Как составить повестку дня для эффективного совещания, митапа?
Повестка дня для эффективного совещания, переговоров и митапов
Все мы были на таких встречах, когда участники не подготовлены, люди сходят с намеченной темы и отстают, а обсуждаемые темы являются пустой тратой времени всей команды. Эти и подобные проблемы связаны с плохим планом повестки дня. Эффективная повестка дня задает ясные предоставления о том, что должно происходить до и во время собрания. Это помогает членам команды подготовиться, распределить время с умом, быстро получить от всех участников ответ по теме, и вовремя остановиться. Если во время беседы рождаются проблемы, то грамотно продуманная повестка дня дает команде возможность эффективно и быстро их решить.
Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для ваших следующих встреч. Вы можете использовать нижеописанные советы в не зависимости от количества участников и в независимости от времени встречи.
Делайте акцент на том, что важно для членов команды
Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена на совещаниях, убедитесь что в повестку дня включены те темы, которые отражают их нужды, а не ваши. Попросите членов команды предложить темы для повестки дня, а также причины почему эти темы должны быть рассмотрены на совещании. Если вы в итоге решили не включать какую-то тему в дискуссию, то проявите ответственность и растолкуйте свои аркументы члену команды, который выдвинул тему.
Выберите те темы, которые касаются всей команды
Время встречи команды дорого и его сложно планировать. Нужно беречь время. Время следует использовать для решение тех вопросов, которые затрагивают сразу всю команду, и с другой стороны для их решения нужен мозговой штурм также всей команды. Зачастую это те люди, которые координируют свои действия в команде, потому что их подразделения взаимозависимы.
Например: Как лучше распределить общие ресурсы? Как сократить время отклика?
Перечислите темы повестки дня в качестве вопросов, которые должна решить команда
Большинство тем повестки дня — это всего лишь несколько слов, которые складываются вместе для формирования таких фраз как «перераспределение офисных помещений». Это заставляет участников совещания задаться вопросом: «А что насчет перераспределения офисных помещений?» Когда вы сформулируете тему как вопрос, на который нужно ответить, он будет выглядеть следующим образом: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределить офисные помещения?
Вопрос дает возможность членам команды лучше подготовиться к дискуссии и на ходу следить за своими и чужими комментариями. Во время встречи любой, кто считает что началось обсуждение не по теме, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваши слова связаны с обсуждаемым вопросом». Помогите мне понять связь?» Наконец, команда будет знать когда на вопрос был дан исчерпывающий ответ и обсуждение нужно завершить, чтобы не терять время и перейти к следующему вопросу.
Обратите внимание, чтобы целью темы был обмен информацией и принятие решений
Членам группы будет легче продуктивно взаимодействовать, если будут знать, что нужно не просто слушать, а вносить свой вклад и быть частью процесса принятия решений. Если участники будут думать, что они принимают решения, а вы просто хотите получить от них исходную информацию, то скорее всего они почувствуют разочарование в конце переговоров.
Информация лучше распределяются, если использовать небольшую часть встречи для ответа на вопросы участников. Если целью переговоров является принятие решения, определите правила для их принятия
Если вы формально являетесь лидером, то в начале повестки дня скажите: «Я хочу чтобы мы приняли это решение на основе консенсуса. Это означает, что каждый может содействовать поиску решения, учитывая его роль в команде. Если мы к концу совещания не сможем достичь консенсуса, то я оставляю за собой право самому принять решение, на основе нашего разговора. После я выскажу свое решение и почему я так решил
Реалистично оцените количество времени на каждую тему
Это служит двум целям. Во-первых, это заставит вас рассчитать сколько времени потребуется команде на каждую тему, ответы на вопросы, рассмотрения различных точек зрения, создания списка возможных решений и согласования порядка действий, вытекающих из обсуждения. Обычно лидеры недооценивают нужное количество времени. Если на вашей встрече десять человек, и вы задали десять минут на решение вопроса о распределении офисных помещений, то вы сильно недооценили время. Сделав простые расчеты, вы поймете что команде нужно больше времени. Команде нужно будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти членов выскажется в течение минуты.
Во-вторых, ограниченное время позволит участникам совещания, адаптировать свои комментарии, высказываться кратко и по сути, чтобы не тратить много времени.
