Вежливый отказ в деловом письме: отказ: образцы и примеры отказных писем

Содержание

письмо-отказ на английском языке с переводом

Уважаемый посетитель, здесь я приготовила для вас примеры писем-отказов на английском языке. Как вы можете догадаться, подобные типы деловых писем являются ответами на письма с коммерческим предложением или же предложением своей кандидатуры на новую вакансию. Все примеры приведены с переводом на русский язык.


Все о деловых письмах на английском и их типах


Полезные фразы для деловой переписки


Письмо 1

Mr Jack Lupin

7834 Hall Street

Dallas, Texas

 

Mr Ken Conrad

9034 Commerce Street

Dallas, Texas

USA, 90345

 

April 12, 2012

 

Dear Mr Conrad

I am writing to inform you that I have already accepted the offer of employment  from  another company and that is why I have to refuse your proposal. Thank you for your time and I hope you have another suitable candidate.

 

Kind regards,

Jack Lupin

Перевод:

От: г-н Джек Люпин

7834 Холл стрит, Даллас, Техас

 

Кому: г-н Конрад

9034 Коммерс стрит, Даллас, Техас, США 90345

 

12 апреля 2012 года

 

Уважаемый г-н Конрад

Я пишу Вам, чтобы сообщить, что я уже принял предложение о работе от другой компании и поэтому я не могу принять Ваше предложение. Спасибо Вам за уделенное мне время, я надеюсь,  у Вас есть другой подходящий кандидат.

 

С уважением,

Джек Люпин

 

Письмо 2

Mr William Black

HR manager

Lit&Co

7834 Grand Street

Dallas, Texas

 

Ms Kate Lane

9034 Denver Street

Dallas, Texas

USA, 90345

 

May 24, 2013

 

Dear Ms Lane

Unfortunately we cannot give you any recommendations. You had been working in our company only for one month and that is too short period of time to evaluate your capabilities. I hope you understand us and wish you the best.

 

Kind regards,

William Black

HR manager

Перевод:

От: г-н Уильям Блэк, менеджер по персоналу, Лит&Ко

7834 Гранд стрит, Даллас, Техас

 

Кому: г-жа Кейт Лэйн

9034 Денвер стрит, Даллас, Техас, США 90345

 

24 мая 2013 года

 

Уважаемая г-жа Лэйн

К сожалению,  мы не можем дать вам какие-либо рекомендации. Вы проработали в нашей компании всего лишь один месяц, а это слишком мало, чтобы давать оценку Вашим способностям. Я надеюсь на Ваше понимание и желаю Вам всего самого наилучшего.

 

С уважением,

Уильям Блэк,

Менеджер по персоналу

 

Письмо 3


Gerry Parrow

HR Manager

StanleyCo Ltd

9034 Cooper Street

Fresno, California

USA, 90345

 

Mr Jonatan Swift

PR Manager

FunOrg

4567 Bowery Street

New York, NY

 

July 05, 2005

 

Dear Mr Swift

Thank you for your offer of organizing a family day-off  for our employees but we have to deny it. Now there is a high season for sales on the one hand and for vacations on the other hand, so we just cannot have any days-off  at the time. I will consider your offer later in autumn or winter.

 

Kind regards,

Gerry Parrow

HR Manager

Перевод:

От: Джерри Пэрроу, менеджер по работе с персоналом, СтенлиКо Лтд

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345

 

Кому: г-н Джонатан Свифт, менеджер по связям с общественностью ФанОрг

4567 Боуэри стрит, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

 

05 июля 2005 года

 

Уважаемый г-н Свифт

Спасибо за Ваше предложение организовать семейный выходной для наших сотрудников, но мы вынуждены Вам отказать. Сейчас у нас сезон продаж с одной стороны и сезон отпусков с другой, поэтому мы просто не можем позволить себе дополнительный выходной на данный момент. Я вернусь к рассмотрению Вашего предложения осенью или зимой.

 

С уважением,

Джерри Пэрроу,

Менеджер по работе с персоналом

 

Письмо 4


Jim Morrison

Sales Manager

Fulhom Boots

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

 

Mr Fred Johson

Sales Manager

Electroworld Ltd

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

 

December 12, 2001

 

Dear Mr Johson

With reference to your letter of proposal to buy your new product (electronic paper shredder) I have to tell you that we have to decline it as we already have one in our office and do not need another shredder. Thank you for your offer anyway, we appreciate your attention and time.

 

Kind regards,

Jim Morrison

Sales Manager

Перевод:

От: Джим Моррисон, менеджер по продажам, Фулхом Бутс

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

 

Кому: г-н Фред Джосон, менеджер по продажам, Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

 

12 декабря 2001 года

 

Уважаемый г-н Джосон

Относительно Вашего предложения купить Ваш новый продукт (электронный измельчитель бумаги) я вынужден Вам сказать, что нам приходится отклонить Ваше предложение, поскольку у нас уже есть один такой прибор в офисе и еще один нам не нужен. В любом случае спасибо за Ваше предложение, мы ценим Ваше внимание и время.

 

С уважением,

Джим Моррисон

Менеджер по продажам

 

Письмо 5


Fred Thompson

General Manager

StanleyCo Ltd

9034 Cooper Street

Fresno, California

USA, 90345

 

Mr Loius Mann

General Manager

Soft Plus

4567 Golden Street

Fresno, California

 

November 10, 2009

 

Dear Mr Mann

Thank you for submitting your proposal of software maintenance services to us but we have to refuse it. We have a long-term contract with another company and are satisfied with its services. Thank you for your time, best wishes in your business.

 

Kind regards,

Fred Thompson

General Manager

Перевод:

От: Фред Томпсон, генеральный директор, СтенлиКо Лтд

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345

 

Кому: г-н Луи Манн, генеральный директор Софт Плюс

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

 

10 ноября 2009 года

 

Уважаемый г-н Манн

Спасибо Вам за предложение нам услуг по обслуживанию программного обеспечения, но мы вынуждены Вам отказать. У нас есть долгосрочный договор с другой компанией,  и мы довольны предоставляемыми нам услугами. Спасибо Вам за Ваше время, всего наилучшего Вашему бизнесу.

 

С уважением,

Фред Томпсон,

Генеральный директор

 

 

как отвечать «нет» хорошим людям — Личный опыт на vc.ru

Писательница и эксперт по коммуникациям Александра Франзен поделилась секретом, как отвечать отказом на электронные письма от друзей и знакомых.

{«id»:5059,»type»:1,»typeStr»:»content»,»showTitle»:false,»initialState»:{«isActive»:false},»gtm»:»»}

{«id»:5059,»gtm»:null}

110 037 просмотров

Франзен вспоминает, как получила письмо от подруги. Не задушевной, но весьма уважаемой. Подруга просила помочь с одним проектом. Дедлайн? Прошел неделю назад. Ей нужно было всего несколько часов времени. Она была готова заплатить.

Франзен вздохнула, посмотрела в свой календарь и призадумалась. Проектом можно было заняться, только если что-то перенести, вставать пораньше, ложиться попозже и вдобавок поработать в выходные. Невеселая перспектива. Кроме того, Александру совсем не вдохновлял этот проект, и даже деньги, которые предлагала подруга, не делали его привлекательным. Лучше было уделить время интересным задачам. Ну, или просто провести время с любимым человеком.

Одним словом, не было ни одной существенной причины ответить подруге «да», кроме установок «быть милой» и «помогать друзьям». Однако иногда надо идти им наперекор, подумала Франзен, и приняла решение ответить отказом.

Как ответить другу «нет» и не испортить отношения? Это оказалось непростым делом даже для профессионального писателя и опытного специалиста в области коммуникаций. Отказывать нужно тоже уметь — и в этом сильно поможет заранее подготовленный шаблон отказа.

Универсальный сценарий:

Привет, [имя]!

Спасибо за письмо.

Я горжусь, что ты ______. Мне приятно, что ты хотела бы поработать вместе со мной.

Я вынуждена сказать «нет», потому что ____.

Но я хотела бы тебе помочь [чем именно].

Спасибо за _____! Я ценю нашу дружбу.

[несколько вдохновляющих слов].

[подпись]

Вот так может выглядеть реальное письмо:

Привет, Мария!

Спасибо за письмо!

Я горжусь, что ты занимаешься организацией конференции для интернет-предпринимателей. Мне приятно, что ты хотела бы поработать вместе со мной.

К сожалению, я вынуждена ответить «нет», потому что на этой неделе у меня хлопот полон рот — столько дел навалилось, что конца-края не видно.

Но я очень хотела бы тебе помочь. Возможно, тебе пригодится план проведения прошлогодней конференции для животноводов Крайнего Севера, которую готовила моя коллега. Документ я высылаю во вложении. Кстати, она будет рада ответить на твои вопросы во ВКонтакте (ее страничка: vk.com/konfetka1966).

Спасибо за твой оптимизм и жизнелюбие! Ты же знаешь, как я ценю нашу дружбу.

Удачи на мероприятии! Я представляю, какая это непростая работа.

Пиши!

Саша

Этот сценарий сработает, если выполнить три обязательных условия.

1. Отвечать быстро.

Нельзя откладывать ответ в надежде, что друг забудет про письмо. Не забудет.

2. Кратко объяснять причину отказа.

Объяснять друзьям причину отказа — важно и правильно. Но не стоит ударяться в подробности. Это никому не нужно. Скажем, в приведенном выше сценарии говорится только про напряженный график. Если объяснение честное и лаконичное, друзья поймут.

3. Предлагать что-то взамен.

Секрет вежливого отказа — в предложении альтернативной формы помощи. Будет уместно прислать ссылку на полезную статью или ресурс в интернете, дать несколько советов или порекомендовать нужного человека. Это должно быть что-то, чем легко поделиться и что не отнимает много времени.

Франзен вспоминает слова Джобса, который утверждал, что фокус — это умение говорить «нет», и советует не перегружать себя излишними обещаниями, которые отвлекают внимание от более важных задач.

А если кто-то недоволен вежливым отказом, то, по словам Франзен, вопрос в том, настоящий ли это друг и не пора ли сказать «да» новым друзьям.

испанский | Фразы — Бизнес

Mr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive

California Springs CA 92926

Sr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926

Формат американского адреса:
фамилия адресата
название организации
номер улицы + название улицы
название города + страна (в аббревиатуре) + почтовый индекс.

