Что входит в рабочее место офисного работника: Законодательные требования к рабочему месту офисного работника

Организация рабочего места офисного работника

Планирование размещения рабочих мест

Организация рабочего места — комплекс мероприятий обеспечивающих на рабочем месте необходимые условия для высокопроизводительного и безопасного труда работников, выпуска продукции высокого качества, а также наиболее полное использование оборудования, повышение содержательности и привлекательности труда, сохранение здоровья работников.

При организации рабочего места необходимо решать следующие задачи: оснащение рабочего места средствами труда и предметами труда в соответствии с заданными технологическими процессами; рациональная планировка рабочего места; обеспечение безопасности работы, нормальных условий труда.

Рабочая атмосфера офиса, его эффективная деятельность во многом зависят от продуманной организации рабочего места. Если рабочее место организовано в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по охране труда, уменьшается время, необходимое работникам для выполнения своих обязанностей, устраняются их ненужные передвижения в рабочее время, экономно используются площади.

Хорошие условия труда снижают напряженность и утомляемость работников, что способствует повышению их производительности труда и сохранению здоровья.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
При планировании размещения рабочих мест, выборе оборудования и мебели следует руководствоваться научными достижениями в области охраны труда.

Основные системы планирования размещения помещений при организации рабочих мест в офисных зданиях следующие:

1. Кабинетная— структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы — в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством такой системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп работников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

2. Зальная— структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством работников более 100.

Эти помещения обязательно оборудуются источниками искусственного освещения, кондиционерами и комплексными системами звукоизоляции. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площади на одно рабочее место, обеспечение рациональной системы управления персоналом. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также шум в зале.

3. Ячеистая— в большом зале размещаются работники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб создаются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5–2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для руководителей, у которых своя «ячейка». Они могут наблюдать за работой отделов и служб, а также контролировать дисциплину труда.

При размещении структурных подразделений фирмы в офисном помещении рекомендуется соблюдать следующие правила:
— в первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрацию, канцелярию, бухгалтерию, отделы маркетинга, кадровую службу) с учетом возможности их расширения;
— смежные отделы и службы располагать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией;
— отделы, связанные с приемом посетителей (отдел сбыта, кадровая служба, бухгалтерия), размещать рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой;

— складские, множительные и транспортные подразделения изолировать от приема посетителей и офисных помещений;
— туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и работникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Рабочие места планируются исходя из площади помещений, числа работников, норматива площадей на одного работника, проектируемого оборудования и мебели:
— общая и полезная площади здания, а также планирование комнат определяются по рабочим чертежам здания;

— число работников определяется штатным расписанием фирмы;
— нормы площадей на одного работника различны в разных странах.

При планировании помещений целесообразно определить места расположения кабинетов руководителей фирмы и его заместителей. Начальникам отделов целесообразно работать непосредственно в отделах: это улучшит управление персоналом и дисциплину труда.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Продолжительная работа на дисплее, особенно в диалоговом режиме, может привести к нервно-эмоциональному перенапряжению, нарушению сна, ухудшению состояния, снижению концентрации внимания и работоспособности, хронической головной боли, повышенной возбудимости нервной системы, депрессии.

Гиповитаминоз, недостаток микроэлементов и минеральных веществ (особенно железа, магния, селена) при работе в условиях повышенных нервно-эмоциональных и физических нагрузок ускоряет и обостряет восприимчивость к воздействию вредных факторов окружающей и производственной среды, нарушает обмен веществ, ведет к изнашиванию и старению организма. Поэтому при постоянной работе на ПЭВМ для повышения работоспособности и сохранения здоровья рекомендуется принимать витаминно-минеральные препараты всем, даже практически здоровым работникам.

Из всех недомоганий, обусловленных работой на ПЭВМ, чаще встречаются те, которые связаны с

использованием клавиатуры. В период выполнения операций ввода данных количество мелких стереотипных движений кистей и пальцев рук за смену может превысить 60 тыс., что в соответствии с гигиенической классификацией труда относится к категории вредных и опасных. Поскольку каждое нажатие на клавишу сопряжено с сокращением мышц, сухожилия непрерывно скользят вдоль костей и соприкасаются с тканями, вследствие чего могут развиться болезненные воспалительные процессы.

Повышенные статические и динамические нагрузки пользователей ПЭВМ приводят к бол

ям в спине, шейном отделе позвоночника и руках. Эти недомогания накапливаются постепенно и получили название «синдром длительных статических нагрузок».

Другой причиной возникновения указанного синдрома может быть длительное пребывание в сидячем положении, которое приводит к сильному перенапряжению мышц спины и ног, в результате чего возникают боли и неприятные ощущения в нижней части спины. Основной причиной перенапряжения мышц спины и ног являются нерациональная высота рабочей поверхности стола и сидения, отсутствие опорной спинки и подлокотников, неудобное размещение монитора, клавиатуры и документов, отсутствие подставки для ног.

Для существенного уменьшения боли и неприятных ощущений, возникающих у пользователей ПЭВМ, необходимы частые перерывы в работе и эргономические усовершенствования (необходимо оборудовать рабочее место так, чтобы исключать неудобные позы и длительное напряжение).

К числу факторов, ухудшающих состояние здоровья пользователей компьютерной техники, относятся электромагнитное и электростатическое поля, акустический шум, изменение ионного состава воздуха и параметров микроклимата в помещении.

Полную версию статьи журнала №11, 2015 года «Охрана труда и пожарная безопасность» можно запросить в редакции

Источник: журнал «Охрана труда и пожарная безопасность» №11, 2015

 

Нормы рабочего места в офисе, требования к офисным помещениям — Shukhova14

Для работников интеллектуального труда очень важно иметь благоприятные условия – это напрямую сказывается на их самочувствии, а значит, и производительности. Поэтому руководству нужно ответственно подходить к выбору офисного помещения для аренды.

Нормативы рабочего места в офисе: каким должны быть идеальные условия

Чтобы сотрудники компании чувствовали себя комфортно, необходимо учесть несколько параметров выбранного помещения.

Вот что говорится об этом в нормах СанПин о рабочем месте в офисе:

1. Площадь

   Площадь одного рабочего места в офисе для сотрудника, работающего на компьютере с плазменным или жидкокристаллическим монитором, должна составлять не менее 4,5 кв. м.

   Если монитор устаревший (на базе электронно-лучевой трубки), то нормы площади рабочего места в офисе – минимум 6 кв. м. на человека. Для ЭЛТ- экранов опускается 4,5 кв. м/чел., но только в том случае, если рабочий день длится меньше 4 часов, а в процессе работы не используется дополнительных устройств (сканер, ксерокс, принтер и т. д.)

   Ширина бокового прохода между столами сотрудников (точнее, между боковыми сторонами их компьютеров) – не менее 1,2 м. Минимальное расстояние между тыльными сторонами мониторов коллег должно составлять 2 м и более.

   Ксерокс и другая оргтехника должна стоять на рассстоянии 0,6 м от ближайшей стены или стола, а перед ним следует оставлять не менее квадратного метра свободного пространства.

2. Температура

   СанПин относит офис-менеджеров и других работников умственного труда к категории Ia. Температура на рабочем месте в офисе для них должна быть не менее 20 и не более 28 градусов выше нуля при обычном восьмичасовом рабочем дне.

   В летний период наиболее оптимальной температурой считается 23-25 градусов Цельсия. Если столбик термометра поднимается до 29 градусов, рабочий день не может превышать 6 часов; до 32,5 градусов – 1 час.

   Зимой нормальный температурный режим в офисе устанавливается в пределах 22-24 градусов. Понижение температуры до 19 градусов влечёт сокращение рабочего дня на 1 час. А если она опускается до 13 градусов, офисные работники имеют право уходить с работы через час после начала.

3. Освещённость рабочего места в офисе

   В помещениях, где менеджеры работают с персональными компьютерами, должно быть обеспечено как искусственное, так и естественное освещение. Использование ЭВМ в помещениях без естественного освещения нуждается в разрешающем санитарно-эпидемиологическом заключении.

   Окна в офисах должны большей частью выходить на северо-восток и север. Для искусственного освещения следует использовать светодиодные лампы. Располагать все источники освещения на рабочем месте в офисе нужно параллельно окнам – так естественный и искусственный свет будут падать в одном направлении.

Таковы санитарные нормы для офисных помещений, соблюдение которых позволит сотрудникам сохранить своё здоровье и продуктивно трудиться.

Соответствует всем нормам

А найти такой офис можно в нашем деловом центре. Мы предлагаем доступную аренду помещений на Шаболовке, соответствующих всем требованиям СанПин.

У нас вы найдёте:

• просторные светлые офисы с ремонтом и всеми удобствами;
• расположение в деловом центре города;
• демократичные цены.

Позаботьтесь о своих сотрудниках и выберите правильное деловое помещение!

Страна советов: организация рабочих мест для офисных сотрудников

«БОСС» в помощь | Обмен опытом
Текст | Анастасия САЛОМЕЕВА
Фото | https://pixabay. com

Выпуск март-апрель | 2020

Тема нового выпуска «Страны советов» — организация рабочих мест для офисных сотрудников.

Наши респонденты отвечали на следующие вопросы:

1. По какому принципу в вашей компании организовано рабочее пространство для офисных сотрудников? Как обустроены индивидуальные рабочие места, насколько их размещение зависит от конкретного вида деятельности сотрудника, его компетенций, а также от его взаимосвязей с коллегами в процессе труда?
2. Учитываются ли предложения сотрудников при организации рабочего пространства в вашей компании? Предоставляется ли им возможность донести до руководства свои пожелания к рабочему месту?
3. Принят ли у вас формализованный свод правил поведения в рабочих зонах, есть ли оформленные требования к рабочему месту офисных сотрудников? Действуют ли какие-то правила, с которыми должны считаться сотрудники, адаптируя свое рабочее место под себя (например, по ограничению личных предметов на рабочем столе)? Если да, то чем это обосновано?
4. Насколько сильно, на ваш взгляд, правильная/неправильная организация рабочего места влияет на продуктивность работы конкретного сотрудника и его вовлеченность?
5. Какие ошибки совершают компании при организации рабочего пространства для сотрудников, работающих в офисе?

 Юлия АКСЁНОВА, директор по развитию Basis Genomic Group:

1. В нашей компании рабочие места организованы по принципам функционального разделения. Мы стараемся, чтобы люди, задействованные в одном процессе или проекте, были друг у друга на виду или в зоне быстрого доступа, тем самым значительно ускоряются информационные потоки внутри компании. Также мы учитываем специфику работы: у нас разведены по разным кабинетам те сотрудники, которые много разговаривают по телефону, и те, которым для работы необходима тишина. А вот по компетенциям или уровню в иерархии компании мы персонал не делим — руководители и директора сидят вместе со всеми подчиненными. Мы придерживаемся политики максимальной открытости, а в случае приватного разговора можно воспользоваться переговорками.
2. Да, безусловно, учитываются. Нам важно, чтобы людям, которые работают в компании, было комфортно на их рабочих местах.
3. У нас нет оформленных требований к рабочему месту, но действует правило «внутреннего консультирования», согласно которому ты можешь создавать себе комфорт, если твои действия не нарушают границы коллег. На практике это выглядит так, что фактически сотрудник должен уточнить у всех, кто находится с ним в одном кабинете, устраивают ли их изменения и согласны ли они с ними. Например, принести цветы, если у кого в комнате на них аллергия, нельзя.
4. Я убеждена, что человеку должно быть приятно приходить и находиться в офисе. Вы бы хотели проводить большую часть дня в месте, где вам некомфортно? Так что мы разрешаем обустраивать рабочее место любым образом, если это добавляет комфорта или эффективности в день сотрудника. Часто речь идет о достаточно простых вещах вроде картины, которая что-то значит именно для этого человека, или фотографии, которая кому-то поднимает настроение. Кстати, многие наши сотрудники вешают на стены свои «карты желаний» или что-то связанное с планированием, обучающие модули и т. п. Мы верим, что с хорошим настроением работать лучше, чем без него, поэтому, если человек может окружить себя вещами, которые поднимают ему настроение, мы его в этом поддерживаем.
5. Мне кажется, что в данном вопросе руководитель всегда в поиске некой золотой середины. Слишком формализованные правила на самом деле приглушают в сотрудниках творчество и радость от работы, отсутствие правил, с другой стороны, приводит к хаосу и недовольству между членами коллектива. Мы стараемся решать задачи порядка не созданием сводов правил, а поддержанием определенной корпоративной культуры. Иными словами, в компании существует набор определенных принципов, на основании которых сотрудники могут сами решать и договариваться друг с другом о том, как лучше поступить.

 

Наталья ПАУЛИ, директор по связям с общественностью ГК «Обувь России»:

1. Большинство сотрудников нашей компании работает в просторных кабинетах, каждый из которых оборудован и предусмотрен для трех — пяти человек. У сотрудника есть отдельная рабочая зона, включающая стол, кресло, компьютер, телефон и кабинку для хранения личных вещей. Также в список оборудования могут входить дополнительные опции, такие как МФУ, принтер, веб-камера, второй монитор и т. д. — в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Все рабочие места организованы с соблюдением санитарно-эпидемиологических норм. Учтены комфортная площадь размещения на каждого работника, освещенность, оборудование, необходимое для работы.

Крупные отделы, такие как колл-центр, служба финансовой безопасности, юридическая служба, размещаются в больших кабинетах. Однако они организованы не в формате open space; перегородки делят пространство на зоны, таким образом, у каждого сотрудника есть свое рабочее место и индивидуальное пространство. При этом руководители крупных отделов, как правило, работают в отдельных кабинетах, но в рамках этого же пространства. Сотрудники небольших отделов располагаются в одном кабинете с руководителем, что позволяет выстраивать работу подразделения более эффективно и оперативно решать текущие вопросы. Для топ-менеджеров компании предусмотрены отдельные кабинеты.

2. В некоторых случаях пожелания сотрудников учитываются, например, если речь идет о работе крупного подразделения, отдельных специалистов (фотографа, дизайнера и других), которым необходимо нестандартное оформление рабочего места. При этом в компании обращают внимание на то, чтобы эти условия были реально выполнимы. Скажем, в летнее время в большом кабинете, в котором работает десять человек, устанавливается дополнительный кондиционер.
3. В договоре каждого сотрудника компании прописан свод правил, которые необходимо соблюдать на рабочем месте. Среди основных: исполнение предписанных договором трудовых обязанностей, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, а также трудовой дисциплины, соблюдение требований по охране труда и обеспечению трудовой безопасности. Кроме того, предписано бережное отношение к имуществу работодателя. Каких-то специальных требований к оформлению рабочих мест нет.
4. Правильная или неправильная организация рабочего места сильно влияет на процесс и эффективность работы. Есть факторы, которые могут существенно ухудшить производительность труда. К ним относятся: непроветриваемое помещение, невозможность открыть окна в кабинете, слишком большое количество сотрудников на один кабинет, жесткие ограничения по организации личного пространства, строгий регламент перерывов на отдых и другое. Если сотрудник чувствует себя комфортно эмоционально и физически, то и работать он будет более эффективно.
5. —

 

Марк ШЕРМАН, управляющий партнер коммуникационного агентства B&C:

1. В организации рабочего пространства для своих сотрудников мы исходим из функционала, из понимания взаимодействия разных сотрудников между собой и отделами, из того, что входит в понятие «эффективность работника». Имеется в виду, что рабочее место сотрудника помимо того, что оно должно быть полностью обеспечено технически, еще и располагаться должно таким образом, чтобы человек тратил минимум времени на рутинные рабочие моменты, такие как распечатка документов, переговоры с другими отделами и прочее. Организация рабочего места персонала в полной мере отражает известное выражение: «Время — деньги». Сотрудник благодаря функционально оборудованному рабочему месту должен тратить минимум времени на сопутствующие действия, основное время должно быть посвящено выполнению поставленных задач.

Также у нас сотрудники, которые по функционалу выполняют одинаковые задачи, или сотрудники взаимосвязанных подразделений располагаются рядом, по соседству, чтобы все возникающие вопросы по работе можно было решать максимально быстро.

2. Конечно. Любая компания — это живой организм, и мы всегда прислушиваемся к пожеланиям и предложениям своих сотрудников. Часто в процессе работы линейный персонал отмечает моменты, которые раньше не были продуманы, и предлагает изменения. Мы можем поменять конфигурацию расположения рабочих мест или кабинетов, убедившись, что это благотворно скажется на рабочем процессе и на конечном результате.
3. Некий свод правил поведения в компании (в том числе и на рабочих местах), конечно, существует — это корпоративные правила. У нас нет каких-то особых запретов или нестандартных требований к сотрудникам на рабочих местах. Все требования исходят из принципов рациональности и безопасности. К примеру, принимать пищу и пить кофе за рабочим столом не рекомендуется, потому что можно пролить жидкость на оргтехнику или документы — это стандартное требование во всех компаниях. Существуют требования по соблюдению общего порядка на рабочем месте, ответственности за оргтехнику. По ограничению личных предметов у нас такого нет. Каждый сотрудник, приходя на работу, приносит с собой что-то личное, как-то обживает пространство — это хорошо, ведь тогда офис становится для него вторым домом. А если сотруднику комфортно и с точки зрения заработной платы, и с точки зрения общего комфорта в офисе, значит, этот работник будет лоялен к компании. А это очень важно.
4. Организация рабочего места зачастую сильно влияет на результативность сотрудника. Есть категория людей, для которых беспорядок или малейшие неудобства неприемлемы. Если это присутствует в компании, эффективность такого сотрудника снижается. И наоборот: творческие люди часто не любят формализованный подход, им необходима доля креатива для лучшей работы. Таким сотрудникам следует пойти навстречу и разрешить что-то изменить в рабочем пространстве. Вообще желательно учитывать психологические особенности людей — как при приеме на работу, так и в организации их рабочего места.
5. Ошибки, как правило, связаны с экономией и непродуманностью пространства, в результате чего сотрудник или лишен элементарного удобства в работе (например, за распечатанными документами нужно куда-то идти), или человек понимает, что на нем сильно экономят (а ведь даже неудобное кресло способно снизить эффективность работника). Офис должен быть удобным, функциональным, комфортным, но при этом настраивать на рабочий лад, не давать расслабляться. Создание рабочей атмосферы и поддержание делового микроклимата в офисе — это целая наука, которую необходимо учитывать в построении эффективного бизнеса.