Цель тайминга — не в том чтобы останавливать обсуждение в тот момент, когда время истекло, иначе не удастся эффективно решить вопросы. Цель тайминга в том, чтобы лучше распределить время совещания, чтобы команда эффективно отвечала на поставленные перед ней вопросы.
Распределите последовательность рассмотрения каждого пункта повести дня
Правила определяют последовательность шагов, по которым команда будет вместе двигаться, чтобы завершить обсуждение и в конце принять решение. Согласие команды на правила значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.
Если команда не согласится на правила, то процесс встречи будет проходить хаотично и не эффективно. Вероятно вы сталкивались с подобным на практике, когда одни члены команды определяют проблему, другие только задаются вопросом — почему именно эта проблема на повестке дня, третьи уже принимают решение.
Последовательность обращения к вопросам должна быть в письменной форме в повестке дня. Когда вы дойдете до очередного вопроса во время собрания, в конце скажите «Я предлагаю перейти к следующему вопросу. Во-первых, давайте возьмем около 10 минут, чтобы изучить всю необходимую информацию по вопросу, из документов, которые на столе перед вами. Во-вторых, давайте возьмем еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения. В-третьих, еще 10 минут, чтобы определить и согласовать ваши интересы по каждому решению. Наконец, мы потратим еще около 15 минут для формирования решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей информацией. Есть какие-то предложения по этому плану
Покажите как нужно подготовиться к встрече
Распространяйте повестку дня среди всех участников за долго до встречи, чтобы команда могла ознакомиться с темами и вопросами и заранее подготовить свои мысли по каждому пункту повестки.
Определите, кто ответственный за ведение каждой темы
Кроме формального лидера собрания, кто-то должен нести ответственность за обсуждение конкретной темы повестки дня. Этот человек может предоставить все необходимые данные по теме и объяснить их. Указание каждого из этих лиц рядом с темой в листе с повесткой встречи гарантирует, что каждый из них будет отвечать за свою часть, подготовится и не забудет об этом перед собранием.
Создайте первую тему «Изменение повестки дня при необходимости»
Даже если вы и ваша команда совместно разработали крутую повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, нужно ли что-либо изменить в виду последних событий в организации.
Я когда-то встречался с командой старшего руководства. Когда мы рассмотрели повестку дня, я спросил их, нужно ли нам что-то изменить. Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своей отставке. И поэтому нам необходимо существенно изменить повестку дня. Не всегда изменения в повестке такие драматичные, но, проверяя повестку перед встречей, вы сильно увеличиваете вероятность того, что команда будет использовать свое время встречи наиболее эффективно.
Обратная связь
Если ваша команда регулярно совещается, то эти два вопроса помогут образовать простой процесс непрерывного совершенствования: Что у нас получилось? Что мы хотим сделать по-другому до следующей встречи? Необходимо потратить всего лишь 5-10 минут и это позволит команде повысить эффективность, улучшить рабочие отношения и удовлетворенность всех членов команды.
Вот несколько вопросов, которые помогут определить что команда сделала хорошо, и что нужно изменить:
- Была ли повестка эффективно распределена по времени для подготовки каждого?
- Насколько хорошо члены команды подготовились к встрече?
- Насколько хорошо мы оценивали время, необходимое для каждого вопроса повестки дня?
- Хватило ли выделенного времени на принятие решений и обсуждений?
- Насколько хорошо мы погрузились в тему? Замечали ли участники моменты когда кто-то уходил от темы?
- Насколько эффективен процесс обсуждения для каждой темы повестки дня?
Если вы разрабатываете повестки дня, используйте эти советы.
clubshuttle.ru
7.3 Эффективное руководство и проведение совещаний
Председатель
Характеристики председателя
До совещания
1. Принимает меры (обеспечивает) правильное формирование команды (именно такой, какая нужна).
2. Изучает протоколы предыдущих совещаний, формирует повестку дня и цели совещания.
3. Заранее рассылает приглашения, повестку дня и дополнительную информацию участникам, подготавливает адекватное (отвечающее требованиям) помещение.
4. Готовится сам к проведению совещания.
Во время совещания
1. Спрашивает, нашли ли все информацию и смогут ли присутствовать на протяжении всего совещания.
2. Обсуждает подготовку отчёта (кто будет вести протокол?), цели совещания и ожидаемое сотрудничество (вклад) участников.