Mr. Adam Smith
Smith’s Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ

Polix S.A
Ref. Sr. Juan Pérez
Av. Galileo 110
12560 Madrid (Madrid)

Британский и ирландский формат оформления адреса: фамилия адресата

название предприятия
номер+название улицы
город
страна
почтовый индекс

The Managing Director
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8

Polix S.A
Ref. Sr. Juan Pérez
Av. Galileo 1102
2560 Quilmes, Provincia de Buenos Aires

Канадский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
город+область (аббревиатура)
почтовый индекс

Ms. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018

Sra. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street

Floreat
Perth WA 6018

Австралийский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
область (край)
город+почтовый индекс

Miss L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680

Srta. L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680

Новозеландский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
село/№улицы/почтовый ящик
город+почтовый индекс

Комарова Н.
Новосибирск
ул. Советская, 56 — 123

530000

Polix S.A
Ref. Sr. Juan Pérez
Av. Galileo 110
Colonia Polanco
C.P. 12560 México, D.F.

Стандартный формат адреса для России: фамилия, имя адресата
город
улица, номер дома — квартира/почтовый ящик
почтовый индекс

Как отказать компании в сотрудничестве

Содержание статьи

  • Как написать вежливый отказ на коммерческое предложение
  • Как ответить на предложение о работе
  • Как вежливо отказать

Почему от коммерческого предложения отказываются?

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Как правило, коммерческое предложение – это первая стадия переговоров: клиент еще не решил, с кем именно он будет работать, поставщики или подрядчики ждут его решения и стараются привлечь внимание к себе. Коммерческие предложения рассылаются десятками – это возможность показать себя в лучшем свете, описать все свои возможности и создать у потенциального партнера хорошее впечатление. Как только решение принято, все поступившие предложения отправляются в папку с перспективными контактами на случай, если придется менять исполнителя – и в этой ситуации важно правильно составить письмо-отказ, сохранив для себя возможность повторного обращения.

Этика отказа

В письме с отказом важно показать уважение к собеседнику – его предложение было достойным, он потратил время на обсуждение деталей, пусть и не увенчавшееся заключением договора, и ожидает от вас решения, пусть даже отрицательного. Отказ оформляется на фирменном бланке компании в электронном или бумажном виде, в зависимости от ситуации. Стандарты делового общения требуют, чтобы обозначенная тема письма была нейтральной, без негатива – подойдут фразы «Ответ на ваше предложение», «О сотрудничестве», «О проведении работ». Выбирайте ту тему, которую адресат использовал в своем письме. Использовать для электронных писем автоматические темы ответа, например, «RE: Коммерческое предложение», нежелательно, чтобы не возникало ощущения невнимания к адресату. Ничего нового в обращении к собеседнику для такого рода писем нет – желательно использовать имя отчество, если они вам известны, с добавлением слова «Уважаемый». В конце обращения ставится восклицательный знак или запятая, в зависимости от принятых в вашей компании стандартов оформления писем. Еще один важный элемент письменного отказа – ссылка на предложение, которое поступило к вам и на которое, собственно, вы и отвечаете отказом. Ссылку лучше вставлять в начало письма, сразу после обращения – «В ответ на ваш запрос от 6.08.12. », «На коммерческое предложение от 9 мая. ». Обязательно нужно выразить сожаление по поводу отказа. Если к письму с коммерческим предложением были приложены документы или информационные материалы, укажите, что вы их получили и ознакомились с ними – например, «Благодарим вас за подробную презентацию, наши специалисты ознакомились с предоставленной информацией, но, к сожалению, мы вынуждены отказаться от ваших услуг». Не забудьте указать причину отказа, если вы уполномочены это сделать – например, если коммерческое предложение не соответствует условиям тендера. Выбор более выгодного предложения в качестве причины отказа традиционно не озвучивается.
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы. Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики. Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина. В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается. При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере. При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании. Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату. Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны. Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Сложности при написании писем-отказов

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают. Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:
  • Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
  • Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
  • Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
  • Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.
Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как оформить письмо-отказ?

Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:
  • Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
  • Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
  • Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.
Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.

Содержание письма с отказом

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида: Уважаемый Николай Николаевич! Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа): Уважаемый г-н Николаев! Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных. Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк: В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что… Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации: Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению… Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 800 350-81-94 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Спасибо за предоставленную возможность принять участие в… К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с… Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам. Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними: Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение… Мы внимательно изучили представленные документы… Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту. После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.

Остались вопросы? Бесплатная консультация по телефону:

8 800 350-81-94
Круглосуточно

Отказ в благотворительной помощи образец

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Каждая компания и более менее крупный частный филантроп неизбежно оказываются в ситуации, когда не имеют возможности удовлетворить запросы всех обратившихся за помощью. В этом посте расскажу о нескольких вариантах решения такой задачи.

Итак, Вы не готовы откликнуться на поступивший запрос о помощи. Что дальше?

Отвечайте на каждый запрос

Выбираем из двух вариантов: игнорировать обращение или написать ответ с мотивированным отказом. Понятно и без комментариев что выбираем второй вариант. Почему? Элементарная вежливость. Сохраняйте лицо в любой ситуации! Всегда оперативно письменно отвечайте на любые поступившие Вам заявки – на все заявки!

Как мотивировать отказ?

Как объяснить что помочь не сможете? Самый простой и верный путь – сказать правду. А какая она, Ваша правда?

1. Запрос не вписывается ни в одно из направлений Вашей благотворительной деятельности. Предполагается, что Вы воспринимаете благотворительность как системную работу и у Вас есть документ – Политика благотворительности (документ может называться “Направления благотворительности”, это может быть не документ, а несколько пиктограмм, обозначающих темы) где четко и однозначно указаны направления Вашей деятельности.

Например, Вы поддерживаете медицинские проекты на определенной территории. Значит на запрос о спасении лесов Вы не можете ответить положительно. Так и скажите просителю

Например, Вы не поддерживаете одиночные запросы от физических лиц, а работаете только с тематическими фондами – так и скажите.

В идеале, Ваша благотворительная политика – это публичный документ, опубликованный на сайте и легко доступный (простой алгоритм поиска информации, лучше всего – видный сразу любому посетителю сайта).

2. Вы исчерпали годовой (квартальный) лимит финансовой поддержки по данной теме

Так и скажите, что финансирование проектов по этой тематике на текущий период закрыто, исчерпано. Также сообщите о возможных действиях просителя на следующий финансовый период. Обещаний не давайте, лучше опишите или сошлитесь на стандартную процедуру рассмотрения таких заявок.

3. Вы не можете удовлетворить заявку, направленную Вам вне принятого регламента работы с заявками.

Такая ситуация возникает, когда Вы уже разработали порядок подачи и рассмотрения заявок на благотворительные нужды и публично сообщили об этом на Вашем сайте.

В идеале – обращение за помощью – это форма на сайте , которую Вы предлагаете заполнить.

В идеале – на сайте Вы подробно описываете процедуру принятие решения по каждой теме, проекту, или разовому обращению.

В такой ситуации просто направьте просителя на сайт или опишите процедуру в письме. Бюрократизм? Конечно, как в любой сложно организованной деятельности администрирование становится неизбежным злом. И добром тоже – предотвращает хаос.

Итак, мои рекомендации:

1. Вы разрабатываете стандартный ответ на любой тип запросов:

  • на одиночный запрос
  • на запрос от общественных организаций
  • на запрос по одному из направлений Вашей деятельности
  • на запрос вне рамок Вашей поддержки
  • на запрос направленный в обход предложенной Вами процедуры направления заявки

2. Вы публикуете на Вашем сайте документ о Вашей благотворительной политике, где Вы однозначно и понятно формулируете направления Вашей деятельности.

В идеале Ваша благотворительная деятельность открыта – публична, понятна, обоснованна

3. Вы делаете прозрачными процедуры отбора заявок. Указываете сроки и порядок рассмотрения и принятия решений. И регулярно рассказываете публично о результатах Вашей деятельности.

В идеале – публикуете годовой отчет , написанный простым “человеческим” языком с картинками, цифрами и откликами благодарных получателей Вашей поддержки.

Как отказывать в настойчивых просьбах о благотворительности

В течение года вы наверняка получаете огромное количество просьб о поддержке тех или иных благотворительных организаций и прочих благих начинаний. Призывам, которые приходят по почте, или прямым телефонным звонкам бывает трудно отказать. Но вы не можете давать деньги всем, кто об этом просит, и разумное решение заключается в выборе одного или нескольких объектов для пожертвований, которые вам действительно близки, и вежливом отказе всем остальным.

В этом случае вам придется отказывать в помощи людям, которые могут действительно в ней нуждаться. Вот какие формы отказа мы считаем полезными для таких ситуаций:

Извините, но все мои благотворительные пожертвования уже расписаны на год вперед.

Извините, но я жертвую все мои деньги на ________________. (Здесь вы упоминаете организацию, например, Центр исследования раковых заболеваний.)

В нашей семье мы принимаем совместное решение о пожертвованиях на год вперед, в декабре. Если вы пришлете нам информацию о себе, мы ее обязательно изучим.

Извините, но у меня правило: я не отвечаю на просьбы по телефону. (Можете предложить им направить информацию по почте, чтобы вы могли рассмотреть ее позже.)

Похожие главы из других книг

Как просить и отказывать в помощи

Как просить и отказывать в помощи В предыдущей главе мы знакомились с тем, —как обращаться с просьбами и предъявлять требования, вкладывая в них дополнительную энергию, если это необходимо для получения результатов. Подразумевалось само собой, что, прежде чем

8. Секс Зачем мужчине все это нужно и почему не надо ему отказывать?

