Оптимизация расходов бизнеса: Как бизнесу оптимизировать расходы в кризис

Содержание

Как бизнесу оптимизировать расходы в кризис

В кризис компаниям приходится урезать свои расходы и оптимизировать процессы. Существует немало способов это сделать. РБК Новосибирск узнал, на чем точно стоить сэкономить, а какие расходы нельзя сокращать до последнего

Малый и средний бизнес всегда остро реагирует на изменения экономической ситуации. В связи с пандемией и начавшимся кризисом многие предприятия вынуждены оптимизировать свои расходы.

Чаще всего предприниматели экономят на зарплате себе, аренде офиса и материалах. Также многим удалось сократить расходы на банковские услуги и обслуживание кредитов.

Весна 2020 года стала самым сложным периодом для малого и микро бизнеса за последние 12 лет, показало исследование Райффайзенбанка. Труднее всего пришлось таким отраслям как туризм, общепит и развлечения, а меньше всего пострадала IT-сфера. Каждый пятый владелец бизнеса назвал весну 2020 года самым сложным кризисом за последние 12 лет.

Как считает генеральный директор Umbrella Group Александр Климов, по оптимизации расходов нужно вести себя аккуратно. Их можно сократить до такой степени, что компания не сможет нормально функционировать и станет банкротом.

«На мой взгляд, нельзя сокращать расходы на продвижение. Снижение расходов в этом направлении приведет к еще большему спаду, так как будет меньше клиентов. Например, в нашей компании эта статья неприкосновенна», — рассказал собеседник.

В части бюджетов на развитие их стоит пересмотреть, но не следует совсем урезать, полагает Климов. Так, например, в период кризиса, скорее всего, вдолгую инвестиции делать нецелесообразно. Возможно, стоит перенаправить бюджеты на то, что может в ближайшем будущем увеличить доход компании.

Иными словами, нужно сохранять стратегические расходы — вложения, направленные на увеличение продаж, привлечение новых клиентов и получение прибыли. В этот перечень, в том числе, входят все затраты на маркетинг (исследования рынка, реклама, акции).

Также глава Umbrella Group перечислил те затраты, которые стоит оптимизировать. Например, сейчас становится актуальным сокращение расходов на аренду офисов, потому что часть сотрудников во время самоизоляции были переведены временно на удаленку. Теперь эту практику работы из дома можно использовать для оптимизации затрат по арендной плате.

«В период кризиса нужно проводить переговоры с поставщиками, чтобы выбить скидки на поставляемые товары или сырье. Навстречу они могут пойти, потому что сами не готовы терять клиентов в кризис. Тут будет зависеть от вашего таланта переговорщика», — рассказал бизнесмен.

Что касается оптимизации фонда оплата труда, то по мнению Климова, зарплата сотрудников в зависимости от должности должна коррелировать с доходами компании. «Если этого ранее не было сделано, то в кризис это нужно сделать», — сказал он.

Доцент кафедры региональной экономики управления НГУЭУ, кандидат экономических наук, Анатолий Плеслов считает, что оптимизацией расходов бизнеса нужно заниматься постоянно, а не только во время кризисов. Работа любого малого, среднего или крупного предприятия связана с задачей каждый день адаптировать свое экономическое поведение вызовам внешней и внутренней среды.

«Чаще всего проблемы с оптимизацией возникают у малого бизнеса. Дело в том, что многие мелкие предприниматели не обладают достаточными знаниями и опытом. Также у них, как правило, нет в штате сотрудников, которые бы занимались экономической работой. В лучшем случае в небольших компаниях есть бухгалтер, окончивший ускоренные курсы. Первое, что я бы рекомендовал — построить график точки безубыточности», — сообщил экономист.

Сначала строится прямая условно постоянных затрат (зарплата управленческого и административного аппарата, охрана, отопление). В эту категорию входит все, что фирме приходится оплачивать в независимости от того, какой объем товаров или услуг она производит. Также к этому добавляется прямая условно-переменных затрат, сюда входит то, что фирма использует непосредственно для производства продукции или услуг.

Далее строится прямая, которая дает точку пересечения с построенной прямой по выручке. Эта та точка, до которой компания, производя продукцию, покрывает все свои затраты, не получая прибыли. «Я бы рекомендовал к этой модели привыкнуть, и тогда становится сразу виден перечень ваших затрат», — отметил собеседник.

Потом нужно проанализировать, сколько у предприятия купят продукции, а также оценить реальное рыночное положение, то есть, сколько производится, и какова предельная мощность.

thinkandrich.ru

«На данном графике по линии выпуска продукции находится точка предельного объема производства и реализации товаров или услуг. Если ее воспроизвести вверх, то у вас получится максимально возможных доход. А разница между точкой безубыточности и максимальным доходом — это ваш запас прочности. Ваша задача — точку безубыточности стараться сдвинуть к нулю», — добавил Плеслов.

Также эксперт рассказал, что можно сделать для сокращения расходов в кризис. Кроме уже перечисленных выше способов, он назвал одним из главных ресурсов оптимизации передачу части операций предприятия на аутсорсинг.

«В кризис нужно также как и всегда анализировать свои затраты, оптимизировать модель своего присутствия на рынке. Безусловно, ни в коем случае не брать кредиты. Это и в хорошие то времена — удавка, а в кризис тем более. При крайне неблагоприятных обстоятельствах нужно организовывать новую фирму, а нынешнюю банкротить. И это не стыдно, закон о банкротстве никто не отменял. Надо стараться непредвзято относится к своему бизнесу, а не как к рожденному в муках дитя», — заключил он.

Статья опубликована по заказу
АНО «Центр содействия развитию предпринимательства Новосибирской области»
Сайт mbnso.ru
Телефон горячей линии поддержки предпринимателей 8-800-600-3407

Как сократить расходы, не убивая свой бизнес

Сложная ситуация в экономике вынуждает многих предпринимателей резко сокращать расходы. Но сокращение сокращению рознь – есть полезная для бизнеса оптимизация нестратегических затрат, а есть губительный секвестр важных для развития компании статей расходов. О том, как сократить затраты, но при этом не демотивировать ключевых сотрудников и не уронить качество продукта, рассказал основатель проекта «Привлечение и удержание клиентов» Андрей Зинкевич.

Досье

Андрей Зинкевич, предприниматель, специалист по интернет-маркетингу. Основатель проекта «Привлечение и удержание клиентов». Сооснователь и директор по маркетингу сообщества «Клуб директоров». Автор нескольких книг по интернет-маркетингу. Живёт в Польше.

Думать о расходах

Раньше на вопрос о том, как сократить расходы компании, я бы не задумываясь ответил своей любимой цитатой: «Думай не о расходах, думай о доходах!» И предложил бы, в первую очередь, начать с пересмотра системы клиентогенерации и продаж, а лишь затем фокусироваться на сокращении ненужных издержек.

Но сегодня немного другое время.

Во многих странах СНГ, в том числе и в России, сейчас серьёзный экономический кризис. Обвал национальных валют составил от 50% до 300%, а вместе с этим упали и доходы населения. Всё это в совокупности нанесло очень тяжёлый удар по малому и среднему бизнесу.

Поэтому, в ситуации, когда количество клиентов и заказов резко падает, любой компании самое время подумать о сокращении расходов. Но сделать это нужно таким образом, чтобы не нанести серьёзный урон своему бизнесу, клиентам и сотрудникам.

Можно ли сократить расходы быстро и безболезненно? Об этом и поговорим.

Стратегические и нестратегические расходы

У Боба Файфера, автора книги «Издержки – вниз, продажи – вверх», есть отличная классификация издержек. Все расходы он делит на стратегические (которые, обеспечивают прибыль компании) и нестратегические (обеспечивающие рабочий процесс, но не приносящие доход).

К стратегическим расходам Файфер относит маркетинг (привлечение новых и удержание старых клиентов) и бонусы менеджерам по продажам. То есть, целевые инвестиции, направленные на рост продаж и прибыли компании. К нестратегическим расходам относятся аренда офис, закупка оргтехники и канцелярии, зарплата административного персонала и т.д.

Всем предпринимателям Файфер рекомендует сделать следующие две вещи:

превзойти своих конкурентов по уровню стратегических расходов, обеспечивая эти расходы при любой конъюнктуре как в хорошие, так и в плохие времена;
безжалостно урезать нестратегические расходы, доведя их до абсолютного минимума.

Но, по факту, многие бизнесмены поступают наоборот. Давайте посмотрим на три самые распространённые ошибки, которые допускают предприниматели, сокращая издержки.

Три самые распространённые ошибки
при сокращении затрат

Ошибка первая — урезание зарплат

Урезать зарплату персоналу — это первое, что приходит на ум многим предпринимателям. Почему этого не нужно делать? Как минимум, потому что сотрудник обозлится на руководителя, а его мотивация упадёт ниже плинтуса.

Урезание зарплаты всегда приводит к тому, что сотрудник в рабочее время будет занят не решением рабочих вопросов компании, а поиском дополнительного дохода и новой работы. А как только он найдёт что-то более-менее подходящее, тут же уйдёт от вас

Более целесообразно подумать о сокращении персонала, чьи функции можно легко и безболезненно передать на аутсорс, чем об урезании зарплаты ключевым сотрудникам. Последние всегда будут помнить о том, что вы заботитесь о них, и будут стараться сделать всё возможное для роста компании.

Ошибка вторая — сокращение инвестиций в маркетинг

Вторая распространённая ошибка — сокращение инвестиций в маркетинг. Почему этого нельзя делать? В США проводилось исследование, в результате которого было обнаружено, что те компании, которые не урезали маркетинговый бюджет во времена финансового кризиса, в итоге стали лидерами своих отраслей. Те же компании, которые сокращали инвестиции в маркетинг, потеряли как свою долю рынка, так и значительно ослабили свою конкурентоспособность.

Нужно не сокращать, а оптимизировать расходы. А для этого перераспределять маркетинговый бюджет на наиболее прибыльные каналы, отказываясь от неэффективных.

Ошибка третья – ухудшить качество продукта

Ухудшить качество — значит вынести продукту смертный приговор. Рынок поменялся, конкуренция стала жёстче, а клиент — образованней. Сегодня клиент понимает, что он король. И именно он принимает решение. Поэтому, как только качество вашего продукта перестанет его устраивать, он тут же развернется и уйдет к вашим конкурентам.

Вместо ухудшения качества подумайте о различных тарифных сетках и опциях для клиента. Хотите сократить издержки на доставку? Повысьте сумму минимального заказа для бесплатной доставки. Клиент хочет заплатить вам меньше денег? Уменьшите количество предоставляемых услуг. Но никогда и ни в коем случае не ухудшайте качество!

К тому же есть эффективные способы сокращения расходов, о которых поговорим ниже.

Семь способов быстро и эффективно сократить расходы

Способ первый — отказ от офиса

Когда я советую отказаться от офиса, многие недоумённо смотрят на меня и крутят пальцем у виска. Но давайте посмотрим правде в глаза. Если ваш офис не служит одновременно складом, выставочным залом и местом продаж, то вы легко можете обойтись без него.

Во-первых, аренда офиса и его обслуживание — одна из самых весомых статей среди нестратегических расходов. Просто посчитайте, насколько вы бы смогли улучшить финансовое положение, если бы убрали из статей издержек расходы на аренду и содержание офиса (хотя бы частично).

Во-вторых, вы бы значительно сэкономили для своих сотрудников время (которое они тратят на то, чтобы добраться на работу и вернуться домой) и деньги (обеды, кофе, транспорт и т.п.).

Конечно, многие предприниматели морально не готовы к такому подходу. Ведь у них сразу возникает вопрос: а как персонал будет работать без моего контроля?! Отвечу вопросом на вопрос: а зачем вам вообще сотрудники, которые работают только из под палки и только когда у них над душой стоит руководитель? Увольняйте их!

Подумайте об управлении по целям (рекомендую книгу Брайана Трейси «Мотивация»), пропишите стратегию и пошаговые задачи её реализации для каждого сотрудника, используйте программы, позволяющие вести коллективную работу и отслеживать состояние каждого процесса и задачи («Мегаплан», «Битрикс», Trello, Basecamp). Наконец, привяжите зарплату сотрудников к результатам и выполнению целей.

Ведь вас, надеюсь, интересуют результаты?

Способ второй – аутсорсинг

Аутсорсинг — эффективный способ существенно уменьшить издержки. Например, если у вас в штате есть юрист, то вы несёте издержки на его зарплату и обустройство рабочего места. Но если при этом вашему бизнесу не нужна существенная юридическая поддержка, то вы можете смело отказаться от юриста и заключить договор на обслуживание с хорошей юридической компанией.

Преимуществ несколько. во-первых, если что-то пойдёт не так, вы всегда можете выставить претензии компании, обслуживающей вас, а также применить штрафные санкции. Во-вторых, если ваша компания также предоставляет услуги, которые могут быть полезны юридической компании, вы можете просто договориться о партнёрском и бартерном обмене. Таким образом, отказавшись от лишних издержек.

Способ третий — процент и бонус за выполнение задач вместо ставки

Третий способ быстро и относительно безболезненно сократить расходы — перевести сотрудников с фиксированной ставки на процент. Но прежде чем это сделать, вам нужно будет детально ознакомится с функциями и обязанностями каждого сотрудника.

Если, например, менеджеру по продажам или маркетологу можно дать процент от продаж и выполнения плана, то с бухгалтером или клиент-менеджером так не получится. Посчитайте, сколько целевых действий выполняет бухгалтер (количество проводок, подготовка отчётов, подача документов в налоговую и т.д.) и выставьте оплату за каждое действие или за достижение результата.

Возможно, вы увидите, что вам и не нужен бухгалтер на постоянной основе (особенно это касается малого бизнеса). Тогда вы смело сможете ему предложить работать у вас и вести ещё несколько компаний.

Способ четвёртый — отказ от неэффективных каналов маркетинга

Во времена кризиса одной из ваших ключевых задач будет тщательный анализ эффективности каждого маркетингового канала. Смотрите на достижение целей, ROI и период окупаемости, количество потенциальных клиентов. На основании полученной аналитики отказывайтесь от невыгодных и неприбыльных каналов, и перераспределяйте их бюджет на более эффективные.

Способ пятый — отказ от невыгодных клиентов

Клиентов тоже нужно уметь увольнять! А кризис, как ничто другое, подходит для этого.

Посмотрите на клиентов, которые отнимают 80% вашего времени, принося при этом всего 20% прибыли. Нужны ли они вам вообще? Может, стоит сосредоточиться на работе с ключевыми клиентами и предложить им несколько дополнительных услуг или продуктов?

