Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме
Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.
Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.
Сложности при написании писем-отказов
Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.
Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:
- Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
- Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
- Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
- Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.
Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.
Как оформить письмо-отказ?
Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:
- Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
- Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
- Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.
Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.
Содержание письма с отказом
Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:
Уважаемый Николай Николаевич!
Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):
Уважаемый г-н Николаев!
Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.
В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…
Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:
Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…
Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…
Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…
К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…
Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.
Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:
Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…
Мы внимательно изучили представленные документы…
Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.
После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.
buyingbusinesstravel.com.ru
Письмо-отказ. Образцы и примеры написания отказа
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Скачать
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
assistentus.ru
9 секретов как написать письмо-отказ
Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
Итак, манера письма-отказа — уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось — это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным — запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, — предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
«Добрый день, Сергей!
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
С уважением,…»
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
mental-skills.ru
hr-portal.ru
Оформляем письмо-отказ правильно | Статьи
Чем крупнее организация, тем чаще в нее поступают приглашения на участие в различных мероприятиях. Во многих случаях ответы на данные приглашения поручается составить именно секретарю. В данной статье мы рассмотрим, как правильно оформить вежливое письмо-отказ от участия в мероприятиях.
Из данной статьи вы узнаете:
- отказ от участия в мероприятии;
- отказ от внесения изменений.
Составление и правильное оформление писем с отказом является обязательной частью работы каждого секретаря. Помимо отказов в принятии участия в различных мероприятиях, в данной статье мы рассмотрим оформление писем с отказом при внесении каких-либо изменений в документы. Данный вопрос очень актуален, когда речь заходит о заключении договоров с партнерами компании.
Отказ от участия в мероприятии
Если в вашу организацию пришло приглашение на какое-либо мероприятие, то вы обязаны дать ответ о своем намерении по поводу участия. Зачастую составление ответов поручается именно секретарю. Не стоит паниковать, если вам приходится впервые составлять письменный отказ, с помощью данной статьи вы сможете быстро и 
корректно составить письмо-отказ.
Почему так важно отправлять письмо-отказ? Дело в том, что многие официальные мероприятия планируются и организовываются с учетом количества участников. Исходя их этого выбирают помещение, определяют количество посадочных мест, организовывают напитки и закуски и т.д. Более того, если речь идет о заседании или мероприятии, на которых представители вашей компании входят в число спикеров, то продолжительность и программа мероприятия также рассчитывается с учетом вашего присутствия. Поэтому в случае невозможности принять участие в каком-либо событии, нужно как можно быстрее отправить ответное письмо с уведомлением об отказе. Запомните, чем быстрее ваша организация даст ответ, тем больше времени у организаторов будет для того, чтобы изменить программу. Это не только скажет о вашей вежливости, но и создаст впечатление о наличии у вас деловой этики и профессионализма.
Отказ от внесения изменений
Также одним из спорных моментов, в которых может потребоваться оформление письма-отказа, является согласование договора. В случае, когда между партнерскими фирмами составляется договор сотрудничества, каждая из сторон старается внести ряд своих изменений, не всегда выгодных второй стороне. В таком случае очень важно уметь правильно составить аргументированный отказ, который даст понять партнеру, что данные изменения не считаются приемлемыми в конкретном случае. Более того, подобное письмо может содержать альтернативу предложенным изменениям, которая бы подходила обеим сторонам.
Переписка по согласованию текста договора – это всегда поиск компромисса по определенным вопросам. Достижение взаимопонимания между партнерами во многом зависит от четкого изложения их позиций, которое осуществляется на фоне уважительного отношения друг к другу.
В ходе деловой переписки по согласованию текста договора при решении спорных вопросов партнеры, отстаивая свою позицию, нередко должны выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны. Но отказ в письмах данного типа является не самоцелью, а очередным шагом в процессе поиска согласованного решения по спорному вопросу.
Позиция по отстаиванию собственных интересов может быть достаточно жесткой, но стремление к поиску взаимоприемлемого решения и нормы делового этикета позволяют вербализовать отказ в таком стилистическом ключе, который обеспечит спокойное деловое обсуждение спорных вопросов.
Структура письма-отказа
Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:
- информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
- выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
- принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
- аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
- формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
- изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
- описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
- описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
- выражение заинтересованности в сотрудничестве;
- выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.