8. Секс Зачем мужчине все это нужно и почему не надо ему отказывать? Да-да, нам это нужно ничего не поделаешь. Как земля нуждается в теплых лучах солнца, как акулы не могут существовать без воды, как музыкальную группу «Парламент» невозможно представить без Джорджа

Как правильно отказывать

Как правильно отказывать Строго говоря, тема отказа не связана исключительно с инфантилизмом. Сложности с отказом возникают и у психологически взрослых людей. Кому-то это может показаться странным, но действительно — людей, которые не умеют отказывать, хватает (как

3.2. Краткий экскурс в историю благотворительности

3.2. Краткий экскурс в историю благотворительности Благотворительность (филантропия) как социокультурный феномен известна с незапамятных времен. Во все века человеком руководило стремление помочь своему ближнему в горести и нужде, облегчить кому-то жизнь, поделится

3.3. Доброта и жадность — два антипода благотворительности

3.3. Доброта и жадность — два антипода благотворительности Как написано в Словаре С. И. Ожегова, «доброта — отзывчивость, душевное расположение к людям, стремление делать добро другим». К этому следует добавить, что добрые поступки обусловлены не принятыми нормами морали,

2. Как отказывать в просьбах о деньгах

2. Как отказывать в просьбах о деньгах Я одолжила подруге семь с половиной тысяч долларов на первый платеж за дом. Прошло уже пять лет, но она не вернула ни цента. У этого парня из нашего офиса никогда не бывает с собой наличных, когда мы идем в бар пропустить по рюмочке

Как отказывать в ответ на предложение совершить «Лучшую сделку в жизни»

Как отказывать в ответ на предложение совершить «Лучшую сделку в жизни» Если к вам пока еще никто не обратился с предложением поучаствовать в системе МЛМ (multi-level marketing, многоуровневый маркетинг), значит, это вам обязательно предстоит.В МЛМ, который также называют сетевым

Как отказывать сотрудникам в их просьбах

Как отказывать сотрудникам в их просьбах Отсутствие на работе • Предотвращение: попросите сотрудников предупреждать вас как можно раньше, если им может потребоваться временно отсутствовать в течение рабочего дня по их личным делам. Объясните, что это необходимо вам

Профессиональный отказ: как отказывать кандидатам на должность

Профессиональный отказ: как отказывать кандидатам на должность Линда Уэйд — специалист по работе с персоналом. Она занималась наймом, компенсациями и льготами, а также решением вопросов с персоналом в нескольких крупных корпорациях. Ее работа подразумевает постоянные

Неподходящие подходы: Как отказывать в приглашении на свидание и в случае романтических затруднений

Неподходящие подходы: Как отказывать в приглашении на свидание и в случае романтических затруднений Здесь все становится немного сложнее.Отказ от приглашения в принципе является довольно тонким делом. А когда приглашение подразумевает некий романтический смысл, все

5. Как отказывать родственникам и друзьям

5. Как отказывать родственникам и друзьям Ваша мать считает, что вы обязаны не меньше часа слушать ее рассказ о том, как она провела свой день. Каждый день. Ваша кузина звонит вам, чтобы рассказать, как ее очаровательные малыши будут одеты на вашей свадьбе. Проблема в том,

«Вы не получите эту работу» — как отказывать после собеседования, предварительного обсуждения или получения сметы

«Вы не получите эту работу» — как отказывать после собеседования, предварительного обсуждения или получения сметы Прежде чем вы наймете кого-то, чтобы покрасить дом, отремонтировать кухню или присматривать за детьми, вы наверняка переговорите с несколькими возможными

1. Неумение отказывать

Глава 8. Как отказывать, не проявляя недоброжелательности

Глава 8. Как отказывать, не проявляя недоброжелательности В общении с другими людьми непременно возникают ситуации, когда вы не согласны с собеседниками. Такт, толерантность и понимание дадут вам возможность не соглашаться, не проявляя недоброжелательности.Джулия –

Письмо отказ на английском языке

Очень часто бывает так, что на просьбу или предложение, поступившие от одной стороны, приходится отвечать отказом по тем или иным причинам. Именно для таких целей и составляется письмо отказ на английском. Это электронный или бумажный документ, который призван корректно отказаться от определенного предложения или услуги. Иначе он называется refusal letter и может отправляться для самых разных целей. Поэтому необходимо более подробно рассмотреть возможные ситуации для отправки образцов писем отказов, фразы, отличающиеся вежливым отказом, а также возможный пример, в рамках которого такая корреспонденция может быть реализована.

Характеристики письма-отказа

У слова refuse перевод «отказывать», а переводом refusal letter как раз и является письмо-отказ. Для письма отказа от предложения любого типа нехарактерна длинная структура, напротив, эти документы довольно короткие, так как никаких специальных обращений здесь не используется. Автор письма лишь отправляет вежливый отказ в деловом письме и, как правило, не уточняет никаких специальных подробностей.

Так, существуют самые разные способы того, как написать письмо такого типа. Варианты предназначения подобной корреспонденции могут быть следующими:

  • отказ от вакансии, когда сотрудник, находящийся в поиске работы, отклоняет предложение той или иной компании о возможной должности;
  • отказ в приеме на работу, который довольно часто отправляется HR менеджерами соискателю после собеседования и сигнализирует о том, что по результатам беседы ему или ей отказано в конкретной вакансии;
  • отказ от участия в тендере, характерный при выборе кандидатов на приобретения конкретного объекта;
  • письмо-отказ от заключения договора, когда одну сторону не устраивают условия некоторого контракта;
  • письмо отказ от сотрудничества, заключаемое в том случае, когда отправитель документа прекращает или просто не хочет взаимодействовать с представителями второй стороны. Инициатором прекращения партнерства обычно является сам заказчик, который разрывает договор о сотрудничестве;
  • отказ от услуг поставки конкретных товаров, когда заказчик уже нашел другого поставщика или просто не хочет работать с определенным дистрибьютором;
  • письмо в виде отклонения запроса снизить цены на определенную продукцию или услугу, когда поставщик или производитель не идет на уступки касательно стоимости конкретного товара.

Вспомогательные конструкции

Для письма-отказа типичным является использование следующих вспомогательных шаблонных фраз:

·      Unfortunately, we are forced to refuse further cooperation… – К сожалению, мы вынуждены отказаться от дальнейшего сотрудничества…
·      We inform you that, upon the customer’s decision, the contract is terminated in connection with… – Уведомляем вас, что по решению заказчика действие договора прерывается в связи с…
·      Our organization no longer needs your services because… – Наша организация больше не нуждается в ваших услугах, поскольку…
·      In connection with the termination of the partnership, we… – В связи с прекращением партнерства, мы…
·      In accordance with the decision of the Board of Directors, you are refused… – В соответствии с решением Совета директоров, вам отказано в…

Образец refusal letter

Образец письма отказа может быть следующим:

Dear Mr…,

We hasten to inform you that our company does not need your transportation services since there are 12 trucks in our property, which is quite enough for transportation in the required amount. In case that we need your services, our specialists will certainly notify you. Thank you for contacting us.

Yours sincerely,

Signature

Все эти особенности написания писем-отказов рекомендуется учитывать, чтобы деловая переписка велась в соответствии с принятыми для этого нормами, а документы о подписании или, наоборот, расторжении определенных документов были оформлены согласно правилам business переписки.

Деловой этикет в переписке и деловые письма

Этикет — это установленный порядок поведения. Такой порядок в сфере делового общения называется деловым этикетом. В его основе лежат правила:
  • Уважение чужого мнения.
  • Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру. 
  • Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
  • Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
  • Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах. 
  • Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

Этикет в письменном деловом общении

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов:
  • Формате аргументации. 
  • Способах обращения. 
  • Способах выражения просьб, отказов, претензий.
  •  

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Обращение в деловой переписке 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий: 

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!» 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени  и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением». 

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: 

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась». 

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц. 

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями. 

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: 

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству». 

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность: 

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки». 

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ. 

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению: 

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…». 

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность: 

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату». 

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.  

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между деловыми партнерами. В переписке она проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к адресанту, и к адресату. Составителям деловых писем не рекомендуется:
  • Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
  • Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
  • Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
  • Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.


Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav Пример письма об отказе

— Penlighten

Будь то предложение о работе или приглашение, вежливый отказ может оказаться очень сложной задачей. Поэтому, чтобы убедиться, что вы все делаете правильно, в этой статье Buzzle приведены несколько примеров и рекомендаций.

Письмо об отказе предназначено для сообщения об отказе от предложения работы, приглашения на семинар или мероприятие, делового предложения и т. д. Поскольку это письмо содержит что-то негативное, лица, ответственные за написание такого письма, обычно оказываются в затруднительном положении. .Это потому, что они должны найти способ письма, с помощью которого они могут передать сообщение, не задев чувства адресата. Следовательно, важно выбрать подходящие слова при составлении письма об отказе.

Примеры писем об отказе

Письмо с отказом может создать проблемы для автора, если оно не будет написано с особой тщательностью. Чтобы упростить вашу задачу, вот несколько образцов отказных писем, на которые вы можете сослаться.

Отказ от предложения о работе

Мисс.Мэри Хопкинс
Директор отдела кадров
Media-men Company
100, Wellington Street
New Albany

Уважаемая мисс Мэри Хопкинс,

Я очень рад получить предложение стать старшим менеджером отдела кадров в вашей компании. Хотя эта должность показалась мне очень интересной и сложной, я не смогу принять это предложение, так как уже приняла аналогичную должность в другой компании.

Было приятно получить возможность посетить вашу компанию и обсудить возможности моей карьеры.Желаю Вам и компании Media-men всего наилучшего в будущем.

С уважением,
Шон Уотсон

Отказ от членства

Г-жа Дженнифер Рикардо
Президент Ассоциации писателей
121, Park Street
Нью-Йорк

Уважаемая госпожа Дженнифер Рикардо,

Для меня большая честь получить приглашение стать членом вашей престижной ассоциации. Я очень благодарен вам и другим участникам за такое почетное предложение.

Я понимаю, что членство в вашей ассоциации потребует от меня качественного времени и усилий, на что я вполне готов. Тем не менее, я уже больше года занимаюсь различными проектами, и поэтому я не смогу отдать должное как член ассоциации. Поэтому я любезно прошу вас найти другого человека, который достоин быть членом вашей уважаемой ассоциации.

С наилучшими пожеланиями на будущее.

С уважением,
Изабелла Куртье

Отклонение предложения нового поставщика

г.Джошуа Мейсон
Менеджер по продажам – Servicepro
135, Willow Street
Бостон

Уважаемый мистер Джошуа Мейсон,

Спасибо за интересное предложение по сервисному обслуживанию и капитальному ремонту техники на новом производственном объекте компании Acetek.

Наша группа управления поставщиками внимательно рассмотрела ваше предложение, чтобы убедиться, что оно соответствует нашим требованиям. Тем не менее, мы с сожалением сообщаем вам, что мы не сможем продвигать это вперед из-за строгой политики нашей компании в отношении поставщиков и цен.У нас уже есть пул поставщиков, которые предлагают нам аналогичные услуги по выгодным ценам.

Мы надеемся, что сможем работать вместе в будущем. Мы еще раз благодарим вас за то, что вы вложили свое время и интерес к компании Acetek.

