессе планирования на конец года.
  • Действия — вопросы, которые, как вы ожидаете, группа захочет рассмотреть во время собрания. Например, производительность за определенный период времени или траекторию при запуске продукта.
  • Темы обсуждения — элементы, по которым вы хотите, чтобы группа предоставила отзывы. Например, сбор информации о предстоящем изменении политики поездок на работу и вопросы, которые у команды есть по этому поводу.

В дополнение к этому они часто включают конкретные сведения о том, как будет проводиться собрание. Например, в темах повестки дня часто указывается, кто и как долго будет выступать, чтобы установить ожидания в отношении того, кто будет отвечать за подготовку контента и сколько времени у них будет на его представление.

В зависимости от собрания повестки дня можно распространять задолго до собрания или сообщать в начале собрания. Он устанавливает цель встречи и гарантирует, что все будут на одной странице в отношении того, чего вы хотите достичь в этот срок.

Повестки дня могут быть очень короткими или очень длинными

Насколько формальной должна быть ваша повестка дня? Часто люди не чувствуют, что у них есть время подготовиться к встрече, не говоря уже о том, чтобы написать полную официальную повестку дня встречи. Когда ставки высоки или ситуация очень формальная, может иметь смысл включить формальную заранее распределенную повестку дня, а также протокол собрания. Однако прагматический подход состоит в том, чтобы сделать повестку дня как можно более простой для решения поставленной задачи.

Пример неформальной повестки дня

Еженедельная синхронизация продаж

1) Вступление (10 минут — все)
2) Просмотрите показатели продаж за квартал до даты (10 минут) *
3) Обсуждение и одобрение предложения по продажам на следующий квартал (5 минут) *
4) Ознакомьтесь с планом предстоящей маркетинговой кампании (15 минут)

* Ежеквартальные фактические и прогнозируемые показатели см. В прилагаемых документах.

Пример формальной повестки дня

Исполнительный бизнес-обзор

1. Постоянные вопросы — вопросы, которые всегда находятся в повестке дня очередного собрания

— Принять посещаемость
— Утвердить протокол предыдущего собрания
— Обновления статуса команды
— Так далее.

2. Дело последней встречи — обсудите темы, которые не были завершены на предыдущей встрече, или пункты действий, которые необходимо выполнить

— Стефани — обновление квоты продаж (10 минут)
— Дэвид — вице-президент по продажам (5 минут)

3. New Business — новые темы встречи

на этой неделе

— Сэм — Обсудить переезд объектов (20 минут)
— Рэнди — Результаты опроса вовлеченности сотрудников (30 минут)

4. Ведение домашнего хозяйства — постоянные вопросы по итогам собрания

— Клайд — Объявления
— Обзор мероприятий
— Дата следующей встречи
— И т. Д.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи.Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими повестками дня встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговора, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого к какой информации есть доступ, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлым и текущим собраниям.

Начните работу бесплатно с Notejoy

Связанные ресурсы

Шаблон повестки дня

— Персонал, официальный, вводный • Asana

Планируйте встречи и управляйте ими с помощью нашего шаблона повестки дня

Начните встречи с правильного пути с помощью нашего шаблона повестки дня.Делайте встречи целенаправленными и продуктивными, фиксируйте элементы действий и координируйте работу в автономном режиме — все в одном месте. Начните проект с нашего образца повестки дня встречи сегодня.

Чтобы составить повестку дня следующей встречи, используйте этот образец шаблона повестки дня встречи и советы, чтобы адаптировать ее к вашим потребностям:

  • Составьте список тем для обсуждения и тем для обсуждения. Создайте задачу (или задачи), чтобы зафиксировать, о чем вы говорите на встрече. Вы можете создавать новые задачи в рамках своего проекта повестки дня собрания или добавлять существующие задачи из других проектов для обсуждения и совместного использования. В любом случае не забудьте указать подробности в описании, чтобы все пришли на встречу подготовленными.
  • Назначьте участникам темы для разговора. Даже если вы, возможно, возглавляете собрание, вы можете попросить других осветить определенные темы для обсуждения. Определите, кто о чем будет говорить, и сообщите им в своем проекте повестки дня на случай, если им нужно подготовиться заранее.
  • Включите цель встречи. Настройте у участников встречи правильное настроение, установив и четко обозначив, что вы собираетесь получить от встречи.Что вы хотите обсудить? Какие результаты вам нужны от этого обсуждения? Почему присутствует именно эта группа людей?
  • Расскажите участникам заранее. Перед собранием поделитесь своей повесткой дня с участниками, чтобы они знали, что вы планируете обсудить, и, как только собрание начнется, вы все сможете сразу перейти к ресурсам.

