Об организации рабочего стола, работ и документов / Habr
Давайте обсудим вопрос организации иконок на рабочем столе. Хочется сказать: «покажи мне свой десктоп, и я скажу, как ты работаешь». Вынесу вверх главную мысль: Рабочий стол предлагается использовать для организации текущей работы над документами. Что на столе — то в сознании, в фокусе. Поэтому важно иметь структуру этого фокуса и важно вовремя убирать из фокуса лишнее.Часто можно наблюдать следующие стратегии поведения при использовании рабочего стола:
- заполнить стол значками до предела, периодически «удалять неиспользуемые»
- оставить на столе корзину и красивую картинку, удалять со стола всё, регулярно чистить корзину
- расположить на столе часто используемые ярлыки и некоторые рабочие документы
Всё это — варианты нормы, единственный недостаток — рабочий стол не помогает в организации работ. Это примерно как обвинить кота, что он не приносит тапочки. Но ведь мог бы и приносить!!! Достаточно правильно расчертить дорожки.
Сначала я подумал, что я гений и заработаю миллионы на этой идее, но потом решил вбить в поисковик «Organizing desktop wallpaper». Нафантазированная яхта и девушки-поклонницы исчезли, но стало ясно, что, во-первых, желание вполне адекватное, а во-вторых уже есть готовые варианты, чтобы взять и использовать. Т.е. хотя бы тапочки. Картинка выше взята из статьи How to Design and Create a Clean, Organized Desktop.
Ниже будет список найденных статей и вариантов, а также я расскажу о своей идее и тех задачах, которые она должна решать:
- Способствовать организации хранения документов
- Помогать в управлении работами
Кто умеет рисовать — предлагайте свой варианты в комментах, я добавлю их в статью, а то мне медведь на руки наступил.
Обзор заинтересовавших вариантов:
Organize your Desktop with a Simple Wallpaper
У меня тоже первой была идея найти картинку, куда иконки бы вписывались органично. Либо интерьер с полками, либо какой-то конвейер. Стимпанковский. Но задачи поставлены сильнее, поэтому ищем дальше.
How to Organize your Desktop to Boost Productivity
Эта идея проста и понятна, но никак не помогает решить поставленные выше задачи. Иконок много, процесс работы над ними никак не поддержан.
Give Your Desktop A Productivity Boost With These Built-in Organisation Wallpapers
Раскрыта идея использовать рабочий стол, как инструмент для работы, где объекты не просто лежат, а проходят свой путь. В статье ещё несколько готовых картинок. Есть ещё похожая статья с аналогичной организацией в виде дорожек: Organize Your Desktop — No, Not That One!
Organize your computer desktop
Это самая эстетически приятная из найденных и тоже содержит свою идею организации работ.
Правда, во всех этих подходах мне не нравится, что на стол всё ещё можно поместить кучу иконок.
О чистоте стола
Где-то тут надо вставить мысль о том, что в одной из практических систем наведения порядка в делах предлагается очень интересный способ: в конце каждого рабочего дня нужно прибраться на столе (физическом) и оставить его чистым- Мелкие записи перенести в ежедневник, органайзер и т.п.
- Документы положить в правильное место хранения (Лоток/папка «архив», «текущий проект», «черновики», «английский язык» и т.д.)
- Завершить начатое на бумажке и выкинуть её
Следующее соображение преследует две цели: на столе должен быть минимум необходимого и стол должен радовать взгляд. Поэтому мы положим на него красивую картинку. Как сейчас говорят, чтобы «отражал индивидуальность».
Предлагаемая концепция
- Рабочий стол используется для быстрого доступа к ключевым приложениям
- На рабочий стол помещаются объекты, с которыми ведется текущая работа
- Объекты перемещаются по столу в разные области в зависимости от текущего состояния работы над ними
- Рабочий стол используется для навигации по долгосрочному хранилищу
- На рабочем столе размещена картинка, определяющая отведённые места для документов и ярлыков.
Ниже я опишу конкретную конфигурацию рабочего стола и некоторое обоснование этих идей. Впрочем, совершенно ясно, что подходы могут варьироваться и комбинироваться.
Ярлыки запуска
Слева расположены постоянные ярлыки программ. В левом верхнем углу — Корзина. И я потом объясню почему. Если слева программ слишком много, то, во-первых задумайтесь, действительно ли они нужны каждый день, а во-вторых можете использовать два вертикальных столбца иконок. Наше решение масштабируемо.Панель рабочих документов
Верхняя строка — самая важная. Она постоянно перед глазами, её удобнее всего использовать для текущей работы. Я предлагаю следующую структуру:Левая треть — для временных файлов, их обработали, распечатали, дописали, отправили, скопипастили куда нужно — и отправили в корзину. Именно поэтому корзина тут же слева дня них и расположена.
Средняя треть — для текущих документов, над которыми сейчас идёт работа. По завершению они могут быть отправлены по назначению и переместиться в архив или в корзину.
Правая треть — для документов, которые задерживаются на столе для работы подольше.