 

Надежда КЛИМАНОВА, руководитель отдела внутренних и внешних коммуникаций FM Logistic в России:

1. Все офисы компании FM Logistic организованы в едином стиле: лаконичные, светлые, открытые пространства. При планировке особое внимание уделяется эргономике и удобству. Каждый отдел может добавить какие-то особенные детали в свои кабинеты, но сохраняя при этом единый корпоративный стиль.
2. Руководство прислушивается к пожеланиям, однако окончательное решение всегда принимается согласно принципу соответствия корпоративному стилю. Сотрудники чувствуют, что они работают в одной команде. Для всех создаются одинаковые условия независимо от должности и функционала. 
3. Специального свода правил нет, но есть основной принцип организации работы в open space: не мешать окружающим. 
4. Конечно, влияет. Если вспоминать пирамиду Маслоу, то физическое удобство находится на базовом уровне. Компания должна поддерживать желание сотрудника сделать все, чтобы ему было комфортно работать и при этом ничто не отвлекало его от трудового процесса. 
5. Самая грубая ошибка, по моему мнению, это полное обезличивание рабочего места. Ведь мы не в армии, сила команды в индивидуальности каждого. Любимая чашка, семейная фотография, удобные полки: все это дает ощущение спокойствия, уверенности, помогает преодолевать сложности и иногда даже конфликты.

 

Светлана ГАЦАКОВА, директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group:

1. Мы — технологичная компания, в которой сотрудники постоянно ведут и применяют новые разработки и внедрения решений класса ERP и i-ERP. Для эффективной работы программистов и консультантов и применения наших методик рабочее место должно быть организовано определенным образом. У нас в рабочее пространство входят:

• СУИ (системы управления изменениями) — наша внутренняя разработка для учета рабочего времени, а также учета, распределения и контроля внутренних регламентов и процессов.
• Виртуальные канбан-доски.
• Физические канбан-доски, календари.

У программистов, как правило, более мощные компьютеры, по требованию и запросам для одного программиста выделяется несколько мониторов. То есть мощность компьютера, число мониторов на одного пользователя зависят от вида деятельности, компетентности сотрудников, от их взаимодействия с коллегами в процессе труда. Например, у системного архитектора в подчинении много разработчиков, его команде приходится иметь дело с большим объемом кода, он постоянно что-то пишет, проверяет, анализирует.

При приеме сотрудника на работу мы дарим ему небольшой подарочный пакет, в котором есть открытка, блокнот, ручка и т. д. Когда приходит новый сотрудник, на его рабочем месте есть необходимые канцелярские принадлежности и предусматривается минимум «физических» средств продуктивности на каждом рабочем столе. Но не каждый сотрудник это использует, потому что зачастую все делается на рабочем столе компьютера, осуществляется электронный ввод информации. Так, многие программисты, которые, приходя на собеседование, заполняют нашу анкету, говорят, что разучились писать, им сложно заполнить анкету физически.

2. Да, конечно, мы за любые предложения, особенно по организации рабочего пространства, и локально они решаются офис-менеджером. Все просто: сотрудник подходит к офис-менеджеру и просит то, чего ему не хватает на рабочем месте, — ему все дают. Были в какой-то период запросы на доски, мы их повесили, в каждом open space есть маркерные доски, которые активно используются проектными командами на совещаниях.
3. Да, у нас есть свод правил, мы его в любом случае проговариваем при адаптации с каждым новым сотрудником. Этот свод правил касается всей деятельности в компании: нормы, правила общения, поведения на рабочем месте и внесение в него изменений. Преобладают простые, общепринятые правила в бизнесе, в деловом общении. Мы проговариваем дресс-код, хотя он и не строгий. Бывает, сотрудники временно переводятся с нашей площадки на площадку заказчика. Тогда мы разъясняем, что у заказчика могут действовать свои нормы поведения, правила, дресс-код. Все уточняющие вопросы, как правило, можно задавать администратору, который находится на той или иной площадке. К примеру, у нас в офисе можно пользоваться кофемашиной, микроволновой печью, а у некоторых заказчиков это делать нельзя, о чем написано в их кодексах, положениях. Поэтому при приеме на работу мы данную информацию проговариваем, так же как и при переводе сотрудников.

Сотрудники адаптируют свои рабочие места под себя, у нас нет особых ограничений, но мы следим за чистотой, у нас на столах, например, нельзя хранить продукты: для этого есть кухня, специально отведенное место. У заказчиков то же самое. В остальном мы не очень ограничиваем сотрудников. Нет такого требования, что должно быть пусто на столе в конце рабочего дня. Как сотруднику удобно, так он вправе организовать свое рабочее место. Если у нас пройти вдоль столов, то большого нагромождения не будет. Столы бывают действительно завалены у нескольких категорий людей (скажем, у администраторов), постоянно работающих с бумагами. Как правило, у тех, кто напрямую связан с производством, нагромождения нет.

4. Я придерживаюсь мнения, что рабочее место сотрудника должно быть таким, как ему комфортно, как он привык. Как я сказала ранее, многое зависит от того, чем сотрудник занимается в компании, и как он сам у себя организует порядок. Это зависит от человека, от степени его системности. Его рабочий стол, папки — личное пространство, которое он организовывает сам, здесь нет жестких правил насчет, к примеру, названий папок. Что касается общего доступа, когда идет проектная разработка, то предусмотрены хранилища, где существуют правила расположения, наименования папок, архивирования, комментирования кода. Есть также стандарты 1С для разработки кода. Им нужно следовать, мы за этим следим.
5. В каждой компании по-разному. Первая ошибка — это отсутствие всяких норм. На продуктивность прямо влияют нормы по безопасности и комфорту рабочих мест, скажем, сколько пространства должно быть выделено на человека, какое излучение от компьютеров допустимо, каким должно быть помещение с компьютерами, также есть требования к рабочему столу. Все нормы должны быть сформулированы и соблюдены, их игнорирование — вторая распространенная ошибка. Третья ошибка — не прислушиваться к самим сотрудникам, не собирать и не обобщать их пожелания. Четвертая ошибка — не пересматривать правила при изменении методик работы, например, цифровизации рабочих мест или применения той или иной формы Agile. Кстати, для многих компаний, если это не вступает в противоречие с их корпоративной культурой, может быть полезно проводить постоянные улучшения на рабочих местах и в организации всего рабочего пространства, к примеру, с помощью Lean-подхода.

 

Екатерина АРИМОВА, руководитель отдела персонала компании «Аванпост»:

1. Большинство наших сотрудников работает в open space. При планировании пространства мы в свое время пришли к идее о том, что для максимально эффективной и быстрой коммуникации хотели бы организовать небольшие зоны для удобного расположения команд разработки. Поэтому обустройство рабочего места напрямую зависит в нашей компании от занятости в той или иной команде, выполнения конкретных проектных/продуктовых задач.

 

2. Несомненно, по мере возможности мы стараемся учитывать пожелания сотрудников, так как у многих есть свои предпочтения или ограничения (расположение относительно окна, кондиционера, двери и т. п.). Также мы предоставляем выбор между установкой стационарного ПК или предоставлением в работу ноутбука.

 

3. Рабочее место сотрудников в нашей компании — их личное пространство. Большинство наших сотрудников — молодые люди в возрасте от 22 до 35 лет. Единственное требование, которое мы предъявляем к ним, — это содержание своего рабочего места в чистоте и порядке. Что, по нашему мнению, является выражением уважения к себе и своим коллегам.

 

4. На наш взгляд, правильная организация рабочего места, его функциональность, оснащение, комфортность очень важны. В данный момент многие мебельные и девелоперские компании уделяют большое внимание созданию и оснащению эргономических офисных пространств. Это не только делает работу более приятной и комфортной, но и максимально экономит время сотрудников в процессе выполнения ими рабочих задач (к примеру, правильное и доступное расположение принтера или факса и т. п.), позволяет эффективно взаимодействовать с коллегами из других подразделений (планировка зон и кабинетов с учетом необходимости коммуникации) и т. д.

 

5. Ошибки могут быть обусловлены как самим пространством (вряд ли можно вырубить окно, если ваш офис расположен в подвальном помещении), так и неправильным решением по зонированию, расположению рабочих мест конкретных сотрудников. При планировании офиса старайтесь подумать о том, что на работе мы проводим большее количество времени, чем где-то в другом месте, а также о том, что потребуется сотрудникам для выполнения своих ежедневных функциональных задач.

 

Александр ФИЛИМОНОВ, партнер Artisan Group Public Relations:

1. Мое глубокое убеждение: вопрос организации рабочего места (open space, group space, 4-walls и т. д.) — дело второстепенное. Большие компании имеют возможность уделять этому много внимания, так как бизнес любой крупной компании построен на экономии в масштабе. В среднем и особенно в малом бизнесе все не так. Главным или, если хотите, первостепенным для бизнеса является персональный комфорт сотрудника. Малый бизнес не может себе позволить других дополнительных мотивационных опций.
2. Безусловно, учитываются, и с их же пожеланий начинается планирование. Более того, расположение сотрудников в офисе может меняться по нескольку раз за год.
3. Конечно же, такого рода правил нет. Я более чем уверен, что правила рассадки (кроме, конечно, знаменитого clear desk policy, принятого большинством крупных компаний в конце 1990-х) создаются по причинам, далеким от оптимизации производства. Чаще всего это один из способов реализации амбиций офис-менеджеров или завхозов, реже — топ-менеджеров.
4. Я вообще не понимаю, что такое правильная рассадка и что такое неправильная организация рабочего места. За все время существования нашей компании — а это сотни клиентов — я еще ни разу не видел компанию, в которой организация рабочего места на уровне всей компании, а не конкретного менеджера что-то решала. Кроме, разумеется, настроения сотрудников пресс-службы, которым приходится регулярно встречаться с представителями самых разных подразделений — им просто неприятно ходить из одного крыла здания в другое.
5. Как всегда, главная ошибка — это излишнее увлечение процессом и формализация. Чем больше мы создаем правил, тем меньше у нас возможности им следовать. Нередко создание правил бывает неоправданным, а их изменение — краткий или долгий, простой или сложный, но все же процесс. В итоге получается проблема на пустом месте, которая вообще-то занимает ресурсы и время. Учитывая, что сейчас для бизнеса недостаток ресурсов — в первую очередь из-за снижения спроса и, если уж быть до конца откровенными, повышения налогового бремени — дело обычное, если десять лет назад это можно было себе позволить, то сейчас едва ли.

 

Филипп БЕРЕЗИН, главный редактор Prian.ru:
           1. Безусловно, организация рабочего места влияет на продуктивность работы конкретного сотрудника и его вовлеченность. Строгих правил организации рабочего пространства у нас в компании нет. Тем не менее в основе организации работы лежат здравый смысл и уважение к личному пространству окружающих.

2. Наша компания — молодой и демократичный коллектив, в котором любые пожелания как руководителя, так и подчиненных часто рассматриваются в неформальном порядке. Для небольшого коллектива такая схема представляется вполне рабочей. Однако с увеличением количества сотрудников формализация рабочего пространства каждого сотрудника представляется целесообразной.
3. Организация рабочего пространства в значительной степени зависит от сферы работы компании. Например, в нашей структуре работают:

— программисты, для которых чуть не единственный рабочий инструмент — это компьютер, а дополнительную информацию они размещают на специальных досках,

— сотрудники отдела продаж и секретари, организация работы которых чаще связана с канцелярскими принадлежностями,

— журналисты, которые работают с распечатанными документами, книгами и т. д.

Соответственно, жестких стандартов необходимых и обязательных вещей на столе не существует.

4. —
5. —

 

Елена ШАДРИНА, генеральный менеджер клуба World Gym –Стерлитамак:

1. В нашей компании не очень много офисных сотрудников, тем не менее я как руководитель понимаю, что комфортные условия влияют на эффективность работы всей команды. Во фронт-офисе кабинет руководителя отдела продаж отделен стеклянной перегородкой от пола до потолка, так что за работой менеджера можно наблюдать, не отходя от рабочего места. Бэк-офис расположен в нескольких кабинетах. Некоторые сотрудники, объединенные выполнением одного функционала, работают вместе в одном помещении, а руководители подразделений — в отдельных. Это необходимо, для того чтобы руководитель лично встречался с подчиненными для бесед и ему было легко сосредоточиться на текущих задачах. Мы решили, что open space не подходит для нашей компании, так как в таком пространстве сложно сконцентрироваться и сотрудники могут мешать друг другу разговорами. Также отдельно организована зона отдыха и приема пищи, где есть wi-fi, большой диван и кофемашина. Благодаря этому наши сотрудники не обедают в обнимку с компьютерами, а ненадолго меняют обстановку в течение рабочего дня.
2. Организацию фронт-офиса мы доверили дизайнеру, который сделал функциональный и удобный интерьер в фирменных цветах компании. Менеджеры, работающие в этом пространстве, по собственной инициативе дополнили его аквариумом. В бэк-офисе коллеги сами выбирают цвет стен и необходимую мебель. Я считаю, что, когда сотрудники принимают участие в благоустройстве своего рабочего пространства, у них намного больше желания соблюдать в нем порядок и чистоту.
3. На нашем предприятии все помещения соответствуют требованиям СанПиН, что подтверждено специальной оценкой труда. Кроме того, мы следим, чтобы сотрудники тоже следовали определенным правилам организации рабочего места, закрепленным в нормативном акте. Они должны заботиться о чистоте рабочих поверхностей, отсутствии посуды, еды, напитков на рабочем столе, сортировке документов по лоткам, хранении личных вещей в закрытых тумбах, а верхней одежды в гардеробе или закрытых шкафах. В то же время у нас не запрещается дополнить свой стол личными предметами: сувенирами, наградами или фотографиями. Люди чувствуют, что место принадлежит им, а в компании ценят их индивидуальность. Единственное ограничение — личных вещей должно быть не более двух, чтобы не создавалось ощущение беспорядка.

 

4. Успех любой компании, особенно это касается сферы услуг, зависит от сотрудников. Если точнее, то от того, насколько они себя комфортно чувствуют в офисе, насколько удобно взаимодействовать с коллегами и как организован трудовой процесс. Поэтому рабочее место должно нравиться подчиненным. И, хотя его организация — задача непростая и зависит не только от желания, но и от финансовых возможностей предприятия, следить за их чистотой и порядком под силу каждому руководителю. Наградой будет положительный настрой, новые идеи, желание приходить в офис и проводить там большую часть времени. Также организация рабочего места имеет значение при принятии кандидатов на вакансии, ведь первое впечатление складывается от увиденного на предприятии.
5. Основные ошибки: несоблюдение норм СанПиНа при организации рабочих мест, отсутствие комнаты приема пищи и/или комнат отдыха, нехватка мест хранения, начиная от лотков для документов и заканчивая архивом или складом, отсутствие правил организации рабочих мест, формальных или неформальных, отсутствие правил работ в open space, а также недооценивание влияния организации офисного пространства на сотрудников. Последний пункт особенно касается сотрудников старшего возраста.

 

Екатерина МАКАРОВА, руководитель отдела по организации и коммуникациям офиса «Леруа Мерлен»:

1. Сейчас мы находимся в процессе устройства будущего Центрального офиса «Леруа Мерлен ЗИЛ». Главный принцип создания рабочих мест — равенство и комфорт. Этот принцип удалось в полной мере реализовать в офисном пространстве «Леруа Мерлен ЗИЛ», так как еще на этапе строительства мы позаботились о том, чтобы обеспечить комфортные условия нашим сотрудникам. Вне зависимости от того, где сидит сотрудник, его рабочее место должно быть уютным, эргономичным, хорошо освещенным, в этом месте должна быть хорошая акустика. Равные и комфортные условия мы создаем за счет разных типов рабочих мест.

Например, сотрудник, который сидит у окна, находится в максимально комфортных условиях, у него естественное освещение, его место удалено от проходной зоны и шума. Поэтому такому сотруднику мы дадим первый тип мебели — стандартный стол.

Сотрудник, который сидит ближе к центру, находится в менее комфортных условиях, получит менее уединенный стол. Как показывает практика, такие сотрудники стараются максимально загородиться и создать свой уголок. Поэтому им предоставляется второй тип мебели: стол большего размера и с электроприводом. Благодаря ему сотрудник может работать стоя, что очень хорошо сказывается на его здоровье. Следовательно, хоть это место и не у окна, привлекательность его ничуть не меньше.

Наконец, есть сотрудники, рабочие места которых находятся у прохода, а это самая шумная зона. Для них есть третий тип мебели — «кабинет». Чтобы сделать эти места желанными, мы делаем столы с акустическими напольными экранами высотой 150 см. Это позволяет нам в открытом пространстве создать для сотрудника маленький «кабинет», который убережет его от всех внешних раздражителей.

Благодаря разделению посадочных мест на типы мы добиваемся равенства в комфорте. Важно отметить, что, хоть у нас и open space, мы разбили его на ячейки, до 30 мест в каждой. Разделение формальное, но с ним исчезает «эффект вокзала» и появляется уют.

Наша задача — построить гибкое рабочее пространство, поэтому размещение сотрудника не зависит от конкретного вида деятельности. Наоборот, сотрудник занимает рабочее место исходя из своих потребностей. Это значит, что весь офис разделен на зоны для разных видов активностей: места для тихой индивидуальной работы; места для совместной проектной работы; места для больших встреч и мозговых штурмов; места для переговоров на малое и большое число людей.