Примеры повесток дня встреч, которые можно спланировать с помощью Asana

Новичок в повестке дня встреч в Асане?

Ответы на все ваши вопросы:

  • Какова цель собрания? Повестка дня встречи фиксирует цели вашей команды, темы для обсуждения и пункты действий для разовой или повторяющейся встречи. Для достижения наилучших результатов поделитесь повесткой дня встречи со своей командой, чтобы они могли подготовиться к встрече и поработать над пунктами действия после ее завершения.
  • Что следует включить в повестку дня собрания? В повестке дня вашей встречи должны быть разделы для различных пунктов повестки дня. Например, вы можете создать такие разделы, как «Для обсуждения», «Действия» и «Справочник». С помощью шаблона повестки дня собрания Asana вы также можете перетаскивать задачи, чтобы расположить их в правильном порядке.
  • Как мне составить повестку дня собрания? Когда вы планируете повестку дня собрания в Asana, любой член вашей команды может добавлять темы для обсуждения.Основываясь на этих задачах, вы можете легко расставить приоритеты по темам по мере необходимости, а затем заранее поделиться повесткой дня, чтобы все в вашей команде могли подготовиться. Вы также можете создать раздел для действий, которые будут выполняться после завершения собрания.
  • Как я могу составить повестку дня для эффективной встречи? Сделайте вашу повестку дня актуальной, создав ее как проект в Asana. Таким образом, каждый элемент представляет собой задачу со сроком выполнения и исполнителем. Следите за тем, чтобы работа не провалилась, объяснив, кто и когда что делает.

Также подумайте, где вы проводите повестку дня встречи. Поместив его в инструмент управления совместной работой, такой как Asana, вы можете пригласить товарищей по команде заранее просмотреть и добавить в повестку дня вашей встречи, а также добавить элементы действий, которые будут реализованы позже. Начните работу с шаблоном повестки дня собрания уже сегодня.

Использовать шаблон

Как разработать эффективную повестку дня встречи

Повестка дня собрания — это список вопросов, которые участники надеются решить на собрании.Повестку дня следует распространять до собрания, как минимум за 24 часа, чтобы участники имели возможность подготовиться к собранию. По возможности желательно, чтобы повестка дня была доступна за несколько дней до собрания. Чем больше времени у ваших коллег будет на подготовку к встрече, тем больше вероятность, что они придут на нее подготовленными к эффективному участию.

Составление повестки дня собрания

Первый шаг в разработке повестки дня — определить, нужны ли другие сотрудники, чтобы помочь вам спланировать встречу.Затем решите, чего вы надеетесь достичь, проведя собрание, и установите достижимые цели для своего собрания. Поставленные вами цели создадут основу для эффективного плана встречи. Убедитесь, что вы не запланировали больше, чем разумно достижимо в сроки вашей встречи.

Как сказал Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей»: «Начните с конца». Цель вашей встречи будет определять ее фокус, повестку дня и участников встречи.

Затем подумайте, сколько времени вам понадобится на каждый пункт повестки дня. Если собрание продлится один час и у вас есть пять пунктов повестки дня, это даст вам общее представление о временных рамках, с которыми вы работаете. Это не значит, что каждый пункт повестки дня должен длиться ровно 12 минут, но пять вместе взятых, очевидно, не могут в среднем больше времени.

Решения о принятии

После определения вашей общей цели вам или вашей команде необходимо принять определенные решения. Помимо цели или задачи встречи, также включите в свою повестку дня:

  • Дата, время и место встречи
  • Необходимые участники встречи
  • Предметы для обсуждения
  • Количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется группе для обсуждения каждого вопроса
  • Подготовка к встрече.Это будет включать любые материалы для чтения, документацию, данные, протоколы предыдущей встречи или любую другую подготовку, которая сделает вашу встречу успешной. Соответствующие документы должны быть приложены к уведомлению о собрании и повестке дня, когда вы раздаете их приглашенным участникам.

