Фасилитатор кто это: Кто такой фасилитатор?

Содержание

Кто такой фасилитатор?

КТО ТАКОЙ «ФАСИЛИТАТОР»?

Фасилитатор – это не тот, кто стоит перед группой и читает лекцию.
Фасилитатор является активным и объективным участником процесса обучения.
Роль фасилитатора заключается в том, чтобы всячески способствовать определенной группе людей в осознании своих общих целей, а также помогать им в достижении этих целей, не принимая какую-либо сторону в дискуссии.

  Фасилитатор стимулирует и способствует достижению взаимопонимания и консенсуса.
Во многих отношениях фасилитатор является своего рода человеком, содействующим в создании чего-либо.
Такой человек оказывает содействие в процессе создания, но не является производящим конечный результат

Основные навыки фасилитатора
Следование передовому опыту деловых встреч
Хронометрирование
Следование согласованной программе
Содействие группе в проведении мозгового штурма и решении проблем

Опытный фасилитатор должен также иметь следующие навыки:
Умение вклиниваться в процесс таким способом, чтобы привносить в дискуссию креативность, а не убирать ее из группы
Способность понимать групповые процесс и динамику – умение успешно «выравнивать» любые неравенства в групповой динамике

Кто является доминирующим в группе? И как их приостановить
Кто «за бортом»? И как их привлечь
Кому скучно? И как втянуть их в процесс
Хорошие навыки фасилитации нельзя просто «заучить» – ими нужно овладеть.
Чем больше мы практикуем наши техники креативной фасилитации, тем нам комфортней внутри нас самих и с участниками воркшопа.

Наиболее важным уроком из всех является умение получать РАДОСТЬ при этом.
Воркшопы должны быть приятными как для участников воркшопа, так и для фасилитатора воркшопа – радостная среда обучения будет в значительной степени способствовать процессу обучения. Участники воркшопа запомнят важную информацию, если эта информация будет представлена в живой манере.

Чтобы получить максимум от воркшопа, всем его участникам должно быть комфортно друг с другом.

Если участники воркшопа не будут задействованы должным образом, будут пассивно сидеть за столами, или же перед ними не будут поставлены интересные задачи, то они очень быстро потеряют фокус внимания. Динамика воркшопа будет менее эффективной, а учебная среда может стать скучной и непродуктивной.
Если фасилитатор всего лишь будет стоять перед группой воркшопа и читать лекцию, то это приведет лишь к тому, что участники начнут скучать и, вероятно, перестанут слушать по прошествии 10-15 минут.
Данный метод не является эффективным для обмена информацией и знаниями. Попробуйте вместо этого подключить к материалу воркшопа различные веселые и активизирующие мероприятия. Такие мероприятия могут быть использованы как для введения важных понятий, так и в качестве вступления к практической части воркшопа.
Успешный фасилитатор будет разрабатывать воркшопы, которые сочетают обучение и обмен информацией с интерактивными инструментами для групповой работы.
Фасилитаторы знают что они успешны, тогда, когда видят перед собой группу счастливых, улыбающихся людей.

Удачный воркшоп – это не сложно. Фасилитатор должен лишь создать такой набор техник и инструментов, который позволит сфокусировать и заинтересовать участников воркшопа в его материале
Успешные методы фасилитации должны:
Помогать участникам чувствовать себя комфортно друг с другом
Создавать увлекательную и интересную среду обучения
Повышать энергетические уровни участников воркшопа
Организовывать интересные и продуктивные мероприятия по групповой работе
Использовать совместные мероприятия, позволяющие получить оперативные отзывы по изученному материалу
Повышать групповую активность, чтобы участники воркшопа имели возможность расширять и локализовать полученные знания

Итак, вы — фасилитатор. Выберите то, что, по Вашему мнению, будет работать, играйте с этим и создавайте свои собственные занимательные игры для активизации участников воркшопа.
Будучи фасилитатором, это только Вам решать, что будет эффективным, а что – нет, при взаимодействии с участниками вашего воркшопа.


 

Кто такой фасилитатор и чем он полезен бизнесу? — OfficeLife

В последнее время многие компании все чаще привлекают внешних специалистов для проведения стратегических и креативных сессий, рабочих групп. Таких приглашенных людей называют фасилитаторами. В их задачи входит намного больше, чем просто организовать и провести встречу, а именно: работа с коллективным разумом и групповой динамикой, которые нужно организовать и направлять в нужное русло на протяжении многочасовой встречи.

Фото: Медея Ахвледиани

О том, кто такой фасилитатор и чем он полезен бизнесу, Office Life рассказала Медея Ахвледиани, опытный бизнес-тренер, фасилитатор, независимый HR-консультант.

— Все чаще в бизнес-среде можно услышать, что топ-менеджеры приглашают вести стратегические сессии и разного рода рабочие группы профессиональных фасилитаторов. Расскажите, пожалуйста, кто такой фасилитатор?

— Стоит начать с определения. Фасилитация (в переводе с англ. facilitate — облегчать, помогать, способствовать) — это одна из самых эффективных методик для поиска и выработки групповых решений. В фасилитации активно участвует вся группа, что дает возможность каждому человеку быть услышанным. Это экономит время при обсуждении, помогает избежать конфликтов. На входе, в начале обсуждения, участники видят проблему по-разному или не видят ее вообще. С помощью методов фасилитации их можно привести к единому видению и пониманию задачи.


Фасилитатор верит в возможности группы: он знает, что все решения она способна отыскать сама.


Организатором процесса групповой работы является, конечно, фасилитатор. Чаще это приглашенный со стороны специалист. Если же это сотрудник организации, то он  должен четко разделять и осознавать свои роли: в каких ситуациях он выступает в позиции фасилитатора, а в каких — обычным специалистом, таким же членом группы. Некоторые фасилитаторы открыто сообщают об этом своей команде. Для меня это про осознание роли и ответственность.

Задача фасилитатора — сопровождать группу на пути поиска решения с помощью определенных инструментов и методов, а также правильных вопросов. Ответственность же за принятые решения лежит на команде участников и ее реальных лидерах. Фасилитатор отвечает за процесс, и его отношение к событиям в группе должно быть нейтральным, то есть он не дает оценок происходящему и принятым решениям.

Фасилитатор может быть далеко не экспертом в той теме, над которой работает группа. Он контролирует процесс, а не содержание обсуждения. В его руках — групповая энергия, драйв или просто глубокое погружение участников в обсуждаемые вопросы. Здесь важно способствовать, иногда не мешать, порой делать нужную паузу, даже продлевать тайминг. Одна из важных компетенций фасилитатора — гибкость и умение правильно (и не всегда сразу) реагировать, если в обсуждении что-то пошло не по сценарию.

Если описать обобщенно, то профессиональный фасилитатор должен уметь:

  •  понимать групповую динамику и знать, что с этим делать;
  •  знать методы, инструменты фасилитации и не только;
  •  работать с разными группами и сопровождать их на всех этапах работы;
  •  вести обсуждение в нужном русле в соответствии с запросами;
  •  подводить группу к выработке консенсуса, принятию общих решений;
  •  использовать и корректно сочетать различные инструменты и техники при работе с группой; 
  • быстро и гибко реагировать на смену обстановки и настроение участников. 

Некоторые ставят знак равенства между фасилитатором и тренером. Это разные и в то же время близкие профессии, ведь в обеих важно знать групповую динамику и работать с ней. Тренер больше выступает экспертом в теме, и его задача формировать умения, которые впоследствии станут навыками.

Фасилитатор же работает с групповыми решениями, формирует взаимодействие между участниками и приводит группу к соглашению. Он больше направляет групповые процессы и энергию.

Вместе с тем это близкие профессии: фасилитатору нужно понимать тренерские «фишки», знать упражнения и разминки для поднятия энергии группы или наоборот; а тренеру важно иногда побыть в роли фасилитатора, поработать с групповой энергией не в плане управления ею, а направлять и способствовать принятию ответственности группой…

— А в чем ключевые отличия фасилитатора от модератора мероприятия?

— Частично функции модератора и фасилитатора тоже пересекаются. Например, они следят за таймингом и соблюдением правил встречи, организовывают процесс, управляют групповой динамикой и обсуждением. Но по сравнению с модератором фасилитатор больше погружен в процесс: он задолго готовится к встрече, плотно прорабатывает ее дизайн и сценарий, работает с запросами заказчика, а при необходимости и с его ключевыми сотрудниками.

Он обязательно продумывает планы А и В. Эффект от фасилитации может быть неожиданным. Поэтому профессиональный фасилитатор должен предвидеть различные результаты и варианты развития событий, и его задачи намного шире. Модерация обеспечивает обсуждение, но не решение и консенсус. Фасилитация сложнее как технология. Она включает различные методы («Мировое кафе», «Консенсус», методы ТОР-фасилитации), множество инструментов для визуализации процесса (рисунки, стикеры, коллажи), работу со специальными фасилитационными досками, конструктором Lego и пр.

— С какими запросами бизнеса работает фасилитатор? Чем же он может быть полезен?

— Можно выделить общие запросы, с которыми работает фасилитатор:

  • решение срочных вопросов с группой; 
  • планирование проекта и мероприятий;
  • разработка стандартов работы/обслуживания; 
  • проведение эффективных совещаний;
  • составление бюджета;
  • маркетинговое планирование;
  • пересмотр миссии, стратегии компании;
  • распределение обязанностей;
  • поиск решений в сложных и кризисных ситуациях;
  • ретроспектива проекта;
  • вывод нового продукта на рынок и пр.

— Рынок фасилитационных услуг в Беларуси заметно растет, таких специалистов становится все больше. На что обращать внимание заказчикам при выборе фасилитатора?

— Все индивидуально, потому что все люди разные. С моей точки зрения, важно обратить внимание на то, приятен ли тебе специалист, интересно ли с ним, достаточно ли комфортно. Конечно, важно, как фасилитатор готовится к встрече; как работает с заказчиком, то есть насколько точно и полно работает с запросом; какие задает вопросы; готов ли погружаться в тему, если она ему не знакома; формально или неформально подходит к встрече. Обязательно обращайте внимание на то, о каких сроках решения задачи говорит заказчик.


Фасилитация не панацея, и она не относится к экспресс-методам решения проблем.


Фасилитация в организации, я не имею в виду сейчас срочное решение задач, — это часто долгий, глубокий и многочасовой процесс. Поэтому опытный фасилитатор не дает гарантий быстрого результата, а готовит заказчика к тому, что, возможно, понадобится не одна встреча с группой, чтобы решить проблему.

 

— Медея, подскажите, что нужно человеку, чтобы стать профессиональным фасилитатором?

— Фасилитация — это большой труд. Фасилитатор должен чувствовать группу и процессы, которые в ней происходят, уметь работать со многими опорными материалами (фасилитационной доской, карточками, стикерами и пр.).

У фасилитаторов есть сильная внутренняя мотивация: нас стимулируют искренний интерес работать с группой, огромное желание помочь разобраться с задачей, помочь группе увидеть пути и способы ее решения, сделать рабочий процесс прозрачным и понятным для всех, улучшить взаимодействие между сотрудниками. Чтобы развиваться и работать в этой сфере, у человека должен быть высокий уровень осознанности в отношении своих ролей. То есть должна присутствовать регулярная саморефлексия на предмет того, в какой позиции фасилитатор сейчас находится: тренера, руководителя, фасилитатора или кого-то еще. И конечно же, для фасилитатора важны непрерывное обучение, самообразование, поддержание связей и обмен опытом с профессиональным сообществом.

— Не секрет, что сейчас популярны прогнозы на темы профессий будущего и умирающих специальностей. А что ждет фасилитаторов?

— Будут ли они востребованы на рынке бизнес-услуг будущего? Фасилитация жила, живет и будет жить, несмотря на массовую автоматизацию процессов и роботизацию. На рынке труда и в перспективе будут востребованы услуги фасилитаторов, потому что ни одна машина, ни один робот не сможет привести группу к консенсусу и общему решению.
Известный многим «Атлас новых профессий», разработанный в Сколково, уже включил профессию фасилитатора (в терминологии Сколково — модератор) в список востребованных профессий будущего.
Фасилитация была, есть и будет!

