Повестка собрания это: ПОВЕСТКА — это… Что такое ПОВЕСТКА?

Содержание

ПОВЕСТКА — это… Что такое ПОВЕСТКА?

  • повестка — См. известие… Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. повестка весть, известие; извещение, уведомление, оповещение; повестка дня, агенда, план, вызов Сло …   Словарь синонимов

  • Повестка — в военкомат образца 1986 года Повестка документ об официальном обязательном либо необязательном вызове в какой либо официальный орган (например …   Википедия

  • ПОВЕСТКА — ПОВЕСТКА, и, жен. 1. Письменное официальное извещение с вызовом, приглашением куда н. П. в суд. 2. Перечень вопросов, подлежащих обсуждению на собрании, заседании. На повестке три вопроса. Повестка дня (повестка данного собрания, заседания). На… …   Толковый словарь Ожегова

  • ПОВЕСТКА — особый сигнал, исполняемый на горне за 15 мин. до подъема и спуска флага. Самойлов К. И. Морской словарь. М. Л.: Государственное Военно морское Издательство НКВМФ Союза ССР, 1941 Повестка специальный протяжный, мелодичный сигнал, исполняемый на… …   Морской словарь

  • Повестка — А. Письменное официальное извещение с вызовом, приглашением. Б. Перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

  • повестка —   , и, ж.   * Повестка дня.   Вопросы, подлежащие обсуждению на собрании, заседании.   ** На повестке дня.   На очереди.   ◘ Встал на повестку дня коренной крестьянский вопрос коллективизация (Калинин). МАС, т. 3, 158. На повестке дня два вопроса …   Толковый словарь языка Совдепии

  • повестка — ПОВЕСТКА1, и, мн род. ток, дат. ткам, ж Текст, представляющий собой перечень вопросов, выносимых на общественное обсуждение на собрании, совещании. В повестке дня среди прочих вопросов значился доклад Онисимова… (А. Бек). ПОВЕСТКА2, и, мн род.… …   Толковый словарь русских существительных

  • Повестка дня на XXI век — Повестка дня на 21 век Автор: ООН Язык оригинала: Английский, китайский, японский, русский, французский, испанский Оформление …   Википедия

  • повестка дня — сущ., кол во синонимов: 2 • план (67) • повестка (10) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 …   Словарь синонимов

  • ПОВЕСТКА ДНЯ — (agenda) Перечень вопросов, подлежащих обсуждению на деловой встрече. Повестка дня ежегодного общего собрания акционеров (annual general meeting) или чрезвычайного внеочередного общего собрания акционеров (extraordinary general meeting) обычно… …   Словарь бизнес-терминов

  • Изменение повестки дня общего собрания

    ]]>

    Подборка наиболее важных документов по запросу Изменение повестки дня общего собрания (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

    Формы документов: Изменение повестки дня общего собрания

    Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Изменение повестки дня общего собрания

    Нормативные акты: Изменение повестки дня общего собрания Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ
    (ред. от 25.02.2022)
    «Об акционерных обществах»6. Общее собрание акционеров не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня собрания, а также изменять повестку дня, за исключением случаев, если при принятии решения, не включенного в повестку дня общего собрания акционеров непубличного общества, или при изменении повестки дня общего собрания акционеров непубличного общества присутствовали все акционеры такого общества. Федеральный закон от 08.12.1995 N 193-ФЗ
    (ред. от 06.12.2021)
    «О сельскохозяйственной кооперации»4. Орган управления кооперативом либо имеющая на то право группа членов кооператива или ассоциированных членов кооператива, потребовавшие созыва внеочередного общего собрания членов кооператива, обязаны представить в правление кооператива в письменной форме предлагаемую повестку дня указанного общего собрания и обоснование необходимости его проведения. Иные органы управления кооперативом либо иные члены кооператива или ассоциированные члены кооператива, не являющиеся инициаторами созыва внеочередного общего собрания членов кооператива, не вправе вносить изменения в повестку дня внеочередного общего собрания членов кооператива или дополнения к ней без согласия на это инициатора созыва указанного собрания.

    Включать ли в повестку дня общего собрания вопросы об избрании председателя и секретаря общего собрания?

    Эксперты Фонда «Институт экономики города» отвечают на вопрос, поступивший после размещения в Интернете первой тематической видео-консультации по проведению общего собрания для принятия решений капитального ремонта в условиях пандемии. Посмотреть видео-консультацию​​

    Если общее собрание в многоквартирном доме созывается в форме заочного голосования, не нужно выбирать председателя и секретаря собрания и счетную комиссию.

    Эксперты Фонда «Институт экономики города» считают, что для проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в форме заочного голосования не нужно избирать председателя и секретаря общего собрания, счетную комиссию и соответственно включать вопросы об избрании в повестку дня заочного общего собрания.

    Прежде всего, отметим, что Жилищный кодекс Российской Федерации не содержит положений, требующих избрания председателя и секретаря общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, лиц, осуществляющих подсчет голосов («счетной комиссии»)[1], ни для одной из форм проведения общего собрания.

    Председатель, секретарь общего собрания, счетная комиссия избираются на очном общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме в силу сложившейся традиции проведения разного рода собраний, которые ранее проводились только в очной форме.

    Избрание указанных лиц (и включение этих вопросов в повестку дня) возможно (но не обязательно!) для общего собрания в форме очного голосования (совместного присутствия собственников помещений в данном доме для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование), поскольку голосование по каждому вопросу повестки дня очного собрания проводится в ходе собрания и решения принимаются сразу. Председатель и секретарь собрания, лица, проводящие подсчет голосов, могут сразу после избрания приступить к исполнению возложенных на них обязанностей.

    При проведении общего собрания в форме заочного голосования (и очно-заочного голосования тоже) решения по всем вопросам, вынесенным на голосование, будут приняты только после окончания заочного голосования и подсчета голосов по всем сданным собственникам письменным решениям (заполненным бюллетеням для голосования). Если в повестку дня общего собрания в форме заочного (или очно-заочного) голосования включить вопрос об избрании председателя, секретаря общего собрания, лиц, осуществляющих подсчет голосов («счетной комиссии»), то принято ли решение о том, что эти лица избраны, станет известно только после окончания заочного голосования и подсчета голосов, поданных по этим вопросам участниками заочного голосования. В связи с этим включение в повестку дня вопроса об избрании председателя и секретаря общего собрания в форме заочного голосования (очно-заочного голосования), счетной комиссии таких собраний не имеет смысла.

    Подтверждение тому, что вопрос об избрании председателя, секретаря общего собрания, «счетной комиссии» может быть не включен в повестку дня общего собрания, можно найти в Требованиях к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, утвержденных Минстроем России[2] (далее – Требования к протоколам). Так, согласно подпункту «б» пункта 12 указанных Требований, вводная часть содержательной части протокола общего собрания должна включать данные «о лице, председательствующем на общем собрании, секретаре общего собрания, лицах, проводивших подсчет голосов собственников помещений в многоквартирном доме: указывается фамилия, имя, отчество (последнее — при наличии) в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина, номер принадлежащего ему на праве собственности помещения в многоквартирном доме (при наличии) и реквизиты документа, подтверждающего его право собственности на указанное помещение (

    за исключением случая, когда вопрос об избрании указанных лиц включен в повестку дня общего собрания)». Иначе говоря, если избрание указанных лиц не включено в повестку дня собрания, в водной части протокола указываются сведения о лицах, которые фактически выполняли функции председателя, секретаря собрания, осуществляли подсчет голосов.

    Решения о том, кто будет выполнять функции председателя и секретаря собрания, подсчитывать голоса на собрании в форме заочного голосования (очно-заочного голосования), может принять инициатор (инициаторы) общего собрания. Такими лицами могут быть сам инициатор, члены инициативной группы собственников, созывающих общее собрание, другие лица, определенные инициатором.

    Нет требований, чтобы председателем общего собрания, секретарем и лицам, подсчитывающими голоса, были разные люди. В Требованиях к протоколам даже предусмотрено (пункт 23), что «в случае, если вопрос об избрании лица, председательствующего на общем собрании, а также лиц, осуществляющих подсчет голосов, включен в повестку дня общего собрания, и принято решение об отклонении предложенных кандидатур, протокол общего собрания подписывается инициатором проведенного общего собрания.». Иначе говоря, инициатор общего собрания подписывает протокол за всех указанных лиц.

    Наши рекомендации:

    1. Не включать в повестку общего собрания в форме заочного голосования вопросы об избрании председателя, секретаря собрания и лиц, осуществляющих подсчет голосов. Но, по возможности (с учетом ограничений в связи с пандемией COVID-19) распределить функции председателя, секретаря и членов «счетной комиссии» между несколькими лицами. Это повысит доверие собственников помещений к результатам проведенного собрания. Сведения об этих лицах должны быть отражены в протоколе общего собрания. Можно указать их как дополнительную информацию и в сообщении о созываемом общем собрании.

    2. Если предполагается проведение нескольких общих собраний в течение ближайших года-двух (а необходимость в этом возникает, например, при подготовке и проведении капитального ремонта), рекомендуется включить в повестку дня собрания избрание постоянных лиц для подсчета голосов («счетную комиссию») на последующих общих собраниях.

    Серия тематических видео-консультаций специалистов Фонда «Институт экономики города» по вопросам капитального ремонта, управления многоквартирными домами и благоустройства дворовых территорий планируется в рамках проекта «Мой отремонтированный дом, мой благоустроенный двор, мой комфортный район: поддержка инициатив жителей», реализуемого при поддержке Комитета общественных связей и молодёжной политики Москвы. Видео-консультации проводятся в партнёрстве с Ассоциацией собственников и владельцев спецсчетов и Ассоциацией «ЖКХ контроль города Москвы».   

    Следующую видео-консультацию смотрите после 30 апреля на канале Фонда «Институт экономики города» в YouTube https://www.youtube.com/channel/UCq3VciO0o6y5RYqcejjRFnA.

     

    Повестка дня общего собрания ТОО

    Повестка дня – это перечень вопросов, по которым общим собранием участников ТОО будет проводиться голосование и приниматься решения. Закон подробно регулирует порядок определения повестки дня, а также последующего внесения изменений и дополнений в нее. Нарушение этих правил отражается на правах участников ТОО и может повлечь недействительность принятых решений.

    Один пункт повестки дня обычно означает рассмотрение одного вопроса.

    Повестка дня общего собрания участников ТОО определяется органом, созывающим собрание. Повестка дня указывается в извещении о проведении собрания, направляемом участникам.

    Запрещается включение в повестку дня общего собрания вопросов с широким пониманием, включая «разное», «иное», «другие» и аналогичные им формулировки.

    В ходе подготовки собрания повестка дня может быть изменена и дополнена. Участники ТОО вправе предлагать, а в некоторых случаях требовать включения определенных вопросов в повестку дня.

    Предложения участников о включении вопросов в повестку дня общего собрания

    Любой участник ТОО в соответствии с пунктом 2 статьи 46 Закона Республики Казахстан «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» вправе вносить свои предложения по повестке дня общего собрания. Письменное предложение об этом он должен направить органу, созывающему собрание, не позднее чем за 10 дней до его открытия.

    Требования участников о включении вопросов в повестку дня общего собрания

    Участники ТОО, обладающие в совокупности более чем 5% от общего количества голосов, вправе уже не предлагать, а потребовать включения определенных ими вопросов в повестку дня общего собрания, направив соответствующий письменный документ органу, созывающему собрание не позднее чем за 10 дней до его открытия (пункт 2 статьи 46 Закона). В этом случае орган или лица, созывающие общее собрание, обязаны включить предложенные вопросы в повестку дня. В дальнейшем эти вопросы считаются включенными в повестку даже в случае, если орган или лица, созывающие собрание, не исполнили указанной обязанности.

    Рассмотрение предложений и требований участников ТОО о включении вопросов в повестку дня

    Если органу или лицу, созывающим общее собрание участников ТОО, поступили предложения или требования о включении определенных вопросов в повестку дня собрания, то они в соответствии со статьей 46 Закона:

    Рассматривают поступившие предложения и не позднее чем за 10 дней до открытия собрания принимают решение о включении предложенных вопросов в повестку дня либо об отказе во включении этих вопросов в повестку дня.

