Повестка дня совещания: Повестка дня. Проведение собраний и совещаний

Содержание

Как оформить повестку дня совещания образец

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:. Таким образом, основная задача документа — зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком — нет.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Пример формулировки вопросов повестки дня ОСЧ ТСЖ

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Повестка дня делового собрания (оранжевый дизайн)

Поручено вести протокол совещания? Будь то заседание совета директоров, собрание рабочей группы или совещание по проекту, с помощью этого удобного шаблона для записей вы сократите свою работу наполовину. Уже вошли в аккаунт? Получить шаблон. Используйте готовый текст этого бесплатного шаблона для заполнения даты, участников, повестки дня, обсуждения и решений, как только начнется совещание.

Участники рабочей группы, которых вы пригласите в документ, смогут ознакомиться с протоколом и комментировать его.

При наличии доступа с правом редактирования можно даже внести изменения в текст или добавить снимок с интерактивной доски. Будь то официальный или неофициальный характер совещания, этот шаблон помогает эффективно организовать работу всех участников на одной странице еще до утверждения повестки дня.

Поскольку документ создан в Dropbox Paper, его можно привязать к календарю и использовать горячие клавиши для экономии времени. Если у вас есть дополнительные документы, вы можете вставить ссылки на них, чтобы рабочая группа могла с ними ознакомиться. Перед началом совещания предоставьте доступ к документу с повесткой дня другим участникам. Для наглядности к протоколу можно добавить изображения или файлы Dropbox с доказательствами и примерами.

Через мобильное приложение Paper можно сделать снимок интерактивной доски или стикера, который автоматически будет добавлен в протокол. В шаблоне есть раздел решений, в котором отражается то, что вы и ваша рабочая группа должны будете сделать. Эта информация помогает контролировать ход исполнения к следующему совещанию. Для назначения исполнителей просто наберите имя коллеги с символом перед ним. Paper предлагает функции редактирования в режиме реального времени, а также списки заданий, повестки дня для совещаний, графики работ, что упрощает планирование проектов, мозговые штурмы, проведение совещаний, распределение задач, контроль и рецензирование рабочих документов.

Для использования Dropbox Paper необходимо иметь аккаунт Dropbox. В настоящее время документы Paper не учитываются в вашем ограничении на объем места, а также нет ограничения по количеству документов Paper, которые можно создавать или хранить.

Вы можете получить доступ к документам Paper в Интернете, нажав на вкладку Paper на сайте dropbox. Вы также можете использовать мобильное приложение Paper для доступа, создания и редактирования документов Paper. Да, в Paper можно работать в автономном режиме через мобильное приложение Dropbox Paper.

В мобильном приложении Paper можно создавать новые документы, редактировать существующие, добавлять комментарии и делиться содержимым с участниками рабочей группы. В автономном режиме можно просматривать, редактировать и комментировать помеченные звездочкой и последние документы или создавать новые; при этом все внесенные изменения будут синхронизированы, когда вы снова выйдете в сеть.

Продуктивное рабочее совещание требует ведения протокола, из которого все смогут узнать, что на нем обсуждалось, находясь на общей странице. Лучший способ обеспечить эффективное ведение протокола — предварительно подготовить его продуманную схему. Для этого нужно просто создать документ Paper с повесткой дня, добавить в него ссылки, относящиеся к вопросам, и предоставить к нему доступ тем, кто приглашен на совещание.

Протокол также должен содержать информацию о принятых решениях и сроках их исполнения. Для этого в Paper можно использовать удобную функцию упоминания исполнителей при помощи символа и назначения сроков исполнения. Шаблон протокола совещаний создается в Dropbox Paper очень просто.

При работе в Paper через веб-браузер можно использовать существующий шаблон протокола совещания. Вы также можете создать шаблон протокола или повестки дня согласно своим потребностям. Документ Paper сохранится как шаблон, который можно будет использовать в дальнейшем.

Нужно создать собственный протокол к следующему совещанию? В Paper можно создать собственный профессионально оформленный шаблон протокола или повестки дня совещания с необходимыми вам заголовками и разделами. Этот шаблон повесток дня создан в Dropbox Paper, совместном рабочем пространстве, в котором рабочие группы могут создавать и делиться первоначальными идеями.

Paper позволяет легко делать заметки для совещаний, назначать задачи, развивать творческие идеи и управлять проектами.

Используя Paper в качестве центрального узла для создания проекта, вам не нужно находиться в одной комнате с остальными участниками, чтобы эффективно организовать общую работу.

Dropbox Что такое Dropbox Совместное использование содержимого Шаблон протоколов совещаний. Образец протокола собрания Поручено вести протокол совещания? Попробовать Paper бесплатно Уже вошли в аккаунт? Организуйте эффективную общую работу. Просто добавьте ваше содержимое Используйте готовый текст этого бесплатного шаблона для заполнения даты, участников, повестки дня, обсуждения и решений, как только начнется совещание.

Пригласите вашу рабочую группу в документ Этот облачный шаблон для заметок упрощает совместное использование документов.

Не нужно больше сохранять документ на жесткий диск или прикреплять его к сообщению электронной почты. Просто пригласите участников совещания в документ. Выполняйте совместное редактирование в режиме реального времени Участники рабочей группы, которых вы пригласите в документ, смогут ознакомиться с протоколом и комментировать его.

Подготовьте документ для ведения протокола до начала совещания Будь то официальный или неофициальный характер совещания, этот шаблон помогает эффективно организовать работу всех участников на одной странице еще до утверждения повестки дня.

Добавьте ссылки для контекста Если у вас есть дополнительные документы, вы можете вставить ссылки на них, чтобы рабочая группа могла с ними ознакомиться. Выделите основные моменты Для наглядности к протоколу можно добавить изображения или файлы Dropbox с доказательствами и примерами. Отметьте решения и задачи В шаблоне есть раздел решений, в котором отражается то, что вы и ваша рабочая группа должны будете сделать.

Что такое Dropbox Paper? Как использовать Dropbox Paper? Можно ли работать в Dropbox Paper в автономном режиме? Как составить эффективный протокол совещания с Dropbox Paper? Как создать шаблон протокола совещания с помощью Dropbox Paper?

Создайте свой шаблон заметок для совещаний Нужно создать собственный протокол к следующему совещанию? Создавайте и делитесь первоначальными идеями Этот шаблон повесток дня создан в Dropbox Paper, совместном рабочем пространстве, в котором рабочие группы могут создавать и делиться первоначальными идеями.

Образцы протоколов совещания

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании.

Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным. Вы можете скачать заполненный образец пример протокола рабочего производственного совещания или заседания:. В любой компании регулярно происходят различные совещания.

Активировать демодоступ. Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Приближающиеся праздники активно стимулируют. Правовой статус руководителя в организации — двойственный. С одной стороны, он руководит организацией и действует в ней как одно из главных лиц, с другой — так же, как и другие работники, получает зарплату, уходит на больничный, в отпуск и т.

Как организовать совещание и вести протокол

Поручено вести протокол совещания? Будь то заседание совета директоров, собрание рабочей группы или совещание по проекту, с помощью этого удобного шаблона для записей вы сократите свою работу наполовину. Уже вошли в аккаунт? Получить шаблон. Используйте готовый текст этого бесплатного шаблона для заполнения даты, участников, повестки дня, обсуждения и решений, как только начнется совещание. Участники рабочей группы, которых вы пригласите в документ, смогут ознакомиться с протоколом и комментировать его. При наличии доступа с правом редактирования можно даже внести изменения в текст или добавить снимок с интерактивной доски.

Протокол совещания

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. Открыть и скачать онлайн. Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой.

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий.

Все важные решения, принимаемые на общих собраниях, обязательно должны протоколироваться. Документальная фиксация того, как проходило мероприятие, может в дальнейшем понадобиться при возникновении разногласий — вплоть до обращения в вышестоящие инстанции. Образцы протоколов общего собрания должны соответствовать ряду требований, которые мы и рассмотрим в нашей статье.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

.

.

Образец протокола собрания

.

Поручено сделать заметки на совещании? Используйте этот готовый образец протокола собрания для заполнения участников, тем обсуждения и​.

.

.

.

.

.

.

План идеальной встречи (включая шаблоны)

Вы когда-нибудь получали приглашение на встречу на работе и просто чесали голову? Вы задаетесь вопросом, о чем конкретно идет речь, что будет обсуждаться и, возможно, даже почему вас пригласили. Вы смотрите на других приглашенных, надеющихся на подсказку, но все еще не понимаете.

Некоторые говорят, что если вы получаете расплывчатое приглашение на собрание, вам следует просто отклонить его. Теперь, согласны ли вы с этим или нет, если вы являетесь координатором, стоит ли рисковать тем, что головные уборщики будут отклоняться только потому, что они сбиты с толку?

Немного задумавшись и выбрав правильные инструменты, вы сможете убедиться, что цель вашей встречи ясна

и уменьшите риск отклонения участников из-за неясного запроса встречи.

План впереди с 5 Вт

Прежде чем вы случайно отправите приглашение на собрание, подумайте, используя кто, что, когда, где и почему.

1. Кого пригласить

Часто люди посылают приглашения на собрания, которые включают слишком много участников или просто не тех. Сделайте свою работу заранее, чтобы ответить на следующие вопросы:

  • Кто должен быть приглашенным?
  • Кто необходимо к обсуждению?
  • Кто имеет знания, необходимые для этой цели?

Не просто волей-неволей приглашать всех

в отделе, потому что вы не уверены.

2. О чем идет речь

Это самая важная часть вашего планирования. Подумайте, о чем конкретно идет речь, какова цель и каков должен быть ожидаемый результат. Если вы не можете сами определить смысл встречи, то это скорее всего преждевременно.

3. Когда состоится встреча

Это может не показаться важной частью, если вы работаете в небольшом офисе. Но для более крупных компаний или крупных встреч это очень важно. Есть ли у вас удаленные участники, находятся ли они в другом часовом поясе и работают ли они в те же часы, что и другие?

Убедитесь, что вы выбрали время, доступное для всех

,

4. Где будет проходить собрание

Это также важно при планировании вашей встречи, если у вас есть сторонние участники. Потребуется ли конференц-связь? Если веб-встреча

быть запланированным? Или вам просто нужно забронировать конференц-зал на месте? Обязательно подумайте заранее, чтобы учесть тех, кого вы ожидаете посетить.

5. Зачем нужна встреча

Это так же важно, как вопрос. Зачем встреча необходима? Может ли цель быть решена без комнаты людей? Может ли небольшое исследование дать ответ? Достаточно ли у вас информации, чтобы провести встречу на этом этапе?

Помните, что встречи отнимают время у всех участников. Последнее, что вы хотите сделать, это тратить время ваших посетителей

,

Создать программу встречи

Теперь, когда вы ответили на пять вопросов, используйте их для работы над приглашением на встречу и повесткой дня. И да, повестка дня встречи почти всегда необходима по разным причинам.

Программа встречи позволяет участникам:

  • Знайте цель и цель встречи.
  • Посмотрите на вопросы для обсуждения и сможете заранее планировать свою часть или готовить вопросы.
  • Посмотрите, что ожидается в конце собрания или что должно решить собрание.
  • Следуйте на протяжении всей встречи и оставайтесь на ходу.

Начать с шаблона

Лучший способ создать свою повестку дня — начать с шаблона. Это не только экономит ваше время, но уже содержит план, который вам нужен для деталей. Вот лишь несколько вариантов шаблонов повестки дня встречи.

Вы можете проверить на Microsoft Word. Они достаточно гибки для любого типа встречи или размера.

Этот шаблон повестки дня хорош, потому что он включает в себя хорошо отформатированный шаблон протокола собрания. С одной загрузкой вы получаете оба. С хорошим расположением стола каждый может четко видеть цель, список участников и повестку дня. Другой полезный раздел показывает, что участники должны принести на собрание, что часто является забытой частью.