Идентификация участников

Как только вы решили, что встреча необходима для достижения вашей цели, вам необходимо составить список участников. Не каждый сотрудник может или должен участвовать в каждой встрече, но приглашение правильных участников повысит ваши шансы на успех.Определите своих участников, задав себе несколько вопросов:

  • Кому должно принадлежать решение, разрабатываемое группой?
  • Кому принадлежит процесс, который обсуждает группа?
  • Кому нужна информация, которую вы распространяете?
  • Кто может предоставить данные и факты для принятия решений?
  • У кого есть опыт или знания, которыми можно поделиться с группой?
  • Кто должен поддерживать выполнение каких-либо решений или задач?
  • Кто должен предоставить разрешение или ресурсы для достижения результата встречи?
  • Кто может выступить против реализации какого-либо решения или направления?

Повестки дня для регулярных собраний

Не для каждой встречи нужна индивидуально разработанная повестка дня.Большинство сотрудников регулярно проводят встречи для своих отделов или рабочих групп. У вас также есть команды и проекты, в которых вы участвуете.

Для текущего проекта может не требоваться новая повестка дня для каждой встречи, но ваша команда будет хорошо обслужена, приняв стандартный подход к вашей встрече. Регулярно планируемое собрание сотрудников разделено на три сегмента, для каждого из которых предусмотрены стандартные пункты повестки дня:

Информация

Выпишите все информационные пункты повестки дня для каждой встречи.Например, менеджер информирует группу о результатах встречи высшего руководства.

Действия

Включите в повестку дня любые вопросы, которые, как вы ожидаете, группа захочет рассматривать на каждом регулярном запланированном собрании. Например, выполнение бюджета за определенный период времени, а также определение экономии затрат и постоянных улучшений, которых группа планирует достичь.

Перспективное планирование

Включите в повестку дня любые вопросы, которые группа хочет спланировать или подготовить заранее.Например, краткосрочные цели на следующий месяц или необходимость помощи коллеги при выполнении предстоящих заданий.

Если вы будете следовать этим рекомендациям при составлении повестки дня встречи, вы повысите вероятность того, что ваша встреча будет более продуктивной.

Что включить в повестку дня встречи

Повестка дня для регулярного запланированного собрания может помочь добиться желаемых результатов, включив в него несколько основных пунктов:

  • Разминка и привет.Рассмотрим краткий ледокол в зависимости от того, как часто собирается группа. Даже на онлайн-встрече участников может хорошо обслужить ледокол.
  • Просмотрите цель собрания, повестку дня, ожидаемые результаты и продукт.
  • Просмотрите, исправьте (при необходимости) и утвердите протокол предыдущего собрания.
  • Предоставьте соответствующую информацию об отделе и компании, которая нужна команде.
  • Проверить прогресс по пунктам действий, планам действий и обязательствам. Просмотрите прогресс группы в достижении целей.
  • Обсудить и принять решение по вопросам повестки дня собрания.
  • Определите следующие шаги.
  • Определите цель, результат и повестку дня следующего собрания.
  • В конце собрания делопроизводитель должен рассмотреть обязательства, взятые на себя людьми во время собрания.
  • Определите, какая помощь требуется от людей, не входящих в группу, и поручите участникам установить контакт.
  • Определите, кому, помимо участников собрания, что нужно знать, и решите, как вы будете осуществлять общение.
  • Раздайте протоколы в течение 24 часов после собрания или немедленно, если делающий записи вел их в электронном виде.

Итог

Вы можете сделать свои онлайн-встречи или личные встречи более эффективными и с большей вероятностью дать желаемые результаты, если составите подробную повестку дня. Повестка дня — это результат вашего дисциплинированного обдумывания результатов, которых вы хотите достичь. Повестка дня встречи — внешнее проявление вашего плана и целей.