    В случае принятия предложений направляют извещение о внесении изменений в повестку дня всем участникам ТОО не позднее чем за 7 дней до открытия собрания.

    В случае отклонения предложений дают заявителю мотивированный письменный ответ об отказе не позднее чем за 7 дней до открытия собрания.

    Могут ли на собрании быть приняты решения по вопросам, не включенным в повестку?

    Как указано в пункте 1 статьи 48 Закона «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» общее собрание участников вправе принимать решения только по вопросам повестки, сообщенным участникам в соответствии с установленным порядком, а также вопросам, включенным в повестку по требованию участников.

    Согласно пункту 13 Нормативного постановления Верховного Суда Республики Казахстан «О некоторых вопросах применения законодательства о товарищества с ограниченной и дополнительной ответственностью» решение общего собрания участников товарищества, принятое по вопросу, не включенному в установленном законом и учредительными документами порядке в повестку дня общего собрания участников товарищества подлежит безусловному признанию недействительным в судебном порядке.

    Повестка первого собрания / Законодательная Дума Томской области

    Опубликовано:

    8 октября 2021

    Сегодня организационный комитет по подготовке первого собрания Законодательной Думы Томской области седьмого созыва утвердил проект его повестки. Собрание начнется 14 октября в 10 часов в большом зале областной администрации.

    Откроет парламентскую сессию старейший по возрасту депутат Владимир Резников. Итоги избирательной кампании подведет глава облизбиркома Ростислав Радзивил. Затем депутаты обсудят кандидатуры на пост Председателя Думы.

    — Председатель избирается путем тайного голосования с использованием бюллетеней, — пояснила спикер шестого созыва Оксана Козловская. — Для проведения процедуры создается счетная комиссия. После выдвижения кандидатов, их выступлений и обсуждения кандидатур утверждается порядок проведения тайного голосования, форма и текст бюллетеня. Затем объявляется перерыв, и депутаты голосуют.

    После объявления результатов выборов собрание продолжит вести избранный Председатель Думы. Депутатам предстоит решить, сколько у спикера будет заместителей (один или два). Вице-спикера(-ов) и сенатора Российской Федерации — представителя от Законодательной Думы Томской области — депутаты будут выбирать также путём тайного голосования. Для этого в собрании будет объявлен второй перерыв.

    — После того, как председатель счетной комиссии назовёт имена заместителя (или заместителей) Председателя Думы и сенатора депутаты приступят к формированию структуры парламента седьмого созыва. Далее должны быть образованы комитеты и затем собрание выбирает председателя каждого комитета. Это будет уже не тайное, а обычное голосование, — продолжила Оксана Козловская.

    Депутаты утвердят составы комитетов Думы и постоянной комиссии по Регламенту и депутатской этике. Её председатель также избирается общим голосованием. Затем, как ожидается, будут приняты решения о руководителях парламентских фракций, работающих на профессиональной постоянной основе.

    Проект повестки 1-го собрания Законодательной Думы Томской области седьмого созыва (вносится оргкомитетом по подготовке первого собрания Законодательной Думы Томской области седьмого созыва)

    Повестка дня общего собрания акционеров как гражданско-правовой документ

    Раздел IV: «Предпринимательское право и процесс» Повестка дня общего собрания акционеров играет немаловажную роль в процессе проведения собраний акционерного общества, являясь отнюдь не формальной бумагой, а опорным  и целеполагающим  документом, отклонение от которого отменяет силу принятого обществом решения. Работа по подготовке и проведению общего собрания акционеров может быть разделена на ряд этапов: 1. формирование повестки дня общего собрания и ее утверждение, 2. предоставление информации о проведении общего собрания акционеров, 3. проведение общего собрания акционеров и определение порядка участия в нем акционеров. 1                                                     Повестка дня общего собрания акционеров (далее – ПДОСА) – это план собрания, принятие решений по которому соответствует реализации управленческих функций акционерного общества. Общее собрание акционеров не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в ПДОСА, а также изменять их. Это означает, что повестка дня общего собрания должна утверждаться до даты его проведения и оставаться неизменной до момента его завершения. ПДОСА формируется акционерами, обладающими в совокупности не менее чем 2% голосующих акций общества, 2 которые должны подтвердить свой статус акционера и наличие у него акций.3 Предложения должны быть письменно оформлены. При этом нужно указать имя (наименование) представивших их акционеров (акционера) и категорию (тип) принадлежащих им акций. Акционеры (акционер), внесшие предложение в повестку дня, могут отозвать его. При формулировании ПДОСА большая роль отводится совету директоров (наблюдательному совету). Во-первых, именно этот орган принимает решение о включении вопросов и кандидатур, предложенных акционерами, в повестку дня и список кандидатур для голосования. Нужно, однако, учитывать, что решение об отказе во включении должно быть мотивировано и может быть вынесено лишь в случаях (по основаниям), указанных в ФЗ об АО. Особенностью процедуры формирования ПДОСА является то, что целый ряд вопросов может быть внесен для решения собранием только по предложению совета директоров, если иное не предусмотрено уставом общества. Эти вопросы касаются наиболее важных сторон функционирования АО — реорганизации, увеличения и изменения структуры уставного капитала, одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, приобретения обществом размещенных акций, утверждения внутренних документов, регулирующих деятельность общества. Кроме акционеров (их представителей), а также совета директоров (наблюдательного совета), никто не имеет права вносить предложения в ПДОСА и предлагать кандидатуры в органы общества.  Впрочем, высказывалось мнение, что такое право принадлежит также ревизионной комиссии (ревизору) и аудитору общества. Однако оно не соответствует положениям ст. 53 Закона об АО, где исчерпывающим образом определено, кто может вносить указанные предложения. Эти нормы расширительному толкованию не подлежат. Так, А. Савиков также считает, что ни ревизионная комиссия (ревизор), ни аудитор не могут вносить предложения.4 Однако не со всеми его аргументами по обоснованию своей позиции можно согласиться. Так, одним из доводов является то, что ревизионная комиссия и аудитор общества могут ежегодно меняться. Хотелось бы обозначить некоторые рекомендации в отношении формирования ПДОСА. Если ПДОСА включает вопрос о выборе членов совета директоров, генерального директора, членов правления, членов ревизионной комиссии, аудиторской организации (аудитора) общества, то участникам общего собрания акционеров должна быть представлена полная информация о кандидатах на данные должности. Рекомендуется, чтобы предоставленная информация включала письменное согласие кандидата занять соответствующую должность. При отсутствии письменного согласия рекомендуется обеспечить личное присутствие кандидата на общем собрании акционеров и подтверждение им в устной форме своего согласия занять соответствующую должность, прежде чем вопрос об избрании данного кандидата будет поставлен на голосование.  Она является единственным для акционеров источником информации о вопросах, по которым планируется принятие решений на общем собрании, и именно по этим вопросам акционерам предоставляются материалы. В связи с этим вопросы ПДОСА должны быть четко определены и исключали возможность их различного толкования. При формировании повестки дня рекомендуется соблюдать общее правило, согласно которому каждое предложение в повестку дня следует отражать в ней отдельным вопросом. Вместе с тем, решение некоторых вопросов невозможно без принятия решений по другим, взаимосвязанным вопросам. Так, например, нельзя считать принятым решение о реорганизации в форме разделения, если общее собрание не приняло положительного решения хотя бы по одному из следующих вопросов: о порядке и условиях разделения; о создании новых обществ; о порядке конвертации акций реорганизуемого общества в акции создаваемых обществ; об утверждении разделительного баланса. Для того чтобы исключить сомнения в том, приняло ли собрание решение по подобным вопросам, такие вопросы в повестке дня рекомендуется объединять. Таким образом, повестка общего собрания акционеров является важным инструментом для проведения конструктивного и плодотворного общего собрания акционеров, формируя досье общего собрания акционерного общества. Литература: 1.  Могилевский С.Д. Органы управления хозяйственными обществами: правовой аспект. М.: Дело,  2001. С. 198. 2.  Об акционерных обществах: Федеральный закон от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ (ред. от 01 января 2012     г.)  // Собрание Законодательства РФ. 1996. № 1. Ст. 1. 3. Постановление Пленума ВАС РФ от 18 ноября2003 г. N 19 «О некоторых вопросах применения Федерального закона «Об акционерных обществах» 4. Савиков А. Формирование повестки дня для годового общего собрания акционеров // Хозяйство и право. 2001. N 12. С. 100. © Пономарева Е.Н., 2012 Пономарева Е.Н., студентка, научный руководитель: д.ю.н., профессор Кузнецова О.А., Пермский государственный национальный исследовательский университет, г. Пермь Источник: Материалы XIV Всероссийской научно-практической конференции молодых ученых (Пермь, 26-30 апреля 2012 года) Материалы по теме

    Создаем совет дома

    Создаем совет дома. Пошаговая инструкция

    Сегодня создание совета многоквартирного дома – обязанность собственников помещений. Он необходим для более эффективного и быстрого решения вопросов по управлению домом и его содержанию.

    Когда и на какой срок избирается совет МКД

    Совет многоквартирного дома – это выборный орган, куда входят собственники помещений в МКД. Он выбирается на общем собрании собственников (ОСС) и выполняет функции по контролю за содержанием и ремонтом дома (части 1, 5 ст. 161.1 ЖК РФ). Совет обязательно выбирается в домах, где больше четырех квартир и не создано ТСН или ТСЖ. Если сами собственники этого не делают, то совет должен быть избран по инициативе органа местного самоуправления (ч. 2 ст. 161.1 ЖК РФ).

    Совет избирается раз в два года, если иное не установлено на ОСС. Если решение о переизбрании совета собственники не приняли, то прежний состав продолжает свою работу в течение еще к двух лет. При ненадлежащем исполнении своих обязанностей совет может быть переизбран досрочно (ч. 10 ст. 161.1 ЖК РФ).

    Количество человек, входящих в совет МКД, утверждается собственниками на ОСС. Ни верхних, ни нижних границ числа членов совета законодательством не установлено (ч. 4 ст. 161.1 ЖК РФ). Из числа членов совета должен быть избран председатель совета многоквартирного дома, который руководит деятельностью совета (ч. ч. 6, 7 ст. 161.1 ЖК РФ).

    Как провести собрание собственников по выбору совета дома

    Если управляющая организация считает, что для эффективного управления в доме необходимы совет МКД и его председатель, а собственники и муниципалитет выбирать их не торопятся, организация сама может инициировать общее собрание в доме по этому вопросу.

    Алгоритм проведения ОСС по выбору совета дома и его председателя соответствует порядку проведения общих собраний, изложенный в ст. 45 ЖК РФ. Что для этого необходимо?

    1. Инициировать ОСС, сформулировав вопросы повестки и предложив список кандидатов. Инициатор должен определить дату, место и форму проведения ОСС (ч. 5 ст. 45 ЖК РФ).

    Управляющая организация может не сама инициировать собрание, а, например, предложить подготовку повестки инициативной группе собственников. Инициативная группа составит список кандидатов и предложения о редакции Положения о совете МКД. В таком случае роль управляющей организации – предоставить группе актуальный реестр собственников и помочь с организацией собрания (ч. ч. 2, 3.1 ст. 45 ЖК РФ).

    2. Проинформировать собственников об ОСС не позднее, чем за десять дней до даты его проведения.

    Сообщение следует вручить лично в руки под подпись или отправить по почте заказным письмом, если ранее не было принято решение об уведомлении собственников другим способом (ч. 4 ст. 45 ЖК РФ).

    3. Провести ОСС в зависимости от заявленной в повестке формы: очно, заочно или в форме очно — заочного голосования (ст. 44.1 ЖК РФ).

    Важно, чтобы вне зависимости от формы проведения был собран кворум: в голосовании участвовали собственники, обладающие более чем 50 % голосов от общего их количества в доме (ч. 3 ст. 45 ЖК РФ). Количество голосов собственника пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в доме, то есть квадратным метрам вашего помещения (ч. 3 ст. 48 ЖК РФ).

