Оптимизация расходов бизнеса – Оптимизация доходов и расходов: управление затратами предприятия

Все затраты подразделяются на:

• Высокоприоритетные. Такие затраты необходимы предприятию для продолжения его деятельности. К ним относят выплату заработной платы сотрудникам, закупку сырья для производства.
• Приоритетные. Это расходы на оплату мобильной связи, рекламу. Если остановить выплаты по данной статье, то работа компании собьется.
• Допустимые. К ним относят льготы для работников, оплату санаторного лечения персоналу. Если у предприятия нет свободных средств, то данные выплаты можно приостанавливать, но предпочтительнее их сохранять.
• Ненужные. Примером таких затрат может служить оплата частного перелета для руководителя компании. Отмена таких расходов отрицательно не повлияет на деятельность компании.

При выборе экспресс-снижения расходов в первую очередь прекращают выплаты по «ненужной» статье и резко ограничивают допустимые. Первые две категории сокращать не желательно.

Быстрое снижение расходов

Оптимизация расходов на предприятии быстрыми темпами возможна в результате проведения ряда мероприятий. Чтобы максимально эффективно снизить расходы, руководство должно определить, на чем экономят в первую очередь.

1. Экономят на материалах для производства и сырье. Пути для оптимизации расходов могут быть разными. Пересмотр договоров с поставщиками с целью получения товара по выгодной цене — наиболее эффективный способ снижения затрат. Также поставщики могут предложить отсрочки по оплатам, что даст компании возможность собрать необходимую сумму без получения дополнительных кредитов.
2. Анализ затрат на транспорт и оптимизация данной статьи расходов. Кроме того, снизить можно расходы на электроэнергию, телекоммуникации. Транспортный отдел можно предоставить в аутсорсинг, а затем обратиться в логистический центр, который составит программу снижения расходов на транспорт. Для снижения расходов на электроэнергию контролируют ее расход, следят за уровнем освещенности в темное время, устанавливают энергосберегающее оборудование. Уменьшение списка сотрудников, которым положена корпоративная мобильная связь значительно снизит затраты. Можно договориться с мобильным оператором или поставщиком телекоммуникационных услуг о заключении корпоративного контракта с выгодными условиями.
3. Сокращения персонала и уменьшение ФОТ. Аутсорсинг и фриланс эффективно снижают затраты на выплату з/п персоналу, а рекрутинговые компании или внутренний отдел подбора персонала помогут заменить неэффективных сотрудников. К примеру, не обязательно иметь в штате уборщицу. Обслуживающий персонал на аутсорсинге позволит экономить до 20% выплат, приходящихся на каждого сотрудника.

Еще один вариант — оптимизация расходов за счет снижения оплаты труда, но предоставления социальных выгод: расширения перечня условий медицинской страховки, предоставление сотрудникам питания за счет компании или бесплатного кофе в автомате. Исследования показывают, что вложение в таком случае будет прибыльным в долгосрочной перспективе, так как повысит лояльность персонала.

Систематические сокращения

Как следует из названия данного способа оптимизации, его суть заключается в проведении периодических мероприятий, направленных на снижение затрат.

1. Управление инвестициями. Долгосрочные вложения всегда должны быть тщательно обоснованы.Чтобы компания приобрела новое, более эффективное оборудование, заинтересованный отдел должен аргументировать, в чем будет выгода для компании, когда окупится данный проект, когда начнет приносить прибыть. Внедрение новых конкурентоспособных технологий помогает развитию бизнеса. Однако принимая решение о покупке чего-либо, руководство должно помнить об основной цели — снижении затрат.
2. Управление закупками. Оно заключается в периодическом поиске новых поставщиков, предоставляющих качественный товар по более выгодным ценам.
3. Управление бизнес-процессами. «Внезапный менеджмент», столь присущий нашей стране, сильно сказывается на принципах ведения бизнеса. С точки зрения новых методик, при организации бизнес-процессов предлагается взглянуть на производство со стороны покупателя. Проводят анализ процесса. Руководителю предприятия необходимо спросить себя, будет ли покупатель платить за это? Клиент не захочет оплачивать перемещение товаров, простои, переоборудование производства без изменений, улучшающих товар. Следовательно, такие расходы нужно или максимально снижать, или вовсе избавляться от них.

Правила оптимизации

Составляя план мероприятий по оптимизации расходов, необходимо помнить, что ситуативное решение проблемы — не всегда лучший выбор. Снижение затрат — это рутинная работа, ежедневное выполнение которой должно стать хорошей привычкой.

Соблюдая правила оптимизации, можно достигнуть максимального эффекта с наименьшими потерями.

1. Затраты не всегда нужно снижать, чаще всего ими необходимо эффективно управлять. Иногда для снижения общих расходов нужно увеличить размер затрат по какому-то отдельному направлению.
2. Затраты сводятся к минимуму для достижения наилучшего результата. Правило эффективности говорит, что одна единица затрат обязательно должна обеспечивать максимальный результат.
3. Затраты есть всегда — будь то действие или бездействие.
4. В вопросах расходов не бывает мелочей. Пусть сотрудники компании злятся по поводу отчета об использовании третьего десятка ручек за месяц. Но привыкнув к бережному отношению к мелочам, в результате они смогут увидеть повышение з/п или улучшение условий работы.
5. Стремление максимально снизить расходов не всегда полезно. Оптимальным может быть незначительное снижение затрат и поддержание их на необходимом уровне.
6. Оптимизация бюджетных расходов невозможна без финансовых вложений.
7. Есть вид расходов, позволяющий избежать еще больших потерь. К ним относят страхование, наем охраны, установку сигнализации, повышение качества продукции.
8. В процесс должны быть включены все работники компании, но у каждого должно быть свое, важное для него, задание.
9. Осторожность не бывает излишней. Мысль, проскользнувшая в голове или подозрение, появившееся в результате прочтения отчета, заставляют глубже проанализировать показатели и почти всегда приводят к снижению расходов.
10. Оптимизация расходов должна вестись постоянно. Новые статьи расходов влияют на прибыль компании. Появившись внезапно и внезапно исчезнув незамеченными, они могут нанести бюджету предприятия весомый урон. Отслеживание расходов должно быть обязательной задачей, отчетность по выполнению которой подается генеральному руководству компании.