Следующий шаблон повестки дня также является хорошим вариантом. Как и другой, вы можете легко увидеть цель, темы повестки дня и любые предыдущие пункты действий. Но он также включает области для новых элементов действий, которые вы можете записать во время встречи, а также место для заметок.

Вот еще один шаблон, чтобы взглянуть на это чисто и понятно. Как и первый показанный, он имеет базовый формат таблицы с легко читаемыми разделами. Плюс, это предлагает область для того, что участники должны принести на встречу.

Как подготовить эффективную повестку дня

После того, как вы определились с шаблоном повестки дня собрания, важно эффективно его заполнить. Будьте ясны, точны и делайте все возможное, чтобы ничего не оставалось открытым для интерпретации. Раздел для посетителей — самая простая часть, но остальные должны быть хорошо проинформированы.

Цель встречи

Это должно быть просто одно-два предложения (самое большее) цель встречи. Это происходит из того, что вопрос сверху, который вы зададите себе. Например, скажем, ваша встреча должна рассмотреть три варианта макета пользовательского интерфейса для нового веб-сайта.

Ваша цель должна указывать именно это, а не что-то вроде «говорить о новом сайте». Последний является расплывчатым, не указывает на часть сайта для обсуждения и, как правило, неясен.

Повестка дня встречи

Здесь вы перечислите каждую часть, которую вы собираетесь обсудить. Опять же, это должно быть ясно, так что те, кто, как ожидают, затронут тему, могут подготовиться.

Используя приведенный выше пример, если веб-разработчик Билл должен предоставить плюсы, минусы и три варианта макета, скажем так. Не просто констатируйте: говорите о макетах. Будет ли Билл знать, что именно вы хотите обсудить? Если вы заявите это, он будет.

Предметы, которые нужно принести

Если вы ожидаете, что ваши участники предоставят информацию, материалы, фотографии или что-либо еще, используйте этот раздел. Не думайте, что это просто потому, что посетитель показывает, что он предоставит то, на что вы надеетесь.

Что касается нашего примера с Биллом, вы четко поняли тему повестки дня, которая идеально подходит. Однако, чтобы убедиться, что он приносит список плюсов и минусов для каждого макета вместе с изображениями этих макетов, добавьте его в соответствующий раздел повестки дня.

Предоставить предметы заранее

Если возможно, приложите повестку дня к приглашению на собрание при его отправке. Это позволяет вашим участникам иметь это под рукой, когда наступает время встречи, и позволяет им точно знать, чего ожидать. Это еще более важно, если вы планируете встречу в последнюю минуту.

Изображение предоставлено: Thinglass через Shutterstock

Если вы отправляете приглашение на собрание заблаговременно, вы можете подождать в повестке дня. Это может быть работа в процессе или вы могли бы ожидать дальнейших подробностей для этого. Если это так, просто включите цель встречи, краткое изложение тем и предварительные пункты, чтобы внести запрос.

Затем укажите, что официальная повестка дня будет отправлена ​​на Икс дата, которая должна быть как минимум за три дня до встречи. Если вы можете, это также хорошая идея, чтобы напечатать копии повестки дня

и привести их на встречу. Кажется, всегда есть один участник, который забывает их.

Подготовьтесь захватить протокол встречи

Если вы до сих пор следовали этому плану, то ваша встреча уже началась. Но есть еще одна вещь, которую вы должны сделать заранее. Приготовьтесь запечатлеть минуты встречи.

Здесь снова, использование шаблона идеально. Вы можете распечатать эти параметры шаблона Microsoft Word

если вы предпочитаете писать от руки или использовать их на своем цифровом устройстве, если это применимо.

Этот шаблон, который вы можете найти в Microsoft Word, является потрясающим вариантом, поскольку он расширяет каждую тему повестки дня. Для каждого элемента вы можете включить примечания к темам для обсуждения, выводам, элементам действий, ответственным сторонам и срокам, конкретным для каждой темы.

Если вы предпочитаете шаблон протокола собрания, в котором не детализируются вопросы для обсуждения, это хороший вариант. Вы можете перечислить пункты повестки дня, которые фактически обсуждались, кем и на какой срок. Затем вы можете записать принятые решения и новые пункты действий с ответственными сторонами и сроками.

Делать хорошие заметки

У всех нас есть способ делать заметки во время встречи. Но если вы являетесь координатором, вы обязательно должны делать сильные записи. Нет ничего хуже, чем записать записку, чтобы потом посмотреть на нее и поинтересоваться, что говорится или что значит.

Изображение предоставлено: Пресс-мастер через Shutterstock

Захватите как можно больше во время собрания, а затем просмотрите его перед закрытием. Вы должны рассмотреть то, что обсуждалось, все, что было решено, и, самое главное, новые пункты действий. Кратко обсудите это с вашими участниками в качестве обзора для вас, а также для них. Если что-то пропущено или ошибочно, лучше выяснить, прежде чем все покинут комнату.

Идти дальше и встретиться

Хотя, возможно, не существует точного или позитивно совершенного способа обеспечить эффективную встречу

этот план может помочь вам. Делайте все возможное, чтобы подготовить себя и своих посетителей заблаговременно.

Какие у вас есть советы по планированию встречи? Есть ли что-то, что вы делаете в качестве координатора, который помогает? Дайте нам знать ваши предложения в комментариях ниже!

Повестка дня совещания с начальниками территориальных отделов управления государственного технического надзора Воронежской области 13 ноября 2018 — Новость

РЕГЛАМЕНТ

  проведения совещания с начальниками территориальных отделов управления государственного технического надзора Воронежской области             

 

Дата:  13 ноября 2018 г. г.                            

Время:    начало 10.00

Место проведения: город Воронеж, площадь Ленина 12.

Состав                 — заместитель председателя правительства

участников           — руководитель управления гостехнадзора

совещания            -заместители руководителя управления гостехнадзора

                               -начальники отделов управления

                            — главные инженеры-инспекторы

— приглашенные представители

— ветераны службы

Об итогах деятельности управления государственного  технического надзора за 10 месяцев 2018 года и  задачах на предстоящий период 

 

Вступительное   слово 

 

10.00-10.20            Заместитель председателя правительства Логвинов Виктор Иванович

                               «Вступительное слово. Перспективы развития службы гостехнадзора», «Объявление благодарности А.Н. Скабелкину в связи с выходом на пенсию».

10.20-10.40            Руководитель управления Феоктистов Николай Иванович

                               «Информация о выполнении ранее принятых решений»,

                               «Анализ работы за отчетный период 2018 года», «О задачах на предстоящий период».

 

 

Выступления:

 

10.40-10.50            Заместитель руководителя управления Цуканов Андрей Александрович ««О состоянии аварийности и подготовке к областному заседанию комиссии по безопасности дорожного движения».

10.50-11.00            Начальник отдела инспекционной работы Подгайный Вячеслав Николаевич «Анализ исполнения показателей служебной деятельности в разрезе территориальных отделов в 2018 году», «О проведенной проверке по фактам поступившей жалобы» и «Основные направления в работе территориальных отделов».

11.00-11.10            Начальник отдела учета и отчетности Выборнова Вера Николаевна «О финансовых вопросах деятельности управления».

11.10-11.20          Начальник отдела организационно-правовой работы Фролов Андрей Николаевич «Об изменениях законодательства в сфере профилактики коррупции», «Об изменениях в Трудовом Кодексе», «О содержании предстоящего обновления АИС «Гостехнадзор», «Ответы на вопросы».

11.20-11.30         Советник отдела организационно-правовой работы Панков Александр Викторович «О проведении мониторинга качества услуг», «О порядке взимания госпошлины за внесение изменений в ПСМ», «О справочнике марок», «Ответы на вопросы».

Принятие решения, постановка задач

и заключительное слово

 

11.20-11.40                 Руководитель управления гостехнадзора

                                     Воронежской области — Феоктистов Николай Иванович  

 

 

 

Начальник отдела ОПР                                                         А. Н. Фролов

Повестка дня заседания Координационного совещания по обеспечению правопорядка в Смоленской области

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Координационного совещания по обеспечению правопорядка в Смоленской области, Губернатор Смоленской области

                                    А.В. Островский

 

 

 

 

 

 

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

заседания Координационного совещания

по обеспечению правопорядка в Смоленской области

 

                     

г. Смоленск                                                                                                                     «___ »  декабря 2013 года

                                ___. ___

 

                     

1. О необходимых мерах по профилактике групповых нарушений общественного порядка, в том числе экстремистского характера, на межэтнической основе, а также с участием молодежи.

Докладывают:

— УМВД России по Смоленской области;

— Главное управление информационной политики и общественных связей Смоленской области;

— Департамент Смоленской области по образованию, науке и делам молодежи.

2. Об утверждении Плана работы Координационного совещания по обеспечению правопорядка в Смоленской области на 2014 год.

Докладывает:

— Департамент Смоленской области по осуществлению контроля, обеспечению деятельности мировых судей и взаимодействия с административными органами.

 

Регламент работы заседания:

Для выступления докладчикам – до 7 минут, для выступлений в порядке обсуждения – до 5 минут.

 

 

Начальник Департамента

Смоленской области по осуществлению контроля,

обеспечению деятельности мировых судей и

взаимодействия с административными органами                                                          А. А. Борисов

Как проводить по-настоящему эффективные совещания

Опубликовано 23 января 2018

Тянущиеся до бесконечности собрания; повестки дня, написанные в последний момент на полях ежедневника; недостаток важной информации; рассеянное внимание сотрудников и прочие неприятные сюрпризы. Ну признайтесь же, знакомо?

На самом деле регулярные собрания, совещания, планёрки и летучки — это не просто даты в календаре, а мощный инструмент управления командой. При условии, что вы соблюдаете некоторые простые правила.

Какова ваша цель?

У любого, даже самого пустячного и короткого совещания, должна быть цель. Заранее продумайте, чего вы хотите добиться, собирая команду вместе:

• Передача информации
• Сплочение команды
• Мозговой штурм
• Сбор информации

Какая из них в приоритете в настоящий момент — решать только вам. Например, сегодня необходимо провести мозговой штурм и набросать идей для будущих проектов, а в следующий раз вы захотите услышать детальной отчёт о выдающихся результатах команды за последний месяц.

Составьте повестку дня

Повестку дня можно сравнить с дорожной картой, которая не даст сбиться с намеченного пути. Отправив документ заранее всем участникам встречи, вы существенно сэкономите своё и чужое время во время совещания.

Точность — вежливость королей

Начинайте совещания вовремя, не ждите опоздавших и решительно удерживайте разговор в нужном русле. Если кто-то пришёл позже, не останавливайтесь и тем более не возвращайтесь к уже пройденным темам.

Ломайте временные шаблоны. Пусть ваши собрания начинаются не в 11:00 или 13:00, а в 11:20 или даже 13.35. Поверьте, это действительно работает, и очень скоро ваши сотрудники станут более дисциплинированными и пунктуальными.

Утро вечера мудренее

А вот и нет. Старайтесь проводить собрания ближе к вечеру, а не в первой половине дня. Во-первых, вечером никто не захочет засиживаться на работе допоздна, а значит встреча пройдёт быстрее и эффективнее. Во-вторых, утренние часы — самые продуктивные и разумнее потратить их на работу.

Всё, что не записано – не существует

Убедитесь, что кто-то из вашей команды делает заметки. Каждый пункт повестки должен заканчиваться реальным планом действий или решением. В противном случае ваше совещание — не что иное, как обычная беседа с коллегами.

Наконец, не забывайте о самом главном: эффективное совещание — это короткое совещание. В большинстве случаев вам потребуется не более 30 минут, чтобы пройтись по всем пунктам повести дня. Попробуйте провести хотя бы одно совещание стоя, а не сидя за круглым столом на удобных стульях. Поверьте, все проблемы решатся гораздо быстрее!