    На обсуждение и голосование, помимо выбора председателя ОСС, секретаря и счетной комиссии, необходимо вынести следующие вопросы:

    • утверждение количества членов совета МКД;

    • выбор членов совета МКД в утвержденном количестве;

    • выбор председателя совета МКД из числа членов совета МКД;

    • утверждение Положения о совете МКД;

    • утверждение порядка доведения до собственников итогов общего собрания.

    Также в повестку можно включить дополнительные вопросы: полномочия совета МКД и его председателя и вопрос об их вознаграждении (п. 7 ч. 5, п. 6 ч. 7, ч. 8.1 ст. 161.1 ЖК РФ) либо провести по этим вопросам отдельное общее собрание.

    4. Подвести итоги, подсчитав количество голосов по каждому вопросу, вынесенному на голосование.

    То есть, решения по вопросам повестки дня (за исключением вопросов, предусмотренных пунктами 1, 1.1, 1.1-1, 1.2, 2, 3, 3.1, 4.2, 4.3 части 2 статьи 44 ЖК РФ) принимаются простым большинством – более 50 % от участников собрания. Решение может быть либо принято, либо не принято (если 50 % голосов или менее отдано за вариант).

    Решение о выборе совета МКД и его председателя считается положительным, если за него отдано не менее 50 % + один голос от всех голосов собственников, участвовавших в ОСС. Решение о наделении председателя совета МКД полномочиями принимается не менее двух третьих голосов от общего числа всех голосов собственников в доме (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ).

    5. Уведомить собственников о принятом решении не позднее, чем через десять дней после проведения ОСС. Сообщение необходимо разместить в доступном для всех собственников месте в доме (ч. 3 ст. 46 ЖК РФ).

    6. Направить оригиналы документов через УО в орган ГЖН, а УО разместит их копии в ГИС ЖКХ (ч. ч. 1, 1.1 ст. 46 ЖК РФ).

    Если собственники на ОСС отклоняют предложенные кандидатуры председателя, секретаря собрания и членов счетной комиссии, протокол подписывает инициатор проведенного собрания (п. 21 приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр). Напомним, что всегда в повестку дня включается: перечень вопросов, которые планирует рассмотреть собрание; вопрос о месте хранения протоколов и прочих документов, связанных с проведенными ОСС. Этот вопрос можно решить один раз и не включать в повестку дня следующих собраний.

    Требования к кандидатуре председателя ОСС

    Никаких требований к кандидатуре председателя, секретаря общего собрания и членам счетной комиссии и порядку их избрания законодательство не предъявляет. Но все же избираются они из числа собственников помещений в МКД. Минстрой РФ пояснил, что в состав счетной комиссии могут входить председатель собрания и секретарь, поскольку состав счетной комиссии определяется решением собственников. Кандидатуры для счетной комиссии Минстрой РФ рекомендует инициатору определять заранее в ходе подготовки к общему собранию собственников (приказ Минстроя РФ от 31.07.2014 N 411/пр). Обязанности председателя, секретаря общего собрания и членов счетной комиссии законом тоже не определены. Председатель ведет собрание, секретарь составляет и оформляет протокол, счетная комиссия подсчитывает голоса участников и подводит итоги голосования по каждому вопросу повестки дня. Кроме того, члены счетной комиссии выявляют недействительные бланки решений и проверяют полномочия представителей собственников. По итогам собрания председатель, секретарь и члены счетной комиссии подписывают протокол ОСС (п. п. 3–5 ст. 181.2 ГК РФ и п. 21 приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр).

    Как правильно оформить бюллетени голосования и решения ОСС

    Данные о председателе, секретаре и счетной комиссии, их подписи в протоколе ОСС – обязательные составляющие протокола общего собрания. Если их нет в протоколе, значит, протокол оформлен с нарушением. Из-за неправильного оформления протокола ОСС решение собрания могут признать недействительным (пп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ). Если суд считает, что отсутствие в протоколе подписей – не существенное нарушение, или что решение не повлекло за собой причинения убытков собственникам, он оставляет решение ОСС в силе (ч. 6 ст. 46 ЖК РФ).

    Общее собрание собственников жилья может быть проведено в трех формах (ст. 44.1 ЖК РФ):

    · очного голосования – в присутствии собственников помещений в доме для обсуждения вопросов повестки дня и принятия письменных решений по вопросам, поставленным на голосование;

    · заочного голосования – посредством опросного листа, если собрание в очной форме не состоялось из-за отсутствия кворума (ч. 1 ст. 47, ст. 47.1 ЖК РФ).

    · очно-заочного голосования – с использованием системы ГИС ЖКХ (ч. 3 ст. 47 ЖК РФ). Решение об использовании ГИС ЖКХ при проведении ОСС в форме заочного голосования принимается общим собранием собственников помещений (п. 3.2 ч. 2 ст. 44, ч. 1 ст. 47.1 ЖК РФ).

    Очно-заочное голосование

    Федеральным законом от 29.06.2015 № 176-ФЗ в ЖК РФ введена новая форма общего собрания – очно-заочная.

    Самым главным отличием очно-заочной формы от схемы проведения общего собрания сначала в очной, а затем в заочной форме является целостность мероприятия, то есть это не два собрания, а одно, состоящее из двух частей. Можно было бы сказать, что оно состоит из двух этапов, но тут есть одна существенная деталь – законодатель не запрещает проводить собрание в очно-заочной форме одновременно в двух форматах. То есть очно-заочное собрание может проводиться не поэтапно, а одновременно и в форме совместного очного присутствия собственников, и в форме заочного голосования, и процессы могут идти параллельно, при этом голоса собственников будут учитываться совместно.

    Часть 3 статьи 47 ЖК РФ дословно устанавливает: «Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть проведено посредством очно-заочного голосования, предусматривающего возможность очного обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование, а также возможность передачи решений собственников в установленный срок в место или по адресу, которые указаны в сообщении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме».

    Несколько важных требований

    Требования к кворуму и порядку уведомления собственников помещений МКД о предстоящем собрании регламентируются ст. 45 ЖК РФ. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме правомочно (имеет кворум), если в нем приняли участие собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более чем пятьюдесятью процентами голосов от общего числа голосов (ч. 3 ст. 45 ЖК РФ).

    Инициатор собрания обязан сообщить собственникам помещений в данном доме о проведении такого собрания не позднее, чем за десять дней до даты его проведения. В указанный срок сообщение о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть направлено каждому собственнику помещения в данном доме заказным письмом, если решением общего собрания собственников помещений в данном доме не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме, или вручено каждому собственнику помещения в данном доме под подпись либо размещено в помещении данного дома, определенном таким решением и в месте, доступном для всех собственников помещений в доме (ч. 4 ст. 45 ЖК РФ). В частности, на доске объявлений, в подъезде дома, у почтовых ящиков.

    Необходимо напомнить, что проведение годового общего собрания – это обязанность исключительно собственников (ч. 1 ст. 45 ЖК РФ), при этом помимо годового собрания можно проводить неограниченное число других собраний, которые будут внеочередными. Инициатором общего собрания может выступать как любой из собственников, так и управляющая организация (ч. 7 ст. 45 ЖК РФ).

    Требования к содержанию сообщения о проведении общего собрания установлены ч. 5 ст. 45 ЖК РФ.

    Формулировки вопросов повестки дня общего собрания должны отражать суть обсуждаемых на общем собрании вопросов и исключать возможность их неоднозначного толкования. В случае, если формулировка вопроса повестки дня общего собрания установлена законодательством Российской Федерации, в протоколе общего собрания указывается соответствующая формулировка. Не допускается включение в повестку дня общего собрания вопросов с формулировками «Разное», «Другие вопросы» или иными аналогичными по смысловому содержанию формулировками, а также объединение в одной формулировке разных по смысловому содержанию вопросов. В случае, если вопрос повестки дня общего собрания касается рассмотрения общим собранием какого-либо документа и принятия решения относительно него, формулировка такого вопроса должна содержать полное название и реквизиты данного документа.

    Требования к протоколу. Текст каждой структурной единицы основной части содержательной части протокола общего собрания должен состоять из трех частей:

    а) часть 1 – «Слушали», в которой указывается фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) выступающего, номер и формулировка вопроса в соответствии с повесткой дня общего собрания, краткое содержание выступления или ссылка на прилагаемый к протоколу общего собрания документ, содержащий текст выступления. Номер и формулировка вопроса повестки дня общего собрания указываются перед словом «Слушали»;

    б) часть 2 – «Предложено», в которой указывается краткое содержание предлагаемого решения по рассматриваемому вопросу, в отношении которого будет проводиться голосование. При этом предлагаемое решение должно соответствовать сути обсуждаемого вопроса повестки дня общего собрания, а его формулировка должна исключать возможность неоднозначного толкования предлагаемого решения;

    В) часть 3 – «Решили (Постановили)», в которой указываются решения, принятые общим собранием по рассмотренному вопросу повестки дня общего собрания, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался» с указанием номера и формулировки вопроса в соответствии с повесткой дня общего собрания, количества голосов, отданных за указанные варианты голосования.

    Обязательные приложения к протоколу общего собрания:

    а) реестр собственников помещений в многоквартирном доме, содержащий сведения о собственниках всех помещений в многоквартирном доме с указанием фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии) собственников – физических лиц, полного наименования и ОГРН собственников – юридических лиц, номера принадлежащих им на праве собственности помещений в многоквартирном доме (при наличии), реквизиты документов, подтверждающих их право собственности на указанные помещения, сведения о форме собственности в отношении каждого из указанных помещений, сведения о площади каждого помещения в многоквартирном доме и о доле в праве собственности на такие помещения, принадлежащей каждому из их собственников;

    б) копия текста сообщения о проведении общего собрания;

    в) документы (копии документов), подтверждающие направление, вручение сообщения о проведении общего собрания собственникам помещений в многоквартирном доме либо его размещение в помещении данного дома, определенном решением общего собрания и доступном для всех собственников помещений в данном доме, или в системе в соответствии с ч. 4 ст. 45, ч. 2 и 3 ст. 47.1 Жилищного кодекса Российской Федерации;

    г) списки присутствующих и приглашенных лиц;

    д) документы (их копии), удостоверяющие полномочия представителей присутствующих и приглашенных лиц;

    е) документы, рассмотренные общим собранием в соответствии с повесткой дня общего собрания;

    ж) письменные решения (бюллетени) собственников помещений и их представителей, принявших участие в проведенном общем собрании, которые должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать лиц, заполнивших их (для физических лиц – сведения, предусмотренные подпунктом «а» пункта 13 «Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах», утвержденных Приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 25 декабря 2015 г., для юридических лиц – сведения, предусмотренные подпунктом «б» пункта 13 указанных Требований), дату их заполнения, а также сведения о волеизъявлении собственников помещений и их представителей.

    К протоколу общего собрания могут быть приложены иные документы в случае указания на них в содержательной части протокола общего собрания.

    Главные плюсы очно-заочного голосования

    Особенно актуальна очно-заочная форма при рассмотрении вопросов, по которым необходимо принимать решения двух трети голосов собственников (части 1-3.1, 3.2-3.5 ст. 44 ЖК РФ). В случае проведения собрания по таким вопросам сначала в очной, а затем в заочной формах возможна ситуация, при которой в очном собрании приняли участие собственники, обладающие более 50 %, но менее двух трети голосов. В этом случае очное собрание состоялось, кворум имеется, следовательно, заочное голосование проводить нельзя. При этом решения, за которые должно быть отдано не менее двух третьих голосов собственников, приняты быть не могут! Очно-заочная форма ОСС от такого существенного недостатка избавлена.

    Последовательность очной и заочной части очно-заочного собрания не регламентирована – то есть обе формы могут проводиться как последовательно (например, сначала очное, потом заочное), так и параллельно (одинаковая дата очной формы собрания и окончания приема решений в заочной форме), и даже очная форма может быть «внутри» заочной (когда дата начала приема заочных решений устанавливается раньше даты очного собрания, а дата окончания приема заочных решений позже даты очного собрания). Тем не менее представляется разумным устанавливать срок окончания приема решений собственников, голосующих заочно, после проведения голосования в очной форме. В этом случае собрание будет более «управляемым», то есть инициатор будет четко понимать, сколько собственников проголосовали очно, сколько голосов не хватает до кворума (либо кворум уже собран), и оперативно отслеживать результаты голосования с каждым поступающим от собственников решением. При этом факт наличия или отсутствия кворума именно на очной части собрания неважен, поскольку «очные» и «заочные» голоса складываются, и только по окончании обеих форм собрания производится подсчет участников для определения наличия кворума.