Просто подумайте, что было бы, если бы вы смогли высвободить 80% своего временного ресурса и отказаться от клиентов, морочащих голову и портящих нервы? Я уверен на все 100%, что после этого вы бы обнаружили значительную часть расходов, от которой можно отказаться.

Способ шестой – отсрочки платежей поставщикам

Подумайте, для какого поставщика ваша компания является серьёзным и важным клиентом, а затем обратитесь к ним и попросите дополнительную отсрочку платежей. Многие боятся потерять клиентов, так что с большой долей вероятности ваши поставщики согласятся пойти на уступку.

Способ седьмой – проведите ревизию нестратегических расходов

Это самый простой способ быстро сократить расходы своей компании. Проанализируйте, на что тратились деньги компании в предыдущем месяце. Покупка кофе и печенюшек, канцелярские расходы, расходные материалы, звонки по личным вопросам с рабочего номера — всё это можно спокойно урезать и при этом не демотивировать сотрудников.

Просто объявите всем, что в следующем месяце бюджет по таким статьям урезается на 50% — люди это поймут, тем более, если это не затронет их зарплат.

Источник: azinkevich.com.

Оптимизируем затраты, чтобы бизнес рос

Задача любого бизнеса состоит в получении максимальной прибыли. Чтобы этого добиться, нужно сконцентрироваться на двух задачах: сбалансировать производственные издержки с потенциалом спроса и откинуть все лишние расходы, а ресурсы направить на самые значимые направления для роста компании.

Как снизить затраты бизнеса и сколько можно сэкономить в результате оптимизации бизнес-процессов?

Классификация затрат

Все расходы компании делятся на:

высокоприоритетные, направленные на получение прибыли. К ним относятся маркетинговые издержки, необходимые для того, чтобы привлечь новых и удержать старых клиентов. Сюда также можно отнести бонусы менеджерам по продажам. Благодаря этим издержкам растут продажи, увеличивается прибыль;
приоритетные, которые включают оплату рекламы, мобильной связи;
нестратегические, которые обеспечивают деятельность, но не приносят доход. К ним относятся аренда офиса, покупка оргтехники и канцтоваров, заработная плата административных работников.

Оптимизация издержек: что это и когда нужно

Управление ресурсами – важный процесс в менеджменте бизнеса. Только грамотный анализ издержек может стать гарантией успеха.

Многие бизнесмены под оптимизацией понимают сокращение всех затрат и персонала. Для краткосрочной перспективы такая мера может быть эффективной для поднятия результативности. Но в сегодняшних реалиях актуально рассмотреть и другие варианты стратегии по оптимизации бизнеса, выработать план развития и реализовывать его в дальнейшем.

Для роста эффективности расходов чаще всего используются такие модели, как чистое снижение, интенсификация, фиксация.

Чистое снижение расходов

При этой модели уменьшаются издержки от непроизводительных затрат. Экономия происходит за счет изменения постоянных расходов.

Преимущества:

расходы значительно уменьшаются;
рентабельность увеличивается.

Недостатки:

требуется глубокий анализ расходов;
возрастают недовольства сотрудников;
снижается производительность труда.

Интенсификация издержек

При таком подходе увеличиваются расходы, но за счет этого растет выручка. Например, это происходит при внедрении новых технологий или вводе оборудования.

Преимущества:

растут продажи, увеличивается выпуск продукции;
рентабельность становится выше;
нововведения поддерживаются сотрудниками компании.

Недостатки:

требуются инвестиции;
такой подход возможен только при наличии новых рынков сбыта и покупателей.

Фиксация затрат

Метод позволяет увеличивать выручку, даже если расходы остаются на прежнем уровне. Например, за счет поднятия цен на продукцию или роста производительных издержек и снижения непроизводительных.

Преимущества: рост рентабельности.

Недостатки:

иногда затруднительно поднять цены;
увеличивая выпуск продукции, зачастую приходится увеличивать и расходы.

Распространенные ошибки

Некоторые бизнесмены при выборе пути сокращения расходов делают ошибки. Вот самые распространенные.

Снижение ФОТ

Снижать заработную плату работникам – это мера, которую в первую очередь предпочитают предпринимать некоторые бизнесмены. Но делать этого не стоит, потому что мотивация сотрудника может резко снизиться, ему вряд ли понравятся такие действия руководства.

Урезание оплаты труда приведет к тому, что работник начнет заниматься не выполнением стратегических задач и обязанностей, а поиском нового места работы и источником дополнительного заработка. И если ему подвернется заманчивое предложение, то он сразу же уйдет от вас.

Вместо этого можно вывести работников, не участвующих в рабочем процессе за штат, их функции передать на аутсорсинг, а ключевым сотрудникам зарплату не уменьшать. Так они будут понимать, что компания проявляет о них заботу, и будут делать все возможное для ее роста.

Если вы все же решили урезать расходы на персонал, то есть два способа:

оптимизация численности. Сокращение штата необходимо проводить так, чтобы этот процесс не влиял на выполнение производственного плана, а расходы на персонал соответствовали запланированному бюджету;
оптимизация рабочих процессов, в том числе модернизация организации труда и штатного расписания, внедрение современных технологий и рациональное использование офисных помещений. Метод позволяет максимально снизить хозяйственные и организационные расходы, связанные с персоналом.

Сокращение вложений в маркетинг

Исследования показали, что компании, не сокращающие маркетинговый бюджет во время экономического кризиса, в итоге заняли лидирующие позиции на своем рынке. А те, кто снизил такие инвестиции, сдали свои позиции на рынке и перестали быть конкурентоспособными.

Отсюда вывод – издержки нужно не снижать, а оптимизировать. А для этого лучше перераспределить маркетинговый бюджет и направить его в сторону прибыльных каналов, отказавшись от малоэффективных.

Пренебрежение качеством

Сегодня рынок изменился, конкуренция сейчас более жесткая, а потребитель — образованней. Именно он принимает решение. Когда качество продукции перестает удовлетворять, покупатель сразу же реагирует и может уйти к вашим конкурентам.

Лучше предложите потребителю дополнительные опции и интересные тарифы. Например, вы стремитесь снизить издержки на доставку, тогда выходом может стать повышение минимальной суммы покупки для бесплатной доставки. Если клиент не готов вам заплатить стоимость продукции или предоставляемой услуги, то можно уменьшить их количество. Но качество ухудшать нельзя.

Переключаем ресурсы на рабочий процесс

Оптимизация издержек – это непрерывная процедура, направляющая ограниченные ресурсы на деятельность с высокой отдачей. Можно выделить несколько ключевых концепций, которые имеют решающее значение для качественного управления затратами.

Бенчмаркинг

Сравните уровень затрат в своем бизнесе и у лидеров рынка для дальнейшего принятия решений. Взгляните на издержки в разных плоскостях и оцените потенциал для их снижения. Оптимизация должна не противоречить, а соответствовать конкурентной политики. Невозможно сокращать расходы в процессах, добавляющих ценность, и в то же время быть конкурентоспособным на рынке. Например, если сократить торговый персонал и не изменить стратегию, то можно отсечь или потерять часть бизнеса.

Информационный поток

Для реализации стратегии нужно четко определиться, на какие возможности компании направить больше ресурсов, а на какие меньше. Принятые решения нужно довести до каждого. Разъясните всем сотрудникам новые стратегические цели, которые нужны для выполнения поставленных задач. По мере распространения этой информации будут меняться корпоративные приоритеты и у менеджеров, и у работников.

Модернизация оргструктур

Традиционные организационные структуры компании часто работают в ущерб глобальным корпоративным целям и ограничивают взаимодействие в коллективе. Усилия сотрудников дублируются, некоторые задачи остаются без внимания. Чтобы это исправить и направить средства на первоочередные цели, рекомендуем прибегнуть к централизации вспомогательных задач и отдать одному из подразделений компании управление услугами общего пользования. Результатом этого будет улучшение качественных показателей и оптимизация расходов.

Создание нового мышления

В каждой компании сотрудники принимают ежедневно множество решений по поводу того, как потратить время и ресурсы. Чтобы распределение средств шло на пользу развитию бизнеса, необходимо руководителю выделять время на обсуждение с работниками главных целей и выработку верного образа мышления. Поощряйте своих работников за предложения об улучшении качества, производительности, снижения расходов. Это приведет к созданию нового образа мышления у сотрудников и повысит эффективность.

Конструкторский подход

С целью сокращения расходов можно отказаться от малозначимых характеристик продукции или услуг. Это должно происходить на всех жизненных этапах товара/услуг. Главной задачей является более рациональное использование труда и сырья.

Затягиваем пояса

Текущее положение дел в мире повлияло на поведение потребителей. Они стали менее активными, не совершают спонтанных покупок, а в магазин идут или заказывают услуги при крайней необходимости. К тому же девальвация рубля продолжает оказывать значительное влияние на формирование цены, а это снижает рыночные продажи.

Возможно ли сократить расходы компании быстро и безболезненно? Для этого во время экономической нестабильности внутри компании рекомендуется провести некоторые серьезные изменения:

сократить нерентабельные торговые или производственные площади;
оптимизировать инвестиции в маркетинг, пересмотреть рекламный бюджет;
внедрить усовершенствованную кадровую политику, чтобы исключить дублирование функций персонала;
развить омниканальные продажи.

Такие действия являются не только реакцией на сложную ситуацию, которая сложилась на рынке, но и мерами по развитию компании в дальнейшем.

На чем сегодня можно сэкономить

Есть несколько быстрых методов для снижения расходов:

откажитесь от аренды офиса. Сумма аренды и обслуживание офиса являются весомыми статьями в нестратегических расходах. Если офис не выполняет функции складского помещения, выставочного зала, точки продаж, то без него можно легко обойтись. Если же без аренды офисных помещений не обойтись, то можно попробовать обсудить с арендодателем снижение арендной платы;
переведите работников с фиксированной зарплаты на процент. Для этого детально изучите обязанности каждого сотрудника. Так как к разным специальностям нужен свой подход. Например, для менеджера по продажам можно установить проценты и бонусы от сделок и выполнения плановых показателей, а для оценки работы бухгалтерии этот способ не подойдет. Можно просчитывать выполненные бухгалтером действия, и выставлять оплату за проведение проводки, подготовленный отчет или сдачу документации в налоговые органы. Возможно, вы придете к выводу, что бухгалтера в штате на постоянной основе держать не рационально, и его можно вывести в аутсорсинг, или предложить ему вести бухгалтерию нескольких компаний, разделив расходы по его оплате с другими предпринимателями;
перестаньте обслуживать невыгодных клиентов. Если заказчик отнимает у вас много времени, но приносит при этом незначительную часть прибыли, то стоит ли тратить на него свои ресурсы? Проведите ABCXYZ-анализ своих клиентов. Сосредоточьте внимание на взаимоотношениях с ключевыми и предложите им дополнительную привилегию/услугу/продукцию;
проведите анализ нестратегических расходов. Средства на покупку кофе, канцелярии и расходных материалов можно смело урезать наполовину. Объявите сотрудникам о сокращении этих затрат, они поймут и не будут демотивированы, так это не коснется их заработных плат.

Вывод

Значительное сокращение затрат может произойти только в результате оптимизации бизнес-процессов. Очень трудно снизить какой-либо один вид издержек, не меняя остальные. Почти всегда это требует изменения и других процессов, связанных с этой функцией. Зато устранение нестратегических функций, снижение потребности в ресурсах и их распределение могут привести к успеху и дополнительному приросту эффективности.

5 советов, как оптимизировать расходы на ИТ в эпоху COVID-19

03 Ноября 2020 11:3403 Ноя 2020 11:34 | Поделиться

При всяком кризисе бизнес начинает «резать косты». Среди статей расходов, подлежащих оптимизации, неизменно оказываются и информационные технологии. Не стал исключением и кризис, вызванный ковидом, однако роль ИТ практически в любом бизнесе настолько велика, что просто «отнять и сэкономить» деньги у CIO уже не получится.

Сокращать нельзя оставить

В 2019 г. ИТ-рынок стагнировал, увеличившись всего на 0,5%, при этом аналитики ждали роста на 3-4%. Коронавирус спутал все карты и на настоящий момент речь идет лишь о глубине падения, называются цифры от 5% (по мнению IDC) до 8% (такова последняя оценка Gartner).

За этими цифрами стоят и отложенные новые проекты, и модернизация действующих систем, и сокращение персонала. Однако сейчас ни одно предприятие не может позволить себе уменьшать затраты на ИТ так радикально, как раньше, поскольку без информационных технологий не будет шансов воспользоваться следующим подъемом экономики.

Поэтому крайне многочисленны советы на тему «как правильно нам сократить траты на ИТ». CNews выделил 5 самых разумных и небанальных из них.

Среди статей расходов, подлежащих оптимизации, неизменно оказываются и информационные технологии. Фото: ru.depositphotos.com

1. Трансформация или жизнь

Особенностью текущего кризиса стало то, что он начался, когда многие предприятия запустили инициативы по цифровой трансформации. Внезапный локдаун, переход на удаленную работу и возросший спрос на дистанционные сервисы не только не остановил эти проекты, но даже подхлестнул интерес к трансформации.

Однако не секрет, что вокруг темы цифровизации было много хайпа и сейчас настает момент истины: ИТ-директорам нужно провести ревизию своих портфелей проектов, чтобы изменить приоритеты в пользу инициатив, которые действительно соответствуют бизнес-целям. А проекты, запущенные на модной волне без понятной привязки к бизнесу, придется закрыть, ибо бюджет не резиновый. Однако, как отмечают аналитики, есть риск, что под бюджетную гильотину попадут многие инициативы по искусственному интеллекту, машинному обучению, аналитике больших данных и другие, отдача от которых возможна лишь на более в будущем, которое пока туманно.

Поэтому не надо рубить сплеча ради краткосрочной экономии — «хороший ИТ-директор должен знать не только о том, где можно быстро сократить расходы, но и о том, во что следует инвестировать заранее, чтобы добиться результатов в будущем», — сказал по этому поводу Джеймс Андерсон (James Anderson), вице-президент по исследованиям в Gartner, специализирующийся на проблемах CIO.

«Можно сократить расходы на проекты, если их перенести на другой, более поздний период. Нужно смотреть в перспективе — можно сейчас сократить затраты и получить профит в моменте, но на в дальнейшем получить проблемы», — считает Денис Шевченко, начальник отдела сопровождения финансовых систем «Управляющая компания «Группа ГМС».