Хранилище документов
Справа у нас будет инструмент организации долгосрочного хранения. Симметрично от Корзины в правом верхнем углу — папка «Архив» или «Склад». Туда по завершению работы над документом отправляется всё то, что жалко удалить, но лень классифицировать. Оставьте эту работу встроенным инструментам поиска по тегам и содержимому. Я до сих пор радуюсь каждый раз, когда переношу в такой архив очередной непонятный документ из текучки дел. Невозможно создать систему для всего, особенно если оно не очень нужно. Неструктурированный архив для барахла, индексация содержимого и поиск — вот легкий путь к освобождению стола и сознания. Я тут наступаю на горло песне про архив, потому что сказать хочется многое, но не всё же сразу.Динамика движения документов
Таким образом, динамика у нас такая: документы попадают в топ, растаскиваются в корзину влево, в архив вправо или в постоянное хранилище вправо и вниз. Появление новых объектов на столе вынуждает нас убирать со стола лишнее. Возьмите себе за правило — не иметь более 5-9 текущих документов, над которыми идёт активная работа. Остальное нужно завершать, отменять, делегировать, переносить в будущее. Да, это одна из идей — тайм-машина для файлов. Завершив работу над документом, положите его в правильное место (зелёные стрелки на рисунке выше).TaskBar, логично завершающий симметричную картинку, поэтому я не размещаю снизу ярлыки. Однако, если мы говорим о масштабировании, то если у нас слева и сверху два ряда ярлыков, то два ряда могут быть и справа — например, для столбца постоянно необходимых документов — инструкций, схем, ссылок на проектные папки и т.д. И снизу может быть дополнительный ряд. Например, для игр и развлечений.
Ну, и чтобы два раза не вставать, пара слов о структуре хранилища документов (папки My Documents). Мы здесь говорим об этом, потому что правая часть стола отведена под навигацию по хранилищу.
Структура хранилища
Mail — папка с локальным кэшем почтовой программы. В бекапе не нуждается. Переименую в Cache.Music — папка с музыкой и видео для работы. Переименую в Media. В бекапе не нуждается.
Temp — папка для временных объектов при копировании и т.д.
В SkyDrive лежат:
Office — офисные документы (командировки, инструкции, приказы и т.п.)
Personal — папка с личными файлами
Work — папка с рабочими файлами
Photos, Pictures — фотки, картинки
Public, Shared — папки, доступные в интернет для обмена через SkyDrive с другими людьми
Дальнейшее деление не имеет смысла описывать детально. В рабочей папке лежит архив проектов, текущие проекты, презентации и т.д. Главное — на рабочем столе есть ярлыки к ключевым точкам этой структуры. И к текущим активным проектам. Это позволяет без лишних усилий раскладывать документы в папки для долгосрочного хранения. Предлагайте в комментариях свои варианты организующих обоев и идеи их использования.
UPD: Многие рекомендуют Fences. Эта штука упоминается в статьях, но я хотел обсудить рабочий стол в чистом виде. Ещё раз хочу подчеркнуть мысль статьи: стол можно не использовать. Это всего лишь одно из приложений. Но раз уж оно есть в ДОПОЛНЕНИЕ к версионному контролю, к облачным папкам, к структуре документов (всё это можно заметить в статье), то почему бы не использовать стол как ЕЩЁ один инструмент, раз уж он всегда под рукой.
habr.com
Стильные идеи для организации рабочего стола
Стильная женщина прекрасна не только сама по себе, но ещё её окружают красивые вещи, а работа — второй дом. Там мы проводим огромное количество часов, большую часть жизни. Если не учитывать сон, то цифра станет просто космической. Чтобы скрасить своё времяпрепровождение в будни стоит сделать рабочее место более привлекательным, как минимум завести на столе несколько приятных мелочей и подобрать стильные канцелярские принадлежности. Если вы работаете дома, можно позволить себе свободно организовать всё пространство вокруг рабочего места.
Цели
Аксессуары, которыми вы можете оформить рабочее место должны преследовать много разных целей. Главное — найти свой баланс, который поможет вам быть эффективной и жизнерадостной в течение всего дня. Если на вашем столе все предметы отвечают одной задаче, в чём-то вы будете чувствовать недобор, который сразу же отразится на качестве труда или вашем состоянии. Подбирая аксессуары, учитывайте как каждый из них будет влиять на вас и как сильно. Они могут:
1. Снимать стресс — окружающие вас предметы не должны вас раздражать или утомлять. Приятные мягкие тона, особенно зелёный и голубой, цветы, аквариум, водопад, восточные шарики, песочные часы, свечи и т.п.
2. Расслаблять — должно быть что-то приятное, на чём можно остановить взгляд и передохнуть. Что-то, вызывающее положительные эмоции. Однако, ни в коем случае, такие вещи не должны преобладать над деловыми. Ничто не должно отвлекать вас от эффективного труда и достижения карьерных целей. Фотографии из отпуска, семейные фото, доска желаний, открытки, сувениры, декор с весёлой надписью, кружка с приятным сюжетом или любая любимая вещица.
3. Мотивировать — таки предметы, должны помогать концентрироваться, давать энергию и вселять уверенность в победе. Постеры с цитатами, часы, награды, фото персоны, которая вас мотивирует, денежная купюра в рамке, то, что заставляет лично вас двигаться в верном направлении. Предпочтительны активные цвета, оранжевый, жёлтый, красный.
4. Вдохновлять — это могут быть креативные вещи, которые заряжают вас на поиск нестандартных решений и свежих идей. Идеально, если эти предметы напрямую связаны с вашей профессией. А также не забудьте организовать место, куда можно быстро занести свежие наброски, специальный блокнот, доска для заметок, коробка с записками.