    А теперь изложим пошаговую инструкцию по проведению ОСС в форме очно-заочного голосования.

    Шаг 1. Подготовка

    Для успешного проведения общего собрания собственникам помещений в многоквартирном доме целесообразно определить инициатора такого собрания или сформировать инициативную группу.

    В первую очередь необходимо сформулировать повестку ОСС, которую необходимо согласовать с большей частью собственников МКД, так как после информирования собственников о проведении ОСС вносить дополнительные вопросы в повестку собрания не допускается. Для согласования можно провести анкетирование либо использовать электронную площадку в сети Интернет, это может быть сайт органа ТОС либо группа в социальной сети («Вконтакте», «Одноклассники» и т. д.).

    При очно-заочном проведении голосования повестка дня должна быть единой для обеих форм.

    Для проведения очной или очно-заочной формы голосования выберите время и место проведения ОСС для обсуждения (с инициатором или инициативной группой) вопросов. Подготовьте информационное сообщение о проведении общего собрания собственников жилья (Приказ Минстроя № 411/пр от 31.07.2014 года). Также вам понадобятся бланки протокола ОСС, реестр собственников помещений в данном МКД, формы решений по вопросам повестки дня.

    Шаг 2. Оповещение

    Вы должны оповестить каждого собственника помещения в данном многоквартирном доме посредством письменного уведомления под подпись, направления в его адрес заказного письма или размещения на информационной доске в доступном для всех жильцов месте за десять дней до даты проведения общего собрания (ч. 4 ст.45 ЖК РФ).

    В сообщении о проведении ОСС должна быть полная и достоверная информация об инициаторе проведения общего собрания, форме голосования, дате, месте и времени проведения мероприятия. Уведомление также должно содержать в обязательном порядке вопросы повестки дня, порядок ознакомления участников с информацией и материалами, которые будут представлены на мероприятии. При проведении общего собрания в форме очно-заочного голосования в сообщении (в бюллетене голосования), кроме того, потребуется указать дату окончания приема решений собственников жилья, место или адрес, куда следует направить эти решения (ч. 5 ст. 45 ЖК РФ).

    При проведении ОСС в форме очно-заочного голосования с использованием ГИС ЖКХ в уведомлении дополнительно необходимо указать сведения об администраторе ОСС (наименование – для юридических лиц и ФИО — для физических лиц). Помимо этого указывается место и фактический адрес, дата и время начала и окончания голосования, процедура и порядок приема администратором ОСС письменных решений собственников жилья по вопросам повестки дня (ч. 4 ст. 47.1 ЖК РФ).

    С учетом того, что очно-заочная форма предполагает как очное, так и заочное голосование, в сообщении о проведении собрания необходимо указывать две даты – дату очного голосования и дату, до которой принимаются решения собственников, голосующих в заочной форме (в отличие от схемы проведения двух собранийсначала в очной, а затем в заочной форме. Два собрания подразумевают наличие двух сообщений об их проведении, причем сообщение о проведении заочного голосования должно направляться после проведения очного, если на очном собрании отсутствовал кворум). Разумеется, до обеих этих дат должно быть не менее десять дней с момента получения собственниками сообщений (или размещения этих сообщений в установленных местах). Повестка дня устанавливается единая для обеих форм голосования.

    Шаг 3. Проведение

    Присутствие собственников на общем собрании и наличие кворума подтверждается листом регистрации участников общего собрания.

    В регистрационном листе должны быть указаны:

    • фамилия, имя, отчество собственника,

    • адрес,

    • реквизиты свидетельства о собственности на помещение в данном МКД,

    • доля в праве общей собственности на общее имущество в данном МКД,

    • подпись собственника (представителя собственника с приложением доверенности).

    При проведении общего собрания в форме очно-заочного голосования, участникам должна предоставляться возможность обсуждения вопросов повестки дня и сдачи бюллетеней голосования в установленный срок в место или по адресу, указанному в уведомлении (ч. 3 ст. 47 ЖК РФ).

    Голосование с использованием ГИС ЖКХ осуществляется собственниками помещений в МКД лично с указанием решения по каждому вопросу повестки дня в электронной форме. Возможен вариант передачи решения администратору ОСС в письменной форме до даты и времени окончания голосования (ч. 6 ст. 47.1ЖК РФ).

    Решения ОСС по вопросам повестки дня принимаются большинством голосов от общего числа собственников жилья, принимающих участие в собрании (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). Исключение составляют решения, которые принимаются большинством не менее двух трети голосов от общего числа собственников помещений в МКД (пп. 1 — 3.1 ч. 2 ст. 44, ч. 1 ст. 46 ЖК РФ).

    Шаг 4. Оформление результатов голосования

    Решение ОСС оформляется протоколом (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). При очно-заочной форме проведения собрания очные и заочные голоса суммируются, поэтому протокол ОСС оформляется один. Решения и протокол ОСС являются официальными документами, удостоверяющими факты, влекущие за собой юридические последствия для собственников помещений в МКД в виде обязанностей по содержанию общего имущества в данном доме. Все решения и протокол ОСС должны быть обязательно размещены в ГИС ЖКХ инициатором собрания.

    Протокол ОСС должен содержать дату, место и время проведения общего собрания и подведения итогов, повестку дня, наличие кворума, количество голосов за, против и воздержался по каждому вопросу. Протокол ОСС подписывается председателем и секретарем общего собрания, а также членами счетной комиссии — результаты голосования (п. 22 разд. 6, п. 15 разд. 7 Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Минстроя РФ № 411/пр от 31.07.2014 года).

    Независимо от формы голосования в решении собственников жилья по вопросам повестки дня на бюллетене голосования должны быть указаны (ч. 5.1 ст. 48 ЖК РФ):

    · сведения об участнике голосования,

    · сведения о документе, подтверждающем право собственности на квартиру/комнату в МКД или нежилого помещения участника голосования,

    · решения по каждому вопросу повестки дня: за, против и воздержался.

    Инициатор общего собрания должен предоставить подлинники решений и протокола ОСС в свою управляющую компанию в течение десяти дней после проведения мероприятия (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ).

    Решения общего собрания собственников помещений в МКД, принятые по итогам голосования с использованием ГИС ЖКХ, автоматически формируются в протокол ОСС и размещаются в системе в течение одного часа после окончания голосования (ч. 11 ст. 47.1 ЖК РФ).

    Управляющая компания в течение пяти дней с момента получения подлинников и копий решений и протокола ОСС должна в установленном законодательством порядке направить их в ГЖИ для хранения в течение трех лет, в том числе с использованием ГИС ЖКХ (ч. 1.1 ст.46 ЖК РФ). То есть, проводите ли вы очно-заочное собрание собственников жилья по старинке либо с использованием системы, в любом случае подлинники решений и протоколов ОСС будут направляться в ГЖИ. Только в первом случае это будет бумажный вариант, а во втором — электронные версии.

    Шаг 5. Информирование о результатах голосования и принятых решениях

    Итоги голосования и принятые на ОСС решения доводятся до сведения всех собственников жилья инициатором проведения собрания в течение десяти дней с момента их принятия. Информация размещается в доступном для всех жильцов помещении дома (ч. 3 ст. 46 ЖК РФ). Например, на информационной доске в подъезде.

    Шаг 6. Размещение результатов голосования

    Решения собственников помещений в МКД, принятые в ходе очно-заочного голосования на общем собрании, должны быть в обязательном порядке УК опубликованы не позднее десяти дней с момента проведения ОСС в четырех источниках раскрытия информации, утвержденных законодательством:

    · на сайте www.reformagkh.ru (реформа ЖКХ),

    · на сайте управляющей компании,

    · на сайте www.giszhkh.ru (ГИС ЖКХ),

    · на информационных стендах в офисе УК.

    Эта информация только о собрании по выбору совета дома, а про положение о совете дома и деятельности совета дома мы поговорим позже.

    Полное руководство [с шаблоном] • Склеивание

    Заседания совета важны для укрепления доверия и поощрения открытого общения, которое ценит знания и навыки членов совета для достижения целей организации. Однако для эффективного проведения требуется хорошее сочетание подготовки и исполнения.

    Если вы ищете способы сэкономить время при планировании и проведении совещаний, вы обратились по адресу. В этой статье мы предложим наилучшие способы разработки хорошей повестки дня заседания совета директоров, которая поможет вам пройти через вопросы, которые вам необходимо обсудить, поскольку вы вырабатываете лучшие идеи и стратегии в своей организации.

    Быстрое чтение

    Что такое собрание совета?

    Заседание правления — это официальное собрание совета директоров организации для обсуждения политики компании, важных решений и планов на будущее. Совет директоров обсуждает общую бизнес-стратегию компании и принимает решения от имени заинтересованных сторон. Во время этой встречи ключевые люди анализируют производительность, предлагают решения основных проблем, переоценивают руководящие принципы компании и выполняют юридические обязанности.

    Какие пункты включены в повестку дня собрания совета директоров?

    Повестка заседания совета директоров может различаться в зависимости от отрасли или бизнеса, но обычно она выглядит следующим образом:

    Основная информация

    Заголовок повестки дня совета должен содержать название компании, дату, время, место проведения собрания совета и контактную информацию.

    Звонок для заказа

    Звонок для заказа находится в первой части повестки дня, которая сигнализирует о начале собрания.Это возможность для председателя представиться, упомянуть миссию и видение компании, а также сказать, что собрание будет завершено.

    Изменения в повестке дня

    С одобрения председателя члены могут корректировать повестку дня, изменяя пункты обсуждения.

    Утверждение предыдущих протоколов

    Участники могут одобрить или изменить некоторые элементы из предыдущего протокола собрания. Секретарь назначается для исправления любых ошибок до получения одобрения совета.

    Отчеты

    Исполнительный директор, руководитель финансового отдела и другие руководители комитета должны предоставить копии отчетов членам правления.

    Бизнес-элементы

    Члены правления будут обсуждать важные вопросы. Пункты действий для комитетов и отдельных лиц могут быть перечислены. При необходимости может быть проведена процедура голосования.

    Объявления

    Председатель может делать здесь специальные объявления, в которых упоминаются предстоящие проекты, новые участники, поздравления и другие люди, достойные признания.

    Любой другой бизнес

    Члены Совета могут дополнительно обсудить другие вопросы, которые они хотели бы поднять на Совете.

    Отсрочка

    Председатель завершает собрание и называет дату и время следующего.

    Структура повестки дня заседания Совета директоров

    Структура собрания совета директоров для вашей повестки дня — отличный план для всех, особенно когда отмечаются ключевые решения. Следуя структуре повестки дня собрания , ко всем пунктам, которые будут иметь ценность в будущем, добавляется контекст.Под каждым пунктом повестки дня не забудьте написать соответствующую информацию, чтобы все было организовано.

    Товарная позиция

    В заголовке повестки дня должны быть указаны название и адрес организации. В нем также должны быть указаны дата, время и место встречи.

    Звонок для заказа

    Начинается со стула, объявляющего призыв к порядку и времени. Секретарь записывает время призыва к порядку в минут . После того, как собрание объявлено порядком, настало время, когда председатель правления произносит приветственные слова, просит представиться или зачитывает заявления о миссии и видении организации.

    Изменения в повестке дня

    Второй порядок действий — это когда председатель запрашивает любые изменения, необходимые в повестке дня. Пришло время дополнить повестку дня новыми пунктами и удалить старые. Если изменений нет, можно утвердить протокол предыдущего собрания.

    Утверждение протокола

    «Утверждение протокола» — это третий пункт в списке, относящемся к самой последней встрече. К этому времени до начала заседания члены правления должны получить копии протокола.Это возможность сообщить о своих проблемах или исправлениях в протоколе. Если секретарь еще не проинформирован об изменениях в протоколе, сейчас отличная возможность.