Что должен уметь фасилитатор?

Что должен уметь фасилитатор?

Когда вы ставите кому-либо задачу – большую, маленькую, интересную, рутинную – вы рассчитываете на её достойное исполнение. От портретиста вы ждете портрет, которым будут гордиться ваши правнуки, от клининговой компании – холодной расправы над последствиями вчерашней вечеринки, от дизайнера интерьера – комнату как из каталога Икеи. И вот в компанию приходит фасилитатор. По определению от него ожидается, что он облегчит процесс коммуникации между сотрудниками.

Все прекрасно понимают, что художник, как минимум, отлично владеет кистью, клининг-менеджер – пылесосом, а дизайнер – вкусом, цветом и способностью учитывать желания жильца. Каждый из них обладает определенным набором знаний, навыков и умений, развитых до устраивающего заказчика уровня. А что должен уметь профессионал-фасилитатор?

Фасилитатор – профессия сравнительно новая: ведущая международная ассоциация фасилитаторов (The International Association of Facilitators) существует лишь с 1989-го года. Несмотря на свою молодость, эта специальность уже вобрала в себя не один десяток умений. Рассмотрим ключевые из них.

Правильно понять заказчика

Иногда заказчик сам затрудняется сформулировать сказать, какую именно проблему он пытается решить. В этом случае полезно провести интервью с с диагностической целью среди будущих участников. В таком интервью анализируются:

    • мотивация людей: работников заставляют приходить на мероприятие или это их инициатива?
    • понимание сотрудниками задач компании, а так же её миссии в глобальном смысле;
    • актуальные, на взгляд участников, проблемы компании;
    • психологический климат внутри коллектива;
    • общий уровень корпоративной культуры.

Такая диагностика помогает фасилитатору глубже проникнуть в среду компании и составить более детальный эффективный план мероприятия в дальнейшем.

Разработать подробное мероприятие

Далее фасилитатор должен обладать навыками сценариста. Сколько компаний – столько сценариев проведения мероприятий. Часто один и тот же тренинг может протекать абсолютно по-разному даже в рамках одной фирмы – например, если участвуют разные отделы.

Сценарий разрабатывается пошагово, с указанием методов и инструментов, применяемых на каждом этапе. Сценарий должен быть подчинен одной цели: что ожидается от проводимой сессии?

Здесь же заклдадывается время, отведенное на мероприятие – с учетом инструктажа группы, выполнения заданий и решения непредвиденных проблем. Фасилитатор должен помнить, что даже самый четко выверенный сценарий может пойти не по плану.

Провести сессию, несмотря ни на что

Теперь главное – воплотить задуманный сценарий на практике, решая ряд задач:

    • Максимально вовлечь всех присутствующих в процесс обсуждения;
    • Гибко управлять обсуждением проблем;
    • Компетентно отвечать на вопросы участников;
    • Задавать стимулирующие вопросы участникам фасилитации;
    • Четко и ясно инструктировать участников перед упражнениями.
    • Вести конструктивную дискуссию после упражнений.
    • Стимулировать процесс принятия решений.

Впрочем, сценарный план фасилитатора всё-таки отличается от театрального своей подвижностью: если он видит, что группа зашла в тупик, можно быстро среагировать и поменять её направление.

Управлять настроением аудитории

Умение заряжать своей энергетикой публику – так же одно из ключевых в профессии фасилитатора. В одном случае нужно уметь шутить, в другом – быть мотивационным спикером. Мастер раскрепощает участников и дает им возможность свободно и открыто говорить о своих идеях.

Создание творческой и ненапряжной обстановки – базовое условие для успешного проведения мероприятия.

Молниеносно решать конфликты

Даже при самом детальном интервью фасилитатор вряд ли будет иметь реальное представление о внутренних отношениях между сотрудниками. Может случиться так, что самая безобидная реплика одного участника больно заденет другого. Конфликт может остаться в стадии перепалки, а может и дорасти до масштабов, которые сведут всю групповую работу и настрой на нет. Чтобы этого не возникало, фасилитатор должен уметь гасить ссоры еще до их агрессивного проявления. В этом ему помогут навыки активного слушания, умение убеждать, работы возражениями, критикой и опыт разрешения конфликтов.

Написать отчет с результатами

Основная ошибка многих бизнес-консультантов, тренеров, коучей и т.д. заключается в отсутствии сопроводительных отчетов после окончания мероприятия. Сессия могла быть сколь угодна воодушевляющая и продуктивна в момент проведения – но фактически весь наработанный материал исчезает из головы участников, стоит им покинуть офис и уйти на выходные. Можно поспорить с тем, чья это задача: мастера фасилитации или её участников. Однако написание отчета с результатами – прямая обязанность фасилитатора-профессионала.

Форма отчета обсуждается с заказчиками. Это могут быть проведение контрольных сессий, индивидуального и группового коучинга, консультаций в режиме эксперта и проведение тренингов.

Кроме того, предоставление грамотно составленного полезного отчета может стать хорошей рекомендацией фасилитатору к сотрудничеству с компанией и дальше.

Читайте также:

 

Роль фасилитатора.

Как достичь цели групповой дискуссии? — статья в блоге ScrumTrek

Ответы вы найдете ниже в переводе статьи The Role of a Facilitator. Guiding an Event Through to a Successful Conclusion. Эта статья не содержит ни терминов Agile/Scrum, ни жаргона профессиональных фасилитаторов. Но она поможет скрам-мастерам проводить дискуссии на ретроспективах, а начинающим Agile-коучам — более сложные встречи типа PI Planning на десятки и сотни участников.

Из перевода статьи удален раздел “Designing a Realistic Agenda”, поскольку он предназначен не для скрам-мастеров или Agile-коучей, а исключительно для тех, кто профессионально зарабатывает фасилитацией совещаний.

Введение

Итак, вас попросили «фасилитировать» встречу. Что именно стоит за этим словом?

Может быть, вам просто проследить за тем, что все участники встречи представлены друг другу? Или, может быть, стартовать со специальной разогревающей активности (ice breaker)? Состоит ли ваша основная роль лишь в том, чтобы стоять у флипчарта и записывать все идеи? Что вам нужно подготовить? Как вам управлять общением, и как именно собрать воедино все идеи?

Во многих ситуациях с группой — особенно если обсуждения сложные или если люди имеют противоречащие друг другу мнения и интересы — хорошая фасилитация принципиально важна для успеха мероприятия.

В роли фасилитатора, скорее всего, вам потребуется широкий спектр навыков и инструментов, начиная с техник для принятия решений и заканчивая управлением группой и коммуникациями.

Содержание статьи

Фасилитатор: кто это?

Слово «фасилитировать» (от англ. facilitate) означает «делать проще» или «упрощать процесс». Фасилитатор планирует и ведет групповое мероприятие, а также управляет им, обеспечивая несколько вещей:

  • эффективное достижение целей группы;
  • четкое понимание происходящего каждым участником;
  • хорошее вовлечение каждого в обсуждение;
  • максимальная польза от каждого.

Чтобы фасилитировать эффективно, вы должны быть объективны. Это не означает, что вы должны находиться вне данной организации или команды. Это просто означает, что в данном групповом процессе вы должны занимать нейтральную позицию. Вы отступаете на шаг назад от деталей содержания встречи и от вашего персонального видения, фокусируетесь на самом групповом процессе.

«Групповой процесс» – это некий подход к управлению обсуждением, нацеленный на получение пользы от каждого участника и на доведение мероприятия до его успешного завершения. Как именно вы спроектируете групповой процесс [на русском принято говорить “сделаете дизайн встречи” – прим. переводчика] – зависит от многих факторов, и мы изучим это детально ниже в этой статье. Секрет эффективной фасилитации заключается в таком групповом процессе, который развивается, – чтобы вместе с ним также развивались групповые идеи и решения.

Ваша ключевая ответственность как фасилитатора – создание группового процесса и окружения, в котором этот процесс сможет реализоваться во всей красе, тем самым помогая группе достичь общего решения.

СОВЕТ

Фасилитация может отнять много умственных усилий, т.е. в процессе фасилитирования вам может быть очень трудно думать о содержании встречи и, тем более, вносить в это свой вклад. Также важен нейтралитет. Таким образом, вам стоит подумать о привлечении внешнего фасилитатора, если у вас есть заинтересованность в итогах встречи или если вы обладаете важными для успеха встречи навыками, опытом, информацией или авторитетом.

Что делает фасилитатор?

Чтобы хорошо фасилитировать мероприятие, вы должны понять ожидаемый группой итог мероприятия, а также контекст и ситуацию вокруг него. Затем основной объем вашей работы состоит в следующем.

  1. Спроектировать и спланировать групповой процесс, в т.ч. выбрать инструменты, которые наилучшим образом помогут группе двигаться к результату.
  2. Вести и контролировать групповой процесс, следя за тем, чтобы:
    • все эффективно участвовали в обсуждении;
    • участники достигали взаимопонимания;
    • вклад каждого рассматривался и включался в возникающие идеи и решения группы;
    • участники брали на себя общую ответственность за итог мероприятия.
  3. Обеспечивать качественную фиксацию вопросов, результатов и планов действий на будущее.

Ниже мы посмотрим более детально на эти три сферы ответственности фасилитатора.

Дизайн и планирование

Когда у вас есть четкое понимание цели группы, следующим по важности делом является подготовка ко встрече. При этом вам нужно выполнить две ключевых составляющих дизайна и планирования:

  • выбрать и спроектировать правильный(е) групповой(ые) процесс(ы),
  • разработать реалистичную повестку дня, адекватную цели мероприятия [в случае Scrum-встреч повестка в целом определяется Скрамом, остается «всего лишь» продумать детали ее наполнения — прим. переводчика].

Выбор и дизайн группового процесса

Сколько мероприятий – столько и способов спроектировать групповой процесс: это, в некоторой степени, искусство! Дизайн группового процесса – это огромная тема сама по себе, и это то, чему профессиональные фасилитаторы учатся на опыте и на тренингах.

В этой статье мы рассмотрим несколько базовых вариантов и принципов. Помимо них, есть много инструментов и техник от Mind Tools, которые помогут вам фасилитировать эффективно (см. ниже блок «Facilitators’ Toolbox»). Есть также много замечательных книг на тему фасилитации [на английском – прим. переводчика], и мы рекомендуем вам ознакомиться с некоторыми из них, особенно если вы начинающий фасилитатор или если вы предвидите трудности фасилитации какого-либо особо сложного мероприятия.

Вот некоторые факторы и варианты для обдумывания вами:

  • Хотите ли вы открытую дискуссию или регламентированный процесс?

Фасилитируемая открытая дискуссия может служить простейшим вариантом группового процесса. Но спросите себя, сможете ли вы с этим форматом, учитывая данное число участников, достичь нужной степени вовлечения и управлять дискуссией? Сможете ли покрыть требуемые темы? Сможет ли группа сгенерировать достаточно идей и решений? И сможете ли вы вовлечь каждого, получив его вклад в решения группы?

  • Какой регламентированный процесс стоит выбрать?

Если вам нужно наладить вовлеченность в большой группе, попробуйте разделить ее на подгруппы. Вы озабочены тем, чтобы каждый участвовал в достаточной мере? Тогда предусмотрите время, в которое люди обдумают и запишут, что именно они хотели бы привнести. Нужно, чтобы на выходе было много идей? Тогда попробуйте сессию брейншторминга.

Помните: какой бы групповой процесс вы не выбрали, успех определяется фокусировкой на результатах. Найдите наилучший способ достичь целей встречи в целом.