Использование Asana для встреч | Руководство по продукту • Asana

Как создать повестку встречи в Asana

Хотя вы можете создать проект повестки дня для любого собрания , вы можете начать с повторяющегося группового собрания или личных встреч, а затем при необходимости составить повестку дня для любого собрания.Есть несколько способов составить повестку дня встречи. Чтобы быстро начать:

  1. Начните с шаблона повестки дня встречи и настройте его в соответствии с потребностями своей команды.
  2. Или импортируйте существующую электронную таблицу, в которой вы в настоящее время планируете встречи.

Если вы бесплатный пользователь, предпочитаете составлять свою собственную повестку дня встречи с нуля или хотите, чтобы общие передовые практики для проектов Asana, следуйте нашему видеоуроку How to Asana:

Примеры встреч, которые можно планировать с помощью Asana

Вы можете запланировать любую встречу в Асане, но вот несколько идей для начала:

Советы по планированию и подготовке к встрече

1.Добавьте темы для обсуждения и пункты повестки дня как задачи

Когда вы думаете о темах, которые нужно обсудить или затронуть, добавляйте в проект пункты повестки дня как задачи. Вы можете создавать новые задачи только для повестки дня или добавлять существующие задачи из других проектов. Поскольку задачи могут находиться в нескольких проектах, вам не придется их дублировать. После того, как вы затронули эту тему, вы можете удалить ее из проекта повестки дня.

Согласуйте коллективные соглашения о том, кто может внести свой вклад в повестку дня собрания. Например, вы можете позволить кому-нибудь добавить к нему или попросить руководителя собрания наметить его.

2. Рассмотрите и определите приоритетность вопросов для обсуждения перед встречей.

Создайте разделы (или столбцы, если это проект доски) для организации пунктов повестки дня. Вы можете создавать категории, такие как повестка дня, последующие действия, предстоящие мероприятия и заметки.

Перед собранием просмотрите и расставьте приоритеты в темах повестки дня, перетаскивая задачи, чтобы расположить их в правильном порядке.

3. Поделитесь любыми файлами или важной информацией перед встречей.

Проекты повестки дня собрания также помогают участникам находить ресурсы и контекст, которые могут им понадобиться перед посещением.Например, если вам нужно, чтобы товарищи по команде что-то прочитали заранее, создали задачу с нужным контекстом или файлами, а затем назначили участникам копии задач со сроком выполнения до встречи, чтобы они пришли подготовленными.

Советы по организации собрания

1. Подключите Zoom и Asana

Приготовьтесь к более простому планированию и более продуктивным встречам в Zoom. С помощью этой интеграции вы можете создавать или связывать собрания Zoom в задаче Asana. После встречи вы также увидите стенограмму и запись, прикрепленную к задаче, для удобства обмена и справки.

2. Сделайте повестку дня доступной для всех во время собрания

Встречи могут сбиться с пути, если все товарищи по команде не сосредоточены на одном и том же. Поднимите повестку дня в Asana, чтобы отобразить ее на экране во время встречи, или попросите товарищей по команде открыть ее в своем мобильном приложении. Это также помогает товарищам по команде, независимо от того, откуда они приехали, иметь одинаковое представление во время встречи.

3. Отслеживание действий и последующих действий для повышения ответственности

Мы все вызвались сделать что-нибудь на собрании, а затем вернулись к своему столу, не помня, на что мы согласились.Вместо этого товарищи по команде могут создавать задачи для элементов действий, которые возникают во время встречи, и распределять их. Включая детали в описание задачи, контекст и зачем это нужно, становятся ясными даже после завершения встречи.

4. Упрощение распространения заметок о собраниях

Вместо того, чтобы отдельно писать заметки о собрании, создайте задачу «Заметки» в своей повестке дня и добавьте всех участников или неявившихся в качестве подписчиков задачи, чтобы они могли видеть резюме. Встречи Zoom, связанные с задачей Asana, впоследствии будут автоматически прикреплять запись и стенограмму встречи к задаче.

Убедитесь, что обязанности по ведению заметок распределены между участниками равномерно, чтобы каждый мог активно участвовать, и чтобы одни и те же люди не всегда были волонтерами.

5. Обсуждайте идеи и стратегию вместо простого обновления статуса

Поскольку использование Asana в целом помогает лучше понять, что происходит и где стоит работа, вы можете обнаружить, что это снижает частоту встреч или помогает сделать обсуждения более эффективными.

Leave a Reply