    Отчеты

    Доклады относятся к четвертому пункту повестки дня заседаний правления. Исполнительный директор оценивает отчет и дает официальную оценку проектам и другим инициативам. Он также должен содержать обзор перспектив бизнеса с текущими тенденциями, новыми инициативами и другими важными аспектами бизнеса.

    Кроме того, финансовый директор отчитывается после исполнительного директора. Члены совета директоров должны анализировать и понимать своевременные финансовые отчеты, чтобы оценивать прибыльность бизнеса и измерять его эффективность. Понимание финансовых отчетов может также помочь другим заинтересованным сторонам понять финансовую целостность и надежность компании.

    Старый бизнес

    Для решения проблемы необходимо обсудить прошлые дела. Вы можете включить элементы в таблицу или получить отзыв комитета для дальнейшего объяснения.Инициируйте голосование совета директоров, чтобы при необходимости оказать поддержку.

    Кроме того, текущая коммерческая деятельность также может быть частью старой деятельности. Если в вашей компании запланирована конференция или мероприятие, теперь вы можете обсудить и запланировать проведение до даты. Сотрудники могут информировать группу о прогрессе своей работы, который происходит в течение недели или около того.

    Новый бизнес

    Менеджеры могут планировать бизнес с предложениями или темами досрочно. Они также могут сообщать о готовых товарах и других новых идеях, таких как пересмотренная политика компании.

    Кроме того, члены правления должны обсуждать новые бизнес-задачи и объяснять, как их выполнять. Это может означать принятие решения о конкретной дате или передачу их главе комитета.

    Объявления и другая связанная с ними деловая деятельность

    Члены теперь могут делать специальные объявления, такие как предстоящие проекты или сообщения о годовщинах. Могут быть выдвинуты и другие деловые предложения или идеи, особенно те, решение по которым необходимо принять на следующем собрании.

    Отсрочка

    Председатель правления официально закрывает собрание и объявляет время окончания.Теперь это должно быть частью протокола заседания правления, который подготовит секретарь. Дата следующего собрания должна быть следующей, что послужит напоминанием для членов правления.

    Руководство по планированию повестки дня вашего следующего совета

    Очень важно спланировать повестку дня перед собранием, чтобы члены правления знали, что подготовить перед обсуждением. Использование шаблона может помочь вам установить четкие действия для эффективной встречи.

    Кроме того, совет директоров также может сэкономить время и организовать работу с имеющимися ресурсами.С нашим шаблоном повестки заседания совета директоров вы можете:

    Делитесь повесткой дня заранее

    Хорошо написанная повестка дня собрания должна быть опубликована заранее, чтобы каждый мог подготовиться и оставить отзыв. Используя шаблон повестки собрания совета, вы можете легко записывать протоколы прошлых заседаний, справочные документы и отчеты комитетов в организованной структуре .

    Отслеживание элементов действий

    Действия могут помочь собраниям не сбиться с пути. Важно включить их в список, чтобы дать каждому члену команды конкретную обязанность или ответственность.Если вы обсудите их во время встречи, вам будет проще следить за прогрессом и проверять, над чем еще нужно поработать.

    Запись важной информации

    Используйте шаблон повестки собрания совета директоров для хранения важной информации, такой как справочные документы, протоколы прошлых собраний и отчеты комитетов, в одном месте.

    Оставайтесь приверженными цели

    Подумайте, чего вы хотите достичь, посвятите себя этому и установите конкретные временные рамки для достижения всего. Важно включить другие приоритеты, которые необходимо поднять во время встречи, такие как привлечение новых членов, оценка эффективности и стратегическое планирование.

    Назначение задач заранее

    Не забудьте заранее сообщить участникам, если необходимо обсудить такие темы, как статус и обновления проекта, бюджеты или исследования рынка. Это гарантирует, что у них будет достаточно данных, когда они подробно представляют каждый элемент, что может сэкономить время.

    Выделить время

    У занятых людей в организации много приоритетов. Поэтому важно выделить приоритетные темы. Четко укажите, как долго должен выполняться каждый элемент, чтобы собрание не прерывалось.Это может гарантировать, что важные вопросы будут освещены в ходе обсуждения.

    Работайте эффективнее с цифровыми инструментами

    Glue Up’s Corporate Meetings and Events Suite поможет вам сосредоточиться на эффективной совместной работе в вашей организации. От общения до управления проектами удобные инструменты, такие как общедоступные и частные группы и пространство для обмена файлами, могут улучшить обмен знаниями между участниками.

    6 способов эффективно вести протокол заседаний совета директоров

    Протоколы совещаний — это ссылки, которые организация может использовать для будущих совещаний и пояснений к предыдущим обсуждениям.Таким образом, вы должны точно написать протоколы заседаний правления, чтобы они были эффективными:

    1. Создайте систему входа для посещаемости

    Подготовьте регистрационный лист, как только вы узнаете, кого ожидать на собрании. Об этом может свидетельствовать письменное объявление возле входа: «Добро пожаловать на встречу. Обязательно войдите».

    Еще один распространенный метод учета посещаемости включает вычеркивание имен в шаблоне протокола собрания совета директоров. Не забудьте написать имена тех, кто опаздывает.Крайне важно точно подсчитывать, кого нет рядом для каждого движения.

    2. Принести необходимые материалы на заседание Совета

    При написании протоколов вы можете использовать ноутбук или старомодную ручку и бумагу. Что бы вы ни чувствовали себя более комфортно, обязательно подготовьте такие предметы первой необходимости, как блокнот, ручка и зарядное устройство. Подумайте о том, чтобы иметь резервный метод для записи минут на случай, если вы столкнетесь с какими-либо перерывами.

    3. Обратите внимание на ключевых людей и их голоса

    Все должны знать о принятых решениях и причинах голосования после выхода из собрания.Протоколы не должны фиксировать официальное голосование, а такие вещи, как ходатайства, должны быть записаны дословно:

    1. Точная формулировка при движении
    2. Имя лица, внесшего ходатайство
    3. Имя лица, согласившегося с ходатайством
    4. Решения голосования

    Не забывайте сосредотачиваться на фактах и ​​занимать объективную позицию, чтобы видеть вещи такими, какие они есть на самом деле. Для большей ясности рекомендуется поручить человеку, который не присутствовал на собрании, перепроверить содержание.

    4. Включите важные сведения

    Не забудьте включить всю важную информацию, поднятую на заседании совета директоров. Протоколы будут служить официальными юридическими документами, включенными в юридическую ответственность совета.

    Другие детали должны быть краткими, четкими и понятными. В качестве отправной точки вы можете использовать следующее руководство:

    1. Место встречи, дата и время
    2. Тип встречи
    3. Участники собрания и отсутствующие
    4. Каждое предложение – кто сделал, кто его поддержал, и результат
    5. Действия и следующие шаги для выполнения
    6. Дата встречи и время следующего
    7. Время ожидания

    Приведенные выше пункты могут послужить прочной основой для составления протокола собрания.Включите краткое заявление о действии, предпринятом для каждой повестки дня, а также обоснование каждого принятого важного решения.

    Нет необходимости иметь полную стенограмму собрания, так как слишком много деталей может вызвать некоторую путаницу. Поэтому найдите золотую середину при освещении обсуждаемых ключевых вопросов и других планов, чтобы облегчить нагрузку и сохранить баланс.

    5. Признавать протоколы собраний для ведения и утверждения протоколов

    После выполнения рекомендаций по написанию эффективных протоколов пришло время доработать их перед распространением.Контрольный список с протоколами может быть следующим:

    Попросить подпись. Председатель и секретарь должны подписать протокол — это либо цифровой, либо традиционный рукописный подход.

    Создание резервных копий. Лучше всего хранить их в цифровом виде. В лучшем случае используйте портал доски, где вы можете создать резервную копию документа на Google Диске, Dropbox или OneDrive.

    Быстро отправить протокол членам правления. Обратитесь к списку гостей, и все лица должны получить копию, независимо от того, присутствовали они или нет.Лучшее время для отправки протокола — в течение 48 часов после собрания.

    6. Распространяйте протоколы собраний с помощью правильных инструментов

    Вы можете рассылать окончательные протоколы заседаний правления по электронной почте или в печатном виде. Для безопасного хранения информации вашей организации лучше всего использовать программное обеспечение Glue Up для управления сообществом. Вы можете обмениваться мультимедиа и местоположением на платформе, что позволяет всем участникам иметь равный контроль и возможности для доступа к файлам и участия в беседах в режиме реального времени.

    Шаблон повестки дня заседания совета директоров

    Легко составьте повестку дня вашего следующего заседания совета директоров с помощью этих лучших цифровых инструментов:

    1. Бортовой

    OnBoard — это инструмент для создания повестки дня с помощью перетаскивания и мощными инструментами, которые вы можете использовать для создания эффективной повестки дня. Благодаря функции управления временем для повестки дня вы можете сосредоточить внимание на собрании и уложиться в расписание, оценивая информацию, оценивая альтернативы и принимая окончательное решение.

    2.БордПро

    BoardPro — это конструктор повестки дня собрания, который помогает быстро создавать, систематизировать и делиться повесткой дня собрания со всеми, прежде чем полностью принять участие в собрании. ‍Его «интеллектуальные пункты повестки дня» позволяют автоматизировать собрания, подтверждая протоколы прошлых обсуждений и просматривая пункты действий, которые являются их частью.

    3. Поддон

    Boardable — это еще один инструмент управления советами для собраний, который предлагает централизованный портал для совместной работы и полностью интегрированные видеоконференции, которые позволяют участникам быть более продуктивными, подключенными и вовлеченными.

    Повестка дня встречи — Skillmaker

    Опубликовано доктором Ричардом Боуэном в апреле 2013 г.

    Что такое повестка собрания?

    Повестка собрания — это документ, выдаваемый всем участникам перед собранием, в котором по порядку перечисляются вопросы для обсуждения.Также известен как: порядок дел или расписание встреч .

    Повестка дня — это больше, чем просто список дел. Повестка дня – это программа встречи, предназначенная для того, чтобы все важные темы были рассмотрены в надлежащем порядке и в нужное время.

    Что такое повестка дня?

    План похож на карту, на которой показано, как добраться из одного места в другое и сколько времени займет каждая часть пути. Без него вам может потребоваться больше времени, чтобы добраться до пункта назначения.Вы можете даже заблудиться.

    Какая диаграмма лучше всего описывает повестку дня собрания?

    Понимание элементов повестки дня собрания.

    Какова цель повестки дня собрания?

    Повестка дня обычно является первым советом, который участники получают о запланированной встрече. Повестка дня сообщает важную информацию о собрании и о том, что участники должны сделать. Такое предварительное уведомление является элементарной любезностью.

    Повестка также помогает обеспечить эффективное проведение собрания и продуктивное использование времени.Повестка дня дает руководство по порядку работы — чтобы обсуждение оставалось на согласованных темах — и управлять временем, отведенным для каждой темы.

    © Skillmaker.edu.au 2013

    Кто готовит повестку дня?

    Повестка дня собрания составляется и раздается ведущим собрания, обычно председателем. У фасилитатора часто есть административный сотрудник, который помогает с этой задачей. Обычно фасилитатор консультируется с другими участниками при подготовке содержания повестки дня.

    В повестку дня может быть включен отчет о действиях с предыдущего собрания. Действия — это действия, которые участники согласились (или их попросили) предпринять на предыдущем собрании.

    Что входит в подготовку повестки дня?

    Повестка дня выдается участникам перед собранием за достаточное время, чтобы они могли к нему подготовиться. Подготовка может включать в себя составление заметок, сбор документов, проведение исследований и планирование того, что будет сказано. Повестки дня могут распространяться в печатном или электронном виде.

    Во всех повестках дня должно быть указано:

    1. Место и дата
    2. Время начала собрания
    3.  Время окончания собрания
    4. Участники (включая председателя и секретаря)
    5. Темы
    6. Детали темы (требуется результат)
    7. Время, отведенное на каждую тему
    8. Имена участников, которые будут вести обсуждение по каждой теме.

    Как повестка дня влияет на собрание?