Facilitators’ Toolbox

Вот некоторые инструменты и техники от Mind Tools, которые помогут сделать мероприятие классным:

  • Ice Breakers – активности для разогрева, чтобы переключить внимание на встречу
  • Modified Borda Count – приоритизация проблем для достижения консенсуса
  • MultiVoting –  честный выбор из многих вариантов
  • Brainstorming – генерация большого числа смелых идей
  • The Charette Procedure – брейншторминг многих идей со многими людьми
  • The Delphi Technique – достижения согласия между экспертами
  • Concept Attainment – достижение общего понимания проблем
  • Role Playing – подготовка к сложным ситуациям
  • Avoiding Groupthink – избегание критических ошибок, связанных с групповой ленью, при принятии решений

Кроме того, несколько разделов сайта Mind Tools наполнены полезными инструментами и техниками:

  • Strategy Tools – помогут вам понять окружение и осознать наилучший способ движения вперед
  • Creativity Tools – помогут разработать креативные решения проблем
  • Problem Solving Tools – помогут понять и решить сложные проблемы
  • Decision Making Techniques – дадут хорошие формальные инструменты для принятия сложных решений

Планирование

Помимо процесса, вам нужно подумать о следующем:

  • Информация и материалы:
    Что нужно знать участникам перед мероприятием? Кто их снабдит этим и когда?
  • Подготовка комнаты (или онлайн-комнаты):
    Какая конфигурация комнаты поспособствует наилучшему вовлечению? Нужны ли отдельные комнаты для подгрупп?
  • Оснащение:
    Какие расходные материалы и оборудование вам нужно? Ручки, флипчарты, стикеры – это лишь минимум; убедитесь, что у вас есть все для реализации процесса и повестки, которые вы запланировали. Если это онлайн-встреча, то все ли заготовки у вас подготовлены на онлайн-доске?

Ведение и контроль мероприятия

Когда повестка дня и групповой процесс спланированы, самое время подумать о том, как вы будете вести и контролировать все происходящее. На этой финальной стадии подготовки вы формулируете правила мероприятия, совершенствуете свои фасилитационные навыки и обдумываете сценарии «а что, если ..»: Что если будут серьезные разногласия? Что если никакое решение не появится? и т.д.

Как фасилитатор, на самой встрече вы настраиваете всех участников и вносите ясность про желаемый итог встречи, про иные ожидания, про повестку и про правила мероприятия. Тем самым вы помогаете всем фокусироваться на конкретной задаче. Как в начале, так и в процессе обсуждений, ваша роль – следить за тем, что дискуссия движется вперед по направлению к успешному результату.

Чтобы эффективно вести встречу:

  1. Установите правила, которым люди должны будут следовать в ходе встречи. Как они будут взаимодействовать? Как обеспечить то, чтобы люди прислушивались к идеям друг друга? Как обрабатывать возникающие вопросы? Вы должны приготовить некоторые правила заранее, в начале мероприятия предложить их и прийти к соглашению о правилах со всеми участниками.
  2. Настройте аудиторию – пройтись по целям и повестке дня. Убедитесь, что каждый понимает как свою роль, так и общие ожидания группы: чего нужно достичь на встрече.
  3. Подготовьте обсуждение. Убедитесь, что все представлены друг другу, или используйте подходящие активности для разогрева (icebreakers), чтобы начать встречу сразу на позитивной ноте.
  4. Поддерживайте энергию группы. Возможно, потребуется ваше вмешательство, когда эмоциональный уровень группы падает (как вариант, в этом случае может потребоваться дополнительный перерыв). Следите за тем, чтобы люди оставались заинтересованными и сконцентрированными на предмете обсуждения.
  5. Слушайте, заинтересовывайте и вовлекайте. Несмотря на то, что вы как фасилитатор занимаете нейтральную позицию, вам нужно быть наготове, активно слушать, быть заинтересованным и вовлеченным. Это является хорошим примером для других участников, а также показывает, что вы всегда готовы вмешаться в качестве фасилитатора. Если кто-то не вовлечен, как ввести их в обсуждение? Как достичь большего участия?
  6. Отслеживайте ключевые моменты обсуждения и резюмируйте их. Контролируйте соблюдение повестки дня, говорите людям, чего они уже достигли и что должно быть дальше. Резюмируйте как можно чаще.
  7. Вмешивайтесь только тогда, когда это действительно необходимо.

Есть много ситуаций, когда вам как фасилитатору нужно вмешиваться. Отрепетируйте, когда и как вы это будете делать. Выбирайте минимальный уровень вмешательства. И помните, что вы должны оставаться объективным, держать в фокусе ожидаемые результаты, а также позитивность обсуждений.

Наиболее сложные типы вмешательства требуется, когда происходит конфликт, разногласия или раздражение. В этих случаях важно фокусироваться на нуждах группы, но принимать во внимание чувства и позиции обеих сторон (а не только большинства).

Чтобы дискуссия продвигалась вперед:

  1. Следите за посторонними разговорами и пресекайте их. Они уменьшают концентрацию других участников на основном предмете обсуждения; кроме того, зачастую те идеи, которые возникают в посторонних разговорах, следует представить всей группе.
  2. Поглядывайте на часы. Будьте гибки и балансируйте между возможностью высказаться для всех и скоростью продвижения группы вперед.
  3. Разберитесь, что делать в ситуации, когда дискуссия не приходит к завершению сама собой. Возможно, требуется больше информации? Когда и как дискуссия будет возобновлена? Запаркуйте темы, которые не приводят к какому-либо выводу, и проследите, что на конкретное время запланированы некоторые действия для решения этих проблем.
  4. Внимательно следите за людьми, которые не участвуют во встрече полноценно. Испытывают ли они дискомфорт? В чем причина этого дискомфорта? Что вы можете сделать, чтобы вовлечь их в разговор?
  5. Уделяйте внимание поведению людей, как на вербальном, так и на невербальном уровне. Зачастую самое разрушительное поведение – это молчание, так что научитесь замечать и устранять такое поведение.
  6. Вступайте в обсуждение в качестве посредника немедленно, если возникают личные нападки. Эффективные фасилистаторы сначала ищут ненавязчивые пути вмешательства, так что для начала напомните всем о правилах. В чем бы ни была проблема, вам нельзя допускать продолжение такого нежелательного поведения как личные выпады, поэтому будьте готовы предпринять меры для их прекращения.

Фиксация результатов и последующие действия

Последней, но не менее важной сферой ответственности фасилитатора является запись всех результатов мероприятия, сбор их воедино, выкладывание их в общий доступ и контроль за тем, чтобы на основе результатов были запланированы соответствующие действия.

Ключом к успеху при фиксации результатов является понятность участникам трех вещей: что именно, как и кем записывается. Проследите, что обязанности привлеченных к этому людей (включая ваши обязанности) на 100% ясны всем.

СОВЕТ

Когда говорят о фасилитаторе, обычно в первую очередь в голову приходит как раз образ человека с маркером в руках, стоящего у флипчарта и готового в бешеном темпе записывать все возникающие идеи. Хотя это и является важной функцией, помните, что (с точки зрения тех же идей) функции планирования, проведения и контроля являются более важными. Если встреча плохо спланирована, плохо проведена и не контролируется вами, вам может быть просто нечего записать по ее итогам.

Когда вы записываете результаты и снабжаете их планом действий, необходимо помнить следующее:

  • Вы отвечаете за то, чтобы участники слышали, видели и понимали всю информацию, которая представляется и предлагается. Аккуратно записывайте то, что происходит. Если сомневаетесь, запишите сейчас так, как услышали, а резюмируете это потом.
  • Старайтесь использовать те слова, которые выбирают участники. Если сомневаетесь, попросите их дать формулировку для записи.
  • Проследите, что записаны все решения и действия. Вам может потребоваться секретарь/стенографист, чтобы вы сами могли сосредоточиться на группе и на процессе.
  • Когда вы записали решение или действие, попросите группу проверить, что записанное в точности отражает результат дискуссии.
  • Напоминайте группе о том, что было обсуждено, и стимулируйте двигаться вперед.
  • Если возникают сомнения, попросите разъяснений перед тем, как переходить к следующему.
  • Убедитесь, что выявлены и записаны все необходимые обязательства, действий и ответственные лица.
  • После мероприятия запланируйте повторную встречу (follow up), чтобы проконтролировать прогресс по наиболее важным действиям и проблемам.

Заключение

Чтобы быть эффективным фасилитатором, вам необходимо знать, когда брать на себя функцию лидера, а когда быть нейтральным и пассивным слушателем. Соблюдать этот баланс очень сложно! Ключом к профессионализму фасилитатора является дизайн и эффективная обработка результатов мероприятия, а также фокусировка на групповом процессе и итогах мероприятия вместо конкретного содержания и частных мнений.

Фасилитация – это интересный, плодотворный и важный процесс. Будучи фасилитатором, выделяйте время на обдумывание группового процесса, а также на тренировку навыков, которые вам нужны, чтобы приводить мероприятия к успешному завершению. Гордитесь своей ролью фасилитатора и наслаждайтесь наблюдением за идеями, решениями и итогами!


Это был перевод статьи с сайта mindtools.com.

Русскоязычные книги и видео о фасилитации

Только 2 хорошие книги по фасилитации на русском языке есть в продаже на данный момент (2021):


Руководство фасилитатора

Автор: Сэм Кейнер

Толстая книга (344 стр.), поэтому некоторым может показаться, что там много «воды». Однако книга обязательна к прочтению начинающими фасилитаторами, хорошо структурирует понимание, автор дает конкретные практические советы.


Быстрый старт в agile ретроспективы

Автор: Алексей Кривицкий

Электронная книга, сборник рецептов и шпаргалок от первого скрам-мастера Украины. Отчасти основана на книге Эстер Дерби и Дианы Ларсен (ее перевода уже нет в продаже), но дополнена 10-летним опытом автора в самых разных скрам-командах.

Более краткие ресурсы по фасилитации для скрам-мастеров: 

Практикующих скрам-мастеров также приглашаем прокачать свои навыки на практическом тренинге по фасилитации и получить по нему международный сертификат Agile Team Facilitation.

Кто такой фасилитатор? Не путать с другим, более знакомым словом

Для начала — вопрос на засыпку: а вы знаете, кто такой фасилитатор? Только не смущайтесь. Если кратко, то это специалист по групповой коммуникации, но не коуч, не бизнес-тренер и ни в коем разе не модератор. Тогда в чем отличия и чем конкретно он занимается? Попробовали разобраться вместе с Татьяной Калининой.

Расскажите о своем профессиональном опыте. На кого вы учились и что было после вуза? «Я училась в пединституте и всегда считала важным рассказывать людям о чем-то полезном, умела и любила это делать. После вуза устроилась в местную IT-компанию сначала на должность „менеджер проектов“, а затем — „продюсер образовательного направления“. В очных курсах digital-профессий нужно было всё построить с нуля: собрать минимальную команду, ведь штата из эсэмэмщиков и копирайтеров под рукой не было, наладить маркетинг. Мне пришлось стать T-shaped специалистом, как сейчас принято говорить, то есть многопрофильным, универсальным солдатом».

А как в вашей жизни нашли друг друга продюсирование и фасилитация? «Как сказал один мой знакомый американец, я „smooth talker“, то есть „гладкая в общении“, человек с сильными софт-скиллами, поэтому могу и умею этим заниматься. Сейчас я продюсирую образовательные курсы компании, которая обучает фасилитации — способам организации работы с группой, если говорить простыми словами. Фасилитатор — полноценная профессия, но навыки этого эксперта будут полезны и HR-специалистам, и руководителям, и маркетологам».

Услуги фасилитатора сегодня так востребованы?

«Пока, мне кажется, для широких кругов профессия фасилитатора — явление в России малоизвестное. Судя по запросам в Яндексе, фасилитация только набирает популярность, но запрос у бизнеса растет, особенно у продвинутых крупных компаний. Сама я тоже не знала о фасилитации, пока не стала искать новое место работы и не нашла это.

Фасилитация нужна коммерческим и некоммерческим проектам, к этому процессу обращается бизнес любого масштаба, где есть 9-12 человек — идеальное количество для формирования фасилитационной группы. Однако, есть фасилитация больших групп — от 30 до нескольких тысяч человек. Заказчиками часто выступают фаундеры, CEO, продакт-менеджеры, HR-специалисты».

Опишите процесс фасилитации. Как он проходит?