5. Украшать и создавать впечатление — это красивый дизайн, цельная картина рабочего пространства, выдержанного в определённом стиле. Пусть все предметы доставляют вам эстетическое удовольствие, говорят о вашем вкусе, индивидуальности и профессионализме, следовательно, создают выгодный имидж.
6. Быть исключительно функциональными — не стоит выбирать предметы только с необычным оформлением. Простые лаконичные вещи должны преобладать. Обязательно должны присутствовать базовые цвета. Старайтесь сохранить гармонию между нарядным и простым. Некоторые выбирают минимализм и сводят к минимуму как цветовое решение, так и количество вещей на столе.
Цвет
Чтобы рабочее пространство выглядело стильно в его оформлении лучше всего использовать до 5 цветов, но если вы связаны с творчеством разнообразие цвета, один непривычный оттенок и наличие креативных элементов будут выглядеть вполне естественно. Очень нарядно в любом офисе смотрятся аксессуары из металла, а ещё их легко сочетать с любым цветом.
Заставка
Удачная заставка на монитор или скринсейвер может подарить отличное настроение с утра, расслабить в перерыве или мотивировать. Выбирайте, что для вас актуальнее или чередуйте задачи.
Крепим постеры
Прикрепите на стену папку-планшет, фоторамку или купите готовый постер с креплением. Они отлично поднимают настроение, побуждают к действию и просто украшают помещение.
Провода под рукой
Можно прятать провода в коробку, сматывать в скрепленные мотки, а вот то, что стоит попробовать чтобы никогда их не терять.
Перегородка
Скучная панель, отгораживающая вас от других сотрудников, может радовать глаз. Обклейте её симпатичными обоями, прикрепите доску для заметок, повесьте постеры, разместите на ней открытки или приклейте пару любимых фотографий.
Креативные аксессуары для офиса
Ссылки на товары под фото
Подставка-прищепка для кружек и стаканов
Кружка с котиком (много цветов)
Кружка, которая сама меняет картинку в зависимости от того как напиток остывает
Мемо-доска, которая крепится сбоку монитора, с пандой или зайчиком. Больше не нужно клеить стикеры на сам монитор!
Мотивирующая табличка с блокнотом для списков
lena-view.livejournal.com
360 Рабочий Стол Плюс держает свой рабочий стол аккуратным.
19 Сен. 2018 г.kate
Подробнее о 360 Total Security360 Рабочий Стол Плюс теперь встроен в 360 Total Security Премиум, чтобы держить свой рабочий стол аккуратным.
Грязный рабочий стол Windows может быть утомительным, так как он убивает производительность. Большинство пользователей часто заполняют свой рабочий стол множеством загруженных приложений и файлов, созданных самим собой, пока рабочий стол не станет похож на полигон с иконками, и они почти не могут увидеть обои.С 360 Рабочий Стол Плюс вы можете организовать свой рабочий стол мгновенно одним щелчком мыши.
Как работает 360 Рабочий Стол Плюс?
Нажмите«Сортировка », документы, файлы и приложения на рабочем столе будут разбиты по категориям на разные ящики для хранения. После« Сортировка » поиск документа с беспорядочного рабочего стола уже не является сложной задачей. Вы также можете создавать новые ящики для хранения, чтобы классифицировать файлы по-своему. Организация рабочего стола уже не утомительна. Помимо сортировку Рабочий Стол Плюс также предоставляет несколько инструментов, которые помогут вам работать умнее.
Помимо сортировку Рабочий Стол Плюс также предоставляет несколько инструментов, которые помогут вам работать умнее.
Поиск Файлов
Рабочий Стол Плюс дает вам новый опыт поиска файлов. Нажмите« Поиск », ваш файл найден за одну секунду.
Скриншот
Вы можете легко делать скриншоты, не переходя в системное меню. Кроме того, встроенный редактор позволяет легко обрезать, рисовать, комментировать скриншот несколькими щелчками мыши.
Список дел
Нужно делать слишком много дел каждый день? Вы можете попробовать наш инструмент «Список дел», чтобы упростить управление вашей задачей. Кроме того, вы можете настроить свою задачу с помощью напоминания о времени, чтобы убедиться, что задачи полностью завершены вовремя.
Новость
Инструмент «Новость» помогает вам справиться с притоком ежедневных новостей одним щелчком мыши, даже если вы заняты.
Защита Глаз
Защита глаз — это защита от усталость глаз путем регулировки яркости и цветов, отображаемых на экране вашего компьютера. Попробуйте Защиту Глаз и держите усталость глаз подальше!
Блокировка Экрана
Работающий компьютер разблокирован, как сдав свою личную информацию и документы посторонним лицам.Следовательно, мы предоставляем «Блокировку Экрана» с 360 Рабочего Стола Плюса, чтобы дать вам быстрый способ заблокировать экран компьютера одним простым щелчком.
Блокнот
Ярлык «Блокнот» поможет вам написать заметок без открытия меню «Пуск».
Калькулятор
Нажмите «Калькулятор», чтобы быстро получить доступ к Калькулятору.