    Повестка дня помогает обеспечить эффективное достижение целей собрания.Повестка дня делает это:

    • в качестве руководства для обсуждения
    • обеспечение того, чтобы участники не говорили вне очереди или слишком долго
    • предоставление контрольного списка для обеспечения обсуждения всех тем
    • , что позволяет ведущему заметок на собрании легко записывать протоколы.

    Что было бы, если бы не было повестки дня?

    Без повестки дня собрание может быть неорганизованным и занимать много времени. Если участники не уверены, о чем они должны говорить или как долго, обсуждение может потерять контроль.Могут быть личные нападки и неприязнь. Эта неэффективность может означать, что встреча дает очень мало или вообще ничего.

     

     

    Какие термины используются при подготовке и использовании повестки дня?

    • Мероприятия – действия, которые участник согласился предпринять на предыдущем собрании (или которым было предписано совершить)
    • Присутствующий – лицо, участвующее в собрании (лично или через электронные носители)
    • Председатель – лицо, которое контролирует собрание и решает, кто может выступать и когда
    • Встреча – обсуждение, часто в официальной обстановке, между двумя или более людьми по согласованной теме (или темам)
    • Протокол – официальные записи о том, что произошло во время встречи, особенно о любых решениях, соглашениях или действиях, которые необходимо предпринять

     

    Примите участие в онлайн-викторине Skillmaker прямо сейчас.

    Последние статьи о повестке дня встречи

    Как составить повестку дня собрания, чтобы сэкономить время [плюс бесплатный шаблон]

    Я не могу сосчитать, сколько раз я чуть не засыпал на собраниях из-за скуки.

    Большое количество непродуктивных совещаний, в которых мне приходилось участвовать, стало ключевым фактором в моем решении создать собственный бизнес.

    • Издание Harvard Business Review провело опрос 182 руководителей высшего звена и обнаружило, что 71% считают встречи непродуктивными, а — неэффективными.
    • Другое исследование показало, что в крупных компаниях примерно 31 час в месяц тратится на непродуктивные совещания.
    • Кроме того, половина посещенных встреч считалась пустой тратой времени.

    Это может быть не так уж и плохо, если вы управляете или работаете в небольшом бизнесе , но вы, вероятно, заметили потраченное впустую время.

    Встречи могут быть эффективными, но очень важны хорошие навыки планирования.

    Хорошей новостью является то, что этим навыкам легко научиться.

    Изображение предоставлено сайтом rawpixel.com в соответствии с лицензией Pexels.

    Эффективное совещание начинается с повестки дня.

    Повестка дня содержит важную информацию о собрании и то, что будет рассмотрено. Он дает четкое направление для встреч и может сэкономить вам несколько часов в месяц.

    Если вы хотите узнать, что делает повестку дня эффективной, этот пост для вас.

    Мы разберем наиболее важные элементы повестки дня, рассмотрим шаги, которые необходимо выполнить при ее создании, и закончим примерами и бесплатным шаблоном повестки дня.

    Найдите то, что вы ищете

    Почему важны планы встреч?

    Практически любое совещание можно улучшить, используя хорошо спланированную повестку дня. Сюда входят:

    • Мозговые штурмы
    • Обновления проекта
    • Совещания по принятию решений
    • Совещания по решению проблем
    • Совещания по созданию команды

    Повестка дня редко может снизить вашу производительность, но вместо этого она почти всегда повышает ее. .

    Пять преимуществ использования повесток дня

    У встреч с повесткой дня есть 5 основных преимуществ по сравнению с собраниями без повестки дня:

    1. Никаких сюрпризов — люди приходят заранее, точно зная, что будет обсуждаться.
    2. Время на подготовку. Повестку дня следует разослать заранее. Участники могут просмотреть важные документы заранее, чтобы не тратить время на собрание.
    3. Не нужно тратить время на выяснение того, что нужно сделать. Никто не будет задаваться вопросом «Хм, что мы должны обсудить дальше?» потому что все это запланировано в повестке дня.
    4. Все уходят, зная результат и дальнейшие действия. На собраниях без повестки дня вы часто уходите, не зная, какую работу каждый участник должен выполнить в будущем. Повестка дня гарантирует наличие ведущих и ролевых заданий.
    5. Быстрее, благодаря закону Паркинсона. Закон гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для ее завершения». Создавая повестку дня с ограничениями по времени, вы вынуждены сосредоточиться на своих результатах.

    Обратите внимание, что это относится к действующим повесткам собраний.

    Если вы хотите получить все преимущества, вам нужен процесс создания высококачественных программ.

    В оставшейся части этого поста я покажу вам хороший процесс.

    Каковы элементы эффективного плана встречи?

    Прежде чем мы сможем рассмотреть точный процесс написания повестки дня собрания, вам сначала нужно понять отдельные элементы хорошей повестки дня.

    Давайте кратко пройдемся по ним.

    Четкие цели и временные рамки

    Все пункты повестки дня должны иметь расчетные временные рамки.

    Например:

    • Просмотр повестки дня (2 минуты)
    • Просмотр данных инвентаризации (5 минут)
    • Определение того, какие запасы необходимо заказать (5 минут)
    • Назначение члена группы ответственным за выполнение заказа (1 минута)

    Идея состоит в том, чтобы дать каждому основному пункту повестки дня разумное время. Это использует закон Паркинсона, как описано выше.

    Это заставляет членов команды стараться быть максимально эффективными.

    Это не означает, что вы не можете превысить ограничение по времени, если это необходимо, но устанавливает реалистичную цель, которая поддерживает прогресс встречи.

    Короткий с узким кругом вопросов

    Придумайте список домашних дел.

    Если есть всего несколько дел, вы знаете, что можете быстро справиться с ними и перейти к остальной части дня.

    Но когда в списке несколько вещей, кажется, что гора может сокрушить вас.

    То же самое относится и к повестке дня, потому что давайте смотреть правде в глаза, собрания часто рассматриваются как рутинная работа.

    Если в вашей повестке дня есть вопросы на 2 часа, большинство работников будут скользить по их подготовке и бояться собрания.

    Включайте не более пяти пунктов

    Я бы рекомендовал ограничить вашу повестку дня максимум пятью пунктами. Это потребует небольшой подготовки от каждого участника, и они знают, что встреча не займет слишком много времени.

    Если вы чувствуете, что вам нужно обсудить больше вопросов, разделите встречу на несколько встреч с меньшими целями.

    Назначьте четкие роли и обязанности для посетителей

    «Эффект свидетеля» описывает ситуацию, когда люди с меньшей вероятностью помогут в трудную минуту, если присутствует много других людей.

    То же самое относится и к совещаниям.

    Если на совещании присутствуют 5 или 10 человек, маловероятно, что кто-то возьмет на себя ответственность и поведет команду к достижению целей.

    Чтобы бороться с эффектом свидетеля, медицинские работники обучены вызывать определенных людей и давать им инструкции в случае необходимости.

    Хороший план должен делать то же самое. Назначая участникам определенные роли, он гарантирует, что все знают, как они могут и должны помочь.

    Например:

    • Джон будет вести протокол собрания
    • Керри будет руководить рассмотрением повестки дня
    • Пейдж будет руководить рассмотрением пункта повестки дня

    Укажите, какая подготовка требуется от участников

    пустая трата времени на собраниях возникает из-за того, что кому-то приходится просматривать документы, чтобы догнать остальную часть команды.

    Хорошая повестка подскажет, как подготовиться к встрече. Например: «Просмотрите отчет о продажах за четвертый квартал, особенно диаграмму на странице 32» или «Принесите свой ноутбук и кабель для зарядки».

    Это гарантирует, что каждый будет подготовлен индивидуально, и вы не будете тратить время на то, чтобы участники просматривали вещи во время встречи или бежали в свой офис, чтобы что-то взять.

    Когда один человек тратит время во время встречи, это тратит время для всех, поэтому хорошая повестка дня так эффективна.

    Отправка повестки дня участникам за три-четыре дня до встречи

    Изображение Digital.com

    Это небольшая, но важная часть эффективной повестки дня встречи.

    Если вы не отправите его заранее, а раздадите только участникам на самом собрании, это может помочь вам не сбиться с пути, но ничего не даст вам с точки зрения подготовки.

    Если отправить за 1-2 дня до встречи, может помочь. Но вы рискуете, что участники не успеют подготовиться к встрече, хотя принесут правильные материалы.

    Три-четыре дня обычно являются наиболее популярным периодом времени для предварительной рассылки повестки дня. Не составит труда высвободить время (максимум час) на подготовку за 3-4 дня.

    Если вы отправите его раньше, вы рискуете, что люди отложат подготовку или забудут об этом, потому что это так далеко. Другими словами, никакой срочности.

    Список элементов в порядке приоритета

    Всегда начинайте с самого важного элемента.

    Иногда времени, отведенного на каждый пункт, может оказаться недостаточно.Начав с самых важных пунктов, вы гарантируете, что, даже если у вас не хватит времени, самые важные вопросы были решены.

    Укажите в конце отведенное время для новых вопросов

    Самое первое, что вы делаете на любом собрании, — это просмотр и изменение повестки дня.

    Часто это означает добавление дополнительных пунктов в конец повестки дня. Кроме того, во время самой встречи могут возникнуть и другие темы.

    Вы всегда должны планировать дополнительное время в конце собрания сверх ваших первоначальных оценок.

    Так что, если ваше расчетное время для всех элементов составляет до 20 минут, не планируйте 20-минутную встречу. Вместо этого запланируйте 30-минутную встречу.

    Оставайтесь сосредоточенными

    Наконец, убедитесь, что вы сохраняете концентрацию в течение этого дополнительного времени. Вы не хотите, чтобы он вышел из-под контроля из-за обсуждения не по теме.

    Сосредоточьтесь на пунктах повестки дня, и когда вы достигнете своих целей, завершите собрание, даже если у вас есть свободное время.

    Как написать повестку дня, которая работает

    Теперь пришло время применить все эти элементы на практике в виде процесса , которому вы можете следовать при создании своих повесток дня.

    В вашей компании должен быть задокументированный процесс, чтобы повестка дня для всех выглядела и функционировала одинаково.

    А пока прочитайте шаги, а затем мы рассмотрим несколько примеров повестки дня.

    Шаг №1: Определите цель встречи

    Ни одна встреча не должна планироваться без цели. В противном случае это просто напряженная работа.

    Цель должна быть четко сформулирована в верхней части повестки дня. Достаточно одного-двух предложений.

    Затем определите основные вопросы, которые необходимо решить для достижения этой цели.

    Например, если вы планируете маркетинговый запуск нового продукта, вы можете разделить его на:

    1. Выбрать маркетинговые каналы
    2. Определить бюджет
    3. Стратегия мозгового штурма
    4. Распределить обязанности

    Помните, сохраните список пункты повестки дня как можно короче . В идеале меньше 5.

    Если вы не уверены, какие пункты должны быть включены в повестку дня, проконсультируйтесь с кем-то, кто более вовлечен в проект.Это может быть кто-то из вашей команды или даже клиент.

    Шаг 2: Идентификация участников и другая основная информация

    В большинстве повесток дня потребуется включить такую ​​информацию, как:

    • Время начала
    • Продолжительность
    • Комната или номер дозвона (или URL-адрес видеовызова)
    • Кто звонил встреча
    • Распределение ролей (например, кто будет делать заметки).

    Кроме того, вы должны указать, какие документы (если таковые имеются) необходимо прочитать или просмотреть перед собранием, и что каждый участник должен принести с собой (если необходимо).

    Шаг 3. Начните с обзора повестки дня

    Вы всегда должны начинать с краткого обзора повестки дня.

    Шаг № 4: Список пунктов повестки дня

    Создайте раздел или заголовок для каждого пункта, который вы придумали на шаге № 1.

    Причина, по которой вы обдумывали основную информацию, заключается в том, что она часто влияет на список участников и подготовительную работу.

    Оставьте достаточно места для добавления дополнительных сведений.

    Шаг № 5. Установите результаты для каждого пункта повестки дня

    Так же, как у общей встречи есть цель, каждый отдельный пункт должен иметь меньший результат, который поможет вам двигаться к этой общей цели.