«Нередко проблема рабочих встреч в компаниях состоит в том, что люди не знают, зачем они пришли на совещание. Так попросту теряется время сотрудников. Фасилитатор же всегда высылает предварительно план встречи, указывает, кому какую информацию следует собрать. Тогда все чувствуют себя комфортно и, само собой, ничего не боятся. Фасилитация не значит „сейчас все быстренько решим и побежали“, здесь нужна фокусировка. Одна креативная сессия с фасилитатором может длиться по 3-4 часа регулярно в течение нескольких дней. Если это стратегическая сессия — то несколько полных дней.

Фасилитатор разрабатывает сценарий сессии, до ее проведения устраивает ревью с каждым из участников на явные или скрытые конфликты, чтобы понять возможные узкие места предстоящей коллективной беседы. После предварительной подготовки он предлагает заказчику сценарий, согласовывает его и уходит „в поле“ прорабатывать по шагам. Часто бывает так: что-то идет не по плану. Это как прием у психолога, где задача терапевта — быть гибким и ловить момент, быстро ориентироваться.

Все начинается с „чек-ина“: люди в команде сонастраиваются в зависимости от общей цели. Если это оффлайн-процесс, то фасилитатор все визуализирует с помощью фасилитационной стены — полотна на несколько метров или бордов. У специалиста есть даже специальный чемоданчик, где он хранит разноцветные стикеры, шаблоны, которые вырезает вручную самостоятельно или покупает в магазине. Хороший фасилитатор — это еще и хороший визуализатор. Если все происходит в онлайне, то там тоже выбирается пространство, где люди могут работать одновременно и наглядно. В конце происходит фиксация результатов, которые фасилитатор анализирует и собирает в отчет для финального обсуждения с заказчиком».

В чем отличие профессии фасилитатора от других занятий в сфере коммуникации?

«Фасилитатору важно находиться в нейтральной позиции по отношению к группе. Его задача — управлять процессом, а не высказываться по поводу конкретных идей команды. Это в корне отличает его от того же модератора, который часто дискуссию провоцирует, подогревая интерес к теме, в которую сам погружен.

Да, холивар между командными коучами и фасилитаторами об их похожести-непохожести продолжается по сей день. Командные коучи работают с группой по иному алгоритму, у них есть свой инструментарий, и обычно они взаимодействуют с командой на протяжении длительного периода. Фасилитатора приглашают для решения конкретной задачи. Тренер же — всегда эксперт, его цель — научить. Например, сильной технике переговоров, то есть он обладатель знаний, и он их передает.

Это и не тимбилдинг. По сути, фасилитатор налаживает „правила дорожного движения“, потому что знает, какие инструменты взаимодействия к каким целям ведут. Он разбирается в групповой динамике, в том, как люди думают вместе. В основе фасилитации многое взято из теории американского психолога Карла Роджерса, но что-то заимствовали даже из майевтики Сократа. Как видно, это не „что-то снова популярное и трендовое“».

Как оценивается работа фасилитатора?

«У фасилитатора нет какой-то четкой метрики успеха его работы. Часто его деятельность имеет отложенный результат, ведь это все равно работа с живыми меняющимися людьми. Фасилитатору важно провести хорошую подготовку до начала сессии, чтобы ожидания и реальность были зеркальными, без завышенных ожиданий. Успех специалиста определяется удовлетворенностью заказчика, мол, да, это было классно, придумали новые классные вещи и кучу инсайтов получили».

Где обучают фасилитации? И как начать работать фасилитатором?

«Фасилитации в вузе не обучишься, пока таких образовательных программ на государственном уровне у нас в стране нет. Это дополнительные курсы, которые проходят оффлайн и онлайн. Я продюсирую онлайн-продукт.

Если вбить в поисковое поле „вакансия фасилитатор“, то явно ничего хорошего найти не удастся. Пока что этих специалистов ищут по „сарафанному радио“ и соцсетям, отзывам о хорошо проведенной сессии. Начинающему фасилитатору нужно прилагать много усилий в начале пути: заниматься личным брендом, посещать нетворкинг-мероприятия. По сути, это те же „правила“, что и для любого другого фриланса. Мало получить образование, нужно еще и набираться опыта: сначала проводить фасилитационные встречи бесплатно, постепенно выходя на ценник.

Фасилитировать может не каждый. Если кто-то не верит в людей, не доверяет группе, считает себя самым умным, что только он знает ответ, ему не сюда. Фасилитацию важно принять на ценностном уровне. Любой опыт в смежных сферах, конечно, будет только дополнительным плюсом. Если фасилитатор „шарит“ в бизнес-процессах — замечательно. Но главным навыком, пожалуй, назову большую практику в общении, построенную на умении задавать вопросы».

Опишите свой идеальный рабочий день.

«Я просыпаюсь, бегаю, завтракаю и сажусь за работу часов в 10. Поскольку день у меня спланирован накануне, я понимаю, что предстоит и что за чем идет. Проверяю почту и заявки в CRM, сколько людей зарегистрировалось к нам на курсы. Ставлю задачи маркетологу, дизайнеру, методисту, а некоторые важные вещи проектирую сама: например, пишу тексты на лендинги наших ключевых продуктов, потому что для этого важно понимать суть фасилитации. Часов в 19 заканчиваю работу, либо вставляю личное дело в середине дня, и потом сижу чуть дольше».

Татьяна считает, что концепция «профессия мечты» — иллюзорна, ведь можно обмануться и расстроиться. Продюсирование образовательных онлайн-курсов — тоже не кульминация деятельности девушки: это то, что ей интересно сейчас.

«Я считаю себя life-long learner-ом, то есть выбираю образование в течение всей жизни. Современный мир тебя не примет, если ты остановился в развитии. Переход планеты на онлайн-рельсы показал, насколько в большинстве своем люди не готовы к цифровизации. И вместе с тем заставил начать их инвестировать в обретение новых навыков».

Со слов Татьяны, продюсирование образовательных курсов фасилитации для нее — это принадлежность к близкой по духу философии, стилю управления: экологичному, доверительному по отношению к людям и их границам. Кажется, «помогающие профессии» набирают обороты, и это не может не радовать!

Роль фасилитатора. Полное руководство по фасилитации встреч

Роль фасилитатора

Фасилитатор — это не тот, кто просто гарантирует порядок на мероприятии и присутствие всех необходимых участников. И это не тот, кто просто стоит у флипчарта и записывает все идеи.

Во многих типах группового взаимодействия требуется человек, который может упростить процесс коммуникации. Особенно это важно в сложных дискуссиях и в тех случаях, когда участники имеют разные взгляды и интересы.

Такому посреднику может потребоваться широкий спектр навыков и инструментов — от решения проблем и принятия решений до управления командой и общения.

Кто такой фасилитатор?

Термин произошел от английского «facilitate» — «упростить» или «облегчить процесс.» Фасилитатор — это человек, который планирует групповое мероприятие, руководит им и управляет дискуссией — для обеспечения эффективного достижения целей группы. Он следит за ходом обсуждения, четкостью идей и участием всех присутствующих.

Для эффективности фасилитатор должен сохранять беспристрастность и объективность. Это не означает, что подобным человеком может быть лишь кто-то извне. Главное для фасилитатора — придерживаться нейтралитета. Он отступает от своих личных взглядов, своих взаимоотношений с другими участниками и сосредотачивается только на групповой динамике ли процессе. («Групповой процесс» — это подход, используемый для управления дискуссиями, получения наилучшей отдачи от всех участвующих и для успешного завершения мероприятия. Все это зависит от многих факторов, которые будут рассмотрены более подробно позже — в этой же статье. Секрет успешного фасилитатора — это контроль групповой динамики, от которой зависят высказываемые идеи и принятые группой решения.)

Ключевая обязанность любого фасилитатора — задавать направление групповому процессу и формировать среду, в которой он сможет процветать. Таким образом он помогает группе прийти к наиболее рациональным решениям и успешному заключению.

Примечание:

Фасилитация требует много умственных усилий. Это значит, что будет сложно следить за ходом дискуссии и идеями. Также важно соблюдение нейтралитета. Поэтому, если фасилитатор проявляет интерес к результату или обладает навыками, опытом, информацией и авторитетом, которые могут повлиять успешность результата, следует подумать о другой кандидатуре и привлечении внешнего посредника.

Чем занимается фасилитатор?

Чтобы мероприятие прошло хорошо, для начала необходимо осознать желаемый исход. А также фон и контекст события. Ключевая часть ответственности фасилитатора заключается в следующем:

  • Составление плана хода группового процесса, а также подбор техник и инструментов, которые лучше всего помогут группе приблизиться к нужному результату;
  • Контролирование групповой динамики для обеспечения:
    • должного участия каждого;
    • поддержки и взаимопонимания между членами группы;
    • рассмотрения каждых идей, вопросов и предложений;
    • совместной ответственности членов собрания за результат.
  • Слежение за тем, что результаты, действия участников и проблемные темы нужным образом фиксировались и решались.

Ниже будут подробнее рассмотрены наиболее важные из этих аспектов.

Проектирование и план

При подготовке к совещанию или лбом другому мероприятию важно учитывать конечную цель собрания. Задача фасилитатора — выбрать и разработать правильный групповой процесс и наметить эффективный план.

Совет 1:

Независимо от того, планируете ли вы единичную встречу или сложное мероприятие из нескольких сессий или дней, важно всегда иметь в виду результат и то, как можно помочь группе в его достижении.

Если событие включает несколько сеансов и тем, стоит убедиться, что каждый этап имеет ясный желаемый результаты и примерный ход процесса. Также следует проверить, как результат каждой сессии или темы влияет на исход мероприятия в целом.

Совет 2:

Если кто-то попросил вас оказать содействие в проведении мероприятия, внимательно проконсультируйтесь с ним относительно окончательной «формы» мероприятия. Даже если человек не уверен в том, чего он хочет, вероятно, он имеет об этом хоть какое-то отдаленное представление и будет неприятно удивлен, если это представление не воплотится на практике.

Два ключевых аспекта проектирования и планирования — выбор правильного хода группового процесса и разработка реалистичной повестки дня.

Выбор и проектирование группового процесса

Есть довольно много способов разработать ход группового процесса. Упрощение коммуникации — это настоящее искусство. Дизайн группового процесса — это огромная тема сама по себе и то, чему профессиональные фасилитаторы учатся на опыте и при прохождении курсов.

Здесь мы рассмотрим пару основных вариантов и принципов. Среди множества инструментов и методов есть именно те, которые помогут эффективно контролировать и упрощать ход собрания. Существует множество замечательных книг и руководств по этому вопросу — мы рекомендуем вам ознакомиться с некоторыми из них. А особенно — новичкам в фасилитации.

Вот лишь некоторые из аспектов и вариантов, которые стоит рассмотреть:

  • Обсуждение будет свободным или строится по четкому плану? Открытое обсуждение нередко бывает наиболее простым вариантом хода группового процесса. Однако фасилитатору стоит задать себе вопросы, сможет ли он добиться участия всех членов и управлять дискуссией с большим количеством человек. Сможет ли он охватить все необходимые темы. Сможет ли он генерировать достаточное количество идей и решений?
  • Как структурировать процесс дискуссии? Группу с большим количеством участников можно разделить на небольшие «целевые» подгруппы? Следует подумать о задействовании всех членов собрания. Также следует назвать людям главную тему и дать им время, чтобы над ней подумать и записать то, о чем они хотят сказать. Для лучшей проработки идей не мешает подумать об организации мозгового штурма. Более подробную информацию о различных структурированных процессах можно найти в наборе инструментов ниже.
  • Прочие факторы для рассмотрения. Некоторых ограничений избежать невозможно. Тем не менее, можно позаботиться о других и оптимизировать дискуссионный процесс. Следует рассмотреть следующие аспекты:
    • количество участников;
    • характер обсуждаемых тем;
    • каким образом люди будут принимать участие в обсуждении;
    • предыстории и взгляды участников;
    • насколько хорошо группа владеет предметом;
    • насколько хорошо все знакомы друг с другом;
    • время на сессию.

Главное помнить, как бы ни проходил групповой процесс, ключевое значение имеют его результаты. Стоит найти оптимальный способ достижения целей мероприятия.