Это будет трудный выбор, потому что цифровую трансформацию нельзя отложить до лучших времен, она происходит именно сейчас.

2. Удаленка — всерьез и надолго

На удаленный режим работы весной этого года организации переходили спешно и без заранее составленного плана. Но поскольку сами айтишники давно практиковали такие подходы к работе, все прошло более-менее гладко. Теперь же пришло время осмыслить этот опыт.

О переходе на удаленный режим рассказывает Михаил Хлавна, ИТ-директор компании «Открытие Брокер»: «С начала пандемии департаментом информационных технологий было переведено на удаленный режим 98% сотрудников, включая головной офис в Москве и все региональные подразделения… Экономия бюджета за счет сокращения аренды рабочих мест оказалась существенной, что позволило внедрить новые подходы и технологические решения, а также глобально пересмотреть внутренние форматы работы компании».

Однако экономика «удаленки» не так проста, как это кажется на первый взгляд, некоторые расходы при переходе на нее могут и возрасти. Например, профсоюз госслужащих Нидерландов добился выплат по 2 евро в день при работе на дому в компенсацию затрат на кофе, электричество, воду и т.д. Затраты на ИТ в эту сумму не входят, но непременно такая практика появится, ведь компании фактически переложили часть расходов на сотрудников. Согласно ТК РФ, работодатель не обязан, но вправе возместить расходы сотруднику, работающему дистанционно. Федерация независимых профсоюзов России оценила компенсации за удаленную работу примерно в ₽3 тыс. в месяц.

Впрочем, есть и обратные инициативы. Так, ряд компаний, в том числе и работающих в сфере ИТ,грозят уменьшить зарплаты своим сотрудникам, поскольку раньше они ее платили с учетом стоимости жизни в окрестностях офиса, например — в известной своей дороговизной Кремниевой долине.

Если возвратиться к технологиям, то в цейтноте ИТ-директорам зачастую приходилось принимать не лучшие, а самые быстро реализуемые решения, которые тогда казались временными. Однако уже стало ясно, что «удаленка» останется с нами вне зависимости от развития ситуации с коронавирусом, многие (и сотрудники и работодатели) оценили ее преимущества.

Это значит, что нужно заменить наспех подставленные «костыли» на более надежные и безопасные конструкции, чтобы обеспечить доступ сотрудников к ИТ-инфраструктуре предприятия из домашних офисов и вообще откуда угодно. Также организациям предстоит адаптировать свои бизнес-процессы к новому режиму работы. Ведь дистанционная работа не исчерпывается видеозвонками, это фундаментальное изменение корпоративной культуры, внутренних коммуникаций, процедур контроля, информационной безопасности и всего остального.

Отныне удаленная работа теперь не привилегия, не исключение из правил, а обязательное условие — и с этим нужно считаться.

На удаленный режим работы весной этого года организации переходили спешно и без заранее составленного плана. Фото: ru.depositphotos.com

3. Cделать ИТ «соразмерным» бизнесу

На фоне изменений на рынках, произошедших из-за пандемии, самое время вспомнить о динамическом масштабировании ИТ-сервисов. С началом режима самоизоляции службы доставки буквально легли под шквалом заказов, а флотилии такси, тем временем, встали на прикол и их ИТ-системы простаивали. ИТ-руководители должны уметь оперативно реагировать как на увеличение потребности в своих системах, так и на уменьшение, чтобы не расходовать попусту оскудевшие средства.

Интернет вещей пришел в аккумуляторы: что от этого получит бизнес

Инфраструктура

Наиболее разумным ответом на такой вызов может быть переход к облачной инфраструктуре. Это подтверждают и цифры — в Gartner считают, что единственным сектором ИТ в глобальном масштабе, который покажет в 2020 году рост, причем, на впечатляющие 19%, станет сектор публичных облачных сервисов.

При этом надо помнить, что облака сами себя не оптимизируют. Ведь добавить виртуальный сервер чрезвычайно легко, а определить момент, когда в нем миновала надобность не так-то просто. В результате компании тратят на облачную инфраструктуру больше денег, чем это действительно необходимо.

Причем эта проблема не обходит стороной даже лидеров ИТ-индустрии. Например, компания Cisco поставила цель радикально сократить число используемых дата-центров, с двух с лишним десятков до полудюжины. Для этого в компании стали разбираться с тем, какие приложения в ней используются. И выяснилось, что около шести сотен из них не нужны.

Благодаря усилиям по модернизации и консолидации центров обработки данных экономия затрат по этой статье может составлять, по оценке Gartner, от 10% до 20% бюджетов, выделяемых на ЦОД.

Но для этого ИТ-служба должна постоянно мониторить не только доступность и производительность приложений и сервисов, но и их реальную востребованность бизнесом.

4. Консолидировать поставщиков

Не секрет, что в организациях часто используется по нескольку приложений одного типа. Например, только систем управления контентом в одной компании может быть до полудюжины. Обычно это результат слияний и поглощений или реализация инициатив разных департаментов. Как бы то ни было, компания несет расходы по поддержке и эксплуатации различных систем, выполняющих примерно одинаковые функции, что едва ли эффективно.

Аналогичная картина наблюдается и при использовании облачных систем — потому что оформить подписку можно в несколько кликов, а сервисов на рынке бесконечное количество. При стоимости каждой подписки в несколько десятков или сотню-другую долларов никто не будет подробно разбираться насколько она необходима. А в результате по крупной организации набегает кругленькая сумма.

То есть, необходимо провести «дедупликацию» приложений — уйти от дублирования функциональности и консолидировать поставщиков.

Сказать это проще, чем сделать — каждое подразделение всеми правдами и неправдами пытается сохранить привычное ПО, утверждая, что только оно соответствует его задачам. Это даже может быть действительно так, но ради стратегического выигрыша, который дает унификация, можно пожертвовать функциональностью на небольшом участке.

5. Избегать сокращения персонала

Первое, к чему тянется рука начальника в момент кризиса чтобы урезать расходы, это зарплатная ведомость. Иногда сокращение персонала действительно неизбежно, но надо помнить, что это является крайней мерой.

«Сокращать фонд оплаты труда стоит «точечно», за счет неэффективных сотрудников. При этом стоит понимать, что если у вас по части ИТ все работает отлично и вам кажется, что люди ничем не заняты, то это значит, что у вас очень эффективный ИТ-отдел. Обсудите с сотрудниками гибкий график с меньшей оплатой, например, четыре рабочих дня в неделю, а не пять», — советует Анна Платэ, руководитель практики Executive Search в Лаборатории карьеры Алены Владимирской.

Также альтернативой увольнениям является прекращение найма нового персонала и переобучение имеющихся сотрудников в соответствии с возникающими задачами. Например, в Gartner полагают, что нынешняя пандемия — подходящий момент для внедрения средств роботизации процессов и систем искусственного интеллекта. Эти решения заменят часть сотрудников, но кто-то из сокращаемых может пройти переподготовку для работы с ними.

Прогнозы относительно сроков восстановления после пандемии пока не слишком оптимистичны, эксперты говорят про 2–3 года. Однако очень важно сохранить ИТ-команду, которая обеспечит устойчивость функционирования бизнеса в условиях нынешнего «идеального шторма», который накрыл мировую экономику и поможет его росту после того, пандемия закончится.

Станислав Макаров

Оптимизация расходов в бизнесе

: Опубликовано 09 Августа 2015; Просмотров: 2607

Оптимизация расходов в сфере малого бизнеса

Любое хозяйствующий субъект заинтересован в грамотном распределении ресурсов. Затраты, не входящие в состав базовых для ведения бизнеса, в некоторых случаях просто необходимо снизить для нормального функционирования предприятия. В субъекте, относящемуся к малому бизнесу, необходимость таких действий может быть довольно критичной, так как далеко не у всех маленьких компаний есть так называемая подушка безопасности, которая позволяет компании поддерживать свою деятельность при малой интенсивности получения прибылей в течение определенного отрезка времени. Особенно эта тема актуальна в наше время, когда ситуация на рынке крайне нестабильна, а предугадать дальнейшее развитие событий и осуществлять планирование на длительную перспективу практически невозможно.

В малой компании количество сотрудников ограничено, соответственно ограничен и ресурс выполнения задач. Как правило, ответственность и основная нагрузка ложится на руководителя организации и главного бухгалтера. Именно они совместными усилиями должны произвести оценку текущей расходной ведомости, выявить статьи расходов, которые подлежат сокращению или полностью ликвидированы. Как правило, разрабатываются два основных сценария: легкий и тяжелый. Легкий подразумевает снижение расходов, связанных только с неосновными статьями расходов, таких как компенсация расходов на мобильную связь сотрудников, талоны на питание в столовой, снижение бюджета на командировочные поездки, представительские расходы и пр. Тяжелый сценарий подразумевает крайние меры, которые существенно могут отразиться на текущей деятельности компании, организации труда и условий для сотрудников. К примеру, это может входить отказ от аренды офиса с высокой арендной ставкой и поиск более бюджетного варианта. Но самым непростым шагом в отношении сокращения расходов является сокращение затрат на сотрудников компании: уменьшение фактической заработной платы (как правило, путем сокращения или полностью урезания премиальной части), отправка некоторой части сотрудников в отпуск за свой счет на определенный срок (неделя, две недели, месяц), либо сокращение штата работников.

В процессе непосредственного выполнения плана, как правило, он поддается корректировке. Поэтому эти два крайних варианта являются лишь границами того, на какие меры может пойти руководитель. Обычно реальный план будет лежать где-то посередине в зависимости от сложности сложившейся ситуации.

Отдельное внимание стоит уделить оптимизации налогов и отчислений. Квалифицированный бухгалтер обязан проанализировать текущее положение компании в этом разрезе и обнаружить узкие места. К примеру, если компания работает на общей системе налогообложения, т. е. производит расчет и отчисления НДС, стоит подумать над путями замещения из расходной ведомости контрагентов, работающей на упрощенной системе налогообложения, на тех, которые работают на ОСНО. Это нужно в первую очередь для того, чтобы, таким образом, иметь возможность скорректировать свои отчисления по НДС, в противном случае скорректировать можно будет только налог на прибыль. При этом не стоит сильно увлекаться оптимизацией, так как налоговые органы имеют минимально приемлемые объемы выручки, разрешенные к вычету. Для НДС, например, к вычету может быть принято не более 92,5% общего объема выручки.

С точки зрения оптимизации финансовой стороны деятельности предприятия также необходимо максимально сократить отсрочки платежей тем контрагентам, которые могут на это пойти без прерывания деловых отношений. Если компания занимается торговлей, то необходимо как можно быстрее избавиться от так называемых замороженных оборотных средств (нереализованные остатки складских запасов, например). Все эти меры необходимы для того, чтобы как можно быстрее наполнить баланс компании реальными средствами, которые смогут оживить деятельность компании и, возможно, уберечь компанию от непоправимых последствий и новых проблем.

Добавить комментарий

Оптимизация расходов во времена кризиса

Примером такой практики может служить одна сеть ресторанов быстрого питания: компания взяла данные анализа, проведенного руководством по принципу «сверху вниз», и дополнила их количественными и качественными данными, полученными от вице-президентов, директоров и сотрудников. Благодаря этому ей удалось сократить свои расходы на продажи, общие и административные затраты более чем на треть, а также сосредоточиться на стратегических областях: маркетинге, инновациях и новых франшизах. Еще один пример — сеть клиник, которая смогла найти новые способы по улучшению взаимодействия клинических специалистов и административной функции. В результате увеличился поток пациентов по разным направлениям, а операционные затраты сократились более чем на 20%.

И в том и в другом случае руководители смогли трансформировать свой бизнес благодаря тому, что основывали свои решения на более точной информации. Однако как руководителям убедиться, что они действительно собирают те данные, которые нужно?

Мы рекомендуем обратить внимание на следующие области:

1. Ключевые процессы и проекты. Первое, что должны сделать руководители для трансформации бизнеса, — это дать поручение ответственным за работу подразделений или функций составить список 20–30 основных процессов и проектов, которые имеют для компании критическое значение. Под процессами понимаются повторяющиеся по своей природе виды деятельности, их цикл может варьироваться: от ежедневных до ежеквартальных. Проекты, в свою очередь, имеют четкую дату начала и окончания, это может быть внедрение новой системы поддержки или запуск новой линии обслуживания.

Эти данные позволят руководству на более детальном уровне увидеть, какие процессы и проекты идут сейчас в компании, а также быстро выявить любые отсутствующие или излишние элементы. Например, одна из компаний, с которой мы работали, обнаружила, что несколько сотен ее сотрудников глобального подразделения продаж и маркетинга, регулярно участвовали в конференциях для продвижения продукции компании, но при этом без особого успеха. Другой клиент узнал, что из-за отсутствия координации работы функции продаж, одного и того же клиента несколько раз навещали разные специалисты компании. Еще в одной компании руководство обнаружило, что в реализации находилось в три раза больше ИТ-проектов, чем было заложено в бюджете. Подобных примеров очень много.

2. Трудозатраты. Чтобы руководители могли лучше понять, какие именно трудозатраты нужны для каждого выявленного процесса и проекта, директора подразделений проводят со своими менеджерами семинары и обсуждают объем и характер требуемой работы.

Операционные данные, которые предоставляют сотрудники, позволяют точно определить, какие области требуют дополнительных усилий, а где трудозатраты можно сократить. Возможна ситуация, когда руководство обнаружит, что на выполнение одних и тех же базовых функций поддержки (например ИТ, управление персоналом, юридическая поддержка, финансы, GR) тратятся чрезмерные ресурсы (например в результате серии приобретений). Или наоборот: что для выполнения критически важных функций людей не хватает. Например, сейчас бизнесам в продуктовой рознице и фармацевтике нужно решить задачу, как оперативно увеличить штат для приема и доставки онлайн-заказов, объем которых для многих компаний взлетел с начала пандемии с 5% до 40%.

3. Стратегические приоритеты. Следующий шаг — классификация процессов и проектов по их значимости с точки зрения стратегических приоритетов компании и подразделения, которую менеджеры проводят вместе с сотрудниками. Все процессы и проекты делятся на три категории: «ключевые», «вспомогательные» и «незначительные».

Взгляд на оптимизацию ИТ-затрат сквозь призму бизнес-процессов

Ежедневные изменения в бизнесе и риски неопределённости в период кризиса всё острее ставят вопрос о сокращении расходов и увеличении эффективности работы ИТ-департамента в компании. Многие руководители компаний требуют от своих заместителей сокращения расходов, ожидая при этом повышения продуктивности сотрудников и эффективности использования программно-аппаратной части.