Рекомендуем материалы по теме:
- Письма – просьбы и запросы
- Классификация деловых писем
- Письма информационного характера
www.sekretariat.ru
10 самых распространенных деловых писем
Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.
В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.
Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:
В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014…
Продолжается описанием сути запроса
Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.
В письме-запросе часто устанавливается срок
Информацию просим предоставить до 30.04.2015.
Образец письма-запроса>>
Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:
В ответ на ваш запрос…
В ответ на ваше письмо…
Затем идет изложение ответа
Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.
Образец письма-ответа>>
Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:
В связи со сложившейся ситуацией на производстве…
Продолжается описанием самой просьбы
Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.
Завершается письмо стандартными фразами
С уважением…,
Заранее благодарим за участие…,
С наилучшими пожеланиями….
Образец письма-просьбы>>
Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.
Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.
Завершается письмо фразами
С наилучшими пожеланиями…
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Надеемся на продолжение сотрудничества.
Образец письма-благодарности>>
Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.
Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.
Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:
Статистические данные на 2 л. в 1 экз.
Образец сопроводительного письма>>
Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.
Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.
Образец письма-напоминания>>
Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.
Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.
Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.
ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.
Образец письма-подтверждения>>
Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.
Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.
Образец письма-приглашения>>
Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.
В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015
и вежливо завершить письмо
С уважением…
Образец письма-отказа>>
Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.
Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.
Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?
Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.
Ваша помощь была бы неоценима для нас.
Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.
www.docdelo.ru
Составляем грамотно деловое письмо-отказ
06.07.15 8:11
В этой статье речь пойдет о не совсем приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации в сфере деловых отношений – письме-отказе. Иногда приходится набраться храбрости и составить этот злосчастный текст, потому что того требует этика деловой переписки. Причины могут быть совершенно разные: отказ в выполнении требований, в приеме на работу, в продлении сроков или продолжении в целом сотрудничества и т. д.
Насколько разной не была бы ситуация, отказывать всегда сложно, и при составлении соответствующего письма мы сталкиваемся с одинаковыми трудностями, когда:
1. Возможно, что и неплохой кандидат, потенциальный партнер, сотрудник не подходит нам по ряду объективных причин.2. Чувствуем себя неловко, отвечая отказом.
3. Нам важно сохранить репутацию, благоприятное мнение о себе или компании.
Представим следующую ситуацию: ваша организация объявляет тендер, благодаря которому хочет выбрать хорошего поставщика услуг или материалов, продуктов. В ответ получает много предложений от потенциальных партнеров. Далее, конкурсная комиссия определяет победителя, выбирает одну или несколько самых достойных на ее взгляд компаний. В результате несколько организаций, не прошедших отборочные туры, необходимо оповестить об этом, то есть отправить им письмо-отказ. И вот здесь происходит столкновение с тем самым неприятным моментом.
Казалось бы, что сложного? Просто написать все, как есть: «По результатам проведенного тендера, было принято решение в сотрудничестве Вам отказать». Однако не все так просто как может показаться. Представьте себя на месте адресата-отказника. В большинстве случаев такой вариант ответа, мягко говоря, прозвучит нелицеприятно, а для кого-то и обидно, несмотря на то, что ничего плохого и оскорбительного сказано не было. Но негативная новость, поданная сухим, официальным стилем, может еще более усугубить ситуацию. Обида возрастет до таких масштабов, что может плохо отразиться на репутации компании, а, кроме того, в дальнейшем больше не вызвать интереса к какому-либо варианту сотрудничества.
Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего партнерства? Чтобы найти ответы на эти вопросы, рассмотрим несколько полезных рекомендаций по составлению грамотных писем-отказов. Итак…
1. Очень важно обладать уравновешенным внутренним состоянием, деловым спокойствием, которое, собственно, подразумевает само понятие бизнеса. Партнеры не всегда преследуют одинаковые цели, но важно придерживаться уважительного отношения друг к другу. Понимать, что каждый имеет право на свою точку зрения. И отказ – это абсолютно нормальная бизнес-реакция, рабочий случай, на который необходимо реагировать достойно. В то же время уметь грамотно отказать – это значит уметь вести себя максимально корректно по отношению к бизнес-партнерам.2. Чтобы ваше письмо – отказ было воспринято правильно и адекватно, важно отметить в его содержании две вещи: во-первых, обращение должно быть персонализированным. Например, «Здравствуйте, уважаемый Константин Григорьевич!»; а, во-вторых, текст письма должен содержать благодарность за отклик на ваше предложение. Это может выглядеть так: «Спасибо, за присланное в наш адрес портфолио» или «Благодарим за своевременный отклик на нашу просьбу».