С уважением,
Пол Форд
Директор по управлению поставщиками
Компания Acetek

Отказ кандидата на собеседование

Г-н Джон Адамс
12, Брэкстон Стрит
Калифорния

Уважаемый г-н.Джон Адамс,

Мы благодарим вас за то, что вы нашли время в своем плотном графике, чтобы принять участие в процессе найма на должность координатора проекта в Anderson Projects. Наша команда по отбору сотрудников с удовольствием встретилась и пообщалась с вами.

С сожалением сообщаем, что вы не были выбраны для участия в текущем открытии. Мы уже выбрали нашего кандидата на эту должность, так как его опыт и квалификация наиболее соответствуют требованиям вакансии.

Благодарим вас за интерес к вакансии и нашей организации.Мы хотим подчеркнуть, что мы хотим, чтобы вы подали заявку на будущие вакансии в Anderson Projects.

Еще раз благодарим Вас и желаем Вам профессиональных успехов.

С уважением,
Брук Келли
Менеджер по найму
Anderson Projects

Отказ в кредите поставщику

Г-н Уилл Тейлор
Менеджер по закупкам — Zoom Motors
17, Jackson Street
Лос-Анджелес

Уважаемый мистер Уилл Тейлор,

Мы благодарим вас за вашу заявку на продление вашего кредита для оплаты 100 000 долларов США за 20 000 запасных частей, поставленных в ноябре 2012 г. сроком на три месяца.

С сожалением сообщаем вам, что в текущей экономической ситуации мы не сможем дать вам кредит. Как вы знаете, мы уже предложили вам гибкие условия оплаты в течение 60 дней после даты доставки. Однако из-за спада на рынке мы пересмотрели всю нашу кредитную политику и перешли на работу по принципу «немедленной оплаты», так как мы также обязаны своевременно выплачивать свои взносы.

Мы в компании Axlepro ценим вашу долгосрочную поддержку и признаем, что вы всегда придерживались наших условий оплаты без нарушений.Как только экономика покажет восходящую динамику, мы возобновим нашу кредитную политику, как и раньше. Мы искренне надеемся, что вы рассмотрите нашу ситуацию и продолжите поддерживать крепкие деловые отношения.

С уважением,
Мари Джейкоб
Менеджер по продажам
Компания Axlepro

Письмо об отказе от издателей

Г-жа Джин Кук
21, Morgan Street
Нью-Йорк

Уважаемая госпожа Джин Кук,

Благодарим Вас за возможность ознакомиться с рукописью «Большой малой проблемы».Однако с сожалением сообщаем вам, что наши редакторы ознакомились с книгой и решили, что мы не будем ее публиковать.

Несмотря на то, что нам понравился сюжет этой истории, мы не находим персонажей достаточно интересными, чтобы очаровать воображение читателей.

Желаем вам удачи в поисках издателя.

С уважением,
Джек Ховард
Издательский отдел
Middle-max Publishers

Ниже приведены некоторые рекомендации, которые следует учитывать при составлении письма об отказе.

Руководство по написанию писем

Многие люди избегают писать письмо с отказом, потому что не хотят обидеть других. Тем не менее, важно написать письмо с отказом, потому что получатель должен ждать ответа, и отсутствие ответа может создать для него проблемы. Например, вам предложили работу в хорошей компании. Хотя вам нравится эта работа, вы решили не работать в компании по личным причинам. В таких обстоятельствах вы должны немедленно написать отказное письмо, чтобы компания могла продолжить процесс найма.

Проверьте следующие пункты.

► Ваше письмо с отказом должно начинаться с приятного замечания. Однако убедитесь, что вы искренни и не переусердствуете. Формат письма с отказом аналогичен формату делового письма и должен соблюдаться правильно.

► Слова, которые вы используете в письме с отказом, также очень важны. Избегайте грубости по отношению к получателю и убедитесь, что вы не используете негативные слова. Это потому, что вам, возможно, придется иметь дело с этим человеком в будущем, и любое негативное замечание может причинить вам неприятности.

► Письмо с отказом должно быть коротким и по существу. Не забудьте указать причину отказа. Если возможно, подкрепите свою причину адекватными доказательствами.

► Кроме того, очень важно поблагодарить человека за то, что он сделал вам предложение. Кроме того, убедитесь, что вы закончили письмо на хорошей ноте, пожелав человеку удачи.

Помните, что на карту поставлена ​​ваша репутация и репутация вашей организации, поэтому формулируйте свои предложения с умом. После того, как вы закончите письмо, тщательно проверьте его на наличие опечаток, орфографических и грамматических ошибок, прежде чем отправлять письмо.

5 Образцы электронных писем для отклонения коммерческого предложения

Отклонение коммерческого предложения по электронной почте является обычным делом в профессиональном мире. Для организации нормально получать деловые предложения время от времени, и, взвесив все за и против, вы решаете, какое предложение лучше всего подходит для текущего проекта.

Электронное письмо с отклонением предложения написано, чтобы выразить разочарование тем, что компания не соответствует критериям или необходимым рекомендациям для присуждения проекта или коммерческой сделки.

Написание правильного электронного письма для отклонения предложения требует нескольких вещей. От правильного тона, слов, формата и еще нескольких вещей, которые будут исчерпаны в этой статье.

Как отклонить деловое предложение по электронной почте

Электронное письмо с отклонением предложения должно быть вежливым. Ваша цель должна состоять в том, чтобы вежливо отклонить деловое предложение, а не унизить получателя.

  1. Укажите имя человека, отклонившего деловое предложение

Это стандартная практика при написании электронного письма с целью отклонения делового предложения (или любого электронного письма в этом отношении).Это не обязательно должен быть человек, отклоняющий деловое предложение, это может быть и название организации.

  1. Укажите дату получения предложения и день его отклонения

Это не обязательно должно быть в одном и том же электронном письме. Прежде чем написать электронное письмо с отказом от коммерческого предложения, необходимо заранее отправить электронное письмо с подтверждением предложения.

Таким образом, при написании электронного письма с отказом от коммерческого предложения вам не нужно указывать конкретные даты.

NB: при написании электронного письма с подтверждением коммерческого предложения вы должны убедиться, что оно написано как « невыразительное », насколько это возможно. Это означает, что электронное письмо, подтверждающее деловое предложение, не должно давать получателю представления о том, что его предложение будет встречено благоприятным ответом.

  1. Причина, по которой предложение было отклонено

Это чрезвычайно важно при написании электронного письма с целью отклонения коммерческого предложения. Это потому, что это помогает компании работать лучше.Вам не нужно вдаваться в подробности при написании этой части письма. Простой:

 
 «К сожалению, мы отклоним ваше предложение, так как пока не планируем реорганизацию нашей компании. “

Достаточно, чтобы передать ваши мысли при написании этой части письма.

  1. Что можно улучшить, чтобы сделать предложение лучше

Это необязательно при написании электронного письма с целью отклонения коммерческого предложения. Если с предложением что-то не так, из-за чего ваша компания его отклонила, вы должны сообщить об этом в электронном письме.Это может быть что угодно: сроки, расценки, дизайн, бюджет и т. д.

Причины отклонения коммерческих предложений уникальны для разных предприятий и разных предложений.

Если вы отклоняете предложение, но готовы продолжить переговоры об условиях предложения, включая причины, по которым предложение было отклонено, и то, как его можно улучшить, это поможет объяснить ваши намерения.

Предоставление получателю этой информации поможет ему в подготовке лучших предложений в будущем.

  1. Контактная информация вашей компании

Ваша контактная информация должна быть указана в электронном письме с отказом от сотрудничества. Это делается для того, чтобы получателю было легче связаться с вами, если есть что-то, что он хотел бы обсудить в дальнейшем, или какие-либо вопросы или запросы, касающиеся вашего решения отклонить предложение.

  1. Цените их усилия и демонстрируйте готовность работать с ними в будущем

Отклоняя деловое предложение по электронной почте, оно всегда должно заканчиваться благодарностью.Когда вы отклоняете предложение, вы должны проявить оптимизм в отношении работы с ними в будущем, если условия будут приемлемыми.

Причины отклонения коммерческого предложения

Причины отклонения коммерческого предложения уникальны для бизнеса и предложения. Несмотря на это, есть несколько общих причин, по которым предложение может быть отклонено. Вот некоторые из них:

  • Каким бы хорошим ни было предложение, если оно не соответствует определенным критериям, оно не будет принято.Чтобы коммерческое предложение было принято, оно должно соответствовать требованиям проекта, включая бюджет, сроки и другие определяющие факторы.
  • Вам не нужны услуги, которые они предлагают. Независимо от того, насколько хорошо предложение, если вам не нужны услуги, вы отклоняете предложение.
  • У вас нет на это бюджета. Если бюджет в предложении превышает предлагаемый бюджет проекта, предложение будет отклонено.
  • Он просто не прошел.Когда подаются предложения для бизнеса, менеджер должен просмотреть несколько предложений, чтобы решить, какое из них лучше всего подходит для текущего проекта, и выбирается наилучшее, в то время как другие предложения отклоняются.
  • Предложение также может быть отклонено, если оно не соответствует цели проекта. Если в предложении отсутствуют части, имеющие решающее значение для проекта, оно будет отклонено.
  • Предложение также может быть отклонено, если есть аспекты, которые необходимо улучшить. В данном случае предложение не было полностью отклонено.Это означает, что все еще есть шанс, что над ним можно поработать, и если он соответствует требуемым критериям, предложение может быть принято.

Электронное письмо с отклонением коммерческого предложения должно быть написано таким образом, чтобы получатель мог в будущем писать более качественные предложения. Он должен указывать на то, что они могут улучшить для других предложений.

Образец один для отклонения коммерческого предложения по электронной почте

 Уважаемый сэр,

Благодарим Вас за проявленный интерес к работе с нами по реконструкции наших новых офисных зданий.К сожалению, Ваше предложение не было принято и отклонено.
Учитывая бюджет и объем проекта, ваше предложение не соответствует требованиям для этого проекта.

Мы желаем вам всего наилучшего и надеемся на сотрудничество с вами в будущем. Если вы хотите связаться с нами, позвоните нам по телефону 123-456-7890 или напишите нам по адресу [email protected]

Благодарим вас за интерес к работе с нами.

С уважением,
Саймон Момоа

 

Второй образец для отклонения коммерческого предложения по электронной почте

 Здравствуйте, мисс Фейт

Это электронное письмо является ответом на деловое предложение, которое вы отправили 4 мая 2021 года.Спасибо, что предложили работать с нами над этим проектом. К сожалению, ваше предложение не сработало.