Подготовка реалистичной тематики

Разработка темы максимально взаимосвязана с планированием группового процесса. С ясной целью мероприятие начинает обретать форму. При составлении главной темы необходимо учитывать данные вопросы:

  • В каком порядке будут представлены темы?
  • Как участвующие будут представлены друг другу?
  • Как донести цель до всех членов группы?
  • Если событие будет разбито на отдельные сеансы, сколько времени будет выделено на каждый их них?
  • Все ли члены собрания будет участвовать в сессиях?
  • Или некоторые из них будут в небольших группах?
  • Каким образом и когда будет осуществляться взаимодействие секционных групп с основной группой?
  • Когда будут подведены итоги?
  • Как исход предыдущего сеанса связать с тематикой и итогами следующего?
  • Как правильно закончить мероприятие?

К концу этапа проектирования уже должна быть намечена окончательная тема мероприятия, запланированы предполагаемые результаты и составлена структура обсуждения.

Остальные вопросы проектирования

В дополнение к проектированию собрания и выбору темы следует учесть следующее:

  • Данные и материалы — что члены собрания должны узнать до или в ходе мероприятия? Как и когда это обеспечить?
  • Место проведения — какое помещение будет способствовать удачной дискуссии? Понадобятся ли отдельные помещения для отдыха групп?
  • Расходные материалы — какие расходные материалы и реквизит понадобятся? Ручки, флипчарты, бумага — это только малая часть. Следует убедиться, что подготовлено все необходимое. Также не помешает позаботиться о резервных копиях электронных материалов и работоспособности техники.

Контроль мероприятия

Если фасилитатором являетесь вы, помимо прочего стоит поразмыслить о том, как вы будете направлять и контролировать ход обсуждения. Для этого необходима определенная подготовка.

Заключительный этап подготовки — подумать о том, как будет эффективнее руководить дискуссией и контролировать встречу. Именно здесь нужно осмыслить основные правила мероприятия, а также рассмотреть некоторые сценарии развития событий вроде «а что если между участниками будут серьезные разногласия?», «что делать, если решение не появится?» и так далее.

На самом собрании фасилитатор четко задает направленность темы и убеждается, что все собравшиеся ясно понимают желаемый результат, основные правила и свою роль в процессе. Подобным образом фасилитатор помогает всем сосредоточиться на поставленной задаче. В начале дискуссии и на протяжении дальнейшего обсуждения роль такого человека заключается в обеспечении того, чтобы группа эффективно двигалась к нужному результату.

Для руководства и управления встречей фасилитатору необходимо:

  • Установить основные правила. Каким правилам должны следовать участники встречи? Как люди будут взаимодействовать друг с другом? Как лучше добиться того, чтобы люди уважительно относились друг к другу и прислушивались к чужим идеям? Как будут решаться разногласия? Следует заранее подготовить ключевые правила, предложить их участникам и получить согласие на них в самом начале мероприятия.
  • Задать фон. Здесь требуется объяснить цели и обозначить тему. Убедитесь, что каждый понимает свою роль и то, к чему стремится группа.
  • Наладить контакт. Необходимо убедиться, что каждый представился группе. Если потребуется — снять всеобщее напряжение и задать положительный настрой с самого начала.
  • Следить за энергетикой мероприятия. В некоторых случаях может понадобиться вмешательство. Люди должны оставаться сосредоточенными и заинтересованными. Если это не так, возможно, пришло время сделать перерыв.
  • Слушать, вовлекать и помогать. Хотя посредник и должен занимать нейтральную позицию, следует оставаться начеку, внимательно слушать говорящих, а также заинтересовывать всех участвующих. Фасилитатору следует стать примером для остальных участвующих, а также показать им, что он всегда готов вмешаться и помочь. Необходимо следить, все ли в группе участвуют в процессе. Если это не так, подумать, как их можно привлечь к процессу и добиться больше вовлеченности.
  • Мониторить контрольные этапы и подводить итоги. Стоит следить, чтобы люди не отходили от основной темы и вовремя переключать внимание людей к нужным вопросам. По окончании, анализировать достигнутое, обозначать дальнейшие действия и подводить итоги.
  • Вмешиваться лишь при крайней необходимости.

Примечание:

Есть множество ситуаций, которые требуют вмешательства фасилитатора. Поэтому стоит заранее продумать, когда и как это нужно буде сделать. И всегда держаться наготове. При этом следует учитывать необходимость оставаться объективным и держать фокус на желаемых результатах.

Наиболее сложная разновидность таких ситуаций — конфликты, гнев и несогласие с оппонентом. Помня о своей роли, важно сосредоточиться на потребностях группы, принимая во внимание чувства и позицию обеих сторон, участвующих в разногласии.

Чтобы сохранить положительную атмосферу мероприятия, фасилитатору необходимо:

  • Отслеживать и прекращать обсуждения, не относящиеся к теме. Они мешают остальным сосредоточиться и создают препятствие для обмена идеями.
  • Внимательно смотреть за временем. Следует оставаться ловко балансировать между необходимостью принимать участие в процессе и обязанностью поддерживать эффективную работу группы.
  • Предпринимать действия, если участники не могут прийти к естественному выводу. Например, дать дополнительную информацию или зацепку. Предварительно проанализировать, когда и как будет проходить обсуждение. Обдумать приблизительные темы, которые могут вызвать трудности и запланировать время для их обговаривания и решения.
  • Привлекать к дискуссии людей, которые не принимают достаточного участия. Вероятно, они ощущают дискомфорт. Фасилитатору важно определить, что является его источником и что можно предпринять, чтобы снять напряжение и привлечь людей к теме разговора.
  • Анализировать групповое поведение. Вербальное и невербальное. Нередко нежелательное поведение участников проявляется именно невербально и следует знать, как эффективно ему препятствовать.
  • Посредничать и предотвращать конфликты. Эффективные координаторы обычно действуют косвенно и не вмешиваются напрямую в конфликт, чтобы не стать его непосредственным участником. Для начала стоит лишь прервать спорящих и напомнить всем о базовых правилах. Независимо от проблемы, нельзя допускать нежелательного поведения, которое может помешать основной теме. Так что в любом случае следует быть готовым принять меры.

Фиксирование результатов

И последнее, но не менее важное из обязанностей координатора — это анализ и фиксирование результатов, сведение их воедино, а также доведение их до участников, чтобы в последующем они смогли применить итоги на практике.

Ключ к успешной записи результатов — абсолютная ясность в том, что именно будет записано, как и кем. Следует заранее убедиться, что участники на 100 процентов осознают свои обязанности, вне зависимости от того, насколько они вовлечены в процесс.

Примечание:

Когда мы говорим об обязанностях фасилитатора, чаще всего на ум приходит его роль, связанная с функцией записи. Мы представляем человека, стоящего перед офисным мольбертом, держащего в руке фломастер в руке и всегда готового яростно записывать все произнесенные вслух идеи и важные замечания.

Да, это действительно важная функция. Однако следует помнить, что для того, чтобы идеи текли текли рекой, важно грамотно спланировать весь процесс дискуссии, а также контролировать ее ход и руководить участниками. И это — тоже задачи фасилитатора. Так что можно запастись кучей бумаги и фломастеров, но если встреча недостаточно хорошо спланирована и контролируется, эти фломастеры и бумага могут не понадобиться.

Если вы фасилитатор, вам следует держать в уме несколько важных вещей:

  • Вы ответственны за то, чтобы участвующие услышали, увидели и поняли представленную информацию. Убедитесь, что все происходящее четко вами контролируется. При сомнениях в чем-то, это следует тут же зафиксировать и подумать над этим позже.
  • Попробуйте записывать все словами группы, а в случае сомнений попросите их повторить и объяснить.
  • Убедитесь, что записываются все решения и действия. Для этого можно привлечь дополнительного человека — так будет легче сосредоточиться на группе и дискуссионном процессе.
  • При записи идей и решений следует еще раз их перепроверить вместе с группой — чтобы убедиться, что записываемая информация никак не искажается, а также является справедливым отражением того, что было высказано.
  • Напоминайте участникам об обсуждаемой теме, держите в центре их внимания ключевые моменты и двигайте ход обсуждения вперед.
  • При сомнениях в какой-либо информации попросите разъяснений, прежде чем продолжить обсуждение.
  • Следите за тем, чтобы в конце дискуссии были проработаны вопросы, отложенные на потом и лишь после этого доведите собрание до успешного завершения.

Ключевые моменты

Чтобы роль фасилитатора была эффективной, ему следует знать, когда взять на себя руководство, а когда соблюдать нейтралитет и не вмешиваться. Этот баланс довольно сложно поддерживать! Ключевой фактор успеха — опыт и грамотная подготовка, в ходе которой следует заранее спланировать ход процесса и продумать шаги руководства. Кроме того, следует сохранять сосредоточенность на групповой динамике и результатах, а не на промежуточных вопросах и частных мнениях.

Содействие дискуссии — интересная, полезная и важная роль. Для успешной работы потребуется время, чтобы подумать о процессе и теме. А также не помешает освоить навыки, необходимые для проведения мероприятия и его успешного завершения. Фасилитатор — ответственная деятельность, которой можно гордиться. А при ее успешном освоении — наслаждаться потоком идей и успешными результатами.

Фасилитатор: регулирование встреч

Формат этого взаимодействия – встречи. Их эффективность с помощью регулирования обеспечивает фасилитатор. Это специальная роль в сообществе практиков.

Благодаря его действиям встречи проходят:

  • Быстро
  • Обсуждение происходит только по заданной теме, не уходит в сторону
  • Все участники имеют возможность высказаться по делу
  • Интеллектуальный продукт команды в результате встречи улучшается

Что именно делает фасилитатор во время встречи?

  1. Он отвечает за устный продукт коммуникаций.
  2. Он не участвует в обсуждении, он только его модерирует, следя за тем, чтобы все слышали и понимали друг друга
  3. Он дает слово участникам встречи, в том числе в части возражений и комментариев
  4. Он задает уточняющие вопросы участникам, чтобы убедиться: всем всё понятно
  5. Он держит ход обсуждения в русле заявленной темы
  6. Он поддерживает энергию обсуждения, драйв, удовольствие от общения его участников.

Каким должен быть фасилитатор?

  1. Он должен быть уверенным в себе, владеть своим голосом
  2. Он должен уметь структурировать беседу, интегрировать две мысли в одну
  3. Он не должен бояться сталкивать людей в споре, в нем должна родится истина.
  4. Он должен уметь остановить беседу, если она начинает превращаться в болтовню (бла – бла — бла). Все участники встречи равноправны. Для фасилитатора статус участника в компании, его должность, не должны иметь значения. Во время встречи главный – фасилитатор.
  5. Если нет специального тайм – кипера, фасилитатор должен следить за временем.

Откуда берутся фасилитаторы?

В роли фасилитатора может выступать приглашенный специалист, но лучше «выращивать» фасилитаторов в самой компании, пробовать на эту роль разных сотрудников, потому что фасилитатор управляет очень важной составляющей — культурой общения.

8 ролей фасилитатора

Чтобы быть эффективными, фасилитаторы должны совмещать множество ролей на сеансе. Иногда мы стремимся сохранить сосредоточенность группы, иногда мы помогаем им углубиться в тему, а иногда мы пытаемся удержать их от нападок друг на друга! В нашем флагманском курсе «Эффективный фасилитатор» мы определяем восемь различных ролей фасилитатора.


Получите больше подобных советов!