2. Мы всегда выслушиваем предложения сотрудников, ведь наша задача –сделать так, чтобы всем коллегам было комфортно. И, если предложение действительно стоящее, мы применим его на весь офис. У сотрудников всегда есть возможность высказать свои пожелания с помощью внутреннего ресурса компании Helpoffice.
3. Сейчас одна из наших задач — разработать кодекс поведения в офисе, в котором будут прописаны и требования к рабочему месту. Это необходимо, потому что через дисциплину и соблюдение правил мы проявляем уважение друг к другу. Если все сотрудники соблюдают правила, то они могут больше времени тратить на себя, на работу, а не на то, чтобы убирать, к примеру, за коллегами.

В новом офисе «Леруа Мерлен ЗИЛ» будет принята концепция hot desk. Это значит, что за конкретным столом нет закрепленного сотрудника, за него может сесть любой человек. В таких условиях весьма важно, чтобы рабочее место было чистым, потому что мало кому хочется тратить время на то, чтобы убирать рабочую поверхность за другим — относить кружку в кофе-поинт или думать, куда убрать оставленные документы.

Другой пример: всем приятно заходить в чистую переговорную комнату, где стулья аккуратно расставлены, ручки и маркеры лежат на своих местах, доска чистая. Когда ты заходишь в переговорную, где не хватает половины стульев, потому что их растащили коллеги, где нет маркеров, ручек, а доска вся исписана, то свое время приходится тратить на уборку за другими. Если бы каждый за собой задвинул стул или вернул его на место, вытер после встречи доску, оставил на месте маркеры или ручки, время коллег было бы сохранено. И таких примеров множество. Моя миссия — разработать правила так, чтобы они помогали сотрудникам эффективнее использовать офисное пространство и жить в согласии друг с другом.

4. Я считаю, что правильная организация рабочего места влияет на продуктивность почти на 50%.

Компания должна заботиться о сотруднике в том числе через эргономику рабочего места. Все в этом процессе очень важно, на каком кресле сидит сотрудник, есть ли у этого кресла поддержка спины, на правильной ли высоте находится экран, не дует ли сотруднику в спину, достаточно ли света, достаточно ли глубины стола, есть ли крючок для сумки — каждая мелочь играет свою роль.

Правильная организация рабочего места позволяет сотруднику дольше находиться в тонусе, он меньше устает, меньше отвлекается, тем самым более эффективен для компании. А самое главное — таким образом компания бережет здоровье сотрудника. Я убеждена, что удовлетворенность коллег своим рабочим пространством делает их более вовлеченными в бизнес компании, и считаю, что главный клиент — это всегда сотрудник. Если счастлив он, то и компания будет развиваться быстрее.

5. Ошибок может быть довольно много. В первую очередь компании недооценивают важность вложений в рабочее пространство. Не следят за новыми тенденциями, не вкладываются в технологии, не анализируют пространства, экономят на отделке, инженерных системах, аренде, делают открытый open space, который давно признан неэффективным. Любые улучшения — это дополнительные инвестиции, которые быстро окупаются, но отобразить это в цифрах невозможно. Конечно же, ко всему должен быть здоровый и рациональный подход, ведь именно он позволяет нам делать пространство эффективным.

 

Михаил ОПОЛЬКО, управляющий директор СК «Перспектива»:

1. В 2019 году мы построили собственный офисный центр. Решение было принято в связи с увеличением штата. Будущий офис должен был отражать наши ценности и миссию, быть удобным и комфортным, органично объединять людей разных специальностей: проектировщиков, обслуживающие подразделения, строителей, которые приезжают с площадок. Была сформирована уникальная концепция, соединяющая в себе элементы классического open space и гибридного пространства.

Диагностика функционала сотрудников и их рабочих мест выявила особенности работы различных подразделений. Например, департаменты, работа которых требует постоянного присутствия в офисе и тишины — бухгалтерия, юристы. Или отделы, сотрудники которых находятся в постоянных разъездах и проводят в офисе мало времени: строительные специальности, руководители проектов. Рассадка сотрудников была произведена таким образом, чтобы специалисты разных отделов, часто взаимодействующие друг с другом, находились рядом, могли быстро и эффективно решать свои ежедневные задачи. Для мобильного персонала мы закрепили временные рабочие места, которые также расположены в open space. Приходя на работу, сотрудник занимает свободное место, подключаясь к удаленному рабочему столу. Также у нас реализованы переговорные комнаты, оснащенные передовым техническим оборудованием, поддерживающие работу небольших проектных групп, неформальные пространства и комфортный обеденный зал с кофе-поинтом.

2. —
3. Не все сотрудники смогли быстро адаптироваться к новому офисному пространству и расстаться с цветами, аквариумами и прочими элементами декора классического кабинетного офиса. Тем не менее спустя несколько недель удобство и функциональность нового офиса пришлись всем по душе. В период адаптации hr-отдел вел разъяснительную работу с недовольными. Это помогло быстрее прийти к взаимопониманию и комфорту. Хотя формализованных правил в компании нет, гармоничный стиль офиса располагает к поддержанию рабочих мест в порядке. Это можно сравнить с новым ремонтом в квартире, когда жилец сам хочет, чтобы все было красиво, чисто и аккуратно.
4. Офис — это часть бренда компании, и для многих сотрудников при выборе места работы удобство офиса основополагающее. Сотрудники стали больше времени проводить в новом офисном пространстве, что напрямую сказалось на эффективности их работы. Интерьер, выполненный в стиле лофт, создал уютную атмосферу, в которой приятно работать.

В новом офисе улучшилось взаимодействие между сотрудниками различных подразделений. Правильная организация рабочих мест позволила упростить процесс обсуждения различных задач и проблем, результативность увеличилась.

5. Главное при организации офиса — правильный выбор локации с хорошей транспортной доступностью, одинаково удобной как для сотрудников, так и для посетителей. Также в современном офисе следует установить достаточно гибкую климатическую систему, удовлетворяющую потребности каждого сотрудника.

При оформлении интерьера рекомендую организовать комфортное освещение, избегать ярких, раздражающих цветов. Стилистическое решение должно соответствовать фирменному стилю и профилю деятельности компании. Также важно уделить внимание эффективному зонированию пространства. В самих зонирующих перегородках можно обустроить шкафы.

Одна из самых распространенных ошибок — сохранение кабинетной раскладки. Сегодня в тренде пространства, располагающие к продуктивной групповой работе. Отделы лучше компоновать по принципу комфортности и частоты взаимодействия. Например, не стоит размещать юристов вместе с коммерческим отделом. В этом случае юристу будут мешать частые звонки клиентов. При организации обеденной зоны нужно позаботиться о том, чтобы сотрудников, находящихся на рабочих местах, не отвлекали запахи пищи.

Современный офис должен представлять собой эффективное рабочее пространство, увеличивающее индивидуальную и командную производительность, усиливающую доверие внутри коллектива.

 

Василий ПАНОВ, заместитель генерального директора компании «Адвантум»:

1. «Адвантум» — IT-компания, и у нас, как в большинстве софтверных компаний, довольно мягкий рабочий климат. Наш продукт — это программное обеспечение. Его создают люди: руководители проектов, аналитики, программисты. От них напрямую зависит качество продукта, скорость разработки, степень удовлетворенности клиентов. Люди в нашей команде довольно свободолюбивы и ценят свою идентичность. Поэтому мы стараемся сделать рабочее пространство наиболее комфортным и не навязываем сотрудникам жестких офисных правил. Все в нашей компании не считают оpen space комфортной средой для работы, поэтому мы выбрали офис с отдельными кабинетами. Для нашей сферы работы нет жестких ограничений по безопасности, и мы трудимся в обычном офисном пространстве.

У нас в компании несколько центров разработки. Как правило, они привязаны к конкретным проектам и продуктам. Команда, работающая в рамках одного проекта, чаще всего располагается в отдельном кабинете — так проще наладить коммуникацию и быть в курсе всех активностей по проекту. Часть коллектива объединена по функциональному признаку и работает в едином рабочем пространстве, но также в рамках отдельных кабинетов. Это маркетинг, продажи, бухгалтерия и программисты, например мобильная разработка.

Нанимая нового сотрудника, мы знаем, в какой проектной команде он будет работать, и примерно представляем, какое рабочее место у него будет. При его обустройстве стараемся учесть пожелания нового коллеги. Наиболее важен при этом выбор сотрудником рабочего компьютера. Требования к ПК выясняются еще на этапе собеседований — это связано со спецификой деятельности и особенно актуально для программистов. Обычно будущий член нашей команды высказывает пожелания к операционной системе, специализированному ПО, мощности процессора и количеству мониторов. Для программистов мы, как правило, покупаем стационарные ПК, а для сотрудников продаж — ноутбуки, чтобы они были более мобильны и могли брать их с собой на встречи.

2. У нас нет строгой иерархической структуры, и каждый сотрудник может подойти к руководству и высказать свои пожелания по обустройству офиса. Обычно коллеги предлагают нововведения в общих зонах: кухне, холле, комнате отдыха. Из последнего, что мы сделали, — приобрели корпоративные зонты, чтобы можно было ходить на обед в условиях нынешней «европейской» зимы. Также развили коммуникационные возможности общих зон: повесили информационные доски даже в коридоре, увеличили количество переговорных.
3. Каждый сотрудник сам обустраивает свое рабочее место. За компанией — предоставление ему компьютера под его требования, комфортного рабочего стола и офисного кресла.

Мы никого не ограничиваем в личных предметах на столе, и для нашего коллектива развесить картинки вокруг своего рабочего места — это нормально. Летом, когда температура превышает комфортную, мы не запрещаем сотрудникам надевать шлепки и шорты, если это не беспокоит никого из коллег. Правда, у нас запрещено питаться на рабочем месте, чтобы «приятные» запахи не пропитывали кабинеты.

4. Тут все довольно индивидуально. Кто-то не может сосредоточиться в кабинете, где сидит более двух человек, включая его самого. Кто-то, напротив, испытывает дискомфорт, работая в собственном отдельном кабинете. Наш офис позволяет учесть пожелания каждого. Личные предпочтения иногда выявляются опытным путем, и сотрудник может мигрировать из кабинета в кабинет, пока не найдет удобное для себя место. Для некоторых сотрудников по их просьбам мы покупаем более комфортные стулья. Когда человек проводит в рабочем кресле по восемь часов в день и более, было бы ошибочным не учесть его пожелание.
5. На наш взгляд, неправильно усаживать в одном помещении сотрудников отделов продаж, разработки и технической поддержки. Продавцы и техническая поддержка всегда активно общаются по телефону, а это раздражает команду разработки. Функционал, область работы, да и психологические характеристики сотрудников этих отделов довольно разные, и их работа в одном помещении, скорее всего, будет неэффективной.
   

Калькулятор офисных пространств Mcity.ru

Согласно СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, регламентирующим гигиенические требования к организации работы, норма площади на человека в офисе составляет не менее 4,5 м. На практике этой цифры не придерживается большинство работодателей – их служащим приходится ютиться на 2–3 кв.м. Откуда берутся офисные стандарты, чем их несоблюдение опасно для компании, и как правильно сделать расчет площади офиса?

Существующие нормативы площади на 1 человека

Старые всесоюзные нормативы жилой площади на человека устанавливали условный минимум – 5 кв. м. Считалось, что граждане, проживавшие в помещении, в котором на каждого из них приходилось больше этого значения, в улучшении жилищно-бытовых условий не нуждались.

Позже нормативы площади жилого помещения на человека изменились в большую сторону – до 9, а потом и до 12 кв.м. Но не только жилье – любая среда обитания человека должна обеспечивать нормальные условия для его жизнедеятельности.

Современные нормативно-правовые акты установили несколько санитарно-эпидемиологических требований к офисным помещениям, препятствующих возникновению угрозы для здоровья и жизни сотрудников:

• упомянутый норматив площади на 1 человека 4,5 кв.м. касается рабочего места, на котором используется компьютер с плоским жидкокристаллическим (LCD) экраном;

• эта же площадь предусмотрена для каждого работника конструкторского бюро, вне зависимости от того, работает ли он на кульмане или ЭВМ;

• в СНиП 2. 09.04-87 уточняется норматив площади в офисе на человека из маломобильной группы (инвалида) и передвигающегося на кресле-коляске – 5,65 и 7,65 кв.м.;

• наличие вспомогательных устройств общего пользования – принтера, большого монитора, сканера, факса и т.д. – это еще одно основание для увеличения площади.

Если продолжительность работы человека не превышает 4 часов, допускается уменьшить полагающуюся ему площадь до 4,5 кв.м либо обустроить так называемые hot desk (рабочий стол, не закрепленный за конкретным сотрудником).

Почему работодателю стоит придерживаться норм

Работники, неудовлетворенные созданными условиями труда, имеют право инициировать проверку из независимой организации, инспекции труда или профсоюза. В случае подтверждения претензий нарушителя обязуют выплатить компенсацию и/или предоставить увеличенный отпуск.

Бездумное стремление к экономии на аренде или покупке офисного помещения за счет урезания норматива площади на 1 человека – прямой путь к появлению критических для ведения бизнеса моментов:

• нарастанию недовольства в команде;

• постепенному снижению мотивации и работоспособности;

• наложению взысканий и штрафов, возможных при проведении аттестации.

Чтобы не допустить этого, рекомендуется заранее провести расчет площади офиса:

• 1. Оценить количество сотрудников и оргтехники и по нормам вычислить полагающуюся площадь.

• 2. Определить количество проходов между столами шириной не менее 2 м.

• 3. Примерно выяснить количество и габариты вспомогательной мебели и оборудования.

• 4. Учесть площадь столового уголка, зон приема посетителей, охранного поста и т. д.

Суммировав полученные данные, можно привести к норме площадь офиса и тем самым избежать нарушения законодательства.

Каким должно быть ваше рабочее место по закону и что делать, если оно не такое

Внушительную часть своей жизни человек проводит на работе, и это не может не сказываться на его здоровье. Поэтому к условиям труда сейчас предъявляются достаточно жесткие требования, чтобы минимизировать ущерб для организма сотрудников. Рассказываем, каким должно быть правильное рабочее место в офисе, не нарушающее ваши права на комфорт и безопасность.

Рабочий стол

Фото: pxhere.com

Каким именно должно быть рабочее пространство офисных сотрудников, определяют Трудовой кодекс и СанПиН. Согласно их требованиям, если вы трудитесь за компьютером больше четырех часов в день, то ваше рабочее место должно быть не меньше 4,5 квадратных метров. Это при условии, что вы пользуетесь компьютером с плоским экраном. И расстояние между компьютером коллеги и вашим должно быть больше метра. А оптимальным расстоянием между столами считается два метра.

Кстати, правила касаются и кресла, на котором вы сидите весь рабочий день. Оно обязательно должно быть с колесиками (простые стулья в офисах запрещены) и регулироваться по высоте и наклону спинки.

Температурный режим

Согласно санитарным правилам и нормам, в рабочем кабинете должна поддерживаться оптимальная температура — должно быть не слишком жарко, но и не очень холодно. Так, по закону летом в офисе должно быть 23–25 градусов тепла, а зимой — 22–24 градуса. При этом влажность воздуха в кабинете не должна превышать 60%. Проветривать помещение следует каждый час.

И, разумеется, в помещении в обязательном порядке должна проводится ежедневная влажная уборка. Причем мыть должны не только полы, но и столы и даже офисную технику.

Освещение

Фото: pixnio.com

Этому пункту СанПиН уделяет особое внимание. И это логично, ведь офисные работники очень часто страдают от проблем со зрением. Поэтому в рабочем кабинете освещение должно быть в пределах 300–500 Лк (освещенность поверхности рабочего пространства измеряется в Люксах). Очень важно, чтобы свет, попадающий в рабочую зону, не создавал бликов на мониторе компьютера.

К слову, считается, что естественный дневной свет должен попадать с левой стороны, а вот искусственный должен равномерно распределяться по всему помещению.

Уровень шума

Об этом пункте задумываются крайне редко, потому что в большинстве случаев работодатели легко соблюдают требования по максимально допустимому уровню шума в офисе. Правилами установлено, что он должен быть меньше 80 дБА. Это довольно громко и сравнимо, например, с криком или работой пылесоса.

Столовая

Помещение, в котором обедают сотрудники, тоже должно отвечать определенным требованиям. Они основываются на количестве работников. Так, если в фирме трудится меньше 10 человек, то достаточно будет выделить небольшой угол (не менее 6 квадратных метров) с одним обеденным столом. Если в штате до 30 сотрудников, то в офисе обязательно должна быть отдельная комната-столовая размером не меньше 12 квадратных метров. А вот если компания насчитывает до 200 сотрудников, то работодатель должен обеспечить для них работу столовой-раздаточной.

Что делать, если рабочее пространство не соответствует требованиям

Помните, что основная цель всех этих требований — защита прав работников. Поэтому, если ваши условия труда хуже, чем описано выше, ваши права нарушают. А это уже веский повод, чтобы обратиться с жалобой в Трудовую инспекцию или даже в суд. Они сразу же направят в ваш офис проверку, и если требования к обустройству рабочего места действительно нарушены, работодателя не только оштрафуют, но и обяжут создать для вас больший комфорт. Правда, прежде чем идти на такие меры, имеет смысл обсудить проблему непосредственно с начальством. Они могут пойти вам навстречу, и тогда вы решите вопрос полюбовно.

Ранее мы рассказывали, как сохранить здоровье, если вы офисный работник. 

По материалам канала «FreshDoc. Конструктор документов» в Яндекс. Дзен.

Офисная мебель РАБОЧЕЕ МЕСТО. Мебель для офиса по низким ценам в Москве

Наша офисная мебель соответствует всем современным стандартам и требованиям, которые предъявляются в деловом мире — качество, удобство, комфортабельность, многообразие дизайнерских решения. При подборе офисной мебели важно учитывать особенности помещения, специфику деятельности компании. Современная мебель для офиса должна также обладать гибкими эргономичными формами и размерами, различными регулировками, позволяющими снизить утомляемость сотрудников и повысить эффективность их действий.  Для формирования полноценной офисной композиции необходимы: столы, кресла, стулья, тумбы, шкафы, стеллажи.    У нас представлен весь спектр продукции: серии мебели для персонала, кабинеты руководителя, а также офисные кресла, стойки ресепшн, стулья, диваны, стеллажи, сейфы.