Причина этого в том, что ваше предложение было на 25% выше запланированного бюджета. Таким образом, нам пришлось пойти с другой компанией на этот проект.

Мы открыты для рассмотрения других предложений от вас по другим проектам.
Если вам нужна дополнительная информация об этом проекте, позвоните нам по телефону 123-456-7890 или напишите по адресу [email protected]

Еще раз спасибо за ваш интерес к работе с нами.

Искренне,
Хосе Антонио

 

Образец 3 для отклонения коммерческого предложения по электронной почте

 Уважаемый Уилсон,

Спасибо, что почтили нашу встречу, чтобы представить ваше предложение по ремонту наших офисов.Это было очень подробное предложение и хорошо реализованное предложение.

К сожалению, мы не будем продвигать ваше предложение. Мы решили пойти с компанией, которая была на 20% дешевле и имела доступ к оборудованию по значительно более низкой цене.

Это двухгодичный проект, поэтому не стесняйтесь присылать предложения для будущих проектов.

Еще раз спасибо за ваш энтузиазм работать с нами. Мы желаем вам всего наилучшего в ваших начинаниях.

Искренне,

Джим Кроу


 

Образец 4 для отклонения коммерческого предложения по электронной почте

 Уважаемая г-жа Анна

Большое спасибо за ваш интерес к работе с нами.Мы нашли ваше предложение интересным, организованным и очень хорошо представленным.

Однако на данный момент нам придется отклонить ваше предложение. Причина этого в том, что мы уже заключили контракт на эту услугу с другой компанией.

Мы обязательно свяжемся с вами, если представится возможность.

Еще раз благодарим вас за интерес к работе с нами, мы желаем вам успехов в ваших будущих начинаниях.

Искренне,
Джейсон Тодд


 

Пятый образец отклонения коммерческого предложения по электронной почте

 Уважаемый Сэмюэл!

Большое спасибо за ваш интерес к работе с нами.Ваше предложение поставить нам столы и стулья для наших новых офисов получено.

Мы должны поблагодарить вас за усилия и работу, вложенные в это предложение. Это было очень хорошо сделано и охватило все, что нам нужно для наших новых офисов.

К сожалению, нам придется отклонить ваше предложение. Это потому, что у нас уже есть контракт с другой компанией на поставку мебели для наших новых офисов.

Мы ежегодно открываем новые филиалы, поэтому не стесняйтесь присылать нам новые предложения для будущих проектов.

Еще раз спасибо за ваш интерес к работе с нами.Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете связаться с нами по телефону 123-456-7890 или написать нам по адресу [email protected]

Искренне,
Джим Блессед 

Заключение

Написание письма об отклонении предложения уникально для каждой компании и каждого предложения. Однако какую бы причину вы ни выбрали для отклонения коммерческого предложения, она должна быть указана в электронном письме, которое вы отправляете получателю. Таким образом, они могут лучше оптимизировать свои предложения на будущее. Если вы не можете раскрыть причину отклонения предложения, также укажите это в своем электронном письме.

«Мы вынуждены отклонить ваше предложение». Должно хватить.

В этой статье есть образцы, которые охватывают причины отклонения коммерческого предложения по разным причинам.

Как вежливо отказаться (Руководство с примерами)

В глубине души человеку свойственно нравиться и искать одобрения у других. Но, к сожалению, как бы мы ни старались, иногда приходится не соглашаться или отказываться что-то делать и говорить нет человеку на другой стороне. Это может быть невероятно сложно для тех людей, которые боятся негативной реакции и хотят, чтобы их любили все.Итак, вот несколько способов вежливо отказаться, будь то работа, такая как обслуживание клиентов, или любая другая повседневная ситуация.

Они работают в электронных письмах, реальных разговорах, по телефону, в приложении для чата или в любой другой ситуации, когда вам нужно отклонить чей-то запрос.

Извинись первым

Это может показаться странным советом, особенно если вы объективно не сделали ничего плохого. Тем не менее, извиниться перед тем, как сказать «нет», имеет определенные преимущества.Во-первых, вы сообщаете другому человеку, что вас ждут плохие новости. Во-вторых, вы проявляете сочувствие, которое может смягчить даже самые сильные удары. Вот так просто вежливо отказываетесь.

Извините, но нам пришлось отклонить ваш запрос на перевод в другой отдел. Скопировать в буфер обмена

Не ходите вокруг да около

Если вы придумаете развернутый ответ на чей-то вопрос только для того, чтобы отклонить его просьбу, могут произойти две вещи.

Во-первых, они могут подумать, что вы лжете из-за того, насколько подробен ваш ответ.

Во-вторых, они найдут способ уговорить вас сказать «да», найдя лазейку в вашем ответе.

Итак, вместо того, чтобы десять минут объяснять, почему вы говорите «нет», сделайте это быстро и безболезненно. Это будет более честно, и меньше шансов, что позже возникнет спор.

Итак, вместо: « Извините, но я не могу отвезти вас завтра на станцию, потому что у моей дочери уроки плавания, и если она их пропустит, ее шансы попасть на чемпионат штата будут под угрозой. »

Просто скажи…

Извините, но я не могу вам помочь, у меня есть кое-что запланированное на завтра. Скопировать в буфер обмена

Используйте настоящее слово

Иногда сахарная глазурь может принести больше вреда, чем пользы. Вместо того, чтобы искать способы смягчить удар, действуйте и прямо говорите с человеком, который с вами разговаривает.

Нет, боюсь, я не могу сделать это для вас. ИЛИ На данный момент это невозможно. ИЛИ Я бы не хотел попасть в такую ​​ситуацию.Скопировать в буфер обмена

Таким образом, у слушателя не будет сомнений в том, что ваш ответ отрицательный. Это самое простое решение из всех, но в то же время и самое рискованное, потому что вы можете показаться резким или слишком прямолинейным.

Скажи НЕТ дважды, если нужно

Иногда люди продолжают настаивать, услышав ваш отказ в первый раз. Они могут подумать, что можно передумать или что после достаточного количества убеждений вы можете сдаться.Просто (и вежливо) подтвердите свой отрицательный ответ.

Как я уже сказал, боюсь, я не могу вам помочь в данный момент. ИЛИ Как я уже упоминал ранее, мы не предоставляем скидки пенсионерам. Скопировать в буфер обмена

Переслать их кому-нибудь еще

Одна из ситуаций, когда люди без проблем слышат «нет», — это когда вы отправляете их кому-то другому, кто может оказать большую помощь. Таким образом, они не будут думать об отказе, а не о помощи в получении того, что им действительно нужно.Конечно, во-первых, убедитесь, что человек, которому вы их отправляете, может выполнить реальную задачу.

В данный момент я не могу вам помочь, так как я не специалист по налогам, но Сьюзен из бухгалтерии может вам помочь. ИЛИ Хотя я не могу решить эту проблему немедленно, я могу связать вас с кем-нибудь из службы поддержки клиентов, чтобы помочь вам. Скопировать в буфер обмена

Отразить их запрос

Говоря о эмпатии, одна из лучших тактик, позволяющих избежать наказания за отрицательный ответ, — занять такую ​​же позицию, как и они.Если вы имеете дело с трудной ситуацией (или с человеком), это может помочь сделать ваш ответ не таким уж негативным. Как и в предыдущем сценарии, вы хорошо начинаете, прежде чем отказываетесь.

Вы правы, мы слишком долго обрабатывали ваш запрос. Однако в данный момент я не могу вам помочь. ИЛИ Это правда, что мы сделали недостаточно для вашего дела. Однако я не думаю, что мы действительно сможем вам помочь с вашим запросом. Скопировать в буфер обмена

Предложите альтернативу

Конечно, если человек на другом конце провода получит ответ «нет», это не очень приятно.Однако, если вы предложите им альтернативу, которая кажется столь же хорошей, они, вероятно, примут отказ намного лучше.

К сожалению, я не могу предоставить вам скидку на премиум-план, но я могу дать вам еще один месяц бесплатного пробного периода. Скопировать в буфер обмена

Это не всегда возможно, так как иногда альтернативы нет. Кроме того, имейте в виду, что предоставление альтернативы может привести к еще большему ненужному обсуждению.

Вернуться к ним

Часто чью-то просьбу невозможно выполнить сразу.Вы можете не знать, возможно ли это, вам нужно разрешение другого человека или это может быть что-то совершенно другое. В таких ситуациях скажите человеку, что вы проверите и вернетесь к нему позже. Конечно, обязательно вернитесь к ним.

Я не могу сказать вам, где находится ваш груз в данный момент, но я проверю это и дам вам знать завтра, если это сработает для вас. ИЛИ Хотя я не могу вам помочь в данный момент, вы можете зайти завтра и посмотреть, есть ли у нас еще такие туфли в наличии.Скопировать в буфер обмена

Пример из жизни:

Как отклонить приглашение?

Давайте рассмотрим конкретный пример. Как отклонить приглашение на свадьбу? Если вы не можете присутствовать на свадьбе или, может быть, вы не хотите приходить на свадьбу, выяснение того, как вежливо отклонить свадебное приглашение, часто может быть проблемой.

Как отказаться от приглашения на свадьбу образцы:

Большое спасибо за приглашение. К сожалению, я не смогу присутствовать.Поздравляю вас обоих. Хорошего дня! ИЛИ Извините, но я не могу сделать это лично. Хотел бы отпраздновать с вами обоими, когда у нас будет шанс. В любом случае, поздравляю вас обоих! Скопировать в буфер обмена

Заключение

Сказать «нет» или вежливо отказаться — одна из самых сложных вещей, независимо от ситуации, человека или языка. Эти советы помогут вам легче сказать НЕТ и избежать неприятных ситуаций с человеком на другом конце провода. Если вы хотите узнать больше, ознакомьтесь с нашей статьей «Общение с клиентами».

Откройте для себя

Знание — сила, но только когда оно применяется на практике. Тестируйте все в нашей академии прямо в LiveAgent.

Попробуйте LiveAgent БЕСПЛАТНО

Обрабатывайте все запросы клиентов из одного интерфейса. Начните улучшать обслуживание клиентов с 14-дневной бесплатной пробной версией прямо сейчас!

