Как организовать форум: Как организовать успешное мероприятие — www.be-in.ru

Как организовать успешное мероприятие — www.be-in.ru

Нишевое event-агентство Pencil Group специализируется на организации мероприятий в сфере медиа, таких как «Точилка», «EpicMedia», «3D журналистика». Главная его цель – развитие медиа-сообщества в России. Александра Корнева, директор по развитию Pencil Group, рассказала нам, как организовать успешное событие, на что обратить внимание и как и кого лучше пригласить.

Александра Корнева,
директор по развитию Pencil Group

Выявление миссии

«Для того, чтобы организовать значимое мероприятие, сначала нужно понять – для чего вы это делаете. Ответьте на вопрос: какова его миссия и станет после него хоть кому-то светлее и лучше жить? Например, сейчас мы запустили новый курс Константина Бочарского – основателя Preesfeed.

ru – «Бизнес и Медиа: PR на практике», потому что поняли, что владельцы бизнеса и PR-специалисты не понимают, как создавать инфоповоды или как и с какими журналистами общаться. И мы можем спать спокойно, зная, что как минимум 60 человек после этого курса будут работать эффективнее.

Для проведения успешного мероприятия обязательно нужно знать вашу целевую аудиторию. Вы должны точно понимать, кто они, чем они занимаются, почему они придут к вам на мероприятие и, главное, что они получат на выходе.

Место и время

Для начала нужно выбрать дату и площадку. Конечно, все зависит от того, какой у вас ивент. Прежде всего, вы должны проанализировать рынок и узнать, какие конкурирующие мероприятия могут проходить в то же самое время. Например, если вы организуете неделю моды, то она не должна совпадать с неделями моды в Нью-Йорке или Милане.

В таком случае вы будете делить вашу целевую аудиторию с очень известным конкурирующим событием. Многие участники не доедут до вас, многие спикеры и гости откажутся от участия. Поддержку медиа также будет труднее получить, так как все предпочтут написать про неделю моды в Лондоне, чем в Санкт-Петербурге или Москве.

Необходимо грамотно выбрать день недели и время, но это тоже напрямую зависит от формата вашего мероприятия. Например, если это форум, и участники идут от компаний, тогда подходят будни. Если же мероприятие носит развлекательный характер, тогда выходные подойдут больше.

Существует несколько критериев, по которым стоит выбирать место для мероприятия. Здесь важно, чтобы площадка находилась близко к центру и обязательно недалеко от метро. Другой случай – специфическое мероприятие, например, событие только для вашего района или стрит-арт на заброшенном заводе.

В таком случае центр – не ваш формат. Но вам нужно продумать варианты того, как люди будут добираться до вас.

Мы также обращаем внимание на атмосферу на площадке. Для нас важно, что это за место и кто туда ходит. Есть еще очень один немаловажный момент, а иногда и решающий – это денежная составляющая. Мы выбираем адекватные площадки, где люди понимают, что значит крутой проект и как здорово, если он будет проходить у них. Если у вас платное мероприятие, то скорее всего вам придется платить за аренду, если же бесплатное, то можно договариваться и на каких-нибудь других условиях. Площадку обычно интересует PR и то, каких людей вы привлечете к ним после вашего мероприятия. Поэтому прежде чем договариваться, вам нужно точно понимать, насколько ваша целевая аудитория может стать потенциальными клиентами площадки.

Спонсоры и инфопартнеры

Поиск спонсоров – один из самых щепетильных моментов. Они важны и нужны. Прежде всего, вы должны понимать вашу целевую аудиторию и уметь ее продавать. Как только вы поймете кто они, вы сможете выбрать компании, которым было бы интересно вас поддержать. После этого начинается работа по выстраиванию отношений. Конечно, лучше всего, если у вас есть «теплый» контакт с компанией, так что ищите друзей или знакомых, кто работает там. Если «теплого» контакта не оказалась, то «холодные» звонки тоже действенны. Главное, назначить встречу и уже на ней рассказать и продать ваш продукт. Со спонсорами надо договариваться заранее. Всегда стремитесь работать только с самыми сильными брендами, так как вы таким способом будете продвигать и свою компанию.

Помимо спонсоров стоит подумать об инфопартнерстве со СМИ. У каждого медиа свои условия, но в целом они включают в себя анонс мероприятия, интервью с создателями, пост-релиз, репортаж, баннер на сайте, посты в социальных сетях, теле и радио-эфиры и так далее.

Здесь главное понимать, что вы можете попросить у СМИ и что вы им дадите на выходе. Помните, много – не всегда хорошо. Пусть лучше 15 целевых СМИ напишут о вас, чем 25, но неизвестных и с некачественным контентом.

Участники

Следующее, что нужно решить – кто будет выступать и присутствовать. У каждого организатора должно быть несколько списков участников. Условно их можно разделить так: opinion-makers, эксперты, СМИ и сами участники.

Opinion-makers – это те люди, на которых равняется ваша целевая аудитория и мнение которых для нее играет решающую роль. Сюда могут относиться так называемые селебрити. Эту группу людей чаще всего приглашают бесплатно, просто чтобы они «засветились» на вашем мероприятии или написали потом о нем в социальных сетях. Их именами оперируют.

Эксперты – это часто не медийные люди, но известные в узких кругах. Они – профессионалы в своем деле. Мы всегда приглашаем только самых выдающихся, так как от того, что будут рассказывать эксперты, зависит все мероприятие.

Что касается СМИ, то у каждого организатора должен быть список с контактами профильных журналистов (радио, телевидение, печатные и интернет СМИ). Организаторам нужно создать грамотную форму регистрации, в которой журналисты точно пропишут, когда выйдет анонс, пресс-релиз, пост-релиз и сколько людей увидят эти материалы. И уже ориентируясь на эти данные можно аккредитовать тех или иных журналистов.

Конечно, ни одно мероприятие не обходится без самих участников. Для того, чтобы их пригласить, вы должны знать, где они «обитают» в интернет-пространстве. От этого зависят каналы привлечения: социальные сети, таргетинг, рассылка от Timepad, email-маркетинг, партнерские рассылки и многое другое.

Регистрация участников

Мы работаем с Timepad уже много лет. У них есть огромное количество разных ресурсов, как бесплатных, так и платных. Например, есть рассылка, которая всегда приносит новых клиентов. С ними удобно работать. Если у вас бесплатное мероприятие, тогда они не берут с вас вообще никаких денег. Они помогают создать удобную анкету регистрации, которую вы потом скачиваете со всеми email участников и делаете свою рассылку. Через сервис Timepad можно делать рассылку и по тем людям, которые у вас когда-либо регистрировались.

Если у вас платное мероприятие, то Timepad берет комиссию, но это одна из самых низких комиссий, которые есть вообще. Взамен они предоставляют оформление документов для юридических лиц и более 50 способов оплаты. Ребята из команды Timepad всегда очень отзывчивы и готовы помогать. Они постоянно придумывают новые удобные и интересные фишки.

Команда

Без грамотно подобранной команды нельзя организовать ни одно мероприятие.

Здесь нужно помнить и о качественном оборудовании, и о надежной команде организаторов.

Техническая поддержка – это очень важная часть мероприятия. Она включает в себя свет, звук, видео/фото продакшн. Это то, на чем вы ни в коем случае не должны экономить. Если у вас будет плохой звук, то каким бы хорошим оратором не был спикер – его никто не услышит. К вопросу технического обеспечения следует подходить серьезно: выбирайте лучших, просматривайте портфолио и только потом соглашайтесь на сотрудничество.

Кроме того, стоит помнить об освещении вашего события в социальных сетях. Мы обычно выбираем 3-4 людей, которые занимаются SMM на самом мероприятии. Вы должны быть всегда в сети, ваш хештег должен быть повсюду.

Работа с волонтерами одна из самых трудных, так как чаще всего здесь нет денежной составляющей, а есть только эмоциональная связь волонтера и события. Отсюда и такая большая текучесть волонтеров. Мы набираем 70 человек, понимая, что к мероприятию останется примерно 40. К сожалению, на волонтеров не всегда можно положиться, они не чувствуют ответственности и могут в последний момент не прийти или не сделать чего-то. Для того, чтобы с волонтерами все было хорошо, надо работать с ними, ведь они – часть вашей команды. Необходимы четкие задания: вы должны знать, когда и что они будут делать. И сразу предупреждайте, что могут быть форс-мажоры.

Само мероприятие

На площадке необходимо обращать внимание на все: от того, сколько мусорных корзин стоит, до света и звука. Здесь мелочей нет. Вы должны знать свою площадку идеально: что, где и как будет. Если что-то пойдет не так, то вы должны быть к этому готовы. Но трудности могут возникнуть, даже если вы уже проводили мероприятие на этой площадке. В 2013 году проходил крупнейший в России медиа-форум «3D Журналистика», и мы были готовы ко всему, так как это было третье мероприятие на одной и той же площадке. Но, как оказалось, мы ошиблись. Кулер с водой потек. Под ним, в углу, была дырка, поэтому лужи рядом не было, но зато был залит весь нижний этаж.

Чтобы уменьшить количество «сюрпризов», обязательно как можно раньше делайте монтаж и тестируйте все. Мы всегда составляем чек лист, а также проигрываем роль каждого гостя. Например, вы – участник. Вы заходите на площадку. Понимаете ли вы, где идет регистрация, как она проходит, где гардероб, зал, туалет, буфет или столовая, где можно узнать дополнительную информацию и так далее. Постарайтесь полностью пройти весь маршрут участника.

Оценка эффективности

Прежде всего – это отзывы участников. Мы всегда запускаем конкурс на самый объективный отзыв. Нам важно услышать, что думают наши участники, что понравилось, а что нет. Важно знать все, чтобы в следующий раз сделать качественнее. Обычно люди пишут про программу, спикеров, площадку, техническую сторону и про атмосферу в целом. Здесь нам, конечно, важна оценка контента: насколько людям понравились спикеры и то, что они говорили.

Одним из показателей успешного мероприятия является то, сколько пришло людей и кто эти люди. Если они из «тусовки» вашей целевой аудитории, то это замечательно. Мы также отдельно оцениваем, сколько профессионалов из отрасли зашли на наше мероприятие, а также сколько наших спикеров осталось послушать своих коллег. Естественно, мы отслеживаем все, что пишут о нас по хештегу. Также мы стараемся отслеживать разные истории после наших мероприятий. У нас есть огромное количество историй про то, как после наших курсов «Точилка» увольняли всю редакцию и собирали заново, а затем становились лидерами в своих нишах. Писали о том, как находили работу или партнеров по бизнесу, а иногда и любовь».

сделать хорошую конференцию с первого раза — Маркетинг на vc.

ru

Digital-агентство «Атвинта» собрало 111 нюансов, которые нужно учесть при организации бизнес-конференции.

36 590 просмотров

Команда «Атвинты» за десять лет существования провела больше сотни профильных мероприятий для клиентов и digital-специалистов. Обычно при организации мы действовали по наитию, использовали опыт и энтузиазм сотрудников, которые загорались желанием провести мастер-класс или семинар. Такой подход оправдывал себя, пока мы проводили мероприятия на 30-50 человек.