Designed by Freepik

Как составить повестку дня встречи: шаблоны и примеры

Встречи — важная часть эффективного командного сотрудничества, но все мы были на собраниях, которые были пустой тратой времени. Участники приходили неподготовленными, обсуждение уходило в тупик, а решения не принимались часами.

В то время как некоторые встречи просто не должны происходить вообще — например, обновления статуса или ежедневные стендапы — другие необходимы. А когда вам действительно нужно встретиться со своей командой, эффективная повестка встречи имеет первостепенное значение .

Какова повестка дня собрания команды?

Повестка дня собрания — это список действий, которые участники надеются выполнить во время собрания. Он служит нескольким целям:

  • Он дает участникам предварительное уведомление о том, что будет обсуждаться.

  • Это устанавливает четкие ожидания того, что должно произойти до и во время встречи.

  • Это позволяет участникам сосредоточиться на теме .

  • Устанавливает темп встречи .

  • Он действует как инструмент управления временем .

При правильном составлении повестка дня собрания может предотвратить непродуктивные собрания, сэкономив много времени всей команде. Независимо от того, является ли ваша встреча большим официальным мероприятием или обычным обсуждением в небольшой команде, повестка дня — лучший способ сосредоточиться и эффективно использовать время, которое у вас есть.

Пример повестки дня встречи (созданной в Nuclino)

Как написать эффективную повестку дня встречи

Составление повестки дня встречи может показаться простой задачей, но это не всегда так.Если повестка дня составляется поспешно прямо перед собранием и слишком расплывчата или неструктурирована, она не принесет никакой пользы.

Вот несколько советов по планированию эффективной повестки дня для следующего собрания группы:

Четко сформулируйте цели собрания

Дайте краткий обзор того, что будет рассмотрено на собрании, не вдаваясь в конкретные пункты повестки дня. Хотите поделиться новостью со своей командой? Вам нужен отзыв или мнение коллег? Хотите вместе принять решение? Чем больше ясности вы предложите о целях встречи, тем больше вероятность, что вы достигнете их быстрее.

Перечислите темы повестки дня как вопросы или задачи

Избегайте расплывчатых пунктов повестки дня — сразу же проясните цель обсуждения. Добавление вспомогательных вопросов или задач — отличный способ сделать это. Например, если вы хотите поделиться со своей командой предложением по продажам на следующий квартал, укажите, что вы хотите узнать.

Уточните ожидания и обязанности

Хотите, чтобы участники встречи что-нибудь подготовили заранее? Кто за какую тему отвечает? Если вы хотите, чтобы кто-то из вашей команды предоставил контекст для темы или объяснил некоторые данные, сообщите им об этом заранее и дайте им время на подготовку, а не выкладывайте их на месте во время встречи.

Оцените реальное количество времени для каждой темы.

Одна из самых распространенных ошибок — слишком много пунктов в повестке дня собрания и недооценка времени, необходимого для их рассмотрения. Постарайтесь быть реалистами, если хотите, чтобы обсуждения были содержательными, а не излишне торопливыми. Подумайте, сколько времени потребуется, чтобы представить тему, ответить на вопросы, оценить возможные решения и договориться о дальнейших действиях.

Получите обратную связь от своей команды

Актуальны ли выбранные вами темы для всех участников? Вам не хватает важного вопроса, который нужно обсудить? Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена во время собрания, запросит их отзывы и рассмотрите возможность включения их предложений по темам в повестку дня собрания. Многие инструменты для совместной работы с документами позволяют легко обмениваться отзывами с коллегами. Например, если вы используете Nuclino в качестве внутренней вики, вы можете просто @-упомянуть своих товарищей по команде в комментарии и пригласить их поделиться своим мнением.

Поделитесь повесткой дня встречи с вашей командой (Nuclino)

Что включить в повестку дня

Темы, которые вы должны включить в повестку дня встречи вашей группы, конечно же, зависят от цели встречи. Однако независимо от того, является ли ваша встреча сеансом мозгового штурма или ежеквартальной ретроспективой, большинство повесток дня включают следующее:

  • Информационные элементы. Сюда входят все обновления, которыми вы, возможно, захотите поделиться с группой.

  • Действия. Это задачи, которые ваша команда должна выполнить во время или после собрания.

  • Элементы для обсуждения. Это все темы, по которым ваша команда должна высказать свое мнение.

Четкое указание, в какую категорию попадает каждый пункт повестки дня, поможет вашей команде предоставить именно тот вклад, который от них ожидается.

Не забудьте включить дополнительную полезную информацию, например, кто будет представлять каждую тему и сколько времени займет каждая презентация.

Примеры повестки дня собрания группы

В зависимости от специфики случая повестка дня собрания группы может выглядеть по-разному. Это официальное заседание правления? Один на один с недавно нанятым членом команды? Общее собрание?

Вот несколько примеров повестки дня собраний, которые вы могли бы использовать для вдохновения при создании своей:

Повестка дня собрания проекта

Эта повестка дня собрания группы следует универсальному формату и может использоваться для всех видов полуофициальных собраний.

Пример повестки дня собрания по проекту (создан в Нуклино)

Ретроспективный план собрания

Некоторые собрания не обязательно проводить в одно и то же время или в одной комнате. Вместо этого участники могут делиться друг с другом своими идеями и обновлениями асинхронно, в своем собственном темпе — отличным примером являются ретроспективы спринтов. В этом случае особенно важно иметь четкую повестку дня встречи и удобный инструмент для совместной работы с документами.

Пример ретроспективной повестки дня собрания (создан в Нуклино)

Повестка дня встречи руководителей

Встречи руководителей являются частью повседневной жизни как для крупных предприятий, так и для небольших стартапов.Из-за формального характера встречи важно иметь четко структурированную повестку дня.

Пример повестки дня собрания для руководителей (созданный в Nuclino)

Теперь, когда вы ознакомились с множеством примеров повестки дня собрания, пора составить свою собственную. Хотя обычно включают повестку дня собрания в приглашение календаря или прикрепляют его как документ Word, это часто приводит к потере важной информации. Повестка дня собрания сохраняет свою ценность даже после его окончания. Это позволяет вашей команде вернуться и отследить истоки тех или иных решений и помогает новичкам быстрее освоиться.

Храните повестку дня собрания организованной и доступной в одном месте — например, на корпоративной вики-странице или на корпоративном интранет-портале.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

  • Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

  • Общайтесь через вдумчивых подробных рецензий и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

  • Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех активов вашего проекта.

  • Создайте центральную базу знаний , которая обеспечит прозрачность вашей команды во всем, что имеет значение, и положит конец повторяющимся вопросам.

Попробовать

Искусство повестки дня собрания: шаблоны, советы и примеры

Все мы знаем, как выглядит плохая встреча. Повестки дня собрания нет. Разговор идет повсюду. Нет никакой реальной цели или цели относительно того, почему вы вообще встречаетесь. Он начинается поздно или превышает отведенное время. Или, может быть, вы уезжаете, не имея четкого плана, что делать дальше.

Все сводится к тому, что у вас есть (или нет) повестка дня собрания.

Как бы то ни было, «плохие» собрания, на которых вы присутствовали, были, скорее всего, непродуктивными и пустой тратой времени, потому что не было повестки дня, на которую можно было бы согласиться.

Это ошибка новичков, которую мы все, вероятно, в какой-то момент совершали, но проще, чем когда-либо, а также крайне важно, чтобы вы включали повестку дня перед каждой встречей.


Какова повестка дня собрания?

Повестка дня собрания состоит из списка тем, тем для обсуждения, действий и действий, которые вы хотите обсудить во время собрания.Он должен включать четкое и исчерпывающее описание того, что должно происходить во время встречи, кто является владельцем каждого пункта и сколько времени должно занять каждый пункт обсуждения или задача.

Абсолютно важно для успеха встречи вашей команды, чтобы эта информация была предоставлена ​​всем участникам встречи заранее и по мере того, как встреча проходит, для наилучшего шанса на максимальную продуктивность встречи.


Важность эффективной повестки дня

Когда ваши сотрудники или коллеги посещают встречу, они ожидают, что она будет организованной и продуктивной с содержательными беседами.В противном случае встреча могла быть электронной.

Когда эффективная повестка дня собрания уже создана, вероятность этого намного выше. Мы не можем достаточно подчеркнуть, насколько важно подготовить повестку дня встречи до того, как все соберутся на встречу.

Вот несколько причин, по которым настоятельно рекомендуется иметь готовые пункты повестки дня.

1 Придает собранию ясную цель

Прежде всего, будь то быстрая регистрация или официальная встреча, повестка дня устанавливает четкие цели встречи, которые повышают продуктивность.Ваши сотрудники и коллеги будут понимать все темы для обсуждения, и каждый поймет, что почему — то есть цель, почему все собираются вместе, чтобы встретиться в первую очередь.

2 Позволяет каждому вносить свой вклад

Хорошая повестка дня встречи также гарантирует, что все члены команды смогут внести свой вклад в обсуждение. Поскольку они заранее знают темы для обсуждения и действия, они могут подготовить идеи, вопросы и вещи, которые следует рассмотреть.

3 Позволяет не сбиваться с пути и не отвлекаться

Если заранее не подготовлена ​​четкая повестка дня, велика вероятность, что встреча может стать небольшой… повсеместной. Если вы хотите не сбиться с пути, не отвлекаться и поддерживать обсуждение, вам может помочь повестка дня собрания.

В противном случае вы рискуете назначить еще одну встречу, что приведет только к выгоранию и еще меньшей производительности.

4 Создает единый источник истины для решений

Помните встречу, которая состоялась в прошлую среду? Вы помните, о чем шла речь? Или вы можете вспомнить, какие решения были приняты в итоге?

Наверное, нет.Если у вас есть повестка дня встречи, на которую стоит оглянуться, она создает единый источник истины и четкую точку отсчета для всех протоколов встречи. Он также отслеживает решения, принятые в ходе обсуждений, а также записи собрания, которые можно использовать в качестве напоминания в любой момент.

5 Разъясняет ожидания и обязанности

Помимо помощи в отслеживании решений, повестка дня встречи также проясняет ожидания и обязанности не только до начала встречи, но и после ее завершения.

С четкой повесткой дня, вопросы, касающиеся целей встречи, кто за что отвечает, а также любые темы для обсуждения, все объясняются до, во время и после встречи.


Кому принадлежит повестка дня?

Хорошо, теперь, когда вы знаете, почему так важно иметь повестку дня встречи… кто отвечает за ее создание?

Владелец повестки дня собрания находится на плечах организатора собрания . Этот человек (или группа людей) должен создать шаблон, но помните, что каждый должен добавлять темы для обсуждения и различные действия, которые необходимо обсудить.

Если только менеджер найдет время, чтобы добавить темы для разговора, это будет говорить только менеджер. Это не только не продуктивно и не способствует эффективному использованию времени, но также велика вероятность того, что участники встречи будут зевать.

Профессиональный совет

Поощряйте всех членов команды добавлять темы для обсуждения в повестку дня перед встречей. Вы даже можете назначить конкретных владельцев для каждого раздела вашего шаблона собрания, чтобы гарантировать активное участие каждого участника собрания.


Что включить в повестку дня

Если вы организатор встречи и вам решать, как создать повестку дня, вот несколько обязательных вещей, которые вам нужно включить, чтобы сделать ее максимально полной:

  • Основные темы
  • Темы для обсуждения
  • Вспомогательные документы
  • Решения
  • Действия

Насколько глубоко вы вникнете в каждый из этих компонентов, будет зависеть от типа совещания, которое вы проводите, но повестка дня всегда должна охватывать эти пять элементов.

Pro Tip

Включите вспомогательные ссылки, документы и графические изображения в повестку дня собрания, чтобы у людей было время заранее подготовить свои мысли и вопросы.


Как пользоваться повесткой дня

Вы знаете все преимущества, вы все написали, теперь пора применить всю эту тяжелую работу на практике. Вот как эффективно использовать повестку дня встречи.