3. Делегирует поддерживающие задания хронометристу (человеку, следящему за соблюдением временного графика проведения совещания) и смотрителю процесса (человеку, следящему за правильной организацией общения).
4. Тщательно разбирает пункт за пунктом повестку дня в соответствии с письменно изложенным порядком.
5. Стоит на страже процесса совещания, задавая вопросы, резюмируя мнения, спрашивая мнение молчащих участников, проясняя (делая понятными) мнения, побуждая слушать, выражая признательность, акцентируя внимание на выводах и заключениях.
6. Даёт краткие изложения (резюме) наиболее важных моментов и стимулирует обсуждения, направленные на достижение целей работы команды.
7. Задаёт вопросы, например: «У кого есть предложения? Кто за и кто против? Кто сможет прокомментировать это? У кого есть контраргументы? Кто может подвести итог сказанному?»
8. Устанавливает взаимоотношения между различными идеями и стимулирует открытое общение.
9. Просит сообщать факты, предложения и информацию, фокусирует внимание на том, что должно быть реализовано.
10. Нетерпим к опаздывающим, к обсуждениям в узком кругу и к преждевременным уходам с совещания.
11. Не позволяет уходить от обсуждаемого вопроса и чётко определяет – кто и что должен делать.
12. Предпринимает стимулирующие действия для продолжения хода совещания, если есть опасность зайти в тупик.
13. Следит за тем, что бы вся доступная информация была достижима для всех участников.
14. Сохраняет нейтральную позицию в отношении как к обсуждаемому предмету, так и к участникам совещания; строг ко всем в равной степени.
15. Не обсуждает более чем один вопрос повестки дня одновременно.
16. Поддерживает свободную, неформальную, но дисциплинированную атмосферу.
17. Завершает дискуссию, как только предмет обсуждения рассмотрен полностью, широко и со всех сторон.
18. Даёт оценку эффективности работы команды.
19. Борется за единодушие, хотя абсолютный консенсус во многих ситуациях не требуется.
studfiles.net
Как писать протокол совещания 🚩 Образец протокола заседания технического совета 🚩 Оформление документов
Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.
Визуально документ состоит из следующих частей:
- общие сведения;
- повестка дня заседания;
- обсуждение и принятые решения.
В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.
Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.
При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.
Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.
В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».
Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.
То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».
В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.
Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.
В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание.
www.kakprosto.ru
8.3. Образец повестки дня
УТВЕРЖДАЮ
Председатель комитета по этике _____________________________Скворцова О.П.
« » __________________200__ г.
ПОВЕСТКА ДНЯ ЗАСЕДАНИЯ КОМИТЕТА ПО ЭТИКЕ от 10.02.2000 г.
1. О создании Комитета по этике на базе 10 клинической больницы (Ф.И.О).
2. Обсуждение и утверждение «Стандартных операционных процедур» комитета по этике
(Ф.И.О).
3. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Изучение эффективности и безопасности применения препарата карведилол (кредекс) совместно с эналоприлом и без эналоприла у пациентов с хронической застойной сердечной недостаточностью различной этиологии 2 -3 класса NYHA».
Ответственный исследователь (Ф.И.О).
4. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Изучение эффективности и безопасности применения препарата эпросартан (теветен) у пациентов с эссенциальной гипертензией от слабой до умеренной степени выраженности».
Ответственный исследователь (Ф.И.О).
5. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Синоприл (лизиноприл ) для лечения артериальной гипертензии».
Ответственный исследователь (Ф.И.О).
8.4. Образец протокола
Протокол №1 от 17.02 2000 г.
заседания комитета по этике при ________ клинической больнице.
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
(перечень членов ЛНЭК) (подписи)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О создании Комитета по этике на базе 10 клинической больницы. Ф.И.О.
2. Обсуждение и утверждение «Стандартных операционных процедур» комитета по этике.
3. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Изучение эффективности и безопасности применения препарата карведилол (кредекс ) совместно с эналоприлом и эналоприла у пациентов хронической застойной сердечной недостаточностью различной этиологии 2 -3 класса NYHA».
Ответственный исследователь Ф.И.О.
4. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Изучение эффективности и безопасности применения препарата эпросартан (теветен) у пациентов с эссенциальной гипертензией от слабой до умеренной степени выраженности».Ответственный исследователь Ф.И.О.