В 2016 и 2017 годах мы замахнулись на полноценную digital-конференцию городского масштаба. Со второй попытки мы организовали конференцию, которой гордимся. Ещё не идеальную, но крутую по меркам Кемеровской области: мероприятие посетили более 200 гостей из соседних регионов. Также на конференцию приехали спикеры из девяти городов.

Изначально чек-лист создавался для сотрудников нашего агентства. Но мы не жадные и хотим, чтобы наш опыт был полезен другим. Поэтому делимся результатом проб, ошибок и нервов. Нам будет приятно, если вы не наступите на грабли благодаря нашему чек-листу.

0. Прежде, чем планировать мероприятие, ответьте на вопрос: для чего вы собираетесь проводить конференцию? Что вы хотите получить в результате?Если вы планируете повысить продажи, лучше не тратьте время и вложите деньги в развитие отдела продаж. Если цель — формирование экспертного образа и повышение узнаваемости в среде профессионалов, приступайте к организации конференции.

Планируем мероприятие

1. Решите, для кого вы проводите конференцию. Опишите и сегментируйте целевую аудиторию. Например, для конференции по digital-маркетингу нас интересует бизнес-аудитория, а именно: маркетологи, собственники малого и среднего бизнеса, управленцы федеральных компаний на местах. Именно к этой аудитории мы и будем обращаться в коммуникациях.

2. Определитесь с датой и временем начала конференции. Если вы проводите конференцию для аудитории, ограниченной одним городом, выберите дату в будний день во второй половине недели, сбор гостей в 10:00. Если планируется участие иногородних — назначайте всё на выходной день, причём не раньше 11:00. Людям нужно успеть до вас добраться.

3. Подберите место проведения мероприятия. Критерии выбора площадки: должна быть просторна для запланированного числа гостей, иметь нужное техническое оснащение, просторную парковку, удобное месторасположение в городе.

4. Количество посадочных мест рассчитывается так: план по продаже билетов плюс план по гостям от партнёров минус 30% (которые могут не дойти, даже если заплатили за билет).

5. Составьте план мероприятия и отразите в нём всё, что нужно учесть, чтобы мероприятие состоялось. При составлении плана группируйте блоки задач. Что-то вроде такого: «Спикеры», «Площадка», «Техническое оснащение» и так далее.

6. Сформируйте смету расходов и спланируйте на её основе бюджет. В смете должен быть отражён и детализирован весь план действий по организации мероприятия в денежном эквиваленте. Пропишите все пункты, которые нужно учесть, буквально каждую мелочь. Смета — это дорожная карта ивентора.

7. По всем пунктам плана и сметы мероприятия распишите задачи, закрепите ответственных по каждому блоку задач, установите сроки подведения промежуточных итогов и финальные дедлайны.

8. После оценки расходов продумайте, сколько из этого вы готовы оплатить самостоятельно, а какую часть можно и нужно закрыть за счёт партнёров и спонсоров.

Привлекаем партнёров

9. Партнёров привлекают на бартерной или коммерческой основе. Бартер подразумевает предложение сотрудникам организации-партнёра одного-двух пригласительных на мероприятие, размещение логотипа на пресс-волле и в раздаточных материалах. Также предполагаются упоминания в рекламе, в приветственной речи и на закрытии мероприятия, в публикациях на ваших ресурсах.

10. Здорово, если получится закрыть бартером в полном объёме затраты на информационное партнёрство, полиграфию и сувенирную продукцию; и хотя бы частично — кейтеринг для кофе-брейков.

11. Постарайтесь сократить издержки на аренду путём переговоров о партнёрстве. Бизнес-площадки для мероприятий заинтересованы в арендаторах. Гости вашей конференции — их потенциальная аудитория. Предложите им рекламу в новостях о мероприятии или контакты из базы участников в обмен на снижение стоимости аренды.

12. Партнёры, привлекаемые на коммерческой основе, — это компании или отдельные персоны, которые получают упоминания на вашей конференции на коммерческой основе. Для привлечения таких партнёров составьте коммерческое предложение с несколькими вариантами спонсорских пакетов.

Стоимость пакета зависит от статуса спонсора на мероприятии (от обычного спонсора, которых может быть несколько, до генерального). Спонсорские пакеты также отличаются объёмом доступных привилегий по размещению информационных материалов и количеству упоминаний на мероприятии.

Устанавливаем цены на билеты

13. Сделайте прогноз доходов мероприятия: сколько нужно продать билетов, сколько вы реально можете продать, какую цену нужно установить, чтобы покрыть расходы и при этом не отпугнуть гостей. Учитывайте поставленные планы по снижению собственных расходов за счёт привлечения партнёров и спонсоров.

14. Не занижайте стоимость конференции с целью расширения охвата потенциальной аудитории. При организации мероприятия важно не только количество гостей, но и их качество. Цена демонстрирует ценность мероприятия для бизнес-аудитории и отсекает нецелевую аудиторию студентов и халявщиков.

15. При ценообразовании возникает вопрос: делать ли скидки на билеты, а если делать, то для кого конкретно? В некоторых случаях скидка может оказаться фактором, стимулирующим покупку. Но это работает только в двух случаях:

• Скидка должна быть максимально персонализирована;
• Получение скидки предполагает совершение некоего действия: простого для пользователя, но полезного для организатора. К примеру, это может быть репост анонса конференции в одной или нескольких социальных сетях.

16. Стимулируйте раннюю регистрацию. Это поможет вам заблаговременно аккумулировать финансы, которые пойдут на оплату подрядчикам в процессе организации. Ранняя регистрация предполагает, что при покупке билета до определённой даты ценник на него будет ниже. Как правило, ранняя регистрация закрывается за одну или две недели до мероприятия.

17. Не переигрывайте правила, даже если после окончания ранней регистрации продажи полностью встали. Стимулируйте дальнейшие продажи промокодами в рекламе или игровыми механиками для соцсетей в формате «скидка за репост».

Приглашаем спикеров

18. Определите, какие тематики будут освещены на конференции. Например, для конференции по digital-маркетингу можно рассматривать способы продвижения в комплексе, а можно углубиться только в контекстную рекламу, SMM или контент-маркетинг.

19. Составьте список спикеров, которые являются признанными экспертами в теме мероприятия.

20. Напишите приглашения спикерам. Проговорите условия: что спикеры хотят за своё выступление, что вы хотите получить от спикеров.

21. Заранее обговорите длительность и формат выступления. Сколько времени отводится на доклад, а сколько — на вопросы.

22. Предупредите, что рекламные доклады не нужны. Такие доклады не только малоинтересны гостям конференций, но и подрывают доверие к организаторам.

23. Чтобы конференция была интересной и полезной, сделайте упор на спикеров-практиков и наличие в докладе кейсов из их опыта.

24. Заранее соберите темы и тезисы. Это нужно, чтобы изначально исключить пересечение в докладах, вовремя отследить и не допустить рекламы.

25. Просмотрите презентации не позднее чем за две недели до мероприятия. Если обнаружите, что часть содержания докладов пересекается, договаривайтесь со спикерами об изменении части доклада.

26. Оповестите спикеров о времени и порядке выступления заранее. Уточните, сколько нужно времени спикеру на подготовку к выступлению. Это позволит вам получить представление о том, когда именно спикер должен быть на площадке.

27. Уточните у иногородних спикеров, нужна ли им помощь в бронировании билетов, подборе гостиницы. Оговорите время прибытия спикера в город, чтобы гарантированно его встретить. Не встречать спикера можно только в случае, если он сам от этого отказался. Во всех прочих случаях не пускайте всё на самотёк.

Формируем программу

28. После того, как получены ответы от основной части спикеров, с которыми вы связались, определите структуру и порядок выступлений. Если спикеров много, сгруппируйте доклады по тематикам и разведите их в параллельные потоки.

29. Во избежание конкуренции между докладчиками, поставьте хедлайнеров в большой зал так, чтобы одновременно с ними не было докладов в других залах. В противном случае все гости пойдут на основного спикера, а параллельные выступления останутся без слушателей.

30. Добавьте в программу блок с практическими мастер-классами. Это повысит ценность конференции и заинтересует больше представителей целевой аудитории.

31. Предусмотрите перерыв на обед и перерывы между докладами. В это время гости смогут пообщаться, обсудить доклады и перекусить.

32. Если вы организуете конференцию на более ста человек, хорошим решением будет развести время обеда в разных потоках. Так вы избежите очереди в столовых и недовольства гостей.

33. При составлении программы соблюдайте баланс: гости не должны заскучать или устать от долгого сидения, но и предоставлять им слишком много свободного времени тоже не нужно.

34. Не затягивайте программу. Возможность людей воспринимать новую информацию ограничена: пять-шесть часов на всю конференцию с учётом перерывов будет вполне достаточно.

35. Учтите в тайминге, что гости могут задержаться на регистрации, и вы начнёте позже. Чтобы не сдвигать начало выступлений, оставьте время на открытие конференции, тогда опаздывающие гости успеют к началу первого выступления. Задержать открытие можно на десять минут, не дольше.

36. Не стоит искусственно растягивать тайминг выступлений, тем самым откладывая заявленное время выхода следующего докладчика. Сдвинуть время начала и сократить время открытия конференции можно, а вот время выступления — уже нет.

Это связано с тем, что некоторые участники могут приехать позже, чтобы попасть на конкретных спикеров. Если же тайминг сдвинется, вы потратите время своих гостей. Для серьёзного мероприятия бизнес-формата это неприемлемо.

Собираем участников

37. Для привлечения гостей на мероприятие используйте максимум доступных каналов: контекстную и таргетированную рекламу, рассылку по своей базе контактов и базам привлечённых партнёров, прямые продажи, размещение в офисах партнёрских компаний.

38. Создайте страницы мероприятия в социальных сетях. Выкладывайте ежедневно процесс подготовки, знакомьте подписчиков со спикерами. Для большего охвата продвигайте публикации при помощи таргетинга.

39. Попросите спикеров записать видеообращение с приглашением гостей. Распространите получившиеся ролики в соцсетях, на личных страницах членов вашей команды. Договоритесь, чтобы репосты публикаций появились в аккаунтах спикеров.

40. Соберите всю полезную для участников информацию на промостранице. На ней отразите дату, время начала, место. Представьте спикеров и содержание докладов. Выложите программу с таймингом не позднее, чем за две-три недели до мероприятия.

41. Предусмотрите возможность зарегистрироваться и оплатить через промосайт. Например, подключите сервис TimePad.

42. Максимизируйте охват аудитории через СМИ. Опубликуйте информацию о событии в профильных афишах, устройте публикации в электронных изданиях, договоритесь о прямом эфире на радио или телевидении. Не исключайте коммуникационный канал, пока не опробуете его. Постарайтесь договориться о размещении на взаимовыгодных некоммерческих условиях.

43. Подключайте блогеров в вашем городе в Instagram, Facebook, Twitter, YouTube или в Telegram-каналах. Выбирайте тех, чья аудитория пересекается с целевой аудиторией мероприятия.