3. Обязательно в письме – отказе должно звучать упоминание о рассмотренном предложении адресата. Необходимо дать понять, что резюме, портфолио, коммерческое предложение или другие виды предоставленной информации были внимательно изучены, и решение об отказе принято совершенно обоснованно, а не просто так. К примеру: «Мы внимательно изучили Ваш проект по…» или «Мы внимательно ознакомились с информацией о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
4. Не скупитесь на положительные эмоции и оценки личности адресата, его работы, проекты, предложения и т. п. Непременно высказывайте свое одобрительное отношение если даже пишете отказ. К примеру, в такой форме: «Ваш профессиональный стаж и опыт, несомненно, заслуживают уважения…», «Разработанная Вами схема решения вопроса была интересна для нас, но…» и т. п.
5. Содержание такого письма должно включать четкую формулировку отказа плюс не менее точное объяснение его причин. Например, в таком виде: «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от предоставления Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие расходы» или так «К сожалению, на данный момент положительное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует обязанностям требуемой должности».
6. Обязательно сообщите в письме – отказе о возможных вариантах альтернативного сотрудничества. Например, сделайте это так: «Мы надеемся, что в будущем еще представится возможность для взаимовыгодного сотрудничества с Вами». Или таким образом: «Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
А теперь обратите внимание, как в целом звучит письмо-отказ с использованием вышеперечисленных приемов.
Письмо-отказ | Инструменты корректности |
|
Уважаемый Владимир Степанович, добрый день! | Персональное обращение. |
|
Благодарим Вас за присланное в наш адрес коммерческое предложение. | Благодарность за отклик на предложение. |
|
Мы внимательно изучили всю предоставленную в нем информацию о вашей компании. | Указание на то, что предложение адресата было действительно рассмотрено. |
|
Предложенный Вами вариант сотрудничества был очень интересен для нас. Но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, в период окупаемости проекта, к сожалению, превосходят наши текущие расходы в данной области. Поэтому по объективным причинам на сегодняшний день мы вынуждены отказаться от ваших услуг. | Комплимент по поводу предложения + четкая формулировка отказа и причин для него. |
|
Надеемся, что в дальнейшем нам представится еще возможность плодотворного сотрудничества с Вами. | Упоминание о возможных альтернативах партнерских отношений. |
|
С уважением, Татьяна Мигунова Начальник отдела спецпроектов ООО «Импульс» | Обязательная подпись. |
Уверены, что используя в своей практике вышеописанную конструкцию, методы, вам не составит большого труда написать грамотное и корректное письмо-отказ, без особых затрат эмоционального плана. Кроме того, изученные инструменты деловой переписки позволят вам не только сохранить благонадежную репутацию компании, но и зарекомендовать себя, как достойного партнера для взаимовыгодных соглашений в будущем.
sekretarus.ru
Как написать письмо отказ от участия в мероприятии
В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы).
Как написать письмо отказ от участия в мероприятии
Инфо Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.- Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера.
Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа): В ответ на ваше письмо от 01.
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи. В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма.
1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014 … Продолжается описанием сути запроса Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года. В письме-запросе часто устанавливается срок Информацию просим предоставить до 30.04.2015 .
Как написать письмо отказ от участия в мероприятии посвященном
Для этого вам понадобится:
условия данного мероприятия;
приглашение, которое вам прислали, или уведомление;
Вот некоторые рекомендации, как отказаться от тендера, сделав все грамотно:
Как отказаться от тендераСвой отказ от принятия участия необходимо оформить на специальном бланке вашей фирмы. На этом бланке должны быть все реквизиты вашей организации.
В верхнем углу слева пишется наименование фирмы-заказчика. Необходимо обязательно написать адрес, по которому располагается данная фирма, ее номер телефона, если вы знаете имя организатора, то письмо с отказом можно адресовать непосредственно ему.