Подробнее о 360 Total Securityblog.360totalsecurity.com
Фен-шуй рабочего места (стола)
Вдруг захотелось перемен в рабочем кабинете. Какой самый распространенный и доступный способ их произвести? Правильно, переставить стол в другое место.После 2-3 попыток он занял не совсем традиционное положение – мне пришлось сидеть лицом к двери, расположенной наискосок, а спиной к стене. «Ой, как вы удачно поместили стол, прямо по фен шуй!», воскликнула коллега, пришедшая оценить перестановку. Честно говоря, думать про фен шуй рабочего стола мне и в голову не приходило.
Основным мотивом таких перемен было желание замаскировать попытки иногда отвлечься от будней и пройтись с задумчивым выражением лица, олицетворяющим глобальную занятость, по социальным сетям. Нет, нет, злоупотреблять этим, раскладывать пасьянсы, читать статьи о модных трендах мне и в голову не приходило.
Я все успевала и даже считалась в офисе очень перспективным сотрудником, просто иногда необходимо было отвлечься, да и смена обстановки должна была подстегнуть работоспособность. Высказывание коллеги про фен шуй рабочего места меня заинтересовало, захотелось оформить стол так, чтобы благотворная энергия Ци была частой гостьей не только в этом кабинете, но и во всем офисе.
Положение стола
Познакомившись с основными положениями, я поняла, что все правильно сделала – стол сотрудника любого статуса должен стоять по диагонали от входа. Если поставить его напротив входа – энергия Ци не будет задерживаться в кабинете.Еще хуже, если придется сидеть спиной к двери или к окну, здесь и здоровья лишиться недолго. А тот, кто сидит к двери спиной – первый кандидат на увольнение. Сидеть же лицом к стене – значит, приобрести некоторую узость мышления.
Фэн шуй рабочего места предполагает, что лучшая защита – стена за спиной. На стену желательно повесить пейзаж с изображением гор, но только, если у них нет острых вершин. Любые пики, соединения прямых линий – ядовитые стрелы, поражающие благополучие человека.
По этим же соображением нельзя вешать над головой и за спиной книжные полки и шкафы для документов.
Рабочий стол – правила организации пространства
Перед тем, как начать организацию по фен шуй рабочего стола, я избавилась от исписанных ручек, ненужных бумаг в ящиках, поломанного степлера и потрепанного коврика для компьютерной мыши.Все вещи подобного рода, сломанные и неиспользуемые, нужно сразу же выкидывать. Один из постулатов учения гласит о том, что хлам и старые вещи – это препятствие для циркуляции благотворной энергии.
Не приветствуются вычурные столы, отделанные сложными декоративными элементами, особенно из металла, имеющие острые углы и ассиметричные мотивы. Натуральные материалы, особенно дерево, по фен шей рабочего места способствуют стимуляции рабочего процесса в кабинете.
Восьмиугольник Багуа
Как и многие пространства, организованные по фен шуй, пространство рабочего стола в офисе ориентируется на зоны, распределенные по восьмиугольнику Багуа.
Его 8 секторов охватывают все, что дорого и важно для человека. Я разделила визуально стол на три части: центр, правая и левая сторона, а затем эти части на 8 зон:
- Прямо перед сидящим по фен шуй рабочего стола располагается зона карьеры. Тут и стоит мой помощник по пути к карьере – компьютер. Считается, что здесь должен царить идеальный порядок, а лучше это место вообще освободить от лишних предметов.
Заставка на рабочем столе имеет важное значение. Я расположила там картинку с изображением водопада, ведь вода приносит деньги, а зачем нужна карьера, не сопровождаемая финансовыми стимулами?
- Дальше зоны карьеры по прямой линии расположена зона планов на будущее, перспективы развития. Я планировала и дальше работать в этом офисе, поэтому положила там папку с планом нашей рабочей группы по новому проекту.
- Еще дальше, и тоже прямо – зона славы. Достижения компании в целом и ваши в частности, логотип предприятия — вот то, что должно там находиться. Нет таких атрибутов, значит нужно поставить туда пирамидку из нефрита, что я и сделала. И опять же, там не должно быть ничего лишнего, заслоняющего перспективу. Чистота и пустота – ваш знак для Вселенной о том, что вы готовы для плодотворной работы.
- Справа вверху – зона семьи. Две детские мордашки с серьезным папой между ними весело улыбаются мне с фотографии, добавляя мотивации к работе и положительных эмоций.
- Справа посередине – зона творчества. Там должны лежать уже завершенные проекты или вещи, олицетворяющие творчество для каждого отдельно взятого человека.
- Справа внизу – эту зону по фен шуй рабочего места должны занимать помощники и покровители. Рабочий телефон, ежедневник, записная книжка, визитница – обитатели этого места. У меня там лежит список телефонов служебных контактов в нашем офисе и за его пределами.
- Слева вверху — сектор богатства. Именно там не помешал бы горшок с денежным деревом или трехлапая жаба с монеткой во рту. Но, как только я представила лицо начальника отдела, смотрящего на эти атрибуты, нести сюда толстянку в горшке и жабу мне что-то расхотелось. Оказалось, что их можно заменить настольными часами и настольной лампой, а, если эти предметы фиолетового цвета – премия или повышение оклада не за горами.
- Слева посередине – зона здоровья и физической активности. Именно там должно лежать то, на что вы бы хотели потратить силы в ближайшее время – проекты, статьи, курсовая, диссертация. Сложите их там аккуратной стопочкой, и силы найдутся сами собой.