44. Чтобы оценить, как сработала та или иная публикация через лидеров мнений, сгенерируйте персональный промокод со скидкой под каждого из них. Заодно этим вы дополнительно простимулируете спрос.

Проверяем техническое оснащение

45. Из техники вам понадобится: проектор с экраном или светодиодный экран, микрофон-петличка для спикера, один-два радиомикрофона для вопросов, ноутбук, кликер-указка, звуковое оборудование, видеокамера. Такое оборудование должно быть в каждом зале на конференции.

46. При первичном знакомстве с площадкой проверьте ноутбуки, микрофоны, колонки, проектор или экран за несколько дней до мероприятия и утром в день конференции.

47.Договоритесь с площадкой, кто конкретно будет отвечать за работу техники. Заранее встретьтесь с этим человеком для тестирования, устройте прогон перед мероприятием. Если площадка не предоставляет своих сотрудников, наймите специалиста и проведите с ним прогон заранее.

48. Обеспечьте бесплатный Wi-Fi. Если на площадке есть свой беспроводной интернет, протестируйте, выдержит ли он нагрузку в день мероприятия. Если такого ресурса у площадки нет, позаботьтесь о собственном оборудовании. Оборудование протестируйте на площадке. Учтите, что качество сигнала ухудшается, когда людей много.

49. Установите зарядную станцию или подготовьте зону, где гости смогут зарядить телефоны. Запаситесь несколькими типами зарядных устройств.

50. Сохраните презентации спикеров на ноутбуке, на флешке и в облачном хранилище. Уточните у спикера за день до мероприятия, не было ли внесено изменений в презентацию, есть ли её обновлённая версия. В день мероприятия перед выступлением просмотрите ещё раз вместе со спикером его слайды.

51. Запишите видео выступлений. Они пригодятся как самим организаторам на будущее, так и заинтересуют тех, кто не смог посетить мероприятие, но хотел бы услышать доклады ваших спикеров.

52. Чтобы звук на видео был хорошо различим и не страдал от посторонних шумов, используйте петлички или накамерные микрофоны. Стандартного микрофона в камере недостаточно. Если записываете видео для последующей его продажи, обратитесь к профессиональным видеооператорам. Со специальной аппаратурой вы получите достойное качество звука.

Обеспечиваем комфорт на площадке

53. Освещение на площадке по яркости должно соответствовать дневному свету или быть максимально к нему приближено. Дело в том, что при недостаточном освещении у людей быстрее устают глаза, снижается внимание и способность воспринимать новую информацию. Кроме того, с хорошим светом фотоотчёт с мероприятия получится лучше.

54. Для комфорта гостей на площадке должно быть не холодно и не жарко. Предусмотрите дополнительную возможность проветрить или обогреть помещение. Если обогреть не очень получится, предупредите гостей, чтобы оделись теплее.

55. Гостей в зале может оказаться больше, чем сидячих мест. Например, если у вас параллельно выступают два спикера, а гости разошлись по этим площадкам неравномерно. В таком случае нужно просто оперативно добавить стулья.

56. Учтите, что гости приедут на автомобилях. Предусмотрите достаточно парковочного пространства возле места проведения конференции. Парковка должна быть бесплатной для ваших участников.

57. Если въезд на парковку имеет пропускной режим, заранее договоритесь с администрацией о снятии ограничения на время конференции. Если договориться не удастся, разошлите пропуски для автомобилей, заранее узнайте и запишите номера авто гостей, встречайте сами.

Главное, чтобы гостей не задержали на въезде. Очередь на парковке — это последнее, что вам хотелось бы видеть в день мероприятия. По эмоциональному накалу это практически срыв конференции. Стресс на дороге с утра ещё никому не шёл на пользу.

58. Обеспечьте чистые туалеты, наличие туалетной бумаги, мыла. Договоритесь с администрацией площадки о работе уборщиц, которые будут поддерживать порядок в течение дня.

59. На конференциях будут курящие люди. Обозначьте зону для курения.

60. Обеспечьте достаточное количество мусорных урн на площадке. Следите, чтобы мусор не скапливался.

61. Позаботьтесь о бесплатной питьевой воде на площадке. Установите несколько кулеров, следите за наличием в них воды и одноразовых стаканов.

62. Организуйте кофе-брейки в период сбора гостей и на перерывах. Предоставьте кофе, чай и снеки.

63.Гостям нужно где-то пообедать. Позаботьтесь о наличии недорогой и вкусной столовой при подборе места проведения. А также распечатайте и заранее вышлите список заведений общепита, расположенных поблизости от места конференции.

64. В холлах должны быть обеспечены места, где люди могут посидеть и пообщаться в спокойной обстановке.

65. В холодное время года должны работать гардероб и гардеробщицы. Самообслуживание лучше исключить, чтобы не случилась ситуация, когда кто-то не взял номерок, а потом перепутал вещи.

66. Вышлите гостям заранее карту проезда до места проведения конференции. Это особенно актуально в случае, когда вы ждёте иногородних участников.

67. Зонируйте пространство. Например, так:

• зона ресепшн;
• залы, где проходят доклады или мастер-классы;
• зона кофе-брейка;
• фотозона;
• зона сцены;
• зона нетворкинга;
• зона развлечений.

На каждой из этих площадок должен быть минимум один человек, который следит за порядком, легко ориентируется в возникающих задачах, может ответить на вопросы гостей.

68. Установите на площадке указатели, чтобы гостям было удобно ориентироваться. Если площадка большая, разработайте карту и систему навигации.

Распределяем персонал по зонам ответственности

69. Закрепите кураторов, ответственных за каждую зону на мероприятии, а также несколько кураторов на случай форс-мажоров. Кураторы отвечают за порядок на точке, консультируют посетителей, помогают с навигацией. Если ответственных не назначить, возникнет хаос.

70. Назначьте отдельно одного или двух кураторов для спикеров. У кураторов должны быть имена и телефоны всех выступающих, расписание со временем и местом выступления. Они встречают и провожают докладчиков в зону отдыха, уточняют корректность презентации, оповещают о скором времени выступления.

71. Кураторы должны быть одеты единообразно и отличаться от гостей. Самое простое решение — одинаковые футболки с крупным логотипом. Если нет возможности нанести логотип мероприятия или организаторов, сделайте отличительной чертой бейдж с крупной надписью «Организатор». Надпись должна легко считываться с другого конца самого большого зала на конференции, а цвет бейджа — отличаться от цвета бейджей участников и спикеров.

72. Каждый куратор должен быть проинструктирован заранее, что делать в каждой возникающей ситуации, иметь несколько альтернативных решений проблемы и знать, к кому обратиться, если не может решить вопрос сам. В идеале вы должны выдать каждому из них инструкцию за пару дней до конференции, а за день перед мероприятием провести брифинг на площадке.

73. Каждый куратор должен ориентироваться в расположении всех зон площадки, в программе мероприятия, знать, где расположены гардероб, туалеты, зона курения, запасные выходы.

74. Ресепшн — одна из наиболее ответственных зон. Встреча гостей задаёт настрой посетителей в самом начале, а также является справочным пунктом в течение всего мероприятия. Количество человек в этой зоне рассчитывается в зависимости от количества участников. Встречающих должно быть достаточно, чтобы не образовалась очередь на входе, каждому гостю необходимо уделить достаточно внимания.

75. Объединить конференцию в цельное мероприятие — задача ведущего. Это может быть руководитель или ведущий эксперт вашей компании либо приглашённый профессиональный ведущий деловых событий. Этот человек поможет организовать потоки, задаст настрой в начале конференции, и удержит внимание на стадии закрытия мероприятия.

76. Если залов несколько, в каждом зале должен быть модератор. Фактически этот человек выполняет роль ведущего в зале. Он объявляет спикеров, стимулирует дискуссию, если вопросов от участников мало, следит, чтобы обсуждения были конструктивными и не отходили от темы доклада. Соответственно, этот человек должен уметь обращаться с микрофоном и иметь опыт публичных выступлений.

77. Назначьте администраторов в каждый зал. Администраторы встречают гостей, следят, чтобы было достаточно места для участников, ассистируют модератору в зале: следят за таймингом, во время вопросов передают микрофон гостям. В зависимости от размеров зала назначьте одного или двух администраторов.

78. В каждом зале понадобится технический специалист, ответственный за качество работы техники: трансляцию слайдов, работу микрофонов и колонок.

79. Для пост-релизов о мероприятии нужны хорошие фотографии. Для репортажной съёмки понадобится минимум один фотограф на каждые два зала. Если параллельно планируется работа от двух до четырёх залов, обеспечьте фотографа в каждый из них.

80. Во время сбора гостей и на перерывах работают два фотографа, один из которых делает постановочные фотографии в фотозоне, второй — снимает репортаж.

81. Фотограф, который работает в фотозоне или возле пресс-волла, должен быть коммуникабельным. Он не просто делает кадры, но и приглашает людей сфотографироваться, помогает в выборе выигрышной позы и так далее.

82. Проинструктируйте фотографов заранее, какие планы обязательно нужно снять. В идеале — выдайте чек-лист. Должны быть отсняты все спикеры, общие планы в холле, в залах, открытие, раздаточные материалы, работа на встрече гостей, все развлекательные зоны. И главное — много портретных фото гостей, чтобы стимулировать людей поделиться фотографиями с мероприятия.

83. Заранее предупредите фотографов о том, каким будет освещение и цвет стен на площадке. Уточните, есть ли у них подходящее оборудование для съёмки в таких условиях, иначе вы рискуете получить тёмные, жёлтые или другие не самые качественные фото.

84. Запись видео лучше отдать на откуп профессионалам. В каждом зале — один оператор. Если ведёте запись своими силами, закрепите куратора в зоне видеосъёмки в каждом зале. Так вы избежите перебоев в работе камеры, неудачных планов и плохой записи звука.

Брендируем мероприятие

85. Чтобы мероприятие воспринималось целостно, разработайте фирменный стиль проекта. Он пригодится не только для рекламных коммуникаций при продвижении, но и для брендирования площадки. Так вы создадите узнаваемость конференции, ведь люди считывают визуальную информацию быстрее, чем текстовую.

86. Минимальный набор носителей фирменного стиля, который вам пригодится: пакет или папка А4, блокнот, буклет А5, бейдж, пресс-волл, афиша, таблички, правила оформления сайта.

87. Соблюдайте баланс, не переборщите с пресс-воллами и плакатами в месте проведения мероприятия, чтобы не получилась пародия на китайскую улицу. Продумайте дизайнерское решение для брендирования площадки в концепции мероприятия.

88. Сделайте заставку в фирменном стиле конференции на мониторы.

89. Подготовьте раздаточный материал для участников. Обычно в комплект входит брендированный пакет или папка, в которую вложены блокнот для записи, ручка, программа мероприятия, карта с навигацией по площадке, рекламная и сувенирная продукция партнёров или спонсоров.

90. Количество раздаточных комплектов изготовьте с запасом, на случай, если гостей окажется больше.

91. Бейджи лучше делать неименные. Иногда вместо зарегистрированного участника может прийти коллега, при регистрации может быть допущена опечатка в имени или фамилии. Дайте возможность гостям самостоятельно вписать своё имя.

92. На коммуникационных носителях пропишите хештег мероприятия и имена в социальных сетях, так вы повысите шансы на публикации с упоминаниями.

93. Когда выбираете хештег, проверьте, чтобы на день мероприятия он был уникальным и при этом коротким, дублирующим название мероприятия и легко воспринимаемым на слух. Здорово, если он будет на языке большинства участников, то есть в России — на русском.

Описываем сценарный ход конференции

94. Пропишите полный сценарный план. В нём описывается, что и во сколько происходит на каждой точке площадки, какое оборудование необходимо, чем занят исполнительский штат. Распечатайте для себя несколько экземпляров.

95. Сделайте экземпляр сценарного плана для технических специалистов в залах, чтобы они знали, когда и какую презентацию ставить.

96. Подберите музыку на период, пока гости собираются. Заранее сформируйте треки в плейлист и передайте техническому специалисту на площадке. На всякий случай возьмите дополнительно флешку с музыкой. Музыка нужна бодрая, но не слишком громкая. Это создаст атмосферу.

97. Подготовьте опорный текст для ведущего на открытие и закрытие мероприятия. Укажите всех спонсоров и партнёров, чьи имена должны прозвучать со сцены. Пропишите имена и фамилии спикеров с правильным ударением. Расскажите ведущему заранее, что точно нельзя говорить.

98. Чтобы стимулировать участников делать публикации в соцсетях, добавьте в сценарий конкурс. Например, розыгрыш полезных призов случайным методом среди тех, кто опубликует отзыв о мероприятии с хештегом.

99. Призами могут быть сертификаты на услуги агентства, полезная бизнес-литература, подарки от партнёров и спонсоров.

Делаем последние приготовления

100. В последние дни перед мероприятием пройдитесь по смете и составьте чек-лист всего, что вам понадобится.

101. Заранее соберите раздаточные материалы от партнёров и спонсоров, не ждите, что они это сделают сами. Это ваша зона ответственности по договору о спонсорстве или партнёрстве.

102. За день до мероприятия подготовьте по максимуму площадку, раздаточные материалы и зону ресепшн. Смонтируйте баннеры и пресс-воллы.

103. Запаситесь дополнительными удлинителями, переходниками для розеток, батарейками, запасным ноутбуком, обычным и двухсторонним скотчем, нитками, иголками, ножницами, отвёрткой и шуруповёртом. Просто сделайте это. Поверьте, любая вещь из вышеперечисленных может понадобиться вам в самый неожиданный момент.

104. Проведите брифинг для кураторов на площадке. Пройдите с ними полностью весь путь гостей от входа до залов. Покажите места расположения всех зон мероприятия, гардероба, туалетов, зоны для курения.

105. Проведите полный генеральный прогон, чтобы быть уверенным, что экраны, ноутбуки, микрофоны, звуковое оборудование работают исправно. Ещё раз проверьте все презентации на площадке. Если не проверите всё заранее, то у вас не будет времени исправить возникшие шероховатости и сбои в работе техники ещё до начала мероприятия.

Следим за ходом мероприятия в день X

106. В день мероприятия приезжайте на площадку за два-три часа до открытия регистрации. Ещё раз пройдитесь по всем точкам, запустите технику, расставьте кураторов по зонам ответственности.

107. Зона ресепшн должна быть готова за час до официального начала регистрации. Обязательно будут те, кто приедет пораньше.

108. Чтобы не задерживать гостей при встрече, подготовьте заранее списки в алфавитном порядке либо в порядке регистрационного номера участников. Если бейджи именные (хотя мы уже предостерегли вас от этого), разложите их по алфавиту или по регистрационному номеру.

109. На конференции, где планируется больше ста гостей, разделите потоки по алфавиту или порядковым номерам. Так администраторам на ресепшн будет удобнее ориентироваться в списках.

110. У вас обязательно что-то пойдёт не так. Просто будьте к этому готовы, не расслабляйтесь. И держите при себе удлинители, скотч, шуруповёрт.

111. После мероприятия напишите отчёт, подбейте смету, опубликуйте пост-релизы, фотоотчёт, прочитайте внимательно отзывы в соцсетях, разошлите благодарности партнёрам, спонсорам и спикерам, соберите обратную связь от участников. В фотоотчёте отметьте на фотографиях гостей и проставьте геотеги на снимках.

как организовать отраслевое мероприятие в пандемию

Несколько раз в год «Яндекс.Дзен» проводит «Дзен-среду»: мероприятие для маркетологов, на котором команда платформы рассказывает о рекламе, а клиенты делятся опытом и советами. Из-за коронавируса «Дзену» пришлось изменить привычный формат. В компании решили совместить офлайн с онлайном, но вместо привычной конференции «Дзен» снял фильмы о маркетологах и презентовал их в автокинотеатре. Команда «Дзена» рассказала, как все организовала, и поделилась советами, как провести интересное мероприятие в условиях пандемии.

Почему решили отказаться от стандартной онлайн-конференции и какой придумали формат

Предпоследнюю «Дзен-среду» мы успели провести до начала пандемии, 4 марта, когда к нам в гости пришли 500 рекламодателей. Это было стандартное мероприятие: спикеры выступали на сцене, участники сидели в зале, а онлайн-зрители смотрели трансляцию.

Михаил Вдовин, руководитель B2B-маркетинга «Яндекс.Дзена»:

Планируя новую «Дзен-среду» в сентябре, мы отдавали себе отчет, что уже не сможем собрать в офлайне столько людей, и нужно искать новый формат мероприятия. Но как привлечь внимание посреди большого количества бесплатных скучных трансляций? Очевидно, что рынок устал от такого формата, он скучен и малоинформативен. А «Дзен-среды» — это всегда бодрые и полезные мероприятия. В них участвуют не просто спикеры, а маркетологи, которые смогли сделать в «Дзене» действительно что-то крутое. Поэтому мы решили отказаться от традиционного формата выступлений в стиле TED Talks.

Мы рассматривали разные варианты организации мероприятия и решили остановиться на новом формате: снять мини-фильмы о рекламных кампаниях в «Дзене», чтобы показать их онлайн и офлайн в автокинотеатре. Такой формат позволил нам:

• Собрать людей офлайн в безопасной обстановке: можно смотреть фильмы, не выходя из машины.
• Провести крутую онлайн-трансляцию: смотреть качественно снятые и смонтированные фильмы интереснее, чем выступления спикеров.
• Сделать приятно клиентам: когда про тебя и твою компанию снимают фильм, это радует больше, чем простое приглашение выступить на конференции.
• Подготовить для себя качественные маркетинговые материалы: фильмы в будущем можно использовать как кейсы.

Мы назвали мероприятие «Ночь премьер», потому что освещали много новых тем: переход на удаленку, программу сертификации агентств, запуск видеорекламы в «Дзене» и кейсы-премьеры от тех, кто впервые начал рекламировать себя на площадке.

Никита Трепцов, ведущий дизайнер, «Яндекс.Дзена»:

Мы выбрали стилистику сай-фай-фильмов, которая позволила создать узнаваемый образ мероприятия. Символом этой «Дзен-среды» стала восходящая звезда, состоящая из множества точек, которые символизируют наших партнеров.

Мы постарались заложить в визуальный стиль как можно больше отсылок к классическим фильмам. Это можно заметить в заставке к трансляции, которая стала трибьютом Кубрику. В цветах, которые намекают на связь с серией фильмов «Чужой». А если присмотреться, то в написании слова «Среда», в букве «А», можно считать отсылку к космическому кораблю.

Как снимали фильмы и что в итоге получилось

Для нашей «Ночи премьер» мы решили снять шесть фильмов. Пять из них мы посвятили успешным рекламодателям из разных индустрий: строительства, финансов, онлайн-приложений, FMCG и ритейла. Шестой фильм сняли про сам «Яндекс.Дзен»: рассказали о наших успехах и новых форматах.

Светлана Попова, креативный директор «Яндекс.Дзена»:

В каждом фильме мы соединили два жанра: кейс и документальное кино. Это были не просто рассказы маркетологов: мы продумывали сюжет, драму и стилистику. Нашей главной задачей было интересно преподнести сухие маркетинговые кейсы, но при этом не снять совсем развлекательный ролик.

Сначала покажем, что у нас получилось, а потом чуть подробнее расскажем о съемках.

«Впервые» о «Яндекс.Дзене»

На «Дзен-среде» мы всегда рассказываем о новостях и успехах «Дзена». В этот раз мы презентовали видеорекламу, которая дополнит формат рекламных статей, а также объявили о запуске программы сертификации для специалистов и агентств.

«По кирпичику» о производителе керамики Wienerberger

В этом ролике мы попытались развеять миф о том, что в «Дзене» нельзя продавать «неинтересные» товары вроде кирпичей. Для Wienerberger именно «Дзен» стал стартовой точкой в масштабном контент-маркетинге.

«Этот дивный реальный мир» об «Альфа-Банке»

Здесь мы рассказали о новом phygital-подходе «Альфа-Банка» к работе с клиентами: улучшении взаимодействия как в офлайне, так и в онлайне. Пока все компании полностью переходили в онлайн, «Альфа-Банк» строил новый комфортный офис: создавал место, где можно лично пообщаться с сотрудниками и получить ответы на все вопросы. А в онлайне «Дзен» для «Альфа-Банка» как раз оказался тем каналом, в котором можно спокойно и обстоятельно поговорить с клиентами.

«Не один дома» о гипермаркете мебели и товаров для дома Hoff

Этот ролик получился самым «кейсовым»: в нем особенно много цифр и фактов, которые помогают реально оценить эффективность рекламы в «Дзене». Кроме того, здесь больше всего советов для других рекламодателей: как писать тексты и тестировать заголовки, как анализировать и отслеживать эффективность рекламы.

«Прощай, Абибас» для приложения «Честный ЗНАК»

«Честный ЗНАК» — это система маркировки, которая помогает убедиться, что товар не поддельный. Но чтобы пользователи понимали, как она работает, нужно подробно объяснить им все про маркировку, контрафакт, работу самого приложения. Этот фильм о том, как «Дзен» помог в продвижении нового сервиса и позволил получить «качественных пользователей», которые стали активно пользоваться приложением.

«Отец слезам не верит» о производителе игрушек Mattel

Этот ролик получился самым сложным в производстве. Прямо перед съемками выяснилось, что из-за пандемии маркетологи Mattel не смогут присутствовать на съемках. За одну ночь мы переделали сюжет и вместо маркетологов сняли детей и кукол — они озвучили всю важную маркетинговую информацию. Так получился самый милый кейс нашего мероприятия.

Антон Боровой, режиссер:

Основная сложность таких проектов в том, что мы снимаем не актеров, а реальных людей. Они крутые профессионалы, но не всегда умеют выступать на камеру. Приходилось учитывать это в подготовке и закладывать на съемку больше времени, чтобы раскачать героя и ввести его в зону комфорта.

Артем Нугманов, режиссер:

Главное для клиентов — по-настоящему любить свой продукт. Только так получится рассказывать о нем с энтузиазмом и заинтересовать других. Я рекомендую тем, кто снимается в фильмах, потренировать выступление дома. Во время съемок многие теряются, и то, что вы легко рассказываете на встрече, может быть сложно воспроизвести перед камерой.

Чтобы технически все прошло гладко, нужно обязательно привлекать хорошего звуковика. Кроме того, для такой «документальной» съемки не стоит использовать тяжелые крупногабаритные камеры и объективы. Сочности картинки я бы предпочел мобильность и разнообразие планов.

Анастасия Вегас, генеральный продюсер Vegas Films:

Проект для «Дзен-среды» стал очень интересным и запоминающимся. Нам пришлось работать в сжатые сроки, но мы к такому привыкли: фраза «всего восемь дней съемок» для нас звучит как «целых восемь дней съемок».

В процессе работы приходилось резко перестраиваться: постоянно менять локации, сеттинг, требования. Сейчас ты на живописной опушке в лесу снимаешь ролик для «Альфа-Банка», а через пару часов уже сидишь в студии и записываешь детей в ролике для Mattel. И нужно всегда быть на высоте.

В конце трансляции мы вставили стандартный блок с вопросами и ответами. Вопросы собирали не в чате, а через «Яндекс.Форму» в описании трансляции. Блок Q/A после легких и в чем-то даже развлекательных фильмов подробнее раскрывал вопросы, которые могли возникнуть у зрителей по поводу наших нововведений и кейсов.

Как все организовали технически онлайн и офлайн

Наш ведущий Никита Белоголовцев сидел в студии в офисе «Яндекса». Оттуда мы вели онлайн-трансляцию на YouTube, по очереди запуская отснятые фильмы. Мы заранее анонсировали событие среди маркетологов, а в день проведения рассылали ссылку на трансляцию тем, кто зарегистрировался на онлайн-мероприятие.

Выбор офлайн-площадки слегка затянулся: мы хотели найти не «просто парковку у торгового центра с большим экраном», а гибкое пространство, которое можно адаптировать под любую ситуацию с вирусом.

В итоге нужное место мы нашли на дизайн-заводе «Флакон». На площадке мы организовали кинотеатр и мини-бар, чтобы гости провели время с комфортом. В итоге люди могли общаться и выпивать либо смотреть фильмы, не выходя из машины.

Вот как трансляция выглядела на площадке кинотеатра. Мы специально снимали фильмы в широкоэкранном формате, чтобы они хорошо смотрелись на экране кинотеатра

Максим Шалотенко, старший менеджер образовательных мероприятий «Яндекс.Дзена»:

Мы прекрасно осознавали, что офлайн-мероприятия становятся «новым черным», — люди соскучились по живому общению за столь длительный период изоляции, соскучились друг по другу. Мы боялись, что не соберем людей, но уже через 15 минут после анонса поняли, что все получилось. В итоге наше офлайн-мероприятие посетили более 200 гостей.

Сам «кинопоказ» длился около полутора часов, но мы собрали гостей заранее, чтобы они могли пообщаться. А после окончания фильма на площадке работал диджей, так что гости еще долго не расходились по домам.

Главное о проведении интересного мероприятия в условиях пандемии

• Ни одна концепция, ни одна задача вашего мероприятия не стоят безопасности гостей — на это нужно сделать основной упор.
• Позаботьтесь о гостях и сотрудниках — организуйте бесперебойный доступ к средствам индивидуальной защиты, а также не скупитесь на памятки о мерах предосторожности.
• Поговорка «в тесноте, да не в обиде», кажется, стала максимально неактуальной. Не забудьте организовать пространство события таким образом, чтобы каждый гость мог соблюдать дистанцию с другими.
• Не бойтесь переносить свои мероприятия под открытое небо — это и новый формат, и еще одна мера безопасности. А переживать относительно погодных условий не стоит: несколько навесов/шатров и тепловые пушки помогут создать «тропики» даже на широте Северного полярного круга.
• Не забывайте о тех, кто не может к вам прийти. Организуйте онлайн-трансляцию так, чтобы она не была скучной.
• Не бойтесь экспериментировать. В пандемию много ограничений, но и возможностей тоже немало. Придумайте что-нибудь креативное — и вы выгодно выделитесь на фоне стандартных мероприятий.

Как организовать крупную конференцию онлайн — Сноб

Во время карантина все мероприятия пришлось перенести в онлайн, но неожиданно этот формат оказался таким удобным, что вполне может остаться с нами надолго. Если на первый взгляд перенос события в виртуальную плоскость кажется достаточно простым, то в реальности он скрывает в себе множество сложностей — как технических, так и организационных. Александр Альперн, основатель и CEO Webinar Group, рассказывает, как провести крупное мероприятие в виртуальном формате и какие подводные камни нужно учитывать при организации

Как правило, проведение вебинара или мастер-класса для небольшой аудитории не вызывает больших проблем: часто от спикера требуется лишь создать конференцию в Zoom и подготовить презентацию. Другое дело — крупное мероприятие на десятки или сотни тысяч участников. Объем работ в этом случае связан не только с количеством контента: хорошая картинка и звук, удобная навигация, многопотоковая трансляция, общение в чате — все это требует серьезной подготовки и труда множества специалистов. 

Быстрее, проще, короче

Перенос мероприятия в онлайн-формат связан не только с техническими, но и с организационными деталями. Иначе говоря, виртуальное пространство предъявляет свои требования к контенту: здесь сложнее удержать внимание зрителя, вызвать эмоции и создать нужную атмосферу. Кроме того, отключиться от трансляции намного проще, чем уходить из зала посреди выступления спикера.

Выступления в онлайне должны быть более короткими и динамичными, поэтому продолжительность сессий на онлайн-конференции «Startup Village’20 Сколково», где мы организовывали трансляцию, которую посмотрели более 100 тысяч человек, сократилась с традиционных полутора часов до 20–40 минут. Разумеется, это потребовало определенной работы со спикерами, и все равно в тайминг уложились не все — выкинуть две трети от своего доклада не так-то просто. Но у этого формата есть очевидные плюсы: выступление становится максимально емким и концентрированным. Чтобы докладчикам было проще подготовиться, на трансляции ПМЮФ (Петербургского международного юридического форума. — Прим. ред.) «LF 9 ½: законы коронавируса», которая собрала 300 тысяч просмотров, мы с командой форума готовили для них специальные памятки, притом что работать приходилось с лицами первой величины, среди которых были Дмитрий Медведев, глава ВОЗ, генеральный секретарь Совета Европы, министры юстиции Сингапура, Китая, России.

Быстрее, короче и проще — общее правило онлайн-ивентов, которое касается не только программы, но и всех организационных аспектов. Именно поэтому на Startup Village мы упростили регистрацию для нетворкинга, а для просмотра выступлений — отменили полностью. 

Свои особенности есть и в продвижении виртуального события: в онлайн-формате рекламная кампания будет эффективна не только до мероприятия, но и во время. В офлайне это правило не работает: вряд ли кто-то, узнав о проходящем прямо сейчас форуме, отменит все свои планы и отправится срочно покупать билет в другой город. Зато подключение к трансляции не обязательно планировать заранее.

Основные принципы организации крупного онлайн-мероприятия:

• Продолжительность докладов — 20–40 минут
• Не больше четырех-шести человек в сессии
• Четкий тайминг
• Динамичный сценарий
• Интересный контент в перерывах между докладами
• Профессиональные ведущие

От трансляций до чатов

За трансляцией выступлений спикеров стоит работа множества специалистов: операторов, ведущих съемку в Full HD, режиссера, формирующего программу, инженеров и техников. А еще нужен сайт с формой регистрации и его продвижение, нужна графика для трансляций, нужен качественный синхронный перевод, тестирование спикеров и многое другое. Ситуацию осложняет то, что часто все эти процессы ведутся одновременно и в ускоренном темпе: так, для ПМЮФ нам пришлось организовывать все за две недели, хотя на подготовку события столь широкого масштаба обычно закладывается не меньше месяца.

Кроме того, любая конференция — это не просто череда докладов, это еще и обратная связь, ответы спикеров на вопросы участников, нетворкинг, знакомства, выставочные зоны, менторские сессии и многое другое в зависимости от формата мероприятия. Все это требует соответствующих технических решений.

Общение спикеров с участниками можно реализовать с помощью модераторов, которые будут выбирать вопросы и переадресовывать их докладчикам, либо напрямую. Так, на Startup Village для ряда спикеров была реализована механика второго экрана, которая позволяла им видеть вопросы из зала и отвечать на них во время выступления.

В качестве площадки для нетворкинга можно выбрать любой мессенджер — например, Telegram: это позволит участникам продолжить общение и после окончания конференции. Но в целом сейчас существует множество инструментов для организации общения на мероприятии, поэтому можно выбрать любой удобный.

Экспо в 3D

Зона экспо — важный элемент многих конференций, и, чтобы по максимуму сохранить впечатления от нее в онлайне, оптимальный вариант — перенести ее в 3D. Так, участники выставки на Startup Village получили возможность прогуляться по территории экспо, принять участие в играх, посмотреть видеопрезентации, изучить стенды разных компаний и пообщаться с их представителями. Чтобы упростить навигацию по выставке, Startup Village разработал систему фильтров для представленных на ней стартапов: их можно было отсортировать по рынку, технологиям, стадии проекта, стране и объему требуемых инвестиций.

В программу Startup Village традиционно включаются еще два формата: матчмейкинг (поиск контактов) и менторские сессии. Оба удалось успешно перенести в онлайн: для личного общения участники могли переходить в приватные чаты, а работа с менторами проходила по видеосвязи в специальных виртуальных комнатах. Комнаты были доступны через личный кабинет, а для получения консультации нужно было заранее записаться к конкретному ментору.

Задачи для afterparty

Очевидный плюс онлайн-мероприятия, помимо его более низкой стоимости, — способность приносить прибыль и после своего завершения. Многие организаторы продают записи выступлений спикеров, так что после конференции работа не заканчивается. Во-первых, нужно смонтировать видеоматериалы для продажи, размещения в соцсетях, отчетных роликов и других целей. Во-вторых, предстоит оценить результаты: количество уникальных участников, максимальное число зрителей онлайн, среднюю продолжительность просмотра, статистику по браузерам, девайсам, городам, выступлениям и так далее — все это пригодится для планирования следующих мероприятий.

В целом онлайн-конференция — новый, более гибкий и технологичный формат, который имеет все шансы завоевать прочное место в нашей жизни. Поэтому стоит экспериментировать уже сейчас: судя по современным тенденциям, в скором времени оставаться полностью в офлайне будет уже невозможно.

Как организовать крупное мероприятие | Бизнес-портал status-media.com: новости делового мира и финансов

МВК «Новосибирск-Экспоцентр» — одна из крупнейших событийных площадок сибирской столицы. Форумы, выставки, концерты, мастер-классы и конференции — Экспоцентр подходит практически для любого формата. Организация серьезного мероприятия — огромная работа. О том, как не допустить ошибок и избежать сложностей в этом многогранном процессе,  рассказал исполнительный директор МВК «Новосибирск-Экспоцентр» Сергей Косенко. 

 

Есть организаторы, которые уже знают нашу площадку хорошо и приходят к нам с готовыми решениями. Но в большинстве случаев заказчикам необходимо помогать — рассказывать о нашем предыдущем опыте и наших возможностях, задавать направление. Кроме того, с каждым годом к нам приходит все больше новых молодых организаторов, которые недооценивают объем работ при подготовке мероприятий. Зачастую большинство из них совершают вполне стандартные ошибки, которые можно избежать. Мы составили своего рода чек-лист факторов успеха, который, надеемся, поможет организаторам грамотно подходить к планированию и проведению событий любого масштаба.

 

Правильный расчет тайминга

Правильный тайминг — основной фактор успеха, но именно о нем часто забывают. Нередко организаторы слишком многое оставляют «на потом», а в последний момент начинают вспоминать о недоделках и работать в такой спешке, что ошибки просто неизбежны. По опыту могу сказать, что на качественную подготовку практически любого крупного проекта требуется от пяти до семи месяцев. Это минимум! Лучший вариант — начинать готовить крупное мероприятие за год. Этот период позволяет разработать концепцию, договориться с площадкой об оптимальных датах, начать работать с программой, с участниками. Тайминг должен быть в деталях расписан, его выполнение необходимо контролировать еженедельно. При таком подходе вероятность срывов минимизируется, и ко дню мероприятия организаторы подходят во всеоружии.

 

Качественное планирование процессов

Чтобы организовать масштабное мероприятие, работать нужно сразу в нескольких направлениях. Успех будет затруднен, если хотя бы по одному из направлений наблюдается недоработка. Сегодня некоторые организаторы, на мой взгляд, мало внимания уделяют планированию деталей. Многие даже не прописывают техническое задание для площадки, а план и график работ — это вообще для них некое открытие. На какие процессы нужно обратить особое внимание? Во-первых, необходимо разработать подробное техническое задание для площадки. Во-вторых, нужно создать понятную рекламную стратегию, определить сроки подготовки материалов. Чтобы продать любой проект, нужна качественная мультиканальная реклама. Многие организаторы недорабатывают в этой части и жалуются потом на плохие продажи. Бывают случаи, когда материалы для оформления мероприятия подаются нам в ночь до события. О чем тут можно говорить? Третья задача — наполнение мероприятия, общение с артистами, спикерами или экспонентами.

 

Разделение зон ответственности    

Все перечисленные выше направления нужно курировать в ежедневном режиме. Организация масштабного события — командная работа. Заметная ошибка, которая порой приводит к коллапсу — это попытка самого ответственного человека вывезти все в одиночку. Обычно это некий идейный вдохновитель события — человек творческий, грамотный, но переоценивающий собственные силы. В конце концов, он понимает, что действовал неправильно, но осознание приходит слишком поздно. Должно быть четкое разделение внутри команды организаторов: один отвечает за работу с площадкой, второй — за «начинку», то есть программную часть, третий — за PR-поддержку. И, конечно, должен быть четвертый человек, который составляет бюджет всего мероприятия и планирует план платежей и план поступления денег с продажи билетов. Безусловно, четырьмя людьми команда не ограничивается, но эти четыре больших важных направления, с моей точки зрения, должны быть в профессиональных руках.

 

 

Коммуникации

Очень важный момент —  это коммуникации между всеми участниками процесса. Все коммуникации должны идти по четкому проговоренному алгоритму. С представителем площадки общается один менеджер-организатор. Именно он является точкой входа и выхода информации. Расскажу один случай. Организаторы занимались подготовкой мероприятия на нашей площадке, и вроде бы все шло неплохо, но один из них решил вмешаться в процесс и начал в обход основных каналов коммуникации давать задания рабочим, техперсоналу и так далее. В итоге он нарушил слаженный процесс, и произошел сбой. Хотя при этом у данной команды был четкий тайминг, отличная концепция и хорошее понимание, что за чем идет. Как сказал один из наших заказчиков: «Все должно быть в одной голове…» Он имел в виду, что в каждом направлении деятельности один человек должен управлять процессами и людьми, чтобы все шло слаженно.

 

Особенности площадки 

Среди достоинств комплекса можно отметить вместительную парковку, большой гардероб, мобильное легко трансформируемое пространство, постоянного партнера — кейтеринговую службу. Мы готовы сегодня проводить мероприятия до 15 тысяч человек. Недавно у нас прошло мотивационное шоу Ника Вуйчича. Там было почти 5 тысяч человек в одном павильоне. Все комфортно припарковались, зашли, разделись. Чтобы никому не было тесно, мы открыли третий этаж — люди могли пройтись, развеяться. И было отлично! Немаловажно, что в нашем здании работает профессиональная служба безопасности, продуманы пути эвакуации — у нас все павильоны оборудованы специальными большими воротами. В случае форс-мажорных обстоятельств эвакуация тысяч людей займет несколько минут. Полную готовность площадки представитель Экспоцентра демонстрирует организаторам за день до события.

 

Тренды

2017 год был для нас очень позитивным. Событий в МВК «Новосибирск-Экспоцентр» становится с каждым годом все больше. Организаторы, можно сказать, распробовали нашу площадку, поняли ее возможности и преимущества. Какие события пройдут у нас в 2018 году? Их очень много! Если говорить о трендах, то я бы отметил серьезный рост числа событий, связанных с IT-сферой и технологиями. Год назад у нас был только CodeFest, а в следующем году планируется около четырех проектов для программистов и разработчиков. И, кстати, хочу отметить, что в следующем году состоится несколько мероприятий с медицинским уклоном. Так что в IT-сфере и медицине активность проявляется сильнее всего. Ну и, конечно, с нами остаются наши знаковые проекты, в частности, один из крупнейших российских форумов «Технопром», форум «Транспорт Сибири» и Новосибирский агропродовольственный форум.

Кроме этого стали чаще проводиться развлекательные мероприятия, очень динамично проходит Главная Елка Сибири, на которую все больше и больше приезжают иногородние посетители.

Но самый главный и позитивный тренд — появление достаточного количества новых ярких организаторов из Москвы и регионов. Сейчас мы уверены и чувствуем, что объем событийного рынка имеет огромный потенциал.

 

 

Создание эффективных онлайн-дискуссий — Учебник по дизайну и разработке курса

Организация зоны для обсуждения

Доска обсуждений (будь то основная доска или доски групп студентов) часто является сердцем онлайн-курса в том, что касается динамики студентов, обеспечивая базу для проведения формальных еженедельных мероприятий курса, задавая вопросы и отвечая на уточняющие вопросы и предлагая главную площадку для сотрудничества и взаимодействия всех видов.Взаимодействие происходит между студентами, а также между преподавателем и студентами. Все эти действия должны быть запланированы заранее как часть вашего дизайна зоны для обсуждения. На семинаре «Подготовка к обучению в Интернете» (PTO) мы обсудили различия между использованием блогов или вики-разделов для обсуждения и использованием форумов Blackboard. Пожалуйста, обратитесь к материалам Недели 2 семинара PTO для получения этой информации, а также по теме содействия обсуждению. Мы повторим здесь лишь несколько важных моментов.

Обычно следует включать три форума, которые относятся к курсу в целом:

• Ознакомительный форум — это отдельный форум, используемый в течение первой недели курса, к которому студенты могут легко вернуться, когда захотят ознакомиться с подробностями об однокласснике. Это помогает в создании сообщества для класса.
• Дискуссионный форум, созданный для вопросов и ответов о курсе под контролем преподавателя. Здесь студенты могут задавать вопросы, которые могут не иметь прямого отношения к обсуждаемой теме недели.Например, вопросы о заданиях и требованиях курса, как выполнить задание, сообщить о неработающей гиперссылке и т. Д.
• Случайный форум без оценок для неформальных и неформальных бесед, названный в соответствии с вашим курсом (например, Интернет-кафе). Некоторые преподаватели также размещают сообщения в этой области, хотя она в основном предназначена для студентов.

На семинаре «Подготовка к преподаванию в Интернете» мы обсудили различные пользовательские параметры для преподавателей и студентов, доступные на досках обсуждений Blackboard, и последствия каждого варианта для того, что вы и ваши ученики можете делать, и как осуществляется обсуждение или обмен в рамках форума. вне.

Какова цель вашего обсуждения?

Чтобы подготовиться к использованию возможностей асинхронного обсуждения, вы должны сначала решить, как вы хотите использовать обсуждение по отношению к вашей презентации и элементам задания в курсе. Другими словами, решите, будут ли темы обсуждения точно соответствовать вопросам, которые вы поднимаете в своих лекциях и других презентациях, или же эти темы предоставят возможность представить дополнительные материалы и дальнейшее применение представленных вами идей.Обсуждения, согласованные с заданиями и оценками, должны быть запланированы таким образом, чтобы было достаточно времени для размышлений и ответов. Если студенческие задания представлены в онлайн-классе и студентов просят прокомментировать их, необходимо заранее установить руководящие принципы и процедуры, чтобы обеспечить структурированность и целенаправленность обсуждения. Соглашения об именах важны, чтобы избежать путаницы — например, хотите ли вы, чтобы учащиеся включали название своего проекта в свои цепочки? Вы хотите, чтобы проекты публиковались с помощью прикрепленного документа?

Помните, что форум может быть не просто местом для обсуждения.Это может быть место для демонстрации решения проблем, обмена заданиями, сценических дебатов, публикации групповых проектов и для многих других целей. Если вы преподаете гибридный курс, вам нужно будет тесно координировать онлайн-дискуссионные форумы с вашими f2f-встречами. Обсуждение можно использовать как место для размещения вопросов перед встречей f2f, для публикации полных проектов, которые могут быть представлены только в краткой форме в пределах временного лимита встречи f2f, или для продолжения обсуждения, начатого на встрече f2f. Что касается выставления оценок за участие, вы можете выставить комбинированные баллы за участие в обсуждении, которое происходит в режиме онлайн или f2f, или выставить баллы только за участие в онлайн.Вам также нужно будет решить, кто будет вести конкретные дискуссии — вы, инструктор; помощник учителя; или студента или группы студентов, назначаемых для этой цели каждую неделю? Какие рекомендации вы будете использовать для дискуссий, проводимых помощником преподавателя или учащимися? Для опытного инструктора достаточно сложно провести обсуждение. Если вы считаете, что учащиеся находятся на соответствующем уровне развития, чтобы облегчить обсуждение, то лучше всего дать некоторые рекомендации для этого.

Советы по настройке обсуждения

1. Преподаватель должен начинать обсуждение всех основных тем, если только вы не назначили форум для презентации учащихся или не назначили учащихся в качестве модераторов.Если это уместно для конкретного форума, вы можете попросить учащихся начать новые обсуждения. И, если хотите, вы можете разрешить учащимся добавлять дополнительные темы. Однако такое расположение следует рассматривать с большой осторожностью, потому что студенты часто склонны создавать новые темы без реальной необходимости, и ваша дискуссионная область может скоро оказаться перегруженной слишком большим количеством обсуждений по повторяющимся темам. Ниже приведен пример тематических обсуждений, созданных преподавателем истории:

2. Сузить темы.Хорошее обсуждение требует обрезки и придания формы. Чрезмерно широкая тема — скажем, «Французская революция: что вы думаете о ней?» — часто приводит к очень разрозненным обсуждениям. Это особенно верно во вводном классе, в котором большинство студентов мало знакомы с предметом. Если вы разделите широкие темы на логические подтемы — скажем, «Экономические условия накануне революции» или «Казнь королевской семьи» — вы можете предотвратить слишком разностороннее развитие дискуссии.

3. При необходимости используйте строительные леса.Например, во вводном курсе обсуждение, основанное на конкретных чтениях в учебнике, на целевом посещении веб-сайта или на заданных упражнениях, в сочетании с вашими руководящими вопросами, вероятно, будет более продуктивным для плодотворного обсуждения, чем простое указание студентам на форум и ожидая, что они найдут собственное направление. Короткая серия тесно связанных вопросов может позволить учащимся сразу перейти к любому из пунктов и при этом оказаться «в теме». В нашем примере Французской революции тематическая ветка может содержать несколько вопросов об экономических условиях и предлагать студентам выбрать тот, на который они будут отвечать: «Пожалуйста, ответьте на один из следующих вопросов: Каковы были модели землевладения? Насколько важна была внешняя торговля? Улучшилось или ухудшилось среднее благосостояние граждан за годы, предшествовавшие революции? Обоснуйте и поддержите свой ответ.”

4. Организуйте форумы и обсуждения, чтобы отразить хронологию занятий или тематическую последовательность и предложить образец для публикации. Организация дискуссионных форумов должна дополнять структуру класса, но также обеспечивать некоторые напоминания о хронологии и последовательности курса. Например, создание одного на каждую неделю или единицу курса помогает студентам с первого взгляда узнать, где им следует искать занятия на этой неделе. Как правило, форум должен быть доступен для каждой недели или каждой части курса, если вы не хотите, чтобы студенты публиковали вопросы, связанные с еженедельным содержанием курса, на общем форуме вопросов и ответов.Предложите график публикации сообщений, соответствующий теме, заданию и вашей студенческой аудитории — например, если вы хотите, чтобы студенты комментировали публикации других студентов, вы можете предложить каждому опубликовать свои первые ответы на ваш вопрос в середине недели и в одноклассники в оставшуюся часть недели. Вы даже можете настроить свою систему оценки для рубрики участия в обсуждении, чтобы отразить это.

5. Создавайте темы веток, чтобы они соответствовали и поддерживали соответствующие и актуальные действия.Связывание тем вашей цепочки с заданиями, чтениями, проектами и упражнениями на определенную неделю поможет удерживать учащихся в теме в своих обсуждениях, а также предоставит очевидное место для обсуждения всего, что происходит в курсе в течение этой недели. Хотя вы можете иметь в виду некоторые ключевые темы, позвольте учащимся задавать связанные вопросы, которые вы, возможно, не ожидали. Добавление подсказки в конце вопроса для обсуждения, например: «Если у вас есть еще один вопрос, основанный на чтении на этой неделе, не стесняйтесь публиковать его в ответе / размещать в новой ветке.Или вы можете создавать ветку каждую неделю, в которой будут встречаться «другие вопросы о чтениях и мероприятиях на этой неделе».

Дополнительные советы по созданию хороших подсказок для обсуждения см. В 4,5-минутном видеоролике Галины Калпечиной «Эффективные подсказки для обсуждения в интерактивной доске обсуждений»:

Советы по созданию хорошей дискуссии

Если ваш форум предназначен для поддержки обсуждения или дебатов, как вы можете составить вопросы для обсуждения или подсказки, которые вызовут соответствующие ответы и обеспечат диалог между учащимися, а не только закрытые ответы? Вот несколько стратегий построения обсуждения — в зависимости от вашего предмета и содержания курса, а также от уровня знаний учащихся один или другой может быть наиболее подходящим:

• Работайте в обратном направлении от результата обучения, которого вы хотите частично достичь посредством определенного обсуждения.Найдите этот результат в Таксономии Блума и создайте подсказку для обсуждения, используя соответствующие глаголы, соответствующие желаемому уровню.
• Вопросы для обсуждения, имеющие только один ответ, относятся к тесту с несколькими вариантами ответов, а не к обсуждению.
• Вопросы, основанные на фактах («Кто похоронен в могиле Гранта?») Или основанные только на мнениях («Любишь ли ты шоколад?»), Скорее всего, приведут к чему угодно, кроме единственного ответа от каждого ученика. Используйте больше открытых вопросов и те, которые выше по шкале таксономии Блума.
• Не задавайте напыщенных вопросов, таких как «Как вы думаете, люди должны иметь возможность избежать наказания за убийство?» или «Разве технологии не разрушают нашу цивилизацию?»
• Попросите учащихся указать причину или основу для своего ответа, основанную на тексте, опыте или наблюдениях, в зависимости от предмета.
• Попросите учащихся обдумать вопрос с точки зрения реального опыта или в ответ на пример.
• Попросите студентов дать критический отзыв на основе рубрики или набора критериев.
• Обеспечьте расширенное обсуждение с помощью дебатов или ролевой стратегии, тематического исследования, сценария или игры, которая требует различных шагов — возможно, исследования, обсуждения в парной или небольшой группе, а также заключительной презентации. Такие обсуждения могут быть серией обсуждений или шагов, ведущих к дискуссии или после нее.
• Стимулируйте интерес, построив обсуждение вокруг ресурса или медиаобъекта, или попросите учащихся найти и принести что-нибудь, чтобы принять участие в обсуждении.
• Предоставьте модераторам учащихся обратную связь по вопросам для обсуждения, прежде чем они будут заданы. Дайте учащимся-модераторам примеры и рекомендации по созданию хороших подсказок.
• При необходимости дайте учащимся возможность выбрать, на какой вопрос отвечать.
• Убедитесь, что вопрос для обсуждения ясно понят — если это полезно, обратитесь к назначенным материалам для чтения или ресурсам, которые служат основой для вопроса для обсуждения.
• В конце курса просмотрите реакцию на вопросы для обсуждения и отметьте те вопросы, которые не привели к эффективному обсуждению.Измените их соответствующим образом.

Важность хорошего участия в рубрике и ожиданий

Рубрика участия и четкие критерии качества и количества участия являются важными факторами успешного обсуждения. Всегда включайте реалистичное требование к ученикам комментировать или отвечать одноклассникам. Однако просьба к ученикам отвечать более чем одному или двум одноклассникам в неделю может привести к поверхностным ответам. Во вводных курсах особенно полезно привести примеры хороших ответов, а не просто указать критерии.Будьте готовы объяснить, что вы имеете в виду под «существенным» или «отзывчивым», когда это ваши критерии для ответов. См. Модуль 6 о рубриках для получения дополнительной информации о построении рубрик как для направления, так и для оценки студенческого обсуждения.

Список литературы

Часть этого материала была адаптирована из Ko, S. S., & Rossen, S. (2010). Обучение онлайн: Практическое руководство (3-е изд.). Нью-Йорк: Рутледж.

Организация вопросов и ответов — Форум DIY

Я собираюсь переехать и у меня много открытых бутылок со спиртным.Как я могу использовать все открытые типы. Кроме того, у меня есть некоторые, которые не открываются (например, … Подробнее Переезд в новый дом. Намного больше, чем тот, в котором я сейчас нахожусь. Как не загромождать себя безделушками и т. Д. Я накопил 37 лет фотографий. Do I … Узнать больше Мне нужны идеи украшения и советы по хранению для жизни в 5-м колесе. Для меня это в новинку, и переход от дома с 2 спальнями площадью 900 кв. Футов к дому площадью около 150 кв. Футов — это шок… См. Еще За год я столько всего собрал. Сейчас думаем о переезде. Я так перегружен всем, что мне нужно сделать, я не понимаю, с чего начать … Подробнее Думая о том, как оставаться незагроможденным во время пребывания в отеле. Любые идеи? Привет, я арендатор, и владелец хочет продать дом. Пожалуйста, мне нужно как можно больше информации для очистки в течение 2 дней. Пожалуйста помоги. Кто-нибудь знает … См. Еще Как организовать дом, чтобы подготовиться к продаже С чего начать беспорядок в доме и гараже? Я поражен количеством инструментов, которые у меня есть автомобильные инструменты, такие как книги, одежда и ковбойские сапоги, конечно, я не знаю, с чего начать Я стою в … Подробнее как убрать беспорядок? Лучший способ организовать распродажу, собирая вещи вместе, держа вещи цена Всем привет Ищу самый дешевый и действенный способ удалить хлам.Отец моей жены скончался на прошлой неделе, и я пытаюсь помочь получить все в … Подробнее не хочет использовать коробки для упаковки книг Как упаковать собранные наборы LEGO для передвижения? Спасибо Я ремонтирую обеденные столы в качестве хобби, и мне нужно перенести столы из гаража на обеденный стол для постановки. Я зависим от мужа, но он не всегда … Подробнее Мы планируем большой переезд для нашей семьи из 4 человек, примерно в 650 милях к югу, и я в восторге от этого.Я не привыкать к переездам, потому что в детстве мы много переезжали, я … Посмотреть еще У нас устанавливают новый ковер — мне нужно разобрать электронику нашего развлекательного центра, а затем собрать заново, как только ковер будет установлен — любые наконечники или … Подробнее Как я могу расставить мебель на бумаге на чертеже нового дома .. чтобы выяснить, что оставить .. крупное уменьшение Я живу в бунгало 1940 года. Шкаф длинный и узкий, примерно 3 фута.на 8 футов Я чувствую, что не использую все пространство в шкафу. Нам просто нужно было начать с нуля, превратившись в 30-футовый фургон с 5 колесами в кемпингах KOA. Я изо всех сил пытаюсь максимально использовать пространство, которое у нас есть на … Подробнее Чтобы продать свой дом, что я могу поставить на входную дверь

Как организовать виртуальную конференцию (или любое онлайн-мероприятие на самом деле)

Когда люди начали обращаться ко мне с вопросами об организации виртуальных мероприятий, только тогда я осознал, насколько большой опыт у нас в Remote-how.По сути, мы начали весь наш бизнес с организации огромного виртуального мероприятия, и с тех пор мы организовываем целый ряд различных онлайн-встреч, вебинаров и встреч.

В этой статье я хочу поделиться нашим самым большим опытом по организации виртуальных конференций.

Что такое виртуальное событие?

Виртуальное мероприятие очень похоже на обычное, но имеет огромную выгоду от того, что оно не ограничено одним местом или местом.Иногда их называют онлайн-мероприятиями, поскольку эти собрания проводятся с использованием Интернета. Любой, кто посещает мероприятие удаленно, может присоединиться к нему со всего мира, если у него есть онлайн-устройство и подключение к Интернету.

Независимость от местоположения — не единственное преимущество здесь. Другие включают:

• Экономия средств на найме мест, персонала и других ресурсов, которые могут вам понадобиться при проведении мероприятия. Экономия здесь может быть огромной, если у вас много посетителей.
• Легкость измерения. Вы точно знаете, сколько человек пришло, сколько зрителей смотрело каждое выступление. Есть также другие полезные показатели, которые помогут вам спланировать следующие мероприятия и измерить свой успех.

Перенос вашего мероприятия в онлайн-мир

Асинхронный и синхронный подход

Благодаря технологии, к которой у нас теперь есть доступ, вы можете организовать любое мероприятие онлайн. Однако вам следует подумать, хотите ли вы делать это асинхронно (например,грамм. выстраивайте предварительно записанные видео) или синхронно (например, транслируйте основные доклады в прямом эфире). Вы также можете смешивать эти два подхода, работая с контентом, который был подготовлен ранее, и некоторыми живыми плагинами (например, транслируйте предварительно записанное видео, а затем подключитесь к динамику для живых вопросов и ответов).

В зависимости от типа мероприятия, которое вы организуете, вы можете использовать эти два подхода. Ваша стратегия, конечно же, будет отражать мероприятие, которое вы организуете. Некоторые из самых популярных форм мероприятий включают семинары, форумы вопросов и ответов и семинары, и это лишь некоторые из них.

Моя личная рекомендация? Если у вас нет сильного технического образования и большой команды для проведения мероприятия в прямом эфире, я бы посоветовал сделать все возможное асинхронно и подготовить все в виде заранее записанных семинаров и панелей.

Именно такой подход мы использовали во время нашего первого саммита Remote Future Summit в 2018 году. Мы предварительно записали все панельные интервью и основные доклады с нашими докладчиками, а затем попросили профессионального видеоредактора поработать над ними, добавить наш брендинг и т. Д. .Все записи были размещены на платформе для размещения онлайн-курсов (например, Teachable или Thinkific), и мы публиковали видео в соответствии с установленной ранее повесткой дня. Наша команда старалась оставаться в сети, чтобы модерировать все поступающие комментарии и отвечать на все вопросы участников.

Превью Remote Future Summit 2019

Регистрация на мероприятие

К счастью для организаторов мероприятий, существует множество инструментов, помогающих с регистрацией мероприятий.Скорее всего, если вы провели мероприятие на месте, вам все равно придется пройти онлайн-регистрацию. Прежде чем вы погрузитесь в изучение вариантов программного обеспечения, ответьте на следующие вопросы:

• Какую информацию вы хотите собирать в процессе исследования?
• Хотите, чтобы участники платили за мероприятие при регистрации?
• Хотите, чтобы участники ознакомились с повесткой дня и выбрали то, что им интересно, в процессе регистрации?
• Хотите предложить групповую регистрацию?
• Как вы хотите обрабатывать данные ваших участников после конференции (например,грамм. нужно куда-то интегрировать)?

Получив ответы, проведите небольшое исследование и обязательно все протестируйте перед тем, как начать регистрацию. Даже самые хорошо спланированные мероприятия могут привести к некоторым сбоям, поэтому, чем больше вы будете практиковаться и знакомы со своими процессами, тем более плавным будет процесс. Регистрация особенно важна, так как вы хотите, чтобы все ваши посетители могли легко зарегистрироваться и получить доступ к вашему мероприятию.

Платформа для проведения вашего онлайн-мероприятия

Вы продумали общую концепцию мероприятия и процесс регистрации.Хорошо! Это определит, на какой платформе вы действительно должны проводить свое мероприятие. В конце концов, вам может потребоваться интегрировать несколько различных инструментов, чтобы создать уникальный опыт проведения онлайн-конференций. Все это действительно зависит от ваших целей, а также от количества и типа взаимодействия, которое вы хотите, чтобы ваши посетители имели. Вам также следует подумать, разрешает ли выбранная вами платформа мобильный доступ. В настоящее время все больше и больше людей потребляют контент и взаимодействуют с ним через свои смартфоны, поэтому это действительно важно помнить.

Некоторые бесплатные варианты, которые следует учитывать для небольших мероприятий, включают службы прямой трансляции в Facebook, Instagram или LinkedIn. Они особенно полезны, если вы проводите мероприятие из дома, офиса или любого другого места, куда вас могут привести удаленные поездки! Если вы запускаете что-то более крупное и нуждаетесь в более надежном сервисе, настоятельно рекомендуется изучить доступные вам платные варианты.

Взаимодействие с участниками

Есть много способов взаимодействовать с посетителями, и это начинается задолго до того, как мероприятие станет онлайн или опубликовано.Подумайте, как привлечь аудиторию, когда они регистрируются на мероприятие. Вы можете попросить их проголосовать за свои любимые выступления, задать вопросы или даже предложить выступающих, которых они хотели бы видеть. На нашем втором саммите Remote Future Summit в 2019 году мы привлекли нескольких спикеров, предоставив нашим участникам возможность представить свои доклады.

Мы часто слышим, что онлайн-мероприятия хуже, потому что вы не можете общаться с другими. Что ж, хотя ничто не может сравниться с человеческим взаимодействием, есть способы обойти и это! Вы можете создать группу в Slack, LinkedIn или Facebook, чтобы люди могли общаться друг с другом.Регистрируясь на мероприятие, вы можете спросить их всех об их сильных сторонах и о том, какую помощь они ищут. Затем вы можете поделиться этой информацией с участниками, создав общедоступную электронную таблицу.

Если вы хотите проводить сетевые сессии во время мероприятия, это тоже возможно! Благодаря таким инструментам, как Remo, вы можете создать виртуальное конференц-пространство с «тематическими» комнатами, где люди могут входить и выходить из обсуждений по определенным темам.

Добавление виртуальных продавцов / киосков к вашему мероприятию также возможно благодаря решениям, таким как Hopin, или использованию комнат для обсуждения в обычных инструментах для конференц-связи.Чтобы участники остались довольны, вы можете добавить к своим приглашениям или повестке дня способ запланировать быстрые 5-10-минутные встречи с поставщиками. Это поможет вам лучше управлять этими взаимодействиями.

Наконец, не забывайте, что у вас есть множество способов взаимодействия с аудиторией во время самого мероприятия. Если вы решите транслировать его в прямом эфире, вы можете отвечать на вопросы людей, присутствующих на сеансах, оставляя комментарии в окне чата. Сделать все возможное также можно с помощью таких инструментов, как Slido или Kahoot.Мы работали со Slido над нашим последним выпуском Remote Future Summit 2019, и во время живых сессий мы использовали их функции, такие как облако слов.

Мы использовали Zoom, YouTube live и Slido, чтобы сделать наши сеансы вопросов и ответов интерактивными

Проведение сеанса

Передача вашего сообщения

Очень важно продумать повестку дня и поработать со своими спикерами, чтобы убедиться, что они способны передать основное сообщение. Все должны быть здесь на борту, чтобы мероприятие было последовательным и в ваших сообщениях.Для начала вам следует заранее попросить докладчиков, чтобы убедиться, что все соответствует теме и сообщению, которое вы хотите продвигать. Вам не нужны сюрпризы в последнюю минуту, которые могут быть совершенно не по теме!

Вы также можете помочь в обеспечении непрерывности, возможно, даже предоставив шаблон презентации, специально созданный для мероприятия, или, по крайней мере, помогая вашим докладчикам добавить некоторую последовательность, предоставляя ключевые слайды для включения. Например, слайды в конце о том, кто будет следующим выступающим, или вступительные слайды, которые объединяют разговоры всех участников.

Еще один полезный совет — попросите докладчиков ссылаться друг на друга и помочь повысить «ощущение конференции» на мероприятии. Это заставит ваших посетителей почувствовать себя так, будто они действительно присутствуют на мероприятии. И последнее, что мы хотели бы порекомендовать всем выступающим, делающим предварительно записанные презентации, — это разбить свое выступление на более мелкие части. Например, 20-минутный разговор может быть представлен в виде записей 4 × 5 минут. Вашему докладчику будет намного легче доставить сообщение, которое он хочет, и у него будет время больше подумать о том, что он будет говорить дальше.Используйте здесь удаленный аспект в полной мере!

Кристально чистое видео

Лучше всего записывать видео или прямую трансляцию в течение дня, когда вы можете наслаждаться солнечным светом. Попробуйте найти тихую комнату со светлыми крашеными стенами, где можно получить четкий фон для записи. Совершенно необязательно, как вы одеваетесь и будете ли вы наносить макияж, но старайтесь избегать нарядов с узорами или полосами, поскольку они могут мешать на видео.

Для получения наилучших результатов поставьте стол или штатив таким образом, чтобы вы могли смотреть в окно.Если вы хотите получить хороший снимок, устройство для съемки, которое вы используете, должно находиться на расстоянии примерно 70 см от вас на уровне зрения.

Если вы пользуетесь телефоном, вы даже можете включить линии сетки, чтобы занять удобное положение. Ваша грудь должна касаться нижней линии среднего квадрата, а брови — верхней линии среднего квадрата. Если вы используете переднюю камеру, попросите кого-нибудь помочь вам встать в правильном положении.

Возможно, вы захотите дополнительно отредактировать это видео или добавить дополнительные эффекты во время прямой трансляции.Обязательно примите это во внимание, когда будете стоять перед камерой. Возможно, вам потребуется оставить немного места сбоку для водяного знака или внизу для подписи.

Этот микрофон включен?

Аудио так же важно, как и видео, при передаче виртуальных событий. Начните с выбора тихого места для съемки видео и убедитесь, что для записи вы используете внешний микрофон. Иногда даже переход на обычные наушники с проводом может творить чудеса. Обязательно запишите себя в качестве теста и проверьте качество видео, прежде чем переходить к реальной записи или прямому эфиру..

Если вы используете внешний микрофон, проверьте и обновите аудиодрайверы, чтобы он работал максимально эффективно. Вы можете узнать об этом подробнее здесь. Также может быть полезно на время закрыть на вашем устройстве любые другие ресурсоемкие приложения. Если вы используете ноутбук и собираетесь транслировать прямые трансляции, попробуйте подключить кабель Ethernet для более стабильного и надежного Wi-Fi-соединения.

Пример выступления на конференции Remote Future Summit 2019

Слово организатора

Единственное ограничение виртуальных событий — это ваше собственное воображение.Если вы столкнулись с проблемой переноса местного мероприятия в онлайн, начните с перечисления всех вещей, которые вы обычно делаете, и всех вещей, которые делают это мероприятие таким уникальным. Затем вы можете начать планировать и думать о том, как вы можете перенести все это в онлайн-мир.

Например, мне очень хотелось сделать саммит Remote Future Summit 2018 похожим на одну из таких больших конференций, как Collision или WebSummit, поэтому я работал над формулировкой нашей повестки дня и отличным составом спикеров. Вместо «Повестки дня для менеджеров» я создал для нее тему и назвал ее «Удаленные создатели».Я также приложил все усилия, чтобы пригласить людей из ведущих онлайн-брендов, таких как Toptal, Atlassian и Microsoft. В этом году я ломаю голову над тем, как доставлять классные «подарочные пакеты», и я уверен, что разберусь с этим.

В конце концов, вы в основном ограничены только своим воображением.

.