Подпишитесь на нашу рассылку новостей


Роли фасилитатора

  1. Руководство: Вы должны знать шаги процесса, которые группа будет выполнять от начала до конца.Вы должны внимательно вести участников на каждом этапе.
  2. Мотиватор: От воодушевляющего вступительного слова до заключительных слов приветствия вы должны разжечь огонь в группе, набрать обороты и сохранить темп.
  3. Создатель мостов: Вы должны создать и поддерживать безопасную и открытую среду для обмена идеями. Там, где другие люди видят различия, вы должны найти и использовать сходства, чтобы заложить основу для наведения мостов к консенсусу.
  4. Ясновидящий: На протяжении сеанса вы должны внимательно следить за признаками потенциального напряжения, усталости, ухудшения и беспомощности — и реагировать заранее, чтобы избежать дисфункционального поведения.
  5. Похвала: При каждой возможности вы должны хвалить участников за прилагаемые ими усилия, прогресс, которого они достигают, и результаты, которых они достигают. Хвалите хорошо, хвалите часто, хвалите конкретно.
  6. Peacemaker: Хотя почти всегда лучше избегать прямой конфронтации между участниками, если такое событие произойдет, вы должны быстро вмешаться, восстановить порядок и направить группу к конструктивному решению.
  7. Надсмотрщик: Вы несете полную ответственность за соблюдение графика сеанса; это влечет за собой тактичное прекращение не относящихся к делу обсуждений, предотвращение обходных путей и поддержание постоянного уровня детализации на протяжении всего сеанса.
  8. Активный слушатель: Вы должны внимательно слушать обсуждение и уметь быстро анализировать и сравнивать комментарии, а также формулировать вопросы, которые помогают управлять групповым обсуждением и, при необходимости, бросать вызов группе.

По теме: Видео: 5 причин взять The Effective Facilitator


Загрузите это изображение, чтобы распечатать, поделиться и получить краткое справочное руководство по освоению каждой роли во время проведения сеансов.

После выполнения стольких обязанностей, можно ли удивляться, почему фасилитаторы обычно устают после сеанса?


Каковы роли фасилитатора (ов) и советника (ов)? | Совместное путешествие | Гобелен веры

Роль фасилитатора:

  • Создайте сообщество в группе, убедившись, что каждый человек включен, услышан и оценен
  • Помогите участникам внести свой собственный опыт в живые традиции, которые мы разделяем
  • Убедиться, что группа начинается и заканчивается вовремя и соблюдает договор
  • Проведите группу по плану занятия
  • Установите и поддерживайте комфортный, всеобъемлющий тон и чувство во время сеанса.

Фасилитатор также является участником дискуссии, но групповой процесс — это первое, что думает фасилитатор. Они должны присутствовать, чтобы помогать идти в ногу со временем, но жизненно важно, чтобы фасилитаторы воздерживались от чрезмерного «руководства». Они могут продвигать дискуссии, но участники действительно владеют группой и несут основную ответственность за ее успех или неудачу.

Выбирайте фасилитаторов с учетом их навыков межличностного общения и приверженности программе. Им нужно обучение и постоянная поддержка.В главе 3 предлагается образец двухсессионного обучения. Для постоянной поддержки предоставляйте фасилитаторам регулярные, запланированные встречи с назначенным лицом, например, советником по делам молодежи, религиозным педагогом или священником, чтобы оценить, как продвигается группа, и продолжить развитие навыков фасилитации.

Важно, чтобы молодежь чувствовала связь с фасилитаторами, которые работают с ними. Вы можете попросить молодежь предложить фасилитаторов. Сами молодые люди становятся хорошими координаторами сессий служения в малых группах.Содействие служению в малых группах — такой мощный инструмент для развития лидерских качеств, что вы не захотите тратить его зря, прося содействовать только взрослых. Возможно, у вас есть молодые люди с опытом фасилитации, которым комфортно вести целые занятия. Раскройте приглашение на тренинг для фасилитаторов для всей молодежи. Некоторым будет комфортно заниматься фасилитацией после тренировки; другие не могут. Чтобы помочь молодежи вырасти в роли фасилитатора, подумайте о совместной фасилитации.

Есть разные способы поделиться фасилитацией сессий.Молодежь и взрослые могут совместно проводить фасилитацию каждого занятия или чередовать фасилитационные сессии. Вы также можете использовать совместную фасилитацию для развития лидерских навыков среди многих членов группы. Попросите добровольцев координировать различные части сеанса: один участник может поделиться вступительным словом, другой представляет фокус, а третий ведет выезд. Если вы решите распределить роли таким образом, всегда имейте запасной план на случай, если участник по какой-либо причине не сможет выполнить свое назначение.Убедитесь, что вы доступны перед сеансом, чтобы получить все необходимые ресурсы и подготовиться к нему.

Если вы молодой человек, который будет вести занятия, помните, что есть взрослые консультанты, к которым вы можете обратиться за помощью в случае необходимости. Если собирается группа, состоящая из всей молодежи, взрослые советники по-прежнему должны присутствовать в здании из соображений безопасности. Советники играют важную роль. Они помогают создать безопасное пространство для занятий. В контексте небольшой группы советник является одновременно ресурсом и участником.Они могут разделить фасилитацию. Если только молодежь помогает, советники служат важными ресурсами для материалов, общения и мостом к более широкому собранию.

Одна из первых обязанностей фасилитатора — помочь группе заключить завет. Это важно из-за реляционного аспекта служения в малых группах. Этот завет или обещание о том, как быть вместе, может помочь группе перейти от простого избегания срывов и конфликтов к демонстрации способа заботы. Заключение завета должно быть одним из первых занятий группы.Пересматривайте завет всякий раз, когда к группе присоединяется новый человек, и не реже одного раза в год. Примерное занятие 2, «Вместе вместе, часть II» включает руководство по заключению завета.

Что такое фасилитатор — Учебная клиника

Мы все это чувствуем: необходимость создавать умные, инновационные организации. Как лидеры и их организации создают обучающуюся организацию? Создавая безопасную и вовлекающую среду, в которой люди могут выявлять и решать проблемы, совместно планировать, принимать совместные решения, разрешать собственные конфликты и управлять собой как ответственные взрослые.Благоприятный ум и набор навыков являются важными составляющими для создания обучающейся организации.

Кто такой фасилитатор?

Работа фасилитатора — помогать каждому мыслить наилучшим образом. Они создают среду, в которой всех поощряют к участию, пониманию точки зрения друг друга и разделению ответственности. При этом фасилитатор группы помогает участникам искать элегантные решения и заключать устойчивые соглашения.

Некоторым группам такая помощь не нужна.Например, те, чьи встречи в основном сводятся к обмену информацией, объявлениями и отчетами. Или группы, которые регулярно встречаются для рутинных решений по стандартным проблемам, таким как составление расписания. С подобными проблемами можно справиться без особой необходимости в фасилитаторах встречи.

А как насчет более сложных проблем, с которыми сталкиваются группы? Например, группа по запуску продукта, состоящая из дизайнеров, маркетинга, производства и обслуживания клиентов. Несмотря на общую цель увеличения продаж, их взгляды сильно различаются.То, что одному кажется разумным, может предъявлять слишком много требований к другому. И стили межличностного общения, вероятно, тоже будут совершенно разными. Какова вероятность того, что группа выживет в условиях групповой работы?

Группы

сталкиваются также с другими проблемами, включая разъяснение ролей для проектов, которые не были выполнены ранее, разрешение конфликтов с высокими ставками и т. Д. В подобных ситуациях группы будут принимать более правильные решения, если они примут фасилитаторский ум и набор навыков, чтобы поддержать их. думают как можно лучше.Это часто достигается путем подготовки руководства для фасилитатора, чтобы помочь руководителю собрания при организации собрания, и путем применения основных навыков фасилитации в группе.

В какой степени в ВАШЕЙ организации существует фасилитирующее мышление?

Тренер против фасилитатора … в чем разница?

Обучение и фасилитация — это два разных вида деятельности. Им требуются одни и те же навыки, но и другие навыки. Тренер часто является экспертом по содержанию, а фасилитатор — экспертом по процессу.Тренер читает лекции, проводит демонстрации, контролирует отработку навыков и исправляет ошибки учащихся. Фасилитатор встречи ведет обсуждения и помогает участникам учиться на собственном опыте и общей информации. Тренер может вести обсуждение содержания курса; фасилитатор больше сосредоточится на процессе обсуждения. Обучение навыкам фасилитации часто включает в себя обучение навыкам.

Вот некоторые из общих различий между тренером / инструктором и фасилитатором:

В фокусе…

  • Тренер / Инструктор: Что обсуждается — для выполнения работы группы
  • Ведущий: как продвигается дискуссия — чтобы сплотить группу и способствовать развитию сопричастности

Внимание на…

  • Тренер / инструктор: содержание и задача, цель / цель, результат / результат
  • Фасилитатор: методы и процесс, участие всех, групповая динамика

Необходимые знания включают…

  • Тренер / инструктор: Опыт работы в предметной области
  • Координатор: Опыт групповой динамики

Компетенции включают…

Тренер / инструктор:

  1. Подготовка к обучению
  2. Устанавливает среду обучения
  3. Использует принципы обучения взрослых
  4. Использует лекцию
  5. Проводит обсуждения
  6. Проводит учебные мероприятия, демонстрации, практикуется и т. Д.
  7. Дает обратную связь учащимся
  8. Обрабатывает проблемных учащихся
  9. Оценивает эффективность навыков
  10. Использует аудиовизуальные материалы

Посредник:

  1. Планирование встреч с использованием повестки дня
  2. Установите продуктивный климат и начните обсуждение
  3. Заставляет группу сосредоточиться на определении и достижении результатов
  4. Помогает группе эффективно общаться
  5. Поддерживает и поощряет участие
  6. Способствует самопознанию альтернатив и решений
  7. Помогает группе принимать решения
  8. Помогает выбрать руководителя группы
  9. Обрабатывает нарушителей, фактически исключенных из группы

Какую из этих двух ролей ВЫ чаще выполняете в своей организации: фасилитатора или тренера группы?

Навыки фасилитатора: что должен делать каждый фасилитатор… и чего не делать!

Хотя задачи фасилитатора различаются по направленности, есть десять ключевых методов фасилитации, которые используют все квалифицированные фасилитаторы для управления групповым процессом:

  1. Инициировать, предлагать и вносить предложения
  2. Разделить участников на подгруппы
  3. Используйте вопросы, чтобы привлечь внимание людей, получить информацию и мнения
  4. Используйте тишину, чтобы освободить место
  5. Следите за несколькими темами и опирайтесь на идеи других
  6. Используйте флип-чарт для дополнительного обсуждения и записи идей
  7. Слушайте общие темы, исключите ненужные детали и перенаправьте обсуждение
  8. Организуйте последовательность выступающих
  9. Перефразируйте, чтобы прояснить или показать понимание
  10. Попросите членов группы связать конкретные примеры с общей идеей или составить резюме.

Сколько из этих навыков вы используете при проведении встреч? Что вы могли бы добавить, чтобы повысить эффективность фасилитации группы?

Есть некоторые вещи, которые опытные фасилитаторы явно не делают при проведении собраний.Подумайте о негативном воздействии на вашу группу и процесс, если вы, как фасилитатор…

  • выступить в качестве технического эксперта
  • поезд
  • вести повестку дня
  • действовать как писец
  • навяжите свою индивидуальность группе
  • владеют идеями или результатами группы
  • давать незапрошенные мнения
  • сделать презентацию

Избегание этих ошибок должно быть частью любого группового тренинга по фасилитации.

Будьте лучшим фасилитатором: помогайте встречам и обсуждениям с эффектом!

Дискуссия — это прежде всего обмен мнениями и чувствами, а во вторую очередь — фактами. Успешное обсуждение предполагает выслушивание других. Поскольку мнения не являются ни правильными, ни неправильными, обучение фасилитатора должно включать в себя практику процесса, когда фасилитатор побуждает всех участвовать в обсуждении. Роль фасилитатора состоит в том, чтобы прийти к обсуждению подготовленным, зная, какие вопросы задать, чтобы добиться желаемых результатов.

Обучение через обсуждение происходит, когда участников заставляют думать. Обсуждения вашей команды по фасилитации будут более успешными, если вы будете использовать следующие шаги:

Шаг 1: Начните обсуждение, рассказав участникам цель обсуждения, о чем они собираются говорить и как будет проводиться обсуждение.

Шаг 2: Облегчите обсуждение, задавая вопросы и оценивая ответы, чтобы развить интересную точку. Помогите участникам резюмировать основные моменты обсуждения.