1 Создать шаблон с заголовками

Создавая повестку дня, обязательно создавайте шаблон с заголовками, которые имеют мало общего или базового значения.Таким образом, вы можете повторно использовать созданную вами повестку дня для разных типов встреч.

Или зачем создавать шаблон с нуля, когда доступно так много шаблонов? Библиотека шаблонов Fellow позволяет вам выбирать шаблоны повестки дня для стандартных совещаний, удаленных совещаний, чатов один на один и даже может похвастаться шаблонами, одобренными экспертами, которые выходят за рамки возможностей.

Имея так много вариантов, вы обязательно найдете шаблон, соответствующий типу встречи, которую вы планируете провести.

2 Сохранить как повторяющийся шаблон для встреч

Мы намекали на это выше, но как только вы создадите различные типы шаблонов для разных типов собраний, которые планируете проводить, вы сэкономите время, энергию и стресс, связанные с постоянным начинанием с нуля.

Как только вы найдете рабочую повестку дня, сохраните ее как повторяющийся шаблон для этого типа собрания. Это не только удобнее, но и участники собрания привыкнут к внешнему виду шаблона и будут точно знать, чего ожидать в деталях собрания.

3 Разрешите товарищам по команде добавлять темы для обсуждения в каждый раздел шаблона

Повестка дня вашей встречи должна быть живым, дышащим документом. Обязательно используйте его как таковой. Для этого предложите своим товарищам по команде добавлять свои собственные темы для обсуждения в каждый раздел шаблона в течение недели.

Это может включать все, что угодно, например вопросы, которые у них есть о проекте или к группе, небольшие узкие места, с которыми они столкнулись, предложения, которые у них есть, или любые новые идеи, которые они придумали в перерывах между собраниями.

Это не только позволяет задействовать всю команду, но и обеспечивает максимально продуктивную встречу.

4 Заблаговременно предлагать людям внести свой вклад в повестку дня

Не можете заставить вашу команду внести свой вклад в повестку дня?

Мы вас слышим. Постоянное напоминание вашей команде о необходимости добавить свои темы для обсуждения или вопросы перед присоединением может занять много времени.

Чтобы не повторяться, позвольте Fellow’s Slack Integration сделать это за вас! Эта функция побудит участников собрания внести свой вклад в повестку дня заранее, поэтому у них будут постоянные напоминания о том, чтобы использовать повестку дня в полной мере.

5 Во время встречи отмечайте темы для разговора по ходу дела

Чтобы сделать созданную вами повестку дня максимально полезной, не забывайте держать ее открытой во время собрания.

Совет для профессионалов

Используйте интеграцию Google Meet для товарищей, чтобы получить доступ к повестке дня встречи прямо из Google Meet.

Если вы используете такой инструмент управления собраниями, как Fellow, вы можете не только отмечать темы для обсуждения при их обсуждении, но и делать заметки о вопросах и комментариях команды, вы также можете узнать, сколько времени у вас осталось. оставил на встрече в календарном представлении .

Таким образом, вы никогда не удивитесь, что у вас осталось всего пять минут, чтобы обсудить последние несколько вопросов, и вы также не рискуете продлить встречу на время, которое вы запланировали. Нет ничего хуже, чем думать, что вы посещаете 30-минутную встречу, только для того, чтобы приблизиться к 40-минутной отметке.

6 Записать в повестку дня вопросы с ответственными лицами

Чтобы привлечь всех к ответственности и убедиться, что вы можете достичь целей, которые вы ставите как команда, обязательно записывайте пункты действий, которые вы обсуждали на встрече.Также отметьте, кто из товарищей по команде отвечает за выполнение каждого конкретного действия прямо в повестке дня.

Таким образом, если прошло несколько месяцев, и вам что-то не хватает для выполнения задания, вы можете вернуться к повестке дня, найти человека, которому было поручено каждое действие, и быстро увидеть, кто упустил мяч.

Это еще один способ привлечь внимание вашей команды к выполнению своей части проекта или задания.

7 Выделить ключевые решения

Чем продуктивнее повестка дня, тем продуктивнее будет собрание.И вместе с этим необходимо принимать более разумные ключевые решения как для вашей команды, так и для организации в целом.

Чтобы не забывать о решениях, которые были приняты, кто их принимал, и о том, что необходимо для выполнения этих решений по мере продвижения вперед, убедитесь, что все это выделено в повестке дня!

Это не только сохранит все в порядке, но и предоставит место, к которому вы и ваша команда всегда можете обратиться в качестве ориентира, если вам это понадобится в будущем.

8 Поделиться заметками к собранию

В идеальном мире вы нашли золотую середину в календаре каждого, которая позволяет всем присутствовать на вашей встрече.

К сожалению, идеальный мир — это не то место, где мы живем, и всегда будут люди, которые просто не смогут прийти. Может быть, их нет в офисе в тот день или у них уже запланирована конфликтная встреча, это не значит, что они должны оставаться в неведении.

Обязательно поделитесь итогами встречи после не только с участниками, но и с людьми, которые не смогли присутствовать. Таким образом, каждый понимает, что обсуждалось и какие решения были приняты.

Лучше всего то, что вы можете делать эти заметки прямо в повестке дня собрания, чтобы все было в одном месте.


Важность экспериментов и повторений

Помните, что мы говорили о повестке дня вашей встречи, как о живом, дышащем документе?

Хотя да, мы поддерживаем это утверждение. Но даже в этом случае не бойтесь выбросить это в мусорную корзину и начать все заново.

Нет идеальной повестки дня для встреч, и независимо от размера вашей компании или отрасли, в которой она работает, все меняется.Повестка дня, сработавшая в первом квартале, может больше не подходить к третьему кварталу.

Точно так же, как вам нужно время от времени думать «действительно ли мне нужна эта встреча?», Относитесь к своим повесткам дня точно так же. Не бойтесь засучить рукава, повторять и улучшать свою повестку дня время от времени, чтобы достичь максимальной продуктивности встречи.


Примеры повестки дня

Теперь, когда вы являетесь экспертом по повестке дня встреч, пришло время увидеть несколько примеров лучших из лучших, как они выглядят и как вы можете немного их настроить, чтобы они лучше всего работали для вашей организации и ее уникальности. потребности.

Ниже приведены 4 примера того, как может выглядеть шаблонный план:


1 Еженедельное собрание команды
  • Обновления [5 минут]
  • Цели и KIP [5 минут]
  • Приоритеты [20 минут]
  • Контрольные вопросы [5 минут]
  • Сообщения [5 минут]
  • Действия [5 минут]

2 Городское собрание
  • Празднования / Хорошие новости [5 мин]
  • Объявления и информационные сообщения [5 мин]
  • Презентации [20 мин]
  • Приветственные сообщения [5 мин]
  • Вопросы [10 мин]

3 Встреча руководства
  • Прибытие [5 минут]
  • Оценочная таблица [5 минут]
  • Обзор горных пород [5 минут]
  • Заголовки клиентов / сотрудников [5 минут]
  • Список дел [5 минут]
  • Определить, обсудить, решить [60 мин]
  • Заключение [5 мин]

4 Индивидуальные встречи
  • Что у вас на уме?
  • Дела, которые шли хорошо
  • Уроки
  • Приоритеты с момента нашего последнего выполнения
  • Приоритеты до следующей встречи
  • Проблемы / препятствия
  • Отзывы

Программа для заметок

Внедрение инструмента повестки дня собрания — отличный способ гарантировать, что ваша организация имеет культуру значимых и продуктивных собраний. Инструмент повестки дня встречи может помочь в процессе:

  • Создание повесток дня для собраний
  • Ведение протокола собрания
  • Содействие принятию решений или обсуждению
  • Изложение пунктов действий собрания
  • Создание шаблонов собрания в масштабах всей организации

Почему участник?

Fellow — это инструмент повестки дня встреч, который помогает командам по всему миру совместно работать над повесткой дня встреч, записывать решения и развивать культуру подотчетности.

С Fellow у вашей команды будет один источник истины для каждой встречи, повысит прозрачность и подотчетность и никогда не забудет то, что обсуждалось.

Простой в использовании конструктор повестки дня

Fellow гарантирует, что ваши встречи начнутся с ясности, и каждый будет вдохновлен внести свой вклад.

Fellow решает три ключевые проблемы, связанные с проведением собраний. Во-первых, создание повестки дня. Затем, благодаря возможности делать заметки, управление встречами становится намного проще.И, наконец, отслеживание действий по итогам каждой встречи. Наличие всего в Fellow означает, что мы можем отслеживать это и следить за этим ».

— Мишель Моллот, директор по маркетингу Solace

Планирование — это все

Когда вы потратите время на то, чтобы составить отличную повестку дня встречи, это действительно может изменить правила игры для вашего уровня продуктивности. Это может превратить вашу встречу из неорганизованной и неэффективной в успешную и полезную.

Независимо от того, какую встречу вы собираетесь провести, без повестки дня, велика вероятность, что вы зря тратите не только свое время, но и время своей команды.

Па. Сенат принимает закон, обязывающий правительственные учреждения публиковать свои повестки дня.

В Пенсильвании находится 4831 местное правительственное учреждение.

Согласно законам штата, все они — муниципальные органы, правительства округов, школьные советы и другие — должны обсуждать важные решения ведомств на общедоступных собраниях. Но от этих агентств не требовалось раскрывать , о каких именно решениях они принимали на своих собраниях, а это означает, что заинтересованные жители и журналисты могут не узнать о дискуссии или голосовании по теме, пока она не состоится.

В четверг Сенат проголосовал 49-0 за изменение этого закона, требуя от правительственных агентств заблаговременно публиковать повестку дня заседаний. Теперь двухпартийный законопроект будет передан на рассмотрение Палаты представителей.

Закон требует, чтобы агентства публично публиковали свои повестки дня по крайней мере за 24 часа на своих общедоступных веб-сайтах и ​​предоставляли копии повестки дня участникам собрания. Он также требует, чтобы после завершения повестки дня должностные лица не могли принимать решения ни по каким не включенным вопросам, за некоторыми исключениями для «чрезвычайных» ситуаций.

Мелисса Мелевски, юрисконсульт по вопросам СМИ в Ассоциации СМИ Пенсильвании, одобрила законопроект. Она отметила, что во всем Содружестве государственные учреждения имеют свои собственные протоколы публикации повесток дня. Некоторые публикуют свои повестки дня публично, другие публикуют «скелетные» повестки дня с небольшими подробностями, а некоторые вообще ничего не публикуют.

Согласно новому закону, все агентства должны будут заранее раскрывать свои планы, давая общественности и журналистам некоторую информацию о том, что, вероятно, будет обсуждаться.

Сенатор Пэт Стефано, Р.-Файет, является главным спонсором законопроекта. Он сказал, что законопроект будет способствовать прозрачности правительства и подотчетности жителей Пенсильвании.

«Правительство наиболее эффективно, когда люди, которым оно призвано служить, принимают на себя активную роль, и мой закон поможет этому», — сказал Стефано в пресс-релизе.

Подробнее:

Фейерверк возмущает жителей Па, но они могут остаться здесь, чтобы остаться

Успешные заявки на пособие по безработице в Пенсильвании почти утроились со времени развертывания вторника: «Мы прошли долгий путь», — говорит чиновник

Полное руководство по повесткам дня заседаний совета директоров (с шаблонами!)

Опубликовано: 06.04.2020

Мы все там были: встреча, которая должна была длиться всего час, постепенно приближалась к 90-минутной отметке, а затем растянулась на два часа. Хуже того, вы не достигли своих целей, и люди ушли, не приняв ключевых решений и не определив дальнейших действий. Но, к счастью, этого не должно быть, когда вы составляете эффективные повестки дня заседаний совета директоров!