5. Рассмотрение стандартного пакета материалов клинического исследования «Синоприл (лизиноприл ) для лечения артериальной гипертензии».
Ответственный исследователь (Ф.И.О.).
ВЫСТУПИЛИ:
По п. 1 Повестки дня: (Ф.И.О.)
По п. 2 Повестки дня: (Ф.И.О.)
По п. 3 Повестки дня: (Ф.И.О.)
По п. 4 Повестки дня: (Ф.И.О.)
По п. 5 Повестки дня: (Ф.И.О.)
РЕШИЛИ:
По п. 1 Повестки дня: приказ главного врача 10 клинической больницы о создании комитета по этике доведен до сведения всех членов комитета; с Положением о комитете по этике ознакомлены все члены комитета. Особое мнение: нет
По п. 2 Повестки дня: Утвердить «Стандартные операционные процедуры комитета по этике». Результаты голосования: «За» 7 , «Против» нет. Особое мнение: нет.
По п. 3 Повестки дня: считать представленную программу (протокол) испытаний препарата соответствующим поставленным целям исследования; риск отрицательных факторов для субъектов испытания сведен к минимуму; методы подбора испытуемых адекватны предполагаемому клиническому действию препарата; содержание «Информационного согласия» достаточно полно и адекватно описывает условия, ожидаемый результат, риск и побочные эффекты, которые могут возникнуть в результате приема препарата; вся информация изложена на доступном для понимания непрофессиональном языке. Рассмотрев информацию, характеризующую профессиональные и этические качества исследователей утвердить следующий состав (ФИО)
Результат голосования: «За» 7 , «Против» нет. Особое мнение: нет.
По п. 4 Повестки дня: считать представленную программу (протокол) испытаний препарата соответствующим поставленным целям исследования; риск отрицательных факторов для субъектов испытания сведен к минимуму; методы подбора испытуемых адекватны предполагаемому клиническому действию препарата; содержание «Информационного согласия» достаточно полно и адекватно описывает условия, ожидаемый результат, риск и побочные эффекты, которые могут возникнуть в результате приема препарата; вся информация изложена на доступном для понимания непрофессиональном языке. Рассмотрев информацию, характеризующую профессиональные и этические качества исследователей утвердить следующий состав (ФИО):
Результат голосования: «За» 7 , «Против» нет. Особое мнение: нет.
По п.5 Повестки дня: считать представленную программу (протокол) испытаний препарата соответствующим поставленным целям исследования; риск отрицательных факторов для субъектов испытания сведен к минимуму; методы подбора испытуемых адекватны предполагаемому клиническому действию препарата; содержание «Информационного согласия» достаточно полно и адекватно описывает условия, ожидаемый результат, риск и побочные эффекты, которые могут возникнуть в результате приема препарата; вся информация изложена на доступном для понимания непрофессиональном языке. Рассмотрев информацию, характеризующую профессиональные и этические качества исследователей утвердить следующий состав (ФИО):
Результат голосования: «За» 7, «Против» нет. Особое мнение: нет.
Председатель Л НЭК Ф.И.О.
Секретарь ЛНЭК Ф.И.О.
studfiles.net
Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний (стр. 1 из 4)
Содержание
Введение
1. Совещания
1.1 Виды совещаний
1.2 Подготовка совещания
1.3 Формирование повестки дня
1.4 Участники совещания
1.5 Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)
2. Оформление документов при проведении совещаний
2.1 Стенограмма и фонограмма
2.2 Протоколирование
2.3 Электронный документооборот и совещания
Заключение
Приложения
Приложение 1 Пример-образец приказа о проведении совещания
Приложение 2 Повестка дня совещания
Приложение 3 Повестка дня оперативного совещания
Приложение 4 Приглашение (извещение) на предприятие
Приложение 5 Выписка из протокола
Список литературы
Введение
Тема нашего исследования – «Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний».
Управленческая деятельность, как функция организованной системы, может быть построена на принципах единоначалия и коллегиальности. В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.
В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством голосов. Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.
Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Эти мероприятия могут быть периодическими или иметь разовый характер.
В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» — пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам./3, с.99/
Термин «совещание» используется далее как обобщенный. Так как в принятии решений задействовано много работников, то этот вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.
Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И наверное многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/
Ответственным этапом является документирование совещания, то есть — запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.
В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.
Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.