Мы работаем только напрямую с надежными поставщиками, у нас широкая география производителей — Россия, Беларусь, Италия, Испания, Китай. Большой выбор различных моделей офисной мебели для персонала различных ценовых групп: бюджетной, эконом и бизнес. Любые актуальные стили — классика, хай-тек, модерн, минимализм, лофт. Мы сможем подобрать мебель абсолютно под любые запросы.  Мы представляем самый широкий спектр оперативной мебели — столы на металлокаркасе, бенч-системы, а также мобильные столы для проведения переговоров и презентаций. Представленная на нашем сайте офисная мебель отличается высокой функциональностью и универсальностью, великолепным дизайном, оптимальным соотношением цены и качества.  У нас гибкая ценовая политика — скидки для постоянных клиентов, регулярные распродажи.

Опытные консультанты помогут Вам разобраться со всем разнообразием представленной у нас офисной мебели, и мы предлагаем комплексный подход к удовлетворению потребностей клиента в формировании офисного пространства.   Шоу-рум находится в непосредственной близости от метро шоссе энтузиастов, где вы можете познакомится с большим количеством коллекций мебели, у нас представлено около 100 кресел в постоянной экспозиции.    Вы сможете ознакомиться с образцами предлагаемой продукции оценить качество материалов и оформить заказ руководствуясь советами компетентных менеджеров.  Благодаря наличию собственного склада в Москве и других городах, мы быстро доставим и соберем мебель в Вашем офисе.

Каких условий труда на самом деле хотят сотрудники

Собственные спортивные залы, столы для работы стоя, комнаты для медитации, горячие линии по вопросам здоровья – вот неполный список льгот для сотрудников, в которые инвестируют компании. Но окупаются ли эти инвестиции? Компании Future Workplace и View недавно опросили 1601 работника из Северной Америки, чтобы понять, какие льготы имеют для них наибольшее значение и как они влияют на производительность.

К своему удивлению, мы обнаружили, что сотрудники в первую очередь хотят очень простых вещей: свежего воздуха, доступа к дневному свету и возможности устроить рабочее место по своему вкусу. Половина опрошенных сотрудников заявили, что испытывают сонливость в течение дня из-за плохого качества воздуха, и более трети сообщили о потере до часа рабочего времени из-за этого. Выяснилось, что качество воздуха и свет сильнее всего влияют на производительность, удовлетворенность и благополучие сотрудников, в то время как влияние занятий фитнесом и медицинского обслуживания оказалось незначительным.

Рабочее место высокого качества – с естественным освещением, хорошей вентиляцией и комфортной температурой – снижает риск отсутствия сотрудников на работе на срок до четырех дней в год. Эффект может быть ощутимым, учитывая, что незапланированное отсутствие сотрудников на рабочем месте обходится компаниям в $3600 для работников с почасовой оплатой и в $2650 для работников на постоянной зарплате.

Другие исследования показывают, что у работников, удовлетворенных условиями труда, на 16% выше производительность, при этом вероятность, что они останутся в компании, выше на 18%, а их компания на 30% привлекательнее для них, чем конкуренты. Две трети респондентов сообщили, что с большей вероятностью примут предложение о работе или останутся на текущей работе, если компания будет заботиться об их здоровье. Вот три шага, с помощью которых можно улучшить рабочую среду и благополучие сотрудников.

1. Перестаньте тратить деньги на бессмысленные льготы. Примите как должное, что вы не знаете, чего хотят ваши сотрудники, и ищите способы выяснить это. Если бы работодатели делали это чаще, они бы уделяли меньше внимания преимуществам, которыми пользуются лишь немногие сотрудники (например, спортзалом), и больше – изменениям на рабочих местах, влияющим на всех (например, качеством воздуха и доступом к дневному свету).

На первом месте среди факторов, упомянутых в нашем опросе, оказалось качество воздуха. 58% респондентов заявили, что свежий воздух без аллергенов улучшает их самочувствие. 50% сообщили, что работали бы и чувствовали бы себя лучше в офисе с видом из окна, а треть опрошенных хотели бы иметь возможность регулировать температуру на своем рабочем месте. Лишь треть участников опроса назвали температуру у себя в офисе идеальной.

Отвлекающий шум беспокоил более трети опрошенных, влияя на их способность к концентрации внимания. Сотрудники говорили, что телефонные звонки, звуки печатания на клавиатуре и разговоры коллег влияют на их способность быть внимательными. Почти половина респондентов хотели, чтобы их компании улучшили эти факторы, и они хотели этого сильнее, чем получить другие льготы. Таким образом, первым делом необходимо посмотреть, на что вы тратите деньги, и сократить расходы, которые не окупаются.

2. По возможности позволяйте сотрудникам устраивать рабочие места по своему вкусу. Наше исследование показало, что 42% сотрудников предпочли бы персонализировать рабочее место, в то время как всего 28% хотят иметь возможность неограниченного отпуска. Что именно хотят персонализировать сотрудники:

температуру: почти половина опрошенных хотели бы иметь приложение, которое позволит им устанавливать температуру на рабочем месте;

верхнее освещение и свет на столе: треть опрошенных хотят контролировать верхнее освещение и свет на столе, а также потоки дневного света;

уровень шума: треть хотели бы контролировать звуковую среду на рабочем месте.

Может показаться, что подобные запросы можно удовлетворить только в личных кабинетах руководителей высшего звена, но это не так. Штаб-квартира Hewlett-Packard Enterprise – один из примеров компании, которая обеспечила сотрудникам возможность контролировать уровень шума при планировке офиса open space. Занимаемое компанией здание было спроектировано с учетом возможности управлять шумовым фоном, для того чтобы сотрудники меньше отвлекались. Некоторые компании, например Regeneron Pharmaceuticals, пошли еще дальше и позволили сотрудникам контролировать количество дневного света, проникающего в окна офиса, с помощью приложения для смартфонов.

Например, компания Cisco управляет уровнем громкости в офисе, разработав планировку, не предполагающую фиксированной рассадки. В ней выделены места для групп сотрудников, взаимодействующих лично или удаленно, или тех, кто предпочитает работать индивидуально.

Ту же стратегию можно применять в отношении света или температуры. Вы можете поместить сотрудников, которым комфортнее в условиях более высокой температуры и более яркого света, ближе к окнам, а тех, кто любит полумрак и прохладу, – в глубине офиса.

3. Позаботьтесь о по-настоящему здоровой рабочей среде. Благополучие на рабочем месте связано не только с физическим здоровьем сотрудников. Оно состоит из трех компонентов: физического, эмоционального и экологического:

эмоциональное благополучие: обеспечьте сотрудникам дневной свет и тихие помещения, где они могут с комфортом сосредоточиться на работе;

физическое благополучие: обеспечьте сотрудников здоровой пищей и эргономичными рабочими местами;

экологическое благополучие: убедитесь, что в офисе чистый воздух, достаточно света, комфортная температура и акустика.

Главный совет работодателям: подумайте, как можно вернуться к базовым условиям, важным для сотрудников, и инвестируйте в те направления, которые окажут наибольшее воздействие на их работу и самочувствие.

Об авторе: Джин Майстер – партнер компании Future Workplace

Чем занимается офисный работник

Чем занимаются специалисты административного офиса

Специалист административного офиса помогает офисам работать эффективно и бесперебойно, выполняя задачи канцелярской поддержки. В их обязанности часто входит подготовка и обработка документов, организация встреч и встреч, мониторинг бюджетов и расходов, ответы на звонки и корреспонденция, управление инвентаризацией и закупкой канцелярских принадлежностей, а также разработка стратегий по оптимизации офисных операций.Они также могут решать проблемы и проблемы, решая их быстро и профессионально. Кроме того, как специалисту административного офиса, важно координировать работу персонала при реализации политик и правил компании.

В этом разделе мы сравниваем среднюю годовую зарплату офисного работника со средней годовой зарплатой специалиста административного офиса. Обычно специалисты административного офиса зарабатывают на 935 долларов больше, чем офисные работники в год.

Хотя зарплаты в этих двух профессиях могут быть разными, они разделяют некоторые из одинаковых обязанностей.Сотрудники, занимающие должности как офисных работников, так и специалистов административного офиса, обладают навыками ввода данных, выполнения административных задач и работы с PowerPoint.

Есть несколько ключевых различий в обязанностях. Например, обязанности офисного работника требуют таких навыков, как «общение», «персональные компьютеры», «документы» и «офисные машины». Между тем, типичный специалист административного офиса имеет навыки в таких областях, как «планирование встреч», «отпуск по болезни», «телефонные звонки» и «hr.«Эта разница в навыках показывает, насколько на самом деле разные эти две профессии.

Специалисты административных офисов, как правило, зарабатывают больше всего денег в индустрии гостеприимства, получая в среднем 35 431 доллар. Напротив, офисные работники получают самую большую среднюю зарплату в 28 952 доллара в год. в обрабатывающей промышленности

Уровень образования специалистов административного офиса немного отличается от уровня образования офисных работников, в частности, специалистов административного офиса — 2 человека.На 6% больше шансов получить диплом магистра, чем офисный работник. Кроме того, у них на 0,3% больше шансов получить докторскую степень.

Каковы обязанности специалиста фронт-офиса?

Специалист фронт-офиса выполняет разнообразные обязанности и административные задачи для организации. К ним относятся поддержание чистоты на стойке регистрации, приветствие и приветствие гостей и посетителей, а также ответы на вопросы и рассмотрение жалоб. Другие обязанности включают ответ на телефонные звонки, получение пакетов и писем, а также проверку, сортировку и пересылку электронных писем.Ожидается, что как специалист фронт-офиса вы будете обновлять файлы и записи, готовить различные типы письменных материалов и исследовать широкий круг тем по запросу.

Далее нам нужно изучить профессию специалиста фронт-офиса. Эта карьера приносит с собой более низкую среднюю зарплату по сравнению с годовой зарплатой офисного работника. Фактически разница в зарплате специалистов фронт-офиса на 6 871 доллар ниже, чем у офисных работников в год.

Не все в этих вакансиях отличается.Возьмем, к примеру, их навыки. Офисные работники и специалисты фронт-офиса включают в свои резюме схожие навыки, такие как «ввод данных», «обслуживание клиентов» и «телефонные звонки».

Помимо разницы в заработной плате, есть еще несколько важных отличий, на которые стоит обратить внимание. Например, обязанности офисного работника, скорее всего, потребуют таких навыков, как «административные задачи», «общение», «персональные компьютеры» и «powerpoint». Между тем, специалист фронт-офиса может иметь опыт в таких областях, как «регистрация», «cpt», «приветствие пациентов» и «демографические данные пациентов».«Эти различия подчеркивают, насколько по-разному выглядит повседневная работа в каждой должности.

В целом специалисты фронт-офиса учатся на том же уровне образования, что и офисные работники. У них на 2,8% меньше шансов получить степень магистра, пока они учатся. На 0,3% меньше шансов получить докторскую степень

Сравнение сотрудников бизнес-офиса

Сотрудники бизнес-офиса несут ответственность за оказание канцелярской и административной поддержки персоналу офиса для эффективной и бесперебойной работы офиса.Обычно они выполняют ряд задач, которые включают управление и ввод данных в электронные таблицы и базы данных, организацию и обслуживание файлов и документов, а также помощь в ведении бухгалтерского учета. Кроме того, они несут ответственность за управление рабочими проектами и общее управление офисом, сотрудничество с другими отделами и ведение финансовых документов и информации о клиентах. Предполагается, что сотрудники бизнес-офиса также будут контролировать деятельность в области человеческих ресурсов, такую ​​как обработка бланков о приеме на работу и управление медицинским страхованием.

Третья профессия, на которую мы обращаем внимание, — это сотрудник бизнес-офиса. В среднем эти работники получают более высокую заработную плату, чем офисные работники. Фактически, они получают зарплату на 10 810 долларов в год выше.

Просматривая резюме нескольких офисных работников и деловых партнеров, мы обнаружили, что обе роли используют схожие навыки, такие как «ввод данных», «powerpoint» и «расчет заработной платы». Но помимо этого карьера выглядит совсем иначе.

Как уже упоминалось, эти две профессии различаются по другим навыкам, которые требуются для очень хорошего выполнения работы.Например, собирая резюме от офисных работников, они с большей вероятностью будут обладать такими навыками, как «административные задачи», «общение», «персональные компьютеры» и «документы». Но у сотрудника бизнес-офиса могут быть такие навыки, как «телефонные звонки», «продажа автомобилей», «обработка документов» и «большой объем».

Известно, что сотрудники бизнес-офиса имеют аналогичный уровень образования по сравнению с офисными работниками. Кроме того, у них на 1,5% больше шансов получить диплом магистра и 0.На 2% больше шансов получить докторскую степень.

Описание администратора офиса

Секретарь офиса или помощник по административным вопросам выполняет различные административные задачи для организации. Эти задачи могут включать в себя ответ на телефонные звонки, предоставление информации населению и клиентам, а также теплый прием, приветствие и направление посетителей или гостей соответственно. Кроме того, администратор офиса отвечает за обеспечение безопасности путем выдачи пропусков посетителей, журналов наблюдения и выполнения следующих процедур.Административные помощники также отвечают за подготовку и обработку путевых листов и других документов. Некоторые работодатели предпочитают кого-то с высшим образованием или степенью бакалавра, умением пользоваться телефоном и отличными коммуникативными навыками.

Теперь мы посмотрим на офисных администраторов, которые в среднем имеют более низкую заработную плату по сравнению с годовой зарплатой офисных работников. Фактически разница составляет около 3340 долларов в год.

Согласно резюме офисных работников и секретарей, некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей каждой должности, аналогичны.Эти навыки включают «ввод данных», «общение» и «PowerPoint».

Хотя некоторые навыки используются в этих профессиях, есть некоторые различия, которые следует отметить. «административные задачи», «персональные компьютеры», «документы» и «компьютерные программы» — это навыки, которые отражаются в резюме офисных работников. Кроме того, администратор офиса использует в своих резюме такие навыки, как телефонные звонки, персонал, соответствующий человек и офисный персонал.

Как правило, администраторы офисов получают более высокую зарплату в строительной отрасли — в среднем 40 062 доллара.Самая высокая годовая зарплата офисного работника приходится на обрабатывающую промышленность.

Администраторы офисов достигают такого же уровня образования, что и офисные работники. Разница в том, что у них на 2,1% больше шансов получить степень магистра меньше и на 0,1% больше шансов получить степень доктора.

Что нужно знать о рабочих местах

Рабочее место — это место, где работник предоставляет работу работодателю. Это кажется достаточно простым объяснением, но оно может стать немного сложнее, особенно в сегодняшней экономике знаний.

Меняющееся лицо на рабочем месте

Рабочее место находится в различных условиях, включая офисы, производственные помещения или фабрики, магазины, фермы, на открытом воздухе и в любом другом месте, где выполняется работа.

С распространением электронных коммуникаций от работодателей больше не ожидается, что они всегда будут предоставлять рабочее место с физическим местоположением, на котором работают сотрудники.

Домашние офисы, организация работы на дому и трудовые отношения по всему миру означают, что практически любое место, включая дом сотрудника, может служить и точно может называться рабочим местом.

Что нужно знать сотруднику

Ваш работодатель может выбрать ваше рабочее место. Если работодатель предоставляет сотруднику физическое место для работы, в США на это рабочее место распространяются правила охраны труда и техники безопасности, а также другие руководящие принципы Министерства труда США (DOL). DOL также регулирует различные программы на рабочем месте, некоторые из которых действуют для рабочих мест, в том числе домашнего офиса сотрудника.

Как правило, если они соблюдают правила охраны труда и техники безопасности, ваш работодатель может выдвигать необоснованные требования.Некоторые офисные помещения большие, и у каждого сотрудника есть свой личный кабинет. Однако более вероятно, что у вас есть кабинка или даже стол за одним столом с другими коллегами. Если вы предпочитаете работать в одиночку, ваш работодатель может сказать: «Нет, это ваше рабочее место».

Рабочие пространства и ADA

Однако есть исключения. Если у вас есть проблема со здоровьем, подпадающая под действие Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA), вы можете запросить другую рабочую среду. Например, если вы страдаете мигренью, которая усугубляется ярким светом, вы можете попросить тусклое и тихое рабочее место.

Если это не создает трудностей для вашего работодателя и ваш запрос является разумным, они должны работать с вами, чтобы найти решение. Разумность зависит от рабочего места и работы. Если вы работаете официанткой в ​​клубе рок-музыки, такое размещение неразумно.

Рабочие места и OSHA

Если ваше рабочее место находится на заводе, ферме, строительной площадке, в больнице или в другом месте, где безопасность имеет большое значение, ваш работодатель должен уделять особое внимание безопасности.Государственные чиновники, такие как Управление по охране труда (OSHA), могут внимательно следить за вашим рабочим местом.

Если вы заметили проблему безопасности, немедленно сообщите об этом своему работодателю, а если они не решат ее, обратитесь в соответствующее государственное учреждение.

Вы также можете работать дома. Естественно, ваш начальник не появится у вашей двери и не убедится, что игрушки вашего ребенка не создают опасности для спотыкания, но он может быть обязан предоставить вам необходимое рабочее оборудование.

Что нужно знать работодателям

Вы обязаны обеспечить безопасную и продуктивную рабочую среду для своих сотрудников. DOL обеспечивает руководство и правила для рабочих мест в таких областях, как компенсация работникам, перерывы и требования к обеду, требования к отпускам, ненастная погода и другие чрезвычайные ситуации, равные возможности трудоустройства, а также компенсация по безработице. Посетите веб-сайт DOL, чтобы ознакомиться с полным списком правил и руководств по выполнению требований работодателя и рабочего места.

Помимо соблюдения правил техники безопасности, работодатели должны также учитывать другие аспекты здоровья и благополучия сотрудников, включая стресс и сексуальные домогательства.