Шаг 3. Попросите участников поделиться и интерпретировать свои реакции на то, что обсуждалось, ответив на вопросы ведущего о том, что произошло с ними и другими во время обсуждения.

Шаг 4: Попросите участников определить концепции обсуждения, ответив на вопросы ведущего, разработанные для выяснения того, что было изучено, и степени, в которой были достигнуты цели встречи.

Шаг 5: Попросите участников применить то, что было изучено во время обсуждения, ответив на вопросы ведущего, призванные помочь им использовать и применить новую информацию, полученную в ходе обсуждения, в их собственных ситуациях.

Во время обсуждения вам как фасилитатору не следует выступать в качестве технического эксперта, если предполагается, что содержание обсуждения исходит от участников; так что воздержитесь от презентаций. Кроме того, не высказывайте свое нежелательное мнение. Результаты обсуждения являются продуктом группового мышления. На результатах не должно быть отпечатков пальцев фасилитатора.

Как вы остаетесь в стороне от обсуждения и остаетесь в роли фасилитатора?

Сделайте вашу фасилитацию в счет!

Квалифицированные фасилитаторы используют широкий спектр навыков и методов, чтобы помочь группе понять их общие цели и помочь им в их достижении.Они являются экспертами и поборниками процесса, а не содержания. У каждого фасилитатора группы будет индивидуальный стиль и подход. Именно этот уникальный подход, его подлинность, делает возможным участие фасилитатора.

Мелисса Смит и Мария Чилкот, управляющие партнеры, The Training Clinic

За дополнительной информацией обращайтесь в The Training Clinic по телефону

[email protected] или www.thetrainingclinic.com

Что такое фасилитатор и другие критические роли на совещании

Термины «лидер», «фасилитатор», «регистратор», «хронометрист» и «участники» часто встречаются в литературе по встречам. Что необычно, так это полное описание каждой роли и ее важности.

В компании CO2 Partners мы работаем с клиентами, чтобы определить эффективные передовые практики для каждой компании. Это включает в себя помощь клиентам в описании обязанностей лидера и фасилитатора (и других ролей на встрече), эффективных методов фасилитации и их отношения к продуктивным встречам.Используйте наше руководство ниже, чтобы получить больше от ваших встреч и сэкономить время, изучая роль каждого участника встречи.

Все роли на собрании и их важные обязанности

Роль руководителя собрания

Руководители групп имеют широкий спектр обязанностей, но встречи являются одними из самых важных, когда речь идет о моральном духе и эффективности сотрудников. Лидер должен быть проводником встречи: он планирует ее, запускает и выражает желаемый результат.

Лидер инициировал встречу с определенной целью, но должен иметь в виду, что важно выглядеть доступным и открытым для обратной связи (чему мы часто обучаем менеджеров и руководителей).

В начале встречи лидер должен стремиться выполнить эти 4 шага, чтобы создать положительный прецедент и убедиться, что все находятся на одной странице:

1) Экспресс-оценка: дайте участникам понять, что вы цените их участие. Если есть время, воспользуйтесь конкретным вкладом, чтобы каждый участник чувствовал себя хорошо.

2) Объедините команду: объясните, почему все присутствуют на этом собрании. Люди хотят понять, почему они важны для группы. Не упускайте из виду отдельного человека или подгруппу; вы обнаружите, что быстро потеряете их участие в собрании, если сделаете это.Если они чувствуют себя оскорбленными, они могут даже активно работать против вас.

3) Поделитесь видением: Соедините цель этой конкретной встречи с более широкой организационной целью.

4) Укажите направление: объясните, кто будет проводить встречу и почему был сделан этот выбор. Если вы хотите, чтобы группа определилась с фасилитатором, заранее сообщите им, что это будет их обязанность, чтобы они были готовы принять это решение.

Роль фасилитатора встреч

Нас часто спрашивают: «Что такое фасилитатор встреч и зачем он нам?»

Фасилитатор собрания отвечает за организацию собрания, чтобы убедиться, что оно проходит гладко и охватывает основные вопросы повестки дня.Хороший фасилитатор позаботится о том, чтобы все слушали, придерживались темы повестки дня, знали свои роли и чувствовали себя вовлеченными в процесс.

Почему фасилитатор должен быть отделен от лидера?
Как дирижер оркестра, координатор встречи пытается заставить участников понять свои роли и работать на благо всех. Вот почему важно, чтобы фасилитатор не был лидером. Когда лидеры действуют как фасилитаторы, они, как правило, доминируют на собраниях.

Встреча больше не похожа на симфонию, это похоже на соло — когда лидер просто разговаривает с командой. На этих встречах участники не склонны вносить свой вклад или сотрудничать. Они чувствуют, что должны слушать и терпеть.

Назначенный координатор встречи будет следить за тем, чтобы встреча прошла успешно. Когда собрание проходит хорошо, все остаются в повестке дня, понимают свои роли, чувствуют свою причастность, прислушиваются к другим и вносят ключевой и своевременный вклад.

Это 3 обязанности фасилитатора собрания:

1. Держите встречу сфокусированной: Когда группа или отдельный человек начинает отходить от повестки дня, обуздайте их.

2. Уменьшите путаницу:

  • Своевременно составляйте четкую и краткую повестку дня.
  • Придите на собрание пораньше, чтобы ответить на вопросы, проверить оборудование, проверить напитки и дать направление.
  • Убедитесь, что участники понимают и соблюдают правила и повестку дня

3.K eep the Leader or Others from Dominating: Стремитесь получить как можно больше ценной информации (включая голоса меньшинства), прежде чем закрывать обсуждение. Вы можете пригласить молчаливых участников выступить, уважительно попросить текущего докладчика подвести итоги или призвать к голосованию, когда группа разделится (возможно, используя некоторые из новых и инновационных инструментов, предоставляемых Turning Technologies и Group Mind Express).

Роль регистратора собрания

Регистратор ведет протокол собрания и при необходимости записывает вклады на флип-чартах.

Имея отдельную роль в собрании для записывающего, ведущий и участники могут оставаться в разговоре и не отвлекаться на записи. Однако рекордер обладает большей мощностью, чем люди часто думают. Если вы хотите узнать больше о передовых методах работы для этой роли, ознакомьтесь с нашими правилами для лучшего учета минут.

Роль хронометриста

Поскольку фасилитаторы часто заняты продвижением дискуссии, они могут потерять счет времени.Хронометрист следит за тем, чтобы не уделять слишком много времени одному пункту повестки дня. Когда хронометрист уведомляет всех, что время истекло, фасилитатор и руководитель могут решить, проходить ли через конкретный барьер или положить предмет на «стоянку».

Встречи стоят денег, потому что время стоит денег. Если лидер и фасилитатор имеют представление о стоимости минуты всего времени участников, они могут использовать эту цифру, чтобы решить, сколько времени потратить на каждый пункт повестки дня. Счетчик времени может напоминать участникам о счетчике времени-денег, когда они тратят слишком много времени на тему, имеющую низкую денежную ценность.

Хронометрист должен сделать предупреждение за 5 минут до окончания по пунктам повестки дня и за 10 минут до окончания собрания. Это позволяет фасилитатору завершить текущее обсуждение и дать команде успокаивающий вопрос.

Роль участника собрания

Участники были выбраны на основе их знаний, навыков и ответственности. Если лидер выбрал их правильно, они будут подготовлены к типу встречи (принятие решений, информационная, творческая / мозговой штурм, мотивация, планирование реализации) и внесут важные навыки и предложения на стол.В целом, чем больше когнитивное разнообразие в группе, тем эффективнее будут результаты.

Независимо от того, являются ли они провидцами, стратегами, критически мыслящими, системными мыслителями или практическими / тактическими мыслителями, участникам необходимо:

1. Перед встречей внимательно прочитайте протокол последней встречи и прилагаемые к ней отчеты. Подготовьте вопросы и проблемы и, если позволит время, заранее отправьте группе более важные вопросы и проблемы.
2. Будьте готовы сообщить о действиях, за которые они являются DRI (напрямую ответственным лицом).
3. Сохраняйте непредвзятость и внимательно слушайте других.
4. Свяжите то, что они говорят, с общей целью встречи и / или видением и миссией организации.

Как лидеры или фасилитаторы могут улучшить свои встречи

Встречи обычно проходят одним из двух способов:

Эффективные и действенные, с новыми задачами и целями для отдельных лиц или всей группы.
Потраченное время, ничего не решено и нет четкого направления.

Не знаете, какие встречи вы проводите? Или хотите знать, как повысить эффективность встреч и получить больше от своей команды?

В CO2 Partners мы облегчаем вам роль лидера, менеджера или фасилитатора, помогая вам понять, как максимально увеличить время встречи и раскрыть компетенции сотрудников.Узнайте, как вы можете поддержать свою команду в раскрытии ее потенциала, пройдя нашу оценку лидерства команды.

Готовы приложить все усилия для развития своих лидерских навыков?

Получите коучинг для руководителей и руководителей от нашей опытной команды или запланируйте кофе с нами, чтобы мы могли обсудить (без риска!) Ваши предстоящие бизнес-задачи и повседневные обязанности.

Похожие сообщения

Как подготовиться к встрече: шаги 1 и 2

Как подготовиться к встрече: шаг 3

Как подготовиться к встрече: шаг 4

Как подготовиться к Встреча: шаги № 5-7

10 основных характеристик отличного фасилитатора группы

7 мая 2019, 13:43

Сочетание навыков и личностных качеств делает отличного фасилитатора группы.Хотя отличные фасилитаторы обладают множеством навыков, вот 10 основных характеристик эффективных фасилитаторов.

Навыки эффективного общения

Отличный фасилитатор — это тот, кто не только умеет комфортно говорить перед аудиторией, но также может легко и кратко передать процесс встречи. Ожидается, что фасилитаторы перефразируют отдельные идеи для большей ясности и / или подтверждения намерений говорящего.Возможность резюмировать и обмениваться ключевыми темами, тенденциями и / или решениями, предложенными группой, помогает группе эффективно создавать закрытие.

Открыт для обмена

Быть открытым для изменений не означает воплощать в жизнь все идеи, которые приходят в голову другим. Быть открытым для изменений — значит быть гибким и не зацикливаться на разработанном вами плане процесса. У разных групп есть уникальные потребности в фасилитаторе, которые отличный фасилитатор может распознать и удовлетворить, адаптировав процесс и включив идеи других процессов, когда они актуальны и повышают ценность встречи.Например, не бойтесь выйти за рамки собрания, чтобы насладиться игривым упражнением, которое способствует сплочению команды или набирает больше энергии в группе. Когда группа чувствует, что у них есть возможность вносить предложения по структурным изменениям, они с большей вероятностью примут участие в процессе.

Навыки острого наблюдения

Еще один навык, необходимый фасилитатору, — уметь улавливать небольшие жесты, взгляды и выражения лица, которые могут указывать на честную реакцию и / или мнение человека.Важно понимать, что на самом деле происходит в сознании людей и что они чувствуют, отмечая смешанные сообщения, когда они возникают, чтобы вывести на поверхность проблемы, различные мнения и сопротивление.

Демонстрирует непоколебимую позитивность

Независимо от того, начинаете ли вы фасилитацию, в середине или в конце фасилитации, оптимистичный и позитивный настрой поможет вам упростить встречу и получить максимальную отдачу от каждого члена группы.Один из способов сделать это — использовать «благодарное исследование» — помочь участникам взглянуть на проблемы с точки зрения сильных сторон или точки зрения «что работает», а не «что не работает».

Аутентичный

Будучи самим собой, вам будет легче общаться с участниками, что поможет вам лучше направлять и понимать их, что приведет к успешной групповой фасилитации, в которой члены группы связываются и доверяют друг другу. Подобно тому, как хороший фасилитатор обладает острыми навыками наблюдения, чтобы замечать смешанные сообщения, участники также обладают удивительной способностью улавливать неискренние комментарии или утверждения, которые могут их закрыть.