- Слева внизу – зона знаний. Там уместны справочники или другие предметы, которые именно для вас – источники знаний. Можно держать там блокнот с ручкой, как символ открытости к получению знаний. Если ничего такого нет, то в этой зоне будет уместен кристалл из горного хрусталя.
Совершенно необязательно загромождать все столы в офисе кристаллами и пирамидками с настольными лампами. Главное, выбрать то, что актуально для каждого в настоящий момент и активизировать именно эту зону рабочего стола.
Организация рабочего стола компьютера
Трехлапая жаба, кристалл и нефритовая пирамидка – символы успешной работы.
Мудрое учение универсально, как многие вещи и понятия, прошедшие испытание временем. Не обошло оно своим вниманием и организацию рабочего стола компьютера. Его заставка будет подобранной в соответствии с фен шуй, если будет содержать виды природы, имеющие перспективу. Плоский рисунок считается отступлением от канонов фен шуй.
Организация рабочего стола компьютера – основные правила:
- Беспорядок не приветствуется и там, хаотичное расположение ярлыков безо всякой системы не прибавляет организованности и в обычной жизни такого пользователя.
- Все элементы нужно расставить по фен шуй, ориентируясь на карту Багуа. Верх экрана – зона репутации и славы, нижняя часть – карьеру и жизненный путь, правая сторона – семью, левая сторона – творчество, центр олицетворяет здоровье и благополучие.
- Лучше всего лишние значки спрятать в папки или удалить совсем, оставив на экране только основные ярлыки.
- Значок «Корзины» нельзя ставить в центре экрана, иначе благополучие в нее и утечет вместе со здоровьем. Ее место в северо-западном углу рабочего стола.
Одно радует, есть к чему стремиться. Не знаю, как с активизацией нужных зон, а, что касается организованности на рабочем месте, то здесь фен шуй здорово помог. Оказывается, и традиционному учению можно найти применение в современном мире.
*при копировании материала ссылка на источник mirpozitiva.ru обязательнаmirpozitiva.ru
Порядок на рабочем столе
Рациональная организация рабочего места секретаря необходима прежде всего для минимизации физических и умственных усилий при выполнении работы. Одним из условий рациональной организации рабочего места является оптимальное размещение технических средств, документов и других материалов. Размещение орудий и средств труда на рабочем месте секретаря должно отвечать таким эргономическим требованиям, как досягаемость, обозримость, изолированность.
Зоны досягаемости рабочего места секретаря
Рабочее место включает моторное поле и информационное пространство.
В моторном поле различают три зоны (рис. 1):
1 – зона оптимальной досягаемости ограничена дугами, описываемыми предплечьями при движении в локтевых суставах с опорой;
2 – зона легкой досягаемости ограничена дугами, описываемыми расслабленными руками при движении их в плечевом суставе;
3 – зона максимальной досягаемости ограничена дугами, описываемыми вытянутыми руками при движении их в плечевом суставе.
Рис. 1
Рассмотрим оптимальное размещение предметов труда и документов в зонах досягаемости.
В зоне максимальной досягаемости размещаются редко используемые предметы и технические средства, имеющие дистанционное управление, например дисплей. В зоне легкой досягаемости целесообразно размещать часто используемые предметы и средства труда, например лотки для документов, подставки для канцелярских принадлежностей, принтер. В зоне оптимальной досягаемости размещают наиболее важные и очень часто используемые технические средства, например клавиатуру, документы, которые находятся в оперативной работе.
Оптимальное размещение технических средств и рабочих материалов позволяет секретарю работать без лишних движений, приводящих к утомлению и непроизводительным затратам времени.
Зоны информационного пространства рабочего места секретаря
Рациональная организация рабочего места предполагает такое размещение средств и предметов труда, которое обеспечивает их обозримость и наилучшее восприятие информации. Необходимо также учитывать зону обзора, в границах которой секретарь отчетливо воспринимает форму предмета и его местоположение (рис. 2). По отношению к горизонтали угол обзора должен составлять 30—40°, а в вертикальной плоскости — 0—30° по отношению к горизонтали (15° вверх и 15° вниз от нормальной линии взора).
Рис. 2
Хорошая обозримость в сочетании с постоянством мест хранения материалов минимизирует потери времени на их поиск.
Специалисты отмечают, что нормальной считается такая организация рабочего места, при которой слово «искать» исключено из лексикона секретаря.
Правила размещения оборудования и материалов на рабочем месте
Специалисты, изучив движения секретаря во время работы за письменным столом, сформулировали общие правила размещения материалов и технических средств на рабочем месте, соблюдение которых позволяет экономно расходовать физические усилия.
1. Не следует держать на рабочем месте ничего лишнего. Каждая вещь должна иметь свое место и постоянную зону перемещения в процессе труда.
2. Все, что берут правой рукой, располагается справа, а левой — слева; все, чем пользуются чаще, кладут ближе, а чем пользуются реже — дальше.
3. Материалы и орудия труда следует располагать так, чтобы обеспечить наиболее рациональную последовательность движений.
4. Материалы и принадлежности должны иметь постоянное место хранения и заранее подготавливаться для использования в работе. Беспорядочное, бесплановое размещение материалов приводит к большим потерям времени.