Оптимизация доходов и расходов — процедуры, идущие рука об руку. Неконтролируемые расходы не принесут компании прибыль, а рост прибыли напрямую связан с контролем затрат.

Путаница в понятиях

Программа оптимизации расходов, составляемая финансовым отделом, часто содержит пункты, которые к затратам не относятся.

Чтобы составить максимально эффективную программу, управленческий состав должен понимать разницу между видами издержек.

Например, контроль расходов, основанного на P&L (отчет о прибылях и убытках) не будет считаться управлением затратами.

fb.ru

Оптимизация затрат, издержек и расходов компании

Оптимизация затрат и издержек компании – это поиск и внедрение более эффективного способа управления финансами. Без затрат не может существовать ни один бизнес. Однако расходы должны быть полезными: предприятие рентабельно, когда каждый потраченный рубль ведет к получению прибыли. Оптимизация издержек компании поможет повысить доходность, избежать экономических проблем и сохранить предприятие даже в кризисные времена

Содержание:

Оптимизация затрат компании

Оптимизация затрат компании: основные принципы

Существует три принципа, которых следует придерживаться во избежание лишних трат:

• планирование;
• контроль;
• дисциплина.

Планирование

Частая ошибка – контроль только затрат, без учета дохода. Нужно контролировать не только траты имеющихся денег, но и уделять внимание источникам дохода. В противном случае компании грозит дефицит средств и необходимость привлечения кредитов, что может в конечном итоге привести к банкротству.

Входящие и исходящие денежные потоки следует планировать заранее. Оптимизация издержек будет происходить более успешно, если у руководителя перед глазами всегда есть запланированные объемы доходов и расходов на ближайший месяц, квартал, год. В краткосрочной перспективе некоторые инвестиции могут казаться затратными, однако принесут большую выгоду в дальнейшем.

Пример подсчета затрат

Контроль

Руководитель предприятия всегда должен получать объективную информацию о состоянии бизнеса. Контроль расходов невозможен без учета последних.

На крупных предприятиях целесообразно создать отдел для работы над сокращением и оптимизацией издержек. Сотрудники такого отдела компании выполняют следующие виды работ:

• изучение факторов, которые влияют на затраты;
• проверка соответствия технических процессов на предприятии установленным нормам;
• выяснение причин сбоев в работе;
• контроль наличия сбоев во время отгрузки или приема товаров;
• выявление затаривания склада.

После сбора информации об издержках выполняется ее анализ, затем – сокращение и оптимизация выявленных расходов. Намечается и утверждается руководителем компании программа по уменьшению затрат. В нее могут входить мероприятия разного масштаба: от смены поставщиков до повышения эффективности работы с клиентами.

Дисциплина

Выбранная и утвержденная руководителем стратегия находит отражение в бюджете компании, и отступать от нее можно только в исключительных случаях. Соблюдение правил оценивается финансовыми службами, которые следят за обоснованностью расходов и пресекают ненужные траты. Решения о затратах денежных средств должны приниматься только несколькими ответственными лицами, которых назначает директор.

Экспресс-пути оптимизации расходов и издержек

Что представляет собой быстрая оптимизация затрат? Определение гласит, что это мероприятия по уменьшению издержек, эффект от проведения которых заметен в краткосрочной перспективе. Данный способ борьбы с издержками требует прекращения некоторых трат.

Для выделения лишних статей затрат нужно разделить все затраты компании на несколько групп по приоритету.

При выборе экспресс-стратегии снижения расходов нужно сразу прекратить финансирование последней категории и ограничить траты на затраты среднего приоритета. Уменьшать расходы на первые две категории не рекомендуется: такая оптимизация негативно скажется на работе компании.

Мероприятия по оптимизации и снижению расходов предприятия

Оптимизация затрат компании может быть выполнена следующими способами:

• Экономия на сырье. Разумеется, снижать издержки нужно не в ущерб качеству. Идеальное решение – не снижение качества материалов, а пересмотр договоров с поставщиками, поиск более выгодных предложений.
• Анализ и снижение затрат на электроэнергию, транспорт, телекоммуникации. Транспортный цех можно отдать на аутсорсинг, если основное направление деятельности компании не связано с оказанием транспортных услуг. Сократить затраты на электроэнергию можно традиционными способами: переход на энергосберегающее оборудование, контроль расхода.
• Оптимизация фонда оплаты труда, сокращение персонала. Часть функций компании иногда бывает выгоднее отдать на аутсорсинг. Не весь персонал выгодно оставлять в штате: например, человек для уборки помещений требуется только 1-2 раза в неделю.

Анализ доходов и расходов компании

Сокращение затрат и издержек на предприятии универсальными методами

Существуют универсальные способы оптимизации затрат компании. На любом предприятии можно оптимизировать или сократить следующие издержки:

• расходы на поддержание видимости высокого статуса: неоправданно дорогой офис, шикарная машина для руководителя компании, дорогие служебные телефоны;
• производственные потери: уменьшение расходов топлива, сырья, электроэнергии;
• скрытые, неявные затраты, устранение издержек от упущенных выгод: более рациональное размещение техники на производстве, использование человеческих ресурсов.