1. Совещания
1.1 Виды совещаний
Совещание- заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.
Разновидностями расширенного совещания являются:
— симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;
— конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;
— конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.
В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:
— оперативное;
— инструктивное;
— проблемное.
В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичн
mirznanii.com
Составляем краткий протокол оперативного совещания
Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.
Общие правила оформления протокола
Наш словарик
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов*.
Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.
Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.
Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.
Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.
Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.
Обязательными реквизитами протокола являются:
- наименование организации;
- наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
- дата заседания;
- регистрационный номер протокола;
- место проведения совещания;
- подписи.
Датой протокола является дата события.
Проблемы и решения
Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.
■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.
Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.
■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.
Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.
■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.
Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.
Текст краткого протокола
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:
Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).
Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.
В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:
|
ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О плане командировок на 2012 г. Финансовый директор Молчанов С.А. … |
Обратите внимание
Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».
Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:
|
1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. … ВЫСТУПИЛИ: … РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:) … |
Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.
В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:
|
РЕШИЛИ: 1.1. Подготовить план-график работ … Ответственный исполнитель – Фамилия И.О. Срок исполнения – 20.12.2011 1.2. Проинформировать директоров филиалов о… Ответственный исполнитель – Фамилия И.О. Срок исполнения – 15.12.2011 |
При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.
От теории к практике
Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол:
Вопрос повестки дня: 2. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2
Текст выступления:
Васильев П.Р. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» – наш поставщик стеллажного оборудования – нарушает сроки. 20-го мы должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую. У нас – поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня – 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки.
Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы:
|
Кто? |
1) Мы (у нас проблемы с соблюдением сроков реконструкции склада) 2) ЗАО «Профиль» |
|
Что делает? |
(Мы) направляли факсы, звонили, предлагаем направить претензию о нарушении сроков поставки. (ЗАО «Профиль») нарушает сроки отгрузки стеллажного оборудования |
|
Где? |
Нет информации |
|
Когда? |
25-го числа (мы) должны были начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. 20-го (мы) должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую. 28-го оборудования еще нет, поступит не ранее 30–31-го числа |
|
Как? |
Нет информации |
Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления:
2. СЛУШАЛИ:
Васильев П.Р.
Отгрузка первой партии стеллажного оборудования была произведена поставщиком ЗАО «Профиль» с нарушением срока, в результате чего не соблюдены сроки проведения работ по реконструкции склада № 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая – через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30–31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки.
Обратите внимание
Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т.п., в протоколе нужно указать конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др.
Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом:
РЕШИЛИ:
Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования.
Ответственный исполнитель – Васильев П.Р.
Срок исполнения – (дата).
Рассмотрим еще один пример.
Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми
Текст выступления:
Медведев В.В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.А. также жаловался на то, что в Перми имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем.
Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?
Медведев В.В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого – в финансовый отдел, третьего – в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б. Проверку можно провести в течение 3–5 дней.
Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме:
|
Кто? |
1) Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании 2) Филиал в г. Перми |
|
Что делает (делал)? |
1) (Филиал в городе Перми) представляет отчетность с ошибками, проводит расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, нарушает сроки представления отчетов по представительским расходам. 2) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) анализировали допущенные ошибки с главным бухгалтером филиала. 3) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) предлагают организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, направив трех работников организации |
|
Где? |
В Перми |
|
Когда? |
В течение этого года |
|
Как? |
Положительных результатов нет |
И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Р.А., который также жаловался на то, что в филиале имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета. Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет.
К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды – бухгалтерия головной организации. Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно.
В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии.
Опираясь на полученные ответы, мы можем составить протокольную запись выступления:
СЛУШАЛИ:
Медведев В.В.
В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б.
Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом:
РЕШИЛИ:
Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Перми.
Ответственный исполнитель – Медведев В.В.
Срок исполнения – (дата)
* Краткий словарь видов и разновидностей документов. М.: Главархив, ВНИИДАД.
В.Ф. Янковая,
канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД
www.profiz.ru
Повестка дня. Проведение собраний и совещаний
Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.
Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:
• цели, даты, времени и места проведения собрания;
• списка приглашенных лиц;
• перечня обсуждаемых проблем;
• главной темы;
• разного;
• даты следующего собрания.
Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.
Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.
Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.
Поделитесь на страничкеСледующая глава >
marketing.wikireading.ru