    Под заголовком каждого элемента добавьте краткое описание из 1 или 2 предложений того, что ваша команда должна выполнить, когда этот элемент будет завершен.

    Во время встречи вы должны двигаться дальше, когда цель раздела будет достигнута.

    Шаг № 6. Установите расчетное время для каждого элемента

    Как уже говорилось, вы хотите установить ожидаемое время для каждого раздела, чтобы участники не отвлекались от целей собрания.

    Для этого можно добавить отдельную строку под каждым заголовком или добавить в заголовок в скобках.

    Шаг № 7: Определите руководителей секций

    Возможно, вы созвали встречу и организуете ее, но это не значит, что вы обязательно будете руководить каждой ее частью.

    Например, если вы созвали собрание по поводу редизайна сайта, возможно, имеет смысл, чтобы ваш разработчик (разработчики) возглавил некоторые пункты повестки дня.

    Шаг № 8: продумайте, как вы будете достигать каждой мини-цели

    На этом шаге вы можете углубляться в детали.

    Часто есть много способов подойти к отдельному пункту повестки дня.

    Например, если у вас есть раздел для «мозгового штурма идей контента», вы можете сделать это следующим образом:

    • Пусть каждый предложит 10 собственных идей
    • Попросите одного человека записать предложения группы на доске
    • Ходить по очереди и просить внести вклад на месте

    Все могли бы достичь цели по этому пункту, но выбор одного заранее не тратит время во время собрания спрашивая «Как лучше всего подойти к этому?

    Шаг №9: Отправка повестки дня участникам

    На этом повестка дня завершена, просто оставьте небольшое место внизу или сбоку для заметок.

    Как уже говорилось, вы должны разослать это всем участникам за 3-4 дня до самой встречи.

    Если возможно, получите подтверждение того, что они прочитали и признали свои личные обязанности и что они будут присутствовать.

    Вы также можете получить отзыв по пунктам повестки дня и при необходимости создать новую версию.

    Пример повестки дня собрания

    Теперь у вас в голове есть все эти мысли, и, надеюсь, они начали формировать представление о том, как на самом деле выглядит повестка дня собрания.

    Большинство компаний не публикуют повестки своих совещаний, поэтому найти образцы сложно.

    Этот общедоступный пример предоставлен Государственным департаментом США. Эта повестка дня собрания использовалась некоммерческой организацией:

    Это неплохо для простой, урезанной повестки дня собрания, но я думаю, что вы и я можем добиться большего.

    Загружаемый шаблон

    Вот загружаемый шаблон, который я создал с помощью Документов Google:

    Не стесняйтесь загружать шаблон и изменять его для собственного использования.

    Вы можете видеть, что он включает в себя все из процесса, который мы рассмотрели ранее:

    1. Четкая цель встречи наверху
    2. Подробная информация о встрече
    3. Список участников и обязанности (например, ведение заметок)
    4. Что необходимо должны быть представлены на собрании и предварительно рассмотрены
    5. Четыре основных пункта повестки дня, каждый с лидером, целью и результатом
    6. Немного места для любых заметок, которые появятся во время собрания

    Пока ваша повестка дня не должна выглядеть красивый, приличный шаблон делает его более читабельным (удобным для понимания).

    Заключение

    К этому моменту вы должны понять, почему программы собраний эффективны, что делает их эффективными и как составлять свои собственные.

    Может потребоваться некоторое время и настойчивость, чтобы вовлечь вашу команду в использование повесток дня, но многие сотрудники восприняли эту идею, поскольку тратящие время собрания не нравятся всем.

    Начните с объяснения преимуществ (например, экономии времени), и вы с большей вероятностью получите поддержку от своей команды.

    Если вы знаете кого-то, кому понравится это руководство или шаблон, не стесняйтесь поделиться им с ним.


    Ответственные редакторы: Бронвинн Пауэлл и Шерри Госсетт

    Процедура публикации собрания и повестки дня

    Требования к публикации повестки дня советов, комитетов и комиссий города Дувр

    ** Вам необходимо прочитать правила и таблицу подачи на этой странице ПРЕЖДЕ, чем вы отправите повестку дня, публикацию или мероприятие календаря собрания .**

    Центр сообщений и повесток дня собраний 

    Чтобы представить документы в Интернете, которые доступны и соответствуют рекомендациям ADA, мы больше не будем размещать в Интернете повестки дня с отметками времени.Они по-прежнему доступны для вас в офисе городского клерка в ратуше в рабочее время, или вы можете связаться с городским клерком и попросить, чтобы версия с отметкой времени была отправлена ​​вам по электронной почте. Благодарим вас за терпение, поскольку мы работаем над тем, чтобы наш веб-сайт был доступен для всех.
    **Важно отметить, что наш новый центр повестки дня будет отображать временные метки веб-сайта при публикации повестки дня. Повестки дня, перенесенные до запуска веб-сайта, будут иметь даты массовой публикации. Нажмите на повестку дня, чтобы просмотреть метки времени публикации ПОСЛЕДНЕЙ повестки дня.**

    Требуемые инструкции по размещению сообщений и повестке дня собрания

    Пожалуйста, используйте форму ниже — предпочтительно, чтобы вы ПРИСОЕДИНИЛИ свою СОБСТВЕННУЮ повестку дня в формате Word или PDF к форме. Ваша встреча и/или повестка дня не считаются опубликованными до тех пор, пока городской клерк не проставит отметку времени. Не забудьте забронировать комнату для встречи. Публикация вашей встречи ниже не означает резервирования комнаты. Возможно, вам придется связаться с офисом Совета избранных, COA, Building Maintenance, Highway или Parks and Recreation, в зависимости от того, в какой комнате вы хотите провести собрание.

    Важно отметить, что мы БОЛЬШЕ НЕ РАЗМЕЩАЕМ ПИСЬМЕННЫЕ УВЕДОМЛЕНИЯ/ОБЪЯВЛЕНИЯ О ЗАСЕДАНИЯХ в местах повестки дня. Все «уведомления» о собраниях и/или предварительные объявления СЕЙЧАС будут размещены в Общегородском календаре собраний, который отображается на главной странице городского веб-сайта. Этот календарь будет служить уведомлением о предстоящих запланированных встречах. Новый Центр повестки дня будет отображать ТОЛЬКО официальные повестки дня и протоколы. С любыми вопросами обращайтесь к городскому секретарю.

    Требование 48-часовой публикации для всех правительственных заседаний и/или повесток дня не включает субботу, воскресенье и/или праздничные дни. Для соблюдения требования о размещении всех правительственных заседаний и повесток дня в течение 48 часов необходимо соблюдать приведенный ниже график.

    Как создать повестку дня встречи

    В этой статье объясняется, как создать хорошую повестку дня, независимо от используемых вами инструментов. Также есть статья о том, как использовать MeetingKing для создания повестки дня.

    Четкая повестка дня повысит эффективность и результативность любой встречи, но ее часто упускают из виду. Сравните подготовку хорошей программы с подготовкой к экзамену. Экзамен может быть главным событием, без учебы вы провалитесь. То же самое и со встречами, если у вас нет четких целей и вы не готовы, встреча обернется пустой тратой времени. Единственная разница в том, что создание повестки дня собрания требует гораздо меньше времени, чем подготовка к экзамену!

    В этой статье я объясню основы хорошей повестки дня.Конечно, вы можете использовать электронную почту и документ Word для создания повестки дня встречи, но приложение MeetingKing значительно упрощает создание повестки дня встречи, особенно благодаря встроенной функции шаблона повестки дня встречи.

    Гол встречи

    Вы можете подумать, что ваши простые специальные встречи эффективны без повестки дня, но на самом деле у них есть повестка дня. Такие встречи часто посвящены одной теме, поэтому цель встречи очень ясна, все участники непосредственно вовлечены, а результатом является четкое решение или план действий.

    Встречи становятся неэффективными, когда цель неясна, и это случается чаще, чем вы думаете. Без надлежащего общения перед встречей некоторые участники могут задаться вопросом, почему они были приглашены. Приглашенные также могут по-разному понимать цель собрания; мы проводим мозговой штурм по теме ABC или нам нужно принять решение во время встречи.

    Держите тему встречи как можно более узкой, определите темы для обсуждения и не допускайте вмешательства дополнительных вопросов.У участников не было возможности подготовиться или обдумать эти спонтанные темы, что приводит к бесполезной дискуссии, которая непреднамеренно возобновится на следующей встрече. Просто придерживайтесь повестки дня и размещайте новые пункты на парковке, чтобы они не были забыты при подготовке повестки дня для следующей встречи.

    Кто, когда и где

    Цель собрания определяет, кто должен участвовать, когда и как долго оно должно продолжаться и где оно должно проходить.

    Очень важно привлечь ключевых игроков и лиц, принимающих решения, к обсуждению и процессу принятия решений.Если вы не пригласите нужных людей, они будут чувствовать себя разочарованными и обойденными, и у них не будет мотивации должным образом выполнить план, в котором они не участвовали. С другой стороны, вы не должны приглашать людей, которые не имеют никакого отношения к конкретной теме; вы тратите их время и тем самым подрываете их боевой дух. Вы можете этого не осознавать, но подготовка повестки дня для собраний может оказать глубокое влияние на культуру вашей организации!

    Время и продолжительность также важны. Убедитесь, что у участников достаточно времени для подготовки к собранию, включая возможность предлагать свои собственные пункты повестки дня, и ограничьте количество времени, которое они проводят на собрании.Установите ограничение по времени для каждой темы и для встречи в целом. Нет ничего хуже дискуссий, которые продолжаются вечно, с одними и теми же аргументами, повторяемыми снова и снова. Убедитесь, что ваши участники никогда не покидают встречу с чувством, что это была пустая трата времени. Это также негативно повлияет на культуру вашей организации.

    Еще одно решение, которое вы должны принять как организатор, — это место проведения. Очевидно, что если все участники работают в одном месте, предпочтительнее личная встреча.Встречи также являются общественным мероприятием и помогут создать командный дух. Если участники находятся в разных местах, вы должны взвесить затраты и время, потерянное в пути. Хотя видеоконференция никогда не будет такой же, как рукопожатие и, возможно, обед после встречи, это огромное улучшение по сравнению с телефонной конференцией, и для большинства встреч более чем достаточно.

    Актуальная повестка дня

    Фактическая повестка дня — это не что иное, как список тем или пунктов повестки дня. Это четко ограничит то, что будет обсуждаться во время встречи и, если все сделано правильно, как долго.Это поможет оставаться сосредоточенным и поддерживать вовлеченность участников. Неважно, будет ли это еженедельное собрание команды, собрание совета директоров, собрание по продажам, годовой обзор, собрание по маркетингу, ежегодное собрание акционеров или какое-либо другое собрание, повестка дня обязательна.

    На более официальных собраниях и в серии собраний принято официально утверждать протокол предыдущего собрания и получать обновленную информацию о действиях, которые были созданы на предыдущем собрании. Обсуждение списка дел с предыдущей встречи не только гарантирует, что все будет сделано (никто не хочет объяснять на встрече, почему он/она не выполнил поставленную задачу), но и даст команде чувство выполненного долга.Это чувство выполненного долга положительно повлияет на культуру вашей организации. MeetingKing упрощает это, автоматически помещая эти задачи с предыдущих встреч в повестку дня.

    При добавлении тем в повестку дня убедитесь, что они связаны между собой и актуальны для всех участников. Если нет, вы можете разделить встречу на две или три разные встречи и пригласить только тех людей, которые вовлечены в обсуждаемые темы. Таким образом, вы будете поддерживать интерес и мотивацию всех, а заявления типа «какая пустая трата времени» останутся в прошлом.

    Чтобы обеспечить максимальную приверженность и создать настоящую командную культуру, участники встречи должны иметь возможность предлагать связанные с ними темы повестки дня. Вы можете сделать это, отправляя электронные письма туда и обратно, но кто-то должен поддерживать основную повестку дня. С помощью MeetingKing приглашенные могут добавлять в повестку дня, и все участники могут видеть полную повестку дня в любой момент.