Для организаций с ограниченными ресурсами решающее значение имеют эффективные заседания совета директоров. И в основе каждой хорошей встречи лежит прочная повестка дня встречи.Он задает тон вашему собранию и определяет, насколько заинтересованными (или не заинтересованными) будут члены совета директоров. С помощью простого планирования ваше правление может значительно повысить эффективность своих собраний. Однако для этого нужно больше, чем просто составить простой контрольный список управления и завершить его.

Вот почему мы собрали наши лучшие предложения и создали несколько бесплатных шаблонов, которые помогут вам начать работу. В этом руководстве мы рассмотрим следующие ключевые темы:

В Boardable наша цель — упростить управление советом директоров и усилить влияние организации на свое сообщество.Оснащая свои советы директоров инструментами управления и ресурсами, необходимыми для достижения успеха, организации могут легко этого добиться.

Если вы устали тратить часы времени и пачки бумаги на создание громоздкой настольной книги для каждого заседания совета директоров, у нас есть помощь.

Может быть, пора подумать о том, чтобы взорвать доску. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу, чтобы узнать, как это сделать! Вы можете сократить время на подготовку к встрече с часов или дня до нескольких минут. Более того, члены вашего совета смогут готовиться к встречам из любого места — в цифровом формате!

Скачать мою электронную книгу Готовы тщательно изучить, что делает динамическую повестку дня и способствует повышению эффективности членов совета директоров? Давайте начнем.

Как составить успешную повестку дня заседания совета директоров

Скорее всего, вы видели множество примеров плохой подготовки и плохо выбранных тем, что напрямую привело к незаинтересованности членов совета директоров. Это только напрасная трата времени самых ценных сотрудников вашей организации, и вы захотите избежать этого любой ценой. Единственный верный способ избежать этой неудачи — создать динамичную повестку дня заседаний совета директоров. Но как?

К счастью, есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы создать эффективную повестку дня, которая сделает ваши встречи продуктивными, совместными и увлекательными — независимо от того, виртуальные они или личные.Независимо от того, длится ли ваша встреча 30 минут или несколько часов, нет оправдания плохо составленному графику и недостаточным темам для обсуждения.

Давайте перейдем к некоторым передовым методам построения эффективных повесток дня заседаний совета директоров, способствующих организации и эффективному общению, независимо от того, насколько маленькой или большой может быть ваша группа.

Организуйте их логически.

Повестка дня собрания совета директоров служит дорожной картой для председателя и движущей силой ваших собраний. Это помогает вам перемещаться между темами встреч и затрагивает все вопросы, связанные с бизнесом, не останавливаясь при этом слишком долго на конкретных вопросах, которые лучше решать на заседаниях комитета.

Чтобы каждая тема была освещена в достаточной степени, вам необходимо четко организовать повестку дня заседаний совета директоров. Вот несколько советов для этого:

    • Освежите свой подход. Повестка дня собрания совета директоров не всегда должна быть одинаковой. Оживите свою доску, перевернув свою повестку дня и обратившись в первую очередь к наиболее важной (и потенциально способной изменить правила игры). В конце концов, намного проще генерировать новые идеи, когда у членов правления свежи умы.

    • Отметьте, предназначена ли тема для информирования, поиска информации или принятия решения. Знание конечной цели каждого пункта повестки дня собрания совета директоров значительно упрощает ее достижение. В противном случае вы можете достичь своей цели, даже не осознавая этого, и затем потратить время на поиски другого решения, которое вам не нужно.

    • Выделите определенное количество времени для каждого пункта повестки дня. Если вы не пришли к желаемому выводу, оставьте его в повестке дня заседания совета директоров до следующего раза и сосредоточьтесь на решении проблем, которые вы можете сделать прямо сейчас .Если все знают, что пора двигаться дальше, завершить обсуждение будет намного проще.

Не позволяйте собраниям превращаться в беспорядок. Четко организованная повестка дня заседаний совета директоров поможет вам избежать лишних разговоров и приступить к делу. В противном случае все будут выбиты из строя, прежде чем вы об этом узнаете.

Остерегайтесь информационной перегрузки.

От просмотра отчетов до выполнения следующих шагов — есть много информации, которая необходима членам совета директоров для эффективной работы.Но последнее, что вы хотите сделать, — это погрузить членов совета директоров в ненужные дела.

Вот несколько простых, но действенных советов, которые помогут избежать информационной перегрузки при составлении повестки дня заседаний совета директоров:

  • Ограничить длину пакета. Хорошее практическое правило — ограничить свой пакет доски 10 страницами для среднего собрания совета директоров и 20 — для специального. Положитесь на комитеты, которые усвоят детали и предоставят общий обзор остальной части правления.В противном случае перегруженная повестка дня заседаний совета директоров затуманит их умы и отвлечет от более важных деталей.

  • Сведите к минимуму время, затрачиваемое на рутинные дела. Потратьте около 25 процентов собрания на отчеты и «необходимые» (т. Е. На утверждение повестки дня и протоколов предыдущих собраний, финансовую проверку и т. Д.). Это оставляет большую часть встречи для обсуждения стратегического направления и других важных вопросов. Здесь помогает согласованная повестка дня, поскольку она объединяет рутинные вопросы.

  • Не включайте отчеты в повестку дня собрания. Чем больше вы погружаете участников в детали, тем больше вероятность, что они выпишутся. Если в вашей повестке дня слово «отчет» встречается более двух или трех раз, у вас их слишком много. Члены правления не хотят тратить час (или больше), слушая, как сотрудники или их коллеги говорят с им, а не с их.

Если вы покажете, что цените время членов правления, энергия в комнате, естественно, будет намного выше!

Сосредоточьтесь на содержании.

Форматирование ничего не значит без важных пунктов повестки дня. Другими словами, то, как выглядит повестка дня, имеет гораздо меньшее значение, чем то, что вы планируете охватить. Сначала хорошо спланируйте встречу, а потом подумайте о том, как лучше всего изложить этот план.

Начните с выбора тем повестки дня собрания совета директоров, которые затрагивают нескольких членов. Темы, которые актуальны для всех за столом, естественно, будут гораздо более воодушевляющими и значимыми. Если вы не можете найти темы, которые затрагивают по крайней мере половину группы, возможно, у вас более серьезная проблема.

Спросите о вводе.

Два разума (или несколько в данном случае) больше одного. Сбор отзывов помогает пробудить энтузиазм и не упустить важные темы для обсуждения.

Начните с обхода стола в начале каждой встречи и спрашивайте каждого члена, есть ли у него или нее что-нибудь для обсуждения. То же самое касается каждой темы обсуждения. В начале и в конце каждого пункта повестки дня спрашивайте участников, есть ли у них что добавить.

Иногда участники могут сказать, что им нечего добавить, что само по себе может быть весьма значимым сообщением. Это указывает группе, что человек чувствует, что предмет был достаточно покрыт, и сигнализирует о готовности двигаться дальше. Однако будьте осторожны, потому что, если это происходит слишком часто, это может быть признаком того, что повестка дня вашего заседания совета директоров слишком длинная.

Присылайте свои повестки дня заранее.

После того, как вы составили повестку дня заседания совета директоров с актуальными темами для обсуждения и ключевыми пунктами принятия решений, вы захотите поделиться им с членами совета директоров.

Предоставление доступа заранее дает участникам возможность полностью подготовиться и внести активный вклад, особенно если им поручено освещать один из вопросов.При наличии достаточного времени на рассмотрение повестка дня вашего заседания совета директоров предоставит членам совета директоров некоторый уровень детализации по обсуждаемым вопросам и вызовет провокационные вопросы, которые нужно задать для начала эффективного сотрудничества.

Когда документы и отчеты прилагаются к повестке дня собрания совета директоров, члены могут просматривать их на досуге и использовать время собрания для обсуждения. Или, что еще лучше, они могут сосредоточиться на стратегических проблемах, стоящих перед вашей организацией. В конце концов, на заседаниях совета директоров должно быть сосредоточено внимание на будущем организации.

Отправляя повестку дня собрания совета директоров заранее, члены могут расслабиться, зная, что собрание находится под контролем и что все насущные вопросы учтены. Другими словами, у них будет меньше шансов замедлить встречу из-за перерывов, если они будут знать, что их проблема будет затронута позже.

Как вывести эффективные протоколы из повесток дня заседаний совета директоров

Каждый офицер на доске играет важную роль. Председатель правления является главой правления, казначей ведет учет финансов, а секретарю поручено вести точные протоколы заседаний, которые имеют решающее значение для правления.Протоколы заседаний имеют решающее значение для правления.

При эффективном ведении протоколов на доске запоминаются действия доски и четко описываются их причины. В идеале они помогают доске отслеживать прогресс в достижении целей, детализировать планы на будущее и служить ориентиром.

Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на мероприятии, о том, что произошло, а также для предоставления рекомендаций для принятия решений в будущем. Не только это, но и официальный и юридический отчет о заседании совета директоров.

Со всей ответственностью, которую влечет за собой точное ведение минут, это работа непревзойденного мастера, многозадачного. Он включает в себя несколько элементов, в том числе:

  • Точная транскрипция и идентификация того, кто что сказал
  • Четкое, однозначное письмо
  • Внимательная оценка обсуждения в реальном времени на заседании совета директоров
  • Оперативное распространение утвержденных, готовых к чтению протоколов

Эффективный протокол может начинаться с хорошей повестки дня заседания совета директоров, но это не просто подробный план. Протокол сохраняет порядок обсуждения Правлением, даже если оно меняет порядок пунктов повестки дня. Следите за ходом своих встреч, следуя этим ключевым передовым методам.

1. Иметь систему входа.

Узнайте, какие гости планируют посетить. Для личных встреч укажите всех предполагаемых участников и посетителей на листе входа, озаглавленном « ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ. ПОЖАЛУЙСТА ВОЙДИТЕ. ”Затем поместите его рядом с дверью с прикрепленной ручкой.

Перед тем как привести собрание к порядку, председатель должен побудить всех подписать лист. Еще лучше автоматизировать процесс с помощью программного обеспечения цифровой платы.

Boardable предлагает специальные инструменты для планирования встреч, которые включают записи посещаемости, программу построения расписания и средство создания протоколов, чтобы упростить этот процесс.

2. Напишите для читателя на 5 лет вперед.

Короче говоря, протокол должен быть точным и достаточно связным, чтобы будущий читатель мог без затруднений понять, что произошло. Во время написания спросите себя, что читатель захочет узнать в будущем.

В частности, обязательно записывайте движения дословно. Вот пример важной информации, которую вы хотите записать:

  • Имя лица, подавшего ходатайство.
  • Имя человека, поддержавшего ходатайство.
  • Голосование (Совет: делайте отступы для быстрого распознавания).

Что касается дополнительного сотрудничества, разговоры , а не следует записывать дословно. Запишите их объективно и воздержитесь от подстрекательских комментариев или личных замечаний.Придерживайтесь фактов! Хороший способ сделать это — по возможности избегать прилагательных и наречий. Еще раз проверьте свой язык, чтобы убедиться, что он ясен и однозначен.

Не важно, о чем идет речь, ускорите процесс создания минут с помощью Boardable Minutes Maker. Он позволяет легко и эффективно записывать идеи, задачи и голоса, поэтому вы не пропустите ни одного момента действия.

3. Не жалейте подробностей.

Аналогичным образом, вы захотите включить любую относящуюся к делу информацию, которая возникает во время собрания совета директоров.Помните, что советы директоров несут юридическую ответственность, а протоколы служат официальным и юридическим документом. В юридической сфере протоколы собраний считаются правильными, поэтому говорите ясно и просто, чтобы избежать каких-либо сложностей. Используйте эти данные как надежную отправную точку:

  • Место встречи, дата и точное время звонка по заказу
  • Тип собрания (регулярное, специальное или созываемое)
  • ФИО участников собрания и отсутствующих
  • Каждое ходатайство, в том числе о том, кто его сделал, кто его поддержал и каков был результат
  • Действия и следующие шаги
  • Дата и время следующей встречи
  • Срок хранения

Хотя это ни в коем случае не исчерпывающий список, он должен послужить прочной основой, когда вы начнете составлять протокол собрания.Обязательно примите к сведению любую важную информацию, и все будет хорошо. По каждому пункту повестки дня заседания совета директоров напишите краткое изложение каждого предпринятого действия вместе с обоснованием ключевых решений. Хотя вы не хотите записывать каждую секунду встречи, старайтесь не включать слишком мало информации и оставлять место для путаницы.