Результатом оптимизации лишних затрат станет выход эффективности работы компании на новый уровень.

Как компании оптимизировать затраты в кризис

На этот актуальный для многих белорусских бизнесов вопрос, отвечает наш эксперт, руководитель департамента консалтинга компании «Ключевые решения» Андрей Черныш.

– Прежде всего, подчеркну, что перед тем, как начинать резать затраты, лучше сто раз подумать над повышением доходности бизнеса – это могут быть новые предложения существующим, лояльным клиентам, поиск новых покупателей, ниш, продуктов. Если у вас есть запас по цене на ваши товары и услуги, то в кризис можно существенно нарастить продажи за счет снижения цен – ведь все стараются сэкономить.

И только если пути для повышения доходности не просматриваются, а катастрофическое падение продаж не оставляет иного выхода – переходите к затратам.

Диагностика

К сожалению, во многих компаниях работа с затратами начинается с судорожных увольнений, урезаний зарплат, экономии на канцелярских принадлежностях или на офисных площадях, когда всех сотрудников пересаживают в две комнаты и так далее. Но правильнее – начать со спокойного анализа структуры затрат.

Сделайте табличку с объемом затрат по различным статьям, подразделениям, направлениям деятельности и определите их долю в совокупном объеме. Тогда можно будет увидеть, в каком направлении получится достигнуть максимального эффекта.

Хорошо, если у компании учет поставлен правильно и можно сразу увидеть, какое подразделение в каком направлении больше всего тратит. Но чаще получается так. «Мы очень много тратим на командировки». Но на что конкретно уходят деньги в статье «командировки», непонятно. На продажи или на изучение новых продуктов? Если мы увидим, что большая часть бюджета командировок для обеспечения продаж, то сокращение здесь будет худшим наказанием для самих себя (если, конечно, ваши товары/услуги нельзя эффективно продавать «по скайпу»).

Поэтому если учет в компании поставлен не очень хорошо, то лучше посадить экономиста или, в крайнем случае бухгалтера, и дать ему неделю, чтобы он выделил затраты по видам деятельности компании – и только после этого браться за оптимизацию.

Перевод постоянных затрат в переменные

Все знают, что постоянные затраты – это те, которые вы несете в любом случае, а переменные – те, которые зависят от объемов продаж. Поэтому прежде, чем что-то резать, подумайте в первую очередь, как перевести «постоянку» в переменные затраты.

Например, заработная плата. В кризис ее начинают сразу резать. Вместо того, чтобы подумать, как сделать большую часть ФОТа переменной путем внедрения KPI или бонусов. Сказать персоналу: у вас теперь вместо восьми миллионов оклада, пять миллионов – постоянная часть, а еще пять – это премия, которая будет зависеть от результатов деятельности.

4 вида затрат и их связь с основным бизнес-процессом

Затраты в компании можно разделить условно на 4 вида.

1. Затраты по основному процессу, которые приходится обязательно нести, чтобы «питать» деятельность, приносящую доход. (Если это производство, то это сырье, если магазин – расходы на аренду помещения, заработную плату продавцов).

2. Обеспечивающие затраты играют необходимую, но вспомогательную роль: зарплата бухгалтерии, юристов и т.д.

3. Гигиенические затраты нужны, чтобы в компании было комфортно, приятно работать, они же обеспечивают лояльность персонала: снабжение офиса всем необходимым, соцпакеты для сотрудников, корпоративы.

4. Непроизводительные затраты. Это, грубо говоря, когда машина в одну сторону едет загруженная, в другую – пустая. Склад арендуется, но не загружен. Или производственный процесс неоптимизирован, и поэтому длится дольше, чем мог бы.

Какие затраты нужно урезать в первую очередь? Правильно, непроизводительные. Но на практике руководители начинают первым делом резать гигиенические затраты. Почему?

Потому что гигиенические затраты лежат на поверхности, а непроизводительные – искать труднее.

Прекратить обеспечивать офис всем необходимым, порезать соцпакеты и отменить корпоративы – это самое простое, но это демотивирует персонал.

А чтобы найти скрытые резервы, нужно сесть, нарисовать для себя процесс и понять, где выпадают важные элементы. Но на это нужно время и нужно включить мозги.

Так как же оптимизировать?

Важно понимать, что способы оптимизации затрат могут быть ситуативными и системными.

Ситуативные – это оптимизация «сегодня на завтра», чтобы переждать тяжелую годину. Тут нужно думать по следующим направлениям:

• Вести переговоры с поставщиками по снижению цен. Перед этим нужно по возможности разведать ситуацию у них. Может быть, они попали в такое же тяжелое положение, не хотят терять клиентов и готовы договариваться.
• Оптимизировать затраты на персонал. Кроме уже указанного увеличения переменной части можно отправлять в неоплачиваемые отпуска, переводить на 2/3 рабочей недели, лояльно относится к подработкам на стороне. Все это, конечно, вызывает недовольство сотрудников, но несколько сглаживается появлением у них бóльшего количества свободного времени.
• Активнее использовать дешевые технологии. Основное ядро команды, а также те, чью работу легко контролировать по результату – вполне может поработать и удаленно, дома, освободив неподъемные по аренде офисы (но следует помнить, что на корпоративной культуре и уровне контроля это все равно сказывается плохо). Поменьше командировок – побольше видео-конференций. Ну и так далее.

Полезнее, хотя и труднее в исполнении, не ситуативная, а системная оптимизация. Ее результаты остаются и после кризиса и улучшают бизнес-модель. Компания действительно выходит из сложной ситуации спортивной, поджарой, без ненужного «жира», с которым в этот кризис входила.