Поддерживает постоянный нейтралитет

На протяжении всей встречи отличный фасилитатор сможет сохранять нейтралитет и относиться ко всем участникам как к равным, независимо от власти, типа личности, личного мнения или предубеждений. Это важный элемент фасилитации, который необходимо усвоить на практике. Когда на встрече приходится играть более одной роли (например, эксперта по предмету и фасилитатора), опытный фасилитатор будет полностью прозрачен в отношении того, какую роль они играют, когда им нужно переключаться между ролями.

Энергичная личность

Фасилитатор должен знать, когда усилить энергию в комнате и / или когда вернуть фокус группы. Энергичная личность может помочь усилить волнение перед предстоящим проектом или провести мозговой штурм в правильном начале независимо от приверженности участников процессу. Когда между участниками возникает напряженность, хороший фасилитатор может сохранять спокойствие во время разногласий. Это требует огромной энергии и навыков и поможет снизить напряженность и сохранить конструктивный диалог по теме.

Способствует конструктивной обратной связи

Чтобы участники не поддавались идее (идеям) одного человека, фасилитатор бросает вызов группе, задавая вопросы, чтобы помочь им мыслить шире, глубже или шире. При необходимости фасилитатор призывает группу остановиться и поразмышлять над своей работой или идеями с целью улучшения. Обратная связь лучше всего, когда она конструктивна и основана на реальных, наблюдаемых событиях, к которым могут иметь отношение другие.Фасилитатор также демонстрирует свою готовность получать обратную связь, активно выслушивая и внося изменения в процесс там, где это имеет смысл.

Спрашивает против говорит

Ведущие используют искусство задавать вопросы или задавать вопросы, а не рассказывать, чтобы побудить членов группы выдвинуть свои собственные идеи. Если группа не может придумать идеи, фасилитатор будет выдвигать только предложения, чтобы стимулировать дальнейшие идеи. Фасилитатор понимает, что, если группа сама придумывает идеи, в конечном итоге повышается заинтересованность и последующая реализация.

Пациент

И последнее, но не менее важное: терпение во время процесса фасилитации имеет решающее значение для успеха встречи. Фасилитатор не выражает своего разочарования или гнева по отношению к участникам из-за того, что они не блестяще генерируют идеи или когда человек или группа не следуют плану процесса. Вместо этого фасилитатор оценивает, связана ли проблема с содержанием или проблемой процесса. После того, как вы заметили, решение проблемы может быть таким же простым, как задание разных вопросов, чтобы помочь группе увидеть проблему более ясно, или столь же сложным, как изменение плана процесса в соответствии с меняющимися потребностями группы.

Великий фасилитатор ценит и уважает силу группы. Они верят в лучшие решения; лучшие идеи и лучшие результаты могут быть достигнуты, когда используется интеллект в комнате. Эффективно объединив свои знания, навыки и индивидуальность, первоклассный руководитель встреч сможет укрепить доверие и привлечь внимание группы.

Какие черты, которые, по вашему мнению, наиболее важны, мы определили или упустили?

Вы фасилитатор? Определение командных ролей с помощью 4-Box

О чем авторы песен пишут песни? Насколько крутым будет новый производственный процесс? Удовольствие от разработки указанной производственной методики? Эффективность, необходимая для внедрения?

Нет, авторы песен пишут о людях.

[Еще пишут о машинах, но разве эти песни не о людях, управляющих машинами?]

Авторы песен пишут песни о людях, потому что люди интересные. Они эмоциональны. Они близки. Они необходимы, по крайней мере, до тех пор, пока роботы не возьмут верх.

Люди — единственные постоянные участники дискуссий о совместной работе. Конечно, вам нужны другие методологии и инструменты для производства пианино и гитар, чем для проектирования и разработки программного обеспечения для написания музыки.Но каждый бизнес-процесс требует значительного участия людей.

Независимо от отраслевых знаний и навыков, необходимых для данной команды, человек может выполнять четыре основные роли: поборник, создатель, координатор или исполнитель. Ваша роль определяется сочетанием вашего стиля мышления (расходящийся или конвергентный) и вашей рабочей ориентации (люди или задачи).

Сегодня мы рассмотрим роль фасилитатора. Фасилитатор — это конвергентный мыслитель, ориентированный, как вы уже догадались, на людей!

Координаторы следят за тем, чтобы члены команды понимали свои обязанности и были довольны направлением проекта.Они служат связующим звеном между командой и ее внешними заинтересованными сторонами, а иногда и между членами команды. Когда другие сталкиваются с препятствиями или нуждаются в поддержке, фасилитаторы всегда готовы помочь и предложить тактическое решение.

Команда не чувствует себя командой без фасилитатора, который часто является связующим звеном, удерживающим проект от разрыва на отдельные части. Компании полагаются на командную работу, потому что команды достигают результатов, которых никто не может добиться в одиночку. Если вы извините за клише, команда — это целое, которое больше, чем сумма его частей.Фасилитатор необходим для поддержания этой целостности.

Однако у каждой медали есть две стороны (тьфу, еще одно клише!). Часть фасилитатора — это быть человеком. Часть того, чтобы быть народным человеком, — это желание, чтобы все ладили и гармонично работали для достижения общей цели. В то время как чемпионы могут приветствовать задачу преодоления сопротивления, фасилитаторы, как правило, испытывают дискомфорт или стресс, если команда начинает проявлять напряжение или когда люди сопротивляются. Когда эти надоедливые Создатели начинают выдвигать новые идеи и обсуждать возможность перестройки всего процесса на лету, уровень разочарования фасилитаторов возрастает.Или их умственные вложения в проект ослабевают, когда они чувствуют, что их контроль ускользает.

Что могут сделать фасилитаторы для повышения эффективности? Как и в случае любой командной роли, фасилитаторам важно понимать другие точки зрения и ценить другие виды вклада, особенно в том, что касается членов команды, которые предпочитают работать автономно и не рассматривают социальное взаимодействие как необходимый компонент эффективности команды. Также может быть полезно развитие большей терпимости к изменениям курса и неопределенности.Когда возникает сопротивление, фасилитаторам, возможно, придется не воспринимать это как личное оскорбление или отказ, а рассматривать это как шанс продать преимущества сохранения курса или выбора наиболее практичного решения.

Возможно, вы читаете это и думаете: «Это описание фасилитатора очень похоже на меня. Но как мне попасть на карту 4-Box и узнать наверняка? »

Ответ: пройдя тест Caliper.

Основываясь на вашем уникальном сочетании личностных качеств, вы окажетесь где-то на шкале конвергенции / расхождения в вашем стиле мышления и где-то между ориентированным на задачи и ориентированным на людей подходом к работе.Если формула помещает вас где-то в нижний левый квадрант, вы фасилитатор.

Следующий шаг — найти способ использовать эту информацию для повышения эффективности команды. Хорошие новости: у Caliper есть для этого инструмент.

Он называется «Отчет о командных ролях». В этом отчете вся ваша команда разбита по квадрантам на Caliper 4-Box, что позволяет увидеть разбивку по чемпионам, создателям, фасилитаторам и исполнителям. Он также показывает распределение вашей группы по стилям мышления, человеческим навыкам и целеустремленности, а также сильные и слабые стороны отдельных членов команды в этих областях.

Этот отчет может стать открытием для вашей команды. Вы не только видите, чего не хватает в целом (например, слишком мало людей в одном секторе или слишком много в другом), но также обнаруживаете, какие члены команды занимают неправильные роли. Возможно, ваша коллега Этель обладает соответствующими техническими навыками, и поэтому ее отправили создавать систему для внедрения. Тем не менее, она, кажется, борется с инерцией и часто пытается отвлечься. Оказалось, что она по натуре фасилитатор, но ее по ошибке отвели на роль создателя.Иногда решить проблемы с производительностью команды можно так же просто, как перераспределить обязанности.

Есть четыре основные причины, по которым вы хотели бы знать, являетесь ли вы фасилитатором или подходите для одной из других ролей:

  • Чтобы убедиться, что вы играете командную роль, которая играет на ваших сильных сторонах
  • Чтобы максимально использовать ваши сильные стороны в команде
  • Чтобы помочь вам более эффективно общаться и сотрудничать с другими членами команды
  • Чтобы увидеть, когда вся ваша команда изображена на графике с четырьмя ячейками, где лежат пробелы

В следующий раз мы поговорим о квадранте исполнителей.Между тем, если вы готовы узнать больше о том, как 4-Box может помочь повысить эффективность вашей команды, отдела или небольшой компании, сообщите нам. Контактная информация ↓

Что такое фасилитатор в бизнесе? — Определение и роль — Видео и стенограмма урока

Роли

Многие рассматривают фасилитатора как человека, который может помочь группе рассматривать проблемы, с которыми им приходится сталкиваться, как учебный опыт, а не как антагонистический или конфронтационный опыт.Если вы когда-либо будете действовать в качестве фасилитатора, вы будете выполнять три функции:

Первая — вмешательство ; вы помогаете группе учиться друг у друга, вмешиваясь, когда это необходимо, чтобы успокоить напряженные ситуации или ситуации, которые угрожают сорвать процесс. Вы вмешиваетесь, направляя разговор в более продуктивное русло. Вы также создаете безопасную среду, восприимчивую к обмену конструктивными отзывами.

Следующий аспект предполагает обнадеживающую объективность .Здесь вы помогаете группе сделать шаг назад и объективно наблюдать за собой и своими взаимодействиями. Вы помогаете ему теоретизировать и экспериментировать с новыми подходами к достижению целей, задач, задач или решения проблем.

Наконец, третья функция занимается пониманием процесса обучения . Вы пытаетесь помочь участникам понять их соответствующие учебные процессы. Как только кто-то поймет, как учиться, мы сможем превратить множество различных ситуаций в учебный опыт.Это должно помочь поставить проблемы перед группой в более позитивном свете и облегчить решение каждого члена, узнав о проблемах с разных точек зрения и с разных подходов к решениям.

Навыки, необходимые фасилитатору

Хороший фасилитатор должен обладать набором основных навыков. У фасилитатора должно быть навыков активного слушания , с помощью которых вы можете дать обратную связь человеку, общающемуся с вами. Это делается путем повторения или перефразирования сказанного, чтобы подтвердить ваше понимание.Фасилитатор должен обладать навыками тщательного наблюдения и чувством выбора времени , которое в основном знает, когда вмешиваться, , а когда воздерживаться от вмешательства. Кроме того, они должны иметь чувствительность к групповой динамике , позволяя группе двигаться в направлениях или областях, с которыми фасилитатор может не полностью согласиться.

Пример

Допустим, вы попали в небольшую компанию, которую контролируют только два ее владельца.Их бизнес пострадал за последние несколько лет и находится на грани банкротства. Они категорически не согласны с тем, что делать, чтобы спасти свою компанию, которую они строили десятилетиями. Ваша роль — помочь владельцам или направить их к решению их проблемы. Вы не говорите им, что делать, и даже не предлагаете возможных решений. Скорее, ваша роль состоит в том, чтобы облегчить структуру и процесс, посредством которого они взаимно соглашаются на решение своей проблемы. Вы делаете это, активно прислушиваясь к их опасениям и удостоверяясь, что они понимают точки зрения друг друга.Вы должны внимательно наблюдать за , как эти двое взаимодействуют, и стараться направлять их взаимодействия в положительном направлении. Вам нужно знать, когда вмешаться и остановить развитие враждебной ситуации, а когда позволить чему-то немного потухнуть, чтобы посмотреть, смогут ли они самостоятельно преодолеть препятствие, что само по себе может помочь. Под вашим руководством они согласовывают план действий, которому они оба готовы следовать и которому они привержены.

Краткое содержание урока

Координатор — это человек, которого приглашают, чтобы помочь группе решить проблему или решить проблему.Роль фасилитатора на самом деле довольно ограничена, но довольно важна. Фасилитатор не ведет группу и не предлагает решения. Вместо этого фасилитатор действует как проводник и структурирует процесс, который поможет членам группы самостоятельно прийти к решению. Ключевые компетенции, необходимые для эффективного фасилитатора, включают в себя острые навыки наблюдения, активное слушание, хорошее чувство времени, хорошее знание динамики группы и готовность идти в том направлении, которое хочет группа, даже если вы не хотите идти.

Leave a Reply