    Вспомогательные материалы

    Последним элементом эффективной подготовки к собранию является наличие и доступность вспомогательных материалов.Это может быть отчет, финансовая отчетность, важная входящая корреспонденция или рекламные материалы — все, что необходимо для эффективного обсуждения актуальной темы. Эти материалы должны быть доступны до встречи, чтобы у участников было достаточно времени для их изучения. В MeetingKing вы можете легко прикрепить к повестке дня что угодно, чтобы оно не потерялось в вашем почтовом ящике.

    Заключение

    Как и во всем, в основе успеха лежит правильная подготовка; для хорошей встречи это повестка дня.Убедитесь, что вы указали что, кто, когда и где, предоставили нужный вспомогательный материал и потребовали, чтобы участники пришли подготовленными. Ваши встречи принесут результаты, ваша организация или проект будут двигаться вперед, а культура улучшится.

    Узнайте, как MeetingKing может помочь вам составить повестку дня.

    Встречи и повестки дня – Письмо в общественных и судебных службах

    Катрина Вебкамигад и Ивонн Абитонг


    Фото Campaign Creators на Unsplash

    • Создание повестки дня собрания
    • Определить элементы официальной повестки дня
    • Вести протокол во время собрания
    • Определить элементы официального протокола собрания
    ПОВЕСТКИ ДНЯ

    Повестки дня используются для организации встреч, отслеживания старого и нового контента, дают временные рамки для обсуждения вопросов и обеспечивают четкое понимание общей конечной цели для участников.Повестки дня содержат важные даты и содержание, а также дают руководство и подготовку к следующим встречам.

    Что такое повестка собрания?
    • Повестка дня собрания — это список компонентов и целей, которые участники должны обсудить и достичь во время собрания
    • .
    Какова цель повестки дня?
    • Для того, чтобы наметить основные идеи любых мероприятий, обязанностей и сроков, которые должны быть дополнительно обсуждены и определены.
    • Создать повестку дня
    • Определите пять W (кто, что, когда, где и почему?)
    • Вопросы для обсуждения
    • Голы встречи
    • Предоставьте любые показания или документацию, которые подготовят ваших участников к тому, что ожидается
    Когда можно использовать повестку дня?
    • Повестку дня можно использовать в любое время, когда есть большое событие, время и даты интервью, рабочие графики или школьные расписания, конференции и т. д.
    Повестка дня
    • Ежедневник
    • Расписание
    • Учебный план

    Проведение собрания

    Введение

    Четко определите свою цель. Встреча должна иметь конкретную и определенную цель. Прежде чем отправить приглашение в календарь, спросите себя: чего я хочу достичь? Вы предупреждаете людей о смене руководства или изменении стратегии? Вы ищете мнение других по проблеме, стоящей перед компанией? Вы хотите прийти к решению по конкретному вопросу?

    Чтобы провести эффективное совещание, Вам также необходимо иметь повестку дня.Повестка дня обычно содержит следующие элементы:

    • Звоните для заказа
    • Перекличка
    • Чтение/утверждение протокола
    • Офицерские (и другие) отчеты
    • Отчеты комитета
    • Незаконченное дело
    • Новый бизнес

    Придерживайтесь графика . Создайте повестку дня, в которой изложите все, что вы планируете обсудить на собрании, а также временную шкалу, в которой каждому пункту отводится определенное количество минут, и заранее отправьте ее людям по электронной почте.Когда вы будете на собрании, разместите эту повестку дня на экране или на доске, чтобы другие могли ее увидеть. Это держит людей сосредоточенными.

    Время начала, время окончания . Если вы несете ответственность за проведение регулярных совещаний и имеете репутацию человека, который быстро начинает и заканчивает, вы будете поражены тем, как много ваших коллег приложат все усилия, чтобы присутствовать на ваших собраниях. Люди ценят, когда вы понимаете, что их время ценно. Еще одно замечание по поводу времени: не планируйте ни одну встречу дольше часа.Как правило, шестьдесят минут — это максимальное время, в течение которого сотрудники могут оставаться по-настоящему занятыми.

    Последующие действия . Довольно часто люди уходят с одной и той же встречи с совершенно разными интерпретациями того, что произошло. Чтобы уменьшить этот риск, отправьте по электронной почте записку с указанием того, что было сделано, всем, кто присутствовал на встрече в течение 24 часов после встречи. Задокументируйте данные обязанности, делегированные задачи и любые назначенные сроки. Таким образом, все будут на одной странице.

    МИНУТ
    Введение

    В этой главе вы узнаете о преимуществах ведения протоколов и о том, какова основная цель ведения протоколов при посещении собраний.При написании протоколов очень важно знать, как их писать, и убедиться, что вы делаете это в правильном формате. Читая эту главу, вы получите очень полезные знания и, надеюсь, планируете использовать их в ближайшем будущем.

    Что такое «запись» минут?

    При посещении собрания в деловых целях, для сотрудников или даже по более серьезному вопросу, например, публичным собраниям с вовлеченным населением. Очень важно, чтобы протокол был записан, обычно человек занимается записью того, что было сказано во время этой встречи, и какие действия были предприняты до и после завершения встречи.Протокол — это официальный документ на рабочем месте, который должен быть очень важным, потому что это документ, который содержит то, что было сказано во время встречи, кто что сказал во время встречи и какие планы были реализованы в ходе встречи.

    Для чего используются минуты?

    Протоколы используются для документирования того, что произошло во время встречи, а также того, что было сказано во время встречи. Протокол также предназначен для информирования участников, которые не смогли прийти на встречу, чтобы они были проинформированы о том, что произошло во время встречи и что обсуждалось во время встречи.

    Какие элементы включены в протокол?

    При написании протокола любого собрания существуют стандартные элементы, которые должны быть включены в документацию «Протокола». Чтобы написать надлежащую действующую протокольную документацию, которую вы должны включить;

    • ФИО Участников.
    • Повестка дня собрания.
    • Календарь/сроки выполнения.
    • Действия или задачи.
    • Основные моменты, которые обсуждались на встрече.
    • Решения, принятые участниками.
    • Запись самых важных моментов этой встречи.
    • Будущие решения.
    • Документы/изображения/, прикрепленные файлы.

    Перед собранием : Регистратор протокола собрания должен знать о различных темах, которые будут затронуты во время собрания, отмечая, что вы знаете о них, чтобы сэкономить время и иметь возможность сосредоточиться на важных темах во время собрания. В противном случае вы можете оказаться на полях встречи, будучи слишком занятыми заметками.

    Во время собрания : протокол собрания является эффективной задачей для успешного собрания, однако его необходимо правильно оформить, записать и раздать участникам как можно скорее. Основная проблема с составлением протоколов заключается в том, что их правильное составление занимает много времени, и их нужно быстро отправлять после собраний, чтобы все знали о своих следующих проектах или действиях.

    Вам необходимо строить свои заметки по ходу встречи: хороший способ организации ваших заметок состоит в том, чтобы отличать действия от замечаний, а также отмечать различные действия каждого человека с крайним сроком.

    После встречи : записывайте свои записи в логическом порядке, а не в хронологическом порядке. Его нужно организовать, чтобы разослать вашим коллегам. Кроме того, добавление краткого резюме, организованного для каждого человека и каждого проекта в конце протокола, помогает участникам, которые не присутствовали на этой встрече, быстро просмотреть протокол и определить основные моменты, которые обсуждались во время встречи.

    Шаблон протокола официального собрания доступен в Microsoft Office

    Судебные протоколы – 19 января 2019 г.

    Участники: Катрина Вебкамигад, Сабрина Трюдо

    Пропал без вести: Ивонн Абитонг

    Повестка дня

    : обсуждение презентации Закона

    .

    Действие и задачи: Обсудили презентацию и выяснили, кто что будет писать, а также обсудили исследования, которые мы нашли, и сравнили идеи друг друга.Также обсудили, когда мы встретимся группой.

    Основные моменты:  Обсуждение ролей в групповом проекте, обсуждение темы омбудсмена, определение задач/обязанностей относительно того, кто что будет исследовать.

    Будущие решения: на следующей встрече мы обсудим, что все исследовали, и приступим к работе с PowerPoint для ввода нашей информации.

     

    City of Redondo Beach – Совет RBTV

    Просмотр повестки дня и протоколов

    (СТРАНИЦА КАЛЕНДАРЯ ПОВЕСТКИ ДНЯ)

    НАЖМИТЕ ЗДЕСЬ, ЧТОБЫ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ НА ЗАСЕДАНИИ ГОРОДСКОГО СОВЕТА В ZOOM

    НАЖМИТЕ ЗДЕСЬ, ЧТОБЫ ПРОСМОТРЕТЬ ВСТРЕЧУ НА YOUTUBE  

    eCOMMENT — ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ФУНКЦИИ ОБЩЕСТВЕННОГО ОБСУЖДЕНИЯ

    ТЕПЕРЬ ДОСТУПНА
    В случае технических трудностей нажмите здесь, чтобы просмотреть текущую повестку дня городского совета.

    КАК МАКСИМУМИЗИРОВАТЬ НАВИГАЦИЯ ПО ГОРОДУ ОБЩЕСТВЕННЫЕ СОБРАНИЯ ПОВЕСТКА ДНЯ КАЛЕНДАРЬ СТРАНИЦА

    Заседания Совета проводятся в первый, второй и третий вторник каждого месяца, начиная с 18:00. в залах Совета на Даймонд-стрит, 415. Чтобы помочь вам понять процедуры проведения заседаний городского совета, для вашего ознакомления было создано объяснение структуры повестки дня.

    Просмотр видео  
    На странице календаря повестки дня прокрутите страницу, чтобы найти дату встречи, которую вы хотите просмотреть.Чтобы посмотреть прямую трансляцию текущей встречи, нажмите «Выполняется» под столбцом «Видео» для текущей встречи. После каждой встречи записанное видео будет размещено в колонке видео на следующий день, чтобы вы могли просмотреть его в удобное для вас время; нажмите на пункт повестки дня, чтобы перейти к этой части записанной встречи.

    ПО КОЛОННЕ: Различные способы просмотра повестки дня и материалов повестки дня история для каждого элемента.Просто нажмите на интересующий файл № в первом столбце.

    Повестка дня Столбец:  Чтобы просмотреть повестку дня со ссылками на административные отчеты и вспомогательные приложения к ним, наведите курсор на интересующее название повестки дня и нажмите.

    Пакет повестки дня Столбец: Чтобы загрузить пакет повестки дня целиком как единый документ, начиная с повестки дня Совета, за которой следуют все административные отчеты и вспомогательные приложения в хронологическом порядке, в котором они появляются в повестке дня.

    Протокол Столбец: Просмотр официального протокола заседания, утвержденного Советом.

    Дополнительные материалы Столбец (только что добавлен 8/2021):  Просмотреть все дополнительные вспомогательные материалы и сообщения электронной почты, полученные после публикации Повестки дня. (Получено и подано городским советом в разделе «СИНИЕ ПАПКИ» повестки дня)

    Архивы электронных комментариев Столбец (только что добавлено 8/2021): просмотрите отчет обо всех написанных в электронном виде общедоступных электронных комментариях вплоть до перерыва для каждого собрания по пунктам повестки дня.

    Видео Столбец: смотрите прямую трансляцию, нажав «Выполняется». После встречи видеозапись будет размещена здесь.

    eComment  (последняя колонка/прямая ссылка): Добавьте свои письменные комментарии по любому интересующему вопросу после публикации здесь повестки дня или во время живой встречи. Чтобы узнать больше об этом инструменте общественного участия, см. Руководство. Ссылка закрывается после завершения встречи.

    Дополнительная информация
    Размещение повестки дня, протоколов и видео.
    Повестки дня заседаний городского совета обычно размещаются на этом веб-сайте за 72 часа до запланированного заседания (за 24 часа, если созывается внеочередное собрание). Протокол вывешивается после утверждения горсоветом.

    Ретрансляция заседаний горсовета по телевидению. Заседания городского совета запрограммированы для воспроизведения на телеканалах местного доступа City of Redondo Beach, Frontier — Ch. 41 и Спектр — гл. 8 в среду и субботу, после собрания, в 11:00

    Подпишитесь на уведомления о сообщениях повестки дня Совета.

    Leave a Reply