Компания McKinsey, ведущая международная компания, предоставляющая услуги в области управленческого консалтинга, регулярно проводит исследования удовлетворённости руководства компаний от работы ИТ-подразделений, в которых участвует менеджмент компаний различной величины из разных отраслей экономики и разных регионов.

По данным McKinsey в сравнении с предыдущими годами исследований в настоящее время от ИТ-функции ожидают сокращения расходов на поддержку ИТ-инфраструктуры и перераспределения ресурсов в пользу подготовки аналитических данных и развития инноваций для роста бизнеса.

На рисунке приведены результаты опроса более 500 руководителей о распределении ИТ-расходов в настоящее время и через 3 года. Результаты не учитывают ответы «не знаю».
Несмотря на готовность выделения дополнительных средств, общая удовлетворённость руководством компаний от ИТ-функции ниже, чем в предыдущие годы. Меньшая часть респондентов, по сравнению с прошлыми годами, подтвердили, что ИТ-департамент способствует развитию бизнеса, в частности в области создания новых продуктов и выхода на новые рынки. Результаты опроса отражены на рисунке ниже.

На рисунке ниже приведены предложения руководителей, участвующих в опросе по повышению эффективности работы ИТ-функции. Большинство респондентов, отвечая на вопрос как повысить эффективность ИТ-подразделения для бизнеса, сообщили о необходимости увеличения контроля над затратами и перераспределения расходов в пользу более приоритетных проектов. Тем не менее, одна пятая управленцев отметили в качестве решения проблемы смену ИТ-менеджмента компании.
При этом необходимо понимать, что деятельность ИТ-функции не осуществляется отдельно от бизнес-процессов организации, зачастую недостатки в работе ИТ-функции связаны с подходом к управлению компанией в целом. Поэтому для понимания возможностей оптимизации в области ИТ рекомендуется проведение анализа бизнес-процессов, позволяющего увидеть всю картину целиком.

Так, например, с течением времени эффективность бизнес-процессов может снижаться по следующим причинам:

Действующие процедуры устаревают и теряют актуальность
Подразделения начинают дублировать работу друг друга
Руководство компании не имеет возможности анализировать информацию, необходимую для оценки имеющихся ресурсов и оптимального их использования.

Следствием снижения эффективности работы бизнес-процессов могут стать:

Раздувание штата и увеличение затрат на персонал
Неконтролируемое увеличение складских запасов
Затраты ресурсов на клиентов, не приносящих компании доход
Нерациональное использование бюджетных средств при закупке ИТ-оборудования
Длительное время вывода продукта на рынок (time-to-market).

К тому же краткосрочное сокращение расходов на ИТ в организации, идущее в разрез со стратегией развития бизнеса и планом усовершенствования технологий, приводит в перспективе к возрастанию затрат на ИТ. Преимуществом краткосрочных мер по оптимизации ИТ-расходов без глубокого анализа бизнес-процессов является незначительное безопасное вмешательство в устоявшиеся бизнес-процессы, недостатком – малая польза.

«Многие организации пытаются сократить расходы на ИТ, но добиваются успеха в этом те, кто воспринимает оптимизацию не как разовое упражнение, а как непрерывный процесс» – Jim McGittigan, Gartner.

На рисунке ниже представлено сравнение результатов краткосрочных мер по сокращению ИТ расходов и более дальновидной программы по стратегической оптимизации расходов, направленной на повышение эффективности организации.

С течением времени, организации начинают осознавать выгоду инвестиций в долгосрочные меры по оптимизации расходов: облачные сервисы могут показаться чрезмерно затратными вначале, но они оправдывают себя в долгосрочной перспективе благодаря операционной и финансовой гибкости. Таким образом, руководители ИТ-функций не могут более концентрироваться на единовременных снижениях расходов, а должны стремиться соблюдать баланс между целями по сбережению и развитию бизнеса в перспективе.
Ниже приведена схема процесса оптимизации расходов организации с переходом от тактических действий к стратегическим для получения максимальной выгоды. Подобная структура помогает руководителям ИТ-департаментов и компаний в целом оценить компромисс между риском и вознаграждением для всех возможных действий перед их внедрением.

Краткое описание каждого этапа схемы стратегической оптимизации расходов ИТ:

Этап 1 (Уменьшение): Сокращение расходов и приоретизация затрат
На начальном этапе компании уделяют внимание краткосрочным действиям по оптимизации расходов. Хотя действия, направленные на сокращение издержек важны, преследование исключительно краткосрочных целей может привести к непредвиденным проблемам. Руководителям следует оценивать уровень организационных и технических рисков, а также влияние подобного «близорукого» подхода на потребителей ИТ услуг.

Этап 2 (Оптимизация): Устранение излишних трат и увеличение эффективности
Необходимо сосредоточиться на устранении чрезмерных трат и увеличении эффективности работы текущих систем. Время выпуска нового продукта, качество и использование ресурсов становится чрезвычайно важным. Появляется необходимость внедрения релевантных метрик для оценки производительности, скорости предоставления ИТ услуг (в том числе, длительность разработки и внедрения), снижение времени обработки запросов пользователей и интеграции ИТ активов. Подобные метрики позволяют анализировать уровень эффективности ИТ во всех областях деятельности компании.

Этап 3 (Рационализация): Выгода для бизнеса и готовность к изменениям На этом этапе обязательным является концентрирование на бизнес целях и получение уверенности в том, что деятельность ИТ соответствует целям и приоритетам бизнеса. Методы оценки производительности ИТ должны быть связаны с показателями эффективности деятельности бизнес подразделений. Подобный анализ обычно включает прирост новых пользователей, удовлетворение текущих и планируемых ожиданий клиентов и сокращение времени вывода продукта на рынок.

Этап 4 (Трансформация): Больше инвестиций ради большей оптимизации
С улучшением экономических показателей, руководство может сконцентрировать внимание на долгосрочных мерах по улучшению ИТ и бизнес процессов, что позволит приобрести конкурентное преимущество на рынке. С увеличением инвестиций в ИТ, нацеленных на трансформацию бизнеса организации, общая доля затрат на поддержание бизнеса будет оставаться неизменным или снижаться при постоянно растущей продуктивности.

Комплексный анализ бизнес-процессов и ИТ-процессов с точки зрения эффективности расходов и внедрение соответствующих изменений позволит достичь:

Повышения скорости выполнения бизнес–процессов
Повышения прозрачности деятельности компании для ее руководства за счет четкого разграничения ответственности, усиления контроля, снижения потерь, связанных с отсутствием или недостаточностью контроля
Снижения расходов компании, связанных с неэффективными решениями и процедурами планирования.

Автор статьи Артем Чалый, тренер курса «Аудит информационных систем».

10 идей по оптимизации затрат — Разумнее с Gartner

На чем нужно сосредоточиться, когда вы готовы выйти за рамки простого сокращения расходов.

Хотя большинство ИТ-директоров знакомы с идеей сокращения затрат на ИТ, переход к цифровому бизнесу означает, что ИТ-отделам необходимо выйти за рамки простого сокращения расходов и вместо этого сосредоточиться на оптимизации ценности информационных технологий для бизнеса. Организации, возможно, исчерпали низко висящие плоды экономии денег, но для достижения успеха оптимизация затрат должна быть постоянным исследованием технологий, которые увеличивают ценность бизнеса.

Сравните текущую систему оптимизации затрат с этими 10 рекомендованными областями внимания

«Оптимизация затрат в эпоху цифрового бизнеса означает, что организации используют сочетание ИТ и оптимизации бизнес-затрат для повышения эффективности бизнеса за счет разумных инвестиций в технологии», — говорит Джон Робертс, вице-президент по исследованиям и выдающийся аналитик отдела ИТ и высшего руководства Gartner. «Ключ к эффективной оптимизации затрат предприятия — наличие упреждающих процессов в рамках разработки бизнес-стратегии и стратегии развития технологий для постоянного изучения новых возможностей.”

Оптимизация затрат: упреждающий стратегический подход к затратам

Расставьте приоритеты для ваших инициатив по затратам в зависимости от бизнес-результатов

Выучить больше

Сравните текущую систему оптимизации затрат с этими 10 рекомендованными приоритетными областями, чтобы использовать информационные технологии для улучшения результатов бизнеса.

Цифровизация бизнес-процессов
Движение организаций к более высокому уровню признательности бизнес-процессам как важнейшим корпоративным активам остается проблемой в цифровом бизнес-ландшафте.Разработайте комплексный подход, объединяющий необходимые компетенции и опыт, а также поддержку со стороны высшего руководства. Внедрение управления процессами как части структуры предприятия гарантирует, что изменения станут непрерывным нормальным процессом.
Культура постоянного совершенствования
Предприятия иногда попадают в ловушку отношения «это то, что мы всегда делали», что может привести к отходам. ИТ-директорам необходимо работать совместно с руководителями предприятий над выявлением и устранением этих потерь, которые обычно принимают форму доработок или задержек из-за проблем на более поздних этапах, чтобы сосредоточиться на усилиях по оптимизации бережливого производства.
Самообслуживание клиентов
Сегодняшние клиенты ожидают быстрых и своевременных ответов. ИТ-директорам необходимо разработать стратегию работы с технологиями самообслуживания, которая должна постоянно обновляться и основываться на мнении и опыте клиентов.
Повышение эффективности бизнеса с помощью аналитики
Не стоит недооценивать ценность аналитики, выходящую за рамки традиционной бизнес-аналитики. Продвинутая аналитика не только может спасти жизни, уменьшить отток клиентов и сделать оборудование более безопасным, используя предоставленную информацию для получения даже однозначных процентных улучшений в таких областях, как удержание клиентов или маркетинговые реакции, что может иметь большое влияние на бизнес.
Улучшение управления данными
Используйте управление информацией предприятия, чтобы рассматривать информацию как актив всей компании. Это означает, что люди со всего предприятия будут иметь доступ к данным, а также смогут делиться этими данными и использовать их для создания ценности для бизнеса за счет более эффективных и быстрых решений.
Автоматизация процессов
ИТ-директорам и руководителям предприятий необходимо выйти за рамки текущего использования автоматизации и перейти к робототехнике и использовать Интернет вещей (IoT) и интеллектуальные машины для создания интеллектуальных бизнес-процессов.
Улучшение управления активами
Информация об активах сама по себе является критически важным активом. Используйте Интернет вещей для предоставления информации в реальном времени и производительности, чтобы позволить предприятию принимать более обоснованные решения в отношении активов.
Оптимизация цепочки поставок
Лидеры цепочки поставок получают от 20% до 50% меньшие затраты на цепочку поставок, чем средние исполнители. ИТ-директорам необходимо работать совместно, чтобы не ограничиваться сокращением затрат и обеспечить рост продаж, используя сочетание традиционных и нетрадиционных методов для оптимизации затрат на ИТ и бизнес.
Улучшение управления запасами
Запасы — это вызов для руководителей бизнеса, поскольку они парадоксальным образом существуют как в качестве рычага управления поставками, так и как балансовый финансовый актив. Однако, поскольку запасы являются активом оборотного капитала, сокращение запасов напрямую повлияет на чистую прибыль.
Аутсорсинг бизнес-процессов
Управление аутсорсингом бизнес-процессов (BPO) для компаний является сложной задачей, особенно когда услуги предоставляются не с учетом стратегических бизнес-услуг или партнерства.Сосредоточьтесь на бизнес-результатах, таких как удовлетворенность клиентов, чтобы эффективно управлять услугами BPO.

13 Тактики оптимизации затрат на 2021 год

Будь то большой или малый бизнес, вы не можете перестать думать о том, как заработать на нем больше денег, верно? Это можно сделать двумя способами:

Во-первых, вы увеличиваете продажи и, как следствие, выручку. Или, во-вторых, вы оптимизируете все затраты, чтобы сэкономить деньги и, таким образом, получить больше прибыли.

Первый очень прибыльный, но требует большого планирования, стратегии и времени.Так почему бы не рассмотреть вторую? Оптимизация расходов вашей компании — это то, что вы можете начать делать прямо сейчас, чтобы увидеть ощутимые результаты менее чем за год.

Вот 13 стратегий по оптимизации затрат, которые нужно реализовать сегодня и сэкономить тысячи долларов завтра.

Хотите получать от своего времени максимум удовольствия?

Попробуйте DeskTime бесплатно!

Попробуйте бесплатно в течение 14 дней. Кредитная карта не требуется.

Регистрируясь, вы соглашаетесь с нашими условиями и политикой конфиденциальности.

1. Использовать современные технологии для бизнес-процессов

«В современном цифровом мире оптимизация затрат связана с повышением эффективности бизнеса за счет инвестиций в технологии», — говорит Марк Квадрос, маркетолог по SaaS-контенту и профессиональный блоггер.

«Однако эти вложения должны быть разумными.Главное — иметь проактивные процессы — и постоянно их развивать, совершенствуя свои технологии и исследуя новые возможности ».

Тем не менее, всегда используйте современные технологии, чтобы сэкономить деньги и развивать свой бизнес. От виртуальных встреч и сервисов онлайн-платежей до бесплатных инструментов, таких как Trello, Google Docs или Basecamp для организации данных и совместной работы сотрудников, есть много способов сэкономить бизнес-расходы с помощью технологий.

Инструменты и гаджеты также помогают сотрудникам сосредоточиться на работе, что экономит время и деньги на логистике.Используйте приложения для чата, чтобы свести к минимуму ненужные телефонные звонки и личные встречи. Кроме того, вы можете упростить операции, перейдя от бумажных к цифровым контрольным спискам: это экономит время и может сократить многие расходы на ваше оборудование.

Также проведите технологический аудит. Сколько платных приложений сейчас установлено в вашей компании? Вы уверены, что используете их все? Если вы не использовали приложение в течение последних 90 дней, пора отменить подписку и перестать тратить деньги на то, что вам не нужно.

Возьмите за привычку проверять все платные технологии каждые два месяца. Более того, попробуйте их бесплатные версии, прежде чем платить за премиум-версию: убедитесь, что это приложение, которое действительно нужно для бизнеса.

2. Рассмотрите бесплатные, но эффективные маркетинговые стратегии

Да, вашему бизнесу нужна отличная маркетинговая стратегия для получения прибыли. Но если вы фокусируетесь только на платной рекламе и покупке средств массовой информации, будьте готовы попрощаться со своими бизнес-расходами.