4. Соблюдайте установленные протоколы ведения и утверждения протоколов.

После того, как протокол собрания составлен, вам необходимо установить несколько следующих шагов, которые позволят вам быстро завершить их и своевременно распространить среди членов совета директоров.Лучше всего иметь контрольный список, который поможет вам не сбиться с пути.

Например, секретарь правления должен подписать протокол в цифровом виде или от руки. Затем, если ваш устав требует подписи президента, получите и ее.

Отсюда вы всегда должны соблюдать устав и протоколы вашей организации для хранения протоколов заседаний совета директоров. На всякий случай создайте резервные копии — либо в печатном, либо в цифровом виде (или и то, и другое!). В лучшем случае используйте портал доски, где вы можете сделать резервную копию документа на Google Диске, Dropbox или OneDrive.

5. Используйте подходящие инструменты для работы.

Улучшите свою цифровую стратегию, используя технологии в своих интересах и считая минуты на ноутбуке. Таким образом, гораздо быстрее записать важную информацию и изменить ее порядок по мере продвижения, когда обсуждение отличается от повестки дня. Это не только намного эффективнее, но и при работе из дома возрастает потребность в более технологичном подходе.

Убедитесь, что вы эффективно вводите ключевые слова, короткие предложения и обозначения прямо в повестку дня.Затем выделите любую серию предложений и комментариев в виде маркеров для быстрого ознакомления.

Цифровое решение, такое как Minutes Maker от Boardable, еще больше упрощает процесс. Вы можете эффективно использовать, хранить и распространять протоколы для справок в будущем, чтобы все были в курсе самой последней информации, даже если они не смогли присутствовать. Оставайтесь с нами, чтобы изучить решение более подробно позже.

Шаблоны повестки дня заседаний Совета директоров

Если вы новичок в создании повесток дня заседаний совета директоров, возможно, вы не знаете, с чего начать — независимо от того, сколько вы читали о передовых методах.Разработка и использование определенного формата может иметь большое значение для создания такого формата, который стимулирует сотрудничество и взаимодействие. Чтобы получить надежную отправную точку, щелкните следующие рисунки, чтобы просмотреть редактируемые шаблоны повестки дня собрания, которые вы можете использовать:

Каждый из вышеперечисленных шаблонов повестки дня собрания совета директоров имеет уникальный макет с элементами, которые вы можете редактировать, чтобы они соответствовали следующему собранию совета директоров. Вот что вы можете ожидать в каждом из них:

  • Шаблон 1: Используйте этот шаблон повестки дня собрания совета, чтобы установить основную цель собрания, указать, как члены должны подготовиться, выделить, какие темы будут затронуты, и указать, какие дальнейшие действия будут предприняты после собрания.
  • Шаблон 2: Этот шаблон повестки дня заседания совета директоров разделен на отчеты для руководства, старые дела и новые дела, поэтому вы можете убедиться, что все освещено.
  • Шаблон 3: Внесите необходимые изменения в повестку дня, а затем охватите отчеты должностных лиц, старые и новые дела, объявления и многое другое с помощью этого шаблона повестки дня собрания совета директоров.

Создание динамических повесток дня заседаний совета директоров не должно быть трудным. Вместо того, чтобы оставлять это на волю случая, попробуйте один из приведенных выше шаблонов повестки дня заседаний совета директоров и посмотрите, как они работают в вашей организации.Адаптируйте их под свои нужды, и вы будете удивлены тому, что может придумать ваша команда!

Как составитель повестки дня заседаний совета директоров может помочь

Как вы уже знаете, подготовка к собранию совета директоров включает в себя бесчисленное множество задач, которые могут отнимать очень по времени. Этот длинный список дел включает (но, конечно, не ограничивается) поиск подходящей даты, передачу всех соответствующих деталей, безопасный обмен документами и создание динамической повестки дня собрания совета директоров заблаговременно.Хорошая новость заключается в том, что теперь с помощью Boardable Meetings Center вы можете эффективно выполнять все эти задачи в одном удобном месте!

С помощью программного обеспечения Boardable для заседаний и заседаний вы можете централизовать информацию и обмен данными на доске, сделав все (и всех) всего в паре щелчков мышью. Благодаря этим комплексным инструментам управления доской вы сможете быстро и эффективно создавать динамические повестки дня с помощью функции Agenda Builder. Вот краткий обзор того, что вы можете ожидать от наших мощных инструментов:

  • Создайте повестку дня собрания совета директоров с нуля или сохраните шаблон с предыдущего собрания.
  • Всего несколькими щелчками мыши поделитесь интерактивным PDF-файлом с повесткой дня со всей доской.
  • Преобразуйте повестку дня собрания совета директоров в инструмент для протоколирования во время собрания в режиме реального времени.
  • Разрешить членам совета директоров просматривать повестку дня на своих мобильных устройствах и добавлять заметки во время собрания.

В кратчайшие сроки вы можете автоматизировать планирование собраний, создавать динамические повестки дня собраний (встроенные шаблоны повестки собрания совета директоров упрощают это) и отслеживать посещаемость собраний и переписку.

Как работает конструктор Boardable Agenda

Вот краткое описание Boardable Agenda Builder. В этом коротком 3-минутном видео вы увидите комплексную функциональность инструмента и сможете оценить, насколько хорошо он будет работать для создания и публикации ваших собственных повесток дня собраний совета директоров:

Как составлять повестку дня заседаний совета директоров в Boardable

После создания собрания в Центре собраний вы можете легко составить повестку дня, добавляя пункты (как показано на рисунке ниже).Кроме того, у вас есть возможность выбрать один из трех шаблонов повестки дня собрания совета директоров по умолчанию в инструменте или вы можете использовать сохраненный шаблон с предыдущего собрания.

Добавляя пункты в повестку дня собрания совета директоров, вы можете легко назначить их конкретному члену совета, назначить продолжительность, добавить подробное описание и прикрепить соответствующие документы. Посмотрите сами:

Сохранив повестку дня собрания совета директоров, вы можете просмотреть ее и внести окончательные изменения.Затем поделитесь им с участниками в виде отдельной целевой страницы или в виде PDF-файла. Boardable автоматически загрузит ваш логотип и информацию о встрече в PDF-файл. Создав привлекательный план, которым вы довольны, сохраните его как шаблон повестки дня собрания совета директоров, чтобы использовать его в будущем!

Как участники могут делать записи во время собрания

Особенно, когда ваше правление находится в процессе обсуждения, заставляющего задуматься, члены захотят делать заметки. Boardable делает это быстро и легко с функцией создания заметок!

Во время собрания каждый участник имеет возможность делать личные заметки прямо в повестке дня собрания.Таким образом, они полностью вовлечены и точно знают, что им нужно сделать до следующей встречи. Взгляните на мнение участников:

Как отсчитывать минуты с помощью Boardable

Как вы знаете, эффективные минуты защищают вашу доску от ответственности и неэффективности. Используя Minutes Maker, вы можете использовать уже созданную повестку дня, чтобы не упустить ни одной детали.

Просто откройте повестку дня заседания совета директоров и добавьте протокол прямо к каждому пункту повестки дня. Посмотрите, как легко вводить заметки, назначать задачи и записывать голоса.

К тому времени, когда ваша встреча завершится, у вас будет четкая и краткая запись каждого принятого решения и каждой поставленной задачи.

Отсюда вы можете эффективно публиковать свои протоколы и мгновенно раздавать их всем участникам. Всего несколькими щелчками мыши вы можете связать протокол, повестку дня и задачи прошедшего собрания с материалами для следующего собрания, что упростит подготовку. Записывать протоколы собраний еще никогда не было так просто!

С помощью программного обеспечения Boardable вы можете централизовать всю коммуникацию в одном удобном месте и создавать эффективные программы, стимулирующие сотрудничество.


Завершение

Составление повестки дня играет важную роль в укреплении духа среди членов совета директоров. Благодаря намеренному внедрению передового опыта создание динамических повесток дня заседаний совета директоров может быстро стать естественной привычкой.

Не забудьте дать собраниям совета директоров новую жизнь, ценив время каждого с помощью повестки дня, которая заставляет людей приходить на собрание. В конце концов, у вас должно быть членов правления человек, а не скучающих членов!

Если вы не знаете, с чего начать, не стесняйтесь составить следующую повестку дня с помощью одного из наших шаблонов повестки дня заседаний совета директоров.Наше программное обеспечение для плат и интуитивно понятный конструктор Agenda Builder еще больше упростят процесс и позволят вашей доске быть как можно лучше. В кратчайшие сроки вы попадете на путь более продуктивных и совместных заседаний совета директоров.

Если вы хотите продолжить свое исследование, изучите эти дополнительные ресурсы, чтобы максимально расширить свои знания в области управления организацией:

Если вы устали готовить повестки дня, бюджеты, отчеты, протоколы и все документы, которые входят в сводную книгу, как насчет вас… ВЗРЫВАЙТЕ ЭТО?

Узнайте все о том, как избавиться от традиционной книги на картоне, в этой бесплатной загрузке электронной книги.Поделитесь PDF-файлом со своей командой и никогда больше не создавайте еще одну громоздкую доску!


Доля:

Как составить повестку дня собрания: советы, шаблон и образец

При проведении деловой встречи вы можете отвечать за управление большим количеством людей и задач. Эффективная повестка дня встречи может помочь вам убедиться, что вы обсуждаете все необходимые материалы, придерживаетесь темы встречи и гарантирует, что ваша группа эффективно использует время.В этой статье мы расскажем, как составить повестку дня встречи, которая поможет вам эффективно провести любую встречу.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня собрания — это список тем или мероприятий, которые вы хотите обсудить во время собрания. Основная цель повестки дня — дать участникам четкое представление о том, что должно происходить на собрании, кто будет руководить каждой задачей и сколько времени должно занять каждый шаг. Наличие этой информации до и во время встречи должно гарантировать, что она будет проходить эффективно и продуктивно.

Как составить повестку дня встречи

Если у вас короткое, одночасовое совещание или совещание на целый день, вы можете использовать следующие шаги, чтобы составить повестку дня:

  1. Определите цели совещания.
  2. Попросите участников внести свой вклад.
  3. Перечислите вопросы, на которые вы хотите ответить.
  4. Определите цель каждой задачи.
  5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему.
  6. Определите, кто ведет каждую тему.
  7. Заканчивайте каждое собрание обзором.

1. Определите цель встречи

Когда вы начинаете со своей цели, вы можете убедиться, что цель встречи ясна и каждая задача, которую вы хотите решить, связана с вашей целью. Обязательно установите достижимую цель, чтобы ваша встреча была максимально сфокусированной. Например, достижение цели по утверждению ежемесячного рекламного бюджета компании более достижимо, чем цель по увеличению расходов в целом.

2. Попросите участников внести свой вклад

Если вы хотите, чтобы ваши участники были вовлечены во время собрания, заранее попросите их внести свой вклад, чтобы вы могли быть уверены, что собрание отвечает их потребностям.Вы можете попросить их предложить, какие темы они хотели бы затронуть или какие вопросы у них есть. Получив список идей от участников, вы можете просмотреть их и решить, какие элементы вы в конечном итоге включите.