5. Различные предметы и документы следует группировать, обеспечивая обоснованную целостность их расположения в пространстве (например, карандаш, ластик, ручки и др.)
6. На столе секретаря должны быть только те предметы, которые необходимы ему для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам.
7. Размещение оборудования и материалов на рабочем месте должно быть приспособлено для конкретной работы или конкретного служащего (если, например, служащий левша), но не наоборот.
Внутренняя организация рабочего стола секретаря
Важным элементом организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола.
Конструкция рабочего стола секретаря должна предусматривать специальные места для всех предметов, документов и технических средств.
Размер ящиков стола должен соответствовать характеру располагаемого в нем материала. Целесообразно, чтобы размеры ящиков соотносились друг с другом как 1:2:3, а сами ящики были взаимозаменяемыми, то есть чтобы вместо одного тройного нижнего ящика можно было при желании вставить три одинарных. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик стола, как правило, используют для вертикального подвесного хранения документов и справочных материалов. Верхний ящик стола предназначен для хранения чистой бумаги, бланков, конвертов и карточек. Выдвижные ящики стола рекомендуется оборудовать специальными приспособлениями для хранения канцелярских принадлежностей, средств малой оргтехники, документов; на ящиках с документами целесообразно закреплять карточки с перечнем находящихся в них дел.
Дела и папки, хранящиеся в столе, в шкафах и на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.
Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.
Зона обслуживания посетителей
В состав рабочего места секретаря входит зона обслуживания посетителей. Главная задача секретаря при организации этой зоны — сделать все, чтобы посетители чувствовали себя комфортно. Секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами, ставить вещи (хозяйственные сумки, обувь, зонты) на обозримые места. Недопустимо хранение косметики, принадлежностей для чаепития и т.п. на рабочем столе. Не следует развешивать на стенах приемной фотографии любимых артистов и рекламные проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации.
О.Л. Седова, кандидат технических наук, доцент РГГУ
www.profiz.ru
Как навести порядок на своем компьютере
Правильная организация хранения файлов и информации, наведение порядка на компьютере, сделает более продуктивной использование ПК, повысит эффективность работы на компьютере. При правильной организации работы на компьютере, пользователь сэкономит значительное количество времени, которое он тратит на поиск файлов, с компьютера будут удалены ненужные данные.
Многие пользователи часто сталкиваются с ситуациями, когда на компьютере невозможно, что-то найти. В папках все файлы свалены в кучу, царит полный хаос. Я думаю, что многим такое знакомо. Мало того, что файлы разбросаны в беспорядке, на компьютере полно дубликатов файлов, которые занимают значительное место на диске.
Меня уже несколько раз просили написать данную статью. Посетители, просматривая видео на моем канале YouTube, заметили, что Рабочий стол моего компьютера практически свободен от посторонних элементов, а в Проводнике файлы и папки на дисках распределены в определенном порядке, и имеют нормальные названия. Я выполняю свое обещание, правда, с задержкой на пару-тройку лет.
Мне часто приходилось иметь место с папками: «Новая папка1», «Новая папка2», с файлами типа: «111», «123» и т. п., часть папок бывают пустыми. Подобные файлы и папки имеют копии, дублируются.
Поиск в операционной системе Windows для доступа к необходимым данным с непонятными названиями, если их огромное количество, мало чем поможет. На разбирательство с беспорядком уйдет очень много времени.
В этой статье я поделюсь своим опытом по организации хранения файлов на компьютере. Если у вас есть свои наработки по упорядочению хранения и использованию информации на ПК, поделитесь об этом в комментариях к этой статье.
Если вы испытываете трудности с поиском нужных файлов, на диске уменьшается свободное место, которое постепенно занимают файлы и папки, вам следует заняться наведением порядка на своем компьютере.
Вам придется потратить много времени на правильную организацию хранения файлов (в «тяжелых» случаях, можно сделать это в несколько этапов), но поверьте, затраченное время будет того стоить.
В дальнейшем, когда беспорядка на компьютере уже не будет, вам придется только распределять новые файлы по соответствующим местам (диски, разделы, папки и т. п.). Вы быстро найдете нужную папку, файл или документ, потому что вам будет понятно, где их нужно искать.
Выполните работы по организации хранения и наведению порядка на домашнем компьютере в примерно такой последовательности:
- Выбор правильной структуры для хранения информации.
- Определение порядка хранения данных.
- Удаление дубликатов файлов.
- Наведение порядка на Рабочем столе.
- Распределение файлов и папок.
- Переименование файлов и папок для того, чтобы дать им нормальные имена.
- Наведение порядка в программах.
- Очистка и дефрагментация компьютера.
- Резервное копирование важных данных.
- Постоянное поддержание определенного порядка.
Базовые принципы хранения информации
Перед тем, как приступить к наведению порядка на компьютере, нужно определить для себя базовые принципы для упорядочивания хранения данных.
Все объекты необходимо распределить на категории, в дальнейшем все новые объекты должны распределяться по ранее созданным категориям. Структура хранения данных должна отвечать следующим требованиям:
- создаваемая структура должна быть удобной и максимально понятной;
- изменения не должны быть хаотичными;
- необходимо поддерживать порядок в выбранной структуре хранения данных.
В результате с компьютера будут удалены ненужные и лишние файлы (так как файлы часто дублируются), освободится место на ПК, повысится продуктивность работы.