Создание хорошей рабочей среды

Существует множество мнений о том, что создает лучшую физическую рабочую среду. Постоянные столы, столы для сидения, яркий свет, тусклый свет и сотрудники всегда сражаются из-за термостата. Если вы соблюдаете федеральные, государственные и местные нормы, вы можете создавать свое рабочее место по своему усмотрению.

Имейте в виду, что на ваши плечи ложится не только физическое рабочее место; культура и межличностное окружение также являются вашей ответственностью. Сохраняйте среду, в которой вы уважаете всех сотрудников и требуете, чтобы они уважали друг друга.

Издевательства на рабочем месте

Решайте проблемы, как только они возникают, пресекайте сплетни и издевательства на корню, и ваше рабочее место станет приятным и безопасным местом для работы.

На опасном рабочем месте, таком как строительная площадка или ферма, вы должны быть особенно осторожны, чтобы сохранить безопасную среду, в которой сотрудники хорошо обучены и хорошо защищены.Не пытайтесь сэкономить деньги за счет безопасности.

Рабочее место также известно как место работы, место работы и название любого места работы, например, офис, фабрика или ферма.

Точность и законность предоставленной информации не гарантируется. Сайт читают люди со всего мира, а трудовые законы и правила варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения.Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

10 самых популярных типов офисной работы

Если вы ищете стабильную рабочую среду и традиционные часы работы, то офисная работа, вероятно, вам подойдет. Многие штатные должности в офисе не требуют ученой степени. Канцелярские и административные должности — хорошее начало для людей с небольшим опытом работы или без него. Посмотрите на эти лучшие офисные вакансии!

• 1.Исполнительный помощник

  Исполнительные помощники оказывают административную поддержку руководству высшего звена и помогают в выполнении их повседневных обязанностей. Это включает в себя основные канцелярские обязанности, такие как ответ на телефонные звонки, прием сообщений, приветствие посетителей, планирование встреч и организация поездок. Предпочтительна степень младшего специалиста или бакалавра. Внимание к деталям и эффективность — обязательны.

• 2. Менеджер по работе с клиентами

  Менеджеры по работе с клиентами поддерживают стратегию и деловые отношения с клиентами своей компании.Они несут ответственность за понимание долгосрочных и краткосрочных потребностей своих клиентов и направляют ресурсы и продукты компании для достижения этих целей. Они служат в качестве основного контактного лица для клиента и часто предоставляют рекомендации или «допродажи» для повышения успеха своего клиента.

• 3. Офис-менеджер

  Офис-менеджер наблюдает за повседневной работой офиса, часто в корпоративном или медицинском учреждении.Офис-менеджеры высокоорганизованы и основательны, а также хорошо осведомлены обо всех аспектах работы офиса. Они поддерживают связь с руководством и сотрудниками, чтобы помочь удовлетворить канцелярские потребности и снабжение. Они также могут регулярно общаться с клиентами и должны обладать хорошими навыками работы с людьми.

• 4. Счетовод по счетам к оплате

  Клерк по счетам к оплате обрабатывает платежи и транзакции в соответствии с финансовой политикой.В обычный день клерки будут обрабатывать ежедневные транзакции, классифицируя, вычисляя и публикуя данные о дебиторской задолженности; служащие также готовят счета и фактуры для банковских целей. Обычно требуется степень бакалавра в области бухгалтерского учета, финансов или делового администрирования.

• 5. Помощник администратора

  Помощники по административным вопросам выполняют канцелярские обязанности, помогая организации работать бесперебойно.В их обязанности как сотрудников компании могут входить подача документов, планирование встреч, ответ на телефонные звонки, приветствие посетителей и оказание общей поддержки другим офисным работникам. Они должны быть организованными и дружелюбными, так как часто являются первым впечатлением от компании для клиентов.

• 6. Сотрудник по вводу данных

  Специалисты по вводу данных вводят и обновляют информацию в компьютерных базах данных компаний.Это включает в себя цифровое сканирование и систематизацию документов, а также ручной ввод информации. Базовые знания офисной техники, а также хорошие навыки набора текста и высокая компьютерная грамотность являются обязательными. Специалисты по вводу данных должны быть знакомы с программами обработки текстов (Excel, Word и т. Д.), Хорошо организованными и ориентированными на детали.

• 7. Офисный помощник

  Офисный помощник обеспечивает общую административную поддержку офиса.Они работают напрямую на администратора или руководителя. Офисные помощники выполняют организационные и канцелярские задачи. Эти задачи могут включать в себя регистрацию, планирование встреч, написание копии, корректуру, получение почты и обслуживание клиентов. Требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент, но желательно иметь степень бакалавра.

• 8. Делопроизводитель

  Офисный служащий играет важную роль в бесперебойной работе любого офиса.Они постоянно заняты множеством задач, включая ответ на телефонные звонки, копирование, ввод данных, управление коммуникациями и любые другие общие канцелярские задачи, которые необходимо выполнить. Офисные клерки должны иметь отличные организационные навыки, навыки набора текста и многозадачности, а также иметь диплом или степень об окончании средней школы.

• 9. Почтальон

  Почтовый служащий — это человек, который работает в почтовом отделении офисного здания.Они высокоорганизованы и отлично справляются с делопроизводством. Почтовые служащие несут ответственность за сортировку почты и следят за тем, чтобы она попадала в нужный отдел, а также за сортировку нежелательной почты и обработку исходящей почты для сотрудников компании. Они также следят за тем, чтобы офисы компании были должным образом укомплектованы материалами для рассылки.

• 10. Ресепшн

  Регистраторы работают в административной роли в офисе или другом бизнесе.Они приветствуют клиентов, пациентов, поставщиков или всех, кто входит в офис или учреждение компании. Администратор обычно является первым человеком, которого вы видите, представляющим компанию, поэтому часть их работы — произвести хорошее впечатление на всех, кого они встречают. Они также отвечают на телефонные звонки и выполняют другие административные задачи. Конкретные должностные обязанности зависят от отрасли, в которой они работают.

Что считается рабочим местом? Несколько определений

Что такое рабочее место?

Рабочее место или место работы — это место, где люди выполняют задачи, работу и проекты для своего работодателя.Типы рабочих мест различаются в зависимости от отрасли и могут находиться внутри здания или на открытом воздухе. Рабочие места могут быть мобильными, и некоторые люди могут работать в разных местах в разные дни. Развитие технологий привело к появлению нового типа рабочего места — виртуального, позволяющего людям работать удаленно.

Примеры рабочих мест

Условия вашего рабочего места зависят от типа требуемой работы и вашей отрасли. Примеры рабочих мест:

Офис

Офис — это распространенный тип рабочего места, на котором сотрудники компании работают централизованно.Офис вашей компании может состоять из целого комплекса, отдельного здания, этажа в общежитии или части коворкинг-подразделения. Сайты для совместной работы — это вариант для небольших компаний, которым необходимо сосредоточиться на своем бизнесе, сотрудниках и клиентах, а не на рабочем месте.

Домашний офис

Компании, которым не нужны люди для выполнения задач в централизованном месте, могут получить выгоду, разрешив своим сотрудникам работать удаленно.Сотрудникам предоставляется необходимое программное обеспечение, оборудование и обучение, и они выполняют свою работу удаленно. Некоторые люди выделяют в доме отдельную комнату с письменным столом и компьютером для работы. Компании могут иметь гибкие графики работы для своих удаленных сотрудников или устанавливать часы, когда все должны быть в сети.

Завод или распределительный центр

Люди работают на заводах или в распределительных центрах во многих отраслях промышленности, включая пищевую, швейную, электронную и автомобильную.Они могут располагаться рядом с корпоративным офисом компании или в разных местах. Рабочие фабрики работают на производственной линии, производя конечный продукт. Сотрудники центра распределения получают и сортируют продукты для отправки в магазины или покупателям.

Ферма или пригород

Многие отрасли промышленности требуют, чтобы люди работали на открытом воздухе, включая фермеров, ученых-экологов, смотрителей парков, рабочих-строителей, сотрудников правоохранительных органов и электриков.Условия работы для каждой из этих ролей различаются, и от них часто требуется работать независимо от погодных условий.

Магазин

Сотрудники розничной торговли обычно работают в закрытых помещениях в магазинах различных типов, включая магазины одежды, рестораны, заправочные станции и супермаркеты. Сотрудники магазинов часто напрямую взаимодействуют с покупателями. Магазины различаются по размеру и местоположению в зависимости от отрасли и географических потребностей.

Назначение рабочего места

Workplaces помогают предприятиям эффективно доставлять свои продукты или услуги потребителям.Члены корпоративной команды используют свое рабочее место для сотрудничества и разработки новых идей, продуктов и услуг, которые они могут предложить своим клиентам. Компании используют фабрики для создания своих продуктов и центры распределения для координации отгрузки продукта в магазины или напрямую потребителю. Магазины существуют для того, чтобы продавать продукт потребителям, давая покупателям возможность физически увидеть продукт.

Связанный: Производительность бизнеса с довольными сотрудниками

Как создать отличное рабочее место

Создание приятного места для работы важно для удержания и удовлетворения сотрудников, что позволяет вашему бизнесу сосредоточиться на росте и развитии вашего продукта или услуги.Следуйте этим шести шагам, чтобы создать отличное рабочее место:

1. Разработайте планы создания атмосферы на рабочем месте вместе с руководителями компании. Первый шаг к созданию отличного рабочего места — убедиться, что руководящая группа согласна с тем, какой будет ваша модель рабочего места. Делитесь своими идеями с другими руководителями и выслушивайте их отзывы, чтобы найти идеальное рабочее место для вашей компании. Все руководители должны поддержать окончательный план и отстоять свою роль в превращении бизнеса в приятное место для работы.
2. Обучайте лидеров построению межличностных отношений. Лидерам важно общаться с членами своей команды и понимать их профессиональные и личные потребности. Обучение их навыкам межличностного общения позволит им понять, как выстраивать значимые профессиональные отношения с членами своей команды.
3. Взаимодействуйте с людьми в вашем бизнесе. Поговорите с персоналом в различных отделах компании, чтобы узнать их точку зрения на бизнес, клиентов и их баланс между работой и личной жизнью.Спросите сотрудников об их мнении, чтобы продемонстрировать, что они являются ценным членом компании.
4. Включите отзывы сотрудников в свою модель рабочего места. После встречи с различными командами просмотрите их отзывы с руководством и включите их идеи в модель рабочего места. Это показывает сотрудникам, что руководство ценит их мнение и прислушивается к нему, что может повысить моральный дух на рабочем месте.
5. Сообщайте командам об изменениях на рабочем месте и в политике. Прежде чем внедрять какие-либо обновления на рабочем месте, выделите время, чтобы поделиться планами с сотрудниками, которые будут затронуты, чтобы они понимали, что будет меняться и как это намерено улучшить их рабочую среду.
6. Выполните план улучшения рабочего места. Поделившись своими обновлениями с командой, вы можете действовать в соответствии с планом улучшения. Обеспечьте своевременное и организованное выполнение плана, чтобы свести к минимуму сбои.

Связанный: Как мотивировать ваших сотрудников

Часто задаваемые вопросы о рабочем месте

Вот несколько часто задаваемых вопросов, касающихся рабочего места:

Как я могу создать продуктивное рабочее место?

Компании могут создать продуктивное рабочее место, обеспечив членов команды необходимыми инструментами, такими как оборудование, компьютеры и программное обеспечение, в непосредственной близости от их рабочего места.Эти инструменты следует регулярно обновлять и заменять, чтобы постоянно соответствовать отраслевым стандартам.

Какие методы повышения морального духа сотрудников?

Руководители укрепляют моральный дух на рабочем месте, признавая достижения сотрудников, объясняя пути продвижения по службе и демонстрируя благодарность за усилия сотрудника. Компании могут вознаграждать достижения и выражать благодарность различными способами, включая словесную похвалу, награды, финансовые стимулы и оплачиваемый отпуск.

Как меняются рабочие места в будущем?

Технологические достижения в области виртуальной реальности теперь позволяют потребителям выйти в Интернет, чтобы протестировать продукт, примерить одежду и посмотреть, как мебель будет выглядеть в их доме. Физические магазины и выставочные залы становятся менее критичными для компаний с точки зрения продаж. Некоторые рабочие места переходят в онлайн, чтобы приспособиться к виртуальному потребителю.

Список вакансий, работающих в офисе | Работа

Автор: Лори Бреннер Обновлено 20 июля 2018 г.

Если вам нравится работа за столом в приятном офисе с контролируемой температурой, есть много типов офисных рабочих мест, которые стоит рассмотреть.Большинство офисных рабочих мест предполагают обычные рабочие дни и часы. Если вы являетесь родителем, то наличие дневного рабочего графика, совпадающего с расписанием школы ваших детей, дает вам больше времени для семьи. Работа в офисе требует базовых навыков, таких как набор текста, заполнение документов и знание компьютеров. Для работы в офисе на высшем уровне может потребоваться высшее образование или даже ученая степень.

Аудит и бухгалтерский учет

Независимо от того, работаете ли вы в аудиторской, бухгалтерской фирме или в бухгалтерском отделе предприятия или государственного учреждения, в налоговой и бухгалтерской сфере существует множество типов офисной работы.Эти должности включают в себя файловых клерков, клерков по счетам или счетам к оплате, руководителей по начислению заработной платы, бухгалтеров главной бухгалтерской книги, бухгалтеров проектов, аудиторов, менеджеров по бухгалтерскому учету, руководителей и контролеров.

Регистратор и планировщик

Если вы любите разговаривать с людьми, должность администратора может быть хорошим выбором. Как администратор, вы отвечаете на телефонные звонки и отвечаете на запросы или потребности клиентов. Хотя многие считают работу регистратора черной работой, она требует особых навыков, позитивного отношения и способности выполнять несколько задач одновременно.Большинство администраторов компании также выполняют другие задачи, которые могут включать планирование встреч, резервирование конференц-залов, управление и заказ канцелярских товаров или открытие и распространение корпоративной почты.

Офисный помощник по административным вопросам

Персональные секретари и помощники по административным вопросам могут работать в группе менеджеров, руководителей или быть назначенными для работы с вице-президентами, руководителями и другими лицами. Когда вы работаете секретарем или административным помощником, вы пишете или расшифровываете письма и сообщения электронной почты, организуете поездки, рассчитываете и составляете отчеты о расходах или бюджеты отделов.

Представитель службы поддержки клиентов

Общение и позитивное отношение находятся на первом месте в списке для людей, которые работают в службе поддержки клиентов или в телефонном справочном центре. Чтобы помочь недовольным клиентам добиться желаемых результатов, требуется терпение и хорошее чувство юмора. Когда вы хорошо относитесь к другим, любите помогать людям, у вас хороший характер и вы общительны, обслуживание клиентов может быть просто офисной работой, которая вам понравится.

Медицинский служащий

Работа в медицинском офисе немного отличается от работы в офисе, но требует многих из тех же навыков.В медицинских офисах требуются медицинские транскрипционисты, администраторы и люди, имеющие опыт работы с медицинскими счетами и страхованием. Вы также можете работать в отделе записи на прием к врачу.

Страховой агент и экзаменатор

Специалисты по рассмотрению претензий работают в офисе и рассматривают претензии, поданные застрахованными лицами. Иногда они работают с частными детективами или оценщиками, которые посещают объект или собственность, в отношении которых подана претензия. Сюда входит компенсация работникам, страхование здоровья, ответственности, автомобильного, домашнего, имущественного и коммерческого страхования.Как специалисту по рассмотрению претензий, вам обычно требуется сертификация в области страхования, опыта работы с компьютером, самомотивации и дисциплины.

Техник по черчению и дизайну

Если вам нравится рисовать и у вас есть навыки и опыт рисования с помощью компьютера, вы можете стать техником-чертежником. Техники-редакторы работают с современным компьютерным оборудованием в офисных помещениях. Они могут работать на архитектурную фирму, инженерную фирму или производителя, которому требуются проекты, чертежи или чертежи для новых идей продукта.

Изменение места и способа работы

Вкратце об идее

Может ли ваша организация извлечь выгоду из альтернативного рабочего места — когда сотрудники работают вне офиса, в основном из дома?

AT&T, IBM и даже армия США экономят кучу затрат на недвижимость и инфраструктуру, заставляя рабочих работать из дома — даже с учетом дополнительных затрат на предоставление этим сотрудникам компьютеров, программного обеспечения, технической поддержки и т. Д. Повышение производительности является еще одним Неоспоримое преимущество: при исследовании одного хорошо управляемого офиса разговоры и другие офисные нормы отвлекали людей от работы в среднем на 70 минут в течение восьмичасового рабочего дня.Не менее важны менее ощутимые результаты, такие как повышение удовлетворенности сотрудников, что приводит к улучшению отношения к обслуживанию клиентов. Однако альтернативное рабочее место подходит не для каждой компании и не для каждой работы. Как и многие другие тенденции управления бизнесом, эта требует внимательного применения.

Идея на практике

Значительная экономия средств за счет альтернативных рабочих мест заставляет некоторых лиц, принимающих деловые решения, думать, что эти договоренности — волна будущего.Другие придерживаются мнения, что офис компании по-прежнему остается наиболее продуктивным местом для работы — охладитель воды и все такое. Некоторые менеджеры утверждают, что альтернативные рабочие места наносят ущерб сплоченности сотрудников, в то время как другие говорят, что «просто дайте им ноутбук и мобильный телефон, и все будет в порядке».

Как разобраться в мифах и заблуждениях, чтобы определить, подходит ли альтернативное рабочее место для вашей организации? Задайте себе эти семь вопросов:

1. Стремитесь ли вы к новым способам работы? Например, вознаграждение за результаты, полученные на альтернативном рабочем месте, а не за усилия, приложенные в офисе?

2.Ваша организация промышленная или информационная? Если ваша структура и системы предназначены для личного взаимодействия, потенциал альтернативных рабочих мест может быть ограничен.

3. Есть ли у вас открытая культура и инициативные менеджеры? Усилия не увенчаются успехом, если менеджеры не будут полны энтузиазма, осведомлены и готовы оставить традиции.

4. Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем? Какую функцию выполняет работа? Как выполняется работа? Обдумывание этих вопросов поможет определить рабочие места, которые можно заполнить через альтернативные рабочие места.

5. Готовы ли вы к «давлению»? Некоторым менеджерам становится не по себе, когда их непосредственные подчиненные больше не находятся в непосредственной близости.

6. Сможете ли вы преодолеть внешние препятствия? Вы определили, например, есть ли у большинства сотрудников дома место для создания рабочего места?

7. Готовы ли вы инвестировать в инструменты и обучение, необходимые для успеха альтернативного рабочего места?

Если ваши ответы отдают предпочтение альтернативному рабочему месту, запустите простой пилотный проект, а затем постепенно привлекайте больше людей, адаптируя программу с учетом отзывов сотрудников по мере продвижения.Начните с продаж, разработки проектов и других сфер, в которых сотрудники в основном работают самостоятельно. Разделите пилотную группу на офисные, командированные и независимые, а затем продумайте логистику того, как они будут работать друг с другом после того, как некоторые из них начнут работать дома. Тщательно продумайте, что вы будете делать, чтобы удаленные сотрудники по-прежнему чувствовали себя «в курсе».

Наконец, проследите за тем, чтобы менеджеры получали указания по мониторингу удаленных сотрудников, чтобы сотрудники знали, каких результатов они ожидают, и чтобы другие заинтересованные стороны, например клиенты, были полностью информированы.

20 сентября 1994 года около 32 000 сотрудников AT&T остались дома. Они не болели и не бастовали. Они работали на дому. Сотрудники, от генерального директора до телефонных операторов, были частью эксперимента, в котором участвовало 100 000 человек. Это цель? Изучить, как далеко может зайти крупная организация в преобразовании рабочего места, передав работу работнику, а не работнику работать.

Сегодня AT&T — лишь одна из многих организаций, первооткрывавших альтернативное рабочее место (AW) — сочетание нетрадиционных методов работы, условий и местоположения, которое начинает дополнять традиционные офисы.Это не прихоть. Хотя оценки сильно различаются, от 30 до 40 миллионов человек в США в настоящее время работают на дому или работают на дому.

Что побуждает менеджеров изучать, как люди проводят время в офисе и где еще они могли бы работать? Самая очевидная причина — снижение затрат. С 1991 года AT&T высвободила около 550 миллионов долларов в денежном потоке, т.е. на 30% больше, за счет устранения ненужных офисов, консолидации других и сокращения накладных расходов.Благодаря программе AW под названием Mobility Initiative IBM ежегодно экономит более 100 миллионов долларов только на своем подразделении продаж и распространения в Северной Америке.

Еще одна причина — это возможность увеличения производительности. Сотрудники на альтернативном рабочем месте, как правило, уделяют меньше времени и энергии типичным офисным рутинам и больше — клиентам. В IBM опрос сотрудников Mobility Initiative показал, что 87% считают, что их личная продуктивность и эффективность на работе значительно выросли.

Альтернативное рабочее место также может дать компаниям преимущество в борьбе за талантливых и высокомотивированных сотрудников и удержании их. Президент American Express и главный операционный директор Кеннет И. Шено говорит, что инициативы AmEx в области AW помогают компании удерживать опытных сотрудников, которые считают гибкость работы на дому особенно привлекательной.

Наконец, программы AW начинают предлагать возможности для использования государственных стимулов и избежания дорогостоящих санкций. Многие общины смягчают правила зонирования, чтобы позволить большему количеству жителей открывать домашние офисы.Кроме того, компании соблюдают требования Закона о чистом воздухе и избегают крупных штрафов с помощью региональных стратегий на рабочих местах с обширными компонентами AW. Наконец, налоговые кодексы могут измениться, чтобы позволить большему количеству сотрудников вычитать расходы на домашний офис.

Потенциальные выгоды очевидны. Но в то же время программы AW не для всех. Действительно, такие программы может быть трудно принять даже для тех организаций, которые больше всего им подходят. Трудно преодолеть укоренившееся поведение и практические препятствия.И проблемы управления как культурными изменениями, так и улучшениями системы, необходимыми для инициативы AW, являются существенными.

Как старшие менеджеры должны думать о программах AW? Каковы критерии определения того, подходит ли альтернативное рабочее место для данной организации? Каковы наиболее распространенные ошибки при реализации? Уроки, извлеченные менеджерами, которые успешно запустили такие программы, и теми, кто пытается это сделать, показывают, что лучше всего начинать с четкого понимания множества форм, которые может принимать альтернативное рабочее место.

Спектр возможностей

Различные компании используют разные вариации темы AW, чтобы адаптировать новые рабочие схемы к своим потребностям. Для одной компании, например, создание альтернативного рабочего места может означать, что некоторые сотрудники просто работают в разные смены или по расписанию поездок, совместно используя столы и офисные помещения. AT&T определила, что для некоторых групп сотрудников до шести человек могут использовать один и тот же стол и оборудование, ранее назначенное одному. В настоящее время в компании работает 14 000 сотрудников, работающих совместно с другими пользователями.

Другой вариант — замена традиционных частных офисов пространством открытой планировки. В таких условиях компания обычно предоставляет комнаты для команд и рабочие места на открытых площадках. Возможности произвольного адреса являются разновидностью этого формата. Джилл М. Джеймс, директор инициативы AT&T Creative Workplace Solutions, описывает их: «Вы работаете в одном учреждении, но вы можете перемещаться и выбирать различные рабочие параметры в течение дня. Вам не нужно входить в систему или ставить бирку с именем на определенное рабочее место.И каждый сможет найти вас, потому что ваш телефон, пейджер и компьютер идут с вами ».

Некоторые компании приняли концепцию «гостиничного бизнеса». Как и в других вариантах общего офиса, «гостиничные» рабочие места меблированы, оборудованы и поддерживаются стандартными офисными услугами. У сотрудников могут быть передвижные ящики, картотеки или шкафчики для личного хранения; а компьютерная система при необходимости направляет телефонные звонки и электронную почту. Но «гостиничные» рабочие места резервируются по часам, дням или неделям, а не закрепляются за ними постоянно.Кроме того, «консьерж» может предоставить сотрудникам командировочную и материально-техническую поддержку. В наиболее продвинутом варианте рабочее пространство «отеля» оснащено личными фотографиями и памятными вещами людей, которые хранятся в электронном виде, извлекаются и «помещаются» на рабочие столы пассажиров непосредственно перед их прибытием, а затем удаляются, как только они уходят.

Дополнительные офисы — еще одна форма альтернативного рабочего места. Такие офисы разбивают большие централизованные помещения на сеть небольших рабочих мест, которые могут располагаться близко к клиентам или к домам сотрудников.Спутники могут сэкономить компании до 50% затрат на недвижимость, диверсифицировать риск чрезмерной концентрации в одном месте и расширить круг потенциальных сотрудников. Некоторые из них представляют собой ракушки — скудно обставлены и оснащены только базовой техникой; другие полностью оборудованы и обслуживаются. Спутники обычно располагаются в относительно недорогих городах и пригородах. Чаще всего у них более простая и менее дорогая мебель и оборудование, чем у их коллег в центре города.

Работа на дому — одна из наиболее распространенных форм альтернативного рабочего места.Дистанционная работа, то есть выполнение работы в электронном виде везде, где пожелает работник, обычно дополняет традиционное рабочее место, а не заменяет его. Однако в IBM надомные работники составляют целое бизнес-подразделение. А в PeopleSoft удаленная работа является доминирующим стилем работы всей компании.

Генерал Деннис Реймер, начальник штаба армии США, предлагает убедительную информацию о том, что руководитель может делать из удаленного места. Реймер путешествует с ноутбуком и регулярно общается по электронной почте с 350 генералами и 150 командирами гарнизонов по всему миру.Используя веб-сеть под названием America’s Army On-line, которая также включает чат-комнату в интранете, аналогичную тем, которые предлагаются через коммерческих провайдеров, Реймер может поднимать вопросы со своими офицерами и получать советы по ключевым решениям, часто в течение нескольких часов. «Сеть позволяет мне работать продуктивно и следить за происходящим, нахожусь ли я в Вашингтоне или за границей», — говорит Реймер. «Это не только экономит командировочные расходы, но и позволяет работать в команде, несмотря на организационные и географические границы по всему миру.Постепенно это меняет культуру от той, в которой «моя информация — сила», к культуре, в которой «обмен — сила» ».

Генерал армии США Реймер оперативно получает онлайн-консультации от офицеров со всего мира.

Домашние офисы дополняют спектр вариантов AW. Компании широко различаются в подходах к домашнему офису. Некоторые просто позволяют определенным сотрудникам работать дома по своему усмотрению и за свой счет. Другие — такие как AT&T, IBM и Lucent Technologies — предоставляют ноутбуки, выделенные телефонные линии, поддержку программного обеспечения, факс-принтеры, линии помощи и полное техническое резервное копирование в ближайшем корпоративном центре.Одна крупная компания пошла еще дальше, предоставив сотрудникам, которые работают дома, надбавку в размере 1000 долларов на мебель и оборудование, которые будут использоваться по их усмотрению.

Большинство организаций считают, что сочетание вариантов AW лучше, чем универсальный подход. Действительно, сама концепция альтернативного рабочего места означает адаптацию программы к конкретным потребностям организации. Стратегия AT&T Creative Workplace Solutions, например, объединяет три варианта: общие офисы, удаленная работа и виртуальные офисы.Эти варианты могут удовлетворить почти все офисные функции AT&T.

Подходит ли вашей организации альтернативное рабочее место?

Первый шаг к определению, могут ли какие-либо из описанных мною вариантов AW работать для вашей организации, — это ответить на несколько основных вопросов.

Вы привержены новым способам работы?

Например, готовы ли вы при необходимости пересмотреть показатели эффективности, чтобы привести их в соответствие с новыми способами работы сотрудников? Готовы ли вы столкнуться с культурным штопором, когда ваши сотрудники узнают новые способы связи друг с другом на расстоянии? Готовы ли вы изучить свою политику поощрений и вознаграждений в свете различных способов выполнения работы? Посмотрите, что Кевин Рирей, менеджер по маркетингу IBM, сказал об измерении производительности и вознаграждениях в своем подразделении после внедрения Mobility Initiative: «Мы всегда вознаграждали за результаты, но когда вы находитесь в традиционной офисной среде и видите усилия которые люди вкладывают в работу, очень трудно не вознаградить их хотя бы частично за эти усилия.Мы больше этого не делаем. Мы гораздо больше ориентируемся на результат, чем на усилия. Но это трудный переход ».

Ваша организация скорее информационная, чем производственная?

Это различие относится к философии и стилю управления, а не к экономическому сектору или клиентской базе. Industrial в этом контексте означает, что структура, системы и процессы управления организации предназначены для интенсивного личного взаимодействия и что сотрудники остаются привязанными к определенным рабочим местам.В такой среде потенциал для договоренностей AW ограничен.

Информационные организации, напротив, работают в основном с помощью голосовой связи и передачи данных, когда дело касается как их сотрудников, так и их клиентов. Информационный, , как здесь используется, не обязательно означает высокие технологии. Но это действительно означает, что менеджеры и сотрудники продвигаются вверх по кривой к грамотности информационного века, которая характеризуется гибкостью, неформальностью, способностью меняться при необходимости, уважением к личному времени и приоритетам и приверженностью использованию технологий для повышения производительности. .

До недавнего времени AT&T и IBM были среди многих компаний, которые заказчики и аналитики воспринимали как промышленные организации; то есть их считали связанными традициями, формальными, бюрократическими и медленно меняющимися. Как сказал бывший председатель AT&T Роберт Аллен во время празднования Дня телекоммуникационной компании в 1994 году: «Работа там, где есть телефон, и логично, что мы должны работать как телефонная организация. Однако, когда началась наша инициатива, AT&T выглядела как устаревшая компания с фиксированными графиками, дорогими площадями и жесткой иерархией.«Когда две компании запустили свои программы AW почти десять лет назад, руководители высшего звена уже начали репозиционировать свои организации как информационные.

У вас открытая культура и инициативные менеджеры?

Динамичная, неиерархическая, технологически продвинутая организация с большей вероятностью, чем высокоструктурированная, управляемая командами, успешно реализует программу AW. Вот почему так много новых и небольших компаний, особенно тех, которые активно занимаются информационным бизнесом или электронной коммерцией, используют методы AW с большим успехом и с небольшими трудностями при переходе.Тем не менее, как мы видели, даже организации, придерживающиеся традиций, могут использовать такие методы для устранения постоянных затрат и повышения производительности. Ключевым моментом является то, открыты ли для изменений менеджеры на всех уровнях.

Ричард Карл Гельц, вице-председатель и финансовый директор American Express, комментирует: «Важно иметь многофункциональную команду старших менеджеров, продвигающую и поддерживающую инициативу виртуального офиса с самого начала. В нашей работе было задействовано три отдела: HR, технологии и недвижимость.Люди в команде должны проявлять энтузиазм и не быть излишне скованными традиционными подходами. И они должны быть осведомлены обо всех ключевых вопросах — от способов переопределения корпоративной политики для решения различных типов проблем и возможностей до различных вариантов предоставления мебели или пособий для сотрудников. Тем не менее, я скептически отношусь к тому, будет ли работать фиатное управление очень хорошо. Лучше иметь возможность сказать: «Вот возможность, чтобы вы могли выполнять свою работу лучше, эффективнее и экономичнее.Вам не обязательно его использовать, но он здесь ». То, что я видел в других местах — и мы начинаем видеть это в наших собственных инициативах — это то, что как только довольно крупный отдел делает первый шаг, другие быстро следовать.»

Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем?

Программы

AW предполагают, что определенные задания либо не зависят от конкретных местоположений и типов объектов, либо зависят от них только часть времени. Чтобы проанализировать, может ли программа AW работать в вашей компании, вы должны подробно понимать параметры каждой вакансии, которую вы рассматриваете для программы.Какую функцию выполняет работа? Работа выполняется по телефону? Лично? Через компьютер? Все вышеперечисленное? Сколько времени сотруднику необходимо проводить в прямом контакте с другими сотрудниками, клиентами и деловыми контактами? Критично ли расположение офиса для производительности? Имеет ли значение, будет ли работа с 9 до 5? Важно ли, чтобы другие могли немедленно связаться с сотрудником?

Менеджеры, считающие, что альтернативное рабочее место подходит только торговцам, могут быть удивлены.

Если критическая масса корпоративных функций не может работать в среде AW, потенциальные выгоды могут быть слишком незначительными по сравнению с требуемыми инвестициями и усилиями. Но менеджеры, которые интуитивно предполагают, что инициатива AW ограничивается только дорожными бойцами из отдела продаж, могут быть удивлены; часто для другого способа работы подходит больше рабочих мест, чем это может показаться на первый взгляд. Руководители Dun and Bradstreet, например, первоначально думали, что только 5% их глобальной рабочей силы могут быть вовлечены в программу AW, но узнали, что две пятых функций компании, включая половину их сотрудников, могут адаптироваться с незначительными изменениями в работе. практики.

Готовы ли вы к некоторому «отпору»?

Как отмечает Лоррейн Фентон, вице-президент IBM по информационным технологиям в Северной Америке, большинство «двадцатилетних», попавших на рынок труда, никогда не имели личного кабинета, поэтому начало своей трудовой жизни без него — не травматическое изменение. Но для многих сотрудников переход от обычных рабочих мест к альтернативным не так прост. Сотрудникам, которые привыкли к структурированной офисной среде, может быть трудно приспособиться к в основном самостоятельному графику, а тем, кто привык работать в пределах слышимости многих коллег, может быть одиноко в удаленной обстановке.Более того, менеджеры среднего звена, которые теряют визуальную и словесную близость к своим подчиненным, должны изменить свое отношение к этим сотрудникам. Фактически, менеджеры среднего звена обычно оказывают сильнейшее сопротивление альтернативному рабочему месту, во многом потому, что им кажется, что сами основы их ролей вырываются из-под них.

Можете ли вы преодолеть внешние препятствия на пути к программе AW?

Даже если работа соответствует формату AW, а менеджеры и сотрудники в равной степени поддаются изменениям, могут существовать физические и логистические препятствия.Если в домах сотрудников не хватает места — например, если многие сотрудники живут в небольших квартирах, — то инициатива AW, призывающая людей работать дома, может оказаться невыполнимой. Это ключевое соображение в городах США и в большинстве зарубежных стран. В Японии, например, в домах большинства сотрудников просто нет «подменных» помещений, которые можно было бы использовать в качестве офисных помещений; Чтобы реализовать там инициативу домашнего офиса, сотрудникам пришлось бы пожертвовать жилым пространством. Проведение фокус-групп для сотрудников на этапах исследования и планирования инициативы AW может эффективно выявить такие проблемы.

Будете ли вы инвестировать в инструменты, обучение и методы, которые заставят инициативы AW работать?

Чтобы повысить шансы на успех программы AW, все участники должны быть вооружены полным набором инструментов; соответствующее обучение; и соответствующая гибкая административная поддержка. Обязаны ли вы, например, предоставлять стандартизированное компьютерное программное обеспечение для людей, работающих в любом месте? Доступная квалифицированная техническая помощь? Есть ли у вас финансовые ресурсы для выполнения вышеуказанного?

Слишком много программ AW осуществляется при частичной поддержке со стороны организации.Неизбежно следуют замешательство и разочарование, не говоря уже о падении производительности. Эти программы имеют лишь незначительный успех и в конечном итоге могут потерпеть неудачу. Когда сотрудник дома не может общаться с другими сотрудниками или клиентами, получить доступ к нужной информации или легко связаться со службой поддержки для решения технологической проблемы, инициатива обречена на провал. Как выразился Джеймс из AT&T: «Технология должна работать с самого начала. Когда вы просите людей отказаться от своего пространства и всего, что с ним связано, вы обязаны им убедиться в безупречности систем.Поскольку сотрудники мобильны, инструменты, которые они используют, — их спасение. Они не могут выжить без них ».