Оптимизируйте свою стратегию с помощью недорогого, но высокоэффективного маркетинга.Начните бизнес-блог с классным контентом, рассмотрите возможность бесплатного продвижения в социальных сетях, попросите клиентов написать отзывы, получите бесплатные обратные ссылки из вашей сети и т. Д.

Методов много, и вы увидите относительно быстрый ответ с минимальными затратами для бизнеса. Более дешевые альтернативы включают:

Внутреннее SEO и маркетинг вместо того, чтобы платить кому-то другому.
Повышение осведомленности и доверия с помощью обзоров и рекомендаций на таких сайтах, как Quora или Reddit.
Реферальные программы.
Стратегии социальных сетей на правильных платформах (тех, где присутствует ваша целевая аудитория): Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, Snapchat.
Нетворкинг с влиятельными лицами в вашей нише. Это ваш шанс превратить их в защитников бренда, чтобы они помогли вам укрепить лояльность.

Нет необходимости удалять всю платную рекламу. Но, как видите, стоит попробовать и более дешевые альтернативы.

3. Передайте некоторые функции удаленным работникам.

Скорее всего, вы уже знаете, почему компаниям следует нанимать удаленных сотрудников: все дело в гибкости и повышении производительности.И экономия денег.

Удаленные команды сэкономят вам массу средств, устраняя необходимость в офисном оборудовании, принадлежностях для кофе, аренде большого офиса и т. Д. Да, это звучит как грубая математика, но подумайте о долгосрочной экономии и балансе работы и личной жизни ваших сотрудников :

По имеющимся данным, удаленные сотрудники демонстрируют на 82% меньше стресса, больше внимания и продуктивности. Они технически подкованы, амбициозны и больше ориентированы на результат. Более того, удаленные сотрудники более лояльны к своей организации.

Разумеется, вы должны быть технически подготовлены к работе с удаленными сотрудниками и управлению ими как можно лучше: подумайте об инструментах управления проектами, возможностях видеоконференцсвязи, инструментах удаленного доступа и т. Д.

И вы не должны беспокоиться об ответственности ваших удаленных сотрудников — существует довольно широкий выбор приложений для управления временем, которые могут помочь как вам, так и вашим удаленным сотрудникам не сбиться с пути. Кроме того, инструменты управления временем имеют и другие полезные функции для менеджеров, такие как учет рабочего времени по проекту, планирование смен или выставление счетов.

4. Или — нанять фрилансеров

Удаленный работник и фрилансер — это далеко не одно и то же. В то время как первый является вашим штатным сотрудником, который просто отсутствует в офисе, у последнего вообще нет никаких трудовых обязательств. Фрилансеры работают по своему графику, ставкам и гонорарам.

Подумайте, нужны ли вам с по штатные дизайнеры, составители контента, бухгалтеры или другие специалисты. Работа с фрилансерами позволяет сэкономить на отпусках сотрудников, обучении, отпусках по болезни, страховании и многом другом.Как правило, фрилансеры берут за свои услуги меньше денег, чем штатные специалисты, так что и здесь вы сэкономите.

5. Безбумажный интернет

Поначалу эти расходы кажутся минимальными, но они могут составить реальную сумму бизнес-расходов. Бумага, чернила, почтовые расходы, почтовые принадлежности — почему бы не заменить их цифровыми счетами, системами оплаты счетов и профессиональными создателями документов?

Source

Отказавшись от бумаги (если только печать не является неизбежной), вы можете сэкономить до 60% расходов на канцелярские товары на одного сотрудника в месяц.Кроме того, он экологичен: избавьте офисное пространство от тонны распечатанных листов, которые рано или поздно все равно попадут в измельчители.

6. Купить мебель и оборудование б / у

Вы можете значительно сократить бизнес-расходы, отказавшись от нового оборудования. Почему бы не купить отремонтированную мебель, которая часто бывает хорошей, но предлагается со скидкой?

Оборудуйте свой офис винтажными вещами. Он стоит копейки по сравнению с предметами роскоши, но выглядит и обслуживает почти так же. Дело в том, что вы можете сэкономить до 60% бизнес-расходов, покупая бывшее в употреблении, но хорошо работающее офисное оборудование, такое как принтеры, компьютеры и факсы.

7. Использование энергоэффективных поставщиков

Счета за коммунальные услуги также влияют на расходы вашего бизнеса, поэтому постарайтесь перейти на компактные люминесцентные лампы и энергоэффективные приборы. Да, они могут стоить дороже при покупке, но в конечном итоге сэкономят вам много денег.

То же самое и с традиционными телефонными линиями: дорогие и часто ненужные, они потребляют и энергию, и деньги. Выбирайте VoIP, сотовые телефоны и виртуальные телефонные линии, чтобы сократить расходы своего бизнеса.

8. Переехать в более доступный район

Подумайте, действительно ли вам нужно большое физическое место для вашего бизнеса. Проанализируйте, сколько площадей вы арендуете сейчас: стоит ли за это платить? Если возможно, уменьшите размер своего офиса, подумайте о рабочих местах открытой планировки или просто переезжайте в более доступное место. Такие изменения значительно сократят расходы вашего бизнеса.

Также подумайте об общих рабочих местах, если у вас есть неиспользуемое пространство в офисе. Превратите это в коворкинг или рассмотрите возможность субаренды.Это сэкономит некоторые расходы и (почему бы и нет?) Может привести к новым партнерским отношениям с компаниями, которые поделятся с вами пространством.

9. Или — представьте себе виртуальный офис

Если возможно, преобразовать свой бизнес в домашний, с удаленными сотрудниками и фрилансерами (упомянутыми выше) в штате. Это позволит вам сэкономить на аренде офиса. При необходимости подумайте о коворкингах или конференц-залах для деловых встреч.

Или представьте себе виртуальный офис: весь спектр ваших бизнес-функций доступен через Интернет.Они не только экономят ваше время и обеспечивают низкие технологические затраты, но и устраняют необходимость в аренде офиса и других коммунальных платежах.

Есть множество успешных компаний, у которых нет единого офиса, включая Buffer, Automattic, Basecamp и GitHub. Во всех этих компаниях работают сотни человек, и все они работают удаленно.

10. Рассмотрите возможность бартера и совместного маркетинга

Бартер — это обмен товарами и услугами. Допустим, у вас есть небольшой писательский бизнес, в котором вы отличный автор эссе, но у вас нет времени или навыков для продвижения своих услуг.Почему бы не предложить свои письменные услуги другим, которые взамен организуют для вас маркетинговую кампанию?

Благодаря такому бартеру вы также можете сократить коммерческие расходы. Бартерные сайты B2B, такие как TradeBank или U-Exchange, набирают популярность, так что попробуйте. Помимо финансовых выгод, это отличный шанс для расширения деловых связей и поиска новых клиентов или партнеров.

Существует множество методов совместного маркетинга: обменивайтесь рекламными местами с другими владельцами бизнеса, делитесь списками рассылки, публикуйте контент в блогах друг друга, когда это необходимо, и т. Д.Это сэкономит время и деньги на рекламу, но повысит ваш рейтинг, привлекая новых потенциальных клиентов.

11. Пересмотрите свой бизнес-бюджет

Без рабочего бюджета невозможно надлежащее управление финансами. Имея четкое представление о том, сколько денег у вас есть и какие расходы вы тратите каждый месяц, вы поймете, какие бизнес-расходы следует эффективно сократить.

Добавляйте ежемесячную проверку бюджета предприятия в свой список дел, чтобы узнать, что происходит, и рассмотреть все возможные варианты оптимизации.Своевременный аудит — это то, что лучше всего работает, чтобы избежать долгов и спрогнозировать, в какие месяцы у вас может быть мало денег, чтобы соответствующим образом реорганизовать все бизнес-расходы.

12. Сократить финансовые расходы

Компании теряют тысячи долларов на таких вещах, как высокие комиссии по кредитным картам, просроченные платежи по кредиту или сумасшедшие страховые полисы. Внимательно изучив свои финансовые счета и автоматизируя как можно больше финансовых процессов, вы можете значительно оптимизировать бизнес-расходы.

Во-первых, внедрите систему онлайн-платежей и настройте оповещения, чтобы избежать просроченных счетов.

Затем попросите у своей компании по обработке кредитных карт более низкую ставку, особенно если вы работаете с ними в течение длительного времени. Посетите свой банк и спросите, какие варианты они могут предложить таким владельцам бизнеса, как вы. Это не приведет к сокращению расходов одним махом волшебной палочки, но это разумный шаг к вашему финансовому здоровью в долгосрочной перспективе.

Также изучите свои страховые полисы: оцените их, сравните поставщиков и, если возможно, объедините полисы.И проведите анализ затрат и выгод, чтобы избежать ненужных долгов.

13. Мастер тайм-менеджмента

Навыки управления временем, такие как расстановка приоритетов, настройка S.M.A.R.T. цели и предварительное планирование могут иметь решающее значение в процессе оптимизации бизнес-затрат. И хотя некоторые приложения для управления временем помогают повысить продуктивность, другие позволяют оптимизировать работу компании для достижения лучших результатов.

Приложения

, такие как Focus Booster, могут помочь вам свести к минимуму отвлекающие факторы и сосредоточиться на задачах, ориентированных на результат.Программное обеспечение для учета рабочего времени, такое как DeskTime, помогает управлять проектами и анализировать их, чтобы вы могли оптимизировать бизнес-процессы.

Постановка целей, принятие решений, сосредоточенность, общение и даже терпение — все это входит в число навыков управления временем, которые необходимо развивать владельцу бизнеса. В конце концов, время — деньги. Как только вы научитесь управлять этим в интересах вашего бизнеса, финансовые выгоды не заставят себя долго ждать.

Перед вами

Мы что-нибудь пропустили? Какова ваша тактика №1 по оптимизации бизнес-затрат для увеличения доходов и других прибылей? Делитесь своим опытом в комментариях.

Этот гостевой пост от Лесли Вос — контент-стратега в блоге Bid4Papers, где она пишет об образовании, академическом письме, производительности, тайм-менеджменте и карьере, чтобы помочь студентам выжить в учебе в колледже.

Вы нашли эту статью полезной? Дайте ему хлопок!

41 год

Psst! Вы можете хлопнуть больше одного раза, если вам это очень понравилось 🙂

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать последние обновления

9 проверенных способов оптимизации бизнес-расходов

Один из наиболее эффективных способов улучшить ваш бизнес — это снизить эксплуатационные расходы.Снижение затрат позволяет использовать сэкономленные средства для действий, направленных на повышение вашей основной компетенции и достижение целей роста вашего бизнеса.

Таким образом, мы составили список из девяти тактик сокращения затрат в вашем бизнесе, которые доказали свою высокую эффективность.

Снижение затрат: 9 проверенных способов оптимизации бизнес-расходов

1. Дайте знать, что вы делаете покупки

Один из лучших способов сократить расходы, так сказать, не раскачивая лодку, — это сообщить каждому из ваших поставщиков, что вы собираетесь покупать их товары или услуги по цене.

Продавцы знают, что стоимость замены потерянного клиента намного выше, чем скидка, которую они могут предоставить для того, чтобы вы оставались рядом. Вы, вероятно, обнаружите, что ваши поставщики готовы снизить затраты на свои продукты или услуги, чтобы сохранить свой аккаунт в вашем бизнесе.

Некоторые скидки будут больше, чем другие, но экономия по вашему объединенному списку поставщиков может быть значительной. Вы также можете обнаружить, что некоторые из ваших поставщиков готовы модернизировать ваши услуги, предлагая вам больше по вашей текущей цене.

Если поставщик не желает предлагать вам что-либо ценное, чтобы вы оставались клиентом, оцените, действительно ли его конкуренты могут предоставить такие же преимущества вашему бизнесу по более низкой цене. Хорошие поставщики обычно стоят вложенных средств, но если вы потратите время на оценку того, что они предлагают, попросите скидки или, возможно, смените поставщиков, это может дать вашему бизнесу значительную экономию в долгосрочной перспективе.

2. Модернизируйте свой маркетинг

Максимально работать в эпоху цифровых технологий означает обновлять каждый аспект своей деятельности, в том числе то, как вы продвигаете свой бизнес.При эффективном внедрении цифровой маркетинг дает возможность значительно снизить стоимость ваших ежемесячных маркетинговых расходов.

Например, печатную рекламу можно заменить цифровой версией. Платформы цифровой рекламы, такие как Google Adwords, Facebook и LinkedIn, предоставляют точные инструменты таргетинга, которые позволяют гораздо эффективнее находить идеального покупателя. Более того, этот тип точного маркетинга позволяет привлекать более квалифицированных клиентов, что упрощает переход к платежеспособным клиентам.

Это приводит к значительному увеличению рентабельности инвестиций в маркетинг и даже сокращает ресурсы, требуемые от продаж для заключения новых сделок, оптимизируя весь процесс привлечения клиентов.

Инвестиции в ориентированный на конверсию веб-сайт, цифровую рекламу и поисковую оптимизацию могут обеспечить вашему бизнесу значительное улучшение результатов при одновременном сокращении затрат.

3. Осваивайте новые технологии

В то время как мы занимаемся модернизацией вашего бизнеса, внедрение новых технологий почти всегда приводит к снижению затрат.Новые бизнес-приложения могут помочь вам решить проблемы управления проектами, оптимизировать ваши операции и автоматизировать бесчисленные бизнес-задачи, и это лишь некоторые из них.

Оптимизация операций ведет к повышению эффективности и производительности, что, в свою очередь, ведет к снижению затрат. Когда вы делаете больше за то же время, вы тратите меньше, чтобы производить больше.

Говоря о сокращении затрат для бизнеса, мы не можем игнорировать возможности, которые предоставляют облачные вычисления.

Будь то перенос ваших данных и / или приложений в облако или просто внедрение решения VOIP для оптимизации ваших коммуникаций, эти современные технологии обеспечивают множество преимуществ для бизнеса, одновременно снижая затраты.

Перенос данных или приложений в облако — это, конечно, отличный способ сократить расходы, но это также означает, что вам никогда не придется платить за оборудование, предоставить вашим сотрудникам возможность подключаться из любой точки мира и всегда иметь доступность ваших технологий до Дата.

На самом деле облачные системы предоставляют так много преимуществ для бизнеса, что мы недавно написали исчерпывающую статью о наиболее важных преимуществах облачных вычислений.

4. Работа на дому

Это одно из преимуществ облачных вычислений, упомянутых в вышеупомянутой статье, а также очень эффективный способ снижения затрат для предприятий любого размера. Удаленные должности — это растущая тенденция, и при правильном исполнении они приносят пользу как работнику, так и работодателю.