Определение порядка хранения данных
Правильное распределение информации на жестком диске повышает надежность компьютера. В большинстве случаев, дисковое пространство компьютера распределяется следующим образом: на системном локальном диске «С» установлена операционная система Windows, программы, другие важные данные, необходимые для работы системы, а второй локальный диск используется для хранения пользовательских данных.
Для чего нужны два раздела? Для большей безопасности и надежности работы. Система и данные должны быть разделены.
В случае краха системы, вы не потеряете данные, которые находятся на другом локальном диске (диск «D»). Потому что после переустановки системы, будут потеряны только данные на системном диске «С», все остальное сохраниться в целостности и сохранности.
Поэтому на компьютере желательно иметь два или более локальных дисков (например, диски «C» и «D»). На диске «D» имеет смысл хранить свою личную информацию: музыку, фильмы, фотографии, учебные материалы, дистрибутивы программ и т. п.
Перед распределением данных, обратите внимание на следующее: на системном диске всегда должно хватать места для работы операционной системы и программ, установленных на компьютере. Не забывайте о будущем (вдруг вы установите приложения, занимающие много места на диске), и о том, чтобы на системном диске оставалось свободное место (минимум 15-20%) необходимое для оптимальной работы операционной системы Windows. В противном случае, после заполнения свободного пространства на диске, серьезно замедлится работа компьютера.
На системном диске «С» находятся папки «Документы» (Мои документы), «Рабочий стол», «Загрузки», в которых порой храниться большой объем информации. Эти каталоги можно перенести на другой раздел жесткого диска. Лично я этого не делаю, а только контролирую содержимое этих папок. Я не храню файлы в папке «Загрузки», а переношу загруженные файлы в места постоянного хранения.
После установки на компьютер приложения для облачного хранилища, папка хранилища по умолчанию расположена на диске «С». Если вы используете синхронизацию, все данные «облака» будут на системном диске.
Если объем облачного хранилища большой, оптимальное решение: перенести папку облачного хранилища на другой локальный диск компьютера. В этом случае, ваши данные из «облака» не будут занимать место на системном диске.
На своем компьютере я перемещаю папки облачных хранилищ на другие разделы. Прочитайте статью о том, как перенести Яндекс.Диск на другой локальный диск.
На диске «D» моего компьютера находится папка Яндекс.Диск, размером более 200ГБ, а на диске «E» находится папка Cloud Mail.Ru, объемом 1000ГБ. Эти папки синхронизированы с облачными хранилищами, в них находятся важные для меня данные. Папки находятся на компьютере, поэтому я имею постоянный доступ к этим файлам, и даже в случае выхода из строя жесткого диска, я не потеряю важную информацию, потому что благодаря синхронизации она сохранится в «облаке».
В данный момент, на моем компьютере установлены два жестких диска: на первом жестком диске расположены два Локальных диска «С» и «D», а на втором жестком диске – один Локальный диск «E».
Диски используются следующим образом:
- Локальный диск «С» (системный диск).
- Локальный диск «D» (хранилище файлов).
- Локальный диск «E» (хранилище файлов).
После того, как вы определитесь с дисками компьютера, удалите дубликаты файлов.
Удаление дубликатов файлов
Удаление дубликатов поможет отсеять ненужные копии файлов, с компьютера будут удалены лишние данные. Во многих программах для очистки компьютера есть модули для поиска и удаления дубликатов. Для удаления дубликатов файлов можно воспользоваться специализированными программами, например, Auslogics Duplicate File Finder.
Наведение порядка на Рабочем столе
Очистка Рабочего стола — первый шаг в процессе наведения порядка на ПК. От обилия ненужных данных на Рабочем столе может тормозиться работа компьютера.
Некоторое время назад, мне принесли ноутбук, с операционной системой Windows 8. Ноутбук жутко тормозил. На Рабочем столе находилась куча папок, ярлыков и файлов. Там было много фотографий, часть фотографий дублировалась в разных папках. Я решил посмотреть, сколько данных находится на Рабочем столе. Оказалось, что около 250 ГБ, это меня даже немного шокировало.
Пользователям удобно все запускать с Рабочего стола, правда, потом они удивляются медленной работе своего компьютера. Мои предложения по перемещению файлов на другой диск или по поводу загрузки данных в облачное хранилище, часто встречают непонимание. Многим людям лень сделать лишний клик мыши для доступа к нужным файлам.
Рабочий стол — место работы (это не случайное название). От работы ничто не должно отвлекать. Поэтому на Рабочем столе не стоит размещать лишние элементы, которые вполне могут находиться в других местах, оставьте здесь только минимум объектов, действительно необходимых. После этого, вы заметите, что повысилась эффективность работы.
Во время работы на Рабочем столе могут скапливаться разные временные данные: папки, файлы, документы. Следуйте простому правилу: после завершения работы, уберите все объекты, переместите их в соответствующие места, туда, где они должны постоянно храниться.
Завершили работу над документом Word (например), переместите документ в места хранения для документов этого типа.
На Рабочем столе моего компьютера в Windows 10 находятся всего три объекта: значки «Этот компьютер» и «Корзина», и папка «Программы». С помощью значка «Этот компьютер» можно быстро попасть в управление компьютером (прочитайте здесь, как вернуть «Мой компьютер» на Рабочий стол), а в папке «Программы» находятся ярлыки наиболее часто мною используемых программ, большая часть которых переносные. Сами портативные программы расположены на диске «D».