Связанные: 6 качеств, которые делают отличного командного игрока

3. Составьте список вопросов, на которые вы хотите ответить

Когда вы узнаете цель встречи и у вас появятся идеи по темам, которые вы хотите охватить, составьте список вопросов вам нужно ответить во время встречи.В повестке дня некоторых собраний просто указана тема в виде фразы, например: « прокат оборудования. ». Однако вы можете уточнить цель каждого пункта повестки дня, сформулировав темы для обсуждения в виде вопросов. Например, вы можете написать: « При каких условиях мы должны рассмотреть возможность аренды оборудования, а не его покупки? ”Эти подсказки могут гарантировать, что вы приглашаете к обсуждению и собираете всю информацию, необходимую для каждой темы повестки дня.

4. Определите цель каждой задачи

Каждая задача, которую вы выполняете во время собрания, должна иметь цель.Как правило, тремя основными целями являются обмен информацией, поиск комментариев или принятие решения. Изучая свою повестку дня, отмечайте цель каждой задачи. Этот шаг поможет участникам встречи узнать, когда вам нужен их вклад, а когда пора принимать решение.

5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему.

Затем оцените, сколько времени вы планируете потратить на каждую задачу. Эта часть повестки дня гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы обсудить все темы, которые вы запланировали для встречи.Это также помогает участникам скорректировать свои комментарии и вопросы, чтобы они соответствовали временным рамкам.

Вы можете оптимизировать свои временные рамки, выделив больше времени тем вопросам, которые, как вы ожидаете, займет больше времени, или запланировав более важные вопросы на более раннем этапе обсуждения, чтобы обеспечить освещение важных тем. Если к вам на собрание приходит много людей, вы можете даже ограничить время для обсуждения определенных тем, чтобы упростить беседу, способствовать быстрому принятию решения, если это необходимо, и придерживаться расписания встречи.

Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

6. Определите, кто ведет каждую тему

Иногда кто-то, кроме лидера собрания, будет вести обсуждение темы. Если вы планируете, чтобы другие люди выступали посредниками по темам во время вашей встречи, вы можете указать их в соответствующей теме. Этот шаг помогает обеспечить бесперебойную работу собрания и гарантирует, что каждый будет подготовлен к своим обязанностям.

7.Заканчивайте каждое собрание обзором

Оставляя время для завершения каждого собрания обзором, участники могут лучше понять, какие решения они приняли и какую информацию обсуждали, чтобы они могли предпринять любые необходимые шаги после собрания. Во время этого обзора вы и ваши участники встречи должны также подумать о том, что прошло хорошо во время встречи, а что нужно улучшить. Потратив несколько минут на то, чтобы обдумать эти вопросы, вы можете убедиться, что ваша следующая встреча будет еще более эффективной.

Связано: Опросы сотрудников: ящик для современных предложений

Шаблон повестки дня

Вот план, который вы можете адаптировать практически к любому типу встречи:

ПОВЕСТКА ДНЯ

Дата:
Время:
Местоположение :

ОПИСАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

Цели:

1. Описание первого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Замечания
б. Примечания
c.Примечания

2. Описание второго пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Замечания
б. Примечания
c. Примечания

3. Описание третьего пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Примечания
i. Дополнительные примечания
ii. Дополнительные примечания
b. Примечания
c. Примечания

4. Описание четвертого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a.Замечания
б. Примечания
c. Примечания

5. Описание пятого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Примечания
i. Дополнительные примечания
ii. Дополнительные примечания
iii. Дополнительные примечания
b. Примечания
c. Примечания

6. Завершение обзора собрания

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Что мы хорошо сделали на этой встрече?
г. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?

Пример повестки дня собрания

Вы можете использовать следующий пример расписания собрания при составлении собственной повестки дня:

ПОВЕСТКА ДНЯ

Дата: август.1 января 2019 г.
Время: 13:00
Расположение: Конференц-зал A

ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ

* Цели: Обзор маркетинговых кампаний прошлого года, выявление сезонных спадов спроса на продукцию, поиск способов увеличения спроса во время этих спадов и подготовка к следующей маркетинговой кампании. *

1. Просмотрите маркетинговые кампании прошлого года.

Время: 15 минут
Цель: Поделиться информацией
Руководитель: Джамал Адамс

a.Представьте маркетинговые кампании прошлого года.
б. Проверяйте показатели продаж после каждой кампании.
г. Определите, какие кампании оказали наибольшее влияние.

2. Как нам лучше всего управлять колеблющимся спросом на нашу продукцию?

Время: 30 минут
Цель: Решение
Руководитель: Блэр Хэнлайн

a. Просмотрите показатели продаж за последние четыре квартала.
б. Определите тенденции в продажах.
г. Обсудите идеи о том, как увеличить продажи во время этих спадов.

3. Подготовка к следующей маркетинговой кампании

Время: 15 минут
Цель: Решение
Руководитель: Блэр Хэнлайн

a. Что нам нужно для подготовки к следующей маркетинговой кампании?
и. Просмотрите прикрепленные материалы маркетинговой кампании.
ii. Определите задачи для каждого члена команды.
б. Как мы будем отслеживать эффективность этой кампании?
г. Просмотрите цели продаж для этой кампании.

4. Обзор встречи в конце

Время: 5 минут
Цель: Решение

Руководитель: Джамал Адамс
a. Что мы хорошо сделали на этой встрече?
б. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?

5 бесплатных шаблонов повестки дня для более эффективных встреч

Вы когда-нибудь посещали собрание и чувствовали, что это не самое продуктивное использование вашего времени?

Вместо того, чтобы привлечь внимание и сосредоточиться, вы снова возвращаетесь к тому срочному отчету (который сейчас по какой-то причине кажется ужасно срочным) на своем столе, который нужно заполнить.

Вероятно, это связано с тем, что встреча была не так организована, как могла бы, что, к сожалению, несколько ослабило ее цель.

Любой, кто работал в офисе, вероятно, осознал, что проведение встреч только ради встреч — не лучшее использование времени. Если вы планируете встречу, это должно быть связано с тем, что вам нужно связаться с членами вашей команды или клиентом, чтобы обсудить важные области бизнеса.

Если вы не хотите тратить время на бессмысленную встречу, один простой способ избавиться от этого — заранее спланировать и иметь четкие ожидания.И лучший способ сделать это — заранее спланировать повестку дня встречи.

В этом посте мы рассмотрим:


Возьмите набор из 5 бесплатных шаблонов повестки дня, каждый из которых предназначен для разных типов встреч. 👇



Какова повестка дня собрания?

Повестка дня собрания — это простой способ записать все основные моменты собрания, в том числе, кто будет на нем и что будет обсуждаться. По сути, это список тем для вашей встречи, организованный таким образом, чтобы помочь вам эффективно общаться с коллегами, клиентами или потенциальными клиентами.

Собираетесь ли вы лично или по видеосвязи из-за удаленной работы, это поможет вам достичь поставленных целей на встрече. Это простой способ сообщить присутствующим, что произойдет и какие решения необходимо принять.

Общие вопросы действующей повестки дня

Типичный шаблон повестки дня собрания состоит из нескольких разделов, в том числе:

  • Список участников
  • Приветствие и знакомство с тем, что на повестке дня
  • Презентация
  • Проверить ход выполнения пунктов
  • Обновление по проектам
  • Открытое обсуждение
  • Ответы на вопросы участников
  • Действия, над которыми нужно работать до следующего собрания


Как составить повестку дня для эффективных встреч

Хорошая повестка дня собрания должна включать в себя все важные действия и изложить их в виде четких и лаконичных пунктов.Хотя время, необходимое для эффективного проведения собрания, различается, вы должны сделать его как можно короче. В отчете Doodle State of Meetings говорится, что стоимость плохо организованных встреч в 2019 году составила 399 миллиардов долларов. Вот и время — и деньги — назад уже не вернешься.

Итак, чтобы оптимизировать ваши встречи, вот несколько ключевых моментов, которые следует учитывать:

Отправить приглашение заранее

Повестки дня собрания наиболее эффективны, когда они рассылаются заранее. Таким образом, участники могут убедиться, что у них есть любая информация, которая может им понадобиться во время встречи, а также продумать возможные вопросы или темы для обсуждения.

Вы можете отправить повестку встречи по электронной почте. Здесь вам нужно будет указать время, дату и место. Как и большинство современных людей, встречи не всегда проходят в офисе. Фактически, онлайн-встречи стали обычным явлением, поскольку все больше и больше работодателей предлагают гибкий график работы.

Некоторые платформы видеоконференцсвязи позволяют быстро и эффективно запланировать новую встречу, чтобы вы могли убедиться, что все участники находятся в нужном месте в нужное время.Вы даже можете указать место встречи в качестве идентификатора виртуальной встречи при ее создании. Например, RingCentral интегрируется как с Календарем Google, так и с Outlook, чтобы автоматически заполнять информацию о вашей онлайн-встрече.

Например, если вы нажмете кнопку «Добавить видео в RingCentral» на верхней панели инструментов, появится боковая панель с параметрами встречи для таких вещей, как безопасность:

Затем все, что вам нужно сделать, это нажать «Добавить встречу», и он заполнит ваше электронное приглашение всеми необходимыми деталями.Просто добавьте детали своей повестки дня встречи, и готово!

Включить введение

Всегда начинайте с краткого введения и обзора того, что будет дальше. Людям нравится, когда их держат в курсе. Это также дает им возможность подготовить любые заметки по следующим пунктам повестки дня. Это также прекрасное время, чтобы выделить любые изменения, которые могли произойти с момента отправки повестки дня.

Ставить цели

Эффективный шаблон повестки дня встречи должен содержать список целей встречи.Эти цели могут быть ориентированы на KPI или касаться новых технологий. Они также могут быть более ориентированы на команду, например, сделать заметку, чтобы спросить, как они находят новый проект.

Включить сеанс вопросов и ответов

Цель встречи — убедиться, что все на одной странице. Включение сессии вопросов и ответов в конце встречи может помочь избежать путаницы и убедиться, что ваша команда понимает предстоящую работу. Каждый участник встречи должен уйти с четким представлением о следующих шагах, которые им необходимо предпринять.

При необходимости обсудите бизнес-цели

Бизнес-цели обычно обсуждаются на более исполнительных встречах. Это может быть что-то простое, например, привлечение нового клиента на месяц, или что-то столь же крупное, как желание вашего бизнеса запустить новую услугу. Например, владелец ресторана, желающий увеличить доход за счет корректировки цен или предложения еды на вынос, может пожелать проконсультироваться с акционерами на собрании.

Используйте правильное программное обеспечение

Наконец, убедитесь, что вы используете отличное программное обеспечение, особенно если встреча является виртуальной.В настоящее время при гибком графике работы не все встречи проходят лицом к лицу. Люди могут работать из любой точки мира. А если ваша компания является глобальной, вам, скорее всего, придется налаживать контакты с зарубежными клиентами.

Программное обеспечение для видеоконференцсвязи

, такое как RingCentral, позволяет одновременно принимать до 200 участников. Вы также можете добавлять повестку дня встреч в приглашения с помощью календаря Google или Outlook, что идеально подходит, если ваши участники используют другое программное обеспечение. Эта простая интеграция приглашения календаря делает рассылку повестки дня простой задачей, поэтому нет оправдания, чтобы не запланировать и не распространить ее до начала встречи:

Еще одним преимуществом использования RingCentral является то, что всем участникам собрания не нужно загружать приложение RingCentral (хотя мы думаем, что это здорово и нет причин, по которым вы бы этого не хотели 😉).Ссылка и идентификатор встречи в вашем электронном приглашении позволят им присоединиться к встрече прямо из своего интернет-браузера — загрузка не требуется:


🕹️ Узнайте, как работает RingCentral, забронировав обзор продукта:

💰 Вы также можете использовать этот калькулятор , чтобы примерно увидеть, сколько ваш бизнес может сэкономить, используя RingCentral для поддержки взаимодействия вашей команды друг с другом и с клиентами.