Для сотрудника работа из дома означает большую гибкость, повышенную производительность, меньшие расходы и экономию времени.Для работодателя каждый удаленный сотрудник обеспечивает меньшее офисное пространство и снижает затраты на коммунальные услуги, оборудование и другую инфраструктуру, необходимую для размещения полноразмерного офиса и сопровождающего его персонала.

Те же принципы применимы и к нашей следующей тактике снижения затрат.

5. Аутсорсинг

Аутсорсинг означает разные вещи для разных предприятий. Независимо от того, собираетесь ли вы работать за границей или нанимаете стороннюю организацию для выполнения задач, которые в настоящее время выполняете внутри компании, аутсорсинг — очень эффективный способ сократить расходы.

Вы можете обнаружить, что более простые задачи, такие как ввод данных или обслуживание клиентов, могут выполняться сотрудниками за пределами Северной Америки за гораздо меньшую плату. По более чувствительным вопросам вам может быть неудобно отправлять эти должности за границу.

Тем не менее, вы все равно можете обнаружить, что, например, внешняя бухгалтерская фирма может удовлетворить потребности вашего предприятия в бухгалтерском учете с меньшими затратами для вашей внутренней бухгалтерии. В то время как многие внутренние команды не поддерживают наивысший уровень продуктивности, эти внешние группы обычно обеспечивают повышенную продуктивность благодаря передовым технологиям и оптимизированным бизнес-системам.

Удаление всего отдела может быть слишком сложным для начального шага, но рассмотрите возможность объединения различных отделов путем передачи различных задач или должностей на аутсорсинг. Например, вместо того, чтобы отдавать бухгалтерию на аутсорсинг, отдайте на аутсорсинг расчет заработной платы или автоматизируйте ее процессы с помощью сложного бизнес-приложения.

То же самое можно сказать о ваших командах по маркетингу, продажам, кадрам или ИТ (или практически любому другому отделу в этом отношении). Если ваши текущие команды не дают результатов, которые оправдывают затраты на их использование, вы можете найти внешние решения для обеспечения аналогичного (или даже большего) результата.

6. Снижение текучести кадров

Влияние регулярной текучести кадров больше, чем думает большинство предприятий. Стоимость найма и обучения новых сотрудников значительна. Не говоря уже о снижении производительности, которое происходит каждый раз, когда новый член команды должен быть интегрирован и ускорен в ваших системах.

Повышение удержания сотрудников — такая важная проблема, что у нас есть полное руководство по этой теме. Обязательно не пропустите!

7. Повышение эффективности и производительности

Часто одна из причин, по которой расходы выходят из-под контроля, заключается в том, что не хватает внутреннего подкрепления эффективности и производительности.Там, где менеджеры часто ставят задачи по достижению целей, они обычно основываются на минимальных улучшениях по сравнению с результатами предыдущих лет.

Ожидается, что те же самые менеджеры будут оптимизировать бюджеты, но их мотивация часто сосредоточена на максимально возможном сокращении общих затрат.

Вместо того, чтобы придерживаться систем, которые позволяют «выжить», побудите свое внутреннее руководство исследовать новые возможности, чтобы получить больше от существующих команд. Произведите революцию в своих внутренних системах, подражая дальновидным лидерам отрасли.Это может означать резкое повышение вашей производительности.

Кроме того, изучите новые инструменты, которые позволят вашим командам делать все возможное. Внедрение новых инструментов для поддержки точности, эффективности и производительности действительно может потребовать дополнительных финансовых вложений и перенаправленных ресурсов для их успешного внедрения. Однако, если результатом является более высокая доходность от существующего персонала, долгосрочная окупаемость инвестиций того стоит.

Может показаться нелогичным рекомендовать больше тратить в статье о сокращении затрат, но стоимость — это относительная цифра.Небольшое увеличение расходов оправдано, если оно приводит к более высокой отдаче от ваших сотрудников и увеличению вашей прибыли.

Поощряйте изобретательность, необходимую для развития вашего бизнеса. Именно так ведущие организации остаются актуальными и инвестируют в долголетие своего бренда.

8. Досрочная оплата счетов

Это менее известная тенденция, но многие из ваших поставщиков будут готовы предоставить вашему бизнесу скидку за досрочную оплату счетов. Скидка может показаться небольшой, но коллективные сбережения могут увеличиваться, особенно в течение финансового года.

Если вы не готовы оплачивать счета раньше, убедитесь, что оплатили их вовремя — еще один хороший способ избежать ненужных затрат в виде пени и штрафов за просрочку платежа.

9. Go Green

Эта тактика может показаться достаточно простой, но бесчисленное количество компаний по всему миру по-прежнему тратят природные ресурсы и свои бюджеты каждый месяц. Отказ от бумажных документов снижает затраты и, как правило, способствует повышению эффективности бизнес-систем и ведения документации. Установка энергоэффективного освещения, отключение неиспользуемых рабочих станций и оборудования, а также программирование термостатов могут значительно снизить затраты на коммунальные услуги.

Многие предприятия даже вкладывают средства в использование солнечной энергии, установку туалетов с низким уровнем смыва и приобретение кредитов на экологически чистую энергию. Все это приводит к снижению затрат и улучшению восприятия вашего бренда общественностью при правильном переносе.

Последние мысли

Когда дело доходит до снижения затрат в вашем бизнесе, ваш успех основан на одном — на действиях. Все вышеперечисленные методы доказали свою эффективность. Однако для их реализации требуется действие вашей команды.Мозговой штурм и планирование имеют свое место, но, чтобы по-настоящему сократить расходы, не упускайте возможность принять меры.

Как сделать оптимизацию затрат на ИТ: 3 стратегии

Что такое оптимизация затрат на ИТ?

Только в 2019 году мир потратил 3,8 триллиона долларов на ИТ-расходы. Ожидается, что эта цифра снизится до 3,6 млрд долларов в 2020 году из-за воздействия COVID-19, который вынудил компании принять меры по сокращению затрат. Нет лучшего времени для компаний, чтобы пересмотреть свое положение в отношении расходов на ИТ, определить возможности сокращения затрат и переосмыслить свою стратегию для обеспечения оптимальной ценности.По мнению КПМГ, ИТ-организациям необходимо пересмотреть свои затраты, чтобы определить свою готовность к будущему.

Оптимизация затрат на ИТ представляет собой серию стратегических мер, направленных на получение большего из меньшего. Расходы на ИТ — это огромная трата времени. Компании вкладывают средства в технологии и инструменты, которые им не нужны, только потому, что они сейчас в тренде. Но цель каждой инвестиции — получение прибыли, и вы хотите, чтобы ваша ИТ-инфраструктура приносила ценность, соизмеримую с вашими инвестициями.В противном случае вы должны устранить излишества и оптимизировать процессы, чтобы добиться рентабельности расходов на ИТ.

Сокращение затрат и оптимизация

Многие ошибочно принимают сокращение расходов за оптимизацию. Снижение затрат разовое, а оптимизация — постоянная. Когда ИТ-бизнес оптимизирует расходы, он строится вокруг сокращения расходов, чтобы максимизировать ценность бизнеса.

Однако, когда многие компании заявляют, что оптимизируют затраты на ИТ, на самом деле они просто сокращают затраты.Поскольку эффект последнего краткосрочный, он в конечном итоге проходит, и компания снова возвращается к исходной точке в поисках новой меры по сокращению затрат.

Что такое оптимизация затрат на ИТ? Чтобы быть ясным, методы оптимизации затрат на ИТ включают сокращение затрат; Конечно, вы не можете оптимизировать затраты, не исключив некоторых расходов. Но сокращение затрат похоже на похудение, которое может произойти либо из-за того, что вы стали лучше, либо из-за болезни. Конечная цель стратегической оптимизации расходов на ИТ — максимизировать ценность, то есть делать больше с меньшими затратами, а не сокращать затраты ради самого себя.

Приведенная ниже таблица дает представление о различиях между оптимизацией затрат и простым сокращением затрат.

Непрерывные действия Цель

	Снижение затрат	Оптимизация затрат
Модель	Не рассчитанное сокращение	Устойчивое и стратегическое сокращение
Усилия Процесс		Разовые действия	В первую очередь для сокращения финансовых потерь	В первую очередь для увеличения стоимости
Пример	Увольнение сотрудников или снижение заработной платы рабочих во время кризиса	Оцифровка и автоматизация процессов для повышения эффективности
Результаты	Реактивные, краткосрочные	Проактивные, долгосрочные

Ключевые принципы оптимизации затрат на ИТ

Если мы проводим различие между обычным сокращением затрат и стратегической оптимизацией затрат, мы должны быть готовы узнать о рычагах оптимизации затрат на ИТ, поддерживающих эту структуру.В самом деле, это как бы столпы оптимизации затрат в ИТ.

Финансовая прозрачность

Оптимизация затрат — это, прежде всего, финансовый вопрос. Вы хотите сократить расходы и потратиться на правильные вещи. В конце концов, цель технологии — извлечь из нее пользу для бизнеса. Это невозможно без финансовой прозрачности процесса. Почему? Прежде чем приступить к оптимизации затрат, необходимо получить представление о текущем состоянии ИТ-расходов в вашей организации.Это проинформирует области, в которых необходимо сократить расходы.

Gartner приводит следующую историю, чтобы проиллюстрировать эту мысль:

Директор по информационным технологиям крупного университета в США столкнулся с сокращением бюджета почти на 10%. Она могла бы сосредоточить свою энергию на поиске дополнительных средств на следующий год. Вместо этого ее стратегия заключалась в том, чтобы создать более прозрачное представление об ИТ, которое помогло бы ключевым заинтересованным сторонам университета понять свои расходы на ИТ и то, как бизнес-услуги ИТ влияют на производительность организации.

Прозрачность дает вам полное представление о том, как деньги поступают и уходят; это поможет вам принимать более разумные (основанные на фактах и данных) бюджетные и инвестиционные решения.

Люди и процессы

Руководители бизнеса и ИТ должны понимать, что технологии не могут перехитрить ни людей, которые их используют, ни процессы, которые их поддерживают. Эти три области (люди, процессы и технологии) дополняют друг друга.

Организации внедряют новые технологии для преобразования своих процессов.Но без правильных людей, которые могли бы использовать эти инструменты, все развалится. И когда мы говорим о правильных людях, мы имеем в виду не только информационные технологии. Нужные люди также должны понимать процесс и стратегию.

Допустим, организация хочет автоматизировать управление учетными записями, например, ей нужны люди, которые могут справиться с технологиями, но также люди, которые понимают финансовый аспект. В этом отношении веретено методов оптимизации затрат в ИТ затрагивает все аспекты организации.

Это объясняет, почему простого сокращения затрат недостаточно. Оптимизация затрат выходит далеко за рамки замены дорогой инфраструктуры экономичными облачными ресурсами. Для этого требуется всеобъемлющая стратегия, позволяющая максимально окупить ИТ-расходы и подготовиться к трансформации компании.

Непрерывный мониторинг

Разница между стратегиями оптимизации затрат на ИТ и сокращением затрат заключается в том, что последнее является разовым, а первое — непрерывным.Организация, которая пытается сократить излишества и стратегически сократить расходы, также должна быть готова к регулярному мониторингу эффективности. Это гарантирует, что отходы больше не будут накапливаться. Устойчивая оптимизация затрат невозможна без надлежащего управления затратами.

Вы должны постоянно проверять исходящие расходы, собирать отчеты и анализировать данные, чтобы гарантировать, что организация не сбивается с пути. Это поможет вам определить аномалии в структуре расходов и исправить их, прежде чем они распространятся по всей организации.

Кроме того, вам нужна мера контроля, чтобы не выходить за рамки бюджетных ограничений и предотвратить злоупотребления. Многие облачные платформы, в том числе Google Cloud, Azure и AWS, встраивают в свои платформы службы оптимизации затрат на ИТ в форме мониторинга. Перенос операций в облако — это не конец оптимизации затрат на ИТ; это начало.

Система оптимизации затрат на ИТ

Поняв, что оптимизация затрат в ИТ связана с максимизацией ценности, возникает вопрос, как определить ценность? То есть, как определить, что сокращение затрат с одной стороны приведет к увеличению стоимости? Ответ — структура оптимизации затрат на ИТ, и все сводится к приоритетам.

Система принятия решений

Gartner основана на 6 принципах, состоящих из вопросов, которые вы должны задать, прежде чем приступить к оптимизации затрат. Каждый поясняется ниже:

Потенциальная финансовая выгода : оптимизация затрат — это, по сути, финансовое решение. Определите, как действие повлияет на денежный поток и приведет к экономии, измеряя степень воздействия (малое, среднее или большое).
Влияние на бизнес : определите, какое влияние окажет движение на ваши повседневные бизнес-операции, будь то положительное или отрицательное.
Требование времени : оптимизация затрат в ИТ — долгосрочная стратегия, и реализация любого шага потребует времени. У вас должны быть определенные временные рамки для реализации и для эффективного отслеживания прогресса. Кроме того, следует ожидать, что и когда будет реализована экономия на ИТ после реализации инициатив по стратегическому сокращению затрат, будь то недели, месяцы или даже годы.

Степень организационного риска : максимальное увеличение стоимости ИТ-расходов требует определенных рисков и, возможно, компромиссов.Спрогнозируйте влияние, которое ожидаемые изменения окажут на компанию (низкое, умеренное или высокое), и оцените свою готовность адаптироваться к таким изменениям.
Степень технического риска ИТ : Это касается влияния инициативы по оптимизации на технические процессы и архитектуру, включая ОС, базы данных и приложения.
Требование к инвестициям : Услуги по оптимизации затрат на ИТ (а не обычное сокращение затрат) требуют инвестиций. Вот чего многие не осознают.Организации должны определить объем инвестиций, необходимых для реализации сбережений, а также их желание сделать такие вложения.

Изображение ниже составлено консультантами Gartner. Это ориентировочная визуализация требуемых усилий, а также относительных рисков и преимуществ различных инициатив, составляющих систему снижения затрат на ИТ. Факторы, используемые для построения карты, будут зависеть от различных факторов, включая отрасль и размер компании. Используйте его в качестве руководства, чтобы нарисовать свой и выяснить лучшие методы оптимизации затрат на ИТ для вашего бизнеса.

Источник: Gartner’s Cost Optimization Decision Framework

Стратегии оптимизации затрат на ИТ

Аутстаффинг

Согласно глобальному исследованию аутстаффинга, проведенному Deloitte в 2020 году, снижение затрат является основной причиной, по которой компании используют аутсорсинг, по крайней мере, для 70% опрошенных. Все больше и больше компаний переводят свои ИТ-операции в штат, чтобы сократить расходы.