Можно обойтись без подобной папки для ярлыков. Для портативных (portable) программ используйте программу-оболочку PortableApps.com Platform. Портативные программы могут находиться в любом месте компьютера, а запускаться они будут из оболочки. Папку с ярлыками переносных программ можно перенести в меню «Пуск» для того, чтобы запускать портативные программы оттуда, вместе с обычными приложениями.
Распределение файлов и папок
После того, как вы определились с местами хранения файлов на компьютере, потребуется распределить файлы и папки по дискам. Сначала перемещайте и сортируйте понятные для себя данные, а то, что пока не понятно, оставьте на завершающий этап распределения.
На диске для хранения файлов создайте папки с понятными названиями, например, «Музыка», «Видео», «Фото», «Документы» и т. д. В этих папках будут созданы другие папки для сортировки файлов по определенным критериям.
Создайте жесткую иерархию папок для того, чтобы четко понимать, где что у вас находится.
Допустим, на вашем компьютере есть много фотографий, видео, музыки. Перенесите на диск, который вы будете использовать в качестве хранилища, все мультимедиа файлы.
В папку «Фото» будут помещены отдельные фото и папки с фотографиями. Сгруппируйте снимки по определенным критериям, например, времени съемки, поместите фото в папки, названные по определенным параметрам, например, в папку «Отдых на море в таком-то году». К папкам с фотографиями я советую всегда добавлять даты, для того, чтобы вы легко могли найти нужные фотографии.
В папку «Музыка» поместите все музыкальные файлы, которые следует распределить в категории (папки) по именам исполнителей, по названию альбома, по музыкальным жанрам и т. д., в зависимости от своих предпочтений.
Подобным образом поступите с фильмами, документами, другими файлами. В процессе разбирательства, вы найдете много ненужных файлов, которые не стоит хранить на компьютере.
Пример распределения папок на моем компьютере. На диске «E» создано несколько папок с понятными названиями. В папке «Музыка» находится несколько папок с аудио файлами, среди них папки «Дискотека 80-х» и «Зарубежные исполнители». В папке «Зарубежные исполнители» находятся папки, имеющие названия по именам исполнителей и названием групп.
Файлы программ распределены в папки, названные в соответствии с определенными категориями.
Подобная логичная структура поможет легко и быстро найти нужный файл или папку.
Понятные названия папок и файлов
Очень важно всегда придерживаться правила: папкам и файлам необходимо давать понятные имена. Имена должны быть понятны для любого человека.
Даже, если нет времени дать понятное имя в данный момент, найдите время для того, чтобы после завершения работы назвать файл или папку понятным именем. Это сэкономит массу времени, которое придется затратить на поиски нужного файла или папки.
Если на ПК много файлов с непонятными названиями, переименование займет довольно много времени. Выполните эту работу в несколько этапов.
Наведение порядка в программах
Обратите внимание на программное обеспечение своего компьютера, удалите все ненужные программы и игры. Посмотрите почтовые ящики электронной почты, возможно, там потребуется произвести чистку.
Наведите порядок в браузерах. Удалите ненужные расширения. Разберитесь с закладками: проверьте закладки (бывает, что сайты прекращают свое существование), сгруппируйте или удобно для себя распределите закладки в окне визуальных закладок. Если у вас много закладок в браузере, сгруппируйте закладки в отдельные папки с краткими понятными названиями на панели закладок.
Очистка и дефрагментация системы
После завершения наведения порядка, выполните очистку компьютера от временных и мусорных файлов. При перемещении больших объемов файлов на компьютере появляется много временных файлов. Удалите ненужные файлы с помощью средства Windows, или при помощи специализированной программы, например, CCleaner.
После этого выполните дефрагментацию компьютера для того, чтобы собрать фрагменты файлов в одном месте на диске. При значительном перемещении данных, степень фрагментации файлов серьезно повысится. Выполнение дефрагментации упорядочит распределение файлов на компьютере, повысит скорость работы системы.
Сохранение важных данных с помощью резервного копирования
Для надежного сохранения информации, делайте резервное копирование системы или важных данных. С помощью резервного копирования системы на другой диск (желательно, на внешний жесткий диск), вы состояние системы на момент архивации.
В случае краха операционной системы, проведите восстановление Windows из резервной копии. В случае отказа жесткого диска, систему или другие данные из резервной копии можно восстановить на новый диск.
Для резервного копирования можно воспользоваться средством операционной системы Windows, или специализированными программами: Acronis True Image (есть бесплатная версия — Acronis True Image WD), AOMEI Backupper и т. д.
Постоянное поддержание определенного порядка
После распределения файлов, поддерживайте порядок на компьютере, новые файлы помещайте в ранее созданные категории, или создавайте новые. После выполнения повседневной работы, распределение файлов и папок в места постоянного размещения не займет много времени.
Выводы статьи
Наведение порядка на компьютере для правильной организации хранения данных на компьютере позволит серьезно повысить эффективность работы. Файлы и папки будут распределены по дискам компьютера в соответствии с определенной структурой, пользователь быстро найдет нужные данные.
Похожие публикации:
Автор статьи: Василий Прохоров — основатель сайта Vellisa.ru
vellisa.ru