БЕСПЛАТНАЯ ПРОБНАЯ ВЕРСИЯ Вернуться в Академию Создать учетную запись БЕСПЛАТНО

Как написать отказное письмо покупателю или кому-либо еще

Сказать кому-то «нет» может быть сложно, а сделать это в письменной форме еще труднее.Хотя может возникнуть соблазн отложить это или просто забыть об этом, это создает впечатление, что ваш бизнес не заботится о своих клиентах, сотрудниках или ком-то еще, ожидающем вашего ответа.

Профессионально отправлять вежливый и быстрый ответ на любое сообщение, которое вы получаете, включая те, которые вы должны отклонить. Существуют способы написать письма об отказе в приеме на работу или возврате денег, а также письма об отказе в гарантийных требованиях и другие, чтобы они обеспечивали закрытие, смягчая ответ «нет».

Подход к подаче сэндвичей

Для самых лучших сэндвичей хлеб с начинкой так же важен, как и сама начинка. Использование магазинного белого хлеба массового производства просто не поможет. Когда вы тратите время на выбор домашнего хлеба, испеченного из лучших ингредиентов, или нежной булочки, сияющей яйцом и мерцающей семечками, это поднимает сэндвич на гораздо более высокий уровень.

То же самое, когда нужно сообщить неприятную новость, особенно в письменном виде.Получатель не сможет увидеть эмоции на вашем лице или услышать мягкую подачу вашего голоса, если вы не напишете слова соответствующим образом. Это означает, что вы не должны резко отвечать «нет» в первом предложении. Вместо этого начните с приятного комментария , например, поблагодарите вас за письмо или за то, что вы подумали о вашей компании, или что-то еще, что вы можете оценить в запросе.

Используя «хлеб» в качестве буфера, вы можете затем добраться до «мяса» вашего ответа. В двух-трех предложениях просто заявите, что вы не можете выполнить просьбу автора письма , убедившись, что ваше «нет» предельно ясно.После этого еще одно спасибо, возможно, полезный совет и заверение, что вы будете счастливы помочь другим способом в будущем , если сможете. Это еще один кусок хлеба, который еще больше смягчает «нет».

Просмотреть образец письма об отказе

Хотя причина вашего ответа «нет» будет немного различаться, полезно посмотреть образец письма об отказе клиентам или всем, чей запрос вам нужно отклонить.

Уважаемый (используйте настоящее имя из письма),

Спасибо, что написали (название вашей компании).Мы серьезно относимся ко всем запросам, запросам и комментариям клиентов и делаем все возможное, чтобы помочь всем возможным способом.

К сожалению, мы не сможем удовлетворить ваш запрос (возмещение, информация и т. д.) (I n ваше второе предложение, g ive причина, по которой вы не можете помочь, добавляя дополнительные предложения, если необходимо .) Я прилагаю (купон, другую информацию, другую сделку и т. д.), чтобы помочь компенсировать невозможность выполнить ваш запрос на (возврат, замену по гарантии, конкретную информацию и т. д.)

Благодарим вас за обращение (название вашей компании). Мы ценим ваш бизнес и с нетерпением ждем возможности служить вам. Пожалуйста, напишите нам в любое время, если вам понадобится помощь с другим запросом в будущем.

(ваше имя, должность, название компании в три строки)

Подпишите письмо лично. Вы можете видеть, что первый абзац — это верхний кусок хлеба, второй абзац — суть вашего ответа, а третий абзац — нижний кусок хлеба.Обязательно используйте имя автора письма, так как вы узнали его из его письма. К счастью, вас не заставляют писать «Уважаемый сэр» или «Для кого это может касаться», которые звучат так безлично.

Написание письма об отклонении претензии по гарантии

Предприятия должны иметь строгие гарантийные правила, чтобы быть справедливыми по отношению ко всем клиентам. Таким образом, когда клиент просит заменить товар, но гарантия недействительна — например, срок ее действия истек, — у вас нет другого выбора, кроме как отклонить запрос. Не забудьте дать ей четкое объяснение, почему на нее не распространяется гарантия и почему вы должны соблюдать дату гарантии.Во втором абзаце вашего письма об отказе в гарантии, где вы переходите к сути вашего аргумента, скажите что-то вроде:

К сожалению, гарантия на ваш блендер* истекла (дата) . Поэтому по условиям гарантии мы не можем заменить вам блендер. Наши гарантии предназначены для замены продукта на разумный период времени, который в данном случае составил два года. Если бы блендер сломался в течение двух лет, мы бы с радостью заменили его, но мы должны соблюдать дату, чтобы быть справедливыми по отношению ко всем нашим клиентам.

*назовите конкретный продукт, о котором идет речь

Отклонение запроса на возврат средств

Компании не могут позволить себе возмещение средств каждому клиенту, который его запросит, поэтому у них должна быть веская причина для требования возмещения. Если продукт сломался в первый раз, когда покупатель его использовал, вы, конечно же, захотите загладить свою вину. Однако, если бы он использовался в течение пяти лет, а затем сломался, вы, вероятно, были бы правы, заявив, что продукт использовался в течение многих лет, но не ожидается, что он будет служить вечно.Образец письма об отказе в возврате средств для пояснительного пункта может быть следующим:

Мы очень заботимся о том, чтобы обеспечить наших клиентов постельным бельем*, которое прослужит им долгие годы. Наша цель всегда состоит в том, чтобы сбалансировать наши затраты на производство продукта со сроком полезного использования, который мы ожидаем от него. Волокна постельного белья, такого как простыни, разрушаются при длительном использовании и стирке, что придает им мягкость, которой наслаждаются многие люди, но также заставляет их в конечном итоге изнашиваться и рваться. Мы считаем, что после пяти лет использования простыни могут начать изнашиваться, поэтому мы не сможем возместить вам стоимость покупки.

* название предмета, купленного клиентом

Информирование соискателей о результатах

Соискателям, прошедшим собеседование на работу, рекомендуется незамедлительно отправить благодарственное письмо интервьюеру за то, что он уделил время на собеседование и рассмотрел их для работы. Тем не менее, многие работодатели никогда не уведомляют соискателей о том, что они не были выбраны. Это заставляет их задуматься, была ли вакансия заполнена или, возможно, вы отложили свое решение.Дайте им закрытие с письмом.

Спасибо, что нашли время пройти собеседование на должность руководителя отдела. Вся команда была впечатлена вашим опытом, и решение о найме было трудным.

Тем не менее, мы решили предложить работу тому, чей опыт больше соответствует должностным обязанностям этой должности. Поскольку это новый отдел, человек в этой роли будет нести дополнительную ответственность помимо того, что обычно делают руководители отдела, включая решение того, что отдел будет и не будет делать на ежедневной основе.Мы считаем, что, наняв кого-то, кто уже хорошо знаком с этой отраслью, дополнительные обязанности не будут непосильными.

Желаю вам больших успехов в поиске работы. Пожалуйста, обратите внимание на нас в будущем, когда вы увидите вакансию, которая, по вашему мнению, подойдет вам.

Держите дверь открытой

Независимо от того, какие диковинные просьбы вы можете получить – а вы обязательно получите такие, которые вас шокируют – важно тщательно подбирать слова.Проявите сочувствие, подумайте, как вы себя чувствуете, когда компания вас разочаровывает. Пишите так, как будто вам нужно сказать «нет» дорогому другу, которого вы не хотите потерять. Когда дело доходит до клиентов и других лиц, с которыми вы ведете дела, цель состоит в том, чтобы всегда поддерживать их интерес и уважение .

Как вежливо сказать «нет» – 6 советов профессионалам

Баффет был прав, когда заявил, что отказ – это залог успеха. Отказ от небольших просьб открывает ваш график, чтобы сказать «да» нужным возможностям.Те, которые вносят изменения в вашу карьеру и важны для вас.

Если вы решили нажать на эту статью, ваш почтовый ящик, скорее всего, заполнен сообщениями коллег, которые просят вас оставить отзыв об их работе, членами команды, которым нужна ваша поддержка в их новом проекте, или холодными предложениями от продавцов, которые сообщают вам чтобы прыгнуть на вызов с ними.

Но прямо сказать «нет» может быть тяжело, потому что вы не хотите навредить своей репутации. Никто не хочет быть «трудным начальником», «ненадежным сотрудником» или неприступным.Такой имидж может повредить вашим карьерным перспективам.

Сказать «нет» несложно. Мы собрали шесть, чтобы вы могли профессионально и вежливо отклонить запрос. Вы узнаете, как улучшить свой тон, чтобы произвести хорошее впечатление, даже если вам нужно кого-то разочаровать.

Когда говорить нет?

Прежде чем мы углубимся в советы, давайте рассмотрим, когда имеет смысл сказать «нет». Адаму Гранту пришлось на собственном горьком опыте узнать, кому он предлагает поддержку, а от каких предложений отказывается.Американский психолог написал книгу об удивительном успехе дарителей: о людях, которые постоянно помогают другим без каких-либо условий. После того, как журнал New York Times опубликовал статью о его книге «Отдай и возьми », его почтовый ящик заполнился просьбами от людей, которые просили Гранта о всевозможной поддержке.

Как бы Грант ни хотел помочь им всем, ему пришлось на собственном горьком опыте узнать, что он не может. Он понял, что быть дающим не значит угождать людям.

За каждое «да» приходится платить за отказ другим шансам, включая свободное время и отдых. Чтобы достичь баланса между работой и личной жизнью и преуспеть в своей работе, вы должны научиться говорить «нет» задачам, проектам и даже возможностям, которые могут не совпадать с вашими краткосрочными и долгосрочными целями.

Когда вам нужно решить, хотите ли вы сказать «да» или «нет» возможности, спросите себя: закрываю ли я дверь для чего-то или открываю дверь для лучших возможностей.

Как вежливо отказаться – 6 советов

1.Будьте кратки и ясны

«Если вы хотите, чтобы что-то было сделано, попросите занятого человека». Эта известная пословица показывает, как отзывчивый работник, который легко берет на себя задачи, может привести к тому, что запросы будут накапливаться в вашем почтовом ящике. Вот почему так важно иногда отказываться от заданий и возможностей, которые не входят в ваш список приоритетов.

Если вам нужно сказать «нет», говорите ясно. Вы же не хотите, чтобы ваш собеседник задавался вопросом, особенно если задача требует срочности. Даже если вы не потратите время на то, чтобы сесть и отклонить электронное письмо, это может показаться бездумным и может закрыть дверь для будущего сотрудничества (см. Совет 4).Но есть разница между лаконичностью и грубостью.

Привет Джейсон,

Извините, я не могу.