Поделиться протоколом собрания

Хотя это и отличается от обмена повесткой дня собрания, его стоит оформить официально.Кто-то должен нести ответственность за ведение протокола собрания и его распространение. Некоторые команды используют Документы Google, побуждая всю команду добавлять заметки к собранию. Хотя это может работать, он лучше всего подходит для небольших команд.

Вы можете использовать повестку дня как руководство для подготовки этих протоколов, и это поможет людям вернуться к определенным темам обсуждения.


5 бесплатных шаблонов повестки дня

Здесь мы рассмотрим несколько примеров повестки дня встреч. Они в основном предназначены для больших собраний, поскольку для индивидуальных дискуссий меньше нужна строгая повестка дня.Независимо от того, есть ли у вас внутренняя или удаленная команда, использование этих шаблонов может помочь вам организовать продуктивные встречи.

1. Шаблон повестки дня собрания персонала

Этот пример повестки дня встречи фокусируется на простоте. Вы можете использовать его для различных встреч с сотрудниками, будь то продажи или маркетинг.

Идеально подходит для непринужденной обстановки или стендапов, когда у вас нет времени на конференц-зал. В идеале он должен включать только несколько пунктов повестки дня. Для более полных повесток дня могут быть лучше более поздние шаблоны.

Тип, дата и время встречи

  • Список участников
  • Приветствие и обзор повестки дня (Включите цели достижения, например, обсудите производительность клиента и решите, следует ли продвигать их на более высокий уровень.)
  • Презентация (при необходимости)
  • Пункты повестки дня (Обновление, обсуждение, решение.)
  1. Обновление: проверьте производительность клиента с момента последнего действия
  2. Обсуждение: Их производительность требует смены уровня? И стоит ли это дополнительных затрат? Мозговой штурм.
  3. Решение: стоит ли их переместить на уровень выше?
  • Тема 2, 3, 4+ (при необходимости) — Обновление, обсуждение, решение.
  • Действия для следующей встречи

2. Повестка дня внутреннего собрания команды

Встреча команды иногда бывает неформальной, потому что она внутренняя. Тем не менее, у него должна быть эффективная повестка дня собрания. Эти встречи часто проходят раз в неделю и позволяют оценить работу команды.

Они особенно полезны, если команда работает над групповым проектом. И в этом случае программное обеспечение, такое как RingCentral, может помочь ему работать максимально гладко.

Если вы проводите эту встречу удаленно, возможно, вы захотите отправить во время встречи идеи и файлы, чтобы помочь в совместной работе над проектом. Функции обмена сообщениями команды RingCentral позволяют вам это сделать. Вы можете перетаскивать файлы, закреплять документы и делиться ими прямо из Gmail благодаря их интеграции с приложениями.

Тип, дата и время встречи

  • Список участников
  • Приветствие и обзор повестки дня — Включите цели встречи и темы для обсуждения, например:

1) Просмотрите ключевые показатели эффективности и обсудите, достигаются ли отдельные цели

2) Планируйте адаптацию новых клиентов и укажите, кто их возьмет на

.

3) Изучите новое программное обеспечение — хочет ли команда продолжать его использовать?

  • Распознавание
  • Презентация или обновление компании (при необходимости)
  • Обновления руководителя группы — Изменяются ли какие-либо процессы? Были ли клиенты приняты / оставлены?
  • Круглый стол — Каждый коллега: имя, недавние победы, работа в настоящее время, все, в чем им нужна помощь.
  • Обсуждение темы 1 повестки дня
  • Обсуждение темы 2 повестки дня
  • Обсуждение темы 3 повестки дня
  • Сессия по решению проблем — Все, что команда хочет добавить. Сессия вопросов и ответов. Время мозгового штурма.
  • Действия для следующей встречи

3. Повестка дня деловой встречи

Шаблон повестки дня деловой встречи должен охватывать ряд тем, относящихся к потребностям бизнеса.Здесь принимаются некоторые из наиболее важных бизнес-решений, например, увеличение или уменьшение бюджетов и обсуждение клиентов.

Деловое общение жизненно важно, и встречи являются важной его частью. Эта повестка дня лучше всего подходит для общих собраний, на которых обсуждается состояние бизнеса, а не для рассмотрения конкретных проектов.

Тип, дата и время встречи

  • Список участников
  • Приветствие и обзор повестки дня — Включите цели встречи, e.g., обсудить результаты деятельности за последний квартал
  • Презентация (при необходимости)
  • Обзор действий — Просмотрите пункты действий с последней встречи и обсудите, были ли они выполнены.
  1. Арт.
  2. Ответственный
  3. Срок оплаты
  • Обзор бизнеса — Обзор ключевых показателей, KPI, основных целей
  • Отчет о ходе реализации — Включите обновление статуса всех инициатив и проверьте бюджет
  • Тема 2, 3, 4 повестки дня + (при необходимости) — Актуализация, обсуждение, принятие решения.
  • Ключевые моменты — Решения, которые необходимо принять в целом. Изучите варианты и примите ключевые решения и поставьте новые цели.
  • Действия для следующей встречи

4. Официальная повестка дня

Более формальная повестка дня встречи будет соответствовать традиционной структуре встреч. Подобные встречи становятся все более редкими и часто сохраняются для встреч комитетов или клубов.

Отделение компании / наименование

Повестка дня

  • Организатор встречи: [Имя]
  • Приглашенных: Список участников
  • Позвоните по заказу — Тип, дата и время встречи.Включите такую ​​информацию, как имя председателя и имя секретаря.
  • Перекличка
    Голосующие участники
    Гости
    Члены, не присутствующие
  • Утверждение протокола с последнего собрания — Например, предложение об утверждении протокола с даты последнего собрания было сделано [имя] и поддержано [имя].
  • Офицерские рапорты
  • Открытые выпуски
  1. Описание проблем
  2. Описание проблем
  3. Описание проблем
  1. Описание нового бизнеса
  2. Описание нового бизнеса
  3. Описание нового бизнеса

E.g., [название ходатайства] от [имя], поддержанное [имя]. Ходатайство было [поддержано или отклонено], причем [#] за и [#] против.

  • Ключевые объявления
  • Отсрочка

5. Шаблон повестки дня заседания совета директоров

Эффективная повестка дня собрания совета директоров обычно должна быть более формальной, чем собрания других типов. Он охватывает бизнес-цели и задачи, а также дискуссии о том, что можно улучшить для достижения целей.

В

заседаниях совета директоров может участвовать множество членов со всего мира, что иногда затрудняет общение в глобальном офисе. Использование надежного программного обеспечения для видеоконференций высокой четкости может иметь решающее значение, особенно когда у вас есть несколько участников на вызове. С RingCentral вы можете поделиться своим экраном, чтобы лучше объяснить идеи, а также начать видеозвонок из цепочки сообщений.

Отделение компании / наименование

Повестка дня

  • Организатор встречи: [Имя]
  • Приветствие и обзор встречи — Включает ключевые моменты для обсуждения на встрече.
  • Позвоните по заказу — Тип, дата и время встречи.
  • Перекличка
    Голосующие участники
    Гости
    Члены, не присутствующие
  • Утверждение протокола с последнего собрания — Например, предложение об утверждении протокола с даты последнего собрания было сделано [имя] и поддержано [имя].
  • Отчеты комитетов
    Исполнительный директор
    Финансовый директор
    Комитет по назначениям
    Комитет по управлению
    Комитет по связям с общественностью
  • Финансовая отчетность
  • Новый бизнес
  1. Описание нового бизнеса
  2. Описание нового бизнеса
  3. Описание нового бизнеса
  1. Описание старого бизнеса
  2. Описание старого бизнеса
  3. Описание старого бизнеса
  1. Шт.1
  2. Шт. 2
  3. Шт. 3
  • Ключевые объявления
  • Отсрочка

Пора составить суперэффективную повестку дня встречи

Теперь, когда у вас есть несколько полезных примеров и ключевых функций, которые позволяют составить эффективную повестку дня встречи, вы готовы создать свою собственную.Помните, что с правильным программным обеспечением организацию встреч и управление ими можно значительно упростить.

Разошлите календарное приглашение членам команды через интеграцию RingCentral и добавьте повестку встречи. Не забудьте проинструктировать участников подготовить все необходимые заметки. А если ваша встреча проводится удаленно, убедитесь, что вы все используете одно и то же высококачественное программное обеспечение для видеоконференцсвязи.

Шаблон повестки дня

— Персонал, официальный, вводный • Asana

Планируйте и управляйте своими встречами с помощью нашего шаблона повестки дня

Начните встречи с правильного пути с помощью нашего шаблона повестки дня.Делайте встречи целенаправленными и продуктивными, фиксируйте элементы действий и координируйте работу в автономном режиме — все в одном месте. Начните проект с нашего образца повестки дня встречи сегодня.

Чтобы составить повестку дня следующей встречи, воспользуйтесь этим образцом шаблона повестки дня встречи и советами по его адаптации к вашим потребностям:

  • Составьте список тем для обсуждения и тем для обсуждения. Создайте задачу (или задачи), чтобы зафиксировать, о чем вы говорите на встрече. Вы можете создавать новые задачи в рамках своего проекта повестки дня собрания или добавлять существующие задачи из других проектов для обсуждения и совместного использования.В любом случае не забудьте указать подробности в описании, чтобы все пришли на встречу подготовленными.
  • Назначьте участникам темы для разговора. Даже если вы, возможно, возглавляете собрание, вы можете попросить других затронуть определенные темы для обсуждения. Определите, кто о чем будет говорить, и сообщите им в своем проекте повестки дня на случай, если им нужно подготовиться заранее.
  • Включите цель встречи. Настройте у участников встречи правильное настроение, установив и четко изложив, что вы собираетесь получить от встречи.Что вы хотите обсудить? Какие результаты вам нужны от этого обсуждения? Почему присутствует именно эта группа людей?
  • Расскажите участникам заранее. Перед собранием поделитесь своей повесткой дня с участниками, чтобы они знали, что вы планируете обсудить, и, как только собрание начнется, вы все сможете сразу перейти к ресурсам.

Примеры повесток дня встреч, которые можно спланировать с помощью Asana

Новичок в повестке дня встреч в Асане?

Ответы на все ваши вопросы:

  • Какова цель собрания? Повестка дня собрания включает цели, темы для обсуждения и действия вашей команды для одноразовой или повторяющейся встречи.Для достижения наилучших результатов поделитесь повесткой дня встречи со своей командой, чтобы они могли подготовиться к встрече и поработать над пунктами действия после ее завершения.
  • Что следует включить в повестку дня собрания? В повестке дня вашей встречи должны быть разделы для различных пунктов повестки дня. Например, вы можете создать такие разделы, как «Для обсуждения», «Действия» и «Справочник». С помощью шаблона повестки дня собрания Asana вы также можете перетаскивать задачи, чтобы расположить их в правильном порядке.
  • Как мне составить повестку дня собрания? Когда вы планируете повестку дня собрания в Asana, любой член вашей команды может добавлять темы для обсуждения.Основываясь на этих задачах, вы можете легко расставить приоритеты по темам по мере необходимости, а затем заранее поделиться повесткой дня, чтобы все в вашей команде могли подготовиться. Вы также можете создать раздел для действий, которые будут выполняться после завершения собрания.
  • Как составить повестку дня для эффективной встречи? Сделайте повестку дня вашей встречи действенной, создав ее как проект в Asana. Таким образом, каждый элемент представляет собой задачу со сроком выполнения и исполнителем. Следите за тем, чтобы работа не провалилась, объяснив, кто и когда что делает.

Также подумайте, где вы проводите повестку дня встречи. Поместив его в инструмент управления совместной работой, такой как Asana, вы можете пригласить товарищей по команде заранее просмотреть и добавить в повестку дня вашей встречи, а также добавить элементы действий, которые будут реализованы позже. Начните работу с шаблоном повестки дня собрания уже сегодня.

Использовать шаблон

.

Leave a Reply