Мировой рынок ИТ-аутстаффинга в прошлом году составил около 334 миллиардов долларов, и ожидается, что к 2025 году он вырастет до 398 миллиардов долларов.Это среднегодовой темп роста 4,5% в течение следующих пяти лет. Но аутстаффинг ИТ — это не просто метод снижения затрат; он стимулирует рост бизнеса, ускоряет доставку и повышает гибкость.

Аутстаффинг «по-прежнему рассматривается как фактор, способствующий трансформации бизнеса», говорится в отчете Deloitte. Аутстаффинг не просто дает вам доступ к более широкому кругу талантов; он также позволяет вам получить доступ к критически важной инфраструктуре по запросу, эффективно устраняя накладные расходы, связанные с наймом и наймом постоянных сотрудников, а также с обслуживанием их услуг.Речь идет о консультантах, старших разработчиках и других ИТ-специалистах, нанятых по более доступным ценам.

Внедрение гибридного облака

В результате радикальной цифровой трансформации устраняются физические хранилища и аппаратная инфраструктура, а также затраты, связанные с их владением. Более рентабельно использовать облачные сервисы и платить по требованию, чем держать физическую инфраструктуру на неопределенный срок. Осознав это, предприятия переходят на модели «программное обеспечение как услуга».

Согласно опросу IDG 2020 Cloud Computing Survey, внедрение бизнес-облака выросло с 73% в 2018 году до 81% в 2020 году. А средний бюджет облачных вычислений увеличился на 59% за тот же период.

Источник: Исследование облачных вычислений 2020 г., idg.com

Используя облако, вы можете выбирать ресурсы, которые вам нужны, и платить только за них, вместо того, чтобы платить за всю систему, из которой вы используете только небольшую часть. Аналогичным образом, обновления облачных ресурсов доставляются без проблем, и у них нет такого срока хранения, как у физической инфраструктуры.В конце концов, ценность для вашей компании от внедрения облачной модели выходит далеко за рамки сокращения затрат. Облако помогает вам улучшить ваши операции и лучше внедрять инновации.

Виртуализация

Замена физической инфраструктуры виртуальными компонентами — отличный способ сократить расходы при одновременном повышении операционной эффективности. Виртуализация баз данных довольно сложна и кажется высокоуровневой, но конечный результат, заключающийся в большей гибкости и производительности, намного перевешивает аргументы против этой меры.Во-первых, виртуальные серверы имеют сокращенное время развертывания. А в мире, где время — деньги, остальное уже история.

Однако обратите внимание, что виртуализация часто требует некоторых начальных затрат на установку серверов и т.п. Но помните, что оптимизация затрат (в отличие от простого сокращения затрат) имеет долгосрочную перспективу; В конечном счете, преимущества виртуализированных сред по экономии затрат весьма значительны. Виртуализация устраняет накладные расходы на физические серверы, затраты на лицензирование и т. Д.

Многие технологические компании полностью виртуальны, но все же поднялись по лестнице известности и эффективности. Некоторые примеры: Buffer, Basecamp, Zapier, Automattic, Toptal и т. Д.

Опыт ProCoders в оптимизации затрат на ИТ

Благодаря аутсорсингу SaaS-компания FrontEgg смогла снизить затраты на человеческие ресурсы на 38%, одновременно повысив эффективность выполнения проектов на 30%.

FrontEgg передал часть своих проектов разработчикам ProCoders.Это устранило хлопоты по найму и адаптации новых разработчиков, а также связанные с этим расходы. ProCoders собрал команду разработчиков, обладающих навыками, необходимыми для FrontEgg, всего за две недели. Этот пример показывает, как аутстаффинг может быть источником доступных и эффективных услуг.

Заключение

Напоследок помните, что оптимизация затрат на ИТ является мостом между финансовым и технологическим отделами и в конечном итоге затрагивает всю организацию.Это тщательно продуманная стратегия, к которой вы должны надлежащим образом подготовиться, если хотите добиться успеха. Цель не просто в экономии затрат; цель — повысить эффективность бизнеса при этом.

Оптимизация затрат — Группа прибыли

Оптимизация затрат для бизнеса: идеи и цели

Эта статья призвана помочь предприятиям понять важность оптимизации затрат и почему она должна выходить за рамки простого сокращения расходов. Эти стратегии могут помочь вашему бизнесу найти устойчивую основу.

Оптимизация затрат — это постоянные усилия, направленные на стимулирование расходов и снижение затрат при максимальном увеличении ценности для бизнеса. Он помогает сбалансировать расходы компании и получить максимальную отдачу от каждой потраченной копейки. Оптимизация затрат предназначена для получения лучших цен и условий для всех деловых покупок, для стандартизации, упрощения и рационализации платформ, приложений, процессов и услуг. Он предназначен для автоматизации и оцифровки ИТ и бизнес-операций.

В эту цифровую эпоху бизнес должен работать над оптимизацией бизнеса и ИТ-затрат, чтобы повысить производительность и эффективность бизнеса.Оптимизация затрат на ИТ направлена на то, чтобы все ИТ-закупки, от оборудования до программного обеспечения и сетевых подключений, были необходимы и использовались. Он контролирует, чтобы все продукты и услуги приобретались по лучшим ценам и на лучших условиях. Это гарантирует, что фактическое потребление, такое как пропускная способность фиксированной связи и использование мобильных данных, совпадает с тем, за что платит компания.

Согласование потребления с затратами — это то, что обеспечивает оптимизация затрат, и это долгосрочное решение для распределения вашего ИТ-бюджета.

Идеи оптимизации затрат для бизнеса

Практически все ИТ-директора знакомы с идеей сокращения затрат на ИТ, но эволюция цифрового бизнеса заставила ИТ-отделы строго смотреть дальше простого сокращения расходов.И почему бизнес должен уделять больше внимания ценности информационных технологий для бизнеса? Ниже приведены области, на которых каждый бизнес должен сосредоточиться и использовать информационные технологии для улучшения бизнес-результатов.

1. Оцифровка бизнес-процессов

Для бизнеса остается проблемой перейти на цифровой уровень, более высокий бизнес-процесс, который является важной частью корпорации. Создание подхода, в котором сочетаются компетенции и опыт.Внедрение управления операциями в рамках бизнеса скоро станет нормальным процессом.

2. Культура непрерывного совершенствования

Бизнесу следует попытаться адаптироваться к новым и экономичным усилиям по улучшению вместо того, чтобы работать над отходами, которые проявляются в форме переделок и задержек. Идею «это то, что мы всегда делали» следует развить или избегать.

3. Самообслуживание клиентов

ИТ-директорам следует разработать обновленную стратегию работы с клиентами, которые обращаются по запросу и ожидают быстрого ответа.

4. Повышение эффективности бизнеса с помощью аналитики

Расширенная аналитика может спасти жизни, снизить волнение клиентов и предоставить более безопасное оборудование, используя предоставленную информацию для улучшения таких областей бизнеса, как удержание клиентов или положительный отклик, которые имеют большое влияние на бизнес . Научитесь осознавать важность аналитики.

5. Аутсорсинг бизнес-процессов

Управление аутсорсингом бизнес-процессов (BPO) является сложной задачей для компаний.Это окажет большое влияние на услуги BPO, если вы придадите значение и сосредоточитесь на результатах компании, таких как удовлетворенность клиентов.

6. Улучшение управления данными

Информация — это большой актив компании. Благодаря эффективному обмену данными, когда люди со всего предприятия смогут получить доступ к совместно используемой информации, можно добиться более быстрого принятия решений и большей выгоды для бизнеса.

7. Автоматизация процессов

От автоматизации до робототехники.ИТ-директора и руководители предприятий должны знать, как использовать Интернет вещей (IoT) и высокотехнологичные машины для разработки интеллектуальных методологий компании.

8. Улучшение управления активами

Использование Интернета вещей для бизнеса, чтобы получить доступ в режиме реального времени к информации и производительности для более эффективного принятия бизнес-решений.

9. Оптимизация цепочки поставок

ИТ-директорам необходимо следить за увеличением продаж, а не только за сокращением затрат с помощью сочетания традиционных и нетрадиционных методов, чтобы максимизировать затраты на ИТ и организацию.

10. Улучшение управления запасами

Поскольку запасы являются активом оборотного капитала, их сокращение будет способствовать увеличению стоимости компании.

Важные цели оптимизации затрат на ИТ

Бизнес должен настроить ИТ для получения максимальной выгоды, которую он может предложить. Эта стратегия может помочь организации обрести стабильность. Надлежащая оптимизация затрат заключается в балансировании, минимизации рисков и затрат, уделяя при этом особое внимание выгоде для бизнеса.Выполнить все эти три задачи непросто, но необходимо, иначе риск обрушит организацию.

Минимизация риска

Каждый может согласиться с Марком Цукербергом в том, что «самый большой риск — это не рисковать», но все также согласятся, что существуют некоторые несущественные риски, которых следует избегать, чтобы предотвратить расходы и убытки. В соответствии с этим ИТ-отделы должны планировать многообещающее будущее. Инвестирование в программное обеспечение для прогнозирования емкости — один из лучших способов сделать это, поскольку оно минимизирует затраты за счет определения того, когда можно сократить расходы на облако и устранения ненужных серверов и оборудования.

Минимизация затрат

Расходы на ИТ необходимы для развития бизнеса, а минимизация затрат является важным элементом стратегии оптимизации ИТ. Предприятиям не следует тратить лишние деньги ради ограниченных льгот. Хотя некоторые компании получают выгоду от сокращения операционных расходов, есть другие способы минимизировать их, сохраняя при этом счастливое рабочее место. Один из способов сделать это — выбрать правильное место для размещения приложений, поскольку некоторые приложения не используют облако в качестве хоста.Поэтому понимание того, где приложения работают лучше всего, было бы полезно, вы можете использовать для этого службу аналитики производительности.

Максимизация стоимости бизнеса

В качестве основной цели оптимизации затрат на ИТ максимизация стоимости бизнеса означает разумные инвестиции, которые могут обеспечить высокую прибыль. Ищете методологии, которые могут увеличить доход за счет повышения эффективности процедур. Это один из способов опередить конкурентов — использовать инновации, а не тратить слишком много времени на маркетинг.Использование этих разработанных методологий, таких как DevOps, Agile и Lean, может оказать хорошее влияние на продуктивность ИТ и всего бизнес-процесса.

В целом, любой бизнес может оптимизировать ИТ-расходы, используя эти стратегии, и их реализация будет означать растущее преимущество ИТ в каждой компании.

Заключение

Оптимизация затрат на ИТ позволяет бизнесу максимизировать свою ценность. Из-за снижения затрат на ИТ растет спрос на затраты на оптимизацию ИТ, чтобы повысить ценность организации.

В эту эпоху, когда предприятия переходят на цифровые технологии, предприятия используют сочетание ИТ и оптимизации затрат для повышения эффективности своей организации за счет инвестиций в разумные технологии. Одним из основных факторов достижения эффективной оптимизации затрат на AWS является использование процессов как части бизнес-стратегии и технологической стратегии для поиска новых возможностей.

7 передовых методов оптимизации затрат на ИТ

Источник: Cognizant

Из них возникают различные области и функции, в которых ИТ-отделы могут конкретно реализовать преимущества в расходах и позиционировать операционные процессы для постоянного улучшения.Есть также определенные подводные камни, на которые следует обратить внимание, главным образом потому, что «оптимизация затрат» и «сокращение затрат» — это не одно и то же.

Работа с поставщиками по ценам и условиям

ИТ-отделы уже давно сосредоточены на получении лучшей цены за запрашиваемые покупки, но сроки также могут помочь оптимизировать расходы. Сюда входят не только условия оплаты или долгосрочные контракты на получение прибыли, но также компромиссы и менее ощутимые выгоды. Кредиты на обучение или уроки на месте, поддержка внедрения, представительство на месте и маркетинговое сотрудничество могут сделать доллары, потраченные на одну покупку, более ценными для организации.

Остерегайтесь привязки к поставщику из-за контрактов с очень высокими затратами на выход, чрезвычайно долгими сроками, и все, что предполагает сотрудничество с конкурентом, может быть нарушением. Эти типы позиций могут ограничивать способность организации тестировать и переходить к новым технологиям и инновациям. Установите взаимовыгодные отношения с поставщиками, чтобы повысить скорость и точность и минимизировать риск новых внедрений.

Объединить общие службы

Команды системного администрирования, хранения и сетевого администрирования должны работать в одной команде.Это исключает дублирование усилий, обеспечивает согласованность операций и сводит к минимуму доработку или интеграцию в дальнейшем.

Несмотря на то, что существует тенденция объединять службы поддержки приложений и производства исключительно с группами продуктов, которые они поддерживают, это может помешать этим ресурсам вносить вклад в организацию в целом.

Не все ресурсы выигрывают от участия в группе общих сервисов, но существуют гибридные модели, которые позволяют объединить их в аналогичные группы продуктов.Эти группы по-прежнему являются частью ИТ-персонала, но их приоритеты определяются бизнесом.

Поддержание взаимодействия ИТ-персонала друг с другом, оставаясь при этом частью их отдельных бизнес-групп, позволяет обмениваться идеями, знаниями и информацией без ущерба для поддержки, необходимой бизнес-продуктам. Это также позволит сбалансировать рабочие нагрузки и лучше распределять их.

Консолидация и стандартизация инфраструктуры

В основе сокращения затрат, связанных с ИТ, лежит интеграция, обновление и модернизация аппаратных устройств и программных приложений, в каких бы формах они ни находились.Устаревшие системы могут истощать прибыль каждый день, но переход на новые системы, ускоряющие процессы, которые они поддерживают, вызывает сильное сопротивление, а также неизбежный риск.

Это может быть особенно сложно, когда независимые проекты, различные бизнес-функции или слияния в различных географических регионах привели к дублированию всей организации в целом.

Современные решения облачной инфраструктуры могут помочь устранить сложности и упростить управление программным обеспечением и его обновления в три этапа:

Использование гибридной многооблачной архитектуры для ускорения процессов
Сделайте инфраструктуру гибкой и конвергентной
Объедините различные системы для централизации управления и администрирования

Проверьте системы на предмет фактического использования — затраты на оборудование быстро увеличиваются, когда рабочая нагрузка меньше, чем сборка и лицензирование.Будьте осторожны, когда дело доходит до лицензирования программного обеспечения — даже самые лучшие модели ценообразования могут быть искажены при консолидации рабочих нагрузок в недостаточно используемых системах. В частности, с базами данных, это оказалось сложным и потенциально дорогостоящим в традиционных инфраструктурах.