Если вы ответили «да» на предыдущие вопросы, вы могли бы серьезно подумать о программе AW. Следующий шаг — углубиться в экономику инициатив AW.

Материальная и нематериальная экономика

Как я предположил ранее, основная цель программ AW — снизить текущие расходы и избежать будущих. Для устоявшихся организаций, которым не хватает денег, экономия от отказа от пространства и лучшего использования того, что осталось, может затмить необходимые инвестиции в оборудование и обучение.Для молодых организаций программа AW может дать менеджерам жизнеспособную альтернативу дорогостоящим долгосрочным обязательствам по аренде.

Но для типичного предприятия экономика альтернативного рабочего места более сложна, и решение о внедрении программы AW в такой же или большей степени зависит от нематериальных активов, как и от простых финансовых показателей. Джером Т. Роат, менеджер IBM по расходам на инфраструктуру, говорит: «Очевидная экономия от снижения затрат на недвижимость может скрывать качественные улучшения в удовлетворенности сотрудников и обслуживании клиентов, которые менее измеримы, но не менее важны и, в конце концов, могут оправдать [AW ] программа.”

С другой стороны, Гельтц из AmEx комментирует, как бизнес может относиться к местоположениям спутников: «Вместо 2 000 человек, сосредоточенных в одном месте, можно рассмотреть 100 сайтов по 20 человек в каждом по всей стране. Это может значительно сократить расходы на недвижимость. Но нужно будет решить и другие важные проблемы. Например, предоставит ли компания кафетерий и оздоровительный клуб или вместо этого предоставит пособия, чтобы помочь людям оплачивать свои собственные расходы? И как координировать HR-деятельность в разрозненной группе? »

Менеджеры должны взглянуть на экономику потенциальной программы AW с трех точек зрения — компании, сотрудника и клиента — и взвесить материальные и нематериальные затраты с соответствующими выгодами.Материальные затраты на установку для компании включают оборудование, программное обеспечение, обучение и любое оборудование или мебель, которые предоставляет компания; Текущие расходы включают в себя надбавки, телефонные расходы и техническую поддержку. В домашних офисах сотрудники предоставляют собственное пространство и некоторую, если не всю, мебель и оборудование. Нематериальные затраты для компании и ее сотрудников включают время, потраченное на изучение новых рабочих привычек и способов общения с коллегами и клиентами.

Помимо экономии на недвижимости, организация получает выгоду от повышения производительности, набора и удержания сотрудников — обычно потому, что у сотрудников AW больше профессионального и личного времени.Например, в одном подразделении AT&T средний участник AW выигрывал почти пять недель в году, избавляясь от 50-минутных ежедневных поездок на работу. Сотрудники в домашних офисах и других удаленных местах также могут быть более эффективными в течение рабочего дня, потому что у них меньше отвлекающих факторов и меньше времени простоя. Как отмечает Джеймс из AT&T: «Когда у меня есть 30 минут между встречами, я могу загрузить свой диск и быть продуктивным на месте». Удовлетворенность клиентов также повышается: по мере того, как клиентам становится комфортнее общаться с организацией в электронном виде, они могут быстрее связываться с сотрудниками и получать более непосредственное личное внимание.

Нематериальные преимущества включают более тесную командную работу и большую гибкость. Простое снятие перегородок, разделяющих людей в традиционных частных офисах, часто способствует совместной работе. Стивен М. Браззелл, вице-президент AT&T по глобальной недвижимости, говорит: «Связь между отдельными людьми и группами имеет множество форм, как физических, так и электронных. Сотрудники общих офисов говорят нам: «Новое устройство работает. Это действительно помогает нам общаться быстро и эффективно, потому что мы все вместе.«Есть определенное улучшение в общении, и общение означает продуктивность». Более того, встречи на альтернативном рабочем месте занимают меньше времени, потому что участники лучше распоряжаются своим временем; они встречаются не только для обсуждения проблем, но и для их решения.

Удаление стен, разделяющих людей в традиционных офисах, может способствовать совместной работе.

Реймер из армии США подчеркивает важность нематериальных выгод в своей широко рассредоточенной организации: «Самым большим преимуществом, которое я обнаружил, является то, что лидеры, которые« далеки от флагштока »в таких местах, как Босния и Корея, имеют прямой доступ ко мне и к моим последним данным. мысли по многим вопросам.В свою очередь, я получаю отзывы от полевой армии так же быстро, как и от своих сотрудников в Пентагоне. Это дает возможность нашей руководящей команде и позволяет армии говорить и действовать единогласно в быстро меняющихся ситуациях ».

Важнейшим нематериальным преимуществом программы AW является то значение, которое сотрудники придают большему личному времени и контролю. Хотя они, как правило, работают дольше и могут даже испытывать трудности с выходом из домашнего офиса, сотрудники AW считают перспективу гибкости привлекательной, поэтому их легче нанимать и удерживать.Как говорит Реймер: «Сейчас мы обучаем солдат, когда и где это необходимо. Это не только снижает затраты и повышает готовность, но также сокращает время, которое солдаты проводят вдали от дома и семьи, что является постоянно растущим бременем с учетом наших интенсивных тренировочных и оперативных требований. Это помогает нам сохранять квалифицированных солдат и их семьи ».

Диаграмма «План творческого рабочего места AT&T» иллюстрирует оценку одной компанией своей материальной экономики. Ожидается, что в течение следующих пяти лет инициатива AT&T принесет ежегодную экономию почти 50 миллионов долларов, поскольку люди привыкнут к новому стилю работы и будут в полной мере использовать его преимущества.Это будет существенным вкладом в общую цель AT&T по сокращению ежегодных затрат на размещение на 200 миллионов долларов. План начинается с определения соотношения жителей к рабочему пространству для каждого типа офиса, квадратных футов и стоимости на человека, а также ожидаемой экономии и окупаемости. Сотрудники общего и виртуального офисов используют от одной трети до одной десятой корпоративного пространства, чем в традиционных офисах. Со временем эти изменения могут дать ежегодную экономию от 5 000 до 10 000 долларов на человека. Для группы из 100 сотрудников, занимающих площадь по 24 доллара за квадратный фут, экономия составляет от 200 000 до 600 000 долларов, а окупаемость — от одного до трех лет.Джеймс из AT&T, автор плана, оценивает, что около 34 000 сотрудников — четверть от общего числа — могут быть размещены в AW к 2003 году.

Опыт IBM в альтернативных рабочих местах — еще один хороший пример хорошо сбалансированного соотношения затрат и выгод. В 1989 г. IBM начала апробировать различные варианты AW, чтобы снизить затраты на недвижимость и изучить возможности использования технологий для поддержки продаж. Но к 1993 году прибыльность и конкурентоспособность компании упали до такой степени, что потребовались более фундаментальные изменения в корпоративной стратегии.В этом контексте первые пилотные проекты были преобразованы в основную инициативу в организации продаж и обслуживания в Северной Америке — инициативу, направленную на повышение оперативности реагирования на запросы клиентов, снижение затрат и повышение производительности.

Ли А. Дейтон, вице-президент IBM по корпоративному развитию и недвижимости, вспоминает: «В основе инициативы лежали два принципа. Во-первых, мы хотим сократить время, затрачиваемое нашими сотрудниками на поездки. Когда они едут от одного заказчика к другому или из офиса IBM к заказчику, они не работают.Во-вторых, если сотрудники находятся дома или в офисе клиента, мы хотим избавиться от необходимости ездить в офис IBM. А если они не собираются работать в офисе IBM, мы хотим избавиться от выделенного пространства со всеми его накладными расходами и услугами ».

В настоящее время весь отдел продаж IBM в США может работать независимо от традиционного рабочего места. Более 12 500 сотрудников отказались от выделенных им рабочих мест, а еще 13 000 могут работать в мобильных условиях. IBM также реализовала инициативы по мобильности, в которых приняли участие около 15 000 сотрудников в Азии, Европе и Латинской Америке.Таким образом, примерно 17% всего персонала IBM во всем мире достаточно оснащено и обучено для работы в форматах AW, а в одной трети всех отделов компании есть хотя бы несколько мобильных сотрудников.

Результаты? В 1992 году общие расходы на использование и голосовые ИТ-услуги (то есть расходы на телефонную связь) во всем мире составили 5,7 миллиарда долларов. К 1997 году общая сумма упала на 42% до 3,3 миллиарда долларов. За этот период только благодаря мобильным инициативам экономия на недвижимости составила 1 миллиард долларов. Что еще более показательно, мировые затраты на человека снизились на 38% с 15 900 долларов США до 9800 долларов США, а совокупное отношение расходов на использование и голосовые ИТ к выручке снизилось с 8.От 8% до 4,2% — улучшение на 52%. (См. Диаграмму «Экономика мобильности в IBM North America» для разбивки этих показателей.)

Как отмечает Роат, IBM должна внимательно следить за расходами на голосовые ИТ. Они все еще невелики по сравнению с затратами на размещение и другими расходами на ИТ, но они могут резко возрасти по мере того, как все больше людей станут мобильными. Тем не менее, Дейтон говорит: «Расходы, которые вы несете с мобильностью — ИТ-технологии, связь, беспроводная связь — все снижаются, в то время как относительные затраты на недвижимость продолжают расти.”

Dayton также отмечает, что ключом к успеху является оценка инициативы и управление ею с учетом конечной бизнес-цели: «Мы оправдали нашу программу с точки зрения затрат, основываясь на сокращении расходов, в первую очередь на недвижимость. С самого начала мы позволяли бизнес-менеджерам находить компромисс между экономией на недвижимости и инвестициями в технологии. И мы настояли на том, чтобы сэкономить больше, чем потратили. Все ноутбуки и сотовые телефоны, которые мы покупали для этой инициативы, были экономически оправданы. Мы также ввели ежегодную всемирную систему показателей, в которой подсчитываются затраты и квадратные футы на человека.Система показателей применима к отделам производства и разработки, а также к продажам и распространению. Мы опубликовали результаты внутри компании, и, конечно же, никто не хотел быть последним ».

Забегая вперед, Джон Ньютон, менеджер IBM по ИТ-планам и измерениям, считает, что исключительная экономия затрат компании выйдет на плато: «Основная краткосрочная проблема в экономике мобильности заключается в том, что по мере того, как все больше людей переходят на мобильные устройства, нам все еще нужна структура поддержки для их. Мы приближаемся к точке убывающей отдачи, потому что мы не можем постоянно вытаскивать людей из офисов.Будет выгода от производительности, но не экономия затрат на размещение ».

Действительно, можно ожидать, что любая организация, внедряющая инициативу AW, выйдет на новый уровень — с более низкими фиксированными затратами, более высокой производительностью и большей удовлетворенностью сотрудников и клиентов, чем это было ранее. Но перенаправив часть сэкономленных средств на лучшее оборудование, техническую поддержку и даже на корпоративный пикник, организация, получающая выгоду от инициатив AW, может получить дополнительные дивиденды в виде приверженности и лояльности сотрудников.

Реализация инициативы AW

Если экономика благоприятна, вам следует рассмотреть возможность реализации инициативы AW. Следующие ниже рекомендации помогут вам наметить курс.

Начните с пилотного проекта и не усложняйте его.

Программа AW может быть разработана либо для пилотного тестирования, либо для полной реализации. Выбор будет зависеть от многих факторов. Если компания истекает кровью, то ее полномасштабное развертывание имеет смысл: необходимость радикальных изменений для сокращения затрат будет ясно и повсеместно понятна.А если компания уже информационная, с большим количеством командиров и независимых сотрудников, то риск провала при полном внедрении низкий. Однако для большинства организаций программа AW включает в себя так много нововведений и отклонений от глубоко укоренившихся норм, что поэтапный экспериментальный подход необходим для проверки того, что приемлемо, и для изменения того, что нет. Поскольку это не «обычный бизнес», для обеспечения успеха потребуется дополнительное время и внимание руководства, талантливый персонал, опытные консультанты и некоторые расходы.

Поэтапный подход к программе AW необходим для проверки того, что приемлемо.

Хорошая идея начать с очевидных функций, таких как личные продажи, телемаркетинг, проектирование и консультирование, в которых люди уже работают со своими клиентами по телефону или в помещениях клиентов. Такие сотрудники в основном самостоятельны и нуждаются только в своих телефонах и ноутбуках для работы на альтернативном рабочем месте. Их вклад может иметь решающее значение для обеспечения успеха проекта.Фактически, Дейтон из IBM во многом объясняет успех инициативы своей компании тем фактом, что она была направлена ​​снизу вверх. «Мы давали указания сверху относительно наших целей, — объясняет он, — но мы углубились в организацию, чтобы заставить программу работать. Спланировать это помогли люди относительно низшего звена, а местное руководство реализовало. Мы призвали их поэкспериментировать. Это было совместное усилие людей и для людей, которые должны были быть затронуты ».

Дэвид Хаус, президент Establishment Services Worldwide в American Express, начал инициативу по альтернативному рабочему месту в 1993 году с пилотного проекта для 300 представителей отдела продаж и обслуживания счетов в 85 полевых офисах по всей территории Соединенных Штатов.К 1995 году требовалось всего 7 офисов, участники были полны энтузиазма, а уровень удовлетворенности клиентов повысился. На основе этого успеха в штаб-квартире в Нью-Йорке был запущен второй пилотный проект — гораздо более сложная задача. Алан Хабер, директор проекта AmEx, говорит: «Экономия от программы виртуального офиса намного больше в штаб-квартире, чем в полевых офисах, потому что здесь у нас так много инфраструктуры и административной поддержки. Но есть и большее сопротивление виртуальным офисам.Многие люди любят приходить в это здание и не хотят отказываться от него ».

В зарубежных операциях пилотные проекты могут быть особенно ценными, потому что они дают компании свободу экспериментировать в среде, в которой могут быть глубокие культурные и физические различия. Например, проактивный подход, который работает в Соединенных Штатах, может быть контрпродуктивным или откровенно разрушительным за рубежом. Концепцию AW лучше всего развивать в небольших ситуациях, когда местное руководство проявляет энтузиазм, сотрудники готовы к инновациям, а рабочая среда способствует изменениям.

Сегментируйте рабочую силу, которую вы рассматриваете для альтернативного рабочего места, и оцените логистику предлагаемого нового расположения.

Независимо от того, разрабатываете ли вы пилотный проект или развертываете полную программу, первым делом нужно разделить целевых сотрудников на три сегмента, которые определяют их связи с рабочим местом: офисные, командированные и независимые. Сотрудников лучше всего сгруппировать по должностям, а не по отдельным лицам, и следует анализировать должности настолько подробно, насколько позволяют данные.Выяснение логистики того, как сотрудники будут работать вместе, когда они больше не привязаны к традиционным условиям, является более простой задачей, если у вас есть четкое представление о том, что они делают в настоящее время, как и когда они это делают. К каждому сегменту могут применяться различные форматы AW, поэтому чем точнее будет этот анализ, тем легче будет разработать соответствующую программу. Приведенные ниже критерии — это не точные определения, а рекомендации, которые каждая организация должна адаптировать к своей ситуации.

Работают в офисе сотрудников проводят почти все свое время в одном фиксированном назначенном месте, независимо от того, работают ли они в одиночку или в составе группы.Их рабочее место обычно состоит из частных офисов, рабочих станций или «кубов» и переговорных комнат. Чем больше эти пространства сгруппированы, тем больше происходит командное взаимодействие, но тем сложнее обеспечить конфиденциальность отдельных лиц. Для сотрудников, работающих в офисе, совместное использование рабочего стола может применяться в многосменных операциях, где режим работы предсказуем. Например, два или три человека могут быть закреплены за одним и тем же офисом или рабочим местом во время ежедневных смен при круглосуточной работе, или до шести человек могут использовать одно и то же пространство в разные дни недели.

Путешествующие сотрудников тратят не менее половины своего времени на посещение объектов за пределами назначенного им местоположения, обычно для транзакций и проектов. Фактически, их эффективность во многом зависит от их способности проводить как можно больше времени вне офиса, либо с клиентами (для тех, кто занимается продажами и консалтингом), либо во время работы над проектами (для аудиторов и инженеров). Технологии могут почти полностью освободить этих путешественников от назначенных им рабочих мест, потому что им нужно время, проведенное лицом к лицу с клиентами и коллегами.

Независимые сотрудники могут подключиться в любом месте и в любое время с помощью компьютера, модема и телефонной линии. В отличие от двух других сегментов, этим сотрудникам не нужно физически присутствовать в определенных местах. Они не зависят от прямого контакта с клиентами или коллегами, поэтому им не нужны заранее выделенные рабочие места. Писатели, консультанты и ученые — традиционные примеры независимого работника. Однако сегодня люди, выполняющие многие функции, могут работать независимо, даже если они являются членами крупных взаимозависимых предприятий.Такие люди часто предпочитают домашний офис, чтобы не отвлекаться; быть рядом со своими семьями; и избавиться от времени, денег и стресса, связанных с поездками на работу. Независимые работники также пользуются свободой настраивать свое рабочее пространство в соответствии со своими личными вкусами — возможность, недоступная в большинстве корпоративных сред, где единообразная планировка и стандартная меблировка являются нормой.

Убедитесь, что менеджеры и сотрудники четко понимают цели производительности и способы ее измерения.

В традиционном офисе проверка повседневного прогресса сотрудников и изменение хода их работы — относительно простой процесс. Но наблюдать за действиями людей, которых вы не видите, совсем другое дело. Сотруднику очень легко на какое-то время основать компанию без ведома его или ее менеджера. Постановка четких целей с самого начала — и согласование способа отслеживания прогресса и измерения производительности — критически важны для успеха любого предприятия AW. Как говорит Карен Сансоне, директор по альтернативным решениям для рабочих мест компании Lucent Technologies, «вы должны перейти к основам.Есть ли результат? Как узнать, сделал ли сотрудник или отдел что-то ценное? Для некоторых типов сотрудников производительность явно поддается измерению. Для других это не так. Рассматривая различные группы для удаленной работы, менеджеры понимают, что им необходимо как улучшить понимание того, чем занимаются их сотрудники, так и сосредоточиться на производительности. Удаленная работа заставляет менеджеров серьезно думать о цели и результатах каждой работы ».