Чаще всего этим человеком является директор организации или его заместитель.
В верхнем углу справа необходимо поставить штамп вашей организации. Но при его отсутствии можно написать все официальные данные компании.
Как написать письмо отказ от участия в мероприятии приняли участие
Таким образом, составление такого послания — обычная вежливость, поскольку его можно оставить без ответа.
В то же время такое письмо даст возможность улучшить отношения между потенциальными контрагентами, поэтому его составление будет безусловно рациональным шагом, если существует перспектива сотрудничества в будущем.
Предусмотренная форма
Форма отказа от заключения контракта по смыслу должна быть письменной. Устное сообщение оференту о том, что его предложение отвергнуто, по определению не составляет письма.
Образец письма
Письмо-отказ от сотрудничества может быть выполнено различным образом.
Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками. Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:
- Поблагодарить.
- Сообщить об отказе.
- Описать главную причину отказа.
- Дать надежду.
Например:
Уважаемый Петр Петрович,
Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа.
Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.
Как написать письмо отказ от участия в мероприятии образец
Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.
С уважением, Сергей Иванов
Начальник отдела закупок непроизводственных материалов
Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.
директор по развитию тренинговой компании
«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,
автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»
Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке , который проводит Тамара Воротынцева.
Как написать письмо отказ от участия в мероприятии госслужба образец
Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.
Содержание письма с отказом
Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении.
Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:
Уважаемый Николай Николаевич!
Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя.
Как написать вежливый отказ от участия в мероприятии
ВажноЧем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой.
Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.
Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями.
Как правильно написать письмо отказ от участия в мероприятии
Многие из них после того, как будут просмотрены, поступают на исполнения секретарю, который и оформляет письма-отказы.
Как написать вежливый отказ от предложения
По правилам деловой переписки, письмо-вежливый отказ от предложения каких либо товаров или услуг может содержать вежливое, но категорическое «нет» только в случае, когда данное предложение направлено явно не по адресу. В остальных случаях текст вежливого отказа должен предполагать возможность продолжения диалога — ведь рыночная конъюнктура может измениться в любой момент.
ПРИМЕР
Вежливый отказ, примеры для ситуаций с потенциальными контрагентами могут такие ключевые фразы, как:
- Спасибо за участие в конкурсе, анонсированным нашей компанией.
Как написать письмо отказ от участия в конкурсе
О том , что в просьбе отказано , тема не сообщает.
О проведении работ
О заключении договора
Обращение. Здесь ничего нового: по имени и отчеству к подписанту письма-запроса , сопроводив их словом « Уважаемый».
Особенность текста письма-отказа в том , что оно всегда пишется в ответ , ведь нельзя отказать , не выслушав просьбы. Поэтому письмо-отказ должно содержать ссылку на запрос.
Еще один обязательный элемент такого письма — сожаление по поводу отказа.
Примеры фраз-клише для выражения сожаления:
к сожалению , вынуждены отказать вам в…
с сожалением должен сообщить об отказе
Вступление. Ссылку на запрос поставить лучше всего здесь , начав текст с нее.
На вашу просьбу о выделении оборудования на безвозмездной основе , изложенную в письме от 09. 01. 13 № 17 ( вх. от 10. 01.
Как написать вежливый отказ от участия в мероприятии образец
Кроме того, в ней рассмотрены способы досрочного прекращения договорных отношений сторон.
Образец письма о расторжении договора оказания услуг.doc
Причины расторжения договора на оказание услуг
Необходимость прекратить отношения сторон в рамках договора оказания услуг (далее — ДОУ) раньше срока окончания его действия может быть вызвана различными обстоятельствами, в т. ч.:
- несоблюдением условий ДОУ одной из сторон;
- невозможностью выполнения своих обязательств поставщиком услуг;
- и т. д.
В целом причины досрочного прекращения ДОУ можно охарактеризовать как факторы, мешающие хотя бы одной из сторон договора получать преимущества и блага, предусмотренные условиями ДОУ. Сюда же относится возможность расторгнуть ДОУ по причине существенного изменения обстоятельств (ст. 451 ч.
karta-nedvizhimosti.ru