Внедрение гиперконвергентной инфраструктуры (HCI) может минимизировать количество ресурсов, необходимых для обслуживания вычислений, систем хранения и сетевых систем. Несмотря на то, что инвестиции в HCI связаны с первоначальными затратами, они могут значительно сократить общие расходы на центр обработки данных, расходы на обслуживание и поддержку.В дополнение к операционной эффективности гиперконвергенция добавляет в смесь масштабируемость, эффективность обработки данных и более быстрое развертывание.

5 стратегий для эффективной оптимизации затрат на ИТ

Лучший способ начать инициативу по оптимизации затрат на ИТ — сосредоточиться на действиях, обеспечивающих максимальную и быструю окупаемость инвестиций. Будьте осторожны, устанавливая временной горизонт для выплаты слишком далеко. ИТ и бизнес будут меняться слишком быстро, чтобы заглядывать в будущее более чем на год или два.Технологии постоянно меняются, предприятия реорганизуются и сливаются с другими организациями, меняются конкурентные силы и бизнес-стратегии.

Хотя наверняка могут быть и другие источники потерь, наибольший потенциал экономии обычно можно найти в операциях с инфраструктурой, будь то ресурсы, которыми вы владеете в своем локальном центре обработки данных, или ресурсы, на которые вы подписываетесь через общедоступную облачную службу. Каждый случай избыточного выделения ресурсов сам по себе является пустой тратой. Но это также оказывает влияние на лицензии на программное обеспечение, расходы на системное администрирование и многое другое.При наличии правильных инструментов идентификация и правильный размер избыточно выделенных ресурсов — это простая дисциплина, которую можно даже автоматизировать.

В этой статье я определил наиболее важные компоненты стратегии оптимизации затрат и то, что вам нужно учитывать при их реализации.

1. Согласование инициатив с приоритетами бизнеса

Рекомендации и передовой опыт, изложенные в этой статье, касаются того, как добиться максимальной отдачи от ваших усилий с денежной точки зрения — основы оптимизации затрат.Но прежде чем вы перейдете к этому, важно подумать и о других приоритетах.

Оптимизация, автоматическое масштабирование, своевременное выделение ресурсов и повышение осведомленности о затратах — все это действия, которые положительно влияют на результаты компании. Сведение к минимуму затрат увеличивает чистую прибыль. Но важно также учитывать цель ИТ — стимулировать рост выручки. В эпоху цифровой трансформации ИТ часто являются основной движущей силой увеличения проникновения на рынок, сокращения времени выполнения заказов и стимулирования инноваций.Только рассмотрение затратной части уравнения может противодействовать всеобъемлющим бизнес-целям роста доходов. Важно всегда проверять меры по оптимизации для достижения этих целей. «Оптимизация» стоимости означает поиск правильной, а не самой низкой стоимости.

Еще один важный аспект, который следует учитывать, — это важность общения для получения поддержки со стороны бизнеса. Ключевым моментом является разделение мотивов и обоснования этих инициатив. Отсутствие поддержки планируемых вами изменений может подорвать самый хорошо продуманный план.Отсутствие консультаций с бизнесом негативно отразится на ИТ и упускает из виду то, что ИТ существуют для поддержки бизнеса.

В своем стремлении изменить поведение и рассмотреть вопрос о повышении затрат вам необходимо быть ближе к своим клиентам — к бизнесу. Важно регулярно общаться с бизнес-командами, чтобы понимать их потребности и планы. Это укрепит взаимное доверие и поддержку планов оптимизации. Отказ от транзакционных отношений и более частое взаимодействие также позволит вам оптимизировать ваши стандартизированные предложения и минимизировать дорогостоящие нестандартные запросы за счет формирования их инфраструктурных потребностей на ранней стадии.

Успешная и длительная оптимизация затрат требует взаимного согласования приоритетов.

2. Повышение прозрачности гибридной ИТ-среды

Оптимизация стоимости ИТ-услуг требует прозрачности всех различных компонентов, участвующих в предоставлении услуг. Но на самом деле организации часто не имеют такой видимости. Гибридная ИТ, включающая как общедоступную облачную службу, так и традиционные операции локального центра обработки данных, стала новой нормой почти для каждой организации.Компоненты служб по всем направлениям были перенесены или запущены с использованием общедоступных облачных сервисов. Часто размещение было гибким (из-за сроков поставки, стоимости, безопасности и т. Д.) И не входило в тщательно продуманный генеральный план. Это привело к тому, что отдельные бизнес-услуги часто охватывают несколько платформ и поставщиков услуг.

Аналогичным образом, используемые инструменты управления также не были выбраны на основе надежной гибридной ИТ-стратегии. Каждый из них охватывает часть среды или конкретную технологию и не дает полного представления.Чтобы понять использование и производительность гибридных сервисов, вам нужен инструмент, который предлагает единую видимость и анализ для всей среды.

Из-за разрозненности сбор и анализ данных затрудняется и отнимает много времени.

3. Определение структур затрат

Чтобы правильно оценить экономию затрат, вам необходимо определить структуру затрат для вашей операционной среды. Разбивка стоимости на отдельные компоненты позволяет быстро оценить различные альтернативы и убедиться, что финансовая отдача является наивысшим приоритетом.Программы оптимизации без постоянного расчета финансовых последствий рискуют превратиться в просто техническое упражнение и упустить из виду главную цель: снижение затрат.

Для облачных сервисов (IaaS, PaaS или SaaS) от третьей стороны это относительно простой процесс, в котором стоимость экземпляра, транзакции, пользователя и т. Д. Является основой бизнес-соглашения и условий подписки. То же самое относится к настройкам, в которых хостинг и управление собственной инфраструктурой были переданы на аутсорсинг третьей стороне.Но в обоих случаях в соглашении все же могут быть некоторые параметры, такие как скидки на основе объема или срочные обязательства, которые необходимо отразить в структуре.

Для традиционной локальной инфраструктуры, размещенной в вашем собственном центре обработки данных, вам обычно придется немного больше подготовиться. Чтобы рассчитать стоимость эксплуатации всей системы или отдельных ресурсов, назначенных ей, вам необходимо определить стоимость:

Специализированные аппаратные компоненты
и гипервизор
Усилия по обслуживанию и администрированию

Обычно на этих трех предметах стоит сосредоточиться в первую очередь.Для более точной оценки вы можете в конечном итоге рассмотреть возможность увеличения стоимости подключения к сети через общий ресурс, оборудование (питание, охлаждение, площадь пола) и лицензии на программное обеспечение. Но важно не зацикливаться на построении идеальной структуры. Начните с простой модели, которую можно постепенно улучшать, добавляя больше слоев.

Большинство организаций ограничили свои возможности набором стандартных конфигураций, которые они предлагают. В таких ситуациях агрегированная цена, основанная на перечисленных выше факторах, может быть просто предварительно определена для каждой конфигурации.

4. Безопасное определение неэффективности

Каждая организация стремится избежать чрезмерного выделения ресурсов инфраструктуры, но это легче сказать, чем сделать. Первая задача — это оценка оптимального количества ресурсов, которые нужно выделить для новых рабочих нагрузок и приложений. Независимо от того, сколько усилий вы приложите к этому, вы, скорее всего, проиграете на определенный процент.

В тех случаях, когда у вас все получается правильно, условия, в которых работают ваши приложения, вероятно, со временем изменятся.

Интенсивность нагрузки зависит от сезонности бизнеса
Изменения в бизнес-процессах влияют на спрос на услуги
Ресурсы, выделенные на основе прогнозов, необходимо скорректировать с учетом реальных результатов

Это означает, что вам по-прежнему необходимо оценивать, а затем оптимизировать или даже выводить из эксплуатации избыточно выделенные ресурсы на постоянной основе. В процессе выявления избыточных распределений важно включать достаточно исторических данных, чтобы охватить полный бизнес-цикл каждой анализируемой рабочей нагрузки.

Для ресурсов, выделенных в общедоступном облаке, эти усилия по правильному выбору размера будут иметь прямое влияние на ваши общие расходы на облако. Автоматизированный процесс выбора правильного размера должен быть частью вашего непрерывного процесса управления и может значительно снизить затраты на ваше облако.

Для локальной инфраструктуры, где общая стоимость складывается из комбинации капитальных (CapEx) и операционных (OpEx) затрат, влияние будет менее прямым и возникнет с небольшой задержкой. Компонент CapEx, фактические вложения в инфраструктуру, иногда считается невозвратными затратами.Но такой ленивый подход излишне пессимистичен. Ваша способность возместить затраты зависит от того, сможете ли вы успешно перенаправить выявленный избыток и заменить или отложить другие запланированные инвестиции. Рекультивация и новый спрос на ресурсы могут не совпадать, что приведет к некоторой задержке воздействия на чистую прибыль. Но это не должно служить оправданием того, что вы не пытались. Большинство современных архитектур, основанных на гипервизорах и пулах виртуальных ресурсов, предлагают хорошие механизмы для эффективного управления ресурсами и правильного определения размера.

5. Распределить затраты на основе действия

До сих пор мы сосредоточились на разработке процесса исправления неоптимальных положений. Часто анализируя выделенные ресурсы и определяя корректирующие действия, вы можете значительно сократить количество отходов.

Но если нет затрат, связанных с использованием ИТ-ресурсов различными бизнес-подразделениями на предприятии, существует риск того, что каждое подразделение будет продолжать использовать ресурсы для максимизации собственной потенциальной выгоды в ущерб предприятию в целом. .Простой способ еще больше обеспечить эффективное использование ресурсов — взимать плату с каждого бизнес-подразделения в соответствии с их потреблением.

Для общедоступных облачных ресурсов это просто. Плата именно за то, что вы используете, является фундаментальным механизмом платформы, и не передавать эту стоимость бизнес-подразделениям означает упустить прекрасную возможность повысить осведомленность о затратах. Позволить каждому центру затрат оплачивать то, что они используют, и одновременно помочь им в оптимизации затрат, поможет снизить общие затраты.

Для традиционных локальных сред ЦОД это, возможно, не так просто и предъявит некоторые новые требования к вашим операционным процессам:

Вам нужны инструменты, которые точно отслеживают активность клиентов, особенно для определения отдельных арендаторов, использующих общие ресурсы.
Вам необходимо агрегировать общую стоимость, включая амортизацию капитальных вложений, для задействованных ресурсов.
Вам также следует составить план преодоления культурных барьеров для внутренних сборов, особенно если ваша организация исторически считала ИТ внутренним центром затрат.

Если эти требования создают слишком большую проблему и серьезно влияют на ваши сроки, ищите компромиссы, которые могут быстрее сдвинуть инициативу с мертвой точки.

Хорошо продуманная политика распределения обеспечивает прозрачность бизнеса, когда дело касается затрат, и способствует принятию продуманных бизнес-решений для всей компании, требуя минимальных накладных расходов на распределение и надзора после внедрения. Но это не должно быть вашей единственной мерой. Он дополнит, но не заменит постоянные усилия по выбору правильного размера, описанные в этапах 2–4.

Промыть и повторить

После того, как вы закончите проект оптимизации затрат, вы, вероятно, определите несколько вещей, которые можно оптимизировать в дальнейшем.

textrunet.ru — Жизнь диктует — я записываю

Оптимизация расходов бизнеса: Как бизнесу оптимизировать расходы в кризис

Как бизнесу оптимизировать расходы в кризис

Как сократить расходы, не убивая свой бизнес

Оптимизируем затраты, чтобы бизнес рос

Классификация затрат

Оптимизация издержек: что это и когда нужно

Чистое снижение расходов

Интенсификация издержек

Фиксация затрат

Распространенные ошибки

Снижение ФОТ

Сокращение вложений в маркетинг

Пренебрежение качеством

Переключаем ресурсы на рабочий процесс

Бенчмаркинг

Информационный поток

Модернизация оргструктур

Создание нового мышления

Конструкторский подход

Затягиваем пояса

На чем сегодня можно сэкономить

Вывод

5 советов, как оптимизировать расходы на ИТ в эпоху COVID-19

Оптимизация расходов в бизнесе

Добавить комментарий

Оптимизация расходов во времена кризиса

Взгляд на оптимизацию ИТ-затрат сквозь призму бизнес-процессов

10 идей по оптимизации затрат — Разумнее с Gartner

Оптимизация затрат: упреждающий стратегический подход к затратам

13 Тактики оптимизации затрат на 2021 год

Хотите получать от своего времени максимум удовольствия?

1. Использовать современные технологии для бизнес-процессов

2. Рассмотрите бесплатные, но эффективные маркетинговые стратегии

3. Передайте некоторые функции удаленным работникам.

4. Или — нанять фрилансеров

5. Безбумажный интернет

6. Купить мебель и оборудование б / у

7. Использование энергоэффективных поставщиков

8. Переехать в более доступный район

9. Или — представьте себе виртуальный офис

10. Рассмотрите возможность бартера и совместного маркетинга

11. Пересмотрите свой бизнес-бюджет

12. Сократить финансовые расходы

13. Мастер тайм-менеджмента

Перед вами

Вы нашли эту статью полезной? Дайте ему хлопок!

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать последние обновления

9 проверенных способов оптимизации бизнес-расходов

Снижение затрат: 9 проверенных способов оптимизации бизнес-расходов

1. Дайте знать, что вы делаете покупки

2. Модернизируйте свой маркетинг

3. Осваивайте новые технологии

4. Работа на дому

5. Аутсорсинг

6. Снижение текучести кадров

7. Повышение эффективности и производительности

8. Досрочная оплата счетов

9. Go Green

Последние мысли

Как сделать оптимизацию затрат на ИТ: 3 стратегии

Что такое оптимизация затрат на ИТ?

Сокращение затрат и оптимизация

Ключевые принципы оптимизации затрат на ИТ

Финансовая прозрачность

Люди и процессы

Непрерывный мониторинг

Система оптимизации затрат на ИТ

Стратегии оптимизации затрат на ИТ

Аутстаффинг

Внедрение гибридного облака

Виртуализация

Опыт ProCoders в оптимизации затрат на ИТ

Заключение

Оптимизация затрат — Группа прибыли

Оптимизация затрат для бизнеса: идеи и цели

1. Оцифровка бизнес-процессов

2. Культура непрерывного совершенствования

3. Самообслуживание клиентов

4. Повышение эффективности бизнеса с помощью аналитики