Привет Джейсон,

К сожалению, в данный момент у меня нет времени помогать вам с этим проектом.

Надеюсь, ты найдешь кого-нибудь, кто поддержит тебя.

С уважением,
Майк

Вы видите разницу? Еще пара слов, и тон станет намного более уважительным, но все же даст четкое «нет». Это приводит нас ко второму совету.

2. Убейте их добротой и будьте вежливы

Некоторые люди боятся показаться «грубыми» или «бесполезными», говоря «нет». Вы можете легко получить такую ​​репутацию, если будете отвечать так быстро и кратко, что это покажется резким. Но говорить «нет» может быть изящно и даже чувствовать себя способным получить ваше сообщение, если вы убиваете их добротой.

Люди хотят, чтобы их видели и ценили, даже если вам приходится отказывать им в их просьбе. Так пусть другой человек чувствует себя хорошо! Возможно, вы слышали о «бутерброде с дерьмом», когда даете отзыв сотруднику, но он также отлично работает, когда вам нужно сказать «нет».Сэндвич с дерьмом работает просто: вы начинаете с позитивной ноты «Звучит интересное событие»), говорите им плохое сообщение («Но, к сожалению, я не смогу присутствовать в качестве докладчика») и заканчиваете добротой. («Я уверен, что вы в любом случае проведете успешную конференцию!») 

Некоторые формулировки, которые вы хотите использовать, чтобы быть добрым и вежливым:

  • Спасибо, что подумали обо мне.
  • Звучит как отличный проект/событие/идея, но это не для нас.
  • У меня недостаточно времени, чтобы предложить вам качественную помощь.
  • «К сожалению» или «к сожалению»

3. Назовите свои причины, но не открывая

Вы можете объяснить другому человеку, почему эти выходные или неделя не работают. Предоставление краткого объяснения может дать другому человеку понять, что это не пренебрежение, а то, что вы просто недоступны. Однако вам не нужно чувствовать себя обязанным излагать свои доводы, если человек берущий, то есть тот, кто берет вас за руку, когда вы протягиваете ему руку.

Вы хотите, чтобы ваши отказы были как можно более простыми с берущими, не давали им возможности спорить о своем графике.

Привет Лорен,

На этой неделе, к сожалению, уже полно заданий.

Андрей

Дорогая Лорен,

Большое спасибо, что подумали обо мне. Учитывая мою текущую рабочую нагрузку, я не могу хорошо работать над вашим проектом, и моя другая работа пострадает.

Спасибо за понимание.

С наилучшими пожеланиями,
Андрей

В первой версии вы рискуете, что другой человек все равно попытается уговорить вас помочь («Если эта неделя не сработает, мы всегда можем сделать на следующей неделе.»). Напротив, второй явно закрывает дверь. Другое простое решение — написать: «Я дам вам знать, когда и если смогу».

4. Держите дверь открытой

Иногда вам нужно сказать «нет», чтобы вы могли сказать «да» в нужное время. на проект, который не соответствует вашим текущим карьерным целям, поэтому вы можете дать полное «да», когда нужный проект окажется на вашем столе.

Вы же не хотите сжигать мосты, отказываясь от предложения. Хорошие отношения с вашей сетью контактов являются ключом к ускорению вашей карьеры, поэтому иногда вы хотите держать дверь открытой, когда говорите «нет». «Я сейчас недоступен» или «У меня сейчас нет возможности» — это простые фразы, указывающие на то, что вы открыты для подобной возможности в будущем.

Используйте эти формулировки с осторожностью, потому что вы не хотите давать другому человеку ложную надежду на то, что ваше «нет» может в конечном итоге превратиться в «да».Когда ваше «нет» гибкое и податливое, оно может показаться ненадежным или нечестным. В то же время разумно заявить, что, хотя сегодня ответ может быть отрицательным, в будущем все может измениться.

5. Направьте их к альтернативному

 Простое направление может оказать огромную помощь вашему партнеру. Познакомить их с другим человеком, который может взять на себя эту работу или даже больше подходит для этой задачи, может стоить вашего времени, особенно с людьми, с которыми вы работаете в течение длительного времени.

Даже предложение другого времени в вашем собственном календаре может быть компромиссом, на который вы можете согласиться.Если вы неоднократно получаете одни и те же запросы, вы можете собрать документ с вашими наиболее распространенными рефералами (книгами, людьми, курсами и т. д.), чтобы упростить вам задачу. Если вы хотите узнать, как связать двух людей, ознакомьтесь с записью в нашем блоге «Как представить двух людей по электронной почте».

6. Понимать стратегии людей

«Напористые» обычно получают в жизни то, что хотят. Вы могли испытать это на себе: вы наняли фрилансера, который проверял снова и снова, не потому, что он лучше, а потому, что он был настойчив.У людей есть свои стратегии, чтобы получить то, что они хотят. Если вы хотите избежать подписки на вещи, которые не продвигают вас вперед в вашей карьере или бизнесе, вам нужно знать об этих стратегиях, особенно когда речь идет о продажах.

Некоторые из наиболее распространенных стратегий, чтобы заставить вас сказать «да»:

  • Срочность: «Это предложение действует в полночь и больше никогда не вернется».
  • Социальное давление: «Другие люди пожертвовали X много».
  • Бесплатные предложения: «Начните бесплатную пробную версию.

Когда мы их понимаем, мы также можем отпустить нашу мгновенную реакцию «ну, в таком случае…» и проанализировать, что действительно выгодно для нас.

Как сказать нет в любой ситуации – 20 фраз

Иногда вы можете потерять дар речи, когда думаете о том, как сказать «нет». Если вы сомневаетесь, эти фразы помогут вам вежливо отклонить любую просьбу, поэтому лучше держать их в заднем кармане или добавить в закладки. это сообщение в блоге.

  • Я польщен предложением/приглашением, но не могу.
  • Я польщен, что ты обратил внимание на меня, но, к сожалению, на этот раз мне придется пройти мимо.
  • Я ценю предложение/приглашение, но я полностью забронирован.
  • Спасибо, что подумали обо мне, но я не могу.
  • Сказать нет, когда у вас нет времени

    1. Я не смогу на этой неделе/месяце/году.
    2. Прямо сейчас я сильно зацикливаюсь на своих приоритетах, поэтому не могу.
    3. У меня сейчас слишком много дел, я просто не могу с этим справиться.
    4. Я сейчас на пределе возможностей, так что мне нужно взять дождевик.
    5. К сожалению, у меня есть кое-что еще.

    Говорить «нет», когда ваши интересы не совпадают

    1. Мне это не подходит.
    2. Извините, но я чувствую, что не отвечаю всем требованиям.
    3. Я считаю, что я не подходящий человек для этого.
    4. Не уверен, что я лучший для этого.
    5. К сожалению, это не то, что я ищу.

    Отказ без конкретной причины

    1. Хотел бы я заставить это работать.
    2. К сожалению, сейчас неподходящее время.
    3. Хотел бы я, чтобы меня было двое, но я не могу.
    4. Может быть, в другой раз.
    5. Извините, я не могу

    Как вежливо сказать «нет» с помощью Flowrite

    Давайте будем честными: в сутках ровно столько часов, и вы не хотите тратить их на создание вежливых, но лаконичных электронных писем, пока оставляя дверь открытой для будущего сотрудничества. Да, вы можете использовать все эти советы в своей повседневной жизни, а можете более эффективно тратить свое время на то, что действительно продвигает вашу карьеру.Вот как вы можете использовать Flowrite, чтобы вежливо отклонить запрос.

    Чувствуете себя более комфортно, говоря «нет»? Мы надеемся, что с помощью этих советов и примеров вы сможете уверенно отклонить запрос. Если вы считаете, что мы упустили важную возможность вежливо сказать «нет», сообщите нам об этом.

    Как вежливо отказать клиенту

    Волнение от нового клиента, обращающегося в вашу компанию, никогда не проходит. Удивительно знать, что ваши навыки и репутация опередили вас, и вы востребованы.Им нужно выполнить работу — у вас есть квалификация для этого, так что с этого момента все должно быть просто, верно?

    Не обязательно. Бывают случаи, когда вам нужно отказать клиенту. Обычно это новый клиент, с которым вы раньше не работали, но иногда это может быть и давний клиент.

    Сказать клиенту «нет» может быть страшно. В бизнесе может показаться, что мы сумасшедшие, отказываясь от оплачиваемой работы, потому что нет гарантии, что завтра ее станет больше. С точки зрения клиента, он уже видит в вас идеальную пару, поэтому не ожидает отказа.Некоторые клиенты воспринимают это как личный отказ. Если вы сделаете свою работу правильно и подведете их мягко и вежливо, вы сможете сохранить свое достоинство и репутацию нетронутыми и, возможно, у вас будет возможность оживить отношения в будущем.

    Зачем отказываться от клиента?

    То, что клиент обращается к вам с предложением о работе, не означает, что вы ее возьмете. Есть много причин, по которым вы можете отказаться от потенциального клиента.

    Возможно, вы уже работали с ними раньше и находили отношения трудными. Возможно, сама работа не соответствует целям или сильным сторонам вашей компании. Возможно, компания клиента не соответствует вашим ценностям или ваш график просто слишком загружен.

    Узнайте больше о Noobpreneur , где группа членов Совета молодых предпринимателей обсуждает причины, по которым они отказываются от клиентов или рабочих мест.

    Наоми Данфорд из Ittybiz объясняет, что вам может понадобиться другой подход в зависимости от того, является ли ваш клиент новым для вас или это тот, кого вы знаете и любите.Она объясняет, что сказать «нет» клиенту, которого вы уже знаете, намного сложнее, потому что вы больше боитесь разочаровать или обидеть его.

    Помните, что отказ от клиента — это деловое решение, поэтому относитесь к нему соответственно. Не позволяйте страху или чувству вины повлиять на ваше решение — вы потом пожалеете об этом.

    Как отказаться от направления

    Если клиент является рефералом, вы все равно не обязаны брать на себя его работу.Отправьте вежливое электронное письмо «спасибо, но не спасибо» запрашивающему клиенту, а затем перешлите ваш ответ с кратким объяснением вашему рефереру. Это поможет остановить любую драму в будущем, а также научит вашего реферера, как найти более подходящих клиентов.