Отслеживать работу людей, которых вы не видите, непросто.Ставьте четкие цели с самого начала, иначе ваши сотрудники могут потерпеть неудачу.

Как только цели и меры определены, задача управления становится адаптацией к новому стилю работы. Сансоне продолжает: «Удаленное управление — это действительно другая форма общения. Например, если сотрудник на традиционном рабочем месте испытывает трудности с достижением цели, он или она может зайти в офис менеджера и сказать: «У меня проблема. Мне нужна ваша помощь ». Или, как менеджер, вы все равно будете связываться с ними.В виртуальном офисе люди изучают разные методы. В обычных офисах сотрудники иногда ждут у дверей, чтобы пообщаться со своим начальником. Это пустая трата времени, с которой не встретишься в виртуальном офисе. Более того, менеджер виртуального офиса и сотрудник устанавливают повестку дня для своих разговоров, чтобы оба были лучше подготовлены ».

Сансоне и другие менеджеры соглашаются, что прямой контакт необходим на альтернативном рабочем месте. «Оценка результатов работы и проверка заработной платы должны проводиться лицом к лицу», — говорит Сансоне.«В значительной степени влияние менеджеров обусловлено чувствительностью к индивидуальным реакциям и способностью определять язык тела и слова — реакции, которые просто невозможно интерпретировать по телефону или по электронной почте».

Менеджеры в среде AW, особенно в среде, в которой сотрудники работают на расстоянии, также должны уделять пристальное внимание управлению временем. Когда сотрудники находятся в офисе только один раз в неделю или несколько раз в месяц, очень важно, чтобы их время не тратилось зря. В обычном офисе изменение времени или дня встречи в последнюю минуту может быть неудобно для сотрудников; в виртуальном офисе это может нарушить их рабочие планы на весь день или того хуже.

Не менее важны отношения со сверстниками — столь важные для любой карьеры — которые автоматически процветают в обычном офисе, но могут атрофироваться на альтернативном рабочем месте. Джоэл В. Ратекин, директор программы виртуальных офисов в American Express, описывает дилемму сотрудника: «Это естественная реакция менеджера — схватить любого, кто сидит в офисе, чтобы потушить пожар. Удаленный работник может быть даже более эффективным, потому что он может быть более сосредоточенным и может уделять больше времени решению проблемы.Но для того, чтобы этот человек возглавил команду или стал ее частью, менеджер должен подумать о том, чтобы с ним связаться ». Одно подразделение AmEx использует систему напарников, в которой у удаленных сотрудников есть коллеги, с которыми они должны разговаривать каждое утро. О чем говорят сотрудники, решать им. Идея состоит в том, чтобы держать удаленного работника в курсе, поощряя неформальные беседы о новых клиентах, идеях продуктов, смене должности, политике офиса — тех самых темах, которые привлекают внимание людей, сидящих за кулером в обычном офисе.

Обучайте культуре и технике.

В альтернативном рабочем месте так много нового и необычного, что менеджеры должны переучивать людей тому, что раньше было интуитивно понятными аспектами офисной жизни: когда им следует работать, как часто им следует общаться, говорить или печатать, и что говорить, когда они делать. С раннего возраста мы учимся жить в организациях в определенных местах. На альтернативном рабочем месте мы должны научиться быть внутри организации, не находясь в ней; в то же время мы должны различать нашу работу и семейную жизнь, находясь дома.Опытные лидеры понимают, что организационная культура не может считаться само собой разумеющимся на альтернативном рабочем месте, потому что люди физически не вместе, чтобы создать ее. Но на практике создать или поддерживать офисную культуру в определенных форматах AW непросто — например, когда менеджеры и люди, которыми они управляют, редко встречаются лицом к лицу. Также нелегко понять, в какой степени или в какой степени менеджер должен участвовать в том, чтобы помогать сотрудникам уравновесить границы между работой и семейной жизнью.

На альтернативном рабочем месте менеджеры и сотрудники должны научиться быть в и из организации, не будучи в в ней.

Merrill Lynch управляет лабораторией удаленной работы, чтобы акклиматизировать кандидатов на альтернативное рабочее место, прежде чем они официально примут новый стиль работы. После тщательной предварительной проверки сотрудники проводят две недели на работе в смоделированном домашнем офисе. Будучи установленными в большом помещении, оборудованном рабочими станциями в обычном офисном здании, потенциальные надомные сотрудники общаются со своими менеджерами, клиентами и коллегами исключительно по телефону и электронной почте. Если им не нравится такой способ работы, они могут бросить учебу и вернуться на свое обычное рабочее место.На сегодняшний день около 400 человек успешно переехали из симуляционной лаборатории в свои домашние офисы. Лаборатория доказала, что это действенный способ минимизировать риски размещения людей на альтернативном рабочем месте.

Все организации, которые я процитировал, разработали обширные учебные материалы и методы, соответствующие их конкретным потребностям и ситуациям. Джеймс из AT&T подчеркивает основы курса «обучения выживанию»: как зарезервировать рабочее место? Как мне маршрутизировать телефон и пейджер? Как мне получить доступ к базе данных? Эти компании также используют ритуалы для обучения новым нормам участников AW, особенно тех, кто будет работать из дома.Ритуалы Lucent включают в себя такие простые задачи, как составление списков дел, одевание для работы, прощальный поцелуй с иждивенцами при «уходе» в офис в начале рабочего дня, затем уборка стола, переадресация звонков, выключение компьютер и просмотр вечерних новостей в конце дня. Эти ритуалы заменяют традиционные офисные рутины, такие как утренние разговоры, перерывы на кофе и даже саму поездку на работу. Они также создают перерывы между домом и работой, что помогает поддерживать баланс.Сансоне из Lucent, которая сама работает «на дому» на полную ставку, считает, что такие ритуалы критически важны для надомных сотрудников, поскольку они связывают традиции обычного офиса с новыми реалиями домашнего офиса.

Точно так же сотрудники AW адаптируются к «удаленной работе», создавая ритуалы в соответствии со своим новым графиком. Один из офисов Lucent создал клуб пончиков утром в среду, куда продавцы виртуального офиса заходят поболтать и выпить чашечку кофе. Раньше они неформально встречались у кулера для воды, чтобы поговорить об особенно выгодных продажах или проблемах с покупателями.Теперь, по словам Сансоне, они заранее думают о том, чем они хотят поделиться с группой, и о том, какая обратная связь им нужна. Джеймс из AT&T спроектировал кафе в одном пункте приема, чтобы поощрять «случайные столкновения»: те спонтанные встречи, которые происходят там, где люди собираются и общаются. «У нас также есть стулья с обивкой и откидными столиками, которые переходят вам на колени, чтобы вы могли над ними работать», — говорит она. «Это другая среда — как будто снова в колледже».

Обучайте клиентов и других заинтересованных лиц.

Не ждите, что клиенты, поставщики и другие заинтересованные стороны сразу поймут вашу новую систему работы. Точно так же, как сотрудникам нужно время, чтобы набрать обороты, вашим внешним партнерам тоже. Им должна быть предоставлена ​​информация и время для адаптации. Поэтому, прежде чем запускать инициативу AW, сообщите клиентам и другим заинтересованным сторонам, что происходит. Объясните, как новый способ работы может повлиять на их контакты с организацией, подчеркните выгоды, которые они могут получить от изменений, и проявите терпение.

Дэвид Рассел, представитель IBM по маркетингу клиентов, говорит, что его клиентам потребовалось немного времени, чтобы приспособиться, но отмечает, что сейчас общение стало более эффективным, чем когда-либо: «Я не так часто нахожусь в офисе, поэтому с ним труднее связаться. я лично сразу. Поначалу я думаю, что клиентов это расстраивало. Но теперь они понимают, что я всегда в нескольких минутах от голосовой почты и могу довольно быстро отвечать на звонки. Многие из них находятся в аналогичных ситуациях; поэтому мы гораздо больше общаемся по голосовой почте.И люди узнали, что, если они не свяжутся со мной лично, они должны оставить очень конкретное сообщение о характере своего звонка, чтобы я мог немедленно начать удовлетворять их потребности, а не играть в телефонную бирку ».

Следите за тем, как участники совмещают свою работу и домашнюю жизнь.

Если одной из основных причин, по которой вы внедряете программу AW, является привлечение и удержание сотрудников, которые принесут наибольшую пользу вашей организации, то вы должны убедиться, что они способны поддерживать баланс между своей работой и личной жизнью.Это требует большой честности с обеих сторон. По большей части решение заключается в способности сотрудника провести грань между работой и домом и быть уверенным, что линия находится в нужном месте.

Сотрудники

AW должны провести четкую грань между своей домашней и рабочей жизнью и быть уверенными, что граница находится в правильном месте.

В ходе опроса сотрудников AW, проведенного IBM, два вопроса: «Насколько хорошо вы совмещаете рабочую нагрузку и личную жизнь?» и «Создает ли компания среду, которая позволяет вам это делать?» Как говорит Брэд Гири, специалист по продажам IBM techline: «Даже если компания поддерживает такую ​​среду, реальный вопрос заключается в том, насколько хорошо у вас ? Один из моих товарищей по команде находится в Сан-Диего, и в обеденное время он бежит по пляжу.Но он чувствует себя виноватым из-за того, что развлекается в это время дня. Компания может подчеркнуть сообщение, что пока оно компенсируется каким-либо другим способом, а вы по-прежнему достигаете своих целей, все в порядке. Но сотрудник должен в это верить ».

Джеффри Хилл, руководитель проекта IBM Global Employee Research, согласен с тем, что ответственность лежит как на компании, так и на отдельных лицах. Хилл живет в Логане, штат Юта, и работает с внутренними клиентами по всей стране.Он отчитывается перед руководителем в Нью-Йорке, с которым встречается только несколько раз в год. Он говорит: «На самом деле речь идет об изменении мышления. Когда я читаю комментарии к опросам сотрудников, те, кто добился успеха в мобильности, действительно восхищаются тем, что « тренирую футбольную команду моей дочери в 3:30 дня » или « завтракают вместе с семьей впервые за 15 лет ». лет в IBM ». Но есть и другие, которые говорят:« Я всегда на работе. У меня есть электронный поводок. Я никогда не бываю свободен ».

Что можно сделать в корпоративной культуре для поддержания здорового баланса? «Мы получаем много предложений, что нам не следует особо выделять привычку Лу Герстнера каждый вечер приносить с собой чемоданы с работой домой», — шутит Хилл.Но, как он указывает, истинное решение заключается в постоянных усилиях как со стороны сотрудника, так и со стороны компании, чтобы постоянно предлагать положительное подкрепление до тех пор, пока обе стороны не будут довольны новым порядком работы.

Сегодня организации стоят на пороге нового рубежа: альтернативное рабочее место предлагает прекрасные возможности принести пользу как отдельному человеку, так и предприятию. Но за одной границей лежит другая — то, что можно назвать парадоксом мобильности .Дейтон из IBM объясняет: «Мы говорим о мобильности, но следующий рубеж — это отсутствие мобильности. Альтернативное рабочее место — и все технологии, которые делают это возможным — меняют способ взаимодействия людей ». Действительно, мы переходим от эпохи, когда люди ищут связи друг с другом, к эпохе, когда людям придется решать, когда и где отключиться — как в электронном, так и в социальном плане. Организации, которые реализуют инициативы AW, особенно те, у кого есть домашний офис, должны помнить об этом парадоксе.Ибо только те организации, которые уравновешивают индивидуальные и корпоративные интересы, смогут реализовать весь потенциал концепции.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за май – июнь 1998 г.

комнат и площадей, которые должен иметь каждый бизнес-офис

← Домой

Читать 5 мин

Офис вашей компании — это больше, чем просто место, где работают люди. Во многих смыслах это дом вдали от дома для ваших трудолюбивых сотрудников.

Как и идеальный дом, ваш офис должен быть комфортным пространством, в котором людям нравится находиться. Он должен поощрять вдохновение, творчество и продуктивность — и отражать культуру вашей компании.

Для того, чтобы ваши сотрудники работали наилучшим образом, в вашем офисе должны быть разные комнаты и пространства, отвечающие их различным потребностям.

Из этого бизнес-справочника вы узнаете, какие комнаты и пространства должны быть на вашем рабочем месте, а также о преимуществах, которые каждая область приносит вашим сотрудникам и компании.

Должны иметься офисные помещения и помещения

Конференц-залы

Конференц-залы и офисы идут рука об руку. Количество переговорных комнат, которые должна иметь ваша компания, зависит от количества ваших сотрудников, планировки вашего рабочего пространства и частоты встреч ваших сотрудников. Вот несколько различных типов конференц-залов, которые стоит рассмотреть:

• Большие конференц-залы — Большое пространство с экраном для презентаций и большим количеством сидячих мест.
• Малые конференц-залы — Уютное пространство для встреч примерно с 5 людьми.
• Комнаты для мозгового штурма — Изолированное пространство с маркерной доской для придумывания великих идей. Это пространство также можно использовать как небольшой конференц-зал.
• Помещения для видеоконференцсвязи — Помещение, оборудованное веб-камерой и монитором для видеозвонков, является обязательным элементом современного рабочего места.

Зона приема и приветствия

Для каждого рабочего места требуется отдельная зона от основного рабочего пространства, в которое входят посетители.В нем должны быть удобные сиденья, чтобы посетители могли дождаться, пока хозяин проведет их в главный офис.

Телефонные

Если у вашей компании открытый офис, было бы хорошо предоставить вашим сотрудникам небольшие комнаты для приема частных звонков. Эти места не позволяют одному человеку зайти в комнату для собраний, которая может быть зарезервирована для других.

Кухня

У некоторых компаний есть экстравагантные кафетерии или кухни, как в магазине 7/11.Всем нравится, когда их угощают хорошей едой, но многие компании не могут позволить себе прокормить весь свой персонал.

В вашем офисе должна быть как минимум кухонная зона, где ваши сотрудники могут хранить и готовить себе еду. Никто не любит работать натощак, поэтому предоставление вашим сотрудникам холодильника, кофеварки, микроволновой печи и другой мелкой бытовой техники может иметь большое значение на вашем рабочем месте.

Общая площадь

Важно иметь на рабочем месте место, где люди могут общаться, не отвлекая других.

Идеальная общая зона должна быть отделена от основного рабочего пространства и создавать расслабляющую атмосферу. Как и в общей зоне дома, в ней должны быть удобные кресла, чтобы сотрудники могли снять нагрузку, когда им нужно.

Оздоровительный кабинет

Это критическое, но часто упускаемое из виду пространство на многих рабочих местах. Велнес-комната — это личное пространство, где сотрудники могут позаботиться о своих личных потребностях в области здоровья. Это особенно полезно для работающих молодых мам, которым нужно личное пространство для кормления грудью.

Думайте об этой комнате как о кабинете медсестры в начальной школе. В нем не обязательно должна находиться медсестра, но в нем должна быть аптечка первой помощи и другие материалы для здоровья и хорошего самочувствия, которые могут понадобиться сотрудникам.

ИТ-комната

ИТ-комната служит центром для всех технологий вашего офиса. Если у вашей компании есть локальные серверы, их нужно хранить в безопасном помещении с контролируемым климатом.

Эта комната также должна быть местом, где дорогие компьютеры и другая электроника надежно хранятся и содержатся в надлежащем состоянии.

Комната для вебинаров и звукозаписи

Эта комната необходима, если ваша компания серьезно относится к вебинарам, подкастам или видеозаписи. Он должен быть звукоизолирован, чтобы блокировать посторонний шум, как в музыкальной студии. В вашей комнате для записи также должны быть профессиональные микрофоны, наушники и другое оборудование, которое поможет вашим сотрудникам создавать качественный мультимедийный контент.

Приятно иметь офисные помещения и помещения

Перечисленные к этому моменту помещения можно найти в большинстве современных офисов.Вот еще несколько бонусных мест, которые могут вывести ваше рабочее место на новый уровень:

Открытое пространство

Быть дома весь день может быть непросто, поэтому людям важно найти минутку, чтобы подышать свежим воздухом и погреться на солнышке. Открытый внутренний дворик или зеленая зона рядом с вашим домом — это хорошо, но не совсем необходимо. Если ваша компания не может предоставить открытое пространство, ваши сотрудники, скорее всего, найдут поблизости парк или приятную улицу, по которой можно прогуляться, чтобы провести свободное время.

Место для хранения велосипедов

Замечательно иметь безопасное место для хранения велосипедов сотрудников, особенно если ваше рабочее место находится в городской местности. Все больше и больше людей предпочитают ездить на работу на велосипеде вместо того, чтобы водить машину или пользоваться общественным транспортом, но им нужно знать, что их велосипед безопасен, пока они работают.

Фитнес-центр

Офисные тренажерные залы и корпоративные фитнес-классы стали модными предложениями. Это может показаться чрезмерным, но помните, что здоровые сотрудники более продуктивны, менее подвержены стрессу и в целом более счастливы.

Замечательно, если ваша компания может предоставить на территории тренажерный зал или студию для занятий фитнесом, но это не обязательно. Вы можете предложить различные оздоровительные программы для улучшения здоровья сотрудников.

Раздевалка и душевые

Если в вашем офисе есть фитнес-зона, в нем также должна быть раздевалка и душевые, чтобы ваши сотрудники могли убрать после тренировки.

Это по-прежнему приятная комната, даже если в вашем офисе нет фитнес-зоны. Сотрудники, которые едут на работу на велосипеде или бегают во время обеденного перерыва, с радостью воспользуются этим местом.

Предоставьте своим сотрудникам пространство, в котором они нуждаются, чтобы быть отличными Офисы

превратились из кабинок с люминесцентными лампами в уникальные помещения, в которых сотрудникам нравится проводить день. Обеспечение вашего рабочего места подходящими комнатами и пространством создает среду, в которой ваши сотрудники могут отлично работать.

.