Вот эти пути – оптимизация бизнес-процессов, бережливое производство, введение в компании более жесткого нормирования, бюджетирование.

На те статьи, которые раньше были «резиновыми», можно занормировать жесткий бюджет.

Вспомнив старика Форда, можно внимательно посчитать, сколько времени стоит тратить на различные операции (как на производстве, так и в офисе).

Знаю случай, когда в одной компании, которая занимается складской логистикой, делали замеры, сколько времени тратится на различные операции. При этом людям говорили, что идет проверка и нужно максимально хорошо работать. А потом полученные значение установили как норму для расчета численности персонала. Результат – 30%-е снижение затрат на персонал.

В трудные времена также нужно разобраться со структурой активов, например, просчитать, что лучше – иметь недвижимость в собственности или арендовать. На падающем рынке, если есть денежные средства и есть уверенность, что компания переживет кризис, хорошо приобретать что-то «в длинную».

Кооперация. Если компании не конкурируют друг с другом, они могут совместно пользоваться, например, автопарком, офисными площадями, и таким образом снижать свои затраты. Также можно кооперироваться для совместных закупок, чтобы иметь в переговорах с поставщиками больший вес.

К сожалению, у нас уровень доверия между компаниями еще не так высок, чтобы активнее кооперироваться, но подвижки есть. Знаю пример, когда три компании создали совместный back office – бухгалтерию, юридическую службу, колл-центр, который одновременно обслуживает три бизнеса.

Выделение подразделений в самостоятельный бизнес (это уже ближе к теме изменения бизнес-модели). Самостоятельным бизнесом может быть собственная служба логистики, собственный колл-центр, который оказывает услуги на сторону. Да вообще любой отдел, где работают хорошие специалисты, может заработать сам на профессиональных консультациях.

Но выделяя подразделение в самостоятельную бизнес-единицу важно ответить на 4 вопроса:

• есть ли у подразделения свой рынок;
• готово ли подразделение организационно, или, начав самостоятельную деятельность, оно просто не справится с управлением;
• может ли оно быть финансово устойчивым или только будет тащить «оборотку» из основного бизнеса;
• как это повлияет на основной процесс главного бизнеса.

Бывает так, что подразделения отправляются в свободное плавание и находят для себя более выгодные ниши, чем обслуживание основного процесса. И это может разрушить основной бизнес.

Стратегия концентрации

Большинство экспертов сходятся во мнении, что нынешний спад – это надолго. А значит многие компании, которые выстраивались под растущий рынок и отлично себя чувствовали при $50-100 млн и более годового оборота, в нынешней ситуации просто неконкурентоспособны. Иногда лучше уменьшиться в оборотах, сконцентрироваться и быть более гибкими.

На чем можно концентрироваться?

На клиентах. Если у вас 200 клиентов, но основной оборот дают 5, а на обслуживание остальных требуется большой штат, то может, стоит «уволить» клиентов, а под новую базу оптимизировать штат?

На продуктах. Товарная матрица у некоторых крупных предприятий состоит из 200-300 и больше позиций. Такое разнообразие радует рынок, но в производстве такой разброс нарушает ритмичность, в дистрибуции усложняет работу менеджеров и логистов, в маркетинге требует напряженной поддержки. Но сейчас, может быть, сконцентрироваться на самых маржинальных продуктах, автоматом убирая сопряженные затраты?

На точка продаж, направлениях деятельности, целевых рынках и т.д. Нужно понять, на всех ли сегментах, рынках нужно присутствовать или сконцентрировать ресурсы на самых высокодоходных, закрыв представительства или переведя их в другой формат работы (дилеры, удаленные продажи и др.)

Наш опыт показывает, что компания при концентрации может, уменьшившись в обороте, зарабатывать существенно больше прибыли.

В заключении еще раз обращу внимание, что всегда полезнее работать над доходами, чем над затратами Поэтому почитав этот материал, немедленно найдите и прочтите еще три про пути повышения продаж.

Редакция портала «Про бизнес.» рекомендует прочесть:

Простые изменения, которые помогут увеличить доходы и сократить расходы

Как сделать, чтобы постоянные клиенты покупали больше – простые способы для розницы 

Угроза стагнации. 7 советов предпринимателю и маркетинг-директору, как действовать в новых условиях

Андрей Черныш

Руководитель департамента консалтинга компании «Ключевые решения».
 

Среди реализованных проектов: оценка экономической целесообразности выделения непрофильных активов ОАО «Беларуськалий», разработка стратегий производственных и торговых компаний в Беларуси и России, разработка финансово-экономических моделей для крупных и средних предприятий (в т.ч. СП ООО «Санта-Бремор»).

probusiness.io

16 способов для малого бизнеса снизить расходы без ущерба для своих работников

По плану у меня сегодня был энергичный памфлет об еще одном иезуитском способе банков обворовывать своих клиентов, который только что вскрылся по ходу расследований американскими властями злоупотреблений, возникших в финансовой сфере в рамках спасительной программы TARP. Однако потом я подумал, что негоже завершать трудовую неделю на минорной ноте, а потому подобрал вполне себе жизнеутверждающий сюжет на тему полезных советов для малого и среднего бизнеса.

На глаза мне попалась красочная диаграмма американского страхового агентства Bolt (хорошее такое название, чего там  ), которая порадовала не столько своей утилитарностью, сколько здравым смыслом, отважно преодолевающим границы, специфику делопроизводства и национальные стереотипы. Предлагаю читателям вместе изучить советы американских страховщиков и помедитировать над выявлением сходства и различий между нашими мирами.

Bolt исходит из здравой мысли, ускользающей, правда, от большинства моих соотечественников, что выживание малого бизнеса в существенной мере зависит от умения экономить каждую копейку. Заботу о малом бизнесе американских людей можно понять: эта презренная в моем Отечестве деловая прослойка за океаном обеспечивает 99,7 % всех рабочих мест! В США 27 миллионов 900 тысяч мелких компаний, которые генерируют более 1 миллиона долларов в год продаж в расчете на одного работника! Какие-то фантастические цифры, особенно в свете устойчивых стереотипов о том, что Америка — страна гиперконцентрированного капитала и корпораций-гигантов.

Далее Bolt (нет, нужно однозначно что-то делать с названием этой страховой компании, поскольку в оригинальном виде оно напрочь развеивает серьезное к себе отношение дает разбивку 10 самых существенных статей расхода, типичных для малого бизнеса. Для отечественных предпринимателей разбивка эта имеет лишь абстрактно познавательное значение, поскольку у нас расходные статьи распределяются совершенно иным образом. Тем не менее — любопытства ради:

— Львиная доля — 19,4 % — расходов малого бизнеса приходится на заработную плату;

В принципе, если абстрагироваться от отсутствия в списке столь важной расходной статьи как «откаты и взятки», можно сказать, что американский реестр вполне универсален. Скажу более: даже пропорции между статьями расходов не вызывают особых нареканий, за исключением, разве что, помянутых льгот и неестественно низкой аренды и коммунальных расходов. Характерна ничтожная доля затрат на рекламу, которая, похоже, является общим местом малого бизнеса во всех уголках планеты.

Подход Bolt к решению вопроса снижения издержек сходу поражает своим благородством: вариант с экономией за счет заработной платы наемных работников вообще табуируется. Даже думать не моги! При том, что это сразу приходит в голову, учитывая высокий процент расходов по этой статье.

Американские страховые люди предлагают выкраивать крохи из остального массива расходов:

1) Первым делом нужно изыскать возможность разделить рекламные издержки с «сожителями», пребывающими в вашей весовой категории. Имеется ввиду малые предприятия, которые проживают вместе с вами под одной офисной крышей (в бизнес-центре, в соседнем подъезде и т.п.). Поскольку у вас общий реальный адрес, выгодно договориться и вскладчину провести рассылку мейлинг-листа, задействовать общий канал дистрибуции, организовать совместную уличную раздачу рекламных брошюр и даже непосредственно уличные продажи.

2) Максимально педалировать онлайн-присутствие вашего малого бизнеса (веб-сайт): опыт однозначно продемонстрировал, что Интернет — очень эффективный и при этом весьма скромный в затратном плане канал для пересечения с потенциальными заказчиками.

3) Попытаться получить все мыслимые и немыслимые скидки от платежных систем, которые, в свою очередь, заинтересованы в оттягивании на себя платежных потоков ваших клиентов. К примеру, можно договориться с Master Card / VISA о том, что ваши заказчики, оплачивающие товары / услуги именно этой карточкой будут получать определенные льготы или небольшие скидки.

4) При каждом удобном случае использовать фрилансеров и избегать модных агентств, чьи тарифы отражают не столько качество услуг, сколько отбивают собственные рекламные издержки. Особенно выгодно привлекать фрилансеров для разработки вашего контента, предназначенного для размещения онлайн либо в печатной продукции. Качество будет заведомо не хуже (а в большинстве случаев — лучше), чем в именитых агентствах, зато цена — иногда в разы ниже.

5) Всякий раз, когда выручка поступает в кассу, стараться незамедлительно депонировать ее в своем банке. В отечественных реалиях совет звучит дико, тогда как в Америке обладает весомым резоном: тамошние банки при раннем размещении денег на депозит (до полудня) начинают начислять проценты не со следующего дня, а с текущего. Вот уж поистине: копеечка к копеечке!

6) Постоянно изыскивать возможность для включения в статьи налоговых вычетов максимально возможного числа расходов: заработная плата, транспортные расходы, офисные расходные материалы, проценты по кредитам, аренда и амортизация, льготы работников и т.п. Ключевым моментом здесь выступает тотальное «крохоборство», то есть коллекционирование абсолютно всех товарных и кассовых чеков и квитанций, какие только попадают в ваши руки и руки ваших сотрудников.

7) По возможности переведите всю офисную телефонию на VoIP, где сегодня реализованы прекрасные виртуальные колл-центры и системы автоматических секретарей (вроде «Телфин.Барышни», о которой не так давно рассказывал читателям «Голубятен») — и функциональности добавите, и расходы на связи снизите, и на ставке телефонной секретарши сэкономите.

8) Не пользуйтесь услугами живых фотографов, а используйте онлайн-фотоархивы, в которых за символическую плату можно подобрать абсолютно любую необходимую фотографию.

9) Плотно работайте с курьерскими службами: постоянно проверяйте свои расценки, требуйте дисконт за объем заказов, изучайте конкурентов и при необходимости переходите к ним.

10) Точно такую же политику ведите и по отношению к поставщикам расходных офисных материалов вроде бумаги и чернил для принтера.

11) Избавляйтесь от десктопов и переходите во что бы то ни стало на ноутбуки, у которых ниже потребление электроэнергии: за год разница набегает существенная.

12) Снижайте налоги на заработную плату, предлагая работникам житейские льготы вместо премиальных начислений.

13) Не забывайте активно отслеживать амортизацию оборудования и отражать ее в бухгалтерской отчетности. Здесь американцев понять можно, поскольку их законодательство позволяет списывать до 500 тысяч долларов ежегодно на амортизацию.

14) В полной мере задействуйте налоговые льготы и отсрочки. В США можно списывать на налоги огромное количество самых разнообразных инициатив: определенные типы научно-изыскательных работ, использование возобновляемых источников энергии, затраты на оформление и запуск пенсионных планов, организация детских дневных стационаров для сотрудников и т.д.

15) Банально экономьте электроэнергию: выключайте свет, когда в нем нет нужды, выключайте компьютеры в конце рабочего дня, используйте энергосберегающие лампы.

16) Постоянно теребите своего офисного арендодателя на предмет пересмотра оплаты в сторону ее снижения. Также не забывайте о конкуренции и периодически изучайте рынок: высока вероятность, что даже в вашем районе найдутся предложения по аренде офиса по существенно более выгодным ценам, отражающим текущую конъюнктуру рынка. При этом вовсе не обязательно переезжать в новый офис — достаточно будет показать предложение конкурентов своему арендодателю 

Такие вот милые и наивные рекомендации от американского «Болта» (вспомнилась почему-то фраза из «Комедии строгого режима»: «Товарищ Дзержинский, вы почему не выполняете решения Центроболта?!»). Разумеется, ничего принципиально нового страховое агентство не придумало.

Ничего, кроме одного: лишний раз продемонстрировала, что приоритеты в сознании американского малого предпринимателя радикально отличаются от его российского коллеги. Американец свято верит, что «копейка рубль бережет», а русский — что всё это крохоборство гроша ломаного не стоит в ситуации хронического форс-мажора!

Что это за форс-мажор, читатели знают и без меня: приходит к вам утречком ранненьким пожарный инспектор и находит такое количество (мнимых) нарушений, что сумма откупной мзды мигом перекроет всё то, что вам удалось сэкономить за год на использовании энергосберегающих лампочек и многократной перезарядке принтерных картриджей 

www.klerk.ru

Оптимизация расходов бизнеса. Текущих повседневных и неизбежных.

В продолжение темы о сокращении расходов бизнеса, я сегодня расскажу непосредственно о том, как проходит оптимизация расходов бизнеса, особенно актуальных во времена кризиса.

В последней статье, я написал три главные ошибки современных Российских бизнесменов, которые в попытке сэкономить, бьют по самым главным – стратегическим расходам, которые приносят доход.

Нельзя экономить на инструментах и источниках дохода!!! Вбейте себе это в голову. Неважно, каким именно бизнесом Вы занимаетесь. Ваше предприятие выживет, только если будет постоянное поступление дохода, а в идеале – его постоянный рост. Поэтому оптимизация расходов бизнеса проводится с другой стороны – с урезания нестратегических расходов. И именно об этом мы с Вами и поговорим сегодня. 

Оптимизация расходов бизнеса. Эффективно сокращаем расходы.

Напомню, что к нестратегическим расходам относятся любые издержки, которые не приносят доход. Т.е. те, которые обеспечивают рабочий процесс, сами при этом непосредственно доход не приносящие.

Что первое приходит Вам в голову? Да то, что прежде чем сокращать расходы, нужно о них знать. А для этого нужно четко вести учет всех своих расходов. Пишем в таблицу абсолютно все – от крупных до мелких трат и, казалось бы, незначительных расходов.

Уже только после сбора всей информации приступайте к его анализу. Думайте, советуйтесь со своим бухгалтером, или более опытными друзьями-бизнесменами. Не ждите, что решения и оптимизация расходов бизнеса придут сами во сне, как Менделееву, его таблица.

Отказаться от офиса.

• Аренда и обслуживание офиса, один из самых крупных и затратных пунктов нестратегических расходов. 

Во-первых, часть сотрудников можно перевести на удаленную работу. Пусть трудятся дома – тем более современные средства связи это позволяют сделать. Да, для этого придется пересмотреть многие процессы внутри Вашего бизнеса, так как удаленка не всем подходит, ввиду высоких требований к самодисциплине сотрудников. Возможно, даже придется расстаться с некоторыми из них, чтобы нанять других, более дисциплинированных. Плюс, нужно будет пересмотреть стратегию и мотивацию, привязав зарплату работников к результату, а не к проведенному времени за рабочим местом. Но, эффект того стоит.

Еще один момент: даже если не получится отказаться от офиса полностью – так как удаленная работа подходит не для всех профессий, однако сокращение количества людей в офисе позволит Вам найти более компактные помещения, а значит и более дешевые.

Во-вторых, во времена кризиса у компаний, предоставляющие коммерческую недвижимость в аренду, усиливается конкуренция, ввиду низкой ликвидности недвижимости, не неспособности резко сменить род деятельности. А значит, можно или поторговаться с текущим арендодателем по снижению цены, либо найти другие, более интересные предложения.

Аутсорсинг.

• Очень важный пункт оптимизации расходов для малого и среднего бизнеса. Дело в том, что многие сотрудники не загружены полностью на 100%, ввиду малых оборотов и объемов работ. Например, бухгалтера и юристы. Держать этих людей в штате не имеет смысла. Лучше передать обслуживание своей компании на аутсорсинг сторонним компаниям, снижая издержки на зарплату, аренду помещения, электроэнергию и прочих не очевидных расходов на содержание неэффективного штата сотрудников.

Еще один совет. Посмотрите, что предлагает Ваша компания. Возможно, удастся договориться с юридической или бухгалтерской компанией по бартерному обмену. Например, если Вы занимаетесь арендой спецтехники, почему бы не предложить услуги по уборке их территории от снега и мусора, в обмен на их услуги? Ищите способы взаимодействия. 

Увольняйте клиентов.

• Вот это поворот! Как это увольнять клиентов – если и так за каждого биться нужно? Это очень важно, но Вам придется научиться увольнять неэффективных клиентов. Еще раз вспомните про закон Парето 20/80. Лишь 20 процентов Ваших клиентов приносят Вам 80% дохода. Вот и сконцентрируйтесь на них.

Остальных 80 процентов лучше уволить. Ведь эти 80% отнимают у Вас 80% Вашего времени. Только подумайте об этом. А доход приносят лишь в размере 20%. Клиент сейчас пошел капризный, любящий морочить голову, так как знает о высоком уровне конкуренции. Не стоит ради копеечной прибыли, тратить на них все подавляющее большинство ресурсов и времени.

Работа с поставщиками.

• Как не странно, но данному пункту мало кто уделяет внимание. Есть привычные и наработанные каналы поставки, ну и хорошо. Только вот ситуация на рынке постоянно меняется. И среди поставщиков тоже очень жесткая конкуренция. Появляются новые игроки, например, с других регионов или стран. Они могут уже предложить более интересные формы взаимодействия – например, отсрочки платежа на больший срок, или поставка товара без оплаты, на реализацию.

Кстати, этот момент можно использовать, чтобы предложить и текущим поставщикам пересмотреть Ваши отношения. Просто получите альтернативные коммерческие предложения от других поставщиков, и покажите их своим. Столкните их лбами. Если Вы благонадежный партнер – то за Вас будут биться, предлагая более интересные условия работы.

knopki-bablo.net

Как сократить расходы, не убивая свой бизнес

Андрей Зинкевич – о том, что для оптимизации затрат нужно не урезать зарплаты, а отказываться от невыгодных клиентов

IT-инструменты, которые использует Андрей Зинкевич

• Evernote
• Мегаплан
• Disqus

Сложная ситуация в экономике вынуждает многих предпринимателей резко сокращать расходы. Но сокращение сокращению рознь – есть полезная для бизнеса оптимизация нестратегических затрат, а есть губительный секвестр важных для развития компании статей расходов. О том, как сократить затраты, но при этом не демотивировать ключевых сотрудников и не уронить качество продукта, рассказал основатель проекта «Привлечение и удержание клиентов» Андрей Зинкевич.

Досье

Андрей Зинкевич, предприниматель, специалист по интернет-маркетингу. Основатель проекта  «Привлечение и удержание клиентов». Сооснователь и директор по маркетингу сообщества «Клуб директоров». Автор нескольких книг по интернет-маркетингу. Живёт в Польше.

Думать о расходах

Раньше на вопрос о том, как сократить расходы компании, я бы не задумываясь ответил своей любимой цитатой: «Думай не о расходах, думай о доходах!» И предложил бы, в первую очередь, начать с пересмотра системы клиентогенерации и продаж, а лишь затем фокусироваться на сокращении ненужных издержек. 

Но сегодня немного другое время.

Во многих странах СНГ, в том числе и в России, сейчас серьёзный экономический кризис. Обвал национальных валют составил от 50% до 300%, а вместе с этим упали и доходы населения. Всё это в совокупности нанесло очень тяжёлый удар по малому и среднему бизнесу. 

Поэтому, в ситуации, когда количество клиентов и заказов резко падает, любой компании самое время подумать о сокращении расходов. Но сделать это нужно таким образом, чтобы не нанести серьёзный урон своему бизнесу, клиентам и сотрудникам. 

Можно ли сократить расходы быстро и безболезненно? Об этом и поговорим.

Стратегические и нестратегические расходы

У Боба Файфера, автора книги «Издержки – вниз, продажи – вверх», есть отличная классификация издержек. Все расходы он делит на стратегические (которые, обеспечивают прибыль компании) и нестратегические (обеспечивающие рабочий процесс, но не приносящие доход). 

К стратегическим расходам Файфер относит маркетинг (привлечение новых и удержание старых клиентов) и бонусы менеджерам по продажам. То есть, целевые инвестиции, направленные на рост продаж и прибыли компании. К нестратегическим расходам относятся аренда офис, закупка оргтехники и канцелярии, зарплата административного персонала и т.д. 

Всем предпринимателям Файфер рекомендует сделать следующие две вещи: 

• превзойти своих конкурентов по уровню стратегических расходов, обеспечивая эти расходы при любой конъюнктуре как в хорошие, так и в плохие времена;
  

• безжалостно урезать нестратегические расходы, доведя их до абсолютного минимума. 

Но, по факту, многие бизнесмены поступают наоборот. Давайте посмотрим на три самые распространённые ошибки, которые допускают предприниматели, сокращая издержки. 

Три самые распространённые ошибки
при сокращении затрат

Ошибка первая — урезание зарплат 

Урезать зарплату персоналу — это первое, что приходит на ум многим предпринимателям. Почему этого не нужно делать? Как минимум, потому что сотрудник обозлится на руководителя, а его мотивация упадёт ниже плинтуса. 

Урезание зарплаты всегда приводит  к тому, что сотрудник в рабочее время будет занят не решением рабочих вопросов компании, а поиском дополнительного дохода и новой работы. А как только он найдёт что-то более-менее подходящее, тут же уйдёт от вас

Ошибка вторая — сокращение инвестиций в маркетинг 

Вторая распространённая ошибка — сокращение инвестиций в маркетинг. Почему этого нельзя делать? В США проводилось исследование, в результате которого было обнаружено, что те компании, которые не урезали маркетинговый бюджет во времена финансового кризиса, в итоге стали лидерами своих отраслей. Те же компании, которые сокращали инвестиции в маркетинг, потеряли как свою долю рынка, так и значительно ослабили свою конкурентоспособность. 

Нужно не сокращать, а оптимизировать расходы. А для этого перераспределять маркетинговый бюджет на наиболее прибыльные каналы, отказываясь от неэффективных. 

Ошибка третья – ухудшить качество продукта 

Ухудшить качество — значит вынести продукту смертный приговор. Рынок поменялся, конкуренция стала жёстче, а клиент — образованней. Сегодня клиент понимает, что он король. И именно он принимает решение. Поэтому, как только качество вашего продукта перестанет его устраивать, он тут же развернется и уйдет к вашим конкурентам. 

Вместо ухудшения качества подумайте о различных тарифных сетках и опциях для клиента. Хотите сократить издержки на доставку? Повысьте сумму минимального заказа для бесплатной доставки. Клиент хочет заплатить вам меньше денег? Уменьшите количество предоставляемых услуг. Но никогда и ни в коем случае не ухудшайте качество! 

К тому же есть эффективные способы сокращения расходов, о которых поговорим ниже. 

Семь способов быстро и эффективно сократить расходы

Способ первый — отказ от офиса 

Когда я советую отказаться от офиса, многие недоумённо смотрят на меня и крутят пальцем у виска. Но давайте посмотрим правде в глаза. Если ваш офис не служит одновременно складом, выставочным залом и местом продаж, то вы легко можете обойтись без него. 

Во-первых, аренда офиса и его обслуживание — одна из самых весомых статей среди нестратегических расходов. Просто посчитайте, насколько вы бы смогли улучшить финансовое положение, если бы убрали из статей издержек расходы на аренду и содержание офиса (хотя бы частично). 

Во-вторых, вы бы значительно сэкономили для своих сотрудников время (которое они тратят на то, чтобы добраться на работу и вернуться домой) и деньги (обеды, кофе, транспорт и т.п.). 

Конечно, многие предприниматели морально не готовы к такому подходу. Ведь у них сразу возникает вопрос: а как персонал будет работать без моего контроля?! Отвечу вопросом на вопрос: а зачем вам вообще сотрудники, которые работают только из под палки и только когда у них над душой стоит руководитель? Увольняйте их!

Ведь вас, надеюсь, интересуют результаты? 

Способ второй – аутсорсинг 

Аутсорсинг — эффективный способ существенно уменьшить издержки. Например, если у вас в штате есть юрист, то вы несёте издержки на его зарплату и обустройство рабочего места. Но если при этом вашему бизнесу не нужна существенная юридическая поддержка, то вы можете смело отказаться от юриста и заключить договор на обслуживание с хорошей юридической компанией. 

Преимуществ несколько. во-первых, если что-то пойдёт не так, вы всегда можете выставить претензии компании, обслуживающей вас, а также применить штрафные санкции. Во-вторых, если ваша компания также предоставляет услуги, которые могут быть полезны юридической компании, вы можете просто договориться о партнёрском и бартерном обмене. Таким образом, отказавшись от лишних издержек. 

Способ третий — процент и бонус за выполнение задач вместо ставки 

Третий способ быстро и относительно безболезненно сократить расходы — перевести сотрудников с фиксированной ставки на процент. Но прежде чем это сделать, вам нужно будет детально ознакомится с функциями и обязанностями каждого сотрудника. 

Если, например, менеджеру по продажам или маркетологу можно дать процент от продаж и выполнения плана, то с бухгалтером или клиент-менеджером так не получится. Посчитайте, сколько целевых действий выполняет бухгалтер (количество проводок, подготовка отчётов, подача документов в налоговую и т.д.) и выставьте оплату за каждое действие или за достижение результата. 

Возможно, вы увидите, что вам и не нужен бухгалтер на постоянной основе (особенно это касается малого бизнеса). Тогда вы смело сможете ему предложить работать у вас и вести ещё несколько компаний. 

Способ четвёртый — отказ от неэффективных каналов маркетинга 

Во времена кризиса одной из ваших ключевых задач будет тщательный анализ эффективности каждого маркетингового канала. Смотрите на достижение целей, ROI  и период окупаемости, количество потенциальных клиентов. На основании полученной аналитики отказывайтесь от невыгодных и неприбыльных каналов, и перераспределяйте их бюджет на более эффективные. 

Способ пятый — отказ от невыгодных клиентов 

Клиентов тоже нужно уметь увольнять! А кризис, как ничто другое, подходит для этого.

Посмотрите на клиентов, которые отнимают 80% вашего времени, принося при этом всего 20% прибыли. Нужны ли они вам вообще? Может, стоит сосредоточиться на работе с ключевыми клиентами и предложить им несколько дополнительных услуг или продуктов?

Способ шестой – отсрочки платежей поставщикам 

Подумайте, для какого поставщика ваша компания является серьёзным и важным клиентом, а затем обратитесь к ним и попросите дополнительную отсрочку платежей.  Многие боятся потерять клиентов, так что с большой долей вероятности ваши поставщики согласятся пойти на уступку. 

Способ седьмой – проведите ревизию нестратегических расходов 

Это самый простой способ быстро сократить расходы своей компании. Проанализируйте, на что тратились деньги компании в предыдущем месяце. Покупка кофе и печенюшек, канцелярские расходы, расходные материалы, звонки по личным вопросам с рабочего номера — всё это можно спокойно урезать и при этом не демотивировать сотрудников.

Просто объявите всем, что в следующем месяце бюджет по таким статьям урезается на 50% — люди это поймут, тем более, если это не затронет их зарплат. 

Читайте также:

75 чужих бизнес-ошибок, которых можно избежать.
Как научиться говорить «нет», чтобы клиент услышал и понял что неправ.
Как выбрать банк, который не похоронит ваш бизнес.
biz360

19 октября 2016

biz360.ru