    Как отказать клиенту с изяществом

    Большинство бизнес-тренеров рекомендуют какой-либо шаблон электронной почты, который вы можете запустить, когда вам нужно отказаться от работы. Мы считаем, что это отличная идея с учетом следующих соображений:

    Вернуть сообщение в том формате, в котором оно было получено. Если потенциальный клиент отправил электронное письмо с запросом или большая часть вашего общения была по электронной почте, вы можете обойтись без отправки электронного письма, если хотите. Однако, если вы провели время с клиентом лично или по телефону, вам следует поговорить с ним по-настоящему. В противном случае электронное письмо будет выглядеть так, будто вам есть что скрывать.

    Дайте ответ клиенту как можно скорее. На сайте Work At Home Woman Холли Рейзем Ханна объясняет, как мы, владельцы бизнеса, склонны медлить с сообщением плохих новостей.У вас больше шансов спасти деловые отношения, если вы дадите ответ как можно быстрее.

    Поблагодарите клиента. Даже если вас не интересует какой-либо будущий проект, поблагодарите клиента за внимание. Это вежливо и позволяет начать разговор на хорошей ноте.

    Укажите причину, но не вдавайтесь в подробности. Оправдания и оправдания создают впечатление, что вы говорите не всю правду. Излагайте свою точку зрения кратко и профессионально.Будьте ясны и не оставляйте места для интерпретаций. Если клиент просит дополнительную информацию, вы можете дать более подробную информацию, но не забывайте быть вежливым.

    Предложите альтернативу. Если возможно, подготовьте другую компанию, которая лучше подходит для проекта. Это завершит обмен на позитивной ноте и покажет клиенту, что вы все еще пытаетесь ему помочь. Кроме того, в качестве бонуса вы можете передать работу кому-то другому в вашей отрасли и построить позитивные отношения.

    Держите свое мнение при себе. Вы действовали профессионально и предложили простое объяснение. Вы даже предложили место, где клиент может получить необходимую помощь. Вы выполнили свою работу, а то, как клиент отреагирует, зависит от него. В 99% случаев клиенты примут ваш ответ и продолжат искать компанию, с которой они смогут работать. Однако иногда человек воспримет ваш отказ как личное неприятие его. Они могут громко говорить в вашем офисе или в социальных сетях.

    Независимо от того, что они говорят или как они нападают на вас, сохраняйте свое профессиональное достоинство и отказывайтесь вступать в бой.Поверьте, что ваша аудитория сможет увидеть, что на самом деле произошло из контекста.

    Пересмотрите, как вы получаете новых потенциальных клиентов. Если вам часто приходится разочаровывать потенциальных клиентов, подводя их, возможно, вам следует подумать о том, что вы привлекаете не те лиды. Оцените свою тактику и содержание лидогенерации, а также то, как осуществляется первоначальная коммуникация, и выясните, можете ли вы лучше квалифицировать клиентов, прежде чем они проявят интерес, чтобы вам не пришлось их отвергать.

    Простой шаблон «спасибо, но нет»

    Используйте такой шаблон, когда вам нужно отказать клиенту:

    Привет {имя},

    Большое спасибо, что связались с нами по поводу вашего проекта. Мы ценим, что вы предложили нам возможность работать с вами над этим.

    Однако в настоящее время мы не можем выступать в качестве вашего поставщика. К сожалению, в настоящее время этот проект не подходит для нашей команды [вставьте аналогичное объяснение, если того требует ситуация].

    Деймон из 123 Бухгалтерия занимается другими предприятиями, похожими на ваше, так что он может подойти лучше. Вы можете связаться с ним по адресу www.123accounting.com — не стесняйтесь сообщить ему, что я вас порекомендовал. [Если ваш отказ связан просто с тем, что «мы сейчас в затруднительном положении», то в этом абзаце вы можете предложить месяц, когда они могут вернуться, чтобы снова спросить о проекте, если им захочется.]

    Желаю всем удачи в вашем проекте. Еще раз спасибо за внимание к нам.

    С уважением,

    {имя}

    Отказ от клиента может показаться сложной задачей, но это не обязательно. Сохранение простоты и профессионализма позволит избежать недоразумений и оставить дверь открытой для будущего сотрудничества.

    Вам когда-нибудь приходилось подводить клиента? Как вы это сделали вежливо и тактично?

    Написано Стефф Грин

    Стефф Грин — писатель-фрилансер из Новой Зеландии и автор бестселлеров USA Today, написавший 20 научно-фантастических романов и романов о паранормальных явлениях.Она живет в автономном доме на 4 акрах райской местности со своим сварливым мужем-барабанщиком, зверинцем животных и коллекцией средневековых мечей. Узнайте больше о ее книгах на ее веб-сайте или подпишитесь на нее в Instagram.

    Профессиональный, но добрый шаблон письма с отказом

    Никогда не бывает легко сказать кандидату, что он не получил работу после нескольких часов подготовки и собеседований.

    Часто неловкость приводит к общим сообщениям электронной почты, например: «Мы решили не продвигать ваше приложение в настоящее время».

    Вам может показаться, что просто нет хорошего способа сказать кому-то, что его отвергли. К счастью, это не так. Любезно сформулировав письмо с отказом, вы облегчите кандидату возможность услышать новости.

    Кроме того, если вы были впечатлены кандидатом, вы хотите оставить дверь открытой. Возможно, откроется другая вакансия, которая, по вашему мнению, больше подходит, или, может быть, вы пересмотрите кандидатуру, как только она получит больше реального опыта.

    В конечном счете, нет ничего плохого в том, чтобы потратить время на составление вежливого письма с отказом, и в этом, безусловно, есть много преимуществ. Чтобы написать профессиональное, но доброжелательное письмо с отказом, выполните следующие действия.

    Письмо об отказе после собеседования

    Ниже приведен профессиональный, но добрый шаблон письма с отказом. Помните, очень важно, чтобы вы оставались позитивными в своем языке и избегали более негативных слов, таких как «К сожалению». Кроме того, сосредоточьтесь на формулировках самого описания работы, когда говорите кандидату, почему ее не выбрали — это напомнит кандидату, что это не личное.

    Важно помнить, что отказное письмо — это прекрасная возможность для кандидата получить положительный отзыв и узнать, как добиться большего успеха в будущем. Подумайте, как вы можете включить конкретную и ценную обратную связь в свое письмо.

    Уважаемый [Имя],

    Спасибо за собеседование на [должность] [дата собеседования]. Мы ценим таких кандидатов, как вы, проявляющих интерес к нашей компании. Хотя мы благодарны вам за время, которое вы уделили, мы выбрали еще одного кандидата на эту должность.

    В настоящее время мы ищем кандидатов с большим опытом работы в этой области. Это было очень тяжелое решение. Мы хотели бы оставаться на связи с вами для будущих возможностей, которые могут подойти. Пожалуйста, дайте нам знать, если вы заинтересованы в том, чтобы остаться в нашем кадровом резерве.

    Наша команда была особенно впечатлена вашими письменными способностями, но мы посчитали, что вам не хватает опыта проведения рекламных кампаний. Мы рекомендуем пройти курс рекламы, чтобы стать лучше.

    Еще раз спасибо, что нашли время подать заявку и пришли познакомиться с командой. Желаем Вам удачи в поиске работы и благодарим за проявленный интерес к нашей компании.

    С уважением,

    [Имя]

    Параграф первый:

    Ваше первое предложение должно включать должность и дату собеседования, чтобы кандидат знал, что письмо было персонализированным и не является общим шаблоном. Далее поблагодарите кандидата за интерес к вашей компании.Наконец, очень важно сообщить кандидату в первом абзаце, что вы решили продвигаться вперед с другим кандидатом. Вы можете любезно подвести их, включив в отказ комплимент, например: «Хотя ваша квалификация впечатляет…».

    Параграф второй:

    Уместно указать кандидату причину, по которой она не была выбрана на эту роль, но ваша причина не должна быть слишком подробной (на самом деле, с юридической точки зрения, безопаснее, если это не так). Вместо этого сосредоточьтесь на одном аспекте должностной инструкции, которому, по вашему мнению, кандидат не совсем соответствует.Если ваша должностная инструкция требует, чтобы кандидат имел пятилетний опыт работы, а у соискателя было только три года, вы можете сказать: «В настоящее время мы ищем кандидатов с большим опытом работы в этой области».

    Если вы были впечатлены кандидатом и искренне считаете, что она хорошо подойдет для вашей компании в будущем, оставьте дверь открытой, сказав ей, что вы внесете ее в свою базу контактов и пересмотрите ее в будущем. Кроме того, если это было трудное решение, сообщите об этом своему кандидату — это поможет смягчить удар.

    Параграф третий (

    Дополнительный ):

    Кандидат потратила время на подготовку к вашему собеседованию, поэтому, если вы были впечатлены ею во время собеседования, было бы очень важно сообщить ей об этом. Просто укажите одну ее сильную сторону, которую вы запомнили во время собеседования, например: «Наша команда была особенно впечатлена вашими письменными способностями».

    Однако, чтобы действительно повысить ценность, вы также захотите включить конструктивную обратную связь, чтобы помочь вашему кандидату понять области, на которых он может сосредоточиться.Делайте подробные заметки во время собеседования, а когда вы отклоняете кандидата, укажите одну или две области улучшения. Ваш отзыв может помочь ей добиться успеха в карьере в будущем.

    Параграф четвертый:

    В заключение пожелайте кандидату удачи в поиске работы и поблагодарите кандидата за то, что он нашел время, чтобы рассмотреть вашу компанию.

    Как написать отказное письмо

    1. В первом абзаце начните с указания должности, на которую кандидат претендовал, и даты собеседования, чтобы кандидат знал, что это персональное письмо, а не общий шаблон.
    2. Поблагодарите кандидата за уделенное время и интерес к вашей компании, а затем скажите ей, что вы решили работать с другим кандидатом. Если возможно, включите комплимент.
    3. Во втором абзаце укажите связанную с должностной инструкцией причину, по которой кандидат не был выбран на эту роль.
    4. Если кандидат произвела на вас впечатление, скажите ей, что вы внесете ее в базу данных контактов вашей компании и рассмотрите ее кандидатуру на будущие должности.
    5. Необязательно: упомяните одну из сильных сторон вашего кандидата, которую вы помните из интервью.Кроме того, предоставьте конструктивную обратную связь, чтобы помочь ей в будущем.
    6. Наконец, в заключение пожелайте кандидату удачи в поиске работы и поблагодарите кандидата за то, что он нашел время, чтобы рассмотреть вашу компанию.

